Betalingen beheren

Nadat je HubSpot betalingen hebt ingesteld (HubSpot's eigen betalingsverwerkingsoptie) of je Stripe account hebt gekoppeld voor betalingsverwerking, kun je beginnen met het innen van betalingen in HubSpot met behulp van facturen, betaallinks en offertes direct binnen je uniforme klantenplatform. Het is ook mogelijk om handmatige betalingen op facturen te registreren zonder dat je een betalingsverwerker hoeft aan te sluiten, terwijl integraties, zoals QuickBooks Online, waar van toepassing ook betalingen zullen registreren.

Wanneer je een betaling ontvangt via een van deze methoden, worden de betalingsgegevens opgeslagen in een betalingsrecord. Je kunt je geïncasseerde betalingen beheren in HubSpot door terugbetalingen uit te voeren, bonnen opnieuw te versturen en rapporten te downloaden van je betalingen en uitbetalingen.

Om betalingen te beheren, moet je een gebruiker zijn met Super Admin-rechten of Manage payments and subscriptions-toegang . Elke gebruiker met toegang tot Beheer betalingen en abonnementen kan transactie- en uitbetalingsgeschiedenis bekijken, betalings- en uitbetalingsrapporten downloaden, ontvangstbewijzen opnieuw versturen, abonnementen annuleren en restituties uitbetalen.

Leer hoe je een dashboard voor betalingsinkomsten kunt maken om de prestaties van je betalingen te meten.

Betalingen innen

Wanneer een betaling wordt verwerkt, gebeurt het volgende:

• Je ontvangt een betalingsmelding. Als je geen melding wilt ontvangen voor een voltooide betaling, kun je e-mailmeldingen voor betalingen uitschakelen in je instellingen voor meldingen.

Let op: voor terugkerende betalingen ontvangt de koper een ontvangstbewijs telkens als het bedrag wordt afgeschreven, maar jij ontvangt alleen een melding voor de eerste betaling. Je kunt workflows gebruiken om interne meldingen voor volgende betalingen te versturen .

• De koper ontvangt een kopie van het ontvangstbewijs in zijn e-mailadres. Het ontvangstbewijs wordt weergegeven in de taal die is ingesteld in de eigenschap Voorkeurstaal van de koper. Meer informatie over de betaalervaring van kopers.

Let op: meldingen en ontvangstbewijzen worden alleen verzonden voor betalingen die zijn verzameld via HubSpot Payments of Stripe betalingsverwerking, niet voor andere integratiebronnen, zoals QuickBooks Online.

• Als de betaling tegen een factuur was, wordt de factuur als PDF bij het betalingsbewijs gevoegd.
• Als de instelling voor het maken van facturen is ingeschakeld in instellingen, wordt er een factuur gemaakt in je account voor betalingen op betaallinks, offertes of abonnementen waarbij terugkerende betalingen worden verzameld, en ontvangt de koper een kopie van het ontvangstbewijs in zijn inbox met de factuur als bijlage in PDF-formaat.
• Er wordt een betalingsrecord aangemaakt en gekoppeld aan de relevante contactpersoon-, bedrijfs-, abonnements-, factuur- en dealrecord. Je kunt je betalingsrecords ook bekijken op de indexpagina voor betalingen.
• Er wordt een contactrecord aangemaakt met het e-mailadres dat de koper heeft opgegeven op de afrekenpagina, als er nog geen record met dat e-mailadres bestaat.
  • Als je abonnement marketingcontacten bevat, worden nieuwe contacten automatisch ingesteld als marketingcontacten. Je kunt een workflow maken om bestaande contactpersonen na betaling in te stellen als marketingcontactpersonen.
  • Als je niet wilt dat contactpersonen die betalingen doen als marketingcontactpersonen worden ingesteld, leer dan hoe je contactpersonen als niet-marketingcontactpersonen kunt instellen, inclusief het maken van een workflow om dat proces te automatiseren.

  Let op: de betalingstool is bedoeld voor gebruik bij standaard online betalingstransacties en biedt geen ondersteuning voor het mondeling of telefonisch verzamelen van gevoelige betalingsgegevens van je kopers. Als je een betaling hebt ingediend namens een koper, kan dit ertoe leiden dat de betaling aan de verkeerde contactpersoon wordt gekoppeld. Dit komt doordat je eerder een HubSpot-formulier hebt ingevuld en de betaling uitvoert via een niet-privaat bladervenster, waardoor HubSpot je bestaande cookies gebruikt om de betaling te koppelen. Om onjuist gekoppelde betalingen te herstellen, navigeert u naar de betalingsrecord en werkt u de gekoppelde contactrecord bij.

