Ein Leitfaden zum Conversations-Postfach

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Conversations > Posteingang.
• Wenn Sie mehrere Posteingänge in Ihrem Account haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü oben links und wählen Sie einen anderen Posteingang aus, den Sie anzeigen möchten. 

• Im Posteingang können Sie die folgenden Funktionen zur Verwaltung Ihrer Conversations nutzen. 

Filter

Sie können Ihre Konversationen gleichzeitig sowohl durchsuchen als auch filtern, um einen relevanten Thread zu finden. Klicken Sie oben links auf das search Suchsymbol und geben Sie einen Suchbegriff ein, um nach einer Konversation zu suchen, und wenden Sie Filter an, um Ihre Suche einzugrenzen.

• Status: Filtern Sie Ihre Konversationen anhand des offenen oder geschlossenen Status.
  
• Kanal: Sortieren Sie Konversationen basierend darauf, ob sie über eine E-Mail, einen Live-Chat oder eine Messenger-Konversation erstellt wurden.
• Kontakt: Konversationen nach dem Kontakt filtern, der dem Thread zugeordnet ist.
• Zuständiger Mitarbeiter: Filtern Sie Konversationen nach dem spezifischen Teammitglied, das der Konversation zugewiesen ist. Sie können auch Konversationen filtern, die einem Bot zugewiesen sind. 
• Datum: Verwenden Sie die Datumsauswahl, um Konversationen zu filtern Sie, die über einen bestimmten Zeitraum stattgefunden haben.
• Mehr Optionen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Gefilterte ausblenden“, um Konversationen herauszufiltern, die für Ihr Unternehmen nicht relevant sind, und/oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Müll ausblenden“, um gelöschte Konversationen aus Ihren Suchergebnissen herauszufiltern. 

Sie können Ihre Konversationen auch von den ältesten zu den neuesten sortieren, indem Sie auf das Dropdown-Menü oberhalb der Liste der Konversationen klicken. Um zurück zu Ihrem Postfach zu gelangen, klicken Sie oben rechts auf „Suche beenden“.

Ansichten

Alle Conversations werden in verschiedene Posteingangsansichten aufgeteilt . In diesen Ansichten werden Konversationen nach zugewiesenem Mitarbeiter, Kanal oder gefiltertem Status gruppiert. Wenn Sie ein Benutzer in einem Marketing Hubsind,Sales Hub oder Service HubProfessional oder Enterprise Account sinderfahren Sie, wie Sie Ihre Conversations in benutzerdefinierten Ansichten im Posteingangorganisieren können. 

Wählen Sie in der linken Seitenleiste eine Ansichtaus:

• Nicht zugewiesen: Anzeige aller Conversations, die keinem Besitzer zugewiesen wurden. Wenn der Besitzer einer Conversation später von Ihrem Account entfernt wird, wird die Zuweisung der Conversation automatisch aufgehoben und sie erscheint ebenfalls in dieser Ansicht.
• Mir zugewiesen: Zeigen Sie alle Conversations an, die an Sie weitergeleitet oder Ihnen zugewiesen wurden.
• Alle offen: Sie sehen alle Conversations Ihres Teams im Posteingang. Beachten Sie, dass eine ausgehende E-Mail, die Sie aus dem Posteingang an einen Kontakt senden, erst dann in der Ansicht Alle geöffneten E-Mails angezeigt wird, wenn der Kontakt auf die E-Mail antwortet. 
• Chat: Anzeige aller Conversations, die über ein Chat-Widget auf Ihrer Website entstanden sind.
• Bots: Zeigen Sie alle Bot-Konversationen an, die noch keinem Besitzer zugewiesen wurden oder werden.
• E-Mail: Zeigen Sie alle Conversations an, die von E-Mails stammen, die an Ihre Team-E-Mail-Adresse gesendet wurden.
• Messenger: Zeigen Sie alle Conversations an, die auf einer Facebook Business Page mit einem verbundenen Facebook Messenger Account entstanden sind.
• Formulare: Anzeige aller Eingaben in einem verbundenen Supportformular.
• Alle geschlossenen: Anzeige aller geschlossenen Conversations.
• Gesendet: Anzeige aller ausgehenden E-Mails , die aus dem Posteingang der Conversations und aus einem Datensatz im CRMgesendet wurden. Wenn der Empfänger auf die E-Mail antwortet, wird die Konversation in die Ansicht " Alle offenen " und andere relevante Ansichten, wie die Ansicht " Mir zugewiesen" oder " Nicht zugewiesen" , verschoben.
• Spam: Zeigt alle E-Mails an , die für Ihre geschäftlichen Conversations nicht relevant sind, z. B. Werbe-E-Mails. Alle E-Mails mit rollenbasiertem E-Mail-Absender (marketing@, sales@ usw.) werden in der Ansicht „Spam“ angezeigt.
• Papierkorb: Es werden alle gelöschten Konversationen angezeigt. Öffnen Sie eine gelöschte Konversation, um den Inhalt zu überprüfen. Wenn Sie die gelöschte Konversation wiederherstellen möchten, klicken Sie oben im Menü auf „Wiederherstellen“ rotatei. Um die Nachricht dauerhaft zu löschen, klicken Sie auf „Unwiderruflich löschen“ delete. Twird das Thema dauerhaft aus dem Posteingang und aus dem Kontaktdatensatz, in dem die Konversation gespeichert ist, gelöscht. Das zugehörige Ticket wird ebenfalls gelöscht. Sie können nicht auf die Threads im Postfach oder auf den zugehörigen Datensätzen zugreifen, nachdem sie aus der Müll-Ansicht entfernt wurden. Diese Konversationen werden automatisch nach 30 Tagen gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

