Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
conversations

Ein Leitfaden zum Konversations-Postfach

Zuletzt aktualisiert am: April 10, 2019

Sie können Ihr Konversations-Postfach verwenden, um die E-Mail-und Chat-Konversationen Ihres Teams in einem zentralen Postfach zu verwalten. 


Benutzerzugang zum Konversations-Postfach

Bei einem HubSpot-Konto mit Zugriff auf Konversationen kann ein beliebiger Konotbenutzer die Konversationen nutzen, solange er als Teammitglied im Postfach aufgeführt ist.

In den Weiterleitungsregeln können jedoch nur Sales Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Benutzer oder Service Hub Starter-, Professional- oder Enterprise-Benutzer als Empfänger eingehender Konversationen festgelegt werden. Benutzer mit einem anderen Konto können auf nicht zugewiesene Konversationen antworten und diese zuweisen, eine automatische Weiterleitung ist jedoch nicht möglich. 

 

Konversations-Postfach verwenden

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Conversations > Posteingang.

Am oberen Rand Ihres Postfachs können Sie alle offenen und geschlossenen Konversationen durchsuchen. Verwenden Sie hierfür die Suchleiste oben rechts.

Filter

Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Filter, um die in Ihrem Postfach angezeigten Nachrichten anzupassen.

  • Status: gibt an, ob eine Konversation Offen oder Geschlossen ist. Filtern Sie Ihre Konversationen anhand des offenen oder geschlossenen Status. 
  • Kanal: gibt an, aus welchem Kanal die Konversation stammt. Sortieren Sie Konversationen basierend darauf, ob Sie per Chat oder E-Mail erstellt wurden, oder zeigen Sie Alle Konversationen an.
  • Zuständiger Mitarbeiter: Der zuständige Mitarbeiter ist der Benutzer, dem die Konversation zugewiesen ist. Filtern Sie Konversationen nach einem bestimmten Teammitglied.
  • Datum: Filtern Sie Konversationen über einen bestimmten Zeitraum. top-nav 

Ansichten

All Ihre Konversationen werden in verschiedenen Ansichten des Postfachs weiter segmentiert. In diesen Ansichten werden Konversationen nach zugewiesenem Mitarbeiter, Kanal oder gefiltertem Status gruppiert. Wählen Sie in der linken Seitenleiste eine andere Ansicht aus:

  • Alle Konversationen: Im Postfach werden alle Konversationen Ihres Teams angezeigt.
  • Mir zugewiesen: Es werden alle Konversationen angezeigt, die an Sie weitergeleitet oder Ihnen zugewiesen wurden.
  • Nicht zugewiesene Konversationen: Es werden alle Konversationen angezeigt, die keinem Eigentümer zugewiesen wurden. 
  • E-Mail: Es werden alle Konversationen angezeigt, die aus dem E-Mail-Postfach Ihres Teams stammen. 
  • Chat: Es werden alle Konversationen angezeigt, die aus dem Chat-Widget Ihrer Website stammen.
  • Bots: Es werden alle Bot-Konversationen angezeigt, die noch nie oder noch keinem Eigentümer zugewiesen wurden. 
  • Gefiltert: Es werden alle E-Mails angezeigt, die für geschäftliche Konversationen nicht relevant sind, z. B. Werbe-E-Mails. Alle E-Mails mit rollenbasiertem E-Mail-Absender (marketing@, sales@ usw.) werden in der Ansicht Gefiltert und nicht im allgemeinen Postfach angezeigt. 
  • Mülleimer: Es werden alle gelöschten Konversationen angezeigt. Öffnen Sie eine gelöschte Konversation, um den Inhalt zu überprüfen, und klicken Sie dann im oberen Menü auf Wiederherstellen, wenn Sie die gelöschte Konversation im ursprünglichen Thread wiederherstellen möchten. 

