Skapa schemaläggningssidor med mötesverktyget

Skapa personliga schemaläggningssidor så att kontakter kan boka möten med dig. Om du har en tilldelad Sales Hub- eller Service Hub-plats kan du också skapa en schemaläggningssida för teamet så att kontakter kan boka tid med flera användare. Dina kontakter kan komma åt dessa schemaläggningssidor med hjälp av en möteslänk. Om du ansluter din Gmail- eller Office 365-kalender synkroniseras schemalagda möten med din anslutna kalender så att dina möten alltid är uppdaterade.

Användare med behörighetför mötesbokningssidor kan också skapa och redigera bokningssidor för andra användare genom att välja en annan användare som mötesarrangör.

Användare av HubSpots kostnadsfria verktyg kan skapa en personlig bokningssida med standardmässig HubSpot-branding. Läs mer om dina prenumerationsbegränsningar i HubSpots produkt- och tjänstekatalog.

Innan du börjar

• Användare med en tilldelad Core-plats kan skapa en enda sida för schemaläggning av enskilda möten. Användare med en tilldelad Sales Hub eller Service Hub -licens kan skapa flera schemaläggningssidor. Användare med en tilldelad View-Only-lic ens kan inte skapa schemaläggningssidor.
• För att skapa en schemaläggningssida för teamet måste användarna ha en tilldelad Sales Hub eller Service Hub . Läs mer om vad varje licens omfattar iHubSPots produkt- och tjänstekatalog.
• Om Mötesplaneraren inte visas i navigeringsmenyn under Försäljning, se till att din användare har behörighetför Försäljning.
• Du kan skapa och redigera schemaläggningssidor för andra användare om du har behörighetför mötesplaneringssidor. Med dessa behörigheter kan du också ta bort anpassade schemaläggningssidor för andra användare (standardiserade schemaläggningssidor kan endast tas bort genom att ta bort den associerade användaren).

Välj mötestyp

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Försäljning > Mötesplanerare.
2. Klicka på Skapa schemaläggningssida längst upp till höger.
3. Välj ett mötesalternativ i dialogrutan:
   • En-mot-en: kontakten bokar tid med endast dig eller den användare som du skapar schemaläggningssidorna för.
   • Grupp (Sales Hub eller Service Hub endast Starter, Professional eller Enterprise ): denna schemaläggningssida för teamet visar tidsluckor då alla valda teammedlemmar är tillgängliga för möten. Använd det här alternativet för att hjälpa en kontakt att boka ett möte med flera medlemmar i ditt team samtidigt.
   • Round robin ( Försäljningshub eller Service Hub Endast Starter, Professional eller Enterprise ): Denna sida för teamplanering visar alla valda teammedlemmars individuella tillgänglighet. Använd det här alternativet för att hjälpa en kontakt att boka ett möte med en teammedlem vars tillgänglighet passar bäst med deras schema.
4. Fortsätt att konfigurera din schemaläggningssida genom att följa stegen nedan.

Anpassa mötesdetaljer

På översiktssidan anger du grundläggande information om schemaläggningssidan.

1. Internt namn: det namn som visas när möteslänken som används för att komma åt schemaläggningssidan läggs till i ett e-postmeddelande.
2. Varumärken: om du har tillägget för varumärken väljer du det varumärke du vill koppla detta möte till i rullgardinsmenyn Varumärke .
3. Organisatör: mötesägaren eller den användare som kontakten schemalägger ett möte med. Du måste ha behörighet för mötesplaneringssidor för att kunna skapa planeringssidor för andra användare i ditt konto, och användaren måste ha aktiverat mötesverktyget. För att skapa en planeringssida för en annan användare väljer du deras namn i rullgardinsmenyn Organisatör.
4. Händelsetitel: namnet på den kalenderhändelse du delar med din kontakt. Till exempel skulle "Produktdemo" visas som händelsens namn. Du kan infoga personaliseringstoken i ämnet genom att klicka på Personaliser.
5. Plats: inkludera information om hur och var du kommer att ansluta till mötesdeltagaren. Det kan vara en inringningslänk, en fysisk plats osv. Denna plats visas i kontaktens kalenderinbjudan och i händelsen som skapas i din personliga standardkalender.
6. Lägg till videokonferenslänk: om du använder HubSpots integration med Microsoft Teams, Zoom, UberConference eller Google Meet kan du lägga till en videokonferenslänk. Om du inte har konfigurerat en videokonferensintegration visas inte det här alternativet. Om du använder annan videokonferensprogramvara och är utvecklare eller har en utvecklare i ditt team kan du läsa om hur du använder API:et för videokonferensförlängning.
7. Avbryt och boka om: aktivera växeln för att inkludera länkar för avbokning och ombokning i evenemangsbeskrivningen, så att kontakten kan avbryta eller ändra datum och tid vid behov när ett möte är inbokat.
8. Beskrivning: en beskrivning av mötet som visas i inbjudan när ett möte bokas. Denna beskrivning visas i kalenderinbjudan som din kontakt får och i händelsen som skapas i din personliga standardkalender. Du kan infoga personaliseringstoken i ämnet genom att klicka på Personaliser. Du kan formatera beskrivningen med hjälp av verktygsfältet.
9. Mötes typ: välj om mötet är på plats eller online. Mötes typen kan användas i rapporter.
   
