Ein Leitfaden zum Konversationen-Postfach

Alle Conversations werden in verschiedene Posteingangsansichten aufgeteilt. In diesen Ansichten werden Konversationen nach zugewiesenem Mitarbeiter, Kanal oder gefiltertem Status gruppiert. Wenn Sie ein Benutzer in einem Marketing Hub, Sales Hub oder Service Hub Professional- oder Enterprise -Account sind, erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihre Konversationen in benutzerdefinierte Ansichten im Postfach organisieren. 

Wählen Sie in der linken Seitenleiste eine Ansichtaus:

• Nicht zugewiesen: Es werden alle Konversationen angezeigt, die keinem Mitarbeiter zugewiesen wurden. Wenn der zuständige Mitarbeiter für eine Konversation später von Ihrem Account entfernt wird, wird die Zuweisung der Konversation automatisch aufgehoben und sie erscheint ebenfalls in dieser Ansicht.
• Mir zugewiesen: zeigt alle Conversations mit mindestens einer Antwort an, die an Sie weitergeleitet oder Ihnen zugewiesen wurden.
• Alle offenen: Es werden alle Konversationen Ihres Teams im Postfach angezeigt. Beachten Sie, dass eine ausgehende E-Mail, die Sie aus dem Posteingang an einen Kontakt senden, erst dann in der Ansicht Alle geöffneten E-Mails angezeigt wird, wenn der Kontakt auf die E-Mail antwortet. 
• Chat: Es werden alle Konversationen angezeigt, die aus einem Chat-Widget Ihrer Website stammen.
• Bots: zeigt alle bot Conversations an, die nie oder noch nicht einem Besitzer zugewiesen wurden.
• E-Mail: Zeigen Sie alle Konversationen an, die von E-Mails stammen, die an Ihre Team-E-Mail-Adresse gesendet wurden.
• Messenger: zeigt alle Conversations an, die auf einer Facebook Business Page mit einem verbundenen Facebook Messenger Account entstanden sind.
• Formulare: Anzeige aller Eingaben in einem verbundenen Formular.
• Alle geschlossenen: Es werden alle geschlossenen Konversationen angezeigt
• Gesendet: Anzeige aller ausgehenden E-Mails , die aus dem Posteingang der Konversationen und aus einem Datensatz im CRMgesendet wurden. Wenn der Empfänger auf die E-Mail antwortet, wird die Konversation in die Ansicht " Alle offenen " und andere relevante Ansichten, wie die Ansicht " Mir zugewiesen" oder " Nicht zugewiesen" , verschoben.
• Spam: Zeigt alle E-Mails an , die für Ihre geschäftlichen Konversationen nicht relevant sind, z. B. Werbe-E-Mails. Alle E-Mails mit rollenbasiertem E-Mail-Absender (marketing@, sales@ usw.) werden in der Ansicht „Spam“ angezeigt.
• Papierkorb: Es werden alle gelöschten Konversationen angezeigt. Öffnen Sie eine gelöschte Konversation, um den Inhalt zu überprüfen. Wenn Sie die gelöschte Conversation wiederherstellen möchten, klicken Sie im oberen Menü auf Wiederherstellen rotatei . Um die Nachricht endgültig zu löschen, klicken Sie auf Für immer löschen delete. Dadurch wird das Thema dauerhaft aus dem Posteingang und aus dem Datensatz des Kontakts, in dem die Konversation protokolliert wurde, gelöscht. Das zugehörige Ticket wird ebenfalls gelöscht. Sie können nicht auf die Threads im Postfach oder auf den zugehörigen Datensätzen zugreifen, nachdem sie aus der Papierkorb-Ansicht entfernt wurden. Diese Conversations werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

Die Ansichten Nicht zugewiesen, Mir zugewiesen, Alle offenen und Chat werden immer angezeigt. Um auf die anderen Standardansichten zuzugreifen, klicken Sie auf Mehr. 

Erstellen

Klicken Sie unten links auf „Erstellen“, um eine ausgehende E-Mail direkt aus Ihrem Konversationen-Postfach zu schreiben. Erfahren Sie mehr über das Senden und Beantworten von E-Mails aus dem Posteingangder Konversationen.

