Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Meetings

Meeting-Links erstellen und teilen

Zuletzt aktualisiert am: April 8, 2019

Nachdem Sie Ihren Kalender verknüpft und Ihre Meeting-Tool-Einstellungen angepasst haben, können Sie Meeting-Links erstellen, um sie mit Ihren Kontakten zu teilen, damit sie einfach Zeit bei Ihnen buchen können. Die Meeting-Links werden mit Ihrem verknüpften Gmail- oder Office 365-Kalender synchronisiert, damit Ihre Termine stets auf dem neuesten Stand sind. 

Meeting-Links erstellen

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Meetings.
  • Klicken Sie oben rechts auf „Meeting-Link erstellen“ und wählen Sie dann „Persönlich“ aus.
  • Richten Sie Ihren Meeting-Link mit den unten genannten Schritten ein. 

1. Meeting-Details anpassen 

Bearbeiten Sie auf der Seite „Details“ die grundlegenden Informationen des Meetings. 

  1. Meeting-Foto: Dieses Foto wird oben auf Ihrer Meeting-Link-Seite angezeigt. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Foto und klicken Sie auf „Foto ändern“, um es zu bearbeiten.
  2. Meeting-Überschrift: Diese Überschrift wird neben dem Meeting-Foto oben auf Ihrer Meeting-Link-Seite angezeigt. 
  3. Meeting-Name: Der interne Name, der in Ihrem Meetings-Dashboard angezeigt und auch verwendet wird, wenn Sie den Meeting-Link in eine E-Mail einfügen.
  4. Meeting-Link: Der Link, den potenzielle Kunden verwenden, um dieses Meeting zu buchen. Der Link kann nur von bezahlten Sales Hub oder Service Hub-Benutzern bearbeitet werden. Dieser Wert kann nach der Erstellung nicht bearbeitet werden. Um einen Link zu einer neuen URL zu haben, müssen Sie einen neuen Link erstellen. 
  5. Meeting-Typ (NurSales Hub Professional oder Enterprise oder Service Hub Professional oder Enterprise )Wählen Sie im Dropdown-Menü einen Meeting-Typ aus.
  6. Dauer: Die Dauer der Meetings, die Besucher über diesen Meeting-Link buchen können. Klicken Sie auf „+ Dauer hinzufügen“, um weitere Optionen hinzuzufügen. meetings-details-screen
  • Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihrer Meeting-Details fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“

 

2. Meeting-Konfiguration anpassen

Fügen Sie Informationen über den Standort Ihres Meetings hinzu und bearbeiten Sie die Details, die in der Kalendereinladung berücksichtigt werden sollen. 

  1. Ort: Informationen darüber, auf welche Weise Sie mit Ihrem Meeting-Teilnehmer in Kontakt treten werden. Dies kann ein Call-In-Link, physischer Standort usw. sein Dieser Ort steht in der Kalendereinladung des Kontakts und in dem Event, das in Ihrem persönlichen Kalender erstellt wird. 
  2. Videokonferenz-Link hinzufügen: Wenn Sie Zoom in HubSpot integriert haben, wählen Sie einen Link zur Videokonferenz zum Hinzufügen in Ihre Meeting-Einladung aus. Wenn Sie die Integration nicht eingerichtet haben, sehen Sie diese Option nicht. 
  3. Einladungsbetreff: Der Name der Kalendereinladung und der Name des Events, das in Ihrem persönlichen Standardkalender erstellt wird, nachdem das Meeting gebucht wurde (z. B. Produkt-Demo mit Lauren). Sie können Personalisierungstoken in den Betreff einfügen, indem Sie auf „Kontakt-Token“ oder „Unternehmens-Token“ klicken.
  4. Einladungsbeschreibung: Eine Beschreibung des Meetings, die angezeigt wird, wenn es gebucht wird. Diese Beschreibung steht in der Kalendereinladung, die Kontakte erhalten, und in dem Event, das in Ihrem persönlichen Kalender erstellt wird. 
  5. Sprache: Wählen Sie eine Sprache für Ihren Meeting-Link aus. 
  6. Format für Datum und Zahlen: Wählen Sie ein Land für das Datum und die Zahlen des Meetings-Links aus.
  7. Erinnerungen: Erinnerungs-E-Mails werden drei Tage vor dem Meeting gesendet und eine Stunde vor dem Meeting erneut.
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Erinnerungs-E-Mails an Kontakte senden, die über diesen Link Meetings buchen“, um die Erinnerungs-E-Mails für das Meeting zu aktivieren.
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Einladungsbeschreibung in die E-Mails einfügen“, um die oben von Ihnen eingegebene Einladungsbeschreibung in die Erinnerungs-E-Mail aufzunehmen. 
    • Klicken Sie auf „Weitere Erinnerung hinzufügen“, um weitere Erinnerungs-E-Mails zu erstellen, und klicken Sie auf das Mülleimersymbol, um eine Erinnerungszeit zu löschen. Sie können bis zu drei Erinnerungszeiten hinzufügen.
    • Klicken Sie auf „Vorschau der Erinnerungs-E-Mail“, um die Erinnerungs-E-Mail zu sehen, die potenzielle Kunden erhalten. Die Sprache der E-Mail entspricht der Sprache, die Sie im Dropdown-Menü „Sprach“ angegeben haben.