   
10. Klicka på Nästa.

Välj teammedlemmar

Om du skapar en grupp eller ett rundabordssamtal använder du sidan Teammedlemmar för att välja vilka teammedlemmar du vill inkludera i mötet.

1. Klicka på Redigera medlem längst upp till höger.
2. Välj ett av följande alternativ i den högra panelen:
   • Användare: klicka på rullgardinsmenyn Användare och välj deanvändare som ska läggas till, klicka sedan på Bekräfta. Om en användares kalender är frånkopplad visas en varning under deras namn och alternativet Kontrollera tillgänglighet är inaktiverat.

   

   • Använd en rotation: klicka på rullgardinsmenyn Rotation för att välja en mötesrotation. Klicka sedan på Bekräfta. När du använder en rotation med rundgång visas endast tillgängligheten för den användare som ska bokas nästa gång när du bokar ett möte.
      

     

3. Klicka på Nästa.

Anpassa schemaläggningsdetaljer

På sidan Schemaläggning kan du anpassa din tillgänglighet för möten och bokningsformuläret.

1. Redigera URL-adressen till schemaläggningssidan högst upp. Det här är länken som kontakterna använder för att boka möten i din kalender, och den kan inte redigeras efter att länken har skapats. Du kan endast använda alfanumeriska tecken, bindestreck eller understreck i URL-adressen till schemaläggningssidan. Andra specialtecken stöds inte. Om du har en tilldeladSales Hub- ellerService Hub-plats kan du justera en del av URL-adressen i dina kalenderinställningar.
2. Om du har ställt in HubSpot-betalningar eller Stripe som betalningsalternativ kan du lägga till en betalningslänk till schemaläggningssidan genom att aktivera alternativet Ta emot betalningar. På fliken Betalning klickar du pårullgardinsmenyn Betalningslänkoch väljer enbetalningslänk. Kassasidan för denna betalningslänk visas när en kontakt bokar ett möte på denna schemaläggningssida.

Observera: omdirigeringssidan för mötet kommer att prioriteras. Om du har ställt in betalningslänken som används i mötet för omdirigering och vill omdirigera till den sidan efter att mötet har bokats och betalats, se till att du väljer denna sida i dina inställningar för omdirigering av mötesidan.

Välkommen

Om du skapar ett rundabordssamtal kan du på fliken Välkommen välja att visa kontaktägarens schemaläggningssida. Om du inte vill prioritera kontaktägarens schemaläggningssida hoppar du till fliken Schemalägg.

1. Om du vill visa kontaktägarens schemaläggningssida när den kända kontakten bokar ett möte klickar du för att aktivera alternativet Prioritera kontaktägare. Läs mer om hur denna inställning påverkar mötes tillgänglighet. Närinställningen Prioritera kontaktägare är aktiverad visas en välkomstskärm där kontakten kan ange sin e-postadress innan den går till schemaläggningssidan:
2. I fältet Sidrubrik anger du den text som ska visas på välkomstskärmen.
3. I fältet Beskrivning anger du text som förklarar varför du ber om besökarens e-postadress.
4. Om du vill anpassa bilden som visas på välkomstskärmen väljer du ett bildalternativ i avsnittet Bild .
   • Standardbild: den standardikon för möten som tillhandahålls av HubSpot visas.
   • Företagsavatar: den företagsavatar som är kopplad till e-postdomänen för den användare som skapade schemaläggningssidan. Denna fylls i med hjälp av HubSpot Insights.
   • Anpassad bild: ladda upp en anpassad fyrkantig bild som du väljer i filhanteraren. Bilden måste vara fyrkantig för att visas korrekt. Håll muspekaren över avataren och klicka på pennikonen för att redigera, välj sedan Ändra foto. Välj en bild i den högra panelen.

