Meetings

Links aanmaken en delen van vergaderingen

Laatst bijgewerkt: oktober 19, 2020

Geldt voor:

Alle producten en plannen

Zodra u uw agenda hebt aangesloten en uw voorkeuren voor de vergadertool hebt aangepast, kunt u vergaderingslinks aanmaken om met uw contactpersonen te delen, zodat ze gemakkelijk tijd met u kunnen boeken. Geboekte vergaderingen worden gesynchroniseerd met uw gekoppelde Gmail- of Office 365-kalender, zodat uw afspraken altijd up-to-date zijn.

Creëer de links voor vergaderingen

  • Navigeer in uw HubSpot-account naar Sales > Vergaderingen.
  • Om een vergaderingslink aan te maken, klikt u rechtsboven op Maak een vergaderingslink aan en selecteert u vervolgens Persoonlijk.
  • Ga door met het opzetten van uw vergaderingslink volgens de onderstaande stappen.

Personaliseer uw vergaderingen link details

Op de pagina Details kunt u de basisinformatie van de vergadering bewerken.

  1. Vergaderingsfoto: deze foto wordt bovenaan de link-pagina van uw vergadering weergegeven. Ga met de muis over de foto en klik op Wijzig foto om deze te bewerken.
  2. Vergaderaar: als u een Super Admin bent, kunt u ook vergaderingslinks aanmaken voor de andere gebruikers in uw account die hun agenda's hebben gekoppeld. Om een andere gebruiker te selecteren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Meeting-eigenaar en selecteert u de naam van de gebruiker.

Let op: als u een Super Admin bent, moet u uw eigen agenda koppelen voordat u ontmoetingslinks voor andere gebruikers kunt maken.

  1. Vergaderheadline: deze headline zal naast de vergaderingsfoto bovenaan de link pagina van uw vergadering worden weergegeven.
  2. Vergadernaam: de interne naam die in het dashboard van uw vergadering verschijnt en wanneer u de vergaderingslink in een e-mail invoegt.
  3. Ontmoetingslink: de link die prospects gebruiken om deze bijeenkomst te boeken. De link kan worden bewerkt door betaalde Sales Hub of Service Hub Alleengebruikers . Deze waarde is niet bewerkbaar na creatie. Om een link op een nieuwe URL te hebben, moet u een nieuwe link aanmaken.
  4. Type vergadering (Sales Hub Professioneel of bedrijf of Service Hub Professional of Enterprise only): kies een vergadertype uit het dropdown menu.
  5. Duur: de lengte van de tijd dat bezoekers u kunnen boeken voor wanneer u op deze ontmoetingslink klikt. Klik op + Voeg duur toe om meer opties toe te voegen. meetings-details-screen
  • Als u klaar bent met het bewerken van uw vergadergegevens, klikt u op Volgende.

Pas uw vergaderconfiguratie aan

Voeg een vergaderlocatie toe en pas de uitnodiging aan die naar de aanwezigen wordt gestuurd.

  1. Locatie: geef informatie over de manier waarop u in contact komt met uw gesprekspartner. Dit kan een call-in link zijn, een fysieke locatie, etc. Deze locatie zal in de agenda van de contactpersoon verschijnen, en het evenement zal worden aangemaakt op uw standaard persoonlijke kalender.
  2. Videoconferentielink toevoegen: als u de integratie van HubSpot met Zoom of UberConference gebruikt, selecteert u een videoconferentielink om toe te voegen aan de uitnodiging voor uw vergadering. Als u geen videoconferentie-integratie hebt ingesteld, ziet u deze optie niet. Als u een andere videoconferentiesoftware gebruikt, en u bent een ontwikkelaar of er zit een ontwikkelaar in uw team,leer danhoe u de Video Conference Extension APIkunt gebruiken .
  3. Onderwerp van de uitnodiging: de naam van de uitnodigingskalender, en de naam van het evenement dat op uw standaard persoonlijke kalender is aangemaakt nadat de vergadering is geboekt (bijv. Product Demo met Lauren). U kunt de personalisatietoken in het onderwerp invoegen door te klikken op Contacttoken of Bedrijfstoken.
  4. Invitebeschrijving: een beschrijving van de vergadering die wordt weergegeven wanneer een vergadering wordt geboekt. Deze beschrijving verschijnt in de kalender die uw contactpersoon ontvangt en het evenement wordt aangemaakt op uw standaard persoonlijke kalender.
  5. Taal: selecteer een taal voor uw vergaderingen link.
  6. Datum en nummerweergave: selecteer een land voor de datum en de nummerweergave van uw vergadering.
  7. E-mailmeldingen: bepaal wanneer bevestigingsmails worden verstuurd naar bezoekers die een vergadering met u hebben geboekt. Als u een betaald HubSpot-abonnement heeft, kunt u de huisstijl die op deze e-mails staat aanpassen. De gratis vergadertool maakt de branding van HubSpot altijd zichtbaar op e-mailberichten.
    • Standaard wordt er een bevestigingsmail verstuurd wanneer iemand een vergadering boekt via deze vergaderlink. Om de bevestigingsmail uit te schakelen, klikt u op de knop Bevestigingse-mails versturen naar prospects en klanten direct nadat ze een vergadering hebben geboekt via deze link uitschakelen.
    • Om herinneringsmails voor een vergadering te verzenden, klikt u op de knop Verzenden van herinneringsmails voor een vergadering naar prospects en klanten die een vergadering boeken via deze link .
      • Om te selecteren hoeveel weken, dagen, uren of minuten voor de vergadering een e-mail moet worden verzonden, voert u een nummer in het tekstveld in, klikt u vervolgens op het vervolgkeuzemenu Geplande herinneringsmail en selecteert u een tijdmeting.
      • U kunt maximaal drie herinneringsmails toevoegen. Om extra herinneringsmails toe te voegen, klikt u op Nog een herinnering toevoegen. Om een herinnering te verwijderen, klikt u op hetpictogram vuilnisbak.
      • Om de beschrijving van de uitnodiging in de herinneringsmail op te nemen, selecteert u het selectievakje Uitnodigingsbeschrijving opnemen in de herinnering .
      • Om een voorbeeld te zien van de e-mail die uw contactpersonen zullen ontvangen, klikt u op Voorbeeld van de herinneringse-mail. De taal van de e-mail zal overeenkomen met de taal die is geselecteerd in het Language dropdown menu.

