Przejdź do treści
Uwaga: Tłumaczenie tego artykułu jest podane wyłącznie dla wygody. Tłumaczenie jest tworzone automatycznie za pomocą oprogramowania tłumaczącego i mogło nie zostać sprawdzone. W związku z tym, angielska wersja tego artykułu powinna być uważana za wersję obowiązującą, zawierającą najnowsze informacje. Możesz uzyskać do niej dostęp tutaj.

Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales Office 365

Data ostatniej aktualizacji: listopada 22, 2024

Dostępne z każdą z następujących podpisów, z wyjątkiem miejsc, w których zaznaczono:

Wszystkie produkty i plany

Skorzystaj z funkcji śledzenia i dziennika dodatku HubSpot Sales Office 365, aby monitorować i prowadzić rekord kontaktu w zakresie zaangażowania w wiadomości e-mail. Po włączeniu funkcji śledzenia możesz otrzymywać powiadomienia w czasie rzeczywistym, gdy kontakt otworzy Twoją wiadomość e-mail. Możesz również wybrać opcję rejestrowania wiadomości e-mail w rekordzie kontaktu w HubSpot, aby zachować zapis całej wcześniejszej komunikacji dla swojego zespołu.

Możesz przeglądać informacje o otwarciu i kliknięciu wiadomości e-mail w kanale aktywności; dzienniki aktywności są zapisywane w indywidualnych rekordach kontaktu i powiązanych z nimi rekordach. Różnicę między śledzeniem a rejestrowaniem można znaleźć w tym artykule.

Ten artykuł dotyczy śledzenia i rejestrowania wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365 HubSpot Sales. Jeśli korzystasz z dodatku Outlook Desktop, dowiedz się, jak śledzić i rejestrować wiadomości e-mail za pomocą dodatku Outlook Desktop.

Uwaga:

Konfiguracja domyślnych ustawień dziennika i śledzenia

Administratorzy o rozszerzonychuprawnieniach mogą aktualizować domyślne zachowanie w zakresie śledzenia, rejestrowania i kojarzenia wiadomości e-mail dla wszystkich użytkowników na koncie.

Aby skonfigurować te ustawienia domyślne:

  • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
  • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Obiekty > Działania.
  • Kliknij kartę Email Log & Track.
  • W sekcji Email Log and Track Settings skonfiguruj sposób, w jaki wiadomości e-mail będą rejestrowane w HubSpot, zaznaczając lub usuwając zaznaczenie powiązanych pól wyboru:
    • Apply Default Log setting for all users: gdy to ustawienie jest włączone, możesz kliknąć, aby włączyć lub wyłączyć przełącznik Log all emails by default, aby ustawić, czy wiadomości e-mail są domyślnie rejestrowane przez wszystkich użytkowników na Twoim koncie.
    • Zastosuj domyślne skojarzenie dla wszystkich użytkowników: gdy to ustawienie jest włączone, możesz następnie kliknąć menu rozwijane i wybrać domyślne typy rekordów do skojarzenia z zalogowanym e-mailem.
    • Zastosuj domyślne ustawienie śledzenia dla wszystkich użytkowników : jeśli zaznaczyłeś pole wyboru Zezwalaj wszystkim użytkownikom na śledzenie wiadomości e-mail i sprawdzanie, czy odbiorcy otwierają i klikają wiadomości e-mail, możesz włączyć to ustawienie, aby skonfigurować, czy wszystkie wiadomości e-mail będą domyślnie śledzone przez wszystkich użytkowników na Twoim koncie.

configure-default-track-and-log-settings

Śledzenie wiadomości e-mail

Uwaga: śledzenie wiadomości e-mail przy użyciu nowego programu Outlook dla komputerów Mac nie jest obecnie obsługiwane.


Wysyłanie śledzonych wiadomości e-mail przy użyciu dodatku Office 365

Aby wysłać śledzoną wiadomość e-mail przy użyciu dodatku Office 365:

  • Zaloguj się do swojego konta Outlook.
  • Utwórz kompozytor nowej wiadomości e-mail.
  • Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości e-mail.
  • Otwórz narzędzia sprzedaży w skrzynce odbiorczej. Proces ten będzie się nieznacznie różnić w zależności od używanego klienta poczty:
    • Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 na pulpicie programu Outlook na komputerze PC lub Mac, w oknie wiadomości kliknij pozycję Narzędzia sprzedaży. click-sales-tools-on-desktop
    • Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 na koncie Outlook on the web lub Outlook.com, w prawym dolnym rogu okna kompozycji wiadomości e-mail kliknij ikonę zębatki sprocket. click-sales-tools-on-web
  • W prawym panelu zaznacz pole wyboru Śledź otwarcia wiadomości e-mail (użytkownicy z przypisanymi płatnymi stanowiskami Sales Hub zobaczą opcję Śledź otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail).

track-email-opens-office-365

  • Pozostaw panel HubSpot Sales otwarty z zaznaczonym polem wyboru, a następnie kliknij Wyślij.

