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Nota bene: la traduzione in olandese di questo articolo è fornita solo per comodità. La traduzione viene creata automaticamente tramite un software di traduzione e potrebbe non essere stata revisionata. Pertanto, la versione inglese di questo articolo deve essere considerata come la versione di governo contenente le informazioni più recenti. È possibile accedervi qui.
Meetings

Creare e condividere i link delle riunioni

Ultimo aggiornamento: luglio 29, 2021

Si applica a:

Tutti i prodotti e i piani

Condividi i link delle riunioni con i tuoi contatti in modo che possano facilmente prenotare del tempo con te. Se hai collegato il tuo calendario, le riunioni prenotate si sincronizzeranno con il tuo calendario Gmail o Office 365 collegato, così i tuoi appuntamenti saranno sempre aggiornati.

Isuperamministratori possono anche creare collegamenti alle riunioni per altri membri del team.

Si prega di notare: se stai usando gli strumenti gratuiti di HubSpot, puoi creare e personalizzare un link alla riunione con il branding di default. Scopri di più sui limiti del tuo abbonamento nel catalogo Prodotti e Servizi di HubSpot.

Creare collegamenti alle riunioni

  • Nel tuo account HubSpot, naviga su Vendite > Riunioni.
  • Per creare un collegamento alla riunione, in alto a destra, clicca su Crea collegamento alla riunione.
  • Nella finestra di dialogo, clicca su One-on-One.
  • Fare clic su Avanti.
  • Continua a impostare il tuo link per le riunioni seguendo i passi qui sotto.

Panoramica

Nella pagina Panoramica , modifica le informazioni di base del link delle riunioni.

  • Nome interno: il nome del link che appare quando viene aggiunto a un'e-mail.
  • Organizzatore: il proprietario della riunione, o l'utente con cui il contatto sta programmando una riunione. Se sei un super amministratore che crea collegamenti alle riunioni per altri membri del team, clicca sul menu a discesa Organizzatore e seleziona un utente a cui assegnare il collegamento alle riunioni.
  • Titolo: il nome dell'evento del calendario che condividi con il tuo prospect o cliente. Per esempio, "Demo del prodotto" apparirà come nome dell'evento. Puoi inserire dei token di personalizzazione nell'oggetto cliccando su Contact token o Company token.
  • Luogo: includete informazioni su come e dove vi connetterete con i partecipanti alla riunione. Questo può essere un link di chiamata, un luogo fisico, ecc. Questo luogo apparirà nell'invito al calendario del contatto, e l'evento creato sul tuo calendario personale predefinito.
  • Aggiungi link alla videoconferenza: se stai usando l'integrazione di HubSpot con Zoom, UberConference, o Google Meet, seleziona un link alla videoconferenza da aggiungere al tuo invito alla riunione. Se non hai impostato un'integrazione di videoconferenza, non vedrai questa opzione. Se stai usando un software di videoconferenza diverso, e sei uno sviluppatore o c'è uno sviluppatore nel tuo team,scopri come usare l'API di estensione della videoconferenza.
  • Descrizione: una descrizione della riunione che appare nell'invito quando una riunione è prenotata. Questa descrizione apparirà nell'invito del calendario che il tuo contatto riceve e nell'evento creato sul tuo calendario personale predefinito.
  • Tipo di riunione (Centro vendite Professionale o Impresa o Centro servizi Soloprofessionale o impresa ): scegli un tipo di riunione dal menu a tendina.

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  • Quando hai finito, clicca su Next.

Esperienza di programmazione

Nella pagina dell'esperienza di programmazione , personalizza l'aspetto della pagina di prenotazione che appare quando un contatto visita il tuo link delle riunioni.

