Let op: De Nederlandse vertaling van dit artikel is alleen bedoeld voor het gemak. De vertaling wordt automatisch gemaakt via een vertaalsoftware en is mogelijk niet proefgelezen. Daarom moet de Engelse versie van dit artikel worden beschouwd als de meest recente versie met de meest recente informatie. U kunt het hier raadplegen.
Meetings

Maak en deel vergaderingen links

Laatst bijgewerkt: april 8, 2021

Geldt voor:

Alle producten en plannen

Zodra u uw agenda hebt aangesloten en uw voorkeuren voor de vergadertool hebt aangepast, kunt u koppelingen voor vergaderingen maken om met uw contacten te delen, zodat ze gemakkelijk tijd bij u kunnen boeken. Geboekte vergaderingen worden gesynchroniseerd met uw verbonden Gmail- of Office 365-agenda, zodat uw afspraken altijd up-to-date zijn.

Maak vergaderingen links

  • Navigeer in uw HubSpot-account naar Sales > Vergaderingen.
  • Om een vergaderlink te maken, klikt u rechtsboven op Vergaderlink maken en selecteert u vervolgens Persoonlijk.
  • Ga verder met het opzetten van uw vergaderlink volgens onderstaande stappen.

Pas uw vergaderingen link details

Bewerk op de pagina Details de basisgegevens van de vergaderlink.

  1. Vergaderingsfoto: deze foto verschijnt bovenaan de linkpagina van uw vergaderingen. Beweeg met de muis over de foto en klik op Foto wijzigen om deze te bewerken.
  2. Eigenaar van vergadering: als u een Super Admin bent, kunt u ook koppelingen voor vergaderingen maken voor de andere gebruikers in uw account die hun agenda's hebben gekoppeld. Om een andere gebruiker te selecteren, klikt u op het dropdown menu Meeting eigenaar en selecteert u de naam van de gebruiker.

Let op: als u een Super Admin bent, moet u eerst uw eigen agenda koppelen voordat u vergaderlinks kunt aanmaken voor andere gebruikers.

  1. Vergadering kop: deze kop verschijnt naast de foto van de vergadering bovenaan de linkpagina van uw vergadering.
  2. Vergaderingsnaam: de interne naam die verschijnt in uw vergaderingen dashboard en wanneer u de vergaderingen link in een e-mail invoegt.
  3. Vergadering link: de link die prospects gebruiken om deze vergadering te boeken. De link kan worden bewerkt door betaalde Sales Hub of Dienst Hub gebruikers . Deze waarde is niet aanpasbaar na creatie. Om een link op een nieuwe URL te hebben, moet u een nieuwe link aanmaken.
  4. Type bijeenkomst (Sales Hub Professioneel of Onderneming of Dienst Hub Alleen Professional of Enterprise ): kies een type vergadering in het vervolgkeuzemenu.
  5. Duur: de tijdsduur waarvoor bezoekers u kunnen boeken als ze op deze vergaderlink klikken. Klik op + Duur toevoegen om meer opties toe te voegen.

meeting-link-details-screen

  • Klik op Volgende als u klaar bent met het bewerken van uw vergadergegevens.

Pas uw vergaderconfiguratie aan

Voeg een vergaderlocatie toe en pas de uitnodiging aan die naar de aanwezigen wordt gestuurd.

