Doorgaan naar artikel
Let op: De Nederlandse vertaling van dit artikel is alleen bedoeld voor het gemak. De vertaling wordt automatisch gemaakt via een vertaalsoftware en is mogelijk niet proefgelezen. Daarom moet de Engelse versie van dit artikel worden beschouwd als de meest recente versie met de meest recente informatie. U kunt het hier raadplegen.
Meetings

Maak en deel vergaderingen links

Laatst bijgewerkt: augustus 4, 2021

Geldt voor:

Alle producten en plannen

Deel de links naar vergaderingen met uw contacten, zodat ze gemakkelijk tijd met u kunnen boeken. Als u uw agenda hebt gekoppeld, worden geboekte vergaderingen gesynchroniseerd met uw gekoppelde Gmail- of Office 365-agenda, zodat uw afspraken altijd up-to-date zijn.

Superbeheerders met een toegewezen betaalde seat kunnen ook links naar vergaderingen maken voor andere teamleden door de andere gebruiker te selecteren als de organisator van de vergadering.

Let op: Als je de gratis tools van HubSpot gebruikt, kunt u één vergaderlink met standaard branding maken en aanpassen. Meer informatie over uw abonnementslimieten vindt u in HubSpot's Product & Services catalogus.

Maak vergaderingen links

  • Navigeer in uw HubSpot-account naar Sales > Vergaderingen.
  • Om een vergaderlink te maken, klikt u rechtsboven op Vergaderlink maken.
  • Klik in het dialoogvenster op Eén-op-één.
  • Klik op Volgende.
  • Ga verder met het opzetten van uw vergaderingen link volgens de onderstaande stappen.

Overzicht

Bewerk op de overzichtspagina de basisinformatie van de vergaderlink.

  • Interne naam: de naam van de link die verschijnt wanneer deze aan een e-mail wordt toegevoegd.
  • Organisator: de eigenaar van de vergadering, of de gebruiker met wie het contact een vergadering plant. Als u een superadministrator bent die vergaderingslinks maakt voor andere teamleden, klik dan op het Organisator dropdown menu en selecteer een gebruiker om de vergaderingslink aan toe te wijzen.
  • Titel: de naam van het agendagebeuren dat u deelt met uw prospect of klant. Bijvoorbeeld, "Product Demo" zou verschijnen als evenementnaam. U kunt personalisatie tokens invoegen in het onderwerp door te klikken op Contact token of Bedrijf token.
  • Locatie: vermeld informatie over hoe en waar u in contact zult komen met de deelnemers aan uw vergadering. Dit kan een call-in link zijn, een fysieke locatie, enz. Deze locatie verschijnt in de agenda-uitnodiging van de contactpersoon en de gebeurtenis die in uw standaard persoonlijke agenda wordt aangemaakt.
  • Videoconferentielink toevoegen: als u HubSpot's integratie met Zoom, UberConference of Google Meet gebruikt, selecteert u een videoconferentielink om aan uw vergaderuitnodiging toe te voegen. Als u geen videoconferentie-integratie hebt ingesteld, ziet u deze optie niet. Als u een andere videoconferencing software gebruikt, en u bent een ontwikkelaar of er is een ontwikkelaar in uw team,leer dan hoe u de Video Conference Extension API kuntgebruiken .
  • Beschrijving: een beschrijving van de vergadering die verschijnt in de uitnodiging wanneer een vergadering wordt geboekt. Deze beschrijving verschijnt in de agenda-uitnodiging die uw contact ontvangt en in de gebeurtenis die wordt aangemaakt in uw standaard persoonlijke agenda.
  • Type bijeenkomst (Verkoophub Professional of Enterprise of Service Hub AlleenProfessional of Enterprise ): kies een type vergadering in het vervolgkeuzemenu.

meetings-tool-overview

  • Als u klaar bent, klikt u op Volgende.

Ervaring met planning

Pas op de planningspagina het uiterlijk en de sfeer aan van de boekingspagina die verschijnt wanneer een contact uw link voor vergaderingen bezoekt.