Bitte beachten: Für Meetings nach Rundlauf-Verfahren wird die Erinnerungs-E-Mail von dem HubSpot-Benutzer gesendet, der für das Meeting mit dem potenziellen Kunden gebucht wurde, nicht vom HubSpot-Benutzer, der den Meeting-Link erstellt hat.

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  • Wenn Sie die Konfiguration Ihres Meetings angepasst haben, klicken Sie auf „Weiter“.

 

3. Verfügbarkeit festlegen

Legen Sie fest, für welche Tage und Zeiten Meetings bei Ihnen gebucht werden können. 

  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zeitzone“ und wählen Sie eine Zeitzone aus.

Bitte beachten: Die verfügbaren Zeiten für Ihren Meeting-Link werden in den Zeitzoneneinstellungen des Kontakts angezeigt. Wenn der Computer des Kontakts zum Beispiel auf „Pacific Time“ eingestellt ist, werden die Zeiten in der Pacific Time angezeigt. 

Die Kalendereinstellungen des Kontakts bestimmen das Datum und die Uhrzeit des Kalender-Events, das an den Kontakt gesendet wird, nachdem er ein Meeting gebucht hat.

  • Verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um Ihre Verfügbarkeit festzulegen. Sie können einzelne Zeiten für jeden Wochentag oder die gleiche Verfügbarkeit für jeden Tag, von Montag bis Freitag oder für Wochenendtage festlegen. 
  • Sie können auch sich überschneidende verfügbare Zeitfenster festlegen. Wenn Sie beispielsweise Montags bis Freitags von 9:00 bis 17:00 Uhr für Meetings verfügbar sind, aber an Montagen auch noch spät abends arbeiten, klicken Sie auf „+ Stunden hinzufügen“ und verlängern Sie dann Ihre Stunden für montags abends. meetings-availability

Nachdem Sie Ihre verfügbaren Zeiten hinzugefügt haben, passen Sie Ihre erweiterten Planungsoptionen an:  

