Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Meetings

Meeting-Links erstellen und teilen

Zuletzt aktualisiert am: September 24, 2020

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Nachdem Sie Ihren Kalender verknüpft und Ihre Meeting-Tool-Einstellungen angepasst haben, können Sie Meeting-Links erstellen, um sie mit Ihren Kontakten zu teilen, damit sie einfach Zeit bei Ihnen buchen können. Gebuchte Meetings werden mit Ihrem verknüpften Gmail- oder Office 365-Kalender synchronisiert, damit Ihre Termine stets auf dem neuesten Stand sind.

Meeting-Links erstellen

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Meetings.
  • Um einen Meeting-Link zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf „Meeting-Link erstellen“ und wählen Sie dann „Persönlich“ aus. Wenn Sie ein Super-Admin sind, können Sie auch Meeting-Links für andere Benutzer in Ihrem Account erstellen, die ihre Kalendern verknüpft haben. Um einen anderen Benutzer auszuwählen, klicken Sie oben links auf das Dropdown-Menü „Zuständiger Mitarbeiter“ und wählen Sie einen anderen Benutzernamen aus.

Bitte beachten: Super-Admins müssen den eigenen Kalender verknüpfen, bevor sie Meeting-Links für andere Benutzer erstellen können.

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  • Richten Sie Ihren Meeting-Link mit den unten genannten Schritten ein.

Details von Meeting-Links anpassen

Bearbeiten Sie auf der Seite „Details“ die grundlegenden Informationen des Meeting-Links.

  1. Meeting-Foto: Dieses Foto wird oben auf Ihrer Meeting-Link-Seite angezeigt. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Foto und klicken Sie auf „Foto ändern“, um es zu bearbeiten.
  2. Meeting-Überschrift: Diese Überschrift wird neben dem Meeting-Foto oben auf Ihrer Meeting-Link-Seite angezeigt.
  3. Meeting-Name: Der interne Name, der in Ihrem Meetings-Dashboard angezeigt, wenn Sie den Meeting-Link in eine E-Mail einfügen.
  4. Meeting-Link: Der Link, den potenzielle Kunden verwenden, um dieses Meeting zu buchen. Der Link kann nur von bezahlten Sales Hub oder Service Hub-Benutzern bearbeitet werden. Dieser Wert kann nach der Erstellung nicht bearbeitet werden. Um einen Link zu einer neuen URL zu haben, müssen Sie einen neuen Link erstellen.
  5. Meeting-Typ (NurSales Hub Professional oder Enterprise oder Service Hub Professional oder Enterprise )Wählen Sie im Dropdown-Menü einen Meeting-Typ aus.
  6. Dauer: Die Dauer der Meetings, die Besucher über diesen Meeting-Link buchen können. Klicken Sie auf „+ Dauer hinzufügen“, um weitere Optionen hinzuzufügen.meetings-details-screen
  • Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihrer Meeting-Details fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“.

Meeting-Konfiguration anpassen

Fügen Sie einen Meeting-Standort hinzu und passen Sie die Einladung an, die an Teilnehmer gesendet werden soll.