  • Op het tabblad Schema kunt u de volgende informatie aanpassen:
    • Link naar de planningspagina: de link die contactpersonen gebruiken om vergaderingen te boeken in uw agenda. U kunt de slug van de pagina hier bewerken.
    • Titel: voer de naam in die boven de kalender op de boekingspagina komt te staan.
    • Duur: de tijdsduur waarvoor bezoekers u kunnen boeken als ze op deze vergaderlink klikken. Klik op + Duur toevoegen om meer opties toe te voegen.
    • Tijdzone: klik op de Tijdzone dropdown menu en selecteer uw tijdzone. Dit is de tijdzone waar uw beschikbaarheid op gebaseerd is.
    • Beschikbare tijden: gebruik de dropdown menu'som de dagen van de week en de duur van uw beschikbare tijdslots in te stellen. Klik op + Uren toevoegen om extra tijdslots toe te voegen.scheduling-experience-schedule-tab

Let op: de beschikbare tijden van uw vergaderingslink zullen verschijnen in de tijdzone-instellingen van de contactpersoon. Bijvoorbeeld, als de computer van de contactpersoon is ingesteld op Pacific tijd, zullen de tijden verschijnen in Pacific tijd. De agenda-instellingen van de contactpersoon bepalen de datum en tijd van de kalendergebeurtenis die naar de contactpersoon wordt gestuurd na het boeken van een vergadering.

  • Om extra aanpassingsopties te zien, klikt u op om desectie Extra instellingen uit te breiden. Hier kunt u het volgende aanpassen:
    • Vergaderingsfoto: deze foto verschijnt bovenaan de linkpagina van uw vergaderingen. Klik op Foto wijzigen om deze te bewerken.
    • Wanneer een vergadering kan worden gepland: voer het aantal weken vanaf nu in dat mensen tijd kunnen boeken op uw kalender. Als u een vergaderkoppeling maakt voor een evenement of conferentie, kunt u een aangepast datumbereik opgeven voor het boeken. Selecteer het keuzerondje Over een periode van voortschrijdende weken of Aangepast datumbereik ( alleen gebruikers met toegewezen Sales Hub betaalde stoelen) en selecteer vervolgens het aantal weken of gebruik de datumkiezer velden om uw tijdbereik in te stellen. Een aangepast datumbereik kan niet langer zijn dan 10 weken.
    • Minimale opzegtermijn: klik op het dropdown menu om de minimale tijd voor een vergadering te selecteren waarin iemand tijd bij u kan boeken.
    • Buffertijd: klik op het dropdown menu om de hoeveelheid buffertijd tussen elk van uw vergaderingen in te stellen. De buffertijd voorkomt dat vergaderingen te dicht op elkaar worden geboekt. Bijvoorbeeld, als u een vergadering hebt van 13:00 - 13:30 uur en een buffertijd van 30 minuten hebt, dan is de volgende beschikbare vergadertijd 14:00 uur.
    • Begintijdstap: stel de frequentie in van de begintijden van uw vergaderingen. Als u bijvoorbeeld tussen 10.00 en 12.00 uur beschikbaar bent voor een vergadering van 60 minuten en uw starttijd is 15 minuten, kan een prospect 60 minuten met u boeken om 10.00 uur, 10.15 uur, 10.30 uur, enzovoort.
    • Taal reserveringspagina: selecteer de taal waarin de reserveringspagina moet verschijnen. Als de browserinstellingen van een bezoeker niet kunnen worden gedetecteerd, zal uw vergaderlink in het Engels verschijnen.
    • Datum- en tijdformaat: de datum en de tijd worden opgemaakt in dezelfde taal als die van de boekingspagina. click-to-expand-additional-meetings-settings
  • Klik op het tabblad Formulier om het formulier aan te passen dat contactpersonen te zien krijgen wanneer ze een afspraak met u maken.
  • Standaard worden contacten gevraagd hunvoornaam, achternaam en e-mail in te voeren bij het boeken. Als u een betaalde Sales Hub- of Service Hub-gebruiker bent, kunt u extra vragen toevoegen. Houd er rekening mee dat alle extraformuliervelden die worden toegevoegd, worden opgenomen in de evenementuitnodiging en evenementbeschrijving van de agenda.
    • Om een eenvoudige tekstveldvraag toe te voegen, klikt u opAangepaste vraag. Voer eenvraag in en klik vervolgens op Opslaan. Als u het veld optioneel wilt maken, schakelt u het selectievakje Vereistrechts van het veld uit.
    • Om een bestaande contacteigenschap als veld toe te voegen, klikt u opContacteigenschap. Hiermee kunt u verschillende veldtypen aan uw formulier toevoegen. Als u een nieuwe eigenschap voor dit veld moet maken, leer dan hoe u aangepaste eigenschappen maakt. Selecteer een contacteigenschap in het vervolgkeuzemenu en klik vervolgens op Opslaan. Als u het veld optioneel wilt maken, schakelt u het selectievakje Vereist rechts van het veld uit.

