Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales Office 365

Użyj funkcji Track i Log dodatku HubSpot Sales Office 365, aby monitorować i rejestrować zaangażowanie kontaktów w wiadomości e-mail. Po włączeniu funkcji śledzenia możesz otrzymywać powiadomienia w czasie rzeczywistym, gdy kontakt otworzy Twoją wiadomość e-mail. Możesz również wybrać opcję rejestrowania wiadomości e-mail w rekordzie kontaktu w HubSpot, aby zachować zapis całej wcześniejszej komunikacji, do której może odwołać się Twój zespół.

Możesz przeglądać informacje o otwarciu i kliknięciu wiadomości e-mail w kanale aktywności; zarejestrowane wiadomości e-mail są zapisywane w indywidualnych rekordach kontaktów i ich powiązanych rekordach. Różnicę między śledzeniem a rejestrowaniem można poznać w tym artykule.

Ten artykuł obejmuje śledzenie wiadomości e-mail i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales Office 365. Jeśli używasz dodatku Outlook desktop, dowiedz się, jak śledzić i rejestrować wiadomości e-mail za pomocą dodatku Outlook desktop.

Konfiguracja domyślnych ustawień dziennika i śledzenia

Super administratorzy mogą zaktualizować domyślne zachowanie dla śledzenia, rejestrowania i kojarzenia wiadomości e-mail dla wszystkich użytkowników na koncie.

Aby skonfigurować te domyślne ustawienia:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do Obiekty > Działania.
• Kliknij kartę Email Log & Track.
• W sekcji Ustawienia dziennika i śledzenia wiadomości e-mail skonfiguruj, w jaki sposób wiadomości e-mail będą rejestrowane w HubSpot, wybierając lub usuwając powiązane pola wyboru:
  • Apply Default Log setting for all users: gdy to ustawienie jest włączone, można następnie kliknąć, aby włączyć lub wyłączyć przełącznik Log all emails by default, aby ustawić, czy wiadomości e-mail są domyślnie rejestrowane u wszystkich użytkowników na koncie.
  • Apply Default Association for all users: gdy to ustawienie jest włączone, możesz następnie kliknąć menu rozwijane i wybrać domyślne typy rekordów, aby powiązać je z zalogowaną wiadomością e-mail.
  • Apply Default Track setting for all users: jeśli zaznaczyłeś pole wyboru Allow all users to track emails and see recipients open and click on their emails, możesz włączyć to ustawienie, aby skonfigurować, czy wszystkie wiadomości e-mail będą domyślnie śledzone przez wszystkich użytkowników na Twoim koncie.

Śledzenie e-maili

Wysyłanie śledzonej wiadomości e-mail za pomocą dodatku do usługi Office 365

Aby wysłać śledzoną wiadomość e-mail przy użyciu dodatku Office 365:

• Zaloguj się na swoje konto w programie Outlook.
• Skomponuj nową wiadomość e-mail.
• Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości.
• Otwórz narzędzia sprzedaży w swojej skrzynce odbiorczej. Ten proces będzie się nieco różnił w zależności od tego, jakiego klienta poczty używasz:
  • Jeśli używasz dodatku Office 365 z poziomu pulpitu programu Outlook na komputerze PC lub Mac, w oknie wiadomości kliknij Narzędzia sprzedaży.
  • Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 na koncie Outlook on the web lub Outlook.com, w prawym dolnym rogu okna kompozycji wiadomości e-mail kliknij ikonę zęb atkisprocket.
• W prawym panelu zaznacz pole wyboru Śledź otwarcia wiadomości e-mail (użytkownicy z przypisanymi płatnymi miejscami Sales Hub zobaczą Śledź otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail).
  

• Utrzymuj panel HubSpot Sales otwarty z zaznaczonym polem wyboru, a następnie kliknij przycisk Wyślij.

Wyświetlanie stanu śledzonej wiadomości e-mail

Zanim Twój kontakt otworzy wiadomość e-mail, temat wiadomości i odbiorca pojawią się w Twoim feedzie aktywności w HubSpot jako Wysłane.

Kiedy odbiorca otworzy wiadomość, otrzymasz w czasie rzeczywistym wyskakujące powiadomienie na pulpicie, a powiadomienie o wiadomości e-mail zostanie oznaczone jako otwarte w Twoim kanale aktywności. Kliknij menu rozwijane poniżej nazwy kontaktu, aby zobaczyć, kiedy odbiorca otworzył Twoją wiadomość. W menu rozwijanym zobaczysz również historię aktywności tego kontaktu.