  1. Ort: Informationen darüber, auf welche Weise Sie mit Ihrem Meeting-Teilnehmer in Kontakt treten werden. Dies kann ein Call-In-Link, physischer Standort usw. sein Dieser Ort steht in der Kalendereinladung des Kontakts und in dem Event, das in Ihrem persönlichen Kalender erstellt wird.
  2. Videokonferenzlink hinzufügen: Wenn Sie die Integration von HubSpot mit Zoom oder UberConference verwenden, wählen Sie einen Videokonferenzlink aus, um Ihre Meeting-Einladung hinzuzufügen. Wenn Sie keine Videokonferenz-Integration eingerichtet haben, sehen Sie diese Option nicht. Wenn Sie eine andere Videokonferenz-Software verwenden und Sie Entwickler sind oder sich ein Entwickler in Ihrem Team befindet, können Sie auch die „Videokonferenz-Erweiterungs-API“ verwenden.
  3. Einladungsbetreff: Der Name der Kalendereinladung und der Name des Events, das in Ihrem persönlichen Standardkalender erstellt wird, nachdem das Meeting gebucht wurde (z. B. Produkt-Demo mit Lauren). Sie können Personalisierungstoken in den Betreff einfügen, indem Sie auf „Kontakt-Token“ oder „Unternehmens-Token“ klicken.
  4. Einladungsbeschreibung: Eine Beschreibung des Meetings, die angezeigt wird, wenn es gebucht wird. Diese Beschreibung steht in der Kalendereinladung, die Kontakte erhalten, und in dem Event, das in Ihrem persönlichen Kalender erstellt wird.
  5. Sprache: Wählen Sie eine Sprache für Ihren Meeting-Link aus.
  6. Format für Datum und Zahlen: Wählen Sie ein Land für das Datum und die Zahlen des Meetings-Links aus.
  7. E-Mail-Benachrichtigungen: Legen Sie fest, wann Bestätigungs-E-Mails an Besucher gesendet werden, die ein Meeting mit Ihnen gebucht haben. Wenn Sie ein kostenpflichtiges HubSpot-Abonnement haben, können Sie das Unternehmens-Branding anpassen, das in diesen E-Mails angezeigt wird. Beim kostenlosen Meetings-Tool wird immer das Branding von HubSpot in E-Mail-Benachrichtigungen angezeigt.
    • Standardmäßig wird eine Bestätigungs-E-Mail gesendet, wenn jemand ein Meeting über diesen Meeting-Link bucht. Um die Bestätigungs-E-Mail zu deaktivieren, klicken Sie auf den Schalter „Bestätigungs-E-Mails an potenzielle und bestehende Kunden senden, sobald diese über diesen Link Meetings gebucht haben“, um ihn zu deaktivieren.
    • Um vor einem Meeting Erinnerungs-E-Mails zu senden, klicken Sie auf den Schalter „Vor Meetings Erinnerungs-E-Mails an potenzielle und bestehende Kunden senden, die Meetings über diesen Link buchen“, um ihn zu aktivieren.
      • Um auszuwählen, wie viele Wochen, Tage, Stunden oder Minuten vor dem Meeting eine E-Mail gesendet werden soll, geben Sie im Textfeld eine Telefonnummer ein und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Geplante Erinnerungs-E-Mails“ und wählen Sie ein Zeitmaß aus.
      • Sie können bis zu drei Erinnerungs-E-Mails hinzufügen. Um weitere Erinnerungs-E-Mails hinzuzufügen, klicken Sie auf „Weitere Erinnerung hinzufügen“. Um eine Erinnerung zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol.
      • Um die Einladungsbeschreibung in die Erinnerungs-E-Mail aufzunehmen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Einladungsbeschreibung in die E-Mails einfügen“.
      • Um eine Vorschau der E-Mail anzuzeigen, die Ihre Kontakte erhalten, klicken Sie auf „Vorschau der Erinnerungs-E-Mail“. Die Sprache der E-Mail entspricht der Sprache, die im Dropdown-Menü „Sprache“ ausgewählt wurde.

Bitte beachten: Für Meetings nach Rundlauf-Verfahren wird die Erinnerungs-E-Mail von dem HubSpot-Benutzer gesendet, der für das Meeting mit dem potenziellen Kunden gebucht wurde, nicht vom HubSpot-Benutzer, der den Meeting-Link erstellt hat.

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  • Wenn Sie die Konfiguration Ihres Meetings angepasst haben, klicken Sie auf „Weiter“.


Verfügbarkeit festlegen

Legen Sie die Tage und Uhrzeiten fest, für die Sie Buchungen für diesen Meeting-Link akzeptieren.

Bitte beachten: Die verfügbaren Zeiten für Ihren Meeting-Link werden in den Zeitzoneneinstellungen des Kontakts angezeigt. Wenn der Computer des Kontakts zum Beispiel auf „Pacific Time“ eingestellt ist, werden die Zeiten in der Pacific Time angezeigt. Die Kalendereinstellungen des Kontakts bestimmen das Datum und die Uhrzeit des Kalender-Events, das an den Kontakt gesendet wird, nachdem er ein Meeting gebucht hat.

