Nota bene: la traduzione in olandese di questo articolo è fornita solo per comodità. La traduzione viene creata automaticamente tramite un software di traduzione e potrebbe non essere stata revisionata. Pertanto, la versione inglese di questo articolo deve essere considerata come la versione di governo contenente le informazioni più recenti. È possibile accedervi qui.
Meetings

Creare e condividere i link delle riunioni

Ultimo aggiornamento: febbraio 12, 2021

Si applica a:

Tutti i prodotti e i piani

Una volta che hai collegato il tuo calendario e personalizzato le preferenze dello strumento riunioni, puoi creare collegamenti alle riunioni da condividere con i tuoi contatti in modo che possano facilmente prenotare del tempo con te. Le riunioni prenotate saranno sincronizzate con il tuo calendario Gmail o Office 365 collegato, così i tuoi appuntamenti saranno sempre aggiornati.

Creare collegamenti alle riunioni

  • Nel tuo account HubSpot, naviga su Vendite > Riunioni.
  • Per creare un collegamento alla riunione, in alto a destra, clicca su Crea collegamento alla riunione, poi seleziona Personale.
  • Continua a impostare il tuo link alla riunione seguendo i passi seguenti.

Personalizza i dettagli del tuo collegamento alle riunioni

Nella pagina dei dettagli, modifica le informazioni di base del link delle riunioni.

  1. Foto della riunione: questa foto verrà visualizzata nella parte superiore della tua pagina di collegamento alle riunioni. Passa sopra la foto e clicca su Cambia foto per modificarla.
  2. Proprietario della riunione: se sei un Super Admin, puoi anche creare collegamenti alle riunioni per gli altri utenti del tuo account che hanno collegato i loro calendari. Per selezionare un altro utente, clicca sul menu a tendina Proprietario della riunione e seleziona il nome dell'utente.

Nota: se sei un Super Admin, devi collegare il tuo calendario prima di poter creare collegamenti alle riunioni per altri utenti.

  1. Titolo della riunione: questo titolo verrà visualizzato accanto alla foto della riunione nella parte superiore della tua pagina di link delle riunioni.
  2. Nome della riunione: il nome interno che appare nella tua dashboard delle riunioni e quando inserisci il link delle riunioni in una e-mail.
  3. Link della riunione: il link che i potenziali clienti usano per prenotare questa riunione. Il link può essere modificato solo da utenti Sales Hub o Servizio Hub solo dagliutenti pagati. Questo valore non è modificabile dopo la creazione. Per avere un link ad un nuovo URL, è necessario creare un nuovo link.
  4. Tipo di riunione (Sales Hub Professionale o Impresa o Servizio Hub Professional o Enterprise only): scegli un tipo di riunione dal menu a tendina.
  5. Durata: la durata del tempo in cui i visitatori possono prenotarti quando cliccano su questo link di incontri. Clicca + Aggiungi durata per aggiungere altre opzioni.

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  • Quando hai finito di modificare i dettagli della tua riunione, clicca su Avanti.

Personalizza la configurazione della tua riunione

Aggiungi un luogo di riunione e personalizza l'invito che verrà inviato ai partecipanti.

  1. Luogo: includete informazioni su come vi connetterete con i partecipanti alla riunione. Questo può essere un link di chiamata, un luogo fisico, ecc. Questo luogo apparirà nell'invito al calendario del contatto, e l'evento creato sul tuo calendario personale predefinito.
  2. Aggiungi link alla videoconferenza: se stai usando l'integrazione di HubSpot con Zoom o UberConference, seleziona un link alla videoconferenza da aggiungere al tuo invito alla riunione. Se non hai impostato un'integrazione di videoconferenza, non vedrai questa opzione. Se stai usando un altro software di videoconferenza e sei uno sviluppatore o c'è uno sviluppatore nel tuo team,scopri come usare l'API di estensione della videoconferenza.
  3. Oggetto dell'invito: il nome dell'invito del calendario e il nome dell'evento creato sul tuo calendario personale predefinito dopo la prenotazione della riunione (ad esempio, Product Demo with Lauren). Puoi inserire dei token di personalizzazione nell'oggetto cliccando su Contact token o Company token.
  4. Descrizione dell'invito: una descrizione della riunione che viene visualizzata quando una riunione viene prenotata. Questa descrizione apparirà nell'invito del calendario che il tuo contatto riceve e nell'evento creato sul tuo calendario personale predefinito.
  5. Lingua: seleziona una lingua per il tuo link delle riunioni.
  6. Formato della data e del numero: seleziona un paese per lo stile della data e del numero del tuo link riunioni.
  7. Notifiche e-mail: determina quando le e-mail di conferma saranno inviate ai visitatori che hanno prenotato un incontro con te. Se hai un abbonamento HubSpot a pagamento, puoi personalizzare il branding aziendale che appare su queste email. Lo strumento gratuito per i meeting rende sempre il marchio di HubSpot sulle notifiche email.
    • Per impostazione predefinita, un'email di conferma sarà inviata quando qualcuno prenota una riunione attraverso questo link riunioni. Per disabilitare l'email di conferma, clicca per disattivare l'interruttore Invia email di conferma a prospect e clienti immediatamente dopo che hanno prenotato una riunione tramite questo link.
    • Per inviare e-mail di promemoria prima di una riunione, clicca per attivare l'interruttoreInvia e-mail di promemoria pre-riunione ai prospetti e ai clienti che prenotano riunioni tramite questo link .
      • Per selezionare quante settimane, giorni, ore o minuti prima della riunione dovrebbe essere inviata un'email, inserisci un numero nel campo di testo, poi clicca sul menu a discesa email di promemoria programmata e seleziona una misura temporale.
      • Puoi aggiungere fino a tre email di promemoria. Per aggiungere altre e-mail di promemoria, clicca su Aggiungi un altro promemoria. Per eliminare un promemoria, clicca sull'icona cestino.
      • Per includere la descrizione dell'invito nell'e-mail di promemoria, seleziona la casella di controllo Includi la descrizione dell'invito nel promemoria .
      • Per vedere in anteprima l'e-mail che i tuoi contatti riceveranno, clicca su Anteprima e-mail di promemoria. La lingua dell'e-mail corrisponderà alla lingua selezionata nel menu a discesa Lingua.