Die Ansichten „Nicht zugewiesen“, „Mir zugewiesen“, „Alle offenen“ und „Chat“ werden immer angezeigt. Um auf die anderen Standardansichten zuzugreifen, klicken Sie auf Mehr.

Erstellen

Klicken Sie unten links auf Verfassen , um eine ausgehende E-Mail direkt aus dem Posteingang Ihrer Conversations zu schreiben. Erfahren Sie mehr über das Senden und Beantworten von E-Mails aus dem Posteingangder Conversations.

Liste der Konversationen

Im linken Bereich wird eine Liste aller Konversationen in der ausgewählten Ansicht angezeigt. Die Konversationen werden basierend auf dem Zeitpunkt des Eingangs der Nachricht sortiert, beginnend mit der letzten Nachricht. Die Vorschau der Nachricht enthält die folgenden Informationen:

• Der Name des Kontakts, der die Konversation begonnen hat, sowie die Anzahl der im Thread enthaltenen Teilnehmer.
• Ein Indikator für Antwort oder Weiterleitung, um leichter die Konversationen identifizieren zu können, auf die Sie noch antworten müssen.
• Die E-Mail-Betreffzeile, sofern zutreffend, und eine Vorschau des E-Mail-Texts.
• Der Zeitstempel der letzten empfangenen Nachricht in diesem Thread.  
• Ein Symbol, um anzugeben, von welchem Kanal die Konversation stammt.
• Eine Vorschau aller Kommentare im Thread. 

Über- und zugeordnete Datensätze

Zeigen Sie in der rechten Seitenleiste kontextbezogene Informationen über den zugeordneten Kontakt, das zugeordnete Ticket und die frühere Konversationen des Kontakts mit Ihrem Unternehmen an. Klicken Sie auf jeden Abschnitt, um ihn zu erweitern und die zusätzlichen Details anzuzeigen.

• Kontakt: Um den Kontakt vom Thread zu lösen, klicken Sie auf das X neben dem Namen des Kontakts. Um den Kontaktdatensatz in einer anderen Browser-Registerkarte zu öffnen, klicken Sie auf den Namen des Kontakts. Im Kontaktdatensatz können Sie eine persönliche E-Mail senden, einen Anruf tätigen, eine Notiz hinzufügen, eine Aufgabe erstellen oder ein Meeting mit dem Kontakt vereinbaren.
• Ticket: Um zusätzliche Ticket-Informationen anzuzeigen, klicken Sie auf der Ticket-Karte auf „Mehr anzeigen“. Klicken Sie in dem Bereich, der sich rechts öffnet, auf Bearbeiten Sie die angezeigten Eigenschaften, um die Eigenschaften anzupassen, die in dem BereichTicketdetails angezeigt werden . Dadurch werden die Eigenschaften, die auf der Ticket-Karte im Postfach angezeigt werden, nicht aktualisiert. Wenn die Konversation nicht über ein zugeordnetes Ticket verfügt, klicken Sie auf „Ticket erstellen“. Sie können ein Ticket nicht von einer Konversation im Posteingang trennen. Erfahren Sie mehr über das Verwalten von Tickets im Postfach.
• Über dieses Kontakt: Die hier angezeigten Kontakteigenschaften sind identisch mit den Eigenschaften auf der Über-Karte im Kontaktdatensatz. Um die angezeigten Kontakteigenschaften zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über das Informationssymbol info und klicken Sie dann auf „Eigenschaften bearbeiten“.
• Sonstige Konversationen: Zeigen Sie vorherige Konversationen zwischen dem Kontakt und Ihrem Team an.
• Sonstige Tickets: Zeigen Sie die weiteren zugeordneten Tickets des Kontakt an.
• Bisheriges Feedback: Zeigen Sie das bisherige Feedback des Kontakts aus einer Umfrage zur Kundentreue, zum Kundensupport oder zur Kundenzufriedenheitan.
• Deals: Zum Erstellen eines Deal-Datensatzes, mit dem Hilfe jegliche Umsatzchancen von dieser Konversation nachverfolgt werden sollen, klicken Sie auf „Deal erstellen“.
• Unternehmen: Zeigen Sie den zugehörigen Unternehmensdatensatz des Kontakts an.
• Benutzerdefinierte Objekte (nur Enterprise): Wenn Sie benutzerdefinierte Objekte verwenden, können Sie den benutzerdefinierten Objektdatensatz anzeigen, der dem im Thread enthaltenen Kontakt zugeordnet ist. Um im Postfach auftauchen zu können, muss der benutzerdefinierte Datensatz dem Kontaktdatensatz zugeordnet sein. 

