Opret planlægningssider med mødeværktøjet

Oversigt

Opret individuelle bookingsider, så dine kontakter kan booke møder med dig. Hvis du har en tildelt salgs-eller servicekonto, kan du også oprette en team-bookingside, så kontakter kan booke tid hos flere brugere.

Konfigurer detaljerne på din bookingside, f.eks. velkomstsiden, ledige tider, bookingformularen og bekræftelseshandlinger efter indsendelse. Konfigurer derefter eventuelle tilknyttede automatiseringer, såsom en e-mail med bookingbekræftelse eller yderligere påmindelses-e-mails. 

Dine kontakter kan derefter få adgang til disse planlægningssider ved hjælp af et mødelink. Hvis du forbinder din Gmail- eller Office 365-kalender, synkroniseres planlagte møder med din tilknyttede kalender, så dine aftaler altid er opdaterede.

Før du går i gang

• Den type og det antal planlægningssider, du kan oprette, afhænger af dit abonnement. Få mere at vide om dine abonnementsbegrænsninger i HubSpots produkt- og servicekatalog.
  • Brugere med en tildelt Core-licens og brugere af HubSpots gratis værktøjer kan oprette en enkelt One-on-One- planlægningsside, der indeholder standard HubSpot-branding.
  • Brugere med en tildelt Sales-eller Service-licens kan oprette flere planlægningssider og kan oprette team-planlægningssider.
  • Brugere med en tildelt View-Only-licens kan ikke oprette bookingsider.

• Hvis Mødeplanlægger ikke vises i navigationsmenuen under Salg, skal du sikre dig, at din bruger har Salgsadgangstilladelser.
• Du kan oprette og redigere planlægningssider for andre brugere, hvis du har tilladelser til mødeplanlægningssider. Med disse tilladelser kan du også slette brugerdefinerede planlægningssider for andre brugere (standardplanlægningssider kan kun slettes ved at fjerne den tilknyttede bruger).

Trin 1: Opret en planlægningsside, og vælg en mødetype

1. På din HubSpot-konto skal du gå til Salg > Mødeplanlægger.
2. Klik på Opret planlægningsside øverst til højre.
3. I dialogboksen skal du vælge en mødeindstilling:
   • En-til-en: Kontakten planlægger tid kun med dig eller den bruger, du opretter planlægningssiderne for.
   • Gruppe (Sales Hub eller Service Hub kun Starter, Professional eller Enterprise ): denne teamplanlægningsside viser tidsintervaller, hvor alle valgte teammedlemmer er tilgængelige for møder. Brug denne indstilling til at hjælpe en kontaktperson med at booke et møde med mere end ét medlem af dit team på én gang.
   • Round robin ( Sales Hub eller Service Hub Kun Starter, Professional eller Enterprise ): denne side til teamplanlægning viser den individuelle tilgængelighed for alle valgte teammedlemmer. Brug denne indstilling til at hjælpe en kontakt med at booke et møde med et teammedlem, hvis tilgængelighed passer bedst til deres tidsplan.
4. Fortsæt med at konfigurere din planlægningsside ved at følge nedenstående trin.

Trin 2: Tilpas dine mødeoplysninger

På siden Oversigt skal du indtaste de grundlæggende oplysninger for planlægningssiden.