  • Nella scheda Pianificazione, puoi personalizzare le seguenti informazioni:
    • Link della pagina di programmazione: il link che i contatti usano per prenotare le riunioni sul tuo calendario. Puoi modificare lo slug della pagina qui.
    • Titolo: inserisci il nome che apparirà sopra il calendario nella pagina di prenotazione.
    • Durata: la durata del tempo in cui i visitatori possono prenotarti quando cliccano su questo link di prenotazione. Clicca + Aggiungi durata per aggiungere altre opzioni.
    • Fuso orario: clicca su Fuso orario e seleziona il tuo fuso orario. Questo è il fuso orario su cui si basa la tua disponibilità.
    • Orari disponibili: usate i menu a discesaper impostare i giorni della settimana e la durata delle vostre fasce orarie disponibili. Fai clic su + Aggiungi ore per aggiungere altre fasce orarie.scheduling-experience-schedule-tab

Nota: gli orari disponibili del tuo link alle riunioni appariranno nelle impostazioni del fuso orario del contatto. Per esempio, se il computer del contatto è impostato sull'ora del Pacifico, gli orari appariranno nell'ora del Pacifico. Il impostazioni del calendario del contatto determinano la data e l'ora dell'evento di calendario inviato al contatto dopo la prenotazione di una riunione.

  • Per vedere ulteriori opzioni di personalizzazione, clicca per espandere lasezione Additional settings .Qui puoi personalizzare quanto segue:
    • Foto della riunione: questa foto apparirà nella parte superiore della tua pagina di collegamento alle riunioni. Clicca su Cambia foto per modificarla.
    • Quando una riunione può essere programmata: inserisci il numero di settimane a partire da ora in cui le persone possono prenotare il tempo sul tuo calendario. Se stai creando un link riunioni per un evento o una conferenza, puoi specificare un intervallo di date personalizzato per la prenotazione. Seleziona il pulsante di opzione In un periodo di settimane mobili o Intervallo di date personalizzato ( solo per gli utenti con posti a pagamentoSales Hub assegnati), quindi seleziona il numero di settimane o usa i campi di selezione della data per impostare il tuo intervallo di tempo. Un intervallo di date personalizzato non può essere più lungo di 10 settimane.
    • Tempo minimo di preavviso: clicca sul menu a tendina per selezionare la quantità minima di tempo prima di una riunione che qualcuno può prenotare il tempo con te.
    • Tempo di buffer: clicca sul menu a discesa per selezionare la quantità di tempo di buffer tra ciascuna delle tue riunioni. Il tempo di buffer impedisce che le riunioni siano prenotate troppo vicine. Per esempio, se hai una riunione dalle 13:00 alle 13:30 e hai un tempo buffer di 30 minuti, il prossimo orario di riunione disponibile sarà alle 14:00.
    • Incremento dell'ora d'inizio: imposta la frequenza degli orari d'inizio delle tue riunioni. Per esempio, se sei disponibile tra le 10:00 e le 12:00 per un incontro di 60 minuti e il tuo incremento dell'ora d'inizio è di 15 minuti, un potenziale cliente può prenotare 60 minuti con te alle 10:00, 10:15, 10:30 e così via.
    • Lingua della pagina di prenotazione: seleziona la lingua in cui deve apparire la pagina di prenotazione. Se le impostazioni del browser di un visitatore non possono essere rilevate, il tuo link del meeting apparirà in inglese.
    • Formato data e ora: la data e l'ora saranno formattate nella stessa lingua selezionata per la lingua della pagina di prenotazione. click-to-expand-additional-meetings-settings
  • Clicca sulla scheda Modulo per personalizzare il modulo che i contatti vedranno quando prenotano una riunione con te.
  • Per impostazione predefinita, ai contatti sarà richiesto di inserire il loroNome, Cognome ed Email al momento della prenotazione. Se sei un utente pagato di Sales Hub o Service Hub puoi aggiungere altre domande. Tieni presente che qualsiasicampoaggiuntivo delmodulo che viene aggiunto sarà incluso nell'invito all'evento del calendario e nella descrizione dell'evento.
    • Per aggiungere una semplice domanda del campo di testo, clicca suDomanda personalizzata. Inserisci unadomanda, poi clicca su Salva. Per rendere il campo opzionale, deselezionare la casella di controllo Richiestoa destra del campo.
    • Per aggiungere una proprietà di contatto esistente come campo, clicca suProprietà di contatto. Questo ti permette di aggiungere diversi tipi di campo al tuo modulo. Se hai bisogno di creare una nuova proprietà per questo campo, scopri come creare proprietà personalizzate. Seleziona una proprietà di contatto dal menu a discesa, poi clicca su Salva. Per rendere il campo opzionale, deseleziona la casella di controllo Required a destra del campo.

