チームが設定された営業時間中にしか対応できない場合は、営業時間中は訪問者を対応可能なチームに転送し、営業時間外は訪問者がボットとチャットするボットとのチャットフローを作成できます。
Sales Hub、Service Hub Professional、またはService Hub Enterpriseシートが割り当てられたユーザーは、if/then分岐を使用して、チャットに対応できるチームメンバーに基づく特定のボットパスに訪問者を誘導できます。
以下の手順に従ってボットを一から作成することも、HubSpotによって作成されたオフライン ボット テンプレートの使用方法を習得することもできます。
注：［空き状況］設定は、ボットとのチャットフローにのみ適用されます。
まず、チャットチャネルの空き状況設定を［営業時間中］に設定します。
- HubSpotアカウントにて、［コミュニケーション］ > ［受信トレイ］の順に進みます。
- 左下の［受信トレイ設定］をクリックしてから、［チャネル］を選択します。
- 接続されたチャットチャネルの上にカーソルを置き、［編集］をクリックします。
- 左側のサイドバーメニューで、［空き状況］に移動します。
- ［営業時間中］を選択してから、営業時間の設定をカスタマイズします。
次に、営業時間外に表示するボットを設定します。
- HubSpotアカウントにログインした状態で［コミュニケーション］>［チャットフロー］を選択します。
- ボットの上にカーソルを置き、［編集］をクリックします。
- 左側のサイドバーで、［オプション］タブをクリックします。
- ［空き状況］ドロップダウンメニューをクリックし、［常に表示する］を選択します。
- ［保存］をクリックします。
このセットアップでは、チャットウィジェットが常にサイト上に表示されます。チームメンバーが対応可能な場合は、ボットが［チームメンバーに送信する］アクションに進むようにif/then分岐をセットアップします。
- ボットのアクションを選択します。任意のアクションを選択できます。たとえば、歓迎メッセージの直後に訪問者をチームに誘導するアクションを選択します。または、最初に、訪問者の名前やEメールアドレスなどの識別情報を収集するためにいくつかの質問します。
- 右側のパネルで、［If/then分岐］タブをクリックします。
- ［If/Then分岐を追加］をクリックします。
- 最初のドロップダウンメニューをクリックし、エージェントの空き状況を選択します。
- 次のドロップダウンメニューをクリックし、空き状況に基づいて訪問者の誘導先を決定します。
- 特定のユーザーおよびチーム：特定のユーザーまたはチームの空き状況に基づいて、特定のパスに訪問者を誘導します。［ユーザーまたはチームを追加］ドロップダウンメニューをクリックし、含めるユーザーまたはチームの横にあるチェックボックスをオンにします。
- コンタクト担当者：コンタクト担当者の空き状況に基づいて、特定のパスに訪問者を誘導します。［新規訪問者のフォールバック］ドロップダウンメニューをクリックして、コミュニケーションを開始する新しい訪問者または未割り当ての訪問者のフォールバックオプションをオンにします。
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- 最後のドロップダウンメニューをクリックして、［空いています］を選択します。
- 上記のすべての条件が満たされている場合に訪問者をチームメンバーに誘導するには、［すべての条件が満たされる場合の次のアクション］をクリックして、［チームメンバーに送信］を選択します。ボットのフローで［チームメンバーに送信］アクションをセットアップする方法を確認してください。
- ［保存］をクリックします。
このセットアップでは、営業時間中に対応可能な選択されたチームメンバーのいずれかにコミュニケーションがルーティングされます。営業時間外は、訪問者がボットとチャットして、フローの最後に到達すると、そのコミュニケーションが、チームが翌朝選別するために受信トレイ内の未割り当てビューに残されます。
注：アカウントに複数のチャットフローがセットアップされている場合は、表示するチャットフローを決定する際にチャットフローの優先順位ではチームの空き状況がチェックされないことに注意してください。
ボットの空き状況をカスタマイズするためのベストプラクティスの詳細を確認してください。