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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Inbox

Ein Leitfaden zum Conversations-Postfach

Zuletzt aktualisiert am: Juni 21, 2022

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Nachdem Sie Ihr Postfach erstellt und einen Kanal verknüpft haben, können Sie das Postfach verwenden, um eingehende Konversationen an einem Ort anzuzeigen, zu verwalten und zu beantworten. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die verschiedenen Funktionen des Conversations-Postfachs und wie Sie diese zur Verwaltung der Kommunikation mit Ihren Kontakten verwenden.

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Conversations > Posteingang.
  • Wenn Sie mehrere Postfächer in Ihrem Account verwenden, klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü, und wählen Sie ein anderes Postfach aus. 

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  • Im Postfach können Sie die folgenden Funktionen zur Verwaltung Ihrer Konversationen verwenden. 

Filter

Sie können Ihre Konversationen gleichzeitig sowohl durchsuchen als auch filtern, um einen relevanten Thread zu finden. Klicken Sie oben links auf das search Suchsymbol und geben Sie einen Suchbegriff ein, um nach einer Konversation zu suchen, und wenden Sie Filter an, um Ihre Suche einzugrenzen.

  • Status: Filtern Sie Ihre Konversationen anhand des offenen oder geschlossenen Status.
  • Kanal: Sortieren Sie Konversationen basierend darauf, ob sie über eine E-Mail, einen Live-Chat oder eine Messenger-Konversation erstellt wurden.
  • Kontakt: Konversationen nach dem Kontakt filtern, der dem Thread zugeordnet ist.
  • Zuständiger Mitarbeiter: Filtern Sie Konversationen nach dem spezifischen Teammitglied, das der Konversation zugewiesen ist. Sie können auch Konversationen filtern, die einem Bot zugewiesen sind. 
  • Datum: Verwenden Sie die Datumsauswahl, um Konversationen zu filtern Sie, die über einen bestimmten Zeitraum stattgefunden haben.
  • Mehr Optionen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Gefilterte ausblenden“, um Konversationen herauszufiltern, die für Ihr Unternehmen nicht relevant sind, und/oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Müll ausblenden“, um gelöschte Konversationen aus Ihren Suchergebnissen herauszufiltern. 

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Sie können Ihre Konversationen auch von den ältesten zu den neuesten sortieren, indem Sie auf das Dropdown-Menü oberhalb der Liste der Konversationen klicken. Um zurück zu Ihrem Postfach zu gelangen, klicken Sie oben rechts auf „Suche beenden“.

Ansichten

Alle Konversationen werden in verschiedenen Ansichten segmentiert. In diesen Ansichten werden Konversationen nach zugewiesenem Mitarbeiter, Kanal oder gefiltertem Status gruppiert. Wenn Sie ein Benutzer in einem Marketing Hub -, Sales Hub - oder Service Hub Professional - oder Enterprise -Account sind, erfahren Sie im Posteingang, wie Sie Ihre Konversationen in benutzerdefinierte Ansichten organisieren. 

Wählen Sie in der linken Seitenleiste eine Ansicht aus:

