Koble en WhatsApp-kanal til innboksen for samtaler

Koble til en WhatsApp Business-konto som en kanal i samtaleinnboksen for å sende og motta WhatsApp-meldinger i HubSpot. Meldinger som sendes til WhatsApp-telefonnummeret ditt, oppretter en ny tråd i innboksen, der du og teamet ditt kan svare, omfordele samtaler samt sende og motta talemeldinger i samme tråd.

Merk: hvis du er en superadministrator, kan du melde kontoen din på WhatsApp-talemeldinger .

Før du setter i gang

Før du begynner å bruke denne funksjonen, må du sørge for at du forstår hvilke trinn som må tas på forhånd, samt funksjonens begrensninger og mulige konsekvenser av å bruke den.

Krav

For å koble en WhatsApp Business-konto til samtaleinnboksen, må du ha følgende:

• Et WhatsApp Business-telefonnummer som er konfigurert både i WhatsApp Business-appen og i HubSpot ved hjelp av sameksistens. Les mer om hvordan du bruker WhatsApp-sameksistens. 

• Administratortillatelse for bedriftens Meta Business Manager-konto.
• Tilgang til bedriftens telefonnummer som du ønsker å sende meldinger fra.
• Nummeret må kunne motta taleanrop.
• Det må ikke være en del av et IVR-system (Interactive Voice Response), eller ha IVR deaktivert i en periode.
• Telefonnummeret du bruker, må ikke være koblet til en annen WhatsApp-konto, WhatsApp for Business-appen eller en annen WhatsApp-integrasjon. Hvis nummeret allerede er knyttet til en annen WhatsApp-konto, må du først koble det fra før du kobler det til HubSpot. 

Begrensninger og hensyn

Vær oppmerksom på følgende begrensninger når du kobler til og bruker WhatsApp i samtaleinnboksen:

• På grunn av Metas krav til bruk av WhatsApp-integrasjonen kan du ikke koble en personlig WhatsApp-konto til HubSpot, men må i stedet koble til en Business-konto. Les hvordan du konverterer en personlig konto til en WhatsApp Business-konto i WhatsApps dokumentasjon.
• Hver WhatsApp Business-konto kan ha opptil 25 telefonnumre tilknyttet seg.
• Bare nye meldinger som sendes etter at du har koblet kontoen din til HubSpot, synkroniseres. Eldre samtaler synkroniseres ikke.
• Etter at du har koblet til kontoen din, vises ikke lenger meldinger i WhatsApp-mobilappen eller nettappen. De vises kun i samtaleinnboksen i HubSpot-kontoen din.
• For å sende mer enn 50 samtaler initiert av bedriften per dag, må WhatsApp Business-kontoen din ha en verifisert Meta Business Manager. Les mer om hvordan du verifiserer bedriften din.

Koble til en WhatsApp Business-konto som en kanal

Du kan koble til en eksisterende WhatsApp Business-konto som en kanal i HubSpot, eller du kan opprette en ny WhatsApp Business-konto under tilkoblingsprosessen.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.

2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du til Innboks og helpdesk > Kanaler.
3. Under E-postkanaler for teamet klikker du på WhatsApp.
4. Øverst til høyre klikker du på «Koble til telefonnummer».
5. Klikk på rullegardinmenyen «Send innkommende samtaler til» og velg innboksen du vil sende samtalene til.
6. Klikk på «Neste» nederst til høyre.
7. Velgtelefonnummeret du vil koble til innboksen din.
8. Klikk på «Neste».
9.  For å tilordne samtaler automatisk, klikk på rullegardinmenyen «Tilordne samtaler » og velg et viderekoblingsalternativ.
10. Klikk på «Neste».

WhatsApp-telefonnummeret ditt er nå koblet til. Klikk på «Gå til innboks» for å gå til den nylig tilkoblede innboksen.

