Opprett planleggingssider med møteverktøyet

Opprett en-til-en-planleggingssider slik at kontakter kan bestille møter med deg. Hvis du har et tilordnet salgssenter eller servicehub-sete, kan du også opprette en teamplanleggingsside slik at kontakter kan bestille tid med flere brukere. Kontaktene dine kan få tilgang til disse planleggingssidene ved hjelp av en møtekobling. Hvis du kobler til Gmail- eller Office 365-kalenderen, synkroniseres planlagte møter med den tilkoblede kalenderen, slik at avtalene alltid er oppdaterte. 

Brukere med tillatelser for møteplanlegging kan også opprette og redigere planleggingssider for andre brukere ved å velge en annen bruker som møtearrangør.

Hvis du ikke har et sete, kan du bare tilpasse én planleggingsside med standard HubSpot-merkevarebygging. Finn ut mer om abonnementsgrensene i HubSpots produkt- og tjenestekatalog. 

Før du kommer i gang

• For å forstå hele omfanget av hva hvert sete inneholder, kan du lese mer i HubSpots produkt- og tjenestekatalog.
• Hvis Planleggeren for møter ikke vises i navigasjonsmenyen under Bibliotek, må du kontrollere at brukeren har salgstilgangstillatelser.
• Du kan opprette, redigere og slette planleggingssider for andre brukere hvis du har tillatelse til å planlegge møtesider. Hvis du er superadministrator eller bruker med tillatelser for å legge til og redigere brukere , kan du gi en bruker disse tillatelsene. 

Opprett planleggingssider

• Klikk på Opprett planleggingsside øverst til høyre.
• Velg et møtealternativ i dialogboksen:
  • En-til-en: kontakten vil planlegge tid med bare deg eller brukeren du oppretter planleggingssidene for.
  • Gruppe (kun Sales Hub eller Service Hub Starter, Professional eller Enterprise): Denne siden for teamplanlegging viser tidsluker der alle utvalgte teammedlemmer er tilgjengelige for å møtes. Bruk dette alternativet til å hjelpe en kontakt med å bestille et møte med mer enn ett medlem av teamet ditt samtidig.
  • Round robin (kun Sales Hub eller Service Hub Starter, Professional eller Enterprise): denne teamplanleggingssiden viser den individuelle tilgjengeligheten til alle utvalgte teammedlemmer. Bruk dette alternativet til å hjelpe en kontakt med å bestille et møte med et teammedlem hvis tilgjengelighet stemmer best overens med tidsplanen.

• Fortsett å konfigurere planleggingssiden ved å følge trinnene nedenfor.

Oversikt

På Oversikt-siden redigerer du grunninformasjonen på planleggingssiden.

• Internt navn: navnet som vises når møtekoblingen som brukes til å få tilgang til planleggingssiden, legges til i en e-postmelding.
• Forretningsenhet: Hvis du har forretningsenhetstillegget, velger du forretningsenheten du vil knytte dette møtet til, fra rullegardinmenyen Forretningsenhet.
• Arrangør: møteeieren, eller brukeren kontakten planlegger et møte med. Du må ha tillatelse til å planlegge møtesider for å opprette planleggingssider for andre brukere i kontoen din, og brukeren må ha aktivert møteverktøyet. Hvis du vil opprette en planleggingsside for en annen bruker, velger du brukerens navn på rullegardinmenyen Organizer.
• Konkurransetittel: navnet på kalenderkonkurransen du deler med kontakten din. Produktdemo vises for eksempel som aktivitetsnavn. Du kan sette inn tilpassingstokener i emnet ved å klikke på Personalize.
• Sted: inkludere informasjon om hvordan og hvor du vil få kontakt med møtedeltakeren. Dette kan være en innringingskobling, en fysisk plassering osv. Denne plasseringen vil vises i kontaktens kalenderinvitasjon, og aktiviteten som er opprettet i din standard personlige kalender.
• Legg til videokonferansekobling: Hvis du bruker HubSpots integrering med Microsoft Teams, Zoom, UberConference eller Google Meet, kan du legge til en videokonferansekobling. Hvis du ikke har konfigurert en videokonferanseintegrasjon, vil du ikke se dette alternativet. Hvis du bruker en annen programvare for videokonferanser, og du er en utvikler eller det er en utvikler på teamet ditt, kan du finne ut hvordan du bruker API-en for videokonferanseutvidelser.
• Avbryt og planlegg på nytt: Slå på bryteren for å inkludere avbryt og planlegg på nytt koblinger i aktivitetsbeskrivelsen, slik at når et møte er planlagt, kan kontakten kansellere eller endre dato og klokkeslett om nødvendig.
• Beskrivelse: en beskrivelse av møtet som vises i invitasjonen når et møte er bestilt. Denne beskrivelsen vises i kalenderinvitasjonen kontakten din mottar og aktiviteten som er opprettet i din standard personlige kalender. Du kan sette inn tilpassingstokener i emnet ved å klikke på Personalize. Du kan formatere beskrivelsen ved hjelp av verktøylinjen.

