Ein Leitfaden zum Conversations-Postfach

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Conversations > Posteingang.
• Wenn Sie mehrere Postfächer in Ihrem Account verwenden, klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü, und wählen Sie ein anderes Postfach aus.
• Im Postfach können Sie die folgenden Funktionen zur Verwaltung Ihrer Konversationen verwenden:
  
  • Filter
  • Ansichten
  • Erstellen
  • Liste der Konversationen
  • Über- und zugeordnete Datensätze
  • Antworten und Kommentar
  • Status
  • Postfacheinstellungen

Filter

Sie können Ihre Konversationen gleichzeitig sowohl durchsuchen als auch filtern, um einen relevanten Thread zu finden. Klicken Sie oben links auf das search Suchsymbol und geben Sie einen Suchbegriff ein, um nach einer Konversation zu suchen, und wenden Sie Filter an, um Ihre Suche einzugrenzen.

• Status: Filtern Sie Ihre Konversationen anhand des offenen oder geschlossenen Status.
  
• Kanal: Sortieren Sie Konversationen basierend darauf, ob sie über eine E-Mail, einen Live-Chat oder eine Messenger-Konversation erstellt wurden.
• Kontakt: Konversationen nach dem Kontakt filtern, der dem Thread zugeordnet ist.
• Zuständiger Mitarbeiter: Filtern Sie Konversationen nach dem spezifischen Teammitglied, das der Konversation zugewiesen ist. Sie können auch Konversationen filtern, die einem Bot zugewiesen sind. 
• Datum: Verwenden Sie die Datumsauswahl, um Konversationen zu filtern Sie, die über einen bestimmten Zeitraum stattgefunden haben.
• Mehr Optionen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Gefilterte ausblenden“, um Konversationen herauszufiltern, die für Ihr Unternehmen nicht relevant sind, und/oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Müll ausblenden“, um gelöschte Konversationen aus Ihren Suchergebnissen herauszufiltern. 

Sie können Ihre Konversationen auch von den ältesten zu den neuesten sortieren, indem Sie auf das Dropdown-Menü oberhalb der Liste der Konversationen klicken. Um zurück zu Ihrem Postfach zu gelangen, klicken Sie oben rechts auf „Suche beenden“.

Ansichten

Alle Konversationen werden in verschiedenen Ansichten segmentiert. In diesen Ansichten werden Konversationen nach zugewiesenem Mitarbeiter, Kanal oder gefiltertem Status gruppiert. Wählen Sie in der linken Seitenleiste eine Ansicht aus:

• Alle Konversationen: Es werden alle Konversationen Ihres Teams im Postfach angezeigt.
• Mir zugewiesen: Es werden alle Konversationen angezeigt, die an Sie weitergeleitet oder Ihnen zugewiesen wurden.
• Nicht zugewiesene Konversationen: Es werden alle Konversationen angezeigt, die keinem Mitarbeiter zugewiesen wurden.
• E-Mail: Es werden alle Konversationen angezeigt, die aus dem E-Mail-Postfach Ihres Teams stammen.
• Chat: Es werden alle Konversationen angezeigt, die aus einem Chat-Widget Ihrer Website stammen.
• Messenger: Zeigen Sie alle Konversationen an, die von einer Facebook-Unternehmensseite mit einem verknüpften Facebook-Messenger-Konto stammen.
• Formulare: Zeigen Sie alle Einsendungen an ein verknüpftes Support-Formular an.
• Tickets: Zeigen Sie alle Konversationen, die ein zugeordnetes Ticket haben.
• Bots: Es werden alle Bot-Konversationen angezeigt, die noch nie oder noch keinem Eigentümer zugewiesen wurden.
• Gefiltert: Es werden alle E-Mails angezeigt, die für geschäftliche Konversationen nicht relevant sind, z. B. Werbe-E-Mails. Alle E-Mails mit rollenbasiertem E-Mail-Absender (marketing@, sales@ usw.) werden in der Ansicht „Gefiltert“ angezeigt.
• Papierkorb: Es werden alle gelöschten Konversationen angezeigt. Öffnen Sie eine gelöschte Konversation, um den Inhalt zu überprüfen. Wenn Sie die gelöschte Konversation wiederherstellen möchten, klicken Sie oben im Menü auf „Wiederherstellen“ rotatei. Um die Nachricht dauerhaft zu löschen, klicken Sie auf „Unwiderruflich löschen“ delete. Dadurch wird der Thread unwiderruflich aus dem Postfach und dem Kontakt- oder Ticket-Datensatz gelöscht, in dem die Konversation protokolliert ist. Sie können nicht auf die Threads im Postfach oder auf den zugehörigen Datensätzen zugreifen, nachdem sie aus der Müll-Ansicht entfernt wurden. Diese Konversationen werden automatisch nach 30 Tagen gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.
• Gesendet: Zeigen Sie alle ausgehenden E-Mails an, die vom Conversations-Postfach und von einem Datensatz im CRM aus gesendet wurden. Beachten Sie, dass die Konversation bei einer Antwort des Empfängers auf die E-Mail in die Ansicht „Alle Konversationen“ und jegliche andere relevante Ansicht wie zum Beispiel „Mit zugewiesen“ oder „Nicht zugewiesen“ verschoben wird.

