Aan de slag met de handelstools van HubSpot

Commerce Hub is een reeks tools waarmee u het proces van kans naar omzet kunt stroomlijnen en u kunt helpen bij het beheren van betalingen, van offerte tot incasso, in HubSpot. Met Commerce Hub kunt u facturen, betalingslinks en offertes aanmaken om uw klanten te factureren, zowel voor eenmalige betalingen als voor terugkerende abonnementen. U kunt deze verder aanpassen met kortingen, kosten en belastingen.

Door de commerce-tools van HubSpot te gebruiken in combinatie met uw andere CRM-gegevens, kunt u uw omzet en klantinformatie op één plek beheren. Integreer automatisering en rapportage in uw commerce-tools om verkoopactiviteiten te automatiseren, e-mails na aankoop te versturen en rapportages over de omzet te maken. Als u voor uw commerce-processen gebruikmaakt van externe systemen, synchroniseer dan met bestaande boekhoudtools om uw gegevens op alle platforms gesynchroniseerd te houden. 

Betalingsverwerkers

Om betalingen te verwerken en uitbetalingen te innen, kunt u HubSpot Payments of Stripe gebruiken als betalingsverwerkingsoptie. Beide bieden gelijke toegang tot de verschillende commerce-tools van HubSpot, dus de keuze hangt af van een aantal factoren, waaronder de kostenstructuur. Lees meer over de prijzenvan Commerce Hub en de kosten voor betalingsverwerking. 

• HubSpot-betalingen: de ingebouwde optie voor betalingsverwerking van HubSpot. Gebruikers met eenStarter-, Professional- of Enterprise-account kunnen HubSpot-betalingen gebruiken. Uw bedrijf of organisatie moet gevestigd zijn in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk of Canada. U kunt betalingen in verschillende valuta's innen.
• Stripe: koppel een bestaand Stripe-account om het te gebruiken als betalingsverwerkingsoptie voor de Commerce Hub- tools van HubSpot. Stripe-betalingsverwerking is beschikbaar voor alle HubSpot-abonnementen en is internationaal beschikbaar, met enkele uitzonderingen. U kunt betalingen in verschillende valuta's innen.

Welke u ook kiest, zowel eenmalige als terugkerende abonnementsbetalingen worden net als andere records bijgehouden in het CRM. Hierdoor kunt u betalingen gebruiken in andere HubSpot-tools, zoals workflows om commerciële processen te automatiseren of aangepaste rapporten maken voor segmentatie en datavisualisatie. Beheer uw klantgegevens en commerciële gegevens op één plek en geef uw verkoop-, service- en ondersteuningsteams de context die ze nodig hebben.

Manieren om betalingen te innen

Met een ingestelde betalingsverwerkingsoptie kunt u uw klanten de mogelijkheid bieden om aankopen te doen met facturen, betalingslinks en offertes.

• Facturen: ga van deal naar betaling met facturen die rechtstreeks vanuit HubSpot worden verzonden.
• Betalingslinks: incasseer eenmalige en terugkerende betalingen met links die u rechtstreeks naar klanten kunt sturen of kunt insluiten in webpagina's, formulieren, e-mails en meer.
• Offertes: maakoffertes met uw merknaam voor eenmalige en terugkerende betalingen. Offertes maken deel uit van HubSpot CPQ en zijn beschikbaar met een Commerce Hub Professional- of Enterprise-account. Meer informatie over HubSpot CPQ.
• Oude offertes: de oude offertetool van HubSpot. Ontdek welke accounts toegang hebben tot oude offertes.
• Abonnementen: automatiseer het beheer van abonnementen en terugkerende facturering vanuit het CRM. Gebruik abonnementen om terugkerende betalingen met uw klanten te automatiseren of stuur terugkerende facturen met betalingsverzoeken.

