Creare e condividere citazioni

Gli utenti con i permessi diaccesso alle vendite possono creare preventivi da condividere con i contatti interessati ad acquistare un prodotto o un servizio dalla loro azienda. Usa lo strumento dei preventivi per creare una pagina web che include informazioni sui prezzi dei prodotti.

Creare citazioni

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Vendite > Preventivi.
• Fare clic su Crea preventivo.
• Per associare il preventivo a un affare, cliccate sul menu a tendina Associa a un affare e selezionate un affare esistente, oppure cliccate Creare un nuovo accordo.
• Fare clic su Avanti.

Nota: se stai usando l'integrazione Shopify con HubSpot, non puoi creare un preventivo per le offerte sincronizzate da Shopify, e quelle offerte non appariranno nel menu a discesa.

• Continua a impostare il tuo preventivo seguendo i passi seguenti. Puoi salvare il preventivo come bozza in qualsiasi fase cliccando su Salva, poi su Esci in basso a sinistra. Tieni presente che i preventivi in bozza possono ancora essere iscritti nei flussi di lavoro. Puoi accedere alla bozza del preventivo per la modifica direttamente dalla dashboard dei preventivi.

1. Dettagli del preventivo

Inserisci i dettagli del tuo preventivo.

1. 1. Modello di preventivo: clicca sul menu a tendina e seleziona un modello.
   2. Nome del preventivo: inserite un nome per il vostro preventivo.
   3. Data di scadenza: seleziona una data di scadenza. Puoi impostare un periodo di scadenza predefinito per i preventivi nelle impostazioni del tuo account. Quando un preventivo scade, i tuoi contatti non possono più accedervi e ti verrà richiesto di contattare il tuo team.

Nota: se volete visualizzare il preventivo dopo la sua scadenza, cliccate sul nome del preventivo nel record dell'affare, poi nella finestra di dialogo, cliccate su Visualizza preventivo per visualizzare una versione PDF.

4. Commenti all'acquirente: inserisci qualsiasi informazione aggiuntiva che possa essere utile al tuo acquirente. Usa le opzioni di formattazione in fondo alla finestra di modifica per modificare il testo o inserire un link. Clicca sul tasto icona snippets per inserire un breve blocco di testo riutilizzabile.
5. Condizioni di acquisto: inserisci qualsiasi regola o regolamento che il tuo acquirente deve conoscere. Usa le opzioni di formattazione nella parte inferiore della finestra di modifica per modificare il testo o inserire un link. Clicca sul tasto icona dei frammenti per inserire un breve blocco di testo riutilizzabile.
• Per aggiornare il colore e il logo predefiniti che vengono visualizzati, modifica il branding del tuo strumento di vendita nelle impostazioni del tuo account.
• Fare clic su Avanti.

2. Informazioni sull'acquirente

Rivedere e modificare i contatti e le aziende che appariranno sul vostro preventivo. I contatti e le aziende associate all'affare appariranno qui per impostazione predefinita. Per rimuoverli dal preventivo, deselezionare la casella di controllo accanto al loro nome.

Per aggiungere un nuovo contatto o un'azienda:

• Clicca su Aggiungi contatto. Nel pannello di destra, seleziona le caselle di controllo accanto ai contatti da includere nel preventivo. Poi, clicca su Salva.
• Fare clic su Aggiungi azienda. Nel pannello di destra, seleziona la casella di controllo accanto all'azienda da includere nel preventivo. Poi, clicca su Salva.

• Fare clic su Avanti.

3. Le tue informazioni

Verifica che le tue informazioni personali e aziendali siano accurate. Per impostazione predefinita, le tue informazioni personali sono estratte dal tuo profilo e dalle tue preferenze e le informazioni della tua azienda sono impostate nelle impostazioni del tuo account. Per modificare le sue informazioni per un preventivo individuale:

• Clicca sul tuo nome o sul nome dell'azienda.
• Nel pannello di destra, aggiorna le tue informazioni personali.
• Fare clic su Salva.

• Fare clic su Avanti.

4. Linee di prodotti

Rivedi e modifica le voci che appariranno sul tuo preventivo. Qualsiasi modifica apportata qui aggiornerà le voci elencate nel record dell'affare.

• È possibile aggiungere una nuova voce che sia unica per il singolo preventivo. Le voci create dall'editor di voci non saranno aggiunte alla tua libreria di prodotti.
  • Per creare una nuova voce di linea specifica per questo preventivo, clicca su Crea voce di linea.
  • Inserisci i dettagli della tua nuova voce di linea nel pannello a destra, poi clicca su Salva o Salva e aggiungine un'altra.
    