Erstellen

Klicken Sie oberhalb der Filter auf „Erstellen“, um eine ausgehende E-Mail direkt aus Ihrem Conversations-Postfach zu schreiben. Erfahren Sie mehr über das Senden und Beantworten von E-Mails über das Conversations-Postfach.

Liste der Konversationen

Im linken Bereich wird eine Liste aller Konversationen in der ausgewählten Ansicht angezeigt. Die Konversationen werden basierend auf dem Zeitpunkt des Eingangs der Nachricht sortiert, beginnend mit der letzten Nachricht. Die Vorschau der Nachricht enthält die folgenden Informationen:

1. Der Name des Kontakts, der die Konversation begonnen hat, sowie die Anzahl der im Thread enthaltenen Teilnehmer.
2. Ein Indikator für Antwort oder Weiterleitung, um leichter die Konversationen identifizieren zu können, auf die Sie noch antworten müssen.
3. Die E-Mail-Betreffzeile, sofern zutreffend, und eine Vorschau des E-Mail-Texts.
4. Der Zeitstempel, an dem die Konversationen erstmals begonnen wurden. Wenn die Konversation weniger als 24 Stunden alt ist, wird ein relativer Zeitstempel angezeigt. 
5. Ein Symbol, um anzugeben, von welchem Kanal die Konversation stammt.
6. Eine Vorschau aller Kommentare im Thread. 

• Klicken Sie auf eine Konversation, um eine detaillierte Ansicht des Threads auf der rechten Seite zu öffnen.
  • Um einen Benutzer auszuwählen, dem die Konversation zugewiesen werden soll, klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü „Zuständiger Mitarbeiter“.
  • Wenn die Konversation über ein zugeordnetes Ticket verfügt, klicken Sie auf den Ticket-Namen oberhalb der Konversation, um den Ticket-Datensatz in einer anderen Browser-Registerkarte zu öffnen.
  • Um eine Kopie des Chat-Transkripts zu senden, die Konversation zu löschen, einen Absender zu blockieren oder die Konversation als Spam zu markieren, klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü „Mehr“.
    • Wenn Sie einen Absender blockieren, wird die Konversation wird in Ihrem Postfach zur Ansicht „Gefiltert“ verschoben. Sie können die Blockierung für einen Absender stets aufheben. Zukünftige Konversationen werden dann nicht mehr in der Ansicht „Gefiltert“, sondern wieder in Ihrem Postfach angezeigt.
      
      • Bei Chats sieht der Besucher in Zukunft das Chat-Widget, wenn er Ihre Website besucht, aber seine neuen Nachrichten erscheinen nicht in Ihrem Postfach.
      • Bei E-Mails werden der Thread und alle eingehenden Threads von diesem Absender damit künftig gefiltert.

Beachten Sie: Wenn Sie eine E-Mail-Konversation als Spam markieren, wird dadurch nur der aktuelle Thread gefiltert.

• Um eine E-Mail-Konversation an ein anderes Team oder eine andere Organisation außerhalb Ihres Unternehmens weiterzuleiten, klicken Sie oben in der letzten E-Mail-Antwort auf „Weiterleiten“.
• Klicken Sie auf success Als abgeschlossen markieren, um die Konversation als abgeschlossen zu markieren.

• Im Antworteditor am unteren Rand der Konversation können Sie eingehende E-Mails beantworten oder den Live-Chat mit Ihren Website-Besuchern nutzen.
• Wenn Sie mehr Platz benötigen, um auf die Konversation zu antworten, können Sie den rechten oder linken Bereich einklappen, indem Sie auf das Symbol last oben im Bereich klicken, und den Bereich wieder erweitern, indem Sie auf das Symbol first klicken.

Bitte beachten: Eine Bot-Konversation, bei denen noch keine Bot-Aktion vom Typ „An Teammitglied senden“ für den Besucher stattgefunden hat, kann erst nach 30 Minuten Inaktivität des Besuchers als abgeschlossen markiert werden.