• Er wordt een dealrecord aangemaakt in je HubSpot-account en het dealbedrag wordt bijgewerkt tot het betalingstotaal, inclusief eventuele toegepaste kortingen. Voor terugkerende betalingen wordt niet elke keer dat terugkerende betalingen worden verwerkt een nieuw transactierecord aangemaakt, maar deze betalingen verschijnen op het abonnementrecord.
• Wanneer een koper terugkerende regelitems koopt via een betaallink of offerte:
  • HubSpot maakt één abonnementsrecord aan wanneer terugkerende regelitems dezelfde betalingsfrequentie en looptijd hebben. Als een koper bijvoorbeeld twee maandelijkse abonnementen met een looptijd van een jaar koopt, groepeert HubSpot beide terugkerende items in dezelfde abonnementsrecord. Het abonnement wordt gekoppeld aan de contact- en dealgegevens.
  • HubSpot maakt aparte abonnementsrecords aan wanneer terugkerende regelitems verschillende betalingsfrequenties of termijnen hebben. Als een koper bijvoorbeeld een maandabonnement en een jaarabonnement met een looptijd van een jaar koopt, maakt HubSpot twee abonnementenrecords aan. De abonnementen worden gekoppeld aan de contact- en dealgegevens.
  • De koper wordt elke factureringscyclus gefactureerd volgens de voorwaarden die zijn ingesteld op de offerte of betaallink, en hij wordt op de hoogte gebracht telkens wanneer hij gefactureerd wordt. Je kunt ook herinneringse-mails inschakelen om de koper 14 dagen voor de volgende abonnementsbetaling op de hoogte te stellen. De bijbehorende abonnementseigenschappen worden ook bijgewerkt in HubSpot. Meer informatie over het beheren van abonnementen.
  • Er wordt een factuur aangemaakt voor elke terugkerende betaling als facturen aanmaken is ingeschakeld bij instellingen.
• Als er betalingsactiviteiten plaatsvinden, zoals een betaling die wordt ingediend of terugbetaald, verschijnen de activiteiten automatisch in de gekoppelde contact-, deal- en bedrijfsrecords van de betaling.

Uitbetalingen ontvangen

Uitbetalingen zijn de bedragen die elke dag op je bankrekening worden gestort uit je verzamelde betalingen, min eventuele kosten, terugbetalingen of terugboekingen. Als je HubSpot betalingsverwerking gebruikt, kun je uitbetalingen in HubSpot bekijken. Als je Stripe hebt gekoppeld als betalingsverwerkingsoptie, verschijnen de uitbetalingsgegevens niet in je HubSpot account en moet je in plaats daarvan betalingsrapporten downloaden en beheren in Stripe.

HubSpot stuurt dagelijks een uitbetalingsbericht met het totaalbedrag. Je kunt verwachten dat geld van uitbetalingen binnen twee werkdagen op je bankrekening wordt gestort voor kaartbetalingen en binnen drie werkdagen voor ACH automatische incassobetalingen.

Als er dagen zijn waarop het dagelijkse uitbetalingstotaal lager is dan de terugbetalingen of terugboekingen die die dag zijn verwerkt, dan zal HubSpot het verschil van je bankrekening afschrijven. Op deze dagen ontvang je een uitbetalingsmail van HubSpot met daarin het bedrag dat van je account is afgeschreven.

Lees meer over automatische incasso en uitbetalingen met betalingsuitstel in de documentatie van Stripe, HubSpot's partner voor het verwerken van betalingen.

Download betalingsrapporten

Let op: als je Stripe hebt aangesloten als betalingsverwerker, verschijnt het tabblad Uitbetalingen niet in je HubSpot account. In plaats daarvan moet je betalingsrapporten downloaden en beheren in Stripe.

Je kunt rapporten downloaden met je betalings- of uitbetalingsgegevens, evenals een afstemmingsrapport voor betalingen.

1. Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Betaalrekening.
2. Op het tabblad Uitbetalingen kun je je uitbetalingsgeschiedenis bekijken, inclusief individuele betalingen en hun status. Om meer details over een uitbetaling te bekijken, klik je op deuitbetalingsdatum en bekijk je de details in de rechter zijbalk.
3. Als je een rapport van de betalingen of uitbetalingen van je account wilt downloaden, klik je rechtsboven op Rapporten downloaden en selecteer je een van de volgende rapporttypes:
   • Betalingsafstemming: bekijk een lijst met uitbetalingen met gespecificeerde betalingsdetails. Het rapport bevat de transacties die zijn opgenomen in elke uitbetaling, zoals betalingen, terugbetalingen en vergoedingen, in aflopende volgorde.
   • Betalingsgegevens: bekijk alle transacties van kopers, zoals eenmalige en terugkerende betalingen, terugbetalingen, transactiekosten en geschillen.
   • Uitbetalingsdetails: bekijk alle betalingen van kopers die zijn opgenomen in je dagelijkse uitbetalingstotaal.
4. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling en selecteer een indeling, klik vervolgens op Exporteren.

Betalingsrecords bekijken en exporteren

Wanneer je een betaling int in HubSpot, worden de betalingsgegevens opgeslagen in een betalingsrecord op de betalingsindexpagina.

Let op: als er geen betalingsrecords zijn (bijv. geen voltooide transacties), wordt u doorgestuurd naar de betalingsinstellingen om uw betalingsinstellingen te voltooien wanneer u naar de betalingsindexpagina navigeert.

1. Je betalingsrecords verschijnen in de tabel op de indexpagina. Bekijk de betaalstatus in de kolom Status :
   • Verwerking: de verwerkingstijd van de betaling is afhankelijk van de gebruikte betaalmethode. Zodra de betaling is verwerkt, verandert de status in Gelukt of Mislukt. Meer informatie over verwerkingstijden.
   • Geslaagd: de betaling is succesvol geïnd van de koper.
   • Mislukt: de betalingsmethode van de koper is niet succesvol geladen. Deze status geldt alleen voor betalingen via bankafschrijving, zoals ACH of abonnementsbetalingen.
   • Gedeeltelijk terugbetaald: de betaling werd terugbetaald voor een lager bedrag dan wat de koper oorspronkelijk had betaald.
   • Terugbetaald: het totale bedrag van de oorspronkelijke betaling is terugbetaald.
   • Verwerking restitutie: er is een restitutieverzoek ingediend. Het kan vijf tot tien werkdagen duren voordat restituties voor betalingen via bankafschrijving, zoals ACH, zijn verwerkt.

2. Gebruik de filters bovenaan om je betalingsrecords te segmenteren op eigenschappen zoals status, betalingsmethode of bedrag. Meer informatie over het bekijken en filteren van records vind je op de indexpagina.
3. Klik rechtsboven op Exporteren om de betalingsrecords te exporteren.
   • Voer een naam in voor je export.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling en selecteer een indeling.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Taal van kolomkoppen en selecteer een taal.
   • Klik op Aanpassen om aan te passen welke eigenschappen en associaties moeten worden opgenomen in de export.
   • Klik op Exporteren.
   • De betalingsexport bevat Record-ID, Brutobedrag, Betalingsdatum, Status, Klant, Betalingsmethode, Gekoppeld abonnement, Totaal belastingen en Gekoppelde abonnement-ID's.
4. Klik in de kolom Brutobedrag op het betalingsbedrag.
5. Het betalingsrecord wordt geopend in het rechterpaneel. Het bevat een overzicht van het betalingsbedrag, de betalingsdatum, de koper en de betalingsmethode.
6. Het record bevat ook verschillende secties voor de betalingsgeschiedenis, regelitems, abonnementen en recordassociaties. Om een sectie samen te vouwen of uit te vouwen, klik je op de naam van de sectie.

   
   

   • Als je Stripe gebruikt als betalingsverwerkingsoptie en in meerdere valuta's verkoopt, worden de gerelateerde kosten weergegeven samen met het ontvangen nettobedrag in je vereffeningsvaluta, als deze verschilt van de betalingsvaluta. Als je gekoppelde bankrekening in Stripe bijvoorbeeld in Amerikaanse dollars is, maar je int een betaling in euro's, dan zie je zowel het brutobedrag, de kosten en het nettobedrag in euro's, maar de kosten en het nettobedrag worden ook in Amerikaanse dollars weergegeven. Het fx-tarief wordt toegepast door Stripe.

7. Als er al een koppeling bestaat, ga dan met de muis over de gekoppelde record en klik op Voorbeeld om de details van de gekoppelde record te bekijken. Of klik op het vervolgkeuzemenu Meer en selecteer Associatielabels bewerken of Associatie verwijderen.