Let op: voor Round Robin vergaderingen wordt de herinneringsmail verstuurd van de HubSpot gebruiker die geboekt is voor de vergadering met de prospect, niet van de HubSpot gebruiker die de vergadering heeft aangemaakt.

meetings-create-meeting-link-configuration-tab-numbered-steps

  • Wanneer u klaar bent met het aanpassen van de configuratie van uw vergadering, klikt u op Volgende.


Stel uw beschikbaarheid in

Stel de dagen en tijden in waarop u boekingen voor deze vergaderlink accepteert.

Let op: de beschikbare tijden voor uw vergaderingen verschijnen in de tijdzone-instellingen van de contactpersoon. Als de computer van de contactpersoon bijvoorbeeld is ingesteld op Pacifische tijd, verschijnen de tijden in Pacifische tijd. De kalenderinstellingen van het contact de datum en het tijdstip te bepalen van het kalenderevenement dat naar de contactpersoon wordt gestuurd na het boeken van een vergadering.

  1. Tijdzone: klik op de Tijdzone dropdown menu en selecteer een tijdzone.
  2. Beschikbare tijden: gebruik de dropdown menu'som de dagen van de week en de duur van de beschikbare tijd in te stellen. Klik op + Voeg uren toe om extra tijdvensters toe te voegen.
  3. Wanneer een vergadering kan worden ingepland: voer het aantal weken in vanaf nu dat mensen tijd kunnen boeken op uw agenda. Als u een vergaderlink voor een evenement of conferentie aanmaakt, kunt u een aangepaste datumbereik opgeven voor het boeken. Selecteer het keuzerondje Over een periode van rollende weken ofAangepast datumbereik (gebruikers met alleen toegewezen Sales Hub betaalde plaatsen),selecteerdanhet aantal weken of gebruik de datumkiesvelden om uw tijdsbereik in te stellen. Een aangepast datumbereik kan niet langer zijn dan 10 weken.
  4. Minimale aankondigingstijd: klik op het dropdown menu om de minimale tijd voor een vergadering te selecteren die iemand bij u kan boeken.
  5. Buffertijd: klik op het dropdown menu om de hoeveelheid buffertijd tussen elk van uw vergaderingen te selecteren . De buffertijd voorkomt dat vergaderingen te dicht bij elkaar worden geboekt. Als u bijvoorbeeld een vergadering heeft van 13:00 - 13:30 uur en u heeft een buffertijd van 30 minuten, dan is de eerstvolgende beschikbare vergadertijd 14:00 uur.
  6. Stijging van de starttijd: stel de frequentie van de starttijden van uw vergadering in. Als u bijvoorbeeld tussen 10:00 en 12:00 uur beschikbaar bent voor een vergadering van 60 minuten en uw starttijd is 15 minuten, kan een prospect 60 minuten bij u boeken om 10:00 uur, 10:15 uur, 10:30 uur, enzovoort.

    meetings-availability
  • Wanneer u klaar bent met het instellen van uw beschikbaarheid, klikdan op .
 