• So löschen oder schließen Sie Ihre Massenkonversationen:
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über die Konversationen und wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Threads aus, die Sie bearbeiten möchten.
  • Wählen Sie oben im Postfach „Löschen“ oder „Als abgeschlossen markieren“ aus.

Über- und zugeordnete Datensätze

Zeigen Sie in der rechten Seitenleiste kontextbezogene Informationen über den zugeordneten Kontakt, das zugeordnete Ticket und die frühere Konversationen des Kontakts mit Ihrem Unternehmen an. Klicken Sie auf jeden Abschnitt, um ihn zu erweitern und die zusätzlichen Details anzuzeigen.

• Kontakt: Um den Kontakt vom Thread zu lösen, klicken Sie auf das X neben dem Namen des Kontakts. Um den Kontaktdatensatz in einer anderen Browser-Registerkarte zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Kontakts. Im Kontaktdatensatz können Sie eine persönliche E-Mail senden, einen Anruf tätigen, eine Notiz hinzufügen, eine Aufgabe erstellen oder ein Meeting mit dem Kontakt vereinbaren.
• Ticket: Um zusätzliche Ticket-Informationen anzuzeigen, klicken Sie auf der Ticket-Karte auf „Mehr anzeigen“. Klicken Sie im Bereich, der sich rechts öffnet, auf „Angezeigte Eigenschaften bearbeiten“, um die Eigenschaften anzupassen, die im Bereich „Ticket-Details“ angezeigt werden. Dadurch werden die Eigenschaften, die auf der Ticket-Karte im Postfach angezeigt werden, nicht aktualisiert. Wenn die Konversation nicht über ein zugeordnetes Ticket verfügt, klicken Sie auf „Ticket erstellen“. Erfahren Sie mehr über das Verwalten von Tickets im Postfach.
• Über dieses Kontakt: Die hier angezeigten Kontakteigenschaften sind identisch mit den Eigenschaften auf der Über-Karte im Kontaktdatensatz. Um die angezeigten Kontakteigenschaften zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol info und klicken Sie dann auf „Eigenschaften bearbeiten“.
• Sonstige Konversationen: Zeigen Sie vorherige Konversationen zwischen dem Kontakt und Ihrem Team an.
• Sonstige Tickets: Zeigen Sie die weiteren zugeordneten Tickets des Kontakt an.
• Früheres Feedback: Zeigen Sie das frühere Feedback des Kontakts aus einer Kundentreue-Umfrage, einer Kunden-Support-Umfrage oder einer Umfrage zur Kundenzufriedenheit an.
• Deals: Zum Erstellen eines Deal-Datensatzes, mit dem Hilfe jegliche Umsatzchancen von dieser Konversation nachverfolgt werden sollen, klicken Sie auf „Deal erstellen“.
• Unternehmen: Zeigen Sie den zugehörigen Unternehmensdatensatz des Kontakts an.
• Benutzerdefinierte Objekte (nur Enterprise): Wenn Sie benutzerdefinierte Objekte verwenden, können Sie den benutzerdefinierten Objektdatensatz anzeigen, der dem im Thread enthaltenen Kontakt zugeordnet ist. Um im Postfach auftauchen zu können, muss der benutzerdefinierte Datensatz dem Kontaktdatensatz zugeordnet sein. 

Antworten und Kommentar

Verwenden Sie den Antwort-Editor, um auf eine eingehende E-Mail oder Chat-Nachricht zu antworten, oder verwenden Sie die Registerkarte „Kommentar“, um ein anderes Teammitglied von der Konversation zu benachrichtigen. Sie können durch manuelles Klicken und Ziehen den Antworteditor erweitern, während Sie Ihre Antwort eingeben. 

Status

In der linken Ecke können Sie den Status Ihrer Chat-Verfügbarkeit aktivieren bzw. deaktivieren. Klicken Sie neben Ihrem Avatar auf „Auf „abwesend“ ändern oder „Auf „verfügbar“ ändern“.

Wenn Sie offline sind, werden Sie weiterhin für alle offenen Chats angezeigt, die Ihnen derzeit zugewiesen sind, während Sie bei neuen eingehenden Besuchern als abwesend erscheinen.

Postfacheinstellungen

Unten links im Postfach können Sie schnell auf Ihre Postfacheinstellungen zugreifen und diese bearbeiten. Sie können Postfacheinstellungen oder spezielle Einstellungen für Ihren E-Mail- oder Chat-Kanal bearbeiten. Erfahren Sie mehr über das Bearbeiten Ihres Postfachs.