Let op: u kunt geen veld voor het uploaden van bestanden toevoegen aan uw vergaderformulier.

  • Als GDPR is ingeschakeldop in uw account, zullen alle links naar vergaderingen die in de toekomst worden gemaakt, standaard worden ingesteld op GDPR AAN. De vergaderingslink toont de standaard Privacy & toestemming tekst die u hebt ingesteld in uw accountinstellingen. Om uw Privacy & toestemming (GDPR) opties voor deze link aan te passen, klikt u op Aanpassen:
    • U kunt de toestemming van een contactpersoon vastleggen om te communiceren naar een specifiek abonnementstype, of legitieme interesse vastleggen op uw link voor vergaderingen. In de dialoog Marketingtoestemming aanpassen paneel, selecteer Toestemming of Gewettigd belang in het vervolgkeuzemenu.
      • Toestemming: bewerk de communicatietekst voor toestemming, en voeg vervolgens extra abonnementstypen/vakjes toe om bezoekers toestemming te geven voor communicatie van meerdere abonnementstypen via één link voor vergaderingen. Klik op + Nog een selectievakje toevoegen, selecteer vervolgens een type toestemming en bewerk de tekst die naast het selectievakje wordt weergegeven.
      • Rechtmatig belang: selecteer een rechtmatige grondslag in het vervolgkeuzemenu. Om meer abonnementstypes toe te voegen zodat u meerdere abonnementstypes impliciet kunt vastleggen, klikt u op + Nog een abonnement toevoegenen klikt u vervolgens op het Type abonnement vervolgkeuzemenu en selecteer een abonnementstype. Het standaardabonnement dat u selecteert in vergaderingen is "één-op-één"-communicatie. Het is een intern abonnementstype in uw HubSpot-account.
    • Bewerk deprivacy- en toestemmingstekst van de link. Alle wijzigingen die zijn aangebracht in deprivacy- en toestemmingstekstvan een individuele link deprivacy- en toestemmingstekst opties zullen de standaard tekstoverschrijven die is ingesteld in uw accountinstellingen.
    • Om te zien hoe de toestemmingsopties worden weergegeven, klikt u op de knop Voorbeeld tabblad.
  • Om toegang te krijgen tot aanvullende formulierinstellingen, klikt u op om de sectie Aanvullende instellingen uit te breiden:
    • Als u niet wilt dat de velden van het vergaderformulier vooraf worden ingevuld met bekende informatie wanneer een contactpersoon terugkeert naar uw site, klikt u op om de schakelaar Velden voorinvullen met bekende waarden uit te schakelen. Als u deze instelling uitschakelt, wordt automatisch ook de instelling Automatisch verzenden wanneer alle velden vooraf zijn ingevuld uitgeschakeld.
    • Om het formulier automatisch te verzenden wanneer develden van het formulier vooraf zijn ingevuld met bekende gegevens, klikt u op om de schakelaar Automatisch verzenden wanneer alle velden vooraf zijn ingevuld in te schakelen.
  • Gebruikers met een toegewezen Sales Hub of Service Hub betaalde seat kunnencontactpersonen doorverwijzen naar een specifieke websitepagina, landingspagina of externe pagina nadat ze een vergadering hebben geboekt. Klik op het tabblad Bevestiging om de ervaring van de contactpersoon na het boeken aan te passen:
    • Selecteer de optie Doorverwijzen naar een andere pagina . Als u advertentienetwerkpixels hebt geïnstalleerd, ondersteunt deze omleiding het volgen van boekingen van vergaderingen met externe netwerken zoals Google en Facebook.
    • Om een HubSpot pagina te selecteren, klik op het dropdown menu en selecteer een pagina. meetings-redirect-to-another-page
    • Om door te verwijzen naar een externe pagina, klik Externe link toevoegen. Voer in het dialoogvenster de URL in en klik dan op Toevoegen.
  • Als u klaar bent met het bewerken van uw vergaderlink planningsopties, klikt u op Volgende.