1. Internt navn: det navn, der vises, når mødelinket, der bruges til at få adgang til planlægningssiden, føjes til en e-mail.
2. Mærker: Hvis du har tilføjelsesprogrammet Mærker, skal du vælge det mærke, du vil knytte dette møde til, i rullemenuen Mærke .
3. Arrangør: Mødelederen eller den bruger, som kontakten planlægger et møde med. Du skal have tilladelser til mødeplanlægningssider for at kunne oprette planlægningssider for andre brugere på din konto, og brugeren skal have aktiveret mødeværktøjet. For at oprette en planlægningsside for en anden bruger skal du vælge vedkommendes navn i rullemenuen Arrangør.
4. Begivenhedstitel: navnet på den kalenderbegivenhed, du deler med din kontakt. For eksempel vil "Produktdemo" blive vist som begivenhedsnavn. Du kan indsætte personaliseringstokens i emnet ved at klikke på Personaliser.
5. Placering: angiv oplysninger om, hvordan og hvor du vil forbinde med din mødedeltager. Dette kan være et opkaldslink, en fysisk placering osv. Denne placering vises i kontaktens kalenderinvitation og i den begivenhed, der oprettes i din standardpersonlige kalender.
6. Tilføj videokonference-link: Hvis du bruger HubSpots integration med Microsoft Teams, Zoom, UberConference eller Google Meet, kan du tilføje et videokonference-link. Hvis du ikke har konfigureret en videokonference-integration, vil du ikke se denne mulighed. Hvis du bruger anden videokonference-software, og du er udvikler eller har en udvikler på dit team, kan du lære, hvordan du bruger Video Conference Extension API.
7. Annuller og omplanlæg: Slå kontakten til for at inkludere links til annullering og omplanlægning i begivenhedsbeskrivelsen, så kontakten kan annullere eller ændre dato og klokkeslæt, hvis det er nødvendigt, når et møde er planlagt.
8. Beskrivelse: en beskrivelse af mødet, der vises i invitationen, når et møde bookes. Denne beskrivelse vises i den kalenderinvitation, din kontakt modtager, og i den begivenhed, der oprettes i din standardpersonlige kalender. Du kan indsætte personaliseringstokens i emnefeltet ved at klikke på Personaliser. Du kan formatere beskrivelsen ved hjælp af værktøjslinjen.
9. Mødetype: Vælg, om mødet er fysisk eller online. Mødetypen kan bruges i rapporter.
   
   
10. Klik på Næste.

Trin 3: Vælg teammedlemmer til gruppe- eller round robin-møder

Hvis du opretter et gruppemøde eller et round robin-møde, skal du bruge siden Teammedlemmer til at vælge, hvilke teammedlemmer du vil inkludere i mødet.

1. Klik på Rediger medlem øverst til højre.
2. I panelet til højre skal du vælge en af følgende muligheder:
   • Brugere: Klik på rullemenuen Brugere , vælg debrugere, der skal tilføjes, og klik derefter på Bekræft. Hvis en brugers kalender er afbrudt, vises der en advarsel under vedkommendes navn, og knappen Tjek tilgængelighed deaktiveres.

   

   • Brug en rotation: Klik på rullemenuen Rotation for at vælge en møderotation. Klik derefter på Bekræft. Når du bruger en rotation med round robin, vises kun tilgængeligheden for den bruger, der skal bookes næste gang, når du booker et møde.
      

     

3. Klik på Næste.

Trin 4: Tilpas detaljerne for din planlægningsside

På siden Planlægning kan du tilpasse din mødetilgængelighed og reservationsformularen.

1. Øverst kan du redigere URL'en til planlægningssiden.
   • Dette er det link, som kontakter vil bruge til at booke møder i din kalender, og det kan ikke redigeres, når linket er oprettet.
   • Du kan kun bruge alfanumeriske tegn, bindestreger eller understreger i URL'en til planlægningssiden. Andre specialtegn understøttes ikke.
   • Hvis du har en tildeltSales Hub- ellerService Hub-licens , kan du justere en del af URL'en i dine kalenderindstillinger. Disse justeringer gælder kun for nye planlægningssider; URL'erne for eksisterende planlægningssider opdateres ikke.
2. Hvis du har konfigureret HubSpot-betalinger eller Stripe som en betalingsbehandlingsmulighed, kan du tilføje et betalingslink til planlægningssiden ved at aktivere knappen Indsaml betalinger.
   • Klik pårullemenuen Betalingslinkunder fanen Betaling , og vælg etbetalingslink.
   • Checkout-siden for dette betalingslink vises, når en kontakt booker et møde på denne planlægningsside.