Opprett en WhatsApp-visning i samtaleinnboksen din

WhatsApp-samtaler vises i listen over samtaler knyttet til ethvert av statusfiltrene i venstre sidefelt (f.eks. «Alle åpne» , «Alle lukkede», «Sendte» osv.), men det anbefales på det sterkeste at du oppretter en tilpasset visning for å filtrere etter meldinger som er spesifikke for de tilknyttede WhatsApp-kanalene dine:

Slik oppretter du en tilpasset visning for WhatsApp-meldinger:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Innboks. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Innboks.
2. Klikk på rullegardinmenyen «Handlinger » nederst til venstre, og velg deretter «Opprett en visning».
3. I panelet til høyre skriver du inn «WhatsApp» som kanalnavn, og klikker deretter på «Neste».
4. I delen «Filtertype » velger du «Samtaleegenskaper».
5. I søkefeltet søker du etter og velger «Kilde».
6. Klikk på rullegardinmenyen «er en av », og søk deretter etter og velg «WhatsApp».
7. Klikk på «Opprett visning».

Den nye visningen vises under de andre standardfiltrene og visningene i samtaleinnboksen.

Les mer om hvordan du oppretter og administrerer tilpassede visninger i samtaleinnboksen i denne artikkelen.

Skriv og svar på WhatsApp-meldinger i HubSpot

Du kan starte en WhatsApp-samtale med enkeltkontakter i HubSpot fra kontaktoppføringen, eller starte den fra den tilknyttede bedrifts-, avtale-, ticket- eller tilpassede objektoppføringen. Du kan også starte WhatsApp-samtaler direkte i samtaleinnboksen.

Innkommende WhatsApp-meldinger oppretter en ny tråd i samtaleinnboksen og starter en WhatsApp-økt. Du og teamet ditt kan svare på WhatsApp-meldinger i samtaleinnboksen så lenge sesjonen varer.

WhatsApp-sesjoner forblir åpne i 24 timer etter det siste svaret fra kontakten. Når en eksisterende WhatsApp-sesjon er avsluttet, kan du starte tråden på nytt ved å sende en malmelding til kontakten. Hvis kontakten svarer på malmeldingen din, åpnes en ny 24-timers sesjon der du kan sende WhatsApp-meldinger som ikke er basert på maler.

Begrensninger for WhatsApp-meldinger

Hvordan fungerer månedlige begrensninger?

En grense på 1 000 malmeldinger per måned deles av alle dine tilknyttede WhatsApp Business-kontoer. Hvilken dag i måneden grensen tilbakestilles, avhenger av datoen du først kjøpte et Marketing Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-abonnement . Hvis abonnementet ditt for eksempel startet 28. oktober, vil grensen tilbakestilles den 28. i hver måned. Les mer om priser for WhatsApp.

Hvis abonnementet ditt startet den 31. og en måned har færre enn 31 dager, vil grensen nullstilles den siste dagen i den måneden.

HubSpot tar ikke betalt for samtaler via gratis inngangspunkter. Les mer om samtaler via gratis inngangspunkter.

Hvordan telles WhatsApp-samtaler?

Det finnes to typer WhatsApp-samtaler: 

• Samtaler initiert av bedriften: disse starter når bedriften din sender en forhåndsgodkjent malmelding til en bruker.
• Brukerinitierte (service-)samtaler: Disse starter når en bruker sender en melding til bedriften din, og bedriften din svarer innenfor den aktive servicesesjonen.

Når en samtale starter, teller alle meldinger som utveksles innenfor det 24-timers samtalevinduet som én samtale for den aktuelle samtalekategorien.

I HubSpot teller både bedriftsinitierte og brukerinitierte samtaler med i din månedlige WhatsApp-samtalebruk.

Støttede medietyper i meldinger

WhatsApp-meldinger kan inneholde ulike medietyper og vedlegg, avhengig av om meldingen ble sendt eller mottatt av bedriftskontoen din.