Nota: non puoi aggiungere un campo di caricamento di file al tuo modulo di riunione.

  • Se hai abilitato il GDPR nel tuo account, tutti i link alle riunioni creati in futuro avranno come impostazione predefinita GDPR ON. Il link alle riunioni mostrerà iltesto predefinito Privacy & Consenso che hai impostato nelle impostazioni dell'account. Per personalizzare leopzioni Privacy & Consenso(GDPR) per questo link, clicca su Personalizza:
    • Puoi catturare il consenso di un contatto per comunicare ad un tipo di abbonamento specifico, o catturare l'interesse legittimo sul tuo link incontri. Nella sezione Personalizza consenso marketing , seleziona Consenso o Interesse legittimo dal menu a discesa.
      • Consenso: modifica iltesto delconsenso alla comunicazione , poi aggiungi ulteriori tipi di abbonamento/caselle di controllo per consentire ai visitatori di acconsentire alle comunicazioni da più tipi di abbonamento su un unico link di incontri. Clicca + Aggiungi un'altra casella di controllo, quindi seleziona un tipo di consenso e modifica il testo che apparirà accanto alla casella di controllo.
      • Interesse legittimo: seleziona una base legale dal menu a discesa. Per aggiungere altri tipi di abbonamento in modo da poter catturare implicitamente più tipi di abbonamento, clicca + Aggiungi un altro abbonamentoe poi clicca sul Tipo di abbonamento e seleziona un tipo di abbonamento. L 'abbonamento predefinito diche selezioni nelle riunioni è la comunicazione "uno contro uno". È un tipo di abbonamento interno al tuo account HubSpot.
    • Modifica iltesto della privacy e del consenso del link. Qualsiasi modifica apportata a leopzioni Privacy & Consenso di un singolo link sovrascriverà il testo di default impostato nelle impostazioni del tuo account.
    • Per vedere come saranno rese le opzioni di consenso, clicca sull Anteprima scheda.
  • Per accedere alle impostazioni aggiuntive del modulo, clicca per espandere la sezione Impostazioni aggiuntive:
    • Se non vuoi che i campi del modulo delle riunioni sianoprecompilati con informazioni note quando un contatto ritorna sul tuo sito, clicca per disattivare l'interruttore Prepara i campi con valori noti . Disattivando questa impostazione si disattiva automaticamente l'impostazione Invia automaticamente il modulo quando tutti i campi sono precompilati .
    • Per inviare automaticamente il modulo quando icampi del modulo sonoprecompilati con dati noti, clicca per attivare l'interruttore Auto-submit form when all fields are pre-populated .
  • Gli utenti con un posto assegnato a Sales Hub o Service Hub a pagamento possonoreindirizzare i contatti a una pagina web specifica, una landing page o una pagina esterna dopo che hanno prenotato una riunione. Per personalizzare l'esperienza del contatto dopo la prenotazione, clicca sullascheda Conferma:
    • Seleziona l'opzione Reindirizza ad un'altra pagina . Se hai installato i pixel della rete pubblicitaria, questo reindirizzamento supporta il monitoraggio delle prenotazioni delle riunioni con reti esterne come Google e Facebook.
    • Per selezionare una pagina HubSpot, clicca sulmenu a tendina e seleziona unapagina . meetings-redirect-to-another-page
    • Per reindirizzare a una pagina esterna, clicca su Aggiungi link esterno. Nella finestra di dialogo, inserisci l'URL , quindi fai clic su Aggiungi.
  • Quando hai finito di modificare le opzioni di pianificazione del collegamento alla riunione, clicca su Avanti.