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Erstellen

Klicken Sie oberhalb der Filter auf Erstellen, um eine ausgehende E-Mail direkt aus Ihrem Konversations-Postfach zu schreiben. Erfahren Sie mehr über das Senden und Beantworten von E-Mails aus dem Konversations-Postfachconversations-button-button

Linker Bereich

In der ausgewählten Ansicht wird eine Liste mit allen Konversationen und folgenden Details angezeigt:

  1. Der Name des Kontakts, der die Konversation begonnen hat.
  2. Die Betreffzeile der E-Mail oder die Vorschau des Chats-Transkripts.
  3. Der Zeitstempel, an dem die E-Mail oder der Chat geöffnet wurde.
  4. Eine Bezeichnung, die angibt, ob die Konversation aus einem Chat- oder einem E-Mail-Kanal stammt.conversations-inbox-filtered-view
Neben der Liste Ihrer Konversationen wird eine detaillierte Übersicht der ausgewählten Konversationen aus Ihrem Postfach angezeigt. Hier können Sie:
  • Das Dropdown-Menü Zuständiger Mitarbeiter verwenden, um die Konversation einem neuen Eigentümer zuzuweisen.
  • Auf das Dropdown-Menü Mehr klicken, um die Konversation zu löschen, einen Absender zu blockieren oder die Konversation als Spam zu markieren. 
  • Klicken Sie auf Erfolg Als abgeschlossen markieren, um die Konversation als abgeschlossen zu markieren.conversations-inbox-toolbar

Im Texteditor am unteren Rand der Konversation können Sie eingehende E-Mails beantworten oder den Live-Chat mit Ihren Website-Besuchern nutzen. Wenn ein anderen Benutzer die Konversation überprüfen soll, klicken Sie auf die Registerkarte Kommentar, und geben Sie dann @ und den Namen des Benutzers ein, um ihm eine Benachrichtigung zu senden.conversations-Kommentar-Posteingänge

Hinweis: Eine Bot-Konversation, bei denen noch keine Agentenübergabeaktion für den Besucher stattgefunden hat, kann erst nach 30 Minuten Inaktivität des Besuchers als abgeschlossen markiert werden.

Rechter Bereich

Im rechten Bereich werden alle Details des Kontaktdatensatzes angezeigt, der zu der ausgewählten Konversation gehört. In diesem Fenster können Sie:
  • Auf den Namen des Kontakts klicken, um den zugehörigen Datensatz auf einer neuen Registerkarte zu öffnen.
  • Auf Ticket erstellen klicken, um ein neues Ticket für diesen Kontakt zu erstellen.
  • Auf Deal erstellen klicken, um einen neuen Deal für diesen Kontakt zu erstellen. create-a-deal-from-conversations-inbox
  • Auf das Dropdown-Menü Mehr klicken, um eine neue Interaktion für den Kontaktdatensatz zu erstellen, z. B. einen neuen Anruf oder eine neue E-Mail. Sie können auch Absender blockieren auswählen, um einen Absender von zukünftigen Interaktionen mit diesem Kanal auszuschließen, oder Sie können Kontakt trennen auswählen, um die Zuweisung zwischen dem Kontakt und dem Live-Chat-Thread aufzuheben.  more-contact-actions-in-conversations-inbox

Hinweis: Wenn Sie einen Absender blockieren, wird die Konversation in Ihrem Postfach in die Ansicht Gefiltert verschoben. Dem Besucher wird nun bei zukünftigen Besuchen auf Ihrer Website das Chat-Widget angezeigt. Wenn dieser mit Ihnen chatten möchte, werden diese Nachrichten jedoch nicht in Ihrem Konversations-Postfach angezeigt.

Wenn Sie einen Absender blockieren, der eine E-Mail gesendet hat, werden künftig der Thread und alle eingehenden Threads von diesem Absender gefiltert. E-Mails, die von zuvor blockierten Absendern stammen, werden in der Ansicht Gefiltert angezeigt. Sie können die Blockierung für einen Absender stets aufheben. Zukünftige Konversationen werden dann nicht mehr in der Ansicht Gefiltert, sondern wieder in Ihrem Postfach angezeigt. Wenn Sie eine E-Mail-Konversation als Spam markieren, wird dadurch nur der aktuelle Thread gefiltert. 