  1. Mindestbenachrichtigungszeit: Die Zeitspanne vor dem Meeting, bis zu der eine Person einen Termin bei Ihnen buchen kann. 
  2. Pufferzeit: Die freizuhaltende Zeit vor und nach einem Meeting. Mit der Pufferzeit können Sie verhindern, dass Meetings zu eng zusammen gebucht werden (z. B. wenn Sie ein Meeting zwischen 13:00 und 13:30 Uhr haben und eine Pufferzeit von 30 Minuten haben, wäre die nächste verfügbare Meeting-Zeit 14:00 Uhr).
  3. Wann ein Meeting geplant werden kann: Anzahl der Wochen, in denen Personen Termine in Ihrem Kalender buchen können. Wenn Sie einen Meeting-Link für ein Event oder eine Konferenz erstellen, können Sie einen benutzerdefinierten Zeitraum für die Buchung angeben. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Wann ein Meeting geplant werden kann“ und wählen Sie „Benutzerdefinierter Zeitraum“ aus. Klicken Sie auf die Felder der „Datumsauswahl“ und legen Sie Ihren Zeitbereich fest. Ein benutzerdefinierter Zeitraum darf nicht länger als 10 Wochen sein.
  4. Inkrementelle Erhöhung der Startzeit: Legen Sie die Häufigkeit der Startzeiten Ihrer Meetings fest. Wenn Sie beispielsweise zwischen 10:00 und 12:00 Uhr für ein 60-minütiges Meeting zur Verfügung stehen und Ihre inkrementelle Erhöhung der Startzeit 15 Minuten beträgt, kann ein potenzieller Kunde um 10:00 Uhr, 10:15 Uhr, 10:30 Uhr usw. 60 Minuten bei Ihnen buchen. meeting-link-advanced-settings
  • Wenn Sie die Einrichtung Ihrer Verfügbarkeit abgeschlossen haben, klicken Sie auf „Weiter“.

 

4. Formularfragen anpassen

Passen Sie Ihre Formularfragen an. In der Standardeinstellung sind Vorname, Nachname und E-Mail  Pflichtfelder. Bezahlte Sales Huboder Service Hub-Benutzer können jede beliebige Kontakteigenschaft aus Ihrem CRM hinzufügen oder eine benutzerdefinierte Frage hinzufügen.

  • Klicken Sie auf „+ Kontakteigenschaft“ oder „+ Benutzerdefinierte Frage“
  • Wählen Sie über das Dropdown-Menü eine Eigenschaft aus, oder geben Sie eine Frage in das Feld ein, und klicken Sie dann auf „Speichern“
  • Wenn Sie das Feld optional machen möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Erforderlich“ rechts neben dem Feld.
  • Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ oder anpassen Sie Ihre Optionen für „Datenschutz und Einwilligung (DSGVO)“ für den einzelnen Link an.

Bitte beachten: Wenn Sie diese Funktionen in der HubSpot-Software verwenden, lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung bzw. -beratung bezüglich Ihrer spezifischen Situation beraten.

    • Wenn Sie die Optionen für „Datenschutz und Einwilligung (Dsgvo)“ für einen einzelnen Link anpassen möchten, klicken Sie unter Ihren Formularfragen auf „Anpassen“.meetings-legitimate-interest
    • Sie können die Einwilligung eines Kontakts zu einem bestimmten Abonnementtyp erfassen oder ein berechtigtes Interesse an Ihrem Meeting-Link erfassen. Wählen Sie im Bereich „Marketing-Einwilligung anpassen“  im Dropdown-Menü die Option „Einwilligung“ oder „Berechtigtes Interesse“ aus. 
      • Einwilligung: Bearbeiten Sie den Text für Kommunikationseinwilligung und fügen Sie dann zusätzliche Abonnementtypen/Kontrollkästchen hinzu, damit Besucher in die Kommunikation von mehreren Abonnementtypen in einem einzigen Meeting-Link einwilligen können. Klicken Sie auf „+ Weiteres Kontrollkästchen hinzufügen“, wählen Sie dann einen Einwilligungstyp aus und bearbeiten Sie den Text, der neben dem Kontrollkästchen angezeigt wird. 
      • Berechtigtes Interesse: Wählen Sie im Dropdown-Menü eine rechtliche Grundlage aus.Um weitere Abonnementtypen hinzuzufügen, damit Sie mehrere Abonnementtypen implizit erfassen können, klicken Sie auf „+ Weiteres Abonnement hinzufügen“, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Abonnement-Typ“ und wählen Sie einen Abonnementtyp aus. Das Standardabonnement, das Sie in Meetings auswählen, ist die persönliche Kommunikation. Dies ist ein interner Abonnementtyp in Ihrem HubSpot-Account.
    • Bearbeiten Sie den Datenschutz- und Einwilligungstext des Links. Alle Änderungen an den Optionen für „Datenschutz & Einwilligung“ eines einzelnen Links überschreiben den in Ihren Account-Einstellungen festgelegten StandardtextErfahren Sie mehr über das Anpassen Ihrer Optionen für „Datenschutz & Einwilligung“. 
    • Klicken Sie auf die Registerkarte „Vorschau“, um zu sehen, wie Ihre Einwilligungsoptionen auf Ihrem Meeting-Link dargestellt werden.
  • Wenn Sie Ihre Formularfragen oder Optionen für Datenschutz & Einwilligung bearbeiten, klicken Sie auf „Änderungen speichern“