  1. Locatie: vermeld informatie over hoe u in contact zult komen met de deelnemers aan uw vergadering. Dit kan een call-in link zijn, een fysieke locatie, enz. Deze locatie verschijnt in de agenda-uitnodiging van de contactpersoon, en de gebeurtenis die op uw standaard persoonlijke agenda wordt aangemaakt.
  2. Videoconferentielink toevoegen: als u HubSpot's integratie met Zoom of UberConference gebruikt, selecteert u een videoconferentielink om aan uw vergaderuitnodiging toe te voegen. Als u geen videoconferentie integratie heeft opgezet, ziet u deze optie niet. Als u een andere videoconferentiesoftware gebruikt en u een ontwikkelaar bent of er een ontwikkelaar in uw team zit,leer dan hoe u de Video Conference Extension APIgebruikt .
  3. Onderwerp uitnodiging: de naam van de agenda-uitnodiging, en de naam van het evenement dat wordt aangemaakt in uw standaard persoonlijke agenda nadat de vergadering is geboekt (bijv. Product Demo met Lauren). U kunt personaliseringstoken in het onderwerp invoegen door te klikken op Token voor contactpersoon of Bedrijfstoken.
  4. Uitnodiging beschrijving: een beschrijving van de vergadering die wordt weergegeven wanneer een vergadering wordt geboekt. Deze beschrijving verschijnt in de agenda-uitnodiging die uw contactpersoon ontvangt en in de gebeurtenis die wordt aangemaakt in uw standaard persoonlijke agenda.
  5. Taal: selecteer een taal voor uw vergaderingen link.
  6. Datum- en getalnotatie: selecteer een land voor de datum- en getalnotatie van uw vergaderingslink.
  7. E-mailmeldingen: bepaal wanneer bevestigingse-mails worden verzonden naar bezoekers die een vergadering bij u hebben geboekt. Als u een betaald HubSpot-abonnement hebt, kunt u de branding van het bedrijf aanpassen die in deze e-mails verschijnt. De gratis vergadertool geeft altijd de branding van HubSpot weer op de e-mail notificaties.
    • Standaard wordt een bevestigingse-mail verstuurd wanneer iemand een vergadering boekt via deze link. Om de bevestigingse-mail uit te schakelen, klikt u op om de optie Bevestigingse-mails versturen naar prospects en klanten onmiddellijk nadat ze via deze link vergaderingen hebben geboekt uit te schakelen.
    • Als u voorafgaand aan een vergadering herinneringsmails wilt verzenden, klikt u op om de optie Herinneringsmails voorafgaand aan een vergadering verzenden naar prospects en klanten die via deze koppeling vergaderingen boeken in te schakelen .
      • Om in te stellen hoeveel weken, dagen, uren of minuten voor de vergadering een e-mail moet worden verzonden, voert u een getal in het tekstveld in, klikt u vervolgens op het vervolgkeuzemenu Geplande herinneringse-mail en selecteert u een tijdmaat.
      • U kunt maximaal drie herinneringsmails toevoegen. Om extra herinneringse-mails toe te voegen, klikt u op Nog een herinnering toevoegen. Als u een herinnering wilt verwijderen, klikt u op hetpictogram Prullenbak .
      • Als u de beschrijving van de uitnodiging in de herinneringsmail wilt opnemen, schakelt u het selectievakje Beschrijving uitnodiging in herinneringsmail opnemen in .
      • Als u een voorbeeld wilt zien van de e-mail die uw contactpersonen zullen ontvangen, klikt u op Herinnering e-mail bekijken. De taal van de e-mail komt overeen met de taal die is geselecteerd in het vervolgkeuzemenu Taal.

Let op: voor Round Robin vergaderingen zal de herinneringse-mail verstuurd worden vanuit de HubSpot gebruiker die geboekt is voor de vergadering met de prospect, niet de HubSpot gebruiker die de link vergaderingen heeft aangemaakt.

meetings-create-meeting-link-configuration-tab-numbered-steps

  • Als u klaar bent met het aanpassen van de configuratie van uw vergadering, klikt u op Volgende.


Stel uw beschikbaarheid in

Stel de dagen en tijden in waarop u boekingen voor deze vergaderlink accepteert.

Let op: de beschikbare tijden van uw vergaderingslink zullen verschijnen in de tijdzone-instellingen van het contact. Bijvoorbeeld, als de computer van de contactpersoon is ingesteld op Pacifische tijd, zullen de tijden verschijnen in Pacifische tijd. De agenda-instellingen van de contactpersoon bepalen de datum en tijd van de kalendergebeurtenis die naar de contactpersoon wordt gestuurd na het boeken van een vergadering.

  1. Tijdzone: klik op de Tijdzone en selecteer een tijdzone.
  2. Beschikbare tijden: gebruik de dropdown menu'som de dagen van de week en de duur van uw beschikbare tijdslots in te stellen. Klik op + Uren toevoegen om extra tijdslots toe te voegen.
  3. Wanneer een vergadering kan worden gepland: voer het aantal weken vanaf nu in dat mensen tijd kunnen boeken op uw agenda. Als u een vergaderkoppeling maakt voor een evenement of conferentie, kunt u een aangepast datumbereik opgeven voor het boeken. Selecteer het keuzerondje Over een periode van doorlopende weken ofAangepast datumbereik ( alleen gebruikers met toegewezen Sales Hub betaalde plaatsen) enselecteervervolgenshet aantal weken of gebruik de datumkiezer om uw tijdbereik in te stellen. Een aangepast datumbereik kan niet langer zijn dan 10 weken.
  4. Minimale opzegtermijn: klik op het dropdown menu om de minimale tijd voor een vergadering te selecteren waarin iemand tijd bij u kan boeken.
  5. Buffertijd: klik op het dropdown menu om de hoeveelheid buffertijd tussen elk van uw vergaderingen te selecteren . De buffertijd voorkomt dat vergaderingen te dicht op elkaar worden geboekt. Bijvoorbeeld, als u een vergadering hebt van 13:00 - 13:30 uur en een buffertijd van 30 minuten hebt, dan is de volgende beschikbare vergadertijd 14:00 uur.
  6. Aanvangstijdstip: bepaalt de frequentie van de aanvangstijden van uw vergadering. Als u bijvoorbeeld tussen 10.00 en 12.00 uur beschikbaar bent voor een vergadering van 60 minuten en uw starttijdstap 15 minuten is, kan een prospect 60 minuten met u boeken om 10.00 uur, 10.15 uur, 10.30 uur, enzovoort.

