Przewodnik po skrzynce odbiorczej rozmów

• W koncie HubSpot przejdź do Rozmowy > Skrzynka odbiorcza.
• Jeśli masz kilka skrzynek na swoim koncie, kliknij na rozwijane menu w lewym górnym rogu i wybierz inną skrzynkę do wyświetlenia.

• W skrzynce odbiorczej można korzystać z następujących funkcji do zarządzania rozmowami.

Filtry

Możesz jednocześnie przeszukiwać i filtrować swoje wątki, aby szybko znaleźć odpowiedni wątek. Kliknij ikonę wyszukiwania w lewym górnym rogu i wprowadź wyszukiwane hasło, aby wyszukać wątek, a następnie zastosuj filtry, aby zawęzić wyszukiwanie.

• Status: filtrujrozmowy na podstawie ich otwartego lub zamkniętego statusu.
  
• Kanał: sortuj rozmowy na podstawie tego, czy zostały utworzone z wiadomości e-mail, czatu na żywo, rozmowy w Messengerze.
• Kontakt: filtrowanie wątków według kontaktu, który jest powiązany z wątkiem.
• Adresat: filtrowaniewątków według konkretnego członka zespołu przypisanego do danego wątku. Można również filtrować wątki, które są przypisane do bota.
• Data: użyj selektora daty , aby filtrować rozmowy, które miały miejsce w określonym czasie.
• Więcej opcji: zaznacz pole wyboru Ukryj filtrowane , aby odfiltrować wątki, które nie są związane z Twoją firmą, i/lub zaznacz pole wyboru Ukryj śmieci , aby odfiltrować usunięte wątki z wyników wyszukiwania.

Możesz również posortować swoje rozmowy od najstarszej do najnowszej, klikając menu rozwijane nad listą rozmów. Aby wrócić do skrzynki odbiorczej , w prawym górnym rogu kliknij przycisk Wyjdź z wyszukiwania.

Widoki

Wszystkie rozmowy są podzielone na różne widokiskrzynki odbiorczej. Widoki te grupują wątki według odbiorcy, kanału lub stanu filtrowania. Jeśli jesteś użytkownikiemkonta Marketing Hub, Sales Hub lub Service HubProfessional albo Enterprise , dowiedz się, jak organizować rozmowy w niestandardowych widokach skrzynki odbiorczej.

Na lewym pasku bocznym wybierz widok:

• Nieprzypisane: przeglądanie wszystkich wątków, które nie zostały przypisane do właściciela. Jeśli właściciel wątku zostanie później usunięty z konta, wątek ten zostanie automatycznie usunięty z przypisania i pojawi się również w tym widoku.
• Przypisany do mnie: wyświetlanie wszystkich rozmów, które są kierowane lub przypisane do Ciebie.
• Wszystkie otwarte: zobacz wszystkie rozmowy swojego zespołu w skrzynce odbiorczej. Pamiętaj, że jeśli wyślesz do kontaktu wiadomość wychodzącą ze skrzynki odbiorczej, nie pojawi się ona w widoku Wszystkie otwarte , dopóki kontakt nie odpowie na tę wiadomość.
• Czat: zobacz wszystkie rozmowy, które pochodzą z widżetu czatu w Twojej witrynie.
• Boty: zobacz wszystkie konwersacje botów, które nigdy nie zostały przypisane lub jeszcze nie zostały przypisane do właściciela.
• Email: zobacz wszystkie rozmowy, które pochodzą z wiadomości e-mail wysłanych na adres e-mail Twojego zespołu.
• Messenger: zobacz wszystkie rozmowy, które pochodzą z Facebook Business Page z połączonym kontem Facebook Messenger.
• Formularze: wyświetlanie wszystkich zgłoszeń do podłączonego formularza pomocy technicznej.
• Wszystkie zamknięte: wyświetlanie wszystkich zamkniętych wątków.
• Wysłane: przeglądanie wszystkich wychodzących maili wysłanych ze skrzynki odbiorczej konwersacji oraz z rekordu w CRM. Pamiętaj, że gdy odbiorca odpowie na maila, konwersacja zostanie przeniesiona do widoku Wszystkie otwarte oraz innych odpowiednich widoków, takich jak Przypisany do mnie czy Nieprzypisany .
• Spam: wyświetl wszystkie wiadomości e-mail, które nie są istotne dla rozmów biznesowych, takie jak wiadomości promocyjne. Wszelkie e-maile otrzymane z adresu e-mail opartego na roli (marketing@, sales@, itp.) zostaną wysłane do widoku Spam .
• Kosz: wyświetlanie wszystkich usuniętych wątków. Otwórz usunięty wątek, aby przejrzeć jego treść. Jeśli chcesz przywrócić usunięty wątek, kliknij Przywróć rotatei w górnym menu. Aby trwale usunąć wiadomość, kliknij Usuń na zawsze.Spowoduje to trwałe usunięcie wątku ze skrzynki odbiorczej oraz z rekordu kontaktu, w którym zarejestrowana jest rozmowa. Powiązany bilet również zostanie usunięty. Nie można uzyskać dostępu do wątków w skrzynce odbiorczej lub na powiązanych rekordach po usunięciu ich z widoku kosza. Wątki te zostaną automatycznie usunięte po 30 dniach i nie będzie można ich przywrócić.

