Ein Leitfaden zum Konversations-Postfach

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Conversations > Posteingang.
• Wenn Sie mehrere Postfächer in Ihrem Account verwenden, klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü, und wählen Sie einen anderen Posteingang aus.
• Im Postfach können Sie die folgenden Funktionen zur Verwaltung Ihrer Konversationen verwenden:
  
  • Filter
  • Ansichten
  • Erstellen
  • Liste der Konversationen
  • Über und zugehörige Datensätze
  • Antworten und Kommentar
  • Status
  • Posteingangseinstellungen

Filter

Um alle Ihre Konversationen zu durchsuchen, klicken Sie oben links auf das Suchsymbol search. Um die in Ihrem Postfach angezeigten Nachrichten zu filtern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Filter, und wählen Sie aus den folgenden Kriterien aus:

• Status: Filtern Sie Ihre Konversationen anhand des offenen oder geschlossenen Status.
  
• Kanal: Sortieren Sie Konversationen basierend darauf, ob Sie per Chat oder E-Mail erstellt wurden, oder zeigen Sie Alle Konversationen an.
• Zuständiger Mitarbeiter: Filtern Sie Konversationen nach dem spezifischen Teammitglied, das der Konversation zugewiesen ist.
• Datum: Filtern Sie Konversationen über einen bestimmten Zeitraum.

Ansichten

Alle Konversationen werden in verschiedenen Ansichten segmentiert. In diesen Ansichten werden Konversationen nach zugewiesenem Mitarbeiter, Kanal oder gefiltertem Status gruppiert. Wählen Sie in der linken Seitenleiste eine Ansicht aus:

• Alle Konversationen: Es werden alle Konversationen Ihres Teams im Postfach angezeigt.
• Mir zugewiesen: Es werden alle Konversationen angezeigt, die an Sie weitergeleitet oder Ihnen zugewiesen wurden.
• Nicht zugewiesene Konversationen: Es werden alle Konversationen angezeigt, die keinem Mitarbeiter zugewiesen wurden.
• E-Mail: Es werden alle Konversationen angezeigt, die aus dem E-Mail-Postfach Ihres Teams stammen.
• Chat: Es werden alle Konversationen angezeigt, die aus einem Chat-Widget Ihrer Website stammen.
• Messenger: Zeigen Sie alle Konversationen an, die von einer Facebook-Unternehmensseite mit einem verknüpften Facebook-Messenger-Konto stammen. 
• Formulare: Zeigen Sie alle Einsendungen an ein verknüpftes Support-Formular an. 
• Bots: Es werden alle Bot-Konversationen angezeigt, die noch nie oder noch keinem Eigentümer zugewiesen wurden.
• Gefiltert: Es werden alle E-Mails angezeigt, die für geschäftliche Konversationen nicht relevant sind, z. B. Werbe-E-Mails. Alle E-Mails mit rollenbasiertem E-Mail-Absender (marketing@, sales@ usw.) werden in der Ansicht Gefiltert angezeigt.
• Mülleimer: Es werden alle gelöschten Konversationen angezeigt. Öffnen Sie eine gelöschte Konversation, um den Inhalt zu überprüfen. Wenn Sie die gelöschte Konversation wiederherstellen möchten, klicken Sie oben im Menü auf Wiederherstellen rotatei. Um die Nachricht dauerhaft zu löschen, klicken Sie auf „Unwiderruflich löschen“ delete.
• Gesendet: Zeigen Sie alle ausgehenden E-Mails an, die vom Conversations-Postfach und von einem Datensatz im CRM gesendet wurden. Beachten Sie, dass die Konversation bei einer Antwort des Empfängers auf die E-Mail in die Ansicht „Alle Konversationen“ und jegliche andere relevante Ansicht wie zum Beispiel „Mit zugewiesen“ oder „Nicht zugewiesen“ verschoben wird.  

Erstellen

Klicken Sie oberhalb der Filter auf Erstellen, um eine ausgehende E-Mail direkt aus Ihrem Konversations-Postfach zu schreiben. Erfahren Sie mehr über das Senden und Beantworten von E-Mails aus dem Konversations-Postfach.

Liste der Konversationen

Im linken Bereich wird eine Liste aller Konversationen in der ausgewählten Ansicht und folgenden Details angezeigt:

1. Der Name des Kontakts, der die Konversation begonnen hat.
2. Die Betreffzeile der E-Mail oder eine Vorschau des Chats-Transkripts.
3. Der Datumsstempel, an dem die E-Mail oder der Chat geöffnet wurde.
4. Eine Kennzeichnung, die angibt, von welchem Kanal die Konversation stammt.

• Klicken Sie auf eine Chat-Unterhaltung, um eine detaillierte Ansicht des Threads auf der rechten Seite zu öffnen.
• Um einen Benutzer auszuwählen, dem die Konversation zugewiesen werden soll, klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü „Zuständiger Mitarbeiter“.
• Um die Konversation zu löschen, einen Absender zu blockieren oder die Konversation als Spam zu markieren, klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü Mehr.

