Seuraa ja kirjaa sähköpostit HubSpot Sales Outlookin työpöytälaajennuksen avulla

Käytä HubSpot Sales Outlookin työpöytälaajennuksen seuranta- ja lokiominaisuuksia seurataksesi ja pitääksesi kirjaa siitä, miten yhteystietosi vuorovaikutus sähköposteihisi. Kun seurantaominaisuus on käytössä, voit saada reaaliaikaisia ilmoituksia, kun yhteyshenkilö avaa sähköpostisi. Voit myös valita sähköpostin kirjaamisen yhteyshenkilön tietueeseen HubSpotissa, jotta tiimisi voi pitää kirjaa kaikesta aiemmasta viestinnästä.

Huomaa: Microsoftin uuden Outlook for Windows -käyttöjärjestelmän merkittävien muutosten vuoksi HubSpot ei enää aktiivisesti kehitä tai paranna HubSpot Sales Outlookin työpöytälaajennusta. Vaikka HubSpot Sales Outlook -työpöytälaajennus on edelleen saatavilla vanhassa Outlook for Windowsissa ja sitä tuetaan edelleen, on erittäin suositeltavaa, että aktivoit sen sijaan HubSpot Sales -verkkolisäosan. Jos käytät Outlookin työpöytälaajennusta, HubSpot Salesin web-lisäosa asennetaan automaattisesti, jos siirryt uuteen Outlook for Windows -käyttöjärjestelmään. Lue lisää tästä HubSpot-yhteisö julkaisusta.

• Seuranta: Seurantaominaisuuden avulla voit seurata, milloin yhteystiedot avaavat sähköpostisi. Sähköpostien seuraamiseksi HubSpot lisää sähköpostiin yhden pikselin seurantakuvan sen lähettämisen jälkeen. Jos käytät Chromea HubSpot Sales Chrome -laajennuksen kanssa, saat työpöydällesireaaliaikaisen ilmoituksen, kun kontakti avaa seuratun sähköpostin. Käyttäjät, joille on määritetty Sales Hub maksulliset paikat, voivat myös seurata, kun vastaanottaja napsauttaa sähköpostin linkkiä. Ilmaiskäyttäjät eivät voi seurata klikkauksia. HubSpot tallentaa seuratut sähköpostin avaukset ja napsautukset aktiviteettisyöte ja tietueen aikajana. Sähköpostin seuranta -valintaruudun valitseminen ei kirjaa kopiota sähköpostista HubSpotin tietueeseen.

Huomaa: jos olet ottanut tililläsi käyttöön tietosuoja-asetukset, HubSpot Sales Outlook -lisäosa ei seuraa sähköpostin avauksia ja klikkauksia sellaisten yhteyshenkilöiden osalta, jotka eivät ole antaneet laillista perustetta tietojenkäsittelylle. Lisätietoja yhteystietojen käsittelyn oikeusperustan antamisesta yhteystietojen käsittelylle.

Ennen kuin aloitat, huomaa ero seuratun sähköpostin ja kirjatun sähköpostin välillä:

• Loki: käytä lokiominaisuutta kirjaamaan kopio sähköpostista HubSpotin tietueeseen. Kaikki sähköpostin liitteet kirjautuvat myös yhteyshenkilön tietueeseen. Loggaa sähköpostit, jotta voit pitää kirjaa aiemmasta viestinnästä. Lokitetut sähköpostit eivät anna sinulle tietoa avattuihin tai napsautustietoihin.

Muista, että voit lähettää sähköpostiviestin, jota sekä seurataan että kirjataan. Näin sinulla on kirjaus sähköpostiviestinnästä ja avoimista tiedoista HubSpotissa.

Tässä artikkelissa käsitellään sähköpostien seurantaa ja kirjaamista HubSpot Sales Outlookin työpöytälaajennuksen avulla.Jos käytät Office 365 -lisäosaa, tässä oppaassa kerrotaan, miten sähköposteja seurataan ja kirjataan Office 365 -lisäosan avulla: Seuraa ja kirjaa sähköpostit Office 365 -lisäosan avulla.