Zawsze będą wyświetlane widoki Nieprzypisany, Przypisany do mnie, Wszystkie otwarte i Czat . Aby uzyskać dostęp do innych standardowych widoków, kliknij przycisk Więcej.

Skomponuj

W lewym dolnym rogu kliknij przycisk Compose , aby napisać wiadomość wychodzącą bezpośrednio ze skrzynki wątków. Dowiedz się więcej o wysyłaniu i odpowiadaniu na wiadomości e-mail ze skrzynki odbiorczej wątków.

Wykaz rozmów

W lewym panelu wyświetl listę wszystkich wątków w wybranym widoku. Wątki są posortowane na podstawie czasu otrzymania wiadomości, począwszy od najnowszej otrzymanej wiadomości. Podgląd wiadomości zawiera następujące szczegóły:

• Nazwa kontaktu, który rozpoczął rozmowę, a także liczba uczestników zawartych w wątku.
• Wskaźnik przekazania lub odpowiedzi, który pomaga zidentyfikować rozmowy, na które trzeba jeszcze odpowiedzieć.
• Linia tematu wiadomości e-mail, jeśli dotyczy, oraz podgląd treści wiadomości.
• Znacznik czasu ostatniej otrzymanej wiadomości w wątku.
• Ikona wskazująca, z którego kanału pochodzi rozmowa.
• Podgląd wszelkich komentarzy zawartych w wątku.

Informacje i związane z nimi zapisy

Na prawym pasku bocznym można zobaczyć informacje kontekstowe dotyczące powiązanego kontaktu, powiązanego zgłoszenia oraz wcześniejszych rozmów tego kontaktu z Twoją firmą. Kliknij, aby rozwinąć każdą sekcję i zobaczyć dodatkowe szczegóły.

• Kontakt: aby odłączyć kontakt od wątku, kliknij X obok nazwy kontaktu. Aby otworzyć rekord kontaktu w innej karcie przeglądarki, kliknij nazwę kontaktu. W rekordzie kontaktu można wysłać wiadomość e-mail do jednej osoby, wykonać połączenie, dodać notatkę, utworzyć zadanie lub zaplanować spotkanie z kontaktem.
• Bilet: aby wyświetlić dodatkowe informacje o bilecie, kliknij Zobacz więcej na karcie biletu. W panelu, który otworzy się po prawej stronie, kliknij Edit the shown properties to customize the properties that display in theTicket details panel. Nie spowoduje to aktualizacji właściwości wyświetlanych na karcie Biletu w skrzynce odbiorczej. Jeśli konwersacja nie ma powiązanego biletu, kliknij przycisk Utwórz bilet. Nie można oddzielić biletu od konwersacji w skrzynce odbiorczej. Dowiedz się więcej o zarządzaniu biletami w skrzynce odbiorczej.
• O tym kontakcie: właściwości kontaktu, które pojawiają się w tym miejscu, są takie same jak właściwości na karcie Informacje w rekordzie kontaktu. Aby edytować wyświetlane właściwości kontaktu, najedź kursorem na ikonę informacji , a następnie kliknij opcję Edytuj właściwości.
• Inne rozmowy: przeglądaj poprzednie rozmowy między kontaktem a Twoim zespołem.
• Inne bilety: zobacz dodatkowe powiązane bilety kontaktu.
• Informacje zwrotne z przeszłości: zobacz informacje zwrotne z przeszłości kontaktu w ramach badania lojalności klientów, badaniaobsługi klienta lub badania satysfakcji klienta.
• Transakcje: aby utworzyć rekord transakcji w celu śledzenia wszelkich możliwości uzyskania przychodów z tej rozmowy, kliknij przycisk Utwórz transakcję.
• Firma: wyświetlanie powiązanego z kontaktem rekordu firmy.
• Obiekty niestandardowe (tylkoEnterprise ): jeśli używasz obiektów niestandardowych, możesz wyświetlić rekord obiektu niestandardowego, który jest powiązany z kontaktem zawartym w wątku. Aby pojawić się w skrzynce odbiorczej, rekord obiektu niestandardowego musi być powiązany z rekordem kontaktu.