• Klikk på Neste.

Teammedlemmer (kun Sales Hub eller Service Hub Starter, Professional eller Enterprise )

Velg hvilke teammedlemmer du vil inkludere i gruppemøtet eller round robin-møtet.

• Klikk på Rediger medlem øverst til høyre.
• Klikk på rullegardinmenyen Brukere i panelet til høyre, velg en annen bruker, og klikk deretter på Bekreft. Hvis en brukers kalender kobles fra, vises et varsel under brukerens navn, og bryteren Sjekk tilgjengelighet slås av.

• Klikk på Neste.

Planlegging

På planleggingssiden, tilpass møtets tilgjengelighet og bestillingsskjema.

• Øverst redigerer du nettadressen til planleggingssiden . Dette er koblingen som kontakter skal bruke til å bestille møter i kalenderen, og den kan ikke redigeres etter at koblingen er opprettet. Du kan bare bruke alfanumeriske tegn, bindestreker eller understrek i nettadressen til planleggingssiden. Andre spesialtegn støttes ikke.
• Hvis du oppretter en en-til-en, gruppeplanlegging eller round robin-side, og du har konfigurert HubSpot-betalinger eller Stripe-betalingsbehandling, kan du legge til en betalingskobling på planleggingssiden ved å slå på Samle inn betalinger .
• På fanen Betaling klikker du  på rullegardinmenyen Betalingskobling og velger en betalingskobling. Utsjekkingssiden for denne betalingslenken vises når en kontakt bestiller et møte på denne planleggingssiden.

Velkommen

• Hvis du vil vise kontakteierens planleggingsside når den kjente kontakten booker et møte, klikker du for å slå på Prioriter kontakteier. Finn ut mer om hvordan denne innstillingen påvirker møtetilgjengeligheten.
• Når innstillingen Prioriter kontakteier er slått på, vises et velkomstskjermbilde der kontakten kan skrive inn e-postadressen sin før den går inn på planleggingssiden:
  • I feltet Sidetittel skriver du inn teksten som vises på velkomstskjermen.
  • Skriv inn tekst i Beskrivelse-feltet for å forklare hvorfor du ber om den besøkendes e-postadresse.
  • Hvis du vil tilpasse bildet som vises på velkomstskjermen, velger du et bildealternativ i delen Bilde .
    • Standardbilde: Standardmøteikonet fra HubSpot vises.
    • Bedriftsavatar: Bedriftsavataren som er knyttet til e-postdomenet til brukeren som opprettet planleggingssiden. Dette fylles ut ved hjelp av HubSpot Insights.
    • Egendefinert bilde: Last opp et egendefinert firkantet bilde valgt fra filbehandleren. Bildet må være firkantet for å gjengis riktig. Hold musepekeren over avataren og klikk på ikonet for edit av blyant, og velg deretter Endre bilde. Velg et bilde i panelet til høyre.

Planlegg

• Tittel: Skriv inn navnet som vises over kalenderen på planleggingssiden.
• Varighet: hvor lenge besøkende kan bestille deg. Klikk på rullegardinmenyen Varighetsalternativer og velg ønsket varighet. Klikk på + Legg til egendefinert varighet for å legge til flere alternativer.
• Tidssone: Klikk på rullegardinmenyen Tidssone og velg tidssone. Dette er tidssonen som tilgjengeligheten din er basert på.

Merk: Kasakhstan anerkjenner ikke sommertid, så disse regionene er under tidssonen UTC+5. Lær mer om hvordan du kan omgå dette.