Automazione

Nella pagina Automazione , puoi modificare le email di conferma e le email di promemoria che vengono inviate dopo la prenotazione di una riunione.

  • Per impostazione predefinita, un'email di conferma sarà inviata quando qualcuno prenota una riunione tramite questo link riunioni. Per disattivare questa funzione, clicca per disattivare l'interruttore e-mail di conferma .
  • Per inviare email di promemoria prima di una riunione, clicca per attivare l'interruttorePromemoria pre-riunione .
    • Per selezionare quante settimane, giorni, ore o minuti prima della riunione deve essere inviata un'email, inserisci un numero nel campo di testo, poi clicca sul menu a tendina email di promemoria programmato e seleziona una misura temporale. pre-meeting-reminder-email
    • Puoi aggiungere fino a tre email di promemoria. Per aggiungere altre e-mail di promemoria, clicca su Aggiungi promemoria. Per eliminare un promemoria, clicca sull'icona di .
    • Per includere la descrizione dell'invito nell'e-mail di promemoria, seleziona la casella di controllo Includi la descrizione dell'invito nel promemoria .
    • Per vedere in anteprima l'e-mail che i tuoi contatti riceveranno, clicca su Anteprima e-mail di promemoria. La lingua dell'e-mail corrisponderà alla lingua selezionata nel menu a tendina della lingua della pagina di prenotazione.
  • Fare clic su Done.

Nota: per le riunioni Round Robin, l'email di promemoria sarà inviata dall'utente HubSpot che è stato prenotato per la riunione con il prospect, non dall'utente HubSpot che ha creato il link della riunione.


Gli utenti con un posto a pagamento assegnato a Sales Hub o Service Hub possono anche personalizzare il logo aziendale, le informazioni aziendali e i colori predefiniti che vengono visualizzati sul tuo link delle riunioni nelle impostazioni dell'account. Le modifiche apportate qui saranno applicate anche ai tuoi documenti e preventivi. Scopri come modificare il branding della tua azienda per gli strumenti di vendita di HubSpot.

Puoi modificare i dettagli del link della riunione, la configurazione, la disponibilità e le domande del modulo dal dashboard delle riunioni. Gli utenti con i permessi di Super Admin possono anche modificare i collegamenti per altri utenti nel loro account selezionando il nome di un altro utente dal menu a discesa Proprietario in alto a sinistra. Per modificare il link, clicca sul nome del link della riunione per aprire l'editor.

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Condividi i link delle riunioni

Una volta creato un link per le riunioni, puoi condividerlo con i tuoi contatti o incorporarlo nel tuo sito web.

  • Nel tuo account HubSpot, naviga su Vendite > Riunioni.
  • Passa sopra il link delle riunioni e clicca su Copy link.

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Condividi il link con i tuoi contatti aggiungendolo come collegamento ipertestuale nel corpo della tua email o nella firma della tua email. Se vuoi monitorare il tuo link alla riunione, scopri come aggiungere i parametri di monitoraggio prima di condividere il tuo link. Quando un contatto prenota una riunione usando un link alla riunione con parametri di monitoraggio, i valori dei parametri popoleranno leproprietà Campagna dell'ultima prenotazione nello strumento riunioni, Fonte dell'ultima prenotazione nello strumento riunioni e Mezzo dell'ultima prenotazione nello strumento riunioni .

A seconda del tuo abbonamento a HubSpot, puoi incorporare il widget del meeting nelle tue pagine HubSpot o nelle tue pagine esterne. Scopri come incorporare il widget della riunione.

Ricevere le prenotazioni

Se colleghi il tuo calendario allo strumento riunioni, i visitatori possono prenotare una riunione usando il link della riunione e la riunione verrà aggiunta al calendario collegato. Quando un visitatore clicca sul tuo link alle riunioni, può selezionare una data, un'ora e una durata se hai impostato più opzioni di durata. Gli verrà poi chiesto di inserire le loro informazioni di contatto e di rispondere a qualsiasi domanda personalizzata che hai aggiunto al link per le riunioni.