Pas uw formuliervragen aan

Standaard zijn voornaam , achternaam en e-mail vereist wanneer iemand een vergadering met u boekt. Betaalde Sales Hub of Service Hub gebruikers kunnen ook elke contactpersoon eigenschap als een veld toevoegen of een aangepaste vraag toevoegen.

  • Klik op + Contactpersoonpersoon of + Aangepaste vraag.
  • Gebruik het dropdown menu om een eigenschap te selecteren of voer een vraag in het veld in en klik vervolgens op Opslaan.
  • Om het veld optioneel te maken, vinkt u het vakje Vereist rechts van het veld aan.
  • Gebruikers met een toegewezen Verkoop Hub of Service Hub betaalde stoel kunnencontactpersonen omleiden naar een specifieke websitepagina, landingspagina of externe pagina nadat ze een vergadering hebben geboekt door het keuzerondje Omleiden naar een andere pagina teselecteren. Als u adres-netwerkpixels hebt geïnstalleerd , ondersteunt deze omleiding het bijhouden van boekingen van vergaderingen met externe netwerken zoals Google en Facebook.
    • Om een HubSpot pagina te selecteren, klikt u op het dropdown menu en selecteert u een pagina. meetings-redirect-to-another-page
    • Om naar een externe pagina te gaan, klikt u op . Voer in het dialoogvenster de URL in en klik vervolgens op Toevoegen.
  • Als u niet wilt dat de velden van het vergaderingsformulier worden voorgevuld met bekende informatie wanneer een contactpersoon terugkeert naar uw site, klikt u op om de voorgevulde velden met bekende waarden uit te schakelen. Als u deze instelling uitschakelt, wordt het automatisch invullen van het formulier automatisch uitgeschakeld wanneer alle velden zijn voorbevolkt .
  • Om het formulier automatisch te verzenden wanneer de formuliervelden voorbevolkt zijn met bekende gegevens, klikt u op de knop Automatisch verzenden wanneer alle velden voorbevolkt zijn .
  • Klik op Bewaar de wijzigingen of pas uw Privacy- en Toestemmingsopties (GDPR) voor de koppeling aan:
    • Om de Privacy- en toestemmingsopties (GDPR) voor een linkaan te passen , klikt u onder uw formuliervragen op Aanpassen.meetings-legitimate-interest
    • U kunt de toestemming van een contactpersoon vastleggen om te communiceren met een specifiek type abonnement, of legitieme belangstelling voor uw vergaderingen vastleggen via de link. In de Toestemming voor marketing op maat panel, selecteer Toestemming of Legitiem belang uit het dropdown menu.
      • Toestemming: bewerk de toestemmingstekst voor de communicatie, voeg vervolgens extra abonnementsvormen/vinkjes toe zodat bezoekers toestemming kunnen geven voor communicatie van meerdere abonnementsvormen op een enkele vergaderlink. Klik op + Voeg een ander selectievakje toe, selecteer vervolgens een toestemmingstype en bewerk de tekst die naast het selectievakje zal verschijnen.
      • Legitiem belang: selecteer een wettige basis uit het dropdown menu. Om meer abonnementsvormen toe te voegen zodat u meerdere abonnementsvormen impliciet kunt vastleggen, klikt u op + Nog een abonnement toevoegenKlik dan op de Type abonnement dropdown menu en selecteer een abonnementstype. Het standaard abonnement dat u selecteert in vergaderingen is "één-op-één" communicatie. Het is een intern abonnementstype in uw HubSpot account.
    • Bewerk de privacy van de link en geef toestemming voor de tekst. Eventuele wijzigingen in de privacy- en toestemmingsoptiesvaneen individuele link zullen de standaardtekst die in uw accountinstellingen is ingesteld, opheffen . Meer informatie over het aanpassen van uw privac y- en toestemmingsopties.
    • Om te zien hoe uw toestemmingsopties worden weergegeven, klikt u op de knop Voorbeeld tabblad.
  • Wanneer u klaar bent met het bewerken van uw formuliervragen en de Privacy & Toestemmingsopties, klikt u op Bewaren van wijzigingen.

Gebruikers met een toegewezen Sales Hub of Service Hub betaalde stoel kunnen ook het bedrijfslogo, de bedrijfsinformatie en de standaardkleuren die worden weergegeven op uw vergaderingen link in uw accountinstellingen aanpassen. Wijzigingen die hier worden aangebracht zijn ook van toepassing op uw documenten en offertes. Leer hoe u bewerk uw bedrijfsmerk voor de verkooptools van HubSpot.

U kunt de details van de vergaderlink, de configuratie, de beschikbaarheid en de vragen van het vergaderingsdashboard bewerken. Gebruikers met Super Admin rechten kunnen ook links bewerken voor andere gebruikers in hun account door een andere gebruikersnaam te selecteren in het Owner dropdown menu linksboven. Om de link te bewerken, klikt u op de naam van de vergaderingslink om de editor te openen.

edit-team-meeting-links

Koppelingen naar vergaderingen delen

Als u eenmaal een vergaderlink hebt gemaakt, kunt u deze delen met uw contactpersonen of inbedden op uw website.