  • Nicht zugewiesen: Es werden alle Konversationen angezeigt, die keinem Mitarbeiter zugewiesen wurden.
  • Mir zugewiesen: Es werden alle Konversationen angezeigt, die an Sie weitergeleitet oder Ihnen zugewiesen wurden.
  • Alle geöffnet: Es werden alle Konversationen Ihres Teams im Postfach angezeigt. Wenn Sie eine ausgehende E-Mail aus dem Posteingang an einen Kontakt senden, wird diese erst dann in der Ansicht „Alle“ angezeigt, wenn der Kontakt auf die E-Mail antwortet. 
  • Chat: Es werden alle Konversationen angezeigt, die aus dem Chat-Widget Ihrer Website stammen.
  • Bots: Es werden alle Bot-Konversationen angezeigt, die noch nie oder noch keinem Eigentümer zugewiesen wurden.
  • E-Mail: Es werden alle Konversationen angezeigt, die aus E-Mails stammen, die an Ihre Team-E-Mail-Adresse gesendet wurden.
  • Messenger: Zeigen Sie alle Konversationen an, die von einer Facebook-Unternehmensseite mit einem verknüpften Facebook-Messenger-Konto stammen.
  • Formulare: Zeigen Sie alle Einsendungen an ein verknüpftes Support-Formular an.
  • Alle abgeschlossen: Es werden alle Konversationen angezeigt, die abgeschlossen wurden.
  • Gesendet: Zeigen Sie alle ausgehenden E-Mails an, die vom Conversations-Postfach und von einem Datensatz im CRM aus gesendet wurden. Beachten Sie, dass die Konversation bei einer Antwort des Empfängers auf die E-Mail in die offene Ansicht „Alle“ und jegliche andere relevante Ansicht wie zum Beispiel „Mit zugewiesen“ oder „Nicht zugewiesen“ verschoben wird.
  • Spam: Angezeigt werden alle E-Mails, die für geschäftliche Konversationen nicht relevant sind, z. B. Werbe-E-Mails. Alle E-Mails mit rollenbasiertem E-Mail-Absender (marketing@, sales@ usw.) werden in der Ansicht „Spam“ angezeigt.
  • Papierkorb: Es werden alle gelöschten Konversationen angezeigt. Öffnen Sie eine gelöschte Konversation, um den Inhalt zu überprüfen. Wenn Sie die gelöschte Konversation wiederherstellen möchten, klicken Sie oben im Menü auf „Wiederherstellen“ rotatei. Um die Nachricht dauerhaft zu löschen, klicken Sie auf „Unwiderruflich löschen“ delete. D adurch wird der Thread unwiderruflich aus dem Postfach und dem Kontaktdatensatz gelöscht, in dem die Konversation protokolliert ist. Das zugehörige Ticket wird ebenfalls gelöscht. Sie können nicht auf die Threads im Postfach oder auf den zugehörigen Datensätzen zugreifen, nachdem sie aus der Müll-Ansicht entfernt wurden. Diese Konversationen werden automatisch nach 30 Tagen gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

Die Ansichten „Nicht zugewiesen“, „Mir zugewiesen“, „Alle offenen“ und „Chat“ werden immer angezeigt. Klicken Sie auf „Mehr“, um auf die anderen Standardansichten zuzugreifen. 

Erstellen

Klicken Sie unten links auf „Erstellen“, um eine ausgehende E-Mail direkt aus Ihrem Conversations-Postfach zu schreiben. Erfahren Sie mehr über das Senden und Beantworten von E-Mails über das Conversations-Postfach.

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Liste der Konversationen

Im linken Bereich wird eine Liste aller Konversationen in der ausgewählten Ansicht angezeigt. Die Konversationen werden basierend auf dem Zeitpunkt des Eingangs der Nachricht sortiert, beginnend mit der letzten Nachricht. Die Vorschau der Nachricht enthält die folgenden Informationen:

  • Der Name des Kontakts, der die Konversation begonnen hat, sowie die Anzahl der im Thread enthaltenen Teilnehmer.
  • Ein Indikator für Antwort oder Weiterleitung, um leichter die Konversationen identifizieren zu können, auf die Sie noch antworten müssen.
  • Die E-Mail-Betreffzeile, sofern zutreffend, und eine Vorschau des E-Mail-Texts.
  • Der Zeitstempel der zuletzt empfangenen Nachricht auf dem Thread.  
  • Ein Symbol, um anzugeben, von welchem Kanal die Konversation stammt.
  • Eine Vorschau aller Kommentare im Thread. 

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Über- und zugeordnete Datensätze

Zeigen Sie in der rechten Seitenleiste kontextbezogene Informationen über den zugeordneten Kontakt, das zugeordnete Ticket und die frühere Konversationen des Kontakts mit Ihrem Unternehmen an. Klicken Sie auf jeden Abschnitt, um ihn zu erweitern und die zusätzlichen Details anzuzeigen.

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Antworten und Kommentar

Verwenden Sie den Antwort-Editor, um auf eine eingehende E-Mail oder Chat-Nachricht zu antworten, oder verwenden Sie die Registerkarte „Kommentar“, um ein anderes Teammitglied von der Konversation zu benachrichtigen. Sie können auch einen Anruf vom Antwort-Editor aus tätigen, wenn Sie einen Kontakt über das Telefon erreichen möchten.

Erweitern Sie den Antwort-Editor durch Klicken und Ziehen, während Sie Ihre Antwort eingeben. 

