Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Meetings

Meeting-Links erstellen und teilen

Zuletzt aktualisiert am: November 22, 2019

Nachdem Sie Ihren Kalender verknüpft und Ihre Meeting-Tool-Einstellungen angepasst haben, können Sie Meeting-Links erstellen, um sie mit Ihren Kontakten zu teilen, damit sie einfach Zeit bei Ihnen buchen können. Die Meeting-Links werden mit Ihrem verknüpften Gmail- oder Office 365-Kalender synchronisiert, damit Ihre Termine stets auf dem neuesten Stand sind.

Meetings-Link erstellen

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Meetings.
  • Klicken Sie oben rechts auf „Meeting-Link erstellen“ und wählen Sie dann „Persönlich“ aus.
  • Richten Sie Ihren Meeting-Link mit den unten genannten Schritten ein.

Meeting-Details anpassen

Bearbeiten Sie auf der Seite „Details“ die grundlegenden Informationen des Meetings.

  1. Meeting-Foto: Dieses Foto wird oben auf Ihrer Meeting-Link-Seite angezeigt. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Foto und klicken Sie auf „Foto ändern“, um es zu bearbeiten.
  2. Meeting-Überschrift: Diese Überschrift wird neben dem Meeting-Foto oben auf Ihrer Meeting-Link-Seite angezeigt.
  3. Meeting-Name: Der interne Name, der in Ihrem Meetings-Dashboard angezeigt und auch verwendet wird, wenn Sie den Meeting-Link in eine E-Mail einfügen.
  4. Meeting-Link: Der Link, den potenzielle Kunden verwenden, um dieses Meeting zu buchen. Der Link kann nur von bezahlten Sales Hub oder Service Hub-Benutzern bearbeitet werden. Dieser Wert kann nach der Erstellung nicht bearbeitet werden. Um einen Link zu einer neuen URL zu haben, müssen Sie einen neuen Link erstellen. 
  5. Meeting-Typ (NurSales Hub Professional oder Enterprise oder Service Hub Professional oder Enterprise )Wählen Sie im Dropdown-Menü einen Meeting-Typ aus.
  6. Dauer: Die Dauer der Meetings, die Besucher über diesen Meeting-Link buchen können. Klicken Sie auf „+ Dauer hinzufügen“, um weitere Optionen hinzuzufügen. meetings-details-screen
  • Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihrer Meeting-Details fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“.

 

Meeting-Konfiguration anpassen

Fügen Sie Informationen über den Standort Ihres Meetings hinzu und bearbeiten Sie die Details, die in der Kalendereinladung berücksichtigt werden sollen.