  1. Zeitzone: Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Zeitzone“ und wählen Sie eine Zeitzone aus.
  2. Verfügbare Zeit: Legen Sie über die Dropdown-Menüs die Tage der Woche und die Dauer Ihrer verfügbaren Zeitfenster fest. Klicken Sie auf „+ Stunden hinzufügen“, um weitere Zeitfenster hinzuzufügen.
  3. Wann ein Meeting geplant werden kann: Geben Sie die Anzahl der Wochen ein, in denen Personen Termine in Ihrem Kalender buchen können.Wenn Sie einen Meetings-Link für ein Event oder eine Konferenz erstellen, können Sie einen benutzerdefinierten Zeitraum für die Buchung angeben. Wählen Sie den Radiobutton „Über einen Zeitraum von rollierenden Wochen“ oder „Benutzerdefinierter Zeitraum“ aus und dann die Anzahl der Wochen oder legen Sie über die Felder der Datumsauswahl einen Zeitraum fest. Ein benutzerdefinierter Zeitraum darf nicht länger als 10 Wochen sein.
  4. Mindestbenachrichtigungszeit: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um die minimale Zeitspanne vor dem Meeting auszuwählen, bis zu der eine Person einen Termin bei Ihnen buchen kann.
  5. Pufferzeit: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um die Pufferzeit zwischen jedem Ihrer Meetings auszuwählen.Die Pufferzeit verhindert, dass Meetings zu dicht hintereinander gebucht werden. Wenn Sie beispielsweise zwischen 13:00 und 13:30 Uhr in einem ein Meeting sind und eine Pufferzeit von 30 Minuten haben, wäre die nächste verfügbare Meeting-Zeit 14:00 Uhr.
  6. Inkrementelle Erhöhung der Startzeit: Legen Sie die Häufigkeit der Startzeiten Ihrer Meetings fest. Wenn Sie beispielsweise zwischen 10:00 und 12:00 Uhr für ein 60-minütiges Meeting zur Verfügung stehen und Ihre inkrementelle Erhöhung der Startzeit 15 Minuten beträgt, kann ein potenzieller Kunde um 10:00 Uhr, 10:15 Uhr, 10:30 Uhr usw. 60 Minuten bei Ihnen buchen.

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  • Wenn Sie mit der Einrichtung Ihrer Verfügbarkeit fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“.
 

Formularfragen anpassen

Standardmäßig sind VornameNachname und E-Mail-Adresse erforderlich, wenn jemand ein Meeting mit Ihnen bucht. Sales Hub- oder Service Hub-Benutzer mit kostenpflichtigen Lizenzen können jede beliebige Kontakteigenschaft als Feld oder eine benutzerdefinierte Frage hinzufügen.