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  • Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf eine Konversation, um eine detaillierte Ansicht des Threads auf der rechten Seite zu öffnen.
    • Um einen Benutzer auszuwählen, der der Konversation zugewiesen werden soll, klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü „Eigentümer“.
    • Wenn die Konversation über ein zugeordnetes Ticket verfügt, klicken Sie auf den Ticket-Namen oberhalb der Konversation, um den Ticket-Datensatz in einer anderen Browser-Registerkarte zu öffnen.
    • Um vom Live-Chat oder Facebook Messenger zu einer Antwort per E-Mail zu wechseln, klicken Sie im Antwort-Editor auf das Dropdown-Menü des Kanals und wählen Sie „E-Mail“ aus. Nach Beendigung der Konversation wird der Konversationsverlauf per E-Mail an den Besucher gesendet.switch-to-email-channel
    • Um eine Kopie des Chat-Transkripts zu senden, die Konversation zu löschen, einen Absender zu blockieren oder die Konversation als Spam zu markieren, klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü „Mehr“.
      • Wenn Sie einen Absender blockieren, wird die Konversation wird in Ihrem Postfach zur Ansicht „Gefiltert“ verschoben. Sie können die Blockierung für einen Absender stets aufheben. Zukünftige Konversationen werden dann nicht mehr in der Ansicht „Spam“, sondern wieder in Ihrem Postfach angezeigt.
        • Bei Chats sieht der Besucher in Zukunft das Chat-Widget, wenn er Ihre Website besucht, aber seine neuen Nachrichten erscheinen nicht in Ihrem Postfach.
        • Bei E-Mails werden der Thread und alle eingehenden Threads von diesem Absender damit künftig gefiltert.
        • Die zugehörigen Tickets werden dauerhaft gelöscht.

Beachten Sie: Wenn Sie eine E-Mail-Konversation als Spam markieren, wird dadurch nur der aktuelle Thread gefiltert.

    • Um eine E-Mail-Konversation an ein anderes Team oder eine andere Organisation außerhalb Ihres Unternehmens weiterzuleiten, klicken Sie oben in der letzten E-Mail-Antwort auf „Weiterleiten“.
    • Klicken Sie auf Konversation schließen, um die Konversation als abgeschlossen zu markieren. Wenn ein Ticket mit der Konversation verknüpft ist, kann der Benutzer das Ticket und die Konversation gleichzeitig schließen oder einfach die Konversation beenden, indem er auf das Dropdown-Menü „Mehr“ klickt und Konversation schließen auswählt. 
  • Wenn Sie mehr Platz benötigen, um auf die Konversation zu antworten, können Sie den rechten oder linken Bereich einklappen, indem Sie auf das Symbol last oben im Bereich klicken, und den Bereich wieder erweitern, indem Sie auf das Symbol first klicken.

Bitte beachten: Eine Bot-Konversation, bei denen noch keine Bot-Aktion vom Typ „An Teammitglied senden“ für den Besucher stattgefunden hat, kann erst nach 30 Minuten Inaktivität des Besuchers als abgeschlossen markiert werden.

  • So löschen oder schließen Sie Ihre Massenkonversationen:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger über die Konversationen und wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Threads aus, die Sie bearbeiten möchten.
    • Wählen Sie oben im Postfach „In den Papierkorb verschieben“ oder „Konversation schließen“ aus.

Status

Klicken Sie oben links auf den Schalter, um ihn zu aktivieren oder zu deaktivieren und den Status Ihrer Chat-Verfügbarkeit zu ändern

chat-Verfügbarkeit
Wenn Sie offline sind, werden Sie weiterhin für alle offenen Chats angezeigt, die Ihnen derzeit zugewiesen sind, während Sie bei neuen eingehenden Besuchern als abwesend erscheinen.

Postfacheinstellungen

Unten links im Postfach können Sie schnell auf Ihre Postfacheinstellungen zugreifen und diese bearbeiten. Sie können Postfacheinstellungen oder spezielle Einstellungen für Ihren E-Mail- oder Chat-Kanal bearbeiten. Erfahren Sie mehr über das Bearbeiten Ihres Postfachs.

posteingangseinstellungen bearbeiten

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