Liste der Conversations

Im linken Bereich sehen Sie eine Liste aller Conversations in der ausgewählten Ansicht. Die Konversationen werden basierend auf dem Zeitpunkt des Eingangs der Nachricht sortiert, beginnend mit der letzten Nachricht. Die Nachrichtenvorschau enthält die folgenden Angaben:

• Der Name des Kontakts, der die Konversation begonnen hat, sowie die Anzahl der im Thread enthaltenen Teilnehmer.
• Ein Indikator für Antwort oder Weiterleitung, um leichter die Konversationen identifizieren zu können, auf die Sie noch antworten müssen.
• Die E-Mail-Betreffzeile, sofern zutreffend, und eine Vorschau des E-Mail-Texts.
• Der Zeitstempel der letzten empfangenen Nachricht in diesem Thread. 
• Ein Symbol, um anzugeben, von welchem Kanal die Konversation stammt.
• Eine Vorschau aller Kommentare im Thread. 

Über- und zugeordnete Datensätze

Zeigen Sie in der rechten Seitenleiste kontextbezogene Informationen zum zugeordneten Kontakt, zugeordneten Ticket und den früheren Konversationen des Kontakts mit Ihrem Unternehmen an. Klicken Sie auf die einzelnen Abschnitte, um sie zu erweitern und die zusätzlichen Details anzuzeigen.

• Kontakt: Um den Kontakt vom Thread zu trennen, klicken Sie auf das X neben dem Namen des Kontakts. Um den Kontaktdatensatz in einer anderen Browser-Registerkarte zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Kontakts. Im Datensatz des Kontakts können Sie eine Eins-zu-Eins-E-Mail senden, einen Aufruf tätigen, eine Notiz hinzufügen, eine Aufgabe erstellen oder eine Besprechung mit dem Kontakt planen.
• Ticket: Um zusätzliche Ticket-Informationen anzuzeigen, klicken Sie auf der Ticket-Karte auf „Mehr anzeigen“. Klicken Sie in dem Bereich, der sich rechts öffnet, auf Bearbeiten Sie die angezeigten Eigenschaften, um die Eigenschaften anzupassen, die in dem BereichTicketdetails angezeigt werden . Dadurch werden die Eigenschaften, die auf der Ticket-Karte im Postfach angezeigt werden, nicht aktualisiert. Wenn der Conversation kein Ticket zugeordnet ist, klicken Sie auf Ticket erstellen. Sie können ein Ticket nicht von einer Konversation im Postfach trennen. Erfahren Sie mehr über und die Verwaltung von Tickets im Posteingang.
• Über dieses Kontakt: Die hier angezeigten Kontakteigenschaften sind identisch mit den Eigenschaften auf der Über-Karte im Kontaktdatensatz. Um die angezeigten Eigenschaften des Kontakts zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol info und klicken Sie auf Eigenschaften bearbeiten.
• Sonstige Konversationen: Zeigen Sie vorherige Konversationen zwischen dem Kontakt und Ihrem Team an.
• Sonstige Tickets: Zeigen Sie die weiteren zugeordneten Tickets des Kontakt an.
• Bisheriges Feedback: zeigt das bisherige Feedback des Kontakts aus einer Umfrage zur Kundentreue, Umfrage zum Kundensupport, oder Umfrage zur Kundenzufriedenheitan.
• Deals: um einen Datensatz für einen Deal zu erstellen, um alle Umsatzmöglichkeiten aus diesem Gespräch zu verfolgen, klicken Sie auf Create a deal.
• Unternehmen: Zeigen Sie den zugehörigen Unternehmensdatensatz des Kontakts an.
• Benutzerdefinierte Objekte (nur Enterprise): Wenn Sie benutzerdefinierte Objekte verwenden, können Sie den benutzerdefinierten Objektdatensatz anzeigen, der dem im Thread enthaltenen Kontakt zugeordnet ist. Um im Postfach auftauchen zu können, muss der benutzerdefinierte Datensatz dem Kontaktdatensatz zugeordnet sein. 

Antwort und Kommentar

Verwenden Sie den Antwort-Editor, um auf eine eingehende E-Mail oder Chat-Nachricht zu antworten, oder verwenden Sie die Registerkarte Kommentar , um ein anderes Teammitglied über die Unterhaltung zu informieren. Sie können auch einen Anruf vom Antwort-Editor aus tätigen, wenn Sie einen Kontakt über das Telefon erreichen möchten.

