Ein Leitfaden zum Conversations-Postfach

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Conversations > Posteingang.
• Wenn Sie mehrere Postfächer in Ihrem Account verwenden, klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü, und wählen Sie ein anderes Postfach aus. 

• Im Postfach können Sie die folgenden Funktionen zur Verwaltung Ihrer Konversationen verwenden. 

Filter

Alle Konversationen werden in verschiedenen Ansichten segmentiert. In diesen Ansichten werden Konversationen nach zugewiesenem Mitarbeiter, Kanal oder gefiltertem Status gruppiert. Wenn Sie ein Benutzer in einem Marketing Hub -, Sales Hub - oder Service Hub Professional - oder Enterprise -Account sind, erfahren Sie im Posteingang, wie Sie Ihre Konversationen in benutzerdefinierte Ansichten organisieren. 

Wählen Sie in der linken Seitenleiste eine Ansicht aus:

• Nicht zugewiesen: Es werden alle Konversationen angezeigt, die keinem Mitarbeiter zugewiesen wurden.
• Mir zugewiesen: Es werden alle Konversationen angezeigt, die an Sie weitergeleitet oder Ihnen zugewiesen wurden.
• Alle geöffnet: Es werden alle Konversationen Ihres Teams im Postfach angezeigt. Wenn Sie eine ausgehende E-Mail aus dem Posteingang an einen Kontakt senden, wird diese erst dann in der Ansicht „Alle“ angezeigt, wenn der Kontakt auf die E-Mail antwortet. 
• Chat: Es werden alle Konversationen angezeigt, die aus dem Chat-Widget Ihrer Website stammen.
• Bots: Es werden alle Bot-Konversationen angezeigt, die noch nie oder noch keinem Eigentümer zugewiesen wurden.
• E-Mail: Es werden alle Konversationen angezeigt, die aus E-Mails stammen, die an Ihre Team-E-Mail-Adresse gesendet wurden.
• Messenger: Zeigen Sie alle Konversationen an, die von einer Facebook-Unternehmensseite mit einem verknüpften Facebook-Messenger-Konto stammen.
• Formulare: Zeigen Sie alle Einsendungen an ein verknüpftes Support-Formular an.
• Alle abgeschlossen: Es werden alle Konversationen angezeigt, die abgeschlossen wurden.
• Gesendet: Zeigen Sie alle ausgehenden E-Mails an, die vom Conversations-Postfach und von einem Datensatz im CRM aus gesendet wurden. Beachten Sie, dass die Konversation bei einer Antwort des Empfängers auf die E-Mail in die offene Ansicht „Alle“ und jegliche andere relevante Ansicht wie zum Beispiel „Mit zugewiesen“ oder „Nicht zugewiesen“ verschoben wird.
• Spam: Angezeigt werden alle E-Mails, die für geschäftliche Konversationen nicht relevant sind, z. B. Werbe-E-Mails. Alle E-Mails mit rollenbasiertem E-Mail-Absender (marketing@, sales@ usw.) werden in der Ansicht „Spam“ angezeigt.
• Papierkorb: Es werden alle gelöschten Konversationen angezeigt. Öffnen Sie eine gelöschte Konversation, um den Inhalt zu überprüfen. Wenn Sie die gelöschte Konversation wiederherstellen möchten, klicken Sie oben im Menü auf „Wiederherstellen“ rotatei. Um die Nachricht dauerhaft zu löschen, klicken Sie auf „Unwiderruflich löschen“ delete. D adurch wird der Thread unwiderruflich aus dem Postfach und dem Kontaktdatensatz gelöscht, in dem die Konversation protokolliert ist. Das zugehörige Ticket wird ebenfalls gelöscht. Sie können nicht auf die Threads im Postfach oder auf den zugehörigen Datensätzen zugreifen, nachdem sie aus der Müll-Ansicht entfernt wurden. Diese Konversationen werden automatisch nach 30 Tagen gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

Die Ansichten „Nicht zugewiesen“, „Mir zugewiesen“, „Alle offenen“ und „Chat“ werden immer angezeigt. Klicken Sie auf „Mehr“, um auf die anderen Standardansichten zuzugreifen. 