Automatisering

Op de pagina Automatisering kunt u de bevestigingsmails en herinneringsmails bewerken die worden verzonden nadat een vergadering is geboekt.

  • Standaard wordt er een bevestigingse-mail verstuurd wanneer iemand een vergadering boekt via deze link. Om dit uit te schakelen, klikt u op de knop Bevestigingsmail uit.
  • Om herinneringse-mails te sturen vóór een vergadering, klikt u op om de schakelaar Herinnering vóór vergadering in te schakelen .
    • Om in te stellen hoeveel weken, dagen, uren of minuten voor de vergadering een e-mail moet worden verzonden, voert u een getal in het tekstveld in, klikt u vervolgens op het vervolgkeuzemenu Geplande herinneringsmail en selecteert u een tijdmaat. pre-meeting-reminder-email
    • U kunt maximaal drie herinneringsmails toevoegen. Om extra herinneringse-mails toe te voegen, klikt u op Herinnering toevoegen. Om een herinnering te verwijderen, klikt u op hetpictogram Verwijderen verwijderen.
    • Als u de beschrijving van de uitnodiging in de herinneringsmail wilt opnemen, schakelt u het selectievakje Beschrijving uitnodiging in herinneringsmail opnemen in .
    • Om een voorbeeld te zien van de e-mail die uw contactpersonen zullen ontvangen, klikt u op Herinneringse-mail bekijken. De taal van de e-mail komt overeen met de taal die is geselecteerd in het vervolgkeuzemenu Taal van de boekingspagina.
  • Klik op Klaar.

Let op: voor Round Robin-vergaderingen wordt de herinneringsmail verzonden vanuit de HubSpot-gebruiker die is geboekt voor de vergadering met de prospect, niet de HubSpot-gebruiker die de link voor vergaderingen heeft aangemaakt.


Gebruikers met een toegewezen Sales Hub of Service Hub betaalde seat kunnen ook het bedrijfslogo, bedrijfsinformatie en standaardkleuren aanpassen die worden weergegeven op uw meetings link in uw accountinstellingen. Wijzigingen die u hier aanbrengt, zijn ook van toepassing op uw documenten en offertes. Leer hoe u uw bedrijfsbranding voor HubSpot's verkooptools kunt bewerken.

U kunt de details van de vergaderlink, de configuratie, de beschikbaarheid en de formuliervragen bewerken vanuit het vergaderdashboard. Gebruikers met Super Admin rechten kunnen ook links bewerken voor andere gebruikers in hun account door de naam van een andere gebruiker te selecteren in het Owner dropdown menu linksboven. Om de link te bewerken, klikt u op de naam van de vergaderingslink om de editor te openen.

edit-team-meeting-links

Links naar vergaderingen delen

Zodra u een vergaderlink hebt gemaakt, kunt u die delen met uw contacten of insluiten op uw website.

  • Navigeer in uw HubSpot-account naar Sales > Vergaderingen.
  • Beweeg de muis over de vergaderingen link en klik op Kopieer link.

meetings-dashboard-copy-link

Deel de koppeling met uw contacten door deze als hyperlink toe te voegen aan de hoofdtekst van uw e-mail of e-mailhandtekening. Als u uw vergaderkoppeling wilt volgen, lees dan meer over het toevoegen van volgparameters voordat u uw koppeling deelt. Wanneer een contact een vergadering boekt met behulp van een vergaderkoppeling met volgparameters, worden de parameterwaarden ingevuld in deeigenschappen Campagne van laatste boeking in vergadertool, Bron van laatste boeking in vergadertool, en Medium van laatste boeking in vergadertool .

Afhankelijk van uw HubSpot-abonnement kunt u de vergaderwidget insluiten op uw HubSpot-pagina's of uw externe pagina's. Leer hoe u de vergaderwidgetkunt insluiten.