  1. Ort: Informationen darüber, auf welche Weise Sie mit Ihrem Meeting-Teilnehmer in Kontakt treten werden. Dies kann ein Call-In-Link, physischer Standort usw. sein Dieser Ort steht in der Kalendereinladung des Kontakts und in dem Event, das in Ihrem persönlichen Kalender erstellt wird.
  2. Videokonferenz-Link hinzufügen: Wenn Sie Zoom in HubSpot integriert haben, wählen Sie einen Link zur Videokonferenz zum Hinzufügen in Ihre Meeting-Einladung aus. Wenn Sie die Integration nicht eingerichtet haben, sehen Sie diese Option nicht.
  3. Einladungsbetreff: Der Name der Kalendereinladung und der Name des Events, das in Ihrem persönlichen Standardkalender erstellt wird, nachdem das Meeting gebucht wurde (z. B. Produkt-Demo mit Lauren). Sie können Personalisierungstoken in den Betreff einfügen, indem Sie auf „Kontakt-Token“ oder „Unternehmens-Token“ klicken.
  4. Einladungsbeschreibung: Eine Beschreibung des Meetings, die angezeigt wird, wenn es gebucht wird. Diese Beschreibung steht in der Kalendereinladung, die Kontakte erhalten, und in dem Event, das in Ihrem persönlichen Kalender erstellt wird.
  5. Sprache: Wählen Sie eine Sprache für Ihren Meeting-Link aus.
  6. Format für Datum und Zahlen: Wählen Sie ein Land für das Datum und die Zahlen des Meetings-Links aus.
  7. E-Mail-Benachrichtigungen: Legen Sie fest, wann Bestätigungs-E-Mails an Besucher gesendet werden, die ein Meeting mit Ihnen gebucht haben. Wenn Sie ein kostenpflichtiges HubSpot-Abonnement haben, können Sie das Unternehmens-Branding anpassen, das in diesen E-Mails angezeigt wird. Beim kostenlosen Meetings-Tool wird immer das Branding von HubSpot in E-Mail-Benachrichtigungen angezeigt.
    • Wenn eine Bestätigungs-E-Mail nicht gesendet werden soll, wenn jemand ein Meeting über diesen Meeting-Link bucht, klicken Sie auf den Schalter „Bestätigungs-E-Mails an potenzielle und bestehende Kunden senden, sobald diese über diesen Link Meetings gebucht haben“, um ihn zu deaktivieren.
    • Wenn Sie Erinnerungs-E-Mails vor einem Meeting senden möchten, klicken Sie auf den Schalter „Vor Meetings Erinnerungs-E-Mails an potenzielle und bestehende Kunden senden, die Meetings über diesen Link buchen“, um ihn zu aktivieren.
      • Um auszuwählen, wie viele Wochen, Tage, Stunden oder Minuten vor dem Meeting eine E-Mail gesendet werden soll, geben Sie im Textfeld eine Telefonnummer ein und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Geplante Erinnerungs-E-Mails“ und wählen Sie ein Zeitmaß aus.
      • Um weitere Erinnerungs-E-Mails hinzuzufügen, klicken Sie auf „Weitere Erinnerung hinzufügen“, oder klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um eine Erinnerungszeit zu löschen. Sie können bis zu drei Erinnerungszeiten hinzufügen.
      • Um die Einladungsbeschreibung in die Erinnerungs-E-Mail aufzunehmen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Einladungsbeschreibung in die E-Mails einfügen“
      • Um eine Vorschau der E-Mail anzuzeigen, die Ihre Kontakte erhalten, klicken Sie auf „Vorschau der Erinnerungs-E-Mail“. Die Sprache der E-Mail entspricht der Sprache, die Sie im Dropdown-Menü „Sprache“ angegeben haben.

Bitte beachten: Für Meetings nach Rundlauf-Verfahren wird die Erinnerungs-E-Mail von dem HubSpot-Benutzer gesendet, der für das Meeting mit dem potenziellen Kunden gebucht wurde, nicht vom HubSpot-Benutzer, der den Meeting-Link erstellt hat.

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  • Wenn Sie die Konfiguration Ihres Meetings angepasst haben, klicken Sie auf „Weiter“.


Verfügbarkeit festlegen

Legen Sie fest, an welchen Tage und zu welchen Zeiten Meetings bei Ihnen gebucht werden können. 

Bitte beachten: Die verfügbaren Zeiten für Ihren Meeting-Link werden in den Zeitzoneneinstellungen des Kontakts angezeigt. Wenn der Computer des Kontakts zum Beispiel auf „Pacific Time“ eingestellt ist, werden die Zeiten in der Pacific Time angezeigt.

Die Kalendereinstellungen des Kontakts bestimmen das Datum und die Uhrzeit des Kalender-Events, das an den Kontakt gesendet wird, nachdem er ein Meeting gebucht hat.