Status

Im Chat-Widget unten links können Sie einige wichtige Einstellungen für Ihren Chat-Stastus festlegen:

  • Offline-Modus: Mit dieser Einstellung können Sie darauf hinweisen, ob Sie für eingehende Konversationen verfügbar oder ob Sie abwesend sind. Wenn Sie den Offline-Modus aktivieren, werden Sie für geöffnete, Ihnen derzeit zugewiesene Chats immer noch als verfügbar angezeigt, damit Sie diese Konversationen abschließen können. Neuen eingehenden Besuchern werden Sie jedoch als abwesend angezeigt. 
  • Antworten neu zuweisen: Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Sie Antworten anderen Teammitgliedern zuweisen möchten.

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Postfächer verwalten

Sie können mehrere Konversations-Postfächer für verschiedene Teams einrichten. Wenn beispielsweise sowohl Ihr Vertriebsteam als auch Ihr Customer-Success-Team den Posteingang zur Kommunikation mit Kunden nutzen müssen, können Sie zur Verwaltung dieser Kundeninteraktionen getrennte Postfächer einrichten.

Hinweis: Nur Benutzer mit Admin-Zugriff für Ihr Konto können ein neues Postfach hinzufügen oder ein vorhandenes Postfach löschen. Die Einrichtung mehrerer Postfächer ist nur mit Marketing Hub Professional oder Enterprise, Sales Hub Professional oder Enterprise oder Service Hub Professional oder Enterprise möglich.

Neues Team-Postfach hinzufügen

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Navigieren Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Konversationen > Postfächer
  • Klicken Sie oben in der Ecke auf Postfach erstellen.
  • Geben Sie dem Team-Postfach einen Namen.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Teammitgliederum anzugeben, welche Teammitglieder auf dieses Postfach zugreifen können. Benutzer können nur die Postfächer anzeigen und auf E-Mails in den Postfächern antworten, auf die sie Zugriff haben. 

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  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Beim Einrichten Ihres Postfachs können Sie einen Kanal für Team-E-Mails oder einen Chat-Kanal verknüpfen. Klicken Sie alternativ auf Kanal später verknüpfen.MESSAGES-connect-a-channel

Sobald das Postfach erstellt wurde, können Teammitglieder die Kommunikation gemäß ihrer Rolle im entsprechenden Postfach verwalten. 

Postfach und Postfach-Integrationen verwalten

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Navigieren Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Konversationen > Postfächer.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen eines Postfachs, und klicken Sie auf Bearbeiten
  • Um anzugeben, welche Teammitglieder auf ein Postfach zugreifen können, wählen Sie im Menü der linken Seitenleiste Teammitglieder aus. Geben Sie über das Dropdown-Menü an, welche Teammitglieder auf dieses Postfach zugreifen können. Ein Benutzer muss der Liste der Teammitglieder hinzugefügt werden, um eine E-Mail an einen Kontakt aus diesem Konversations-Postfach senden zu können.manage-team-members
  • Klicken Sie im Menü der Seitenleiste auf Slack, um ein Slack-Konto zu verknüpfen oder um Ihre vorhandenen integrierten Kanäle zu verwalten.  

Posteingang löschen

  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen.
  • Wählen Sie im Menü der linken Seitenleiste KonversationenPostfächer aus.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen eines Postfachs, und klicken Sie auf Löschen

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  • Geben Sie den Namen Ihres Postfachs ein, um diese Aktion zu bestätigen. Klicken Sie dann auf Ja, löschen.

Hinweis: Wenn Sie ein Postfach löschen, wird es zusammen mit allen E-Mail-Kanälen, Chat-Nachrichten und Konversations-Threads dauerhaft aus Ihrem Konto entfernt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.