Hoewel de methode die u kiest afhankelijk is van uw zakelijke behoeften, ondersteunen ze allemaal de mogelijkheid om kortingen, kosten en belastingen toe te voegen. Welke methode u ook kiest, u kunt creditcard- of debetkaartbetalingen en bankdebetbetalingen, zoals ACH, innen via HubSpot-betalingen of Stripe-betalingsverwerking.

Facturen

Maak facturen met uw merknaam in HubSpot, rechtstreeks vanuit offertes en deals, of stel geautomatiseerde terugkerende facturen in via abonnementen om uw factureringsprocessen te stroomlijnen. U kunt facturen zo configureren dat ze via hetzelfde afrekenproces als andere commerciële tools kunnen worden betaald, of u kunt facturen handmatig als betaald markeren als u betalingen buiten HubSpot om int. Omdat facturen samen met uw andere CRM-records worden bijgehouden, hebt u een volledig overzicht van uw inkomsten naast uw klant- en dealgegevens.

Facturen kunnen worden ingesteld met standaard nettobetalingsvoorwaarden en aanpasbare betalingstermijnen.

• De factuurtool instellen
• Facturen aanmaken
• Beheer facturen
• Standaardfactuureigenschappen van HubSpot

Creditnota's

Gebruik creditnota's om het door een klant verschuldigde bedrag voor een bestaande factuur aan te passen of te verlagen. In HubSpot kunt u creditnota's rechtstreeks vanuit uw facturen aanmaken, beheren en toepassen, zodat uw records nauwkeurig blijven en uw facturering overzichtelijk blijft.

Lees hoe je creditnota's kunt maken en beheren.

Betalingslinks

Deel betalingslinks met uw klanten voor eenmalige of abonnementsdiensten. Naast het rechtstreeks delen van de link met klanten, kunt u deze ook insluiten op uwwebsite, in één-op-één e-mails en op pagina's voor het plannen van vergaderingen. U kunt ook links gebruiken in CTA's en betalingen innen via HubSpot-formulieren.

Wanneer een klant een betalingslink gebruikt, wordt hij naar een afrekenpagina geleid om zijn aankopen te bekijken en zijn creditcard-, debetkaart- of bankgegevens in te voeren. Na de aankoop stuurt HubSpot een bevestigingsmail naar zowel u als de klant en wordt er automatisch een factuur aangemaakt voor de betaling.

• Betaallinks aanmaken en delen
• Test betalingslinks
• Betaallinks toevoegen aan uw content

Offertes

Stel offertes in zodat gebruikers eenmalige of terugkerende offertes met uw merknaam naar prospects en klanten kunnen sturen. Offertes maken deel uit van HubSpot CPQ.

Offertes omvatten:

• Sjablonen voor offertebranding om een gestandaardiseerde ervaring met uw offertes te bieden.
• Een offerte-editor om prijzen, voorwaarden en regelitems in de offerte te configureren.
• Acceptatiemethoden: elektronische handtekening of accepteren zonder handtekening.
• Offertegoedkeuringen om consistente offertes te maken die voldoen aan de normen van uw bedrijf.
• Een afsluitingsagent waarmee kopers vragen kunnen stellen over de offerte en direct antwoord krijgen.
• Tracking van offerte-engagement, inclusief realtime inzichten van kopers.
• Offertrapportage om te rapporteren over alle offertes in uw account.

Leer hoe u:

• Offertes instellen
• Offertegoedkeuringen instellen
• Offertes maken en verzenden
• Gebruik elektronische handtekeningen bij offertes
• Beheer offertegoedkeuringen
• Offertes beheren

Oude offertes

De oude offertetool van HubSpot. Niet-Commerce HubProfessional- of Enterprise-accounts die vóór 3 september 2025 zijn aangemaakt, hebben mogelijk toegang tot oude offertes. Gebruikers met een gratis account hebben toegang tot oude offertes als er in de zes maanden voorafgaand aan 3 september 2025 een of meer offertes zijn aangemaakt. Gebruikers met een Sales Hub -account blijven na 3 september 2025 toegang hebben tot oude offertes. 