    meetings-availability
  • Als u klaar bent met het instellen van uw beschikbaarheid, klikt u op Volgende.
 

Pas uw formuliervragen aan

Standaard zijnVoornaam, Achternaam en E-mail verplicht wanneer iemand een afspraak met u boekt. Betaalde Sales Hub of Service Hub gebruikers kunnen ook een andere contacteigenschap als veld toevoegen of een aangepaste vraag toevoegen.

Let op: u kunt geen veld voor het uploaden van bestanden toevoegen aan uw vergaderformulier.

  • Klik op + Contact eigenschap of + Aangepaste vraag.
  • Gebruik het dropdown menu om een eigenschap te selecteren of voer een vraag in het veld in, klik dan op Opslaan.
  • Als u het veld optioneel wilt maken, schakelt u het selectievakje Vereist rechts van het veld uit.
  • Gebruikers met een betaalde seat voor Verkoop Hub of Service Hub kunnencontactpersonen omleiden naar een specifieke websitepagina, landingspagina of externe pagina nadat ze een vergadering hebben geboekt door het keu zerondje Doorverwijzen naar andere pagina te selecteren. Als u advertentienetwerkpixels hebt geïnstalleerd , ondersteunt deze omleiding het volgen van boekingen van vergaderingen met externe netwerken zoals Google en Facebook.
    • <span data-sheets-formula='=""' data-sheets-userformat='{"2":14337, "3":{"1":0}, "14":[null,2,0], "15": "Arial", "16":10}' data-sheets-value='{"1":2, "2": "Navigeer in uw HubSpot account naar <strong>Verkoop</strong> > <strong>Gesprekken</strong>."}" style="box-sizing: border-box; outline: 0px !important; margin: 0px; padding: 0px; border: 0px; font: inherit; vertical-align: baseline; color: inherit;">Om een HubSpot pagina te selecteren, klik op het dropdown menu en selecteer een pagina. meetings-redirect-to-another-page
  • <span data-sheets-formula='=""' data-sheets-userformat='{"2":14337, "3":{"1":0}, "14":[null,2,0], "15": "Arial", "16":10}' data-sheets-value='{"1":2, "2": "Navigeer in uw HubSpot account naar <strong>Verkoop</strong> > <strong>Gesprekken</strong>."}" style="box-sizing: border-box; outline: 0px !important; margin: 0px; padding: 0px; border: 0px; font: inherit; vertical-align: baseline; color: inherit;">Om door te verwijzen naar een externe pagina, klik op Externe link toevoegen. Voer in het dialoogvenster deURL in en klik vervolgens op Toevoegen.
  • <span data-sheets-formula='=""' data-sheets-userformat='{"2":14337, "3":{"1":0}, "14":[null,2,0], "15": "Arial", "16":10}' data-sheets-value='{"1":2, "2": "Navigeer in uw HubSpot account naar <strong>Verkoop</strong> > <strong>Gesprekken</strong>."}" style="box-sizing: border-box; outline: 0px !important; margin: 0px; padding: 0px; border: 0px; font: inherit; vertical-align: baseline; color: inherit;">Als u niet wilt dat vergaderingsformuliervelden vooraf worden ingevuld met bekende informatie wanneer een contactpersoon terugkeert naar uw site, klikt u op om de schakelaar Velden vooraf invullen met bekende waarden uit te schakelen. Als u deze instelling uitschakelt, wordt automatisch de instelling Automatisch verzenden wanneer alle velden vooraf zijn ingevuld uitgeschakeld.
  • Om het formulier automatisch te verzenden wanneer de velden van het formulier vooraf zijn ingevuld met bekende gegevens, klikt u op de schakelaar Automatisch verzenden wanneer alle velden vooraf zijn ingevuld .
  • Klik op Wijzigingen opslaan of pas uw privacy- en toestemmingsopties (GDPR ) voor de koppeling aan:
    • Als u de optiesvoor privacy en toestemming (GDPR) voor een koppelingwilt aanpassen , klikt u onder uw formuliervragen op Aanpassen.meetings-legitimate-interest
    • U kunt de toestemming van een contactpersoon vastleggen om te communiceren naar een specifiek abonnementstype, of legitieme interesse vastleggen voor uw link met vergaderingen. In de Toestemming voor marketing aanpassen paneel, selecteer Toestemming of Gewettigd belang uit het dropdown menu.
      • Toestemming: bewerk de tekst voor toestemming voor communicatie en voeg vervolgens extra abonnementstypen/vakjes toe om bezoekers toestemming te geven voor communicatie van meerdere abonnementstypen via één link voor vergaderingen. Klik op + Nog een selectievakje toevoegen, selecteer vervolgens een type toestemming en bewerk de tekst die naast het selectievakje wordt weergegeven.
      • Rechtmatig belang: selecteer een rechtmatige grondslag in het vervolgkeuzemenu. Om meer abonnementstypes toe te voegen zodat u meerdere abonnementstypes impliciet kunt vastleggen, klikt u op + Nog een abonnement toevoegenen klikt u vervolgens op het Type abonnement vervolgkeuzemenu en selecteer een abonnementstype. Het standaardabonnement dat u tijdens vergaderingen selecteert, is "één-op-één"-communicatie. Het is een intern abonnementstype in uw HubSpot-account.
    • Bewerk de privacy- en toestemmingstekst van de link. Wijzigingen aan de privacy- en toestemmingsoptiesvan een individuele koppeling overschrijven de standaardtekst die is ingesteld in uw accountinstellingen. Meer informatieover het aanpassen van uw privacy - en toestemmingsopties .
    • Om te zien hoe uw toestemmingsopties worden weergegeven, klikt u op de knop Voorbeeld tabblad.
  • Als u klaar bent met het bewerken van uw formuliervragen en privacy- en toestemmingsopties, klikt u op Wijzigingen opslaan .