Huomaa: Outlook-työpöytälaajennus näkyy missä tahansa sähköpostiosoitteessa, jonka olet määrittänyt Outlook-tilillesi. Näin ollen mistä tahansa näistä sähköpostiosoitteista lähetetyt sähköpostit seurataan, jos seuranta on käytössä. Lisäsähköpostiosoitteesta lähetetyt sähköpostit kirjautuvat HubSpotiin vain, kun kirjaaminen on käytössä, jos sähköpostiosoite on liitetty HubSpotiin tai lisätty aliakseksi profiilissasi ja asetuksissasi.

Seuranta sähköpostit

Seuratun sähköpostiviestin lähettäminen Outlookin työpöytälaajennuksen avulla Outlook-työpöytätililtäsi tietokoneella:

• Kirjaudu sisään Outlook-tilillesi.
• Laadi uusi sähköposti.
• Kirjoita sähköpostin vastaanottaja, otsikko ja sähköpostin runko.
• Valitse viestin nauhassa Sähköpostin seuranta -valintaruutu ja napsauta sitten Lähetä.

Tarkastele seuratun sähköpostin tilaa

Ennen kuin yhteyshenkilösi avaa sähköpostin, sähköpostin aihe ja vastaanottaja näkyvät HubSpotin aktiviteettisyöte nimellä Lähetetty.

Kun vastaanottaja avaa sähköpostiviestin, saat reaaliaikaisen ponnahdusilmoituksen työpöydällesi ja sähköposti-ilmoituksen, joka on merkitty Avaa-merkinnällä aktiviteettisyöte. Napsauta yhteystiedon nimen alla olevaa pudotusvalikkoa nähdäksesi, milloin vastaanottaja avasi sähköpostisi. Näet myös yhteystiedon toimintojen historian lueteltuna pudotusvalikossa.

Huomaa: reaaliaikaiset ilmoitukset näkyvät, kun lähetät seurattavia sähköposteja Office 365 -lisäosan avulla ja jos sinulla on HubSpot Sales Chrome -laajennus. Jos näin ei ole, näet toiminnan vain HubSpotin aktiviteettisyöte.

Voit myös nähdä, miten yhteystietosi suhtautuvat seurattuihin sähköposteihin Chrome-laajennuksen avulla. Pääset aktiviteettisyöte Chrome-laajennuksen kautta napsauttamalla HubSpotin hammasratas-kuvaketta sprocket Chrome-selaimesi oikeassa yläkulmassa.

Lisätietoja sähköpostiseurannasta ja myynti-ilmoituksista sekä seurannan poistamisesta käytöstä.

Sähköpostien kirjaaminen

Jotta voit kirjautua sähköpostiin ja lisätä uusia yhteystietoja HubSpotiin kirjautuneesta sähköpostista, sähköpostiosoitteen, josta lähetät sähköpostia sähköpostiohjelmassasi, on oltava jokin seuraavista:

• Tilisi käyttäjä.
• Yksi yhdistetyistä sähköpostiosoitteistasi.
• Sähköpostiohjelmassasi oleva alias (joko alias, joka on määritetty yhdistettyyn Gmailin postilaatikkoon, tai profiiliisi ja asetuksiisi lisätty alias).

Voit määrittää HubSpot-tilisi asetuksissa sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset, joiden sähköpostiviestejä et halua koskaan kirjata. Tai voit lisätä nämä sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset lisäosan asetuksissa.

Huomaa: yli 50 Mt:n sähköpostiliitteet eivät kirjaudu HubSpotiin. Sähköpostisi toimitetaan silti onnistuneesti yhteyshenkilölle ja kirjautuu CRM:ään, mutta ilman liitetiedostoa.

Voit lähettää kirjautuneen sähköpostin Outlookin työpöytälaajennuksen avulla Outlook-työpöytätililtäsi tietokoneella:

• Laadi uusi sähköposti Outlookissa.
• Kirjoita sähköpostin vastaanottaja, otsikkorivi ja sähköpostin runko.
• Valitse viestinauhassa Log to CRM. BCC-osoitteesi täyttyy automaattisesti BCC-kenttään .