Wyświetlanie statusu śledzonej wiadomości e-mail

Zanim kontakt otworzy wiadomość e-mail, jej temat i odbiorca zostaną wyświetlone w kanale aktywności w HubSpot jako Wysłane.

activity-feed-sent-email-activity

Gdy odbiorca otworzy wiadomość e-mail, na pulpicie pojawi się wyskakujące powiadomienie w czasie rzeczywistym, a powiadomienie e-mail zostanie oznaczone jako Otwarte w kanale aktywności. Kliknij menu rozwijane pod nazwą kontaktu, aby zobaczyć, kiedy odbiorca otworzył wiadomość e-mail. Zobaczysz również historię aktywności kontaktu wymienioną w rozwijanym menu.

Uwaga: powiadomienia w czasie rzeczywistym pojawią się po wysłaniu śledzonych wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365 i jeśli masz rozszerzenie HubSpot Sales Chrome. W przeciwnym razie aktywność będzie widoczna tylko w kanale aktywności HubSpot.

activity-feed-open-email-notification

W rozszerzeniu Chrome można również zobaczyć, jak kontakty są zaangażowane w śledzone wiadomości e-mail. Aby uzyskać dostęp do kanału aktywności z rozszerzenia Chrome, kliknij ikonę zębatki HubSpot sprocket w prawym górnym rogu przeglądarki Chrome.

Dowiedz się więcej o śledzeniu wiadomości e-mail i powiadomieniach o sprzedaży oraz o tym, jak wyłączyć śledzenie.

Śledzenie z włączonymi ustawieniami prywatności danych

Jeśli włączyłeś ustawienia prywatności danych na swoim koncie, HubSpot może rejestrować i śledzić otwarcia wiadomości e-mail kontaktu tylko wtedy, gdy kontakt ma przypisaną podstawę prawną do przetwarzania danych. Podczas tworzenia wiadomości e-mail w usłudze Office 365 pole wyboru Śledź otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail będzie wyszarzone, aby wskazać, że kontakt nie kwalifikuje się do śledzenia.

o365-track-box-unavailable

Otwarcia wiadomości e-mail nie będą śledzone w przypadku kontaktów bez podstawy prawnej do przetwarzania danych lub odbiorców wiadomości e-mail, którzy nie są jeszcze kontaktami. W przypadku wysyłania wiadomości e-mail do wielu odbiorców, otwarcia wiadomości e-mail będą śledzone anonimowo.

Uprawnienie do śledzenia kontaktu można zmienić, aktualizując jego Właściwość kontaktu dotyczącą podstawy prawnej przetwarzania danych.

Rejestrowanie wiadomości e-mail

Aby rejestrować wiadomości e-mail i dodawać nowe kontakty do HubSpot z zarejestrowanej wiadomości e-mail, adres e-mail, z którego wysyłasz wiadomości e-mail, musi być jednym z obserwujących:

Możesz określić adresy e-mail i domeny, dla których nigdy nie chcesz rejestrować wiadomości e-mail w ustawieniach konta HubSpot. Możesz też dodać te adresy e-mail i domeny w ustawieniach dodatku.

Uwaga: załączniki do wiadomości e-mail większe niż 50 MB nie będą rejestrowane w HubSpot. Wiadomość e-mail zostanie pomyślnie dostarczona do kontaktu i zalogowana do CRM, ale bez załącznika.