• Tilgjengelighetsvindu: Bruk rullegardinmenyene til å angi ukedagene og varigheten av de tilgjengelige tidslukene. Klikk på + Legg til timer for å legge til flere tidsluker.
• Vurder arbeidstid: slå på Vurder arbeidstid hvis du vil at brukerne skal bestilles i løpet av arbeidstiden. Hvis brukerne ikke har angitt arbeidstid, vil de ikke bli bestilt utenfor tilgjengelighetsvinduet som er angitt ovenfor. Lær hvordan du angir arbeidstid. 

Merk: Planleggingssidens tilgjengelige tider vil vises i kontaktens tidssoneinnstillinger. Hvis for eksempel kontaktens datamaskin er satt til Stillehavstid, vil tidene vises i Stillehavstid. Kontaktens kalenderinnstillinger bestemmer datoen og klokkeslettet for kalenderhendelsen som sendes til kontakten etter å ha bestilt et møte.

• Hvis du vil se flere tilpasningsalternativer, klikker du for å utvide delen Flere innstillinger . Her kan du tilpasse følgende:
  • Bilde: Dette bildet vises øverst på planleggingssiden. Velg et bildealternativ:
    • Arrangørens avatar: Møtearrangørens avatar, angitt i brukerprofilen og innstillingene, vises. Dette alternativet er bare tilgjengelig når du oppretter en en-til-en-planleggingsside.

• • • Bedriftsavatar: Bedriftsavataren som er knyttet til e-postdomenet til brukeren som opprettet planleggingssiden, vises. Dette fylles ut ved hjelp av HubSpot Insights.
    • Egendefinert bilde: Last opp et egendefinert bilde valgt fra filbehandleren. Hold musepekeren over avataren og klikk på ikonet for edit av blyant, og velg deretter Endre bilde. Velg et bilde i panelet til høyre.
  • Når et møte kan planlegges: Angi antall dager eller uker fra nå som folk kan bestille tid i kalenderen din. Hvis du oppretter en planleggingsside for en hendelse eller konferanse, kan du angi en egendefinert datoperiode for bestilling. Velg alternativknappen Over en periode med rulletid eller Tilpasset datoperiode (bare brukere med tilordnede salgssentral- og servicehub-seter), og velg deretter antall virkedager, kalenderdager eller uker, eller bruk datovelgerfeltene til å angi tidsintervallet. En egendefinert datoperiode kan ikke være lenger enn 10 uker.
  • Minimum varselstid: Klikk på rullegardinmenyen for å velge minimum tid før et møte som noen kan bestille tid med deg.
  • Buffertid: Klikk på rullegardinmenyen for å velge buffertid mellom hvert av møtene. Buffertiden forhindrer at møter bestilles for tett sammen. Hvis du for eksempel har et møte mellom kl. 13.00 og 13.30 og har en buffertid på 30 minutter, vil neste tilgjengelige møtetid være kl. 14.00.
  • Starttidsøkning: angi frekvensen for møtets starttider. Hvis du for eksempel er tilgjengelig mellom kl. 10.00 og 12.00 for et 60 minutters møte og starttidsinkrementet ditt er 15 minutter, kan et prospekt bestille 60 minutter med deg kl. 10.00, 10.15, 10.30 og så videre.
  • Bestillingssidens språk: velg språket som planleggingssiden skal vises på. Hvis nettleserinnstillingene til en besøkende ikke kan oppdages, vises planleggingssiden på engelsk.

  Merk: Hvis du angir språket på bestillingssiden til Bruk den besøkendes nettleserinnstillinger, vil samtykketeksten alltid vises på engelsk uavhengig av den besøkendes nettleserspråk.

  • Dato og klokkeslettformat: datoen og klokkeslettet vil bli formatert på samme språk som ble valgt for språket på bestillingssiden.

Skjema

• Som standard må kontaktene oppgi fornavn,etternavn og epost når de bestiller. Hvis et skjema sendes inn via en møtelink, vil en unik e-postadresse alltid opprette en ny kontakt, uavhengig av om en eksisterende kontakt har et samsvarende brukertoken. I dette tilfellet vil den eksisterende kontaktens e-postadresse ikke bli overskrevet av den nye e-postadressen.
• Hvis du er tildelt et salgssenter- eller servicesenter-sete, kan du legge til flere spørsmål. Husk at eventuelle ekstra skjemafelt som legges til, vil bli inkludert i kalenderhendelsesinvitasjonen og aktivitetsbeskrivelsen. Hvis du oppretter en planleggingsside for en annen bruker som ikke har et tilordnet salgssenter eller Service Hub-sete, kan du ikke legge til flere spørsmål i skjemaet.
  