Beachten Sie: Wenn Sie eine E-Mail-Konversation als Spam markieren, wird dadurch nur der aktuelle Thread gefiltert. Erfahren Sie mehr über das Blockieren von Absendern.

• Klicken Sie auf success Als abgeschlossen markieren, um die Konversation als abgeschlossen zu markieren.

• Im Antworteditor am unteren Rand der Konversation können Sie eingehende E-Mails beantworten oder den Live-Chat mit Ihren Website-Besuchern nutzen.
• Wenn Sie mehr Platz benötigen, um auf die Konversation zu antworten, können Sie den rechten oder linken Bereich einklappen, indem Sie auf das Symbol last oben im Bereich klicken, und den Bereich wieder erweitern, indem Sie auf das Symbol first klicken.

Hinweis: Eine Bot-Konversation, bei denen noch keine Agentenübergabeaktion für den Besucher stattgefunden hat, kann erst nach 30 Minuten Inaktivität des Besuchers als abgeschlossen markiert werden.

• So löschen oder schließen Sie Ihre Massenkonversationen:
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über die Konversation(en) und wählen Sie das/die Kontrollkästchen neben den Threads aus, die Sie bearbeiten möchten.
  • Wählen Sie oben im Postfach „Löschen“ oder „Als abgeschlossen markieren“ aus.  

Über und zugehörige Datensätze

• Um einen Kontaktdatensatz in einer neuen Browser-Registerkarte zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Kontakts.
• Um ein neues Ticket für den Kontakt zu erstellen, klicken Sie auf Ticket erstellen.
  
• Um den Kontaktdatensatz zu aktualisieren oder eine neue Interaktion zu erstellen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Mehr:
  • E-Mail: Senden Sie eine Eins-zu-Eins-E-Mail.
  • Anrufen: Kontakt anrufen.
  • Notiz hinzufügen: Fügen Sie dem Datensatz eine Notiz hinzu.
  • Aufgabe erstellen: Erstellen Sie eine Aufgabe für den Datensatz.
  • Meeting-Einladung senden: Planen Sie ein Meeting mit dem Kontakt.
  • Kontakt trennen: Entfernen Sie die Zuordnung zwischen dem Kontakt und dem Live-Chat-Thread.
  • Deal erstellen: Erstellen Sie einen Deal.
  • Absender blockieren: Blockieren Sie einen Absender von zukünftigen Interaktionen mit dem Kanal. Die Konversation wird in Ihrem Posteingang zur Ansicht Gefiltert verschoben. Sie können die Blockierung für einen Absender stets aufheben. Zukünftige Konversationen werden dann nicht mehr in der Ansicht „Gefiltert“, sondern wieder in Ihrem Postfach angezeigt.
    
    • Bei Chats sieht der Besucher in Zukunft das Chat-Widget, wenn er Ihre Website besucht, aber seine neuen Nachrichten erscheinen nicht in Ihrem Posteingang.
    • Bei E-Mails werden der Thread und alle eingehenden Threads von diesem Absender damit künftig gefiltert.

Im Abschnitt Über sehen Sie wichtige Informationen über den Kontakt, dem Sie E-Mails senden oder mit dem Sie chatten. Sie können auch vorhandene Deal-, Ticket- oder Unternehmenszuordnungen sowie einen Verlauf früherer Konversationen mit diesem Kontakt anzeigen.

Antworten und Kommentar

Verwenden Sie den Antwort-Editor, um auf eine eingehende E-Mail oder Chat-Nachricht zu antworten, oder verwenden Sie die Registerkarte „Kommentare“, um ein anderes Teammitglied von der Konversation zu benachrichtigen.

Status

Im Chat-Widget unten links können Sie einige wichtige Einstellungen für Ihren Chat-Status festlegen:

• Offline-Modus: Mit dieser Einstellung können Sie darauf hinweisen, ob Sie für eingehende Konversationen verfügbar oder ob Sie abwesend sind. Wenn Sie den Schalter „Offline-Modus“ einschalten, werden Sie weiterhin für alle offenen Chats angezeigt, die Ihnen derzeit zugewiesen sind, während Sie bei neuen eingehenden Besuchern als abwesend erscheinen.
• Antworten neu zuweisen: Um Chat-Konversationen neu zuweisen, die während Ihrer Abwesenheit erneut geöffnet werden, klicken Sie auf den Schalter „Antworten neu zuweisen“, um ihn zu aktivieren. Diese Option wird angezeigt, wenn der Schalter „Offline-Modus“ aktiviert wird. 

Posteingangseinstellungen

Unten linke im Postfach können Sie schnell auf Ihre Posteinstellungen zugreifen und diese bearbeiten. Sie können Posteingangseinstellungen oder spezielle Einstellungen für Ihren E-Mail- oder Chat-Kanal bearbeiten. Erfahren Sie mehr über das Bearbeiten Ihres Postfachs.