Maak offertes met uw merknaam in HubSpot om eenmalige en terugkerende betalingen van kopers te innen. Eenmalige offertebetalingen kunnen ook worden gespreid over een bepaalde periode met behulp van betalingsschema's. Voeg elektronische handtekeningen toe voor zowel interne teamleden als klanten en volg de voortgang van de offerte tot aan de betaling. Na betaling stuurt HubSpot een bevestigingsmail naar u en de klant en wordt er automatisch een factuur aangemaakt voor de betaling. 

Met de gratis tools van HubSpot enSales HubStarterkunt u het uiterlijk van de standaardoffertesjablonen in uw account aanpassen door de thema-instellingen bij te werken. Met eenSales HubProfessional-ofEnterprise-accountkunt u aangepaste offertesjablonen maken die aansluiten bij uw zakelijke behoeften.

Lees hoe u oude offertes kunt gebruiken.

Abonnementen

Als uw bedrijf abonnementen voor goederen of diensten verkoopt, kunt u facturen, betalingslinks en offertes configureren om klanten op terugkerende basis te factureren. Bijvoorbeeld om uw klanten lidmaatschappen of voorschotten in rekening te brengen. Factureringsfrequenties kunnen eenmalig, wekelijks, maandelijks, jaarlijks of op meerjarige schema's (om de twee tot vijf jaar) zijn.

Wanneer een klant zich aanmeldt voor een abonnement, wordt deze automatisch gefactureerd op basis van het opgegeven schema. Betalingen kunnen automatisch worden geïnd, of facturen kunnen automatisch op de vervaldatum worden verzonden en betalingen buiten HubSpot worden geïnd. U kunt ook abonnementen instellen omin de toekomst te starten, zodat uw klanten zich van tevoren kunnen aanmelden voor terugkerende goederen en diensten.

Voor elk aangeschaft abonnement wordt een abonnementsrecord aangemaakt in het CRM, zodat u abonnementen kunt beheren zoals andere soorten CRM-records. Net als bij andere soorten CRM-records kunt u profiteren van abonnementen in andere HubSpot-tools, zoals workflows en rapportage. 

• Abonnementen instellen
• Abonnementen aanmaken
• Abonnementen bewerken die in HubSpot worden gefactureerd
• Abonnementen beheren
• Plan terugkerende betalingen in voor de toekomst

Betalingen beheren

Zodra betalingen zijn geïnd, kunnen gebruikers met de juiste machtigingen betalingen beheren in HubSpot. Ontvang uitbetalingen, bekijk betalingsrecords en beheer terugbetalingen en ontvangstbewijzen.

Uitbetalingen zijn de bedragen die dagelijks op uw bankrekening worden gestort uit de geïnde betalingen, minus eventuele kosten, terugbetalingen of terugboekingen. Er wordt dagelijks een e-mail met een uitbetalingsmelding verzonden, met daarin het totale uitbetalingsbedrag. Deze bedragen worden vervolgens op uw bankrekening gestort. Als u HubSpot-betalingen gebruikt, kunt u de uitbetalingen in HubSpot bekijken. Als u Stripe als betalingsverwerkingsoptie gebruikt, worden de uitbetalingen door Stripe afgehandeld.

Betalingsgegevens kunnen worden bekeken in HubSpot. Ze bevatten details van elke betaling, waaronder de betalingsdatum, klant, betaalmethode, betalingsgeschiedenis, regelitems, abonnementen en bijbehorende HubSpot-gegevens. Terugbetalingen en ontvangstbewijzen kunnen rechtstreeks vanuit de betalingsgegevens worden beheerd, met de mogelijkheid om het uiterlijk van ontvangstbewijzen voor een koper aan te passen.

Lees hoe u betalingen in HubSpot kunt beheren.