• Voit valita, kirjataanko sähköpostiviesti sähköpostin vastaanottajien tietueisiin.
  • Oletusarvoisesti lisäosa valitsee automaattisesti yhteystiedon kolme viimeisintä siihen liittyvää kauppa- tai lipputietuetta, joihin sähköpostiviestit kirjataan.
  • Voit valita nimenomaisesti, mihin liitettyihin tietueisiin sähköposti kirjataan:
    • Log to CRM -valintaruudun alapuolella napsauta tietueiden pudotusvalikkoa.
    • Valitse niiden tietueiden vieressä olevat valintaruudut , joihin sähköposti kirjataan.

• • • Jos lähetät sähköpostiviestin vastaanottajalle, joka ei ole yhteystietona CRM:ssäsi, luodaan uusi yhteystieto. Näet yhteyshenkilön sähköpostin listattuna, kun muokkaat yhdistyksiä. Poista valintaruudun valinta, jos et halua sähköpostin kirjautuvan uuteen yhteystietueeseen. Lue, miten sähköpostit kirjautuvat vain olemassa oleviin yhteystietoihin.
• Napsauta Lähetä.

Voit mukauttaa Outlookin työpöydän lisäosan asetuksissa, mihin sähköpostitietueisiin ne automaattisesti kirjautuvat. Jos käytät markkinointiyhteystietoja, kirjautuneen sähköpostin luoma uusi yhteyshenkilö asetetaan ei-markkinointitiedoksi.

Huomaa: jos uusi yhteyshenkilö luodaan kirjautuneella sähköpostilla, sähköpostin lähettänyt HubSpot-käyttäjä määritetään automaattisesti yhteyshenkilön omistaja, jos edellistä omistaja ei ole määritetty.

Näytä kirjautunut sähköposti HubSpotissa

Sähköpostit, jotka kirjautuvat HubSpotiin Outlookin työpöytälaajennuksen avulla, liitetään automaattisesti tietueisiin, jotka määrittelit ennen sähköpostin lähettämistä. Näet kirjautuneen sähköpostin HubSpotissa:

Nähdäksesi kirjautuneen sähköpostin HubSpotissa:

• Siirry HubSpot-tililläsi tietueisiin:
  • Yhteystiedot:
  • Yritykset:
  • Sopimukset:
  • Liput:
• Napsauta tietueen nimeä.
• Etsi aikajana kirjautunut sähköpostiosoite. Sähköpostista voit tehdä seuraavat toimet:
  
  1. Kiinnitä: napsauta, jos haluat kiinnittää sähköpostin aikajana yläreunaan.
  2. Kopioi linkki: kopioi kirjatun sähköpostin URL-osoite leikepöydälle napsauttamalla sitä.
  3. Vastaa: napsauta Vastaa, jos haluat lähettää HubSpotista sähköpostivastauksen yhteystiedolle.
  4. Välitä eteenpäin: napsauta, jos haluat välittää sähköpostiviestin toiselle yhteystiedolle.
  5. Poista: Poista sähköpostitoiminto aikajana napsauttamalla sitä.
  6. Yksityiskohdat: napsauta nähdäksesi sähköpostin lähetystä koskevat tarkat tiedot.
  7. Liittyvät tietueet: Muokkaa liitettyjä tietueita napsauttamalla.
  8. Laajenna: napsauta nähdäksesi sähköpostin koko tekstin. Jos sähköpostikeskustelu on käynnissä, voit tarkastella kaikkia viestiketjun sähköpostiviestejä napsauttamalla Näytä viestiketju .
  9. Liitetiedostot: Avaa tähän sähköpostilähetykseen liittyvät liitetiedostot napsauttamalla tätä.

Huomaa: jotta voit lähettää sähköpostivastauksia HubSpotista ja kirjata saapuvat vastaukset HubSpotiin, sinulla on oltava yhdistetty postilaatikko.