1. Følgende rich media-typer støttes i meldinger mottatt i den tilkoblede bedriftskontoen din:
   • Bilder
   • Videoer og GIF-er (3gpp eller mp4)
   • Talemeldinger
   • Vedlegg (f.eks. mp3, PDF osv.)
   • Sted
   • Klistremerker
   • Deling av kontakter
2. Følgende medietyper støttes i meldinger som sendes fra din tilknyttede bedriftskonto:
   • Bilder eller videoer som er lastet opp til filverktøyet

• • Vedlegg
  • Møtelinker
  • Sitat
  • Lenker til kunnskapsbase
  • Dokumenter

Start en WhatsApp-samtale fra tidslinjen for en post

Slik oppretter du en melding direkte fra tidslinjen for en post:

1. Gå til startsiden for de tilknyttede postene dine:
   1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Kontakter. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Kontakter.
   2. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Selskaper. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Selskaper.
   3. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Avtaler. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Avtaler.
   4. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter du til CRM > Tickets. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Tickets.
2. Klikk på navnet på en post.
3. I venstre panel klikker du på WhatsApp-ikonet. Hvis WhatsApp-ikonet ikke vises under oppføringsnavnet, klikker du på ellipseikonet og velger deretter Opprett en WhatsApp-melding.

4. Skriv meldingen din i popup-vinduet:
   • Klikk på rullegardinmenyen «Fra » og velg en tilknyttet bedriftskonto.
   • Hvis kontakten ikke har sendt bedriften din en WhatsApp-melding i løpet av de siste 24 timene, kan du bare sende en melding fra bedriften ved å velge en av meldingsmalene dine.

• • Klikk på «Send mal».
  • Finn malen din i dialogboksen, og klikk deretter på «Send mal».
  • Du kan bli bedt om å gå til samtaleinnboksen for å svare på meldinger hvis det allerede finnes en tråd med kontakten.

Skriv og svar på meldinger i samtaleinnboksen

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på Mer og navigerer deretter til CRM > Innboks. Hvis Mer ikke vises i kontoen din, navigerer du direkte til CRM > Innboks.
2. Slik skriver du en ny melding:
   • Klikk på «Skriv» nederst til venstre.
   • I popup-vinduet nederst til høyre:
     • Klikk på rullegardinmenyen «Til» og søk etter navnet på en kontakt med et tilknyttet WhatsApp-telefonnummer.
     • Klikk på rullegardinmenyen «Fra » for å velge en av dine tilknyttede WhatsApp Business-kontoer.
     • Hvis kontakten ikke har sendt en WhatsApp-melding til bedriften din i løpet av de siste 24 timene, kan du bare sende en melding initiert av bedriften ved å velge en av meldingsmalene dine. Klikk på «Send mal», finn deretter malen din i dialogboksen og klikk på «Send mal».
     • Du kan bli bedt om å gå til innboksen for samtaler for å svare på meldinger hvis det allerede finnes en tråd med kontakten.

3. Du kan også se gjennom og svare på meldinger i eksisterende samtaler:

• • Klikk på søkeikonet øverst til venstre og skriv inn et søkeord for å finne en WhatsApp-samtale, og bruk filtre for å avgrense søket. Du kan for eksempel bruke filtre som skiller ut meldinger som stammer fra din tilkoblede WhatsApp-kanal. Brukere av Marketing Hub, Sales Hub og Service Hub på Professional- og Enterprise-nivå kan opprette en tilpasset visning som kun inneholder WhatsApp-meldinger.
  • Klikk på en WhatsApp-samtale i venstre panel for å åpne den. Et socialWhatsapp- ikon vises øverst til høyre i forhåndsvisningen av meldingen.

• • Du kan klikkepå nedpilen ved siden av navnet til en kontakt for å vise metadata for meldingen, for eksempel telefonnumrene til avsenderen og mottakeren, samt datoen da meldingen ble sendt.