• Se sei un utente con un posto assegnato Sales Hub Professional o Enterprise , puoi aggiungere voci esistenti dalla libreria dei prodotti. Se c'è una voce di linea già associata a un record di affare, quella voce di linea sarà già inclusa.
  • Per aggiungere voci al preventivo, clicca su Aggiungi dalla libreria dei prodotti.
  • Nel pannello Aggiungi voce di linea , seleziona le voci di linea da aggiungere al preventivo, poi clicca su Aggiungi.
• Per modificare una voce che è già inclusa nel preventivo, passa il mouse sulla voce e clicca sul menu a discesa Azioni, quindi seleziona Modifica. Apporta qualsiasi modifica nel pannello di destra, poi clicca su Salva.
• Puoi modificare i dettagli di una voce individuale nell'editor delle voci di linea, inclusi il termine, il prezzo unitario, la quantità e l'importo dello sconto. Inserisci un nuovo valore nella colonna appropriata. Per saperne di più su come usare l'editor delle voci di linea.

• Per rimuovere una voce di linea, passa il mouse sulla voce di linea e clicca sul menu a discesa Azioni, quindi seleziona Elimina.
• Per riordinare le voci di linea, trascinare e rilasciare ogni voce di linea del prodotto.

Nella sezione Totali, è possibile aggiungere tasse, commissioni e sconti per il subtotale del preventivo.

• Per aggiungere un'imposta, una tassa o uno sconto, clicca su +Add tax/fee/discount.
• Inserisci un nome per l'imposta, la tassa o lo sconto e un valore nel campo di testo. Il valore della tassa, dell'imposta o dello sconto può essere basato su un importo specifico in dollari (USD) o su una percentuale (%) del totale.
  
• Rimuovi qualsiasi tassa, tariffa o sconto cliccando sull'icona del cestino che cancella accanto al campo della valuta.

• Fare clic su Avanti.

5. Firma e pagamento

Decidete come volete raccogliere le firme per il vostro preventivo.

• Seleziona il pulsante di opzione accanto a un'opzione di firma:
  • Nessuna firma: non è richiesta alcuna firma per autorizzare il preventivo.
  • Includere uno spazio per la firma stampata: utilizzare una firma scritta a mano su una copia stampata del preventivo.
  • Utilizzare la firma elettronica (Sales Hub Solo Professional o Enterprise ): utilizza una firma digitale per firmare un preventivo.
    • Seleziona la casella di controlloaccanto all'e-mail del contatto di cui è richiesta la firma.
    • Clicca sul menu a tendina Controfirmatari e seleziona il nome di un utente HubSpot.

• Se stai usando l'integrazione Stripe per fatturare ai tuoi clienti direttamente dal preventivo,clicca per attivare l'interruttoreUsa un conto Stripe collegato.
• Fare clic su Avanti.

6. Rivedere

Visualizza in anteprima il contenuto del tuo preventivo, cambia la lingua in cui viene visualizzato il preventivo o modifica il formato della data e dell'indirizzo del preventivo.

• Per impostazione predefinita, il preventivo verrà visualizzato nella lingua predefinita del tuo account. Per cambiare la lingua, clicca sul menu a tendina Lingua e seleziona un'opzione diversa.
• Per cambiare il formato di visualizzazione della data e dell'indirizzo per il vostro preventivo, cliccate sul menu a discesa Locale e selezionate un'opzione diversa. Tieni presente che il formato della valuta del preventivo è ereditato dalla valuta del record dell'affare, quindicambiando le impostazioni locali del preventivo la valuta non verràaggiornata.
• Decidi se vuoi pubblicare la citazione, salvarla come bozza o inviarla per l'approvazione.
  • Per salvare la citazione come bozza da rivedere e modificare in un secondo momento, clicca su Salva, poi clicca su Esci in basso a sinistra per lasciare l'editor delle citazioni.

Si prega di notare che: dopo aver salvato un preventivo come bozza, non è possibile modificare le opzioni di firma nella sezione Firma e pagamento passo. Se hai impostato dei flussi di lavoro di approvazione dei preventivi, tieni presente che i preventivi con uno stato di bozza possono ancora essere iscritti al flusso di lavoro.

• • Per pubblicare la citazione, clicca su Finish quote.

• • Se il tuo preventivo richiede l'approvazione, clicca su Richiedi preventivo. L'approvatore del tuo account deve approvare il preventivo prima che tu possa pubblicarlo e inviarlo ai tuoi contatti.

Nota: dopo aver inviato un preventivo per l'approvazione, non è possibile modificare il preventivo a meno che non venga rifiutato da chi approva il preventivo del tuo account.