Bemærk: Omdirigeringssiden for mødet prioriteres. Hvis du har indstillet det betalingslink, der bruges i mødet, til at omdirigere, og ønsker at omdirigere til denne side, når mødet er booket og betalt, skal du sørge for at vælge denne side i dine indstillinger for omdirigering af mødesiden.

Sådan tilpasses en planlægningssides velkomstskærm

Hvis du opretter et round robin-møde, kan du på fanen Velkomst vælge at vise kontaktpersonens planlægningsside. Hvis du ikke ønsker at prioritere kontaktpersonens planlægningsside, skal du springe til fanen Planlæg.

1. For at vise kontaktindehaverens planlægningsside, når den kendte kontakt booker et møde, skal du klikke for at aktivere kontakten Prioriter kontaktindehaver. Få mere at vide om, hvordan denne indstilling påvirker mødetilgængeligheden. Nårindstillingen Prioriter kontaktindehaver er aktiveret, vises en velkomstskærm, hvor kontakten kan indtaste sin e-mailadresse, før vedkommende får adgang til planlægningssiden:
2. I feltet Sidetitel skal du indtaste den tekst, der vises på velkomstskærmen.
3. I feltet Beskrivelse skal du indtaste tekst, der forklarer, hvorfor du beder om den besøgendes e-mailadresse.
4. For at tilpasse det billede, der vises på velkomstskærmen, skal du vælge en billedindstilling i afsnittet Billede .
   • Standardbillede: Det standardmødeikon, der leveres af HubSpot, vises.
   • Virksomhedsavatar: den virksomhedsavatar, der er knyttet til e-maildomænet for den bruger, der oprettede planlægningssiden. Dette udfyldes ved hjælp af HubSpot Insights.
   • Brugerdefineret billede: Upload et brugerdefineret firkantet billede valgt fra filhåndteringen. Billedet skal være firkantet for at blive vist korrekt. Hold markøren over avataren, klik på redigeringsikonet (blyanten), og vælg derefter Skift foto. Vælg et billede i panelet til højre.

Sådan tilpasses en planlægningssides tilgængelighed

Under fanen Planlæg kan du tilpasse din tilgængelighed for planlægningssiden:

• Titel på tidsbestillingen: Indtast det navn, der skal vises over kalenderen på tidsbestillingssiden.
• Varighed: den tidsperiode, som besøgende kan booke dig for. Klik på rullemenuen Varighedsindstillinger, og vælg de ønskede varigheder. Klik på + Tilføj brugerdefineret varighed for at tilføje flere indstillinger.
• Tidszone: Klik på rullemenuen Din tidszone , og vælg din tidszone. Dette er den tidszone, som din tilgængelighed er baseret på.

• Tilgængelighedsvindue: Brug rullemenuerne til at indstille ugedagene og varigheden af dine tilgængelige tidsintervaller. Klik på + Tilføj timer for at tilføje yderligere tidsintervaller.
• Overvej arbejdstid: Slå knappen Overvej arbejdstid til, hvis du ønsker, at brugere kan bookes inden for deres arbejdstid. Hvis brugerne ikke har angivet arbejdstid, kan de ikke bookes uden for det ovenfor angivne tilgængelighedsvindue. Lær, hvordan du angiver arbejdstid. 

Bemærk: De ledige tidspunkter på din planlægningsside vises i kontaktpersonens tidszoneindstillinger. Hvis kontaktpersonens computer f.eks. er indstillet til Pacific Time, vises tidspunkterne i Pacific Time.Kontaktpersonens kalenderindstillinger bestemmer dato og klokkeslæt for den kalenderbegivenhed, der sendes til kontaktpersonen efter booking af et møde.