 

Meeting-Links teilen

Nachdem Sie Ihre Meeting-Links erstellt haben, können Sie diese mit Ihren Kontakten teilen oder auf Ihrer Website einbetten:  

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Meetings.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über den Meeting-Link und klicken Sie auf „Link kopieren“

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  • Teilen Sie den Link mit Ihren Kontakten, indem Sie ihn als Hyperlink im Text Ihrer E-Mail oder Ihrer E-Mail-Signatur hinzufügen. Wenn Sie ein Sales Hub- oder Service Hub-Benutzer sind, können Sie den Link auch auf Ihrer Website einbetten. Bewegen Sie hierzu den Mauszeiger über den Link, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie dann „Einbetten“ aus. Fügen Sie dann den Einbettungscode zu Ihren Website-Seiten hinzu. 

Wenn potenzielle Kunden auf Ihren Meeting-Link klicken, können sie ein Datum, eine Uhrzeit und gegebenenfalls auch die Dauer des Meetings für einen Termin auswählen. 

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Nachdem die potenziellen Kunden einen Zeitpunkt für ein Meeting ausgewählt haben, werden sie gebeten, die Buchung zu bestätigen. Wenn Sie dem Meeting Eigenschaften oder Fragen hinzugefügt haben, werden diese aufgefordert, diese Informationen hier einzugeben. meeting-bookings-confirm-booking

Wenn jemand ein Meeting mit Ihnen bucht, erhalten Sie eine E-Mail mit dem gebuchten Termin und dem Namen des Kontakts. Sie können auch auf den Kontakt klicken, um ihn im CRM-System anzuzeigen, oder den Termin in Ihrem integrierten persönlichen Kalender aufrufen (falls Sie zusätzliche Kalender integriert haben, wird die Einladung dort nicht hinzugefügt). Die potenziellen Kunden erhalten ebenfalls eine Kalendereinladung mit allen Angaben zum Meeting. 

Hinweis: Änderungen an Meeting-Beschreibungen im Kontaktdatensatz werden nur an den Kontakt gesendet, wenn Sie Google Calendar verwenden und die bidirektionale Google Kalender-Integration aktiviert haben HubSpot. Wenn Sie einen Office 365-Kalender verwenden oder die Integration nicht aktiviert ist, aktualisieren Sie die Meeting-Beschreibung im Kalenderereignis, um Änderungen an den Kontakt zu senden, die nicht im Kontaktdatensatz sind.

Wenn Sie den Zugriff auf einen Ihrer integrierten Kalender verlieren, können Kontakten keine Meetings mit Ihnen buchen, selbst wenn Sie noch über andere integrierte Kalender verfügen. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, wenn jemand ein Meeting bei Ihnen buchen möchte, und der Kalender, auf den Sie keinen Zugriff mehr haben, wird auf Ihrer Seite Seite mit den Kalenderintegrationen rot angezeigt.

Sie können den Kalender entweder von Ihrer Seite für die Kalenderintegration in den Meeting-Einstellungen entfernen, indem Sie neben X auf das Symbol klicken, oder Sie können sich an die Person wenden, der der Kalender gehört, und sie bitten, Ihnen erneut Zugriff auf den Kalender zu gewähren. Wenn Sie wieder Zugriff auf den Kalender haben, gehen Sie zu den Kalenderintegrationen in Ihren Meeting-Einstellungen und aktualisieren Sie die Seite.