  • Klicken Sie auf „+ Kontakteigenschaft“ oder „+ Benutzerdefinierte Frage“.
  • Wählen Sie über das Dropdown-Menü eine Eigenschaft aus oder geben Sie eine Frage in das Feld ein und klicken Sie dann auf „Speichern“.
  • Um das Feld optional zu machen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Erforderlich“ rechts neben dem Feld.
  • Benutzer mit einer zugewiesenen, kostenpflichtigen Sales Hub- oder Service Hub-Lizenz können Kontakte zu einer bestimmten Unterseite einer Website, einer Landing-Page oder einer externen Seite weiterleiten, nachdem sie ein Meeting gebucht haben, indem Sie den Radiobutton „Weiterleitung auf eine andere Seite“ auswählen. Wenn Sie Anzeigennetzwerkpixel installiert haben, unterstützt diese Weiterleitung das Tracking von Meeting-Buchungen mit externen Netzwerken wie Google und Facebook.
    • Um eine HubSpot-Seite auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie eine Seite aus.meetings-redirect-to-another-page
    • Um Benutzer auf eine externe Seite weiterzuleiten, klicken Sie auf „Externen Link hinzufügen“. Geben Sie im Dialogfeld die URL ein und klicken Sie dann auf „Hinzufügen“.
  • Wenn Meeting-Formularfelder nicht mit bekannten Informationen vorausgefüllt werden sollen, wenn ein Kontakt auf Ihre Website zurückkehrt, klicken Sie auf den Schalter „Felder mit bekannten Werten ausfüllen“, um die Option zu deaktivieren. Wenn diese Einstellung deaktiviert wird, wird die Einstellung „Formular automatisch einsenden, wenn alle Felder bereits ausgefüllt sind“ automatisch deaktiviert.
  • Um das Formular automatisch zu senden, wenn die Formularfelder vorab mit bekannten Daten ausgefüllt werden, klicken Sie auf den Schalter „Formular automatisch einsenden, wenn alle Felder bereits ausgefüllt sind“, um ihn zu aktivieren.
  • Klicken Sie auf „Änderungen speichern“ oder passen Sie Ihre Optionen für „Datenschutz und Einwilligung (DSGVO)“ für den Link an:
    • Um die Optionen für „Datenschutz und Einwilligung (DSGVO)“ für einen Link anzupassen, klicken Sie unter Ihren Formularfragen auf „Anpassen“.meetings-legitimate-interest
    • Sie können die Einwilligung eines Kontakts zu einem bestimmten Abonnementtyp erfassen oder ein berechtigtes Interesse an Ihrem Meeting-Link erfassen. Wählen Sie im Bereich „Marketing-Einwilligung anpassen“ im Dropdown-Menü die Option „Einwilligung“ oder „Berechtigtes Interesse“ aus. 
      • Einwilligung: Bearbeiten Sie den Text für Kommunikationseinwilligung und fügen Sie dann zusätzliche Abonnementtypen/Kontrollkästchen hinzu, damit Besucher in die Kommunikation von mehreren Abonnementtypen in einem einzigen Meeting-Link einwilligen können. Klicken Sie auf „+ Weiteres Kontrollkästchen hinzufügen“, wählen Sie dann einen Einwilligungstyp aus und bearbeiten Sie den Text, der neben dem Kontrollkästchen angezeigt wird.
      • Berechtigtes Interesse: Wählen Sie im Dropdown-Menü eine rechtliche Grundlage aus. Um weitere Abonnementtypen hinzuzufügen, damit Sie mehrere Abonnementtypen implizit erfassen können, klicken Sie auf „+ Weiteres Abonnement hinzufügen“, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Abonnementtyp“ und wählen Sie einen Abonnementtyp aus. Das Standardabonnement, das Sie in Meetings auswählen, ist die persönliche Kommunikation. Dies ist ein interner Abonnementtyp in Ihrem HubSpot-Account.
    • Bearbeiten Sie den Datenschutz- und Einwilligungstext des Links. Jegliche Änderungen an den Optionen für „Datenschutz & Einwilligung“ eines einzelnen Links überschreiben den in Ihren Account-Einstellungen festgelegten Standardtext. Erfahren Sie mehr über das Anpassen Ihrer Optionen für „Datenschutz & Einwilligung“.
    • Klicken Sie auf die Registerkarte „Vorschau“, um zu sehen, wie Ihre Einwilligungsoptionen dargestellt werden.
  • Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihrer Formularfragen und den Optionen für Datenschutz & Einwilligung fertig sind, klicken Sie auf „Änderungen speichern“.

Benutzer mit einer zugewiesenen kostenpflichtigen Sales Hub- oder Service Hub-Lizenz können auch das Unternehmenslogo, Unternehmensinformationen und die Standardfarben, die auf ihrem Meeting-Link angezeigt werden, in den Account-Einstellungen anpassen. Diese hier vorgenommenen Änderungen werden auch auf Ihre Dokumente und Angebote angewendet. Erfahren Sie, wie Sie Ihr Unternehmens-Branding für Sales-Tools von HubSpot bearbeiten.

Sie können die Details für Meeting-Link, die Konfiguration, die Verfügbarkeit und Formularfragen über das Meetings-Dashboard bearbeiten. Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen können auch Links für andere Benutzer in ihrem Account bearbeiten, indem sie einen anderen Benutzernamen über das Dropdown-Menü „Zuständiger Mitarbeiter“ auswählen. Um den Link zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über den Meeting-Link, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie dann „Link bearbeiten“ aus.