   
   

8. Je kunt de associaties ook bewerken als dat nodig is. Om de betaling te koppelen aan een bestaande contactpersoon-, bedrijfs- of dealrecord, klikt u naast het relevante recordtype op Toevoegen.

Let op: als u wijzigingen aanbrengt in de bestaande associaties, wordt de oude associatie vervangen door de bijgewerkte associatie. Je kunt maar één abonnement-, contact-, deal- en bedrijfsrecord koppelen aan een betalingsrecord, maar een contact-, bedrijfs-, deal- of abonnementsrecord kan meerdere gekoppelde betalingsrecords hebben.

Restituties uitbetalen of kwitanties versturen

Je kunt een restitutie uitvoeren of een betalingsbewijs naar de koper sturen vanaf de betalingsindexpagina. De betaling moet succesvol zijn verwerkt voordat je de restitutie kunt uitbetalen.

1. Klik op het betalingsbedrag. Het betalingsrecord wordt geopend in het rechterpaneel.
2. Om een restitutie uit te geven, klik je op Acties en selecteer je Restitutie. Het uitgeven van een restitutie heeft geen invloed op het actieve abonnement en de facturering gaat door zoals gepland.
   
   
   • Voer in het dialoogvenster het restitutiebedrag in, klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Reden en selecteer een reden voor de restitutie.
   • Klik op Terugbetaling. HubSpot brengt het oorspronkelijke transactiebedrag in mindering op je toekomstige uitbetalingen of schrijft het af van je bankrekening. Houd er rekening mee dat het 5-10 werkdagen kan duren voordat de restitutie op het rekeningoverzicht van de koper verschijnt.

4. Om een ontvangstbewijs naar je koper te sturen, klik je op Acties en selecteer je Ontvangstbewijs verzenden.
5. In het dialoogvenster wordt standaard het e-mailadres van de koper weergegeven. Om een andere ontvanger te wijzigen of toe te voegen, voert u in het veld E-mailadres een ander e-mailadres in.
6. Klik op Verzenden.
7. Om een kopie op te halen van een machtiging voor een bankafschrijvingstransactie, zoals een ACH-domiciliëring, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u Kopie van machtiging ophalen. Je ontvangt een e-mail met de autorisatiegegevens in de e-mail.
   
   

8. Klik op Sluiten om terug te keren naar de betalingsindexpagina.

Je kunt de filters op de indexpagina gebruiken om je betalingen te segmenteren in aangepaste weergaven. Je kunt bijvoorbeeld een weergave maken van terugbetaalde betalingen, betalingen via een bepaalde betaalmethode (bijv. ACH automatische incasso) of mislukte betalingen.

Ontvangsten aanpassen

Je kunt het uiterlijk van ontvangstbevestigingen aanpassen in de merkinstellingen van je account, inclusief de bedrijfsnaam, het logo en de gekleurde balk bovenaan de e-mail.

Let op: alle wijzigingen die je aanbrengt in de bedrijfsnaam, het logo of de kleuren in de brandinginstellingen van je account zijn van toepassing op elke betaallink, ongeacht welke gebruiker de link heeft gemaakt. Deze wijzigingen zijn ook van toepassing op alle tools die de standaard branding gebruiken, inclusief planningspagina's, verkoopdocumenten, offertes en chatflows.

1. Selecteer Account standaardinstellingen in het menu links op de zijbalk.
   • Om de bedrijfsnaam die op de kassabon staat bij te werken, voert u in het veld Bedrijfsgegevens uw bedrijfsnaam in.
   • Als je het logo en de kleuren wilt bijwerken, klik je op het tabblad Branding en lees je hoe je een nieuw logo uploadt of een nieuwe primaire kleur selecteert.
2. Klik op Opslaan.

Meer informatie over rapportage over je betalingen met rapporten met één object en aangepaste rapporten.

Betwiste betalingen

Als betalingen door kopers worden betwist, kun je de geschillen van open tot gesloten volgen en actie ondernemen op geschillen binnen Hubspot. Lees meer over de geschillenbeslechtingsprocedure in onze FAQ over chargeback en bankretouren.

Hoe je op de hoogte wordt gebracht van geschillen

• Je wordt per e-mail op de hoogte gesteld wanneer een geschil wordt geopend, wordt gewonnen of wordt verloren. Deze kunnen worden uitgeschakeld in de instellingen voor betalingsmeldingen. Klik op Geschil tegengaan om een reactie op een geschil te starten.