Nota: per le riunioni Round Robin, l'email di promemoria sarà inviata dall'utente HubSpot che è stato prenotato per la riunione con il prospect, non dall'utente HubSpot che ha creato il link delle riunioni.

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  • Quando hai finito di personalizzare la configurazione del tuo meeting, clicca su Next.


Imposta la tua disponibilità

Imposta i giorni e gli orari in cui accetterai le prenotazioni per questo link di incontri.

Nota: gli orari disponibili del tuo link alle riunioni appariranno nelle impostazioni del fuso orario del contatto. Per esempio, se il computer del contatto è impostato sull'ora del Pacifico, gli orari appariranno nell'ora del Pacifico. Il impostazioni del calendario del contatto determinano la data e l'ora dell'evento di calendario inviato al contatto dopo la prenotazione di un incontro.

  1. Fuso orario: cliccare sul tasto Fuso orario e seleziona un fuso orario.
  2. Orari disponibili: usa i menu a tendinaper impostare i giorni della settimana e la durata delle tue fasce orarie disponibili. Clicca su + Aggiungi ore per aggiungere altre fasce orarie.
  3. Quando una riunione può essere programmata: inserisci il numero di settimane a partire da ora in cui le persone possono prenotare il tempo sul tuo calendario. Se stai creando un link riunioni per un evento o una conferenza, puoi specificare un intervallo di date personalizzato per la prenotazione. Seleziona il pulsante di opzione In un periodo di settimane mobili oIntervallo di date personalizzato ( solo per gli utenti con posti assegnati a pagamento Sales Hub ), quindiseleziona il numero di settimane o usa i campi di selezione della data per impostare il tuo intervallo di tempo. Un intervallo di date personalizzato non può essere più lungo di 10 settimane.
  4. Tempo minimo di preavviso: clicca sul menu a tendina per selezionare la quantità minima di tempo prima di una riunione che qualcuno può prenotare il tempo con te.
  5. Tempo di buffer: clicca il menu a discesa per selezionare la quantità di tempo di buffer tra ciascuna delle tue riunioni. Il tempo di buffer impedisce che le riunioni siano prenotate troppo vicine. Per esempio, se hai una riunione dalle 13:00 alle 13:30 e hai un tempo buffer di 30 minuti, il prossimo orario di riunione disponibile sarà alle 14:00.
  6. Incremento dell'ora d'inizio: imposta la frequenza degli orari d'inizio delle tue riunioni. Per esempio, se sei disponibile tra le 10:00 e le 12:00 per un incontro di 60 minuti e il tuo incremento dell'orario di inizio è di 15 minuti, un potenziale cliente può prenotare 60 minuti con te alle 10:00, 10:15, 10:30 e così via.

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  • Quando hai finito di impostare la tua disponibilità, clicca su Next.
 

Personalizza le domande del tuo modulo

Per impostazione predefinita,Nome, Cognome ed Email sono richiesti quando qualcuno prenota un incontro con te. Gli utenti di Paid Sales Hub o Service Hub possono anche aggiungere un'altra proprietà del contatto come campo o aggiungere una domanda personalizzata.

Nota: non puoi aggiungere un campo di caricamento di file al tuo modulo di riunione.