  • Klikk på Egendefinert spørsmål for å legge til et enkelt tekstfeltspørsmål. Skriv inn et spørsmål, og klikk deretter på Lagre. Hvis du vil gjøre feltet valgfritt, fjerner du merket for Obligatorisk til høyre for feltet. 
  • Hvis du vil legge til en eksisterende kontaktegenskap som et felt, klikker du på Kontaktegenskap. Dette gjør at du kan legge til forskjellige felttyper i skjemaet. Hvis du trenger å opprette en ny egenskap for dette feltet, kan du finne ut hvordan du oppretter egendefinerte egenskaper. Velg en kontaktegenskap fra rullegardinmenyen, og klikk deretter på Lagre. Hvis du vil gjøre feltet valgfritt, fjerner du merket for Obligatorisk til høyre for feltet. Du kan ikke legge til et filopplastingsfelt i møteskjemaet.

• Hvis du vil legge til en CAPTCHA-utfordring på planleggingssiden for å hindre innsending av søppelpost, klikker du for å SLÅ CAPTCHA-bryteren (forebygging av søppelpost) på.
  • (BETA) Hvis du vil blokkere besøkende med gratis e-postdomener, klikker du for å blokkere gratis e-postdomener.
  • (BETA) Hvis du vil blokkere bestemte e-postdomener fra å kunne bestille tid i kalenderen, klikker du på + Blokker bestemte domener.  Skriv deretter inn epostdomenet, klikk på Legg til og klikk på Lagre.
• For å tillate kunder å invitere andre gjester til møtene, klikk for å slå på Tillat gjester. Hvis du slår på denne innstillingen, slås skjemaet for automatisk innsending automatisk av når alle feltene er forhåndsutfylt.

Merk: du kan tillate potensielle kunder å gi epostadresser til gjester når de bestiller et møte med deg så lenge visse kriterier er oppfylt. Som beskrevet i våre retningslinjer for personvern, må prospektet bekrefte at de har de andre gjestenes samtykke til å dele sine detaljer med HubSpot. Gjestene må også godta at HubSpot oppbevarer og behandler deres informasjon og data med det formål å opprette en møteinvitasjon og gjennomgå møtedeltakere. Gjestedata som oppgis til oss, vil bli behandlet i samsvar med våre retningslinjer for personvern.

• Hvis du har slått på innstillingene for datasikkerhet i kontoen din, vil alle planleggingssider som opprettes fremover, som standard være datasikkerhet PÅ. Planleggingssiden vil vise standard Samtykke-tekst du har konfigurert i kontoinnstillingene for Personvern og Samtykke. Hvis du vil tilpasse alternativene for personvern og samtykke for denne planleggingssiden, klikker du på Tilpass:
  
  • Du kan registrere en kontakts samtykke til å kommunisere til en bestemt abonnementstype, eller registrere legitim interesse på planleggingssiden. Velg Samtykke eller Legitim interesse fra rullegardinmenyen i panelet Tilpass samtykke til markedsføring.
    • Samtykke: Rediger teksten for kommunikasjonssamtykke, og legg deretter til flere abonnementstyper/avmerkingsbokser for å tillate besøkende å samtykke til kommunikasjon fra flere abonnementstyper på én enkelt planleggingsside. Klikk på + Legg til en annen avmerkingsboks, velg deretter en samtykketype og rediger teksten som skal vises ved siden av avmerkingsboksen.
    • Legitim interesse: Velg et lovlig grunnlag fra rullegardinmenyen. Hvis du vil legge til flere abonnementstyper, slik at du kan ta opp flere abonnementstyper implisitt, klikker du på + Legg til et annet abonnement, klikker deretter på rullegardinmenyen Abonnementstype og velger en abonnementstype. Standardabonnementet du velger i møter, er en-til-en-kommunikasjon. Det er en intern abonnementstype i HubSpot-kontoen din.
  • Rediger personvernet og samtykketeksten på planleggingssiden. Eventuelle endringer som gjøres på en individuell planleggingssides alternativer for personvern og samtykke, vil overstyre standardteksten som er angitt i kontoinnstillingene.
  • Hvis du vil se hvordan samtykkealternativene gjengis, klikker du på fanen Forhåndsvisning .
• Hvis du vil ha tilgang til flere skjemainnstillinger, klikker du for å utvide delen Flere innstillinger:

• • Hvis du ikke vil at skjemafelt på bestillingssiden skal forhåndsutfylle med kjent informasjon når en kontakt kommer tilbake til nettstedet ditt, klikker du for å slå av forhåndsutfylte felt med kjente verdier . Hvis du deaktiverer denne innstillingen, deaktiveres skjemaet for automatisk innsending automatisk når alle feltene er forhåndsutfylt.
  • Hvis du vil sende skjemaet automatisk når skjemafeltene er forhåndsutfylt med kjente data, klikker du for å veksle mellom skjemaet for automatisk innsending når alle feltene er forhåndsutfylt .