  • Navigeer in uw HubSpot-account naar Sales > Vergaderingen.
  • Ga met de muis over de link vergaderingen en klik op de link Kopiëren.

meetings-dashboard-copy-link

Deel de link met uw contactpersonen door deze als hyperlink in de body van uw e-mail of e-mailondertekening toe te voegen. Als u de link van uw vergadering wilt volgen, leert u over het toevoegen van traceerparameters voordat u de link deelt. Wanneer een contactpersoon een vergadering boekt met behulp van een vergaderingslink met tracking parameters, zullen de parameterwaarden de Campagne van de laatste boeking in vergaderingen tool, Bron van de laatste boeking in vergaderingen tool, en Medium van de laatste boeking in vergaderingen tool eigenschappen vullen.

Afhankelijk van uw HubSpot abonnement kunt u de vergaderwidget op uw HubSpot pagina's of uw externe pagina's inbedden. Leer hoe u de vergaderwidgetkunt embedden.

Reserveringen ontvangen

Wanneer een bezoeker op de link van uw vergadering klikt, kan hij een datum, tijd en lengte van de tijd selecteren als u meerdere tijdsduuropties hebt ingesteld. Ze worden dan gevraagd om hun contactgegevens in te voeren en eventuele aangepaste vragen te beantwoorden die u hebt toegevoegd aan de vergaderlink.

meetings-booking-page

Afhankelijk van de instellingen van uw vergaderingslink kan het volgende gebeuren wanneer een contactpersoon een vergadering boekt:

Wanneer een vergadering wordt geboekt, krijgt u een e-mail alert met de boekingstijd en de naam van de contactpersoon. U kunt klikken om de contactpersoon in de CRM te bekijken of om het agenda-event in uw geïntegreerde standaard persoonlijke agenda te bekijken. De prospect ontvangt ook een kalenderuitnodiging met alle gegevens van de vergadering.

new-meeting-booked-calendar-notification

Als u een Google-agenda-account gebruikt met de vergadertool, kunt u uw agenda-instellingen zo configureren dat er automatisch Google Meet-videoconferentie-links worden opgenomen.

  • Open uw Google-kalender.
  • Klik in de rechterbovenhoek op hetpictogram Instellingen en selecteer Instellingen.
  • Navigeer in het menu aan de linkerzijde naar de instellingen van het evenement.
  • Selecteer het selectievakjeAutomatisch toevoegen van Google Meet-videoconferenties aan evenementen die ik aanmaak .

google-meet-settingGoogle Meet-links zullen automatisch worden toegevoegd aan agenda-evenementen die op uw aangesloten kalender zijn geboekt met behulp van de vergadertool. Als je deze instelling in je Google Agenda inschakelt en Zoom met HubSpot hebt geïntegreerd, wordt er een Zoom-videoconferentielink opgenomen in het agenda-evenement in plaats van de Google Meet-link.

Let op: wijzigingen in de beschrijving van de vergadering op het contactformulier worden alleen naar de contactpersoon gestuurd als u gebruik maakt van Google Calendar en de Google Calendar twee-weg integratie met HubSpot heeft ingeschakeld . Als u een Office 365-kalender gebruikt of de integratie niet hebt ingeschakeld, pas dan de beschrijving van de vergadering aan in het agenda-evenement om wijzigingen aan de contactpersoon te sturen, niet in het contactrecord.

Nadat de vergadering heeft plaatsgevonden, kunt u een resultaat van de vergadering toewijzen om de afspraken met uw contactpersonen beter te kunnen volgen.

  • Ga met de muis over een vergadering en klik op Edit.

click-edit-on-meeting-engagement

  • Klik op de Outcome dropdown menu en selecteer een vergadering resultaat.

select-a-meetings-outcome

  • Klik op Opslaan.

Als u de toegang tot een van uw geïntegreerde kalenders verliest, kunnen de contactpersonen geen vergaderingen met u boeken, zelfs niet als u andere geïntegreerde kalenders hebt. U ontvangt een e-mail met de melding dat iemand probeert een vergadering met u te boeken en de agenda waar u geen toegang meer tot heeft zal in het rood verschijnen op uw agenda-integraties pagina.

U kunt de agenda verwijderen van uw agenda-integraties pagina in uw vergaderingsinstellingen door op de X ernaast te klikken, of u kunt de persoon die eigenaar is van de agenda bereiken en hem of haar vragen om u opnieuw toegang te geven tot de agenda. Zodra u toegang hebt gekregen, gaat u terug naar deze agenda-integratiepagina in uw vergaderingsinstellingen en vernieuwt u de pagina.