Wysyłanie zalogowanej wiadomości e-mail przy użyciu dodatku Office 365

Aby wysłać zalogowaną wiadomość e-mail przy użyciu dodatku Office 365:

  • Utwórz nową wiadomość e-mail w programie Outlook.
  • Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości e-mail.
  • Otwórz narzędzia sprzedaży w skrzynce odbiorczej. Proces ten będzie się nieznacznie różnić w zależności od używanego klienta poczty:
    • Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 na pulpicie programu Outlook na komputerze PC lub Mac, w oknie wiadomości kliknij pozycję Narzędzia sprzedaży. click-sales-tools-on-desktop
    • Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 z programu Outlook w sieci Web lub konta Outlook.com, w prawym dolnym rogu okna kompozycji wiadomości e-mail kliknij ikonę zębatki sprocket. click-sales-tools-on-web
  • W prawym panelu zaznacz pole wyboru Dziennik . Twój adres BCC zostanie automatycznie wypełniony w polu BCC.

log-emails-to-associated-records-office365-1

  • Domyślnie dodatek automatycznie wybierze pięć ostatnich powiązanych rekordów transakcji lub zgłoszeń kontaktu, aby zalogować wiadomości e-mail. Automatycznie wybrane zostaną tylko transakcje lub zgłoszenia na etapie Otwarte. Aby jawnie wybrać rekordy, do których będą logowane wiadomości e-mail:

Uwaga: musisz korzystać z usługi Office 365 w wersji 1910 lub nowszej, aby wyraźnie wybrać rekordy, do których ma się logować wiadomość e-mail.

    • Kliknijmenu rozwijane obok pola wyboru Dziennik .
    • Zaznacz/usuń zaznaczenie pól wyboru obok rekordów, do których chcesz zarejestrować wiadomość e-mail. customize-associations-office365
    • Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do odbiorcy, który nie jest kontaktem w CRM, zostanie utworzony nowy rekord kontaktu. Adres e-mail kontaktu zostanie wyświetlony podczas edycji skojarzeń. Wyczyść pole wyboru , jeśli nie chcesz, aby wiadomość e-mail była rejestrowana w nowym rekordzie kontaktu. Dowiedz się, jak rejestrować wiadomości e-mail tylko w istniejących rekordach kontaktu .
  • Pozostaw panel HubSpot Sales otwarty z zaznaczonym polem wyboru, a następnie kliknij Wyślij.

W ustawieniach dodatku Office 365 można dostosować, które powiązane rekordy są automatycznie logowane do wiadomości e-mail. Jeśli korzystasz z kontaktów marketingowych, nowy kontakt utworzony przez zalogowaną wiadomość e-mail zostanie ustawiony jako niemarketingowy.

Uwaga: jeśli nowy kontakt zostanie utworzony za pośrednictwem zalogowanej wiadomości e-mail, użytkownik HubSpot, który wysłał wiadomość e-mail, zostanie automatycznie przypisany jako właściciel kontaktu, o ile nie został przypisany żaden poprzedni właściciel.

Wyświetl zarejestrowaną wiadomość e-mail w HubSpot

Wiadomości e-mail logowane do HubSpot za pomocą dodatku Office 365 będą automatycznie kojarzone z rekordami określonymi przed wysłaniem wiadomości e-mail.

Aby zobaczyć zalogowaną wiadomość e-mail w HubSpot:

  • Na koncie HubSpot przejdź do swoich kontaktów, firm lub transakcji.
  • Kliknij nazwę rekordu.
  • Na osi czasu znajdź zarejestrowaną wiadomość e-mail. Z poziomu wiadomości e-mail można wykonać następujące czynności:
      1. Powiązane rekordy : kliknij, aby edytować powiązane rekordy firmy lub transakcji.
      2. Przypnij: kliknij, aby przypiąć wiadomość e-mail na górze osi czasu kontaktu.
      3. Usuń: kliknij, aby usunąć aktywność e-mail z osi czasu.
      4. Szczegóły: kliknij, aby wyświetlić szczegółowe informacje o wysłanej wiadomości e-mail.
      5. Rozwiń: kliknij, aby zobaczyć pełną treść wiadomości e-mail. Jeśli trwa rozmowa e-mail, kliknij Wyświetl wątek , aby zobaczyć wszystkie wiadomości e-mail w wątku.
      6. Załączniki : kliknij, aby otworzyć załączniki powiązane z daną wiadomością e-mail.
      7. Odpowiedz: kliknij przycisk Odpowiedz, aby wysłać odpowiedź e-mail do kontaktu z HubSpot. Logged-email-contact-record

Uwaga: aby wysyłać odpowiedzi e-mail z HubSpot i rejestrować przychodzące odpowiedzi do HubSpot, musisz mieć połączoną skrzynkę odbiorczą.

Czy ten artykuł okazał się pomocny?
Niniejszy formularz służy wyłącznie do przekazywania opinii dotyczących dokumentacji. Dowiedz się, jak uzyskać pomoc dotyczącą HubSpot.