Automatisering

Als u een Professional- of Enterprise-abonnement hebt, kunt u workflows maken om commerciële processen te automatiseren. Maak bijvoorbeeld een op betalingen gebaseerde workflow om:

• Stuur een welkomstmail naar kopers nadat een betaling succesvol is uitgevoerd. 
• Herinner klanten eraan hun abonnementen te verlengen, inclusief kortingscodes voor vroege verlengingen.
• Stuur na een aankoop een interne e-mailmelding naar de accountmanager van de klant en maak vervolgens een ticket aan om de onboarding van de klant te starten.

Lees hoe ubetalingen kuntgebruiken in andere HubSpot-tools.

Andere tools integreren

Als je andere systemen gebruikt voor je bedrijfsprocessen, zoals boekhoudtools, koppel deze dan aan HubSpot. Zo blijven je gegevens op alle platforms up-to-date. 

Ga naar de App Marketplace.

Rapportage

Als je een Professional- of Enterprise-abonnement hebt, kun je vooraf opgestelde rapporten bekijken in de commerce analytics suite, of aangepaste rapporten maken om gegevens in je CRM-gegevens te analyseren, inclusief betalingen.

Records bekijken en segmenteren

Elk object in HubSpot heeft een indexpagina waar u alle records binnen dat object kunt zien. Op elke indexpagina kunt u records filteren op basis van de informatie die is opgeslagen in hun eigenschapswaarden, en de filters opslaan als een weergave die u opnieuw kunt bekijken. U kunt bijvoorbeeld de indexpagina met facturen filteren om alle onbetaalde facturen weer te geven.

Met de segmentatietool kunt u contacten, bedrijven en deals filteren op basis van eigenschapswaarden en aanvullende criteria. U kunt bijvoorbeeld een segment maken van contacten die in de afgelopen 30 dagen betalingen hebben gedaan, om te gebruiken in andere CRM-tools zoals e-mailmarketing of advertenties.

• Records filteren en weergaven opslaan
• Verschillen tussen opgeslagen weergaven, actieve lijsten en statische lijsten
• Segmenten aanmaken en gebruiken
• Bepaal uw segmentcriteria

Gebruiksscenario's voor HubSpot-commerce-tools

Solo-operator: eenmalige betalingen innen

Type bedrijf: u verkoopt eenmalige diensten of kleine projecten (bijvoorbeeld als freelance ontwerper of consultant) en wilt een snelle manier om online betalingen te accepteren zonder aparte factureringstools of complexe abonnementen te beheren.

Handige commerciële tools:

• Maak betalingslinks voor veelvoorkomende pakketten of diensten en deel deze via e-mails, uw website of follow-ups van vergaderingen.
• Gebruik facturen wanneer een klant een formeel document nodig heeft voor zijn boekhouding of om een inkooporder te matchen.
• Betalingen en facturen worden gesynchroniseerd met het CRM, zodat u op één plek kunt zien wie heeft betaald en wie nog geld verschuldigd is.

De tools integreren in uw processen:

• Maak een kleine set herbruikbare betalingslinks voor uw typische aanbiedingen (bijvoorbeeld een consult van een uurof een websitebeoordeling).
• Wanneer een klant klaar is om te kopen, plakt u de betalingslink in een e-mail, chat of agenda-uitnodiging, in plaats van een offerte of contract op te stellen.
• Voor klanten die een document nodig hebben voor hun financiële afdeling, maakt u een factuur aan vanuit het contact- of dealrecord en verstuurt u deze rechtstreeks vanuit HubSpot.
• Gebruik betalings- en factuurrapporten om te controleren welke klanten deze week of maand hebben betaald en neem contact op met iedereen die achterstallig is.

Deze opzet houdt het factureringsproces eenvoudig, terwijl u toch een duidelijk overzicht hebt van uw inkomsten en de klantgeschiedenis in het CRM.

Klein serviceteam: beheer vaste klanten en lopende werkzaamheden

Type bedrijf: u runt een klein bureau of serviceteam met doorlopende retainers (bijvoorbeeld maandelijkse marketingdiensten of IT-ondersteuning). U hebt behoefte aan voorspelbare, terugkerende facturering waarbij klanten toch op de voor hen geschikte manier kunnen betalen.