Se un calendario non è collegato, la pagina di prenotazione sarà in modalità offline, quindi le riunioni possono essere richieste ma non saranno aggiunte automaticamente al calendario.

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A seconda delle impostazioni del tuo collegamento alla riunione, può accadere quanto segue quando un contatto prenota una riunione:

  • Se un contatto ha prenotato una riunione in passato e l'impostazionePrepara campi con valori noti è attivata per il link riunioni, HubSpot riconoscerà il cookie nel suo browser e il dispositivo che stava utilizzando, e pre-compilerà il modulo con le informazioni dal suo record di contatto che ha precedentemente inviato su quel dispositivo. Il modulo sarà anche precompilatose un contatto noto utilizza un link alle riunioni ospitato su un dominio personalizzato o incorporato nel tuo sito web e il contatto ha precedentemente inviato un modulo di marketing su quello stesso dominio.
  • Se l'impostazione Invio automatico del modulo quando tutti i campi sono precompilati iè abilitatail modulo sarà automaticamente inviato con le informazioni precompilate del contatto, a meno che il tuo link alle riunioni non includa domande personalizzate del modulo. Le domande delmodulo personalizzato non saranno precompilate perché queste risposte non sono salvate in una proprietà.

Quando una riunione viene prenotata, riceverai un avviso via e-mail con l'orario della prenotazione e il nome del contatto. Puoi cliccare per visualizzare il contatto nel CRM o visualizzare l'evento nel tuo calendario personale integrato di default. Il potenziale cliente riceverà anche un invito nel calendario con tutti i dettagli della riunione.

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Nota: le modifiche alle descrizioni delle riunioni nel record del contatto saranno inviate al contatto solo se stai usando Google Calendar e hai abilitato l'integrazione bidirezionale di Google Calendar con HubSpot. Se stai usando un calendario di Office 365 o non hai abilitato l'integrazione, aggiorna la descrizione della riunione nell'evento del calendario per inviare le modifiche al contatto, non nel record del contatto.

Dopo che la riunione ha avuto luogo, puoi assegnare un risultato della riunione per monitorare meglio i tuoi impegni di riunione con i tuoi contatti.

  • Passare il mouse su un impegno di riunione e cliccare su Edit.

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  • Clicca sul menu a tendina Outcome e seleziona unrisultato della riunione .

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  • Fare clic su Save.

Se perdi l'accesso a uno dei tuoi calendari integrati, i contatti non saranno in grado di prenotare riunioni con te, anche se hai altri calendari integrati. Riceverai un'email che ti avviserà che qualcuno sta cercando di prenotare una riunione con te e il calendario a cui hai perso l'accesso apparirà in rosso nella pagina delle tue integrazioni di calendario.

Puoi rimuovere il calendario dalla tua pagina delle integrazioni del calendario nelle tue impostazioni delle riunioni cliccando sulla X accanto ad esso, oppure puoi contattare la persona che possiede il calendario e chiedergli di darti nuovamente accesso. Una volta ottenuto l'accesso, torna alla pagina delle integrazioni del calendario nelle impostazioni delle riunioni e aggiorna la pagina.

Trasferire i link delle riunioni al nuovo proprietario

Ci possono essere casi in cui un membro del team è fuori ufficio, si sposta in un team diverso o lascia l'azienda. Se sei un utente con i permessi di Super Admin , puoi trasferire il loro link di riunione a un altro proprietario in modo che i contatti possano ancora prenotare il tempo con qualcuno del tuo team. Il nuovo proprietario deve avere un calendario collegato e un posto a pagamento assegnato a Sales Hub o Service Hub .

  • Nel tuo account HubSpot, naviga su Vendite > Riunioni.
  • Passa sopra i link delle riunioni da trasferire e seleziona le caselle di controllo accanto ad essi.
  • Nella parte superiore della tabella, fai clic su Trasferimento di proprietà.

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  • Nella finestra di dialogo, clicca sul menu a tendina e seleziona un nuovo proprietario.
  • Fare clic su Trasferimento.

Il proprietario originale del link della riunione non avrà più accesso al link una volta trasferito.