Erweitern Sie den Antwort-Editor durch Klicken und Ziehen, während Sie Ihre Antwort eingeben. 

• Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf eine Konversation , um eine Detailansicht des Threads auf der rechten Seite zu öffnen.
  • Um einen Benutzer auszuwählen, dem die Konversation zugewiesen werden soll, klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü „Zuständiger Mitarbeiter“.
  • Wenn die Konversation über ein zugeordnetes Ticket verfügt, klicken Sie auf den Ticket-Namen oberhalb der Konversation, um den Ticket-Datensatz in einer anderen Browser-Registerkarte zu öffnen.
  • Um vom Livechat oder Facebook Messenger zu einer Antwort per E-Mail zu wechseln, klicken Sie im Antwort-Editor auf das Dropdown-Menü des Kanals und wählen Sie „E-Mail“ aus. Wenn die Conversations beendet sind, wird der Verlauf der Konversation per E-Mail an den Besucher gesendet. 
  • Um eine Kopie des Chatprotokolls zu senden, die Konversation zu löschen, einen Absender zu blockieren oder die Konversation als Spam zu markieren, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Mehr oben rechts.
    • Wenn Sie einen Absender blockieren, wird die Conversation in die Ansicht Gefiltert in Ihrem Posteingang verschoben. Sie können einen Absender aus der Ansicht Spam entsperren, damit zukünftige Conversations in Ihrem Posteingang sichtbar sind.
      
      • Für Chats wird der Besucher das Chat Widget sehen, wenn er Ihre Website besucht, aber seine neuen Nachrichten werden nicht in Ihrem Posteingang erscheinen.
      • Bei E-Mails werden dadurch der Thread und alle eingehenden Threads von diesem Absender gefiltert.
      • Die mit verbundenen Tickets werden endgültig gelöscht.

Beachten Sie: Wenn Sie eine E-Mail-Konversation als Spam markieren, wird dadurch nur der aktuelle Thread gefiltert.

• Um eine E-Mail-Konversation an ein anderes Team oder eine Organisation außerhalb Ihres Unternehmens weiterzuleiten, klicken Sie oben in der letzten E-Mail-Antwort auf Weiterleiten.
• Um die Konversation als geschlossen zu markieren, klicken Sie auf „Konversation schließen“. Wenn mit der Konversation ein Ticket verbunden ist, kann der Benutzer das Ticket und die Konversation gleichzeitig schließen oder nur die Konversation schließen, indem er auf das Dropdown-Menü Mehr klickt und Konversation schließenauswählt. 

• Wenn Sie mehr Platz zum Beantworten der Konversation benötigen, können Sie den rechten oder linken Bereich durch Klicken auf das Symbol last am oberen Rand des Bereichs einklappen und den Bereich durch Klicken auf das Symbol first wieder ausklappen.

Bitte beachten: Eine Bot-Konversation, bei denen noch keine Bot-Aktion vom Typ „An Teammitglied senden“ für den Besucher stattgefunden hat, kann erst nach 30 Minuten Inaktivität des Besuchers als geschlossen markiert werden.

• So löschen oder schließen Sie mehrere Ihrer Konversationen gleichzeitig:
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über die Konversationen und wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Threads aus, die Sie bearbeiten möchten.
  • Wählen Sie oben im Postfach „In Papierkorb verschieben“ oder „Konversation schließen“ aus.

Status

Klicken Sie in der oberen linken Ecke auf den Schalter um den Status Ihrer Chat-Verfügbarkeit zu ändern.  

Wenn Sie abwesend sind, stehen Sie weiterhin für alle offenen Chats zur Verfügung, die Ihnen derzeit zugewiesen sind, aber für neu ankommende Besucher erscheinen Sie nicht.

Postfacheinstellungen

Unten links im Postfach können Sie schnell auf Ihre Postfacheinstellungen zugreifen und diese bearbeiten. Sie können Postfacheinstellungen oder spezielle Einstellungen für Ihren E-Mail- oder Chat-Kanal bearbeiten. Erfahren Sie mehr über Bearbeiten Sie Ihren Posteingang.