Gebruikers met een toegewezen Sales Hub of Service Hub betaalde seat kunnen ook het bedrijfslogo, de bedrijfsinformatie en de standaardkleuren die worden weergegeven op uw meetings link aanpassen in uw accountinstellingen. Wijzigingen die u hier aanbrengt, zijn ook van toepassing op uw documenten en offertes. Leer hoe u uw bedrijfsbranding voor de verkooptools van HubSpot kunt bewerken.

U kunt de details van de vergaderlink, de configuratie, de beschikbaarheid en de formuliervragen bewerken vanuit het vergaderdashboard. Gebruikers met Super Admin rechten kunnen ook links bewerken voor andere gebruikers in hun account door de naam van een andere gebruiker te selecteren in het Owner dropdown menu linksboven. Om de link te bewerken, klikt u op de naam van de vergaderingslink om de editor te openen.

edit-team-meeting-links

Links naar vergaderingen delen

Zodra u een vergaderlink hebt gemaakt, kunt u die delen met uw contacten of insluiten op uw website.

  • Navigeer in uw HubSpot-account naar Sales > Vergaderingen.
  • Beweeg de muis over de vergaderingen link en klik op Kopieer link.

meetings-dashboard-copy-link

Deel de koppeling met uw contacten door deze als hyperlink toe te voegen aan de hoofdtekst van uw e-mail of e-mailhandtekening. Als u uw vergaderkoppeling wilt volgen, lees dan meer over het toevoegen van volgparameters voordat u uw koppeling deelt. Wanneer een contact een vergadering boekt met behulp van een vergaderkoppeling met volgparameters, worden de parameterwaarden ingevuld in deeigenschappen Campagne van laatste boeking in vergadertool, Bron van laatste boeking in vergadertool, en Medium van laatste boeking in vergadertool .

Afhankelijk van je HubSpot-abonnement kun je de vergaderwidget insluiten op je HubSpot-pagina's of je externe pagina's. Leer hoe u de vergaderwidgetkunt insluiten.