• Per condividere la tua citazione pubblicata:
  • Clicca su Copia nella finestra di dialogo per ottenere l'URL della pagina della citazione. Incolla questo URL in un nuovo browser per visualizzare la citazione, o invia l'URL ad altri.
  • Oppure, clicca su Scrivi e-mail con preventivo. Sarai portato al record del contatto in HubSpot, e il pop-up box Email si aprirà automaticamente con un link alla pagina del preventivo.

Puoi anche condividere la citazione di un contatto, di un'azienda o di un affare:

• Nel tuo account HubSpot, vai a contatti, aziende o offerte.
• Cliccate sul nome di un record.
• Nel pannello di sinistra, fai clic sull'icona E-mail .
• Nella finestra a comparsa, cliccate sul menu a discesa Quote e selezionate un preventivo. Per condividere un preventivo via e-mail, ci deve essere un preventivo creato per l'affare associato a quel contatto o record aziendale.
• Con l'URL della pagina del preventivo, il contatto può visualizzare il preventivo nel suo browser, scaricarlo o stamparlo.

Puoi anche visualizzare e condividere le citazioni utilizzando l'app mobile HubSpot per Android.

Gestire le citazioni

Sulla dashboard delle citazioni, visualizza un elenco delle citazioni nel tuo account. Filtra i preventivi per stato o proprietario, o cerca un preventivo specifico da rivedere o modificare. Nelle impostazioni del tuo account, puoi scaricare tutte le citazioni o impostare un periodo di scadenza predefinito per le citazioni.

Modifica una bozza di preventivo

Per rivedere e pubblicare la tua bozza di citazione:

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Vendite > Preventivi.
• Clicca sul nome della bozza di preventivo.
• Nell'editor del preventivo, finisci di impostare il tuo preventivo, poi clicca su Finisci il preventivo.

Cancellare le citazioni

Per cancellare una citazione:

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Vendite > Preventivi.
• Passa sopra il preventivo e clicca sul menu a tendina Azioni , quindi seleziona Elimina. Se il preventivo è stato firmato o pagato, non può essere cancellato.
• Nella finestra di dialogo, clicca su Sì, cancella citazione.

Richiamare e modificare una citazione pubblicata

Puoi apportare modifiche e revisioni a un preventivo che è già stato pubblicato. Dopo aver apportato le tue modifiche, il contenuto aggiornato del preventivo verrà visualizzato ogni volta che un contatto visualizza il preventivo.

Si prega di notare: i preventivi che sono già stati firmati o pagati non possono essere richiamati e modificati.

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Vendite > Preventivi.
• Passa sopra la citazione e clicca sul menu a tendina Azioni , poi seleziona Richiama e modifica.
• Nella finestra di dialogo, clicca su Sì, richiama e modifica.
• Apporta eventuali aggiornamenti al preventivo, poi clicca su Crea preventivo.

Clonare una citazione

Se volete usare di nuovo lo stesso preventivo o un preventivo simile, potete clonare un preventivo esistente. I preventivi clonati includono tutte le associazioni di record del loro preventivo originale e i valori delle proprietà delle voci di linea, inclusi prezzo, termini e sconto.

• Nel tuo account HubSpot, naviga su Vendite > Preventivi.
• Passa sopra la citazione e clicca sul menu a discesa Azioni , poi seleziona Clona.
• L'editor del preventivo si aprirà con il preventivo clonato, dove è possibile modificare i dettagli del preventivo prima di pubblicare il clone.

Scarica tutte le citazioni

Puoi scaricare tutte le citazioni dalle impostazioni del tuo account.

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
• Nel menu laterale sinistro, vai a Oggetti > Prodotti e quotazioni.
• Clicca sulla scheda Citazioni .
• Per scaricare i PDF di tutte le citazioni che sono state pubblicate dal tuo account, clicca su Download.

Imposta un periodo di scadenza predefinito per le quotazioni

Imposta un periodo di scadenza predefinito per tutte le quotazioni create nel tuo account. Dopo aver aggiornato il periodo di scadenza predefinito, tutte le nuove quotazioni che crei in futuro avranno automaticamente la data di scadenza impostata.

• Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona delle impostazioni settings nella barra di navigazione principale.
• Nel menu laterale sinistro, vai a Oggetti > Prodotti e quotazioni.
• Clicca sulla scheda Citazioni .
• Accanto all'impostazione Imposta un periodo di scadenza predefinito , clicca sul menu a tendina e inserisci un periodo di tempo di scadenza predefinito.
• Fare clic su Aggiorna.