  1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Zeitzone“ und wählen Sie eine Zeitzone aus.
  2. Verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um Ihre Verfügbarkeit festzulegen. Sie können einzelne Zeiten für jeden Wochentag oder die gleiche Verfügbarkeit für jeden Tag, von Montag bis Freitag oder für Wochenendtage festlegen. Sie können auch sich überschneidende verfügbare Zeitfenster festlegen. Wenn Sie beispielsweise Montags bis Freitags von 9:00 bis 17:00 Uhr für Meetings verfügbar sind, aber an Montagen auch noch spät abends arbeiten, klicken Sie auf „+ Stunden hinzufügen“ und verlängern Sie dann Ihre Stunden für montags abends.
  3. Wann ein Meeting geplant werden kann: Anzahl der Wochen, in denen Personen Termine in Ihrem Kalender buchen können. Wenn Sie einen Meetings-Link für ein Event oder eine Konferenz erstellen, können Sie einen benutzerdefinierten Zeitraum für die Buchung angeben. Wählen Sie das Optionsfeld „Über einen Zeitraum von rollierenden Wochen“ oder „Benutzerdefinierter Zeitraum“ aus. Wählen Sie die Anzahl der Wochen aus oder verwenden Sie die Felder „Datumsauswahl“, um Ihren Zeitraum festzulegen. Ein benutzerdefinierter Zeitraum darf nicht länger als 10 Wochen sein.
  4. Mindestbenachrichtigungszeit: Die Zeitspanne vor dem Meeting, bis zu der eine Person einen Termin bei Ihnen buchen kann.
  5. Pufferzeit: Die freizuhaltende Zeit vor und nach einem Meeting.Mit der Pufferzeit können Sie verhindern, dass Meetings zu dicht beieinanderliegend gebucht werden. Wenn Sie beispielsweise zwischen 13:00 und 13:30 Uhr in einem ein Meeting sind und eine Pufferzeit von 30 Minuten haben, wäre die nächste verfügbare Meeting-Zeit 14:00 Uhr.
  6. Inkrementelle Erhöhung der Startzeit: Legen Sie die Häufigkeit der Startzeiten Ihrer Meetings fest. Wenn Sie beispielsweise zwischen 10:00 und 12:00 Uhr für ein 60-minütiges Meeting zur Verfügung stehen und Ihre inkrementelle Erhöhung der Startzeit 15 Minuten beträgt, kann ein potenzieller Kunde um 10:00 Uhr, 10:15 Uhr, 10:30 Uhr usw. 60 Minuten bei Ihnen buchen. 
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  • Wenn Sie die Einrichtung Ihrer Verfügbarkeit abgeschlossen haben, klicken Sie auf „Weiter“.
 

Formularfragen anpassen

Passen Sie Ihre Formularfragen an.  In der Standardeinstellung sind Vorname, Nachname und E-Mail Pflichtfelder. Sales Hub- oder Service Hub-Benutzer mit Lizenzen können jede beliebige Kontakteigenschaft aus Ihrem CRM hinzufügen oder eine benutzerdefinierte Frage hinzufügen.

  • Klicken Sie auf „+ Kontakteigenschaft“ oder „+ Benutzerdefinierte Frage“.
  • Wählen Sie über das Dropdown-Menü eine Eigenschaft aus, oder geben Sie eine Frage in das Feld ein und klicken Sie dann auf „Speichern“.
  • Wenn Sie das Feld optional machen möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Erforderlich“ rechts neben dem Feld.
  • Um das Formular automatisch zu senden, wenn die Formularfelder vorab mit bekannten Daten ausgefüllt werden, klicken Sie auf den Schalter „Formular automatisch einsenden, wenn alle Felder bereits ausgefüllt sind“, um ihn zu aktivieren. 
  • Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ oder passen Sie Ihre Optionen für „Datenschutz und Einwilligung (DSGVO)“ für den einzelnen Link an.

Bitte beachten: Wenn Sie diese Funktionen in HubSpot verwenden, lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung bzw. -beratung bezüglich Ihrer spezifischen Situation beraten.