Boekingen ontvangen

Als u uw agenda koppelt aan de vergadertool, kunnen bezoekers een vergadering boeken via de vergaderingslink en wordt de vergadering toegevoegd aan de gekoppelde agenda. Wanneer een bezoeker op uw vergaderingslink klikt, kan hij een datum, tijdstip en tijdsduur selecteren als u meerdere tijdsduuropties hebt ingesteld. Vervolgens worden ze gevraagd hun contactgegevens in te voeren en eventuele aangepaste vragen te beantwoorden die u aan de link voor vergaderingen hebt toegevoegd.

Als een kalender niet verbonden is, zal de boekingspagina in offline modus staan, zodat vergaderingen wel kunnen worden aangevraagd, maar niet automatisch aan de kalender worden toegevoegd.

meetings-booking-page

Afhankelijk van uw instellingen voor vergaderkoppelingen, kan het volgende gebeuren wanneer een contactpersoon een vergadering boekt:

Wanneer een vergadering wordt geboekt, krijgt u een e-mail alert met de boekingstijd en de naam van de contactpersoon. U kunt klikken om de contactpersoon in het CRM te bekijken of om de agenda-event in uw geïntegreerde standaard persoonlijke agenda te bekijken. De prospect ontvangt ook een agenda-uitnodiging met alle details van de vergadering.

new-meeting-booked-calendar-notification

Let op: wijzigingen in de beschrijving van de vergadering worden alleen naar de contactpersoon verzonden als u Google Agenda gebruikt en de bidirectionele integratie van Google Agenda met HubSpot hebt ingeschakeld. Als u een Office 365-agenda gebruikt of de integratie niet hebt ingeschakeld, werkt u de beschrijving van de vergadering bij in de agendagebeurtenis om wijzigingen naar de contactpersoon te verzenden, niet in de contactpersoonrecord.

Nadat de vergadering heeft plaatsgevonden, kunt u een vergaderresultaat toewijzen om uw vergaderingen met uw contactpersonen beter te kunnen volgen.

  • Beweeg de muis over een vergaderafspraak en klik op Bewerken.

click-edit-on-meeting-engagement

  • Klik op het vervolgkeuzemenu Resultaat en selecteer een vergaderingsresultaat.

select-a-meetings-outcome

  • Klik op Opslaan.

Als u de toegang tot een van uw geïntegreerde agenda's verliest, kunnen contactpersonen geen vergaderingen meer met u boeken, zelfs als u nog andere geïntegreerde agenda's hebt. U ontvangt een e-mail met de melding dat iemand probeert een vergadering met u te boeken en de agenda waartoe u geen toegang meer hebt, verschijnt in het rood op uw pagina met agenda-integraties.

U kunt de kalender verwijderen van uw kalenderintegratiepagina in uw vergaderinstellingen door op de X ernaast te klikken, of u kunt contact opnemen met de eigenaar van de kalender en hem/haar vragen u weer toegang te geven tot de kalender. Zodra u toegang hebt gekregen, gaat u opnieuw naar de pagina met agendaintegraties in uw instellingen voor vergaderingen en vernieuwt u de pagina.

Overdracht vergadering links naar nieuwe eigenaar

Het kan voorkomen dat een teamlid niet op kantoor is, naar een ander team verhuist, of het bedrijf verlaat. Als u een gebruiker bent met Super Admin-rechten , kunt u hun vergaderlink overdragen aan een andere eigenaar, zodat contactpersonen nog steeds tijd kunnen boeken met iemand uit uw team. De nieuwe eigenaar moet een verbonden agenda en een toegewezen betaalde Sales Hub- of Service Hub-zetel hebben.

  • Navigeer in uw HubSpot-account naar Sales > Vergaderingen.
  • Beweeg met de muis over de links van de vergaderingen die u wilt overbrengen en vink de vakjes ernaast aan.
  • Klik boven in de tabel op Transfer ownership (Eigendom overdragen).

transfer-meeting-link-ownership

  • Klik in het dialoogvenster op het dropdown menu en selecteer een nieuwe eigenaar.
  • Klik op Overdracht.

De oorspronkelijke eigenaar van de vergaderlink heeft geen toegang meer tot de link zodra deze is overgedragen.