• Billede: dette billede vises øverst på din planlægningsside. Vælg en billedindstilling:
  • Arrangørens avatar: Mødetarrangørens avatar, som er angivet i vedkommendes brugerprofil og præferencer, vises. Denne indstilling er kun tilgængelig, når der oprettes en side til booking af individuelle møder.
  • Virksomheds-avatar: Den virksomheds-avatar, der er knyttet til e-mail-domænet for den bruger, der oprettede planlægningssiden, vises. Dette udfyldes ved hjælp af HubSpot Insights.
  • Brugerdefineret billede: Upload et brugerdefineret billede valgt fra filhåndteringen. Hold markøren over avataren, klik på redigeringsikonet (blyanten), og vælg derefter Skift foto. Vælg et billede i panelet til højre.
• Hvornår et møde kan planlægges: Indtast det antal dage eller uger fra nu, hvor folk kan booke tid i din kalender.
  • Hvis du opretter en planlægningsside til en begivenhed eller konference, kan du angive et brugerdefineret datointerval for booking.
  • Vælg radioknappen Over en rullende periodeeller Brugerdefineret datointerval (kun brugere med tildelte Sales Hub- eller Service Hub-licenser ).
  • Vælg derefter antallet af arbejdsdage, kalenderdage eller uger, eller brug dato-vælgerfelterne til at indstille dit tidsinterval. Et brugerdefineret datointerval kan ikke være længere end 10 uger.
• Minimumsvarsel: Klik på rullemenuen for at vælge den minimumsperiode før et møde, hvor nogen kan booke tid hos dig.
• Buffertid: Klik på rullemenuen for at vælge den mængde buffertid, der skal være mellem hvert af dine møder. Buffertiden forhindrer, at møder bookes for tæt på hinanden. Hvis du f.eks. har et møde fra kl. 13:00 til 13:30 og har en buffertid på 30 minutter, vil den næste ledige mødetid være kl. 14:00.
• Starttidsinterval: Klik på rullemenuen for at indstille hyppigheden af dine mødestarttider. Hvis du f.eks. er ledig mellem kl. 10.00 og 12.00 til et 60 minutters møde, og dit starttidsinterval er 15 minutter, kan en potentiel kunde booke 60 minutter hos dig kl. 10.00, 10.15, 10.30 osv.
• Sprog på reservationssiden: Klik på rullemenuen for at vælge det sprog, som reservationssiden skal vises på. Hvis en besøgendes browserindstillinger ikke kan registreres, vises din reservationsside på engelsk.
• Dato- og tidsformat: Klik på rullemenuen for at vælge dato- ogtidsformat. De tilgængelige indstillinger i rullemenuen afhænger af, hvad du har valgt underSprog på bookingsiden (f.eks. hvis du har valgt fransk underSprog på bookingsiden, kan du vælgeCanada ellerFrankrig underDato- og tidsformat).

Sådan tilpasses en reservationssides reservationsformular

Under fanen Formular kan du tilpasse den formular, som kontakterne skal bruge, når de booker et møde:

• Som standard skal kontakterne indtaste deres fornavn, efternavn og e-mailadresse, når de booker. Hvis en formular indsendes via et mødelink, oprettes der altid en ny kontakt med en unik e-mailadresse, uanset om en eksisterende kontakt har et matchende brugertoken. I dette tilfælde overskrives den eksisterende kontakts e-mailadresse ikke af den nye e-mailadresse.
• Sådan tilføjer du en eksisterende kontaktegenskab som et felt:
  • Klik på + Kontaktegenskab for at tilføje forskellige felttyper til din formular. Hvis du har brug for at oprette en ny egenskab til dette felt, kan du læse, hvordan du opretter brugerdefinerede egenskaber.
  • Vælg en kontaktegenskab fra rullemenuen, og klik derefter på Gem.
  • For at gøre feltet valgfrit skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Obligatorisk til højre for feltet.
  • Du kan ikke tilføje et fil felt til din mødeformular.
• Sådan tilføjer du et spørgsmål med et simpelt tekstfelt:
  • Klik på + Brugerdefineret spørgsmål.
  • Indtast et spørgsmål, og klik derefter på Gem.
  • For at gøre feltet valgfrit skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Obligatorisk til højre for feltet.
• For at tilføje en CAPTCHA-udfordring til planlægningssiden for at forhindre spam-indsendelser skal du klikke for at aktivere CAPTCHA (spamforebyggelse).
• For at blokere besøgende med gratis e-mail-domæner skal du klikke for at aktivere kontakten Blokér gratis e-mail-domæner. For at forhindre bestemte e-mail-domæner i at kunne booke tid i din kalender skal du klikke på + Blokér bestemte domæner. Indtast derefter e-mail-domænet, klik på Tilføj og klik på Gem.
• For at give kunderne mulighed for at invitere andre gæster til møderne skal du klikke for at aktivere knappen Tillad gæster. Når denne indstilling er aktiveret, deaktiveres indstillingen Auto-indsend formular, når alle felter er forudfyldt automatisk.