Schemalägg

På fliken Schemalägg kan du anpassa din tillgänglighet för schemaläggningssidan:

• Schemaläggningstitel: ange namnet som ska visas ovanför kalendern på schemaläggningssidan.
• Varaktighet: den tid som besökare kan boka dig för. Klicka på rullgardinsmenyn Varaktighetsalternativ och välj önskad varaktighet. Klicka på + Lägg till anpassad varaktighet för att lägga till fler alternativ.
• Tidszon: klicka på rullgardinsmenyn Din tidszon och välj din tidszon. Detta är den tidszon som din tillgänglighet baseras på.

• Tillgänglighetsfönster: använd rullgardinsmenyerna för att ställa in veckodagar och varaktighet för dina tillgängliga tidsluckor. Klicka på + Lägg till timmar för att lägga till ytterligare tidsluckor.
• Beakta arbetstider: aktivera alternativet Beakta arbetstider om du vill att användare ska kunna boka under dina arbetstider. Om användare inte har angett några arbetstider kan de inte boka utanför det tillgänglighetsfönster som angetts ovan. Läs om hur du anger arbetstider. 

Observera: de tillgängliga tiderna på din schemaläggningssida visas i kontaktens tidszoninställningar. Om kontaktens dator till exempel är inställd på Pacific Time visas tiderna i Pacific Time.Kontaktens kalenderinställningar avgör datum och tid för kalenderhändelsen som skickas till kontakten efter att ett möte har bokats.

• Bild: den här bilden visas högst upp på din schemaläggningssida. Välj ett bildalternativ:
  • Organisatörens avatar: mötesorganisatörens avatar , som anges i deras användarprofil och inställningar, visas. Det här alternativet är endast tillgängligt när du skapar en schemaläggningssida för enskilda möten.
  • Företagets avatar: företagets avatar som är kopplad till e-postdomänen för den användare som skapade schemaläggningssidan visas. Detta fylls i med hjälp av HubSpot Insights.
  • Anpassad bild: ladda upp en anpassad bild som du väljer från filhanteraren. Håll muspekaren över avataren och klicka på ikonen för redigering, välj sedan Ändra foto. Välj en bild i den högra panelen.
• När ett möte kan schemaläggas: ange antalet dagar eller veckor från och med nu som personer kan boka tid i din kalender.
  • Om du skapar en schemaläggningssida för ett evenemang eller en konferens kan du ange ett anpassat datumintervall för bokning.
  • Välj alternativknappen Under en rullande periodeller Anpassat datumintervall (endast användare med tilldelade Sales Hub- eller Service Hub-platser ).
  • Välj sedan antalet arbetsdagar, kalenderdagar eller veckor, eller använd datumväljaren för att ställa in tidsintervallet. Ett anpassat datumintervall kan inte vara längre än 10 veckor.
• Minsta varsel: klicka på rullgardinsmenyn för att välja den minsta tiden före ett möte som någon kan boka tid med dig.
• Buffertid: klicka på rullgardinsmenyn för att välja buffertid mellan dina möten. Buffertiden förhindrar att möten bokas för tätt inpå varandra. Om du till exempel har ett möte mellan 13:00 och 13:30 och en buffertid på 30 minuter, blir nästa tillgängliga mötestid 14:00.
• Starttidsintervall: Klicka på rullgardinsmenyn för att ställa in frekvensen för dina mötesstarttider. Om du till exempel är tillgänglig mellan 10:00 och 12:00 för ett 60-minutersmöte och ditt starttidsintervall är 15 minuter, kan en potentiell kund boka 60 minuter med dig kl. 10:00, 10:15, 10:30 och så vidare.
• Språk på bokningssidan: klicka på rullgardinsmenyn för att välja vilket språk bokningssidan ska visas på. Om besökarens webbläsarinställningar inte kan identifieras visas din bokningssida på engelska.
• Datum- och tidsformat: klicka på rullgardinsmenyn för att välja datum- och tidsformat. De alternativ som finns i rullgardinsmenyn beror på vad du har valt förBokningssidans språk (om du till exempel har valt franska iBokningssidans språk kan du väljaKanada ellerFrankrike iDatum- och tidsformat.