Antworten und Kommentar

Verwenden Sie den Antwort-Editor, um auf eine eingehende E-Mail oder Chat-Nachricht zu antworten, oder verwenden Sie die Registerkarte „Kommentar“, um ein anderes Teammitglied von der Konversation zu benachrichtigen. Sie können auch einen Anruf vom Antwort-Editor aus tätigen, wenn Sie einen Kontakt über das Telefon erreichen möchten.

Erweitern Sie den Antwort-Editor durch Klicken und Ziehen, während Sie Ihre Antwort eingeben. 

• Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf eine Konversation, um eine detaillierte Ansicht des Threads auf der rechten Seite zu öffnen.
  • Um einen Benutzer auszuwählen, dem die Konversation zugewiesen werden soll, klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü Besitzer .
  • Wenn die Konversation über ein zugeordnetes Ticket verfügt, klicken Sie auf den Ticket-Namen oberhalb der Konversation, um den Ticket-Datensatz in einer anderen Browser-Registerkarte zu öffnen.
  • Um vom Live-Chat oder Facebook Messenger zu einer Antwort per E-Mail zu wechseln, klicken Sie im Antwort-Editor auf das Dropdown-Menü des Kanals und wählen Sie „E-Mail“ aus. Nach Beendigung der Konversation wird der Konversationsverlauf per E-Mail an den Besucher gesendet.
  • Um eine Kopie des Chatprotokolls zu senden, die Konversation zu löschen, einen Absender zu blockieren oder die Konversation als Spam zu markieren, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Mehr oben rechts.
    • Wenn Sie einen Absender blockieren, wird die Konversation wird in Ihrem Postfach zur Ansicht „Gefiltert“ verschoben. Sie können die Blockierung für einen Absender stets aufheben. Zukünftige Konversationen werden dann nicht mehr in der Ansicht „Spam“, sondern wieder in Ihrem Postfach angezeigt.
      
      • Bei Chats sieht der Besucher in Zukunft das Chat-Widget, wenn er Ihre Website besucht, aber seine neuen Nachrichten erscheinen nicht in Ihrem Postfach.
      • Bei E-Mails werden der Thread und alle eingehenden Threads von diesem Absender damit künftig gefiltert.
      • Die zugehörigen Tickets werden dauerhaft gelöscht.

Beachten Sie: Wenn Sie eine E-Mail-Konversation als Spam markieren, wird dadurch nur der aktuelle Thread gefiltert.

• Um eine E-Mail-Konversation an ein anderes Team oder eine Organisation außerhalb Ihres Unternehmens weiterzuleiten, klicken Sie oben in der letzten E-Mail-Antwort auf Weiterleiten.
• Um die Konversation als abgeschlossen zu markieren, klicken Sie auf Konversation schließen. Wenn mit der Konversation ein Ticket verbunden ist, kann der Benutzer das Ticket und die Konversation gleichzeitig schließen oder nur die Konversation schließen, indem er auf das Dropdown-Menü Mehr klickt und Konversation schließenauswählt. 

• Wenn Sie mehr Platz benötigen, um auf die Konversation zu antworten, können Sie den rechten oder linken Bereich einklappen, indem Sie auf das Symbol last oben im Bereich klicken, und den Bereich wieder erweitern, indem Sie auf das Symbol first klicken.

Bitte beachten: Eine Bot-Konversation, bei denen noch keine Bot-Aktion vom Typ „An Teammitglied senden“ für den Besucher stattgefunden hat, kann erst nach 30 Minuten Inaktivität des Besuchers als abgeschlossen markiert werden.

• So löschen oder schließen Sie Ihre Massenkonversationen:
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über die Konversationen und wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Threads aus, die Sie bearbeiten möchten.
  • Wählen Sie oben im Posteingang die Option In den Papierkorb verschieben oder Konversation schließen.

Status

Klicken Sie in der oberen linken Ecke auf den Schalter , um Ihre Chat-Verfügbarkeitein- oder auszuschalten.

Wenn Sie abwesend sind, stehen Sie weiterhin für alle offenen Chats zur Verfügung, die Ihnen derzeit zugewiesen sind, aber für neu ankommende Besucher erscheinen Sie nicht.

Postfacheinstellungen

Unten links im Postfach können Sie schnell auf Ihre Postfacheinstellungen zugreifen und diese bearbeiten. Sie können Postfacheinstellungen oder spezielle Einstellungen für Ihren E-Mail- oder Chat-Kanal bearbeiten. Erfahren Sie mehr über die Bearbeitung Ihres Posteingangs.