Meeting-Links teilen

Nachdem Sie Ihre Meeting-Links erstellt haben, können Sie diese mit Ihren Kontakten teilen oder auf Ihrer Website einbetten.

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Meetings.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über den Meeting-Link und klicken Sie auf „Link kopieren“.

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Teilen Sie den Link mit Ihren Kontakten, indem Sie ihn als Hyperlink im Text Ihrer E-Mail oder Ihrer E-Mail-Signatur hinzufügen. Wenn Sie Ihren Meeting-Link nachverfolgen möchten, informieren Sie sich hier über das Hinzufügen von Tracking-Parametern, bevor Sie Ihren Link teilen. Wenn ein Kontakt ein Meeting über einen Meeting-Link mit Tracking-Parametern bucht, werden die Parameterwerte für die Eigenschaften „Kampagne der letzten Buchung im Meeting-Tool“, „Quelle der letzten Buchung im Meeting-Tool“ und „Medium der letzten Buchung im Meeting-Tool“ übernommen. 

Abhängig von Ihrem HubSpot-Abonnement können Sie das Meeting-Widget auf Ihren HubSpot-Seiten oder Ihren externen Seiten einbetten. Erfahren Sie, wie Sie das Meeting-Widget einbetten.

Buchungen erhalten

Wenn Besucher auf Ihren Meeting-Link klicken, können sie ein Datum, eine Uhrzeit und gegebenenfalls auch die Dauer des Meetings für einen Termin auswählen. Sie werden dann aufgefordert, ihre Kontaktinformationen einzugeben und alle benutzerdefinierten Fragen zu beantworten, die Sie dem Meeting-Link hinzugefügt haben.

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Je nach den Einstellungen Ihres Meeting-Links kann Folgendes passieren, wenn ein Kontakt ein Meeting bucht:

Wenn ein Meeting gebucht wird, erhalten Sie eine E-Mail mit dem gebuchten Termin und dem Namen des Kontakts. Sie können auf den Kontakt klicken, um ihn im CRM-System anzuzeigen, oder den Termin in Ihrem integrierten persönlichen Kalender aufrufen. Die potenziellen Kunden erhalten ebenfalls eine Kalendereinladung mit allen Angaben zum Meeting.

Bitte beachten: Änderungen an Meeting-Beschreibungen im Kontaktdatensatz werden nur an den Kontakt gesendet, wenn Sie Google Kalender verwenden und die bidirektionale Google Kalender-Integration mit HubSpot. Wenn Sie einen Office 365-Kalender verwenden oder die Integration nicht aktiviert ist, aktualisieren Sie die Meeting-Beschreibung im Kalender-Event, um Änderungen an den Kontakt zu senden, die nicht im Kontaktdatensatz sind.

Nach dem Meting können Sie ein Meeting-Ergebnis zuweisen, um Ihre Meeting-Interaktionen mit Ihren Kontakten nachzuverfolgen.

  • Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Meeting-Interaktion und klicken Sie auf „Bearbeiten“.

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  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Ergebnis“ und wählen Sie ein Meeting-Ergebnis aus.

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  • Klicken Sie auf „Speichern“.

Wenn Sie den Zugriff auf einen Ihrer integrierten Kalender verlieren, können Kontakte keine Meetings mit Ihnen buchen, selbst wenn Sie noch über andere integrierte Kalender verfügen. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, wenn jemand ein Meeting mit Ihnen buchen möchte, und der Kalender, auf den Sie keinen Zugriff mehr haben, wird auf Ihrer Seite mit den Kalenderintegrationen rot angezeigt.

Sie können den Kalender entweder von Ihrer Seite für die Kalenderintegration in den Meeting-Einstellungen entfernen, indem Sie neben dem X auf das Symbol klicken, oder Sie können sich an die Person wenden, der der Kalender gehört, und sie bitten, Ihnen erneut Zugriff auf den Kalender zu gewähren. Wenn Sie wieder Zugriff auf den Kalender haben, gehen Sie zu den Kalenderintegrationen in Ihren Meeting-Einstellungen und aktualisieren Sie die Seite.

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