Formulär

På fliken Formulär kan du anpassa det formulär som kontakterna kommer att använda när de bokar ett möte:

• Som standard måste kontakter ange sitt förnamn, efternamn och e-postadress när de bokar. Om ett formulär skickas via en möteslänk kommer en unik e-postadress alltid att skapa en ny kontakt, oavsett om en befintlig kontakt har en matchande användartoken. I detta fall kommer den befintliga kontaktens e-postadress inte att skrivas över av den nya e-postadressen.
• Så här lägger du till en befintlig kontaktegenskap som ett fält:
  • Klicka på + Kontaktattribut för att lägga till olika fälttyper i formuläret. Om du behöver skapa ett nytt attribut för detta fält kan du läsa om hur du skapar anpassade attribut.
  • Välj en kontaktegenskap från rullgardinsmenyn och klicka sedan på Spara.
  • Om du vill göra fältet valfritt avmarkerar du kryssrutan Obligatoriskt till höger om fältet.
  • Du kan inte lägga till ett filfält i ditt mötesformulär.
• Så här lägger du till en enkel textfråga:
  • Klicka på + Anpassad fråga.
  • Skriv in en fråga och klicka sedan på Spara.
  • Om du vill göra fältet valfritt avmarkerar du kryssrutan Obligatoriskt till höger om fältet.
• För att lägga till en CAPTCHA-utmaning på schemaläggningssidan för att förhindra spam, klicka för att aktivera CAPTCHA -knappen (spamskydd).
• För att blockera besökare med gratis e-postdomäner, klicka för att aktivera alternativet Blockera gratis e-postdomäner. För att blockera specifika e-postdomäner från att kunna boka tid i din kalender, klicka på + Blockera specifika domäner. Ange sedan e-postdomänen, klicka på Lägg till och klicka på Spara.
• För att tillåta kunder att bjuda in andra gäster till mötena, klicka för att aktivera knappen Tillåt gäster. Om du aktiverar den här inställningen inaktiveras automatiskt inställningen Skicka formuläret automatiskt när alla fält är ifyllda.

Observera: du kan tillåta potentiella kunder att ange e-postadresser för gäster när de bokar ett möte med dig, så länge vissa kriterier är uppfyllda. Som beskrivs i vår integritetspolicy måste den potentiella kunden bekräfta att de har de andra gästernas samtycke till att dela deras uppgifter med HubSpot. Gästerna måste också samtycka till att HubSpot lagrar och behandlar deras information och data i syfte att skapa en mötesinbjudan och granska mötesdeltagarna. Gästuppgifter som lämnas till oss kommer att behandlas i enlighet med vår integritetspolicy.

• Om du har aktiverat dataskyddsinställningar i ditt konto kommer alla schemaläggningssidor som skapas framöver att ha dataskydd aktiverat som standard. Schemaläggningssidan visar den standardtext för samtycke som du har ställt in i dina kontoinställningar för sekretess och samtycke. Så här anpassar du dina alternativ för dataskydd och samtycke för denna schemaläggningssida:
  • Klicka på Anpassa. Du kan få en kontakts samtycke till att kommunicera med en specifik prenumerationstyp eller få legitimt intresse på din schemaläggningssida.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Dataskydd och samtycke och välj Samtycke eller Berättigat intresse.
    • Samtycke: redigera texten för kommunikationssamtycke och lägg sedan till ytterligare prenumerationstyper/kryssrutor så att besökare kan godkänna kommunikation från flera prenumerationstyper på en enda schemaläggningssida. Klicka på + Lägg till en annan kryssruta, välj sedan en samtyckestyp och redigera texten som visas bredvid kryssrutan.
    • Berättigat intresse: välj den rättsliga grunden i rullgardinsmenyn. Om du vill lägga till fler prenumerationstyper så att du implicit kan registrera flera prenumerationstyper klickar du på rullgardinsmenyn Prenumerationstyp och väljer en prenumerationstyp. Standardprenumerationen som du väljer för möten är en-till-en-kommunikation, vilket är en intern prenumerationstyp i ditt HubSpot-konto.
  • Om du har valt Samtycke redigerar du sekretess- och samtyckestexten på schemaläggningssidan. Alla ändringar som görs i sekretess- och samtyckesalternativen på en enskild schemaläggningssida åsidosätter standardtexten som är inställd i dina kontoinställningar.
  • För att se hur samtyckesalternativen kommer att visas klickar du på fliken Förhandsgranska.
  • Klicka på Spara.

För att komma åt ytterligare formulärinställningar, klicka för att expandera avsnittet Ytterligare inställningar:

• Om du vill att formulärfält på bokningssidan ska fyllas i med känd information när en kontakt återvänder till din webbplats, klicka för att aktivera alternativet Fyll i fält med kända värden.
• Om du vill skicka formuläret automatiskt när formulärfälten fylls i med kända data klickar du för att aktivera alternativet Skicka formuläret automatiskt när alla fält är ifyllda.