Bemærk: Du kan give potentielle kunder mulighed for at angive e-mailadresser for gæster, når de booker et møde med dig, så længe visse kriterier er opfyldt. Som beskrevet i vores privatlivspolitik skal den potentielle kunde bekræfte, at de har de andre gæsters samtykke til at dele deres oplysninger med HubSpot. Gæsterne skal også acceptere, at HubSpot opbevarer og behandler deres oplysninger og data med det formål at oprette en mødeinvitation og gennemgå mødedeltagere. Gæstedata, der gives til os, behandles i overensstemmelse med vores privatlivspolitik.

• Hvis du har aktiveret indstillingerne for databeskyttelse på din konto, vil alle fremtidige planlægningssider som standard have databeskyttelse aktiveret. Planlægningssiden vil vise den standardtekst om samtykke, du har oprettet i dine kontoindstillinger for privatliv og samtykke. Sådan tilpasser du dine indstillinger for databeskyttelse og samtykke for denne planlægningsside:
  • Klik på Tilpas. Du kan indhente en kontakts samtykke til at kommunikere til en bestemt abonnementstype eller indhente legitim interesse på din planlægningsside.
  • Klik på rullemenuen Databeskyttelse og samtykke, og vælg Samtykke eller Berettiget interesse.
    • Samtykke: Rediger teksten om samtykke til kommunikation, og tilføj derefter yderligere abonnementstyper/afkrydsningsfelter, så besøgende kan give samtykke til kommunikation fra flere abonnementstyper på en enkelt planlægningsside. Klik på + Tilføj et andet afkrydsningsfelt, vælg derefter en samtykketype, og rediger den tekst, der vises ved siden af afkrydsningsfeltet.
    • Berettiget interesse: Vælg det juridiske grundlag i rullemenuen. For at tilføje flere abonnementstyper, så du implicit kan indhente flere abonnementstyper, skal du klikke på rullemenuen Abonnementstype og vælge en abonnementstype. Det standardabonnement, du vælger til møder, er en-til-en-kommunikation, som er en intern abonnementstype i din HubSpot-konto.
  • Hvis du har valgt Samtykke, skal du redigere teksten om privatliv og samtykke på planlægningssiden. Eventuelle ændringer, der foretages i indstillingerne for Privatliv og samtykke på en individuel planlægningsside, vil tilsidesætte standardteksten, der er angivet i dine kontoindstillinger.
  • For at se, hvordan indstillingerne for samtykke vises, skal du klikke på fanen "Eksempel".
  • Klik på Gem.

For at få adgang til yderligere formularindstillinger skal du klikke for at udvide afsnittet

Yderligere indstillinger

:

• Hvis du ønsker, at formularfelterne på reservationssiden skal udfyldes med kendte oplysninger, når en kontakt vender tilbage til din hjemmeside, skal du klikke for at aktivere knappen Udfyld felter med kendte værdier.
• For automatisk at indsende formularen, når felterne udfyldes med kendte data, skal du klikke for at aktivere kontakten " Indsend formular automatisk, når alle felter er udfyldt ".

Sådan tilpasses bekræftelseshandlinger på en planlægningsside

Sådan omdirigerer du kontakter til en bestemt webside, landingsside eller ekstern side, efter de har booket et møde:

1. Klik på fanen Bekræftelse.
2. Vælg indstillingen Omdiriger til en anden side. Hvis du har installeret annoncenetværkspixels, understøtter denne omdirigering sporing af mødebookinger med eksterne netværk som Google og Facebook.
3. For at vælge en HubSpot-side skal du klikke på rullemenuen og vælge en side.