  • Clicca su + Proprietà di contatto o + Domanda personalizzata.
  • Usa il menu a tendina per selezionare una proprietà o inserisci una domanda nel campo, poi clicca su Salva.
  • Per rendere il campo opzionale, deseleziona la casella di controllo Required a destra del campo.
  • Gli utenti con un posto a pagamento assegnato a Sales Hub o Service Hub possonoreindirizzare i contatti a una pagina web specifica, una landing page o una pagina esterna dopo che hanno prenotato una riunione selezionando il pulsante di opzione Redirect to another page . Se hai installato i pixel della rete pubblicitaria , questo reindirizzamento supporta il monitoraggio delle prenotazioni delle riunioni con reti esterne come Google e Facebook.
    • Per selezionare una pagina HubSpot, clicca sulmenu a discesa e seleziona unapagina . meetings-redirect-to-another-page
    • Per reindirizzare a una pagina esterna, clicca su Aggiungi collegamento esterno. Nella finestra di dialogo, inserisci l'URL , poi clicca su Aggiungi.
  • Se non vuoi che i campi del modulo incontri siano precompilati con informazioni conosciute quando un contatto ritorna sul tuo sito, clicca per disattivare l'interruttore Precompila campi con valori conosciuti . Disattivando questa impostazione si disattiva automaticamente l'impostazione Invia automaticamente il modulo quando tutti i campi sono precompilati .
  • Per inviare automaticamente il modulo quando i campi del modulo sono precompilati con dati noti, clicca per attivare l'interruttore Invia automaticamente il modulo quando tutti i campi sono precompilati .
  • Clicca su Salva le modifiche, o personalizza le opzioni di Privacy e consenso (GDPR) per il link:
    • Per personalizzare le opzioni diprivacy e consenso (GDPR) per un link, sotto le domande del tuo modulo, clicca su Personalizza.meetings-legitimate-interest
    • Puoi catturare il consenso di un contatto per comunicare a un tipo di abbonamento specifico, o catturare l'interesse legittimo sul tuo link di incontri. Nella sezione Personalizzare il consenso al marketing pannello, selezionare Consenso o Interesse legittimo dal menu a discesa.
      • Consenso: modifica il testo del consenso alla comunicazione, poi aggiungi altri tipi di abbonamento/caselle di controllo per permettere ai visitatori di acconsentire alle comunicazioni da più tipi di abbonamento su un unico link di incontri. Fai clic su + Aggiungi un'altra casella di controllo, quindi seleziona un tipo di consenso e modifica il testo che apparirà accanto alla casella di controllo.
      • Interesse legittimo: selezionare una base legale dal menu a discesa. Per aggiungere altri tipi di abbonamento in modo da poter catturare implicitamente più tipi di abbonamento, clicca + Aggiungi un altro abbonamentopoi clicca sul Tipo di abbonamento e seleziona un tipo di abbonamento. L 'abbonamento predefinito che si seleziona nelle riunioni è la comunicazione "uno contro uno". È un tipo di abbonamento interno al tuo account HubSpot.
    • Modifica il testo della privacy e del consenso del link. Qualsiasi modifica apportata alle opzionidi privacy e consenso di un singolo link sovrascriverà il testo predefinito impostato nelle impostazioni del tuo account . Persaperne di più sulla personalizzazione delleopzioni di privacy e consenso .
    • Per vedere come saranno rese le opzioni di consenso, fare clic sul pulsante Anteprima .
  • Quando hai finito di modificare le domande del modulo e le opzioni di privacy e consenso, clicca su Salva le modifiche.

Gli utenti con un posto assegnato a pagamento Sales Hub o Service Hub possono anche personalizzare il logo aziendale, le informazioni aziendali e i colori predefiniti che vengono visualizzati sul tuo link delle riunioni nelle impostazioni dell'account. Le modifiche apportate qui saranno applicate anche ai tuoi documenti e preventivi. Impara come modificare il marchio della tua azienda per gli strumenti di vendita di HubSpot.

Puoi modificare i dettagli del link della riunione, la configurazione, la disponibilità e le domande del modulo dal dashboard delle riunioni. Gli utenti con i permessi di Super Admin possono anche modificare i collegamenti per altri utenti nel loro account selezionando il nome di un altro utente dal menu a discesa Proprietario in alto a sinistra. Per modificare il link, clicca sul nome del link della riunione per aprire l'editor.

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Condividi i link delle riunioni

Una volta creato un link per le riunioni, puoi condividerlo con i tuoi contatti o incorporarlo nel tuo sito web.

  • Nel tuo account HubSpot, naviga su Vendite > Riunioni.
  • Passa sopra il link delle riunioni e clicca su Copy link.