Handige commerciële tools:

• Maak abonnementen aan voor elke vaste klant, zodat terugkerende kosten of facturen automatisch worden gegenereerd.
• Kies of je automatisch een opgeslagen betaalmethode wilt belasten of terugkerende facturen wilt versturen naar klanten die liever handmatig betalen.
• Begin met een offerte, zodat de klant de omvang kan bekijken, kan ondertekenen en de eerste factuur kan betalen, waarna toekomstige facturering via het abonnement wordt afgehandeld.
• Maak rapporten over terugkerende inkomsten, klantverloop en achterstallige facturen met behulp van commerciële rapporten.

De tools integreren in uw processen:

• Maak een offerte voor een lead met een overzicht van de diensten en de factureringsfrequentie (bijvoorbeeld maandelijks).
• Wanneer de lead de eerste factuur op basis van de offerte ondertekent en betaalt, maakt HubSpot een abonnement aan waarmee elke maand een factuur wordt verstuurd, hetzij door:
  • De opgeslagen betaalmethode automatisch te belasten, of
  • een terugkerende factuur te sturen die hij online kan betalen.
• Je team houdt abonnementen en betalingen bij in het CRM om te zien wie actief is, wie heeft opgezegd en wie te laat is.
• Gebruik commerciële analyserapporten om de maandelijkse terugkerende inkomsten (MRR), aanstaande verlengingen en eventuele opgezegde abonnementen bij te houden, zodat u tijdig actie kunt ondernemen.

Op deze manier kunt u het handmatige factureringswerk voor uw team verminderen en de inkomsten voorspelbaarder maken, terwijl u toch kunt voldoen aan de verschillende betalingsvoorkeuren van klanten.

Grotere organisatie: standaardiseer quote-to-cash binnen een verkoopteam

Type bedrijf: u hebt een groeiend verkoopteam dat multi-line deals of pakketten verkoopt (bijvoorbeeld software plus diensten). U wilt een consistent quote-to-cash-proces met goedkeuringen, duidelijke voorwaarden en betrouwbare rapportage voor facturen, betalingen en abonnementen.

Handige commerciële tools:

• Gebruik offertes om te standaardiseren hoe verkopers prijzen, voorwaarden en branding presenteren.
• Koppel offertes aan betalingen, facturen en abonnementen, zodat de quote-to-cash-flow in HubSpot plaatsvindt.
• Voeg offertegoedkeuringen toe om kortingen, contractduur en niet-standaardvoorwaarden te controleren.
• Combineer betalings-, factuur-, offerte- en abonnementsrapporten om inzicht te krijgen in hoe de pijplijn wordt omgezet in daadwerkelijke inkomsten.

De tools integreren in uw processen:

• Verkoopmedewerkers maken offertes op basis van deals met behulp van vooraf opgestelde sjablonen die uw standaardvoorwaarden, branding en regelitems uit de productbibliotheek bevatten.
• Voor eenvoudige, eenmalige deals verzamelt de offerte één betaling en maakt automatisch een factuur en betalingsrecord aan in het CRM.
• Voor deals met meerdere fasen of terugkerende deals maakt de offerte een combinatie van eenmalige facturen (voor implementatie) en abonnementen (voor doorlopende licenties of retainers).
• Als een offerte een grote korting of een ongebruikelijke voorwaarde bevat, wordt deze ter goedkeuring voorgelegd voordat deze kan worden verzonden, zodat het financiële team of het verkoopmanagement deze kan controleren.
• Revenue operations- en financiële teams gebruiken commerce analytics om het volgende te vergelijken:
  • Verzonden offertes versus geaccepteerde offertes.
  • Gefactureerde versus geïnde inkomsten.
  • Nieuwe versus opgezegde abonnementen in de loop van de tijd.

Dit geeft u één consistent proces, van het opstellen van offertes tot het innen van betalingen, en een duidelijker inzicht in hoe gesloten deals worden omgezet in echte inkomsten.