4. For at omdirigere til en ekstern side skal du klikke på Tilføj eksternt link. Indtast URL'en i dialogboksen, og klik derefter på Tilføj.
5. Klik på Næste.

Trin 5: Indstil mødeautomatiseringer

På siden Automation kan du styre den automatiske e-mail med bookingbekræftelse eller tilføje yderligere påmindelses-e-mails, der skal sendes ud før mødet.

1. Som standard sendes der en bekræftelses-e-mail, når nogen booker et møde via denne planlægningsside. For at deaktivere dette skal du slå kontakten Bekræftelses-e-mail fra.
2. For at sende påmindelses-e-mails før et møde skal du klikke for at slå kontakten Påmindelse før møde til. Påmindelses-e-mails sendes kun, hvis din kalender er tilknyttet. Hvis kontakten "Aktivér mødepåmindelse som standard" er aktiveret for din konto, vil nye planlægningssider arve standardpåmindelserne.
   • For at vælge, hvor mange uger, dage, timer eller minutter før mødet en e-mail skal sendes, skal du indtaste et tal i tekstfeltet, derefter klikke på rullemenuen og vælge en tidsenhed.

   

   • Du kan tilføje op til tre påmindelses-e-mails. For at tilføje yderligere påmindelses-e-mails skal du klikke på + Tilføj påmindelse. For at slette en påmindelse skal du klikke påslette-ikonet.
   • For at få et eksempel på den e-mail, dine kontakter vil modtage, skal du klikke på Vis eksempel på påmindelses-e-mail. Sproget i e-mailen vil svare til det sprog, der er valgt i rullemenuen Sprog på reservationssiden.
   • For at tilpasse emnelinjen og brødteksten i påmindelses-e-mailen med ny tekst og personaliseringstokens for virksomheden, kontakten, værten og mødedetaljerne skal du klikke på Tilpas din påmindelses-e-mail.
     • Opdater emnelinjen i feltet Emnelinje. For at inkludere yderligere oplysninger i emnet skal du klikke på rullemenuen Tilpas i værktøjslinjen nederst og vælge rullemenuen for egenskabstokener. Vælg derefter en egenskab.
     • For at inkludere yderligere oplysninger i teksten i påmindelses-e-mailen, såsom invitationens beskrivelse eller placering, skal du klikke på rullemenuen Tilpas i værktøjslinjen nederst og vælge rullemenuen for ejendomstokener. Vælg derefter en ejendom.
3. Klik på Opret planlægningsside.

Trin 6: Del dit møde

Når du har oprettet din planlægningsside, vises en dialogboks med forskellige måder at dele dit møde på:

1. Klik på Vis i et pop op-vindue, og klik derefter på Opret pop op-vindue for at konfigurere et pop op-vindue med din mødekalender ved hjælp af call-to-action-værktøjet. CTA-værktøjet bruger automatisk mødeoplysningerne til at oprette et udkast til et pop op-vindue.
2. Klik på Hent indlejringskode for at få indlejringskoden til brug på tværs af værktøjer som din hjemmeside eller blog.
   • Klik på Kopier kode for at kopiere koden.
   • Klik på Send e-mail til webudvikler, indtast derefter din webudviklers e-mailadresse, og klik på Send besked for at sende koden til din udvikler via e-mail.
3. Klik på Kopier delingslink, og klik derefter på Kopier for at kopiere linket til planlægningssiden.

Næste trin

• Brugere med en tildelt Sales Hub- eller Service Hub-licens kan tilpasse virksomhedens logo, virksomhedsoplysninger og standardfarver, der vises på din planlægningsside, i dine kontoindstillinger. Ændringer foretaget her vil også gælde for dine dokumenter og tilbud. Lær, hvordan du redigerer din virksomheds branding til HubSpots salgsværktøjer.
• Lær, hvordan du redigerer planlægningssider, deler et mødelink og redigerer indstillingerne for din planlægningsside.