Bekräftelse

Så här omdirigerar du kontakter till en specifik webbplats, landningssida eller extern sida efter att de har bokat ett möte:

1. Klicka på fliken Bekräftelse.
2. Välj alternativet Omdirigera till en annan sida. Om du har installerat pixlar för annonsnätverk stöder denna omdirigering spårning av mötesbokningar med externa nätverk som Google och Facebook.
3. För att välja en HubSpot-sida, klicka på rullgardinsmenyn och välj en sida.

4. Om du vill omdirigera till en extern sida klickar du på Lägg till extern länk. Ange URL-adressen i dialogrutan och klicka sedan på Lägg till.
5. Klicka på Nästa.

Ställ in mötesautomatiseringar

På sidan Automation kan du styra det automatiska bokningsbekräftelsemeddelandet eller lägga till ytterligare påminnelsemeddelanden som ska skickas ut före mötet.

1. Som standard skickas ett bekräftelsemeddelande när någon bokar ett möte via denna schemaläggningssida. För att inaktivera detta, stäng av funktionen Bekräftelsemeddelande.
2. För att skicka påminnelsemails före ett möte, klicka för att aktivera knappen Påminnelse före mötet. Påminnelsemails skickas endast om din kalender är ansluten. Om påminnelse om möten är aktiverad som standard är aktiverad för ditt konto kommer nya schemaläggningssidor att ärva standardpåminnelserna.
   • För att välja hur många veckor, dagar, timmar eller minuter före mötet ett e-postmeddelande ska skickas ut, ange ett tal i textfältet, klicka sedan på rullgardinsmenyn och välj en tidsenhet.

   

   • Du kan lägga till upp till tre påminnelsemejl. För att lägga till ytterligare påminnelsemejl klickar du på + Lägg till påminnelse. För att ta bort en påminnelse klickar du påikonen Ta bort.
   • För att förhandsgranska det e-postmeddelande som dina kontakter kommer att få, klicka på Förhandsgranska påminnelsemeddelande. Språket i e-postmeddelandet kommer att matcha det språk som valts i rullgardinsmenyn Språk på bokningssidan.
   • För att anpassa ämnesraden och brödtexten i påminnelsemailet med ny text och personaliseringstoken för företaget, kontakten, värden och mötesinformationen, klicka på Anpassa ditt påminnelsemail.
     • Uppdatera ämnesraden i fältet Ämnesrad. Om du vill inkludera ytterligare information i ämnesraden klickar du på rullgardinsmenyn Anpassa i verktygsfältet längst ned och väljer rullgardinsmenyn för egenskapstoken. Välj sedan en egenskap.
     • Om du vill inkludera ytterligare information i påminnelsemeddelandets brödtext, till exempel inbjudans beskrivning eller plats, klickar du på rullgardinsmenyn Anpassa i verktygsfältet längst ned och väljer rullgardinsmenyn för egenskapstoken. Välj sedan en egenskap.
3. Klicka på Skapa schemaläggningssida.

Dela ditt

När du har skapat din schemaläggningssida visas en dialogruta med olika sätt att dela ditt möte:

1. Klicka på Visa i ett popup-fönster och sedan på Skapa popup-fönster för att konfigurera ett popup-fönster med din möteskalender med hjälp av verktyget för uppmaningar till handling. Verktyget för uppmaningar till handling använder automatiskt mötesinformationen för att skapa ett utkast till popup-fönster.
2. Klicka på Hämta inbäddningskod för att hämta inbäddningskoden som du kan använda i verktyg som din webbplats eller blogg.
   • Klicka på Kopiera kod för att kopiera koden.
   • Klicka på E-posta webbutvecklare, ange din webbutvecklares e-postadress och klicka på Skicka meddelande för att skicka koden till din utvecklare via e-post.
3. Klicka på Kopiera delningslänk och sedan på Kopiera för att kopiera länken till schemaläggningssidan.

Nästa steg

• Användare med en tilldelad Sales Hub- eller Service Hub-plats kan anpassa företagets logotyp, företagsinformation och standardfärger som visas på din schemaläggningssida i dina kontoinställningar. Ändringar som görs här kommer också att gälla för dina dokument och offerter. Lär dig hur du redigerar ditt företags varumärke för HubSPots försäljningsverktyg.
• Lär dig hur du redigerar schemaläggningssidor, delar en möteslänk och redigerar inställningarna för din schemaläggningssida.