Erstellen

Klicken Sie unten links auf „Erstellen“, um eine ausgehende E-Mail direkt aus Ihrem Conversations-Postfach zu schreiben. Erfahren Sie mehr über das Senden und Beantworten von E-Mails über das Conversations-Postfach.

Liste der Konversationen

Über- und zugeordnete Datensätze

• Kontakt: Um den Kontakt vom Thread zu lösen, klicken Sie auf das X neben dem Namen des Kontakts. Um den Kontaktdatensatz in einer anderen Browser-Registerkarte zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Kontakts. Im Kontaktdatensatz können Sie eine persönliche E-Mail senden, einen Anruf tätigen, eine Notiz hinzufügen, eine Aufgabe erstellen oder ein Meeting mit dem Kontakt vereinbaren.
• Ticket: Um zusätzliche Ticket-Informationen anzuzeigen, klicken Sie auf der Ticket-Karte auf „Mehr anzeigen“. Klicken Sie im Bereich, der sich rechts öffnet, auf „Angezeigte Eigenschaften bearbeiten“, um die Eigenschaften anzupassen, die im Bereich „Ticket-Details“ angezeigt werden. Dadurch werden die Eigenschaften, die auf der Ticket-Karte im Postfach angezeigt werden, nicht aktualisiert. Wenn die Konversation nicht über ein zugeordnetes Ticket verfügt, klicken Sie auf „Ticket erstellen“. Sie können ein Ticket nicht von einer Konversation im Posteingang trennen. Erfahren Sie mehr über das Verwalten von Tickets im Postfach.
• Über dieses Kontakt: Die hier angezeigten Kontakteigenschaften sind identisch mit den Eigenschaften auf der Über-Karte im Kontaktdatensatz. Um die angezeigten Kontakteigenschaften zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol info und klicken Sie dann auf „Eigenschaften bearbeiten“.
• Sonstige Konversationen: Zeigen Sie vorherige Konversationen zwischen dem Kontakt und Ihrem Team an.
• Sonstige Tickets: Zeigen Sie die weiteren zugeordneten Tickets des Kontakt an.
• Früheres Feedback: Zeigen Sie das frühere Feedback des Kontakts aus einer Kundentreue-Umfrage, einer Kunden-Support-Umfrage oder einer Umfrage zur Kundenzufriedenheit an.
• Deals: Zum Erstellen eines Deal-Datensatzes, mit dem Hilfe jegliche Umsatzchancen von dieser Konversation nachverfolgt werden sollen, klicken Sie auf „Deal erstellen“.
• Unternehmen: Zeigen Sie den zugehörigen Unternehmensdatensatz des Kontakts an.
• Benutzerdefinierte Objekte (nur Enterprise): Wenn Sie benutzerdefinierte Objekte verwenden, können Sie den benutzerdefinierten Objektdatensatz anzeigen, der dem im Thread enthaltenen Kontakt zugeordnet ist. Um im Postfach auftauchen zu können, muss der benutzerdefinierte Datensatz dem Kontaktdatensatz zugeordnet sein. 

Antworten und Kommentar

Verwenden Sie den Antwort-Editor, um auf eine eingehende E-Mail oder Chat-Nachricht zu antworten, oder verwenden Sie die Registerkarte „Kommentar“, um ein anderes Teammitglied von der Konversation zu benachrichtigen. Sie können auch einen Anruf vom Antwort-Editor aus tätigen, wenn Sie einen Kontakt über das Telefon erreichen möchten.

Erweitern Sie den Antwort-Editor durch Klicken und Ziehen, während Sie Ihre Antwort eingeben. 

• Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf eine Konversation, um eine detaillierte Ansicht des Threads auf der rechten Seite zu öffnen.
  • Um einen Benutzer auszuwählen, der der Konversation zugewiesen werden soll, klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü „Eigentümer“.
  • Wenn die Konversation über ein zugeordnetes Ticket verfügt, klicken Sie auf den Ticket-Namen oberhalb der Konversation, um den Ticket-Datensatz in einer anderen Browser-Registerkarte zu öffnen.
  • Um vom Live-Chat oder Facebook Messenger zu einer Antwort per E-Mail zu wechseln, klicken Sie im Antwort-Editor auf das Dropdown-Menü des Kanals und wählen Sie „E-Mail“ aus. Nach Beendigung der Konversation wird der Konversationsverlauf per E-Mail an den Besucher gesendet.
  • Um eine Kopie des Chat-Transkripts zu senden, die Konversation zu löschen, einen Absender zu blockieren oder die Konversation als Spam zu markieren, klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü „Mehr“.
    • Wenn Sie einen Absender blockieren, wird die Konversation wird in Ihrem Postfach zur Ansicht „Gefiltert“ verschoben. Sie können die Blockierung für einen Absender stets aufheben. Zukünftige Konversationen werden dann nicht mehr in der Ansicht „Spam“, sondern wieder in Ihrem Postfach angezeigt.
      
      • Bei Chats sieht der Besucher in Zukunft das Chat-Widget, wenn er Ihre Website besucht, aber seine neuen Nachrichten erscheinen nicht in Ihrem Postfach.
      • Bei E-Mails werden der Thread und alle eingehenden Threads von diesem Absender damit künftig gefiltert.
      • Die zugehörigen Tickets werden dauerhaft gelöscht.

Beachten Sie: Wenn Sie eine E-Mail-Konversation als Spam markieren, wird dadurch nur der aktuelle Thread gefiltert.

• Um eine E-Mail-Konversation an ein anderes Team oder eine andere Organisation außerhalb Ihres Unternehmens weiterzuleiten, klicken Sie oben in der letzten E-Mail-Antwort auf „Weiterleiten“.
• Klicken Sie auf Konversation schließen, um die Konversation als abgeschlossen zu markieren. Wenn ein Ticket mit der Konversation verknüpft ist, kann der Benutzer das Ticket und die Konversation gleichzeitig schließen oder einfach die Konversation beenden, indem er auf das Dropdown-Menü „Mehr“ klickt und Konversation schließen auswählt. 

• Wenn Sie mehr Platz benötigen, um auf die Konversation zu antworten, können Sie den rechten oder linken Bereich einklappen, indem Sie auf das Symbol last oben im Bereich klicken, und den Bereich wieder erweitern, indem Sie auf das Symbol first klicken.

Bitte beachten: Eine Bot-Konversation, bei denen noch keine Bot-Aktion vom Typ „An Teammitglied senden“ für den Besucher stattgefunden hat, kann erst nach 30 Minuten Inaktivität des Besuchers als abgeschlossen markiert werden.

• So löschen oder schließen Sie Ihre Massenkonversationen:
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über die Konversationen und wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Threads aus, die Sie bearbeiten möchten.
  • Wählen Sie oben im Postfach „In den Papierkorb verschieben“ oder „Konversation schließen“ aus.

Status

Klicken Sie oben links auf den Schalter, um ihn zu aktivieren oder zu deaktivieren und den Status Ihrer Chat-Verfügbarkeit zu ändern. 

Wenn Sie offline sind, werden Sie weiterhin für alle offenen Chats angezeigt, die Ihnen derzeit zugewiesen sind, während Sie bei neuen eingehenden Besuchern als abwesend erscheinen.

Postfacheinstellungen

Unten links im Postfach können Sie schnell auf Ihre Postfacheinstellungen zugreifen und diese bearbeiten. Sie können Postfacheinstellungen oder spezielle Einstellungen für Ihren E-Mail- oder Chat-Kanal bearbeiten. Erfahren Sie mehr über das Bearbeiten Ihres Postfachs.