    • Wenn Sie die Optionen für „Datenschutz und Einwilligung (DSGVO)“ für einen einzelnen Link anpassen möchten, klicken Sie unter Ihren Formularfragen auf „Anpassen“.meetings-legitimate-interest
    • Sie können die Einwilligung eines Kontakts zu einem bestimmten Abonnementtyp erfassen oder ein berechtigtes Interesse an Ihrem Meeting-Link erfassen. Wählen Sie im Bereich „Marketing-Einwilligung anpassen“  im Dropdown-Menü die Option „Einwilligung“ oder „Berechtigtes Interesse“ aus. 
      • Einwilligung: Bearbeiten Sie den Text für Kommunikationseinwilligung und fügen Sie dann zusätzliche Abonnementtypen/Kontrollkästchen hinzu, damit Besucher in die Kommunikation von mehreren Abonnementtypen in einem einzigen Meeting-Link einwilligen können. Klicken Sie auf „+ Weiteres Kontrollkästchen hinzufügen“, wählen Sie dann einen Einwilligungstyp aus und bearbeiten Sie den Text, der neben dem Kontrollkästchen angezeigt wird.
      • Berechtigtes Interesse: Wählen Sie im Dropdown-Menü eine rechtliche Grundlage aus. Um weitere Abonnementtypen hinzuzufügen, damit Sie mehrere Abonnementtypen implizit erfassen können, klicken Sie auf „+ Weiteres Abonnement hinzufügen“, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Abonnementtyp“ und wählen Sie einen Abonnementtyp aus. Das Standardabonnement, das Sie in Meetings auswählen, ist die persönliche Kommunikation. Dies ist ein interner Abonnementtyp in Ihrem HubSpot-Account.
    • Bearbeiten Sie den Datenschutz- und Einwilligungstext des Links. Jegliche Änderungen an den Optionen für „Datenschutz & Einwilligung“ eines einzelnen Links überschreiben den in Ihren Account-Einstellungen festgelegten Standardtext. Erfahren Sie mehr über das Anpassen Ihrer Optionen für „Datenschutz & Einwilligung“. 
    • Klicken Sie auf die Registerkarte „Vorschau“, um zu sehen, wie Ihre Einwilligungsoptionen auf Ihrem Meeting-Link dargestellt werden.
  • Wenn Sie Ihre Formularfragen oder Optionen für Datenschutz & Einwilligung bearbeiten, klicken Sie auf „Änderungen speichern“.

Meeting-Links teilen

Nachdem Sie Ihre Meeting-Links erstellt haben, können Sie diese mit Ihren Kontakten teilen oder auf Ihrer Website einbetten:   Wenn der Kontakt in der Vergangenheit ein Meeting gebucht hat, werden die Formularfelder des Meetings vorab mit den früheren Antworten des Kontakts ausgefüllt.

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Meetings.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über den Meeting-Link und klicken Sie auf „Link kopieren“

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  • Teilen Sie den Link mit Ihren Kontakten, indem Sie ihn als Hyperlink im Text Ihrer E-Mail oder Ihrer E-Mail-Signatur hinzufügen. Wenn Sie ein Benutzer in einem Sales Hub- oder Service Hub-Account sind, können Sie den Link auch auf Ihrer Website einbetten. Bewegen Sie hierzu den Mauszeiger über den Link, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie dann „Einbetten“ aus. Fügen Sie dann den Einbettungscode zu Ihren Website-Seiten hinzu.

Wenn potenzielle Kunden auf Ihren Meeting-Link klicken, können sie ein Datum, eine Uhrzeit und gegebenenfalls auch die Dauer des Meetings für einen Termin auswählen.

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Nachdem die potenziellen Kunden einen Zeitpunkt für ein Meeting ausgewählt haben, werden sie gebeten, ihre Kontaktinformationen einzugeben. Wenn Sie dem Meeting Eigenschaften oder Fragen hinzugefügt haben, werden diese aufgefordert, diese Informationen hier einzugeben. Erfahren Sie mehr über das automatische Ausfüllen von Feldern in Meeting-Formularen mit früheren Antworten. 

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Wenn jemand ein Meeting mit Ihnen bucht, erhalten Sie eine E-Mail mit dem gebuchten Termin und dem Namen des Kontakts. Sie können auch auf den Kontakt klicken, um ihn im CRM-System anzuzeigen, oder den Termin in Ihrem integrierten persönlichen Kalender aufrufen (falls Sie zusätzliche Kalender integriert haben, wird die Einladung dort nicht hinzugefügt). Die potenziellen Kunden erhalten ebenfalls eine Kalendereinladung mit allen Angaben zum Meeting. Wenn Sie ein Starter-Abonnement oder höher haben, können Sie das Unternehmens-Branding anpassen, das in diesen E-Mails angezeigt wird.