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Condividi il link con i tuoi contatti aggiungendolo come collegamento ipertestuale nel corpo della tua email o nella firma della tua email. Se vuoi monitorare il tuo link alla riunione, scopri come aggiungere i parametri di monitoraggio prima di condividere il tuo link. Quando un contatto prenota una riunione usando un link alla riunione con parametri di monitoraggio, i valori dei parametri popoleranno leproprietà Campagna dell'ultima prenotazione nello strumento riunioni, Fonte dell'ultima prenotazione nello strumento riunioni e Mezzo dell'ultima prenotazione nello strumento riunioni .

A seconda del tuo abbonamento a HubSpot, puoi incorporare il widget del meeting nelle tue pagine HubSpot o nelle tue pagine esterne. Scopri come incorporare il widget della riunione.

Ricevere le prenotazioni

Quando un visitatore clicca sul tuo link alle riunioni, può selezionare una data, un'ora e una durata se hai impostato più opzioni di durata. Gli verrà poi chiesto di inserire le loro informazioni di contatto e di rispondere a qualsiasi domanda personalizzata che hai aggiunto al link delle riunioni.

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A seconda delle impostazioni del tuo collegamento alla riunione, può accadere quanto segue quando un contatto prenota una riunione:

Quando una riunione viene prenotata, riceverai un avviso via e-mail con l'orario della prenotazione e il nome del contatto. Puoi cliccare per visualizzare il contatto nel CRM o visualizzare l'evento nel tuo calendario personale integrato di default. Il potenziale cliente riceverà anche un invito nel calendario con tutti i dettagli della riunione.

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Se stai usando un account del calendario di Google con lo strumento delle riunioni, puoi configurare le impostazioni del tuo calendario per includere automaticamente i link alle videoconferenze di Google Meet.

  • Apri il tuo Google Calendar.
  • In alto a destra, clicca sull'icona delle impostazioni e seleziona Impostazioni.
  • Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Impostazioni evento.
  • Seleziona la casella di controlloAggiungi automaticamente le videoconferenze di Google Meet agli eventi che creo .

google-meet-settingI link di Google Meet saranno automaticamente aggiunti agli eventi del calendario prenotati sul tuo calendario connesso usando lo strumento riunioni. Se attivi questa impostazione nel tuo Google Calendar e hai integrato Zoom con HubSpot, un link di videoconferenza Zoom sarà incluso nell'evento del calendario invece del link di Google Meet.

Nota: le modifiche alle descrizioni delle riunioni nel record del contatto saranno inviate al contatto solo se stai usando Google Calendar e hai abilitato l'integrazione bidirezionale di Google Calendar con HubSpot. Se stai usando un calendario di Office 365 o non hai abilitato l'integrazione, aggiorna la descrizione della riunione nell'evento del calendario per inviare le modifiche al contatto, non nel record del contatto.

Dopo che la riunione ha avuto luogo, puoi assegnare un risultato della riunione per monitorare meglio i tuoi impegni di riunione con i tuoi contatti.

  • Passare il mouse su un impegno di riunione e cliccare su Edit.

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  • Clicca sul menu a tendina Outcome e seleziona unrisultato della riunione .

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  • Fare clic su Save.

Se perdi l'accesso a uno dei tuoi calendari integrati, i contatti non saranno in grado di prenotare riunioni con te, anche se hai altri calendari integrati. Riceverai un'email che ti avviserà che qualcuno sta cercando di prenotare una riunione con te e il calendario a cui hai perso l'accesso apparirà in rosso nella pagina delle tue integrazioni di calendario.

Puoi rimuovere il calendario dalla tua pagina delle integrazioni del calendario nelle tue impostazioni delle riunioni cliccando sulla X accanto ad esso, oppure puoi contattare la persona che possiede il calendario e chiedergli di darti nuovamente accesso. Una volta ottenuto l'accesso, torna alla pagina delle integrazioni del calendario nelle impostazioni delle riunioni e aggiorna la pagina.

Trasferire i link delle riunioni al nuovo proprietario

Ci possono essere casi in cui un membro del team è fuori ufficio, si sposta in un team diverso o lascia l'azienda. Se sei un utente con i permessi di Super Admin , puoi trasferire il loro link di riunione a un altro proprietario in modo che i contatti possano ancora prenotare il tempo con qualcuno del tuo team. Il nuovo proprietario deve avere un calendario collegato e un posto assegnato a pagamento Sales Hub o Service Hub .

  • Nel tuo account HubSpot, naviga su Vendite > Riunioni.
  • Passa sopra i link delle riunioni da trasferire e seleziona le caselle di controllo accanto ad essi.
  • Nella parte superiore della tabella, fai clic su Trasferimento di proprietà.

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  • Nella finestra di dialogo, clicca sul menu a tendina e seleziona un nuovo proprietario.
  • Fare clic su Trasferimento.

Il proprietario originale del link della riunione non avrà più accesso al link una volta trasferito.