Bekreftelse

• Velg alternativet Omdiriger til en annen side . Hvis du har installert piksler i annonsenettverket, støtter denne viderekoblingen sporing av møtebestillinger med eksterne nettverk som Google og Facebook.
• Hvis du vil velge en HubSpot-side, klikker du på rullegardinmenyen og velger en side.
• Hvis du vil omdirigere til en ekstern side, klikker du på Legg til ekstern kobling. Skriv inn nettadressen i dialogboksen, og klikk deretter på Legg til.
• Klikk på Neste.

Automatisering

På Automatiseringssiden kan du slå av den automatiske bestillingsbekreftelseseposten eller legge til flere påminnelsesepostadresser som skal sendes ut før møtet.

Merk: Du kan ikke redigere innholdet i e-postbekreftelsen. Påminnelses-e-poster kan redigeres hvis du har et  tildelt  salgssenter- eller servicehub-sete og har valgt Tilpass påminnelses-e-posten før møtet.

• Som standard vil en e-postbekreftelse bli sendt når noen bestiller et møte ved hjelp av denne planleggingssiden. Hvis du vil slå dette av, klikker du på for å slå av e-postbekreftelsen.
• Hvis du vil sende påminnelseseposter før et møte, klikker du på for å slå på påminnelsesbryteren før møtet. Påminnelses-e-poster vil bare bli sendt hvis kalenderen din er koblet til. Hvis bryteren Slå på møtepåminnelse som standard er aktivert for kontoen din, vil nye planleggingssider arve standardpåminnelsene.
  
  • Hvis du vil velge hvor mange uker, dager, timer eller minutter før møtet en e-post skal sendes ut, skriver du inn et tall i tekstfeltet og klikker deretter på rullegardinmenyen Planlagt påminnelse om e-post og velger et tidsmål.
  
     
  • • Du kan legge til opptil tre påminnelseseposter. For å legge til flere påminnelseseposter, klikk på + Legg til påminnelse. Hvis du vil slette en påminnelse, klikker delete på slette-slette-ikonet.
    • Hvis du vil inkludere mer informasjon i e-postpåminnelsen, for eksempel invitasjonsbeskrivelsen eller klokkeslettet, klikker du på rullegardinmenyen Tilpass i verktøylinjen nederst. Deretter velger du rullegardinmenyen Egenskapstoken og velger en bestemt egenskap.
    • Hvis du har et tilordnet salgssenter eller Service Hub-sete, klikker du på down Tilpass påminnelseseposten for å tilpasse emnelinjen og brødteksten i eposten med nye tekst- og personaliseringspolletter for firmaet, kontakten, verten og møtedetaljene.

Merk: påminnelses-e-poster sendes som transaksjonse-poster, selv om du ikke bruker tillegget for transaksjonsepost. Disse teller ikke mot grensen for sending av e-post.

• • For å forhåndsvise eposten kontaktene dine vil motta, klikker du på Forhåndsvis påminnelsesepost. Språket i eposten vil samsvare med språket som er valgt i rullegardinmenyen for språk på bestillingssiden.
• Klikk på Opprett planleggingsside.

Del planleggingssiden din

Du kan nå dele en møtetilkobling med kontaktene dine, slik at de kan få tilgang til planleggingssiden og bestille tid med deg. I Type-kolonnen vises en en-mot-en-, gruppe- eller rund Robin-etikett ved siden av møtenavnet, og arrangørens navn vises under etiketten.

Brukere med et tildelt salgssenter- eller servicehub-sete kan også tilpasse firmalogoen, firmainformasjonen og standardfargene som vises på planleggingssiden i kontoinnstillingene. Endringer som gjøres her, vil også gjelde for dokumentene og tilbudene dine. Lær hvordan du redigerer bedriftens merkevarebygging for HubSpots salgsverktøy.

Finn ut hvordan du administrerer planleggingssider.