Hinweis: Änderungen an Meeting-Beschreibungen im Kontaktdatensatz werden nur an den Kontakt gesendet, wenn Sie Google Kalender verwenden und die bidirektionale Google Kalender-Integration mit HubSpot aktiviert haben. Wenn Sie einen Office 365-Kalender verwenden oder die Integration nicht aktiviert ist, aktualisieren Sie die Meeting-Beschreibung im Kalender-Event, um Änderungen an den Kontakt zu senden, die nicht im Kontaktdatensatz sind.

Wenn Sie den Zugriff auf einen Ihrer integrierten Kalender verlieren, können Kontakte keine Meetings mit Ihnen buchen, selbst wenn Sie noch über andere integrierte Kalender verfügen. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, wenn jemand ein Meeting mit Ihnen buchen möchte, und der Kalender, auf den Sie keinen Zugriff mehr haben, wird auf Ihrer Seite mit den Kalenderintegrationen rot angezeigt.

Sie können den Kalender entweder von Ihrer Seite für die Kalenderintegration in den Meeting-Einstellungen entfernen, indem Sie neben dem X auf das Symbol klicken, oder Sie können sich an die Person wenden, der der Kalender gehört, und sie bitten, Ihnen erneut Zugriff auf den Kalender zu gewähren. Wenn Sie wieder Zugriff auf den Kalender haben, gehen Sie zu den Kalenderintegrationen in Ihren Meeting-Einstellungen und aktualisieren Sie die Seite.

Formularfelder vorab mit bekannten Werten ausfüllen

Wenn ein Kontakt in der Vergangenheit ein Meeting gebucht hat, erkennt HubSpot das Cookie in seinem Browser. Die Formularfelder des Meetings werden dann vorab mit bekannten Werten ausgefüllt, indem Sie die Informationen aus ihrem Kontaktdatensatz abgerufen werden. Wenn die Einstellung „Formular automatisch einsenden, wenn alle Felder bereits ausgefüllt sind“aktiviert ist, wird das Formular, wenn ein bekannter Kontakt ein Datum und eine Uhrzeit für ein Meeting auswählt, automatisch eingesendet, nachdem die Felder vorab mit Informationen des Kontakts ausgefüllt sind. auto-submit-enabled

Benutzerdefinierte Eigenschaften, die auf dem Formular enthalten sind, werden vorab mit bekannten Werten ausgefüllt, benutzerdefinierte Formularfragen hingegen werden nicht vorab ausgefüllt, da diese Antworten nicht für eine Eigenschaft gespeichert werden. Wenn die Einstellung „Formular automatisch einsenden, wenn alle Felder bereits ausgefüllt sind“ aktiviert ist, werden Formulare mit benutzerdefinierten Fragen nicht automatisch eingesendet. auto-submit-with-custom-question

Meetings können auch vorab mit Kontaktinformationen aus einer früheren Einsendung eines Marketing-Formulars ausgefüllt werden. Wenn ein bekannter Kontakt ein Meeting über einen auf einer benutzerdefinierten Domain gehosteten Meeting-Link oder über ein eingebettetes Meeting auf seiner Website bucht, werden die Formularfelder vorab ausgefüllt, wenn der Kontakt ein Marketing-Formular auf einer Seite mit derselben Domain eingesendet hat.

Ein Besucher sendet beispielsweise ein Formular auf www.hubspot.com/contact ein und wird zu einem Kontakt in Ihrem Account. Derselbe Kontakt bucht später über einen Meeting-Link, der auf hubspot.com gehostet wird, www.hubspot.com/meetings/demo, ein Meeting mit Ihnen. Die Formularfelder des Meeting-Links werden vorab mit den Werten aus der ursprünglichen Formulareinsendung auf www.hubspot.com/contact ausgefüllt.

/de/meetings-tool/create-a-meetings-link