Odpowiedź i komentarz

Użyj edytora odpowiedzi, aby odpowiedzieć na przychodzącą wiadomość e-mail lub wiadomość na czacie, lub użyj karty Komentarz , aby powiadomić innego członka zespołu o rozmowie. Możesz również nawiązać połączenie z edytora odpowiedzi, jeśli chcesz połączyć się z kontaktem przez telefon.

Aby rozwinąć edytor odpowiedzi podczas pisania odpowiedzi, kliknij i przeciągnij do edytora odpowiedzi.

• Na lewym pasku bocznym kliknij konwersację , aby otworzyć szczegółowy widok wątku po prawej stronie.
  • Aby wybrać użytkownika, do którego ma być przypisana konwersacja, kliknij menu rozwijane Właściciel w lewym górnym rogu.
  • Jeśli konwersacja ma powiązany bilet, kliknij nazwę biletu nad konwersacją, aby otworzyć rekord biletu w innej karcie przeglądarki.
  • Aby przełączyć się z czatu na żywo lub komunikatora Facebook Messenger, aby odpowiedzieć za pośrednictwem poczty elektronicznej, kliknij menu rozwijane kanału w edytorze odpowiedzi i wybierz opcję E-mail. Po zakończeniu rozmów historia konwersacji zostanie wysłana do odwiedzającego za pośrednictwem poczty elektronicznej.
  • Aby wysłać kopię zapisu rozmowy, usunąć rozmowę, zablokować nadawcę lub oznaczyć rozmowę jako spam, kliknij menu rozwijane Więcej w prawym górnym rogu.
    • Po zablokowaniu nadawcy rozmowazostanie przeniesiona do widokuFiltrowane w skrzynce odbiorczej.Możesz odblokować nad awcę z widoku Spam , aby przyszłe konwersacje były widoczne w skrzynce odbiorczej.
      
      • W przypadku czatów, idąc dalej, odwiedzający będzie widział widżet czatu, gdy odwiedzi Twoją witrynę, ale jego nowe wiadomości nie pojawią się w skrzynce odbiorczej.
      • Dla wiadomości e-mail, będzie to filtrować wątek i wszystkie wątki przychodzące od tego nadawcy w przyszłości.
      • Powiązane bilety zostaną trwale usunięte.

Uwaga: jeśli oznaczysz konwersację e-mail jako spam, spowoduje to filtrowanie tylko bieżącego wątku.

• Aby przekazać rozmowę e-mail do innego zespołu lub organizacji spoza firmy, w górnej części najnowszej odpowiedzi e-mail kliknij przycisk Przekaż.
• Aby oznaczyć konwersację jako zamkniętą, należy kliknąć przycisk Zamknij konwersację. Jeśli z rozmową związany jest bilet, użytkownik może zamknąć bilet i rozmowę jednocześnie lub po prostu zamknąć rozmowę, klikając menu rozwijane Więcej i wybierając opcję Zamknij rozmowę.

• Jeśli chcesz mieć więcej miejsca na odpowiedzi w rozmowie, możesz zwinąć prawy lub lewy panel, klikając ostatnią ikonę u góry panelu, i ponownie rozwinąć panel, klikając pierwszą ikonę .

Uwaga: w konwersacjach bota, w których odwiedzający nie osiągnął akcji bota Wyślij do członka zespołu, konwersacja nie może być oznaczona jako zamknięta aż do 30 minut bezczynności odwiedzającego.

• Aby masowo usuwać lub zamykać wątki:
  • Najedź na wątki i zaznacz pola wyboru obok wątków, które chcesz edytować.
  • W górnej części skrzynki odbiorczej wybierz opcję Przenieś do kosza lub Zamknij wątek.

Status

W lewym górnym rogu kliknij, abywłączyć lub wyłączyć przełącznik wcelu zmiany statusu dostępności czatu.

Kiedy jesteś poza domem, nadal będziesz dostępny dla wszystkich otwartych czatów, które są aktualnie przypisane do Ciebie, ale będziesz widoczny dla nowych przychodzących gości.

Ustawienia skrzynki odbiorczej

W lewym dolnym rogu skrzynki odbiorczej możesz szybko uzyskać dostęp do ustawień skrzynki odbiorczej w celu ich edycji. Możesz edytować ustawienia na poziomie skrzynki odbiorczej lub ustawienia specyficzne dla Twojej wiadomości e-mail lub kanału czatu. Dowiedz się więcej o edytowaniu skrzynki odbiorczej.