• De status van het geschil wordt weergegeven op de betalingsrecord.
• Je kunt actie ondernemen op openstaande geschillen met de status Betwist (actie vereist).
• Je kunt geschillen volgen via het betalingsrecord.
• Geschilleneigenschappen kunnen worden gebruikt om meer informatie te krijgen over een bepaald geschil.

Een lijst met betalingen met een betwiste status bekijken

De geschilstatus van een betaling kan zijn:

• Betwist (actie vereist): het geschil is geopend en moet worden tegengesproken of geaccepteerd.
• Betwist (in afwachting van beslissing): het geschil is betwist en wacht op de beslissing van de bank.
• Betwist (gewonnen): de bank besliste in het voordeel van de handelaar.
• Betwist (verloren): de bank besliste in het voordeel van de kaarthouder.

Betalingen met een betwiste status bekijken:

1. Klik op het tabblad Geschillen .
2. De betwiste betalingen worden weergegeven.
   
   

   De getoonde kolommen zijn:

   • Brutobedrag.
   • Betaaldatum.
   • Bijbehorend contact van de betaling.
   • Betalingsmethode (bijv. kaart, ACH).
   • Status.
   • Datum ontstaan geschil.
   • Reden geschil (bijv. frauduleus, product niet ontvangen).
   • Geschilbedrag.
   • Uiterste datum geschil.
   • Datum geschil gesloten.
3. Als je een andere weergave wilt filteren, klik je linksboven op Status, selecteer je een of meer geschilstatussen en sla je de weergave op.

   
   

4. Klik op het brutobedrag van een betaling om de details van het geschil te bekijken.
5. Bekijk de geschilinformatie in het rechterpaneel onder Details geschil.
   
   

Reageren op geschillen

Je kunt reageren op geschillen met de status Betwist (actie vereist) vanaf de betalingsindexpagina en bewijs direct vanuit de betaling uploaden. Reageren op een geschil:

1. Klik op het tabblad Geschillen .
2. Klik op het brutobedrag van de betwiste betaling.
3.  In het rechterpaneel, onder Details geschil:
   • Klik op Geschil counteren om het geschil te counteren.
     • Beantwoord de geschilvragen en klik op Volgende.
     • Vul eventuele extra gegevens in en klik op Volgende.
     • Upload je bewijsmateriaal, voer eventuele aanvullende informatie in en klik op Beoordelen.
     • Het geschil krijgt dan de status Betwist (in afwachting van een beslissing) . 
     • Je kunt het geschil volgen in het betalingsrecord.
   • Klik op Geschil accepteren om het geschil te accepteren en te sluiten.
     
     

Geschillen bijhouden

Volg de geschillenactiviteit en -tijdlijn vanuit het betalingsrecord.

1. Klik op het tabblad Geschillen .
2. Klik op het brutobedrag van de betwiste betaling.
3. De details van het geschil en de betalingstijdlijn worden tijdens het geschilproces bijgewerkt met de status van het geschil.
   
   

Geschil eigenschappen

Geschil eigenschappen kunnen als kolommen worden toegevoegd aan de betalingsindexpagina en worden gebruikt in andere HubSpot tools zoals lijsten, rapporten en workflows. De betwiste eigenschappen zijn:

• Aanmaakdatum geschil: de datum waarop het geschil is aangemaakt.
• Betwist bedrag: het bedrag dat werd betwist.
• Geschiltermijn: de termijn van een geschilbeslissing.
• Reden geschil: de reden voor het geschil.

Betalingen gebruiken in andere HubSpot tools

Je kunt betalingsgegevens gebruiken in andere tools, zoals workflows en lijsten.

1. Maak een betalingsgebaseerde workflow om automatisch een welkomstmail naar kopers te sturen zodra een betaling is gelukt, of maak betaalde facturen met behulp van QuickBooks workflowacties. Bijvoorbeeld:
   • Gebruik de Source of Source ID eigenschap om een workflow te triggeren wanneer een betaling wordt gedaan via een willekeurige betaallink of een specifieke betaallink.
     
     
   • Gebruik de Status eigenschap om een workflow te triggeren wanneer een betaling is mislukt.
     
     
2. Maak een segment van contactpersonen die hebben betaald met een creditcard, of een lijst van contactpersonen die een product of dienst hebben gekocht via een specifieke betaallink.