4. For å tilordne meldingen på nytt, klikker du øverst til venstre på rullegardinmenyen «Eier» og velger en annen bruker. Les mer om automatisk tilordning av innkommende samtaler til bestemte brukere og team.
5. Hvis en kontakt har aktivert lesebekreftelser i sin WhatsApp-konto, kan du se når vedkommende har lest en av meldingene du har sendt. Hvis vedkommende har valgt å ikke motta lesebekreftelser, vil denne informasjonen ikke vises.
6. I panelet til høyre kan du se kontekstuell informasjon om besøkende og tilknyttede poster for å hjelpe deg med svaret ditt.
7. Skriv svaret ditt i svarredigereren:
   • Bruk ikonene nederst i redigeringsfeltet til å endre tekststilen, sette inn en lenke, legge til et bilde eller laste opp en fil. Du kan også dra og slippe filer fra datamaskinen din inn i svarredigeringsfeltet.
   • For å legge til et dokument, et utdrag, en møtelink, en kunnskapsbaseartikkel, et sitat eller en video i svaret ditt, klikker du på «Sett inn».

Merk: Noen medieformater kan ikke inkluderes i en WhatsApp-melding. Les mer om hvilke dokument-, bilde-, lyd- og videofilformater som støttes i Metas dokumentasjon.

9. Under samtalen kan det hende du må bytte til e-post eller ringe kontakten. Klikk på rullegardinmenyen «Kanal» over svarredigeringsfeltet og velg en annen kanal.

10. Når du er klar til å svare, klikker du på «Send».

Hvis en innkommende melding sendes fra et telefonnummer som samsvarer med telefonnummeret som er lagret i egenskapen «Telefonnummer» eller «Mobilnummer» for en kontakt, vil samtalen automatisk knyttes til den kontakten og loggføres på kontaktens aktivitetstidslinje.

Hvis det ikke blir funnet noen eksakt samsvar, vil samtalen vises som en «Ukjent besøkende» , og du kan manuelt knytte den til den riktige kontakten.

Hvis to kontakter har samme telefonnummer, må du velge hvilken kontakt meldingen skal knyttes til i samtaleinnboksen.

Feilsøking av meldingstyper som ikke støttes

På grunn av API-begrensninger støttes ikke enkelte meldingstyper og svar, og innholdet i meldingen vil ikke vises i innboksen for samtaler.

I slike tilfeller vil du se følgende feilmelding i stedet for meldingen:

Meldingen har innhold eller en meldingshandling som vi ikke kan vise i stedet for meldingen. 

Meldinger som ikke støttes, kan oppstå på grunn av ett av følgende scenarier:

• En WhatsApp-bruker som reagerer på en melding
• En WhatsApp-bruker sletter en melding
• En WhatsApp-melding inneholder vedlegg som ikke er oppført i listen over støttede medietyper.
• En meldingstype som ikke støttes (f.eks. en avstemning)

Meldinger i karantene

Meldinger som bryter med WhatsApps innholdsretningslinjer, blir merket, og innholdet blir skjult i innboksen din for å forhindre potensielle phishing-forsøk og redusere risikoen for at personlig identifiserbar informasjon blir delt.

Når dette skjer, erstattes meldingsinnholdet med følgende feilmelding:

Sensitive data kan ikke vises. Denne meldingen inneholder personlig informasjon. HubSpot og WhatsApp begrenser tilgangen til disse dataene.

Slett en WhatsApp-kanal i samtaleinnboksen

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen i venstre sidefelt navigerer du tilInnboks og helpdesk > Innboks.
3. . Hvis du har konfigurert flere innbokser, bruker du rullegardinmenyen «Gjeldende visning » til å velge innboksen du har koblet WhatsApp-kanalen til.
4. Hold musepekeren over kanalen og klikk på Slett.
5. I dialogboksen klikker du på «Slett konto». Å slette kontoen vil ikke fjerne eksisterende samtaler fra innboksen.

Videre lesing

• WhatsApp-meldingsdetaljer som er lagret i samtaleegenskapene, kan også brukes i arbeidsflyter og rapportering.
• Du kan opprette og synkronisere meldingsmaler i WhatsApp Business-kontoen din, som deretter kan tilpasses i HubSpot. Les mer om hvordan du tilpasser og sender meldingsmaler.