Boekingen ontvangen

Wanneer een bezoeker op uw link voor vergaderingen klikt, kan hij een datum, tijdstip en tijdsduur selecteren als u meerdere tijdsduuropties hebt ingesteld. Vervolgens worden ze gevraagd hun contactgegevens in te voeren en eventuele aangepaste vragen te beantwoorden die u aan de link voor vergaderingen hebt toegevoegd.

meetings-booking-page

Afhankelijk van uw instellingen voor vergaderkoppelingen, kan het volgende gebeuren wanneer een contactpersoon een vergadering boekt:

Wanneer een vergadering wordt geboekt, krijgt u een e-mail alert met de boekingstijd en de naam van de contactpersoon. U kunt klikken om de contactpersoon in het CRM te bekijken of om de agenda-event in uw geïntegreerde standaard persoonlijke agenda te bekijken. De prospect ontvangt ook een agenda-uitnodiging met alle details van de vergadering.

new-meeting-booked-calendar-notification

Als u een Google-agenda-account gebruikt met de vergadertool, kunt u uw agenda-instellingen zo configureren dat links naar Google Meet videoconferenties automatisch worden opgenomen.

  • Open uw Google Agenda.
  • Klik rechtsboven op hetpictogram Instellingen en selecteer Instellingen.
  • Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebeurtenisinstellingen.
  • Schakel het selectievakjeGoogle Meet-videoconferenties automatisch toevoegen aan evenementen die ik maak in.

google-meet-settingGoogle Meet-links worden automatisch toegevoegd aan agendagebeurtenissen die worden geboekt in uw verbonden agenda met de tool Vergaderingen. Als u deze instelling in uw Google Agenda inschakelt en Zoom hebt geïntegreerd met HubSpot, wordt een Zoom-videoconferentielink opgenomen in het agendagebeurtenis in plaats van de Google Meet-link.

Let op: wijzigingen in de beschrijving van de vergadering in de contactrecord worden alleen naar de contactpersoon verzonden als u Google Agenda gebruikt en de bidirectionele integratie van Google Agenda met HubSpot hebt ingeschakeld. Als u een Office 365-agenda gebruikt of de integratie niet hebt ingeschakeld, werkt u de beschrijving van de vergadering bij in de agendagebeurtenis om wijzigingen naar de contactpersoon te verzenden, niet in de contactpersoonrecord.

Nadat de vergadering heeft plaatsgevonden, kunt u een vergaderresultaat toewijzen om uw vergaderingen met uw contactpersonen beter te kunnen volgen.

  • Beweeg de muis over een vergaderafspraak en klik op Bewerken.

click-edit-on-meeting-engagement

  • Klik op het vervolgkeuzemenu Resultaat en selecteer een vergaderingsresultaat.

select-a-meetings-outcome

  • Klik op Opslaan.

Als u de toegang tot een van uw geïntegreerde agenda's verliest, kunnen contactpersonen geen vergaderingen meer met u boeken, zelfs als u nog andere geïntegreerde agenda's hebt. U ontvangt een e-mail met de melding dat iemand probeert een vergadering met u te boeken en de agenda waartoe u geen toegang meer hebt, verschijnt in het rood op uw pagina met agenda-integraties.

U kunt de kalender verwijderen van uw kalenderintegratiepagina in uw vergaderinstellingen door op de X ernaast te klikken, of u kunt contact opnemen met de eigenaar van de kalender en hem/haar vragen u weer toegang te geven tot de kalender. Zodra u toegang hebt gekregen, gaat u opnieuw naar de pagina met agendaintegraties in uw instellingen voor vergaderingen en vernieuwt u de pagina.

Overdracht vergadering links naar nieuwe eigenaar

Het kan voorkomen dat een teamlid niet op kantoor is, naar een ander team verhuist, of het bedrijf verlaat. Als u een gebruiker bent met Super Admin-rechten , kunt u hun vergaderlink overdragen aan een andere eigenaar, zodat contactpersonen nog steeds tijd kunnen boeken met iemand uit uw team. De nieuwe eigenaar moet een verbonden agenda hebben en een toegewezen betaalde stoel Sales Hub of Service Hub .

  • Navigeer in uw HubSpot-account naar Sales > Vergaderingen.
  • Beweeg met de muis over de links van de vergaderingen die u wilt overbrengen en vink de vakjes ernaast aan.
  • Klik bovenaan de tabel op Transfer ownership (Eigendom overdragen).

transfer-meeting-link-ownership

  • Klik in het dialoogvenster op het dropdown menu en selecteer een nieuwe eigenaar.
  • Klik op Overdracht.

De oorspronkelijke eigenaar van de vergaderlink heeft geen toegang meer tot de link zodra deze is overgedragen.