Uwaga: powiadomienia w czasie rzeczywistym pojawią się podczas wysyłania śledzonych wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365 oraz jeśli masz zainstalowane rozszerzenie HubSpot Sales Chrome lub aplikację HubSpot Sales for Windows tray (tylko Windows). Jeśli nie, zobaczysz aktywność tylko w swoim kanale aktywności HubSpot.

Możesz również zobaczyć, jak Twoje kontakty angażują się w śledzone wiadomości e-mail z rozszerzenia Chrome lub z aplikacji zasobnika Windows. Aby uzyskać dostęp do kanału aktywności z poziomu rozszerzenia Chrome, kliknij ikonę HubSpot sprocket sprocket w prawym górnym rogu przeglądarki Chrome. Jeśli zainstalowałeś HubSpot Sales dla systemu Windows, kliknij ikon ę HubSpot sp rocket sprocket w zasobniku systemu Windows.

Dowiedz się więcej o śledzeniu wiadomości e-mail i powiadomieniach o sprzedaży oraz o tym , jak wyłączyć śledzenie.

Śledzenie z włączonymi ustawieniami GDPR

Jeśli włączyłeś na swoim koncie funkcjonalność GDPR, HubSpot może śledzić otwarcia wiadomości e-mail danego kontaktu tylko wtedy, gdy ma on przypisaną podstawę prawną do przetwarzania danych. Podczas tworzenia wiadomości e-mail w usłudze Office 365 pole wyboru Śledź otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail będzie wyszarzone, aby wskazać, że kontakt nie kwalifikuje się do śledzenia.

Otwarcia wiadomości e-mail nie będą śledzone w przypadku kontaktów bez podstawy prawnej do przetwarzania danych lub odbiorców wiadomości e-mail, którzy nie są jeszcze kontaktami. W przypadku wysyłania wiadomości e-mail do wielu odbiorców, otwarcia wiadomości e-mail będą śledzone anonimowo.

Możesz zmienić uprawnienie do śledzenia kontaktu, aktualizując jego właściwość Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu.

Rejestrowanie wiadomości e-mail

Aby zarejestrować wiadomość e-mail i dodać nowe kontakty do HubSpot z zalogowanej wiadomości e-mail, adres e-mail, z którego wysyłasz wiadomości e-mail, musi być jednym z następujących:

• Użytkownik na Twoim koncie
• Jeden z podłączonych adresów e-mail
• alias w kliencie poczty elektronicznej (albo alias skonfigurowany w podłączonej skrzynce Gmail, albo alias dodany do profilu i preferencji)

Możesz określić adresy e-mail i domeny, dla których nigdy nie chcesz logować wiadomości e-mail w ustawieniach konta HubSpot. Lub możesz dodać te adresy e-mail i domeny w ustawieniach dodatku.

Uwaga: załączniki do wiadomości e-mail większe niż 50 MB nie będą logowane do HubSpot. Twoja wiadomość e-mail nadal zostanie pomyślnie dostarczona do kontaktu i zaloguje się do CRM, ale bez załącznika.

Wyślij zalogowaną wiadomość e-mail za pomocą dodatku Office 365

Aby wysłać zalogowaną wiadomość e-mail przy użyciu dodatku Office 365:

• Skomponuj nową wiadomość e-mail w programie Outlook.
• Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości.
• Otwórz narzędzia sprzedaży w swojej skrzynce odbiorczej. Ten proces będzie się nieco różnił w zależności od tego, jakiego klienta poczty używasz:
  • Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 z poziomu pulpitu programu Outlook na komputerze PC lub Mac, w oknie wiadomości kliknij Narzędzia sprzedaży.
  • Jeśli używasz dodatku Office 365 z programu Outlook w sieci lub konta Outlook.com, w prawym dolnym rogu okna kompozycji wiadomości e-mail kliknij ikonę zęb atkisprocket.
• W prawym okienku zaznacz pole wyboru Log . Twój adres BCC zostanie automatycznie wypełniony w polu BCC.

• Domyślnie, dodatek automatycznie wybierze pierwsze trzy powiązane rekordy transakcji lub biletów kontaktu, do których będą logowane wiadomości e-mail. Aby wyraźnie wybrać, do których rekordów będzie logowany e-mail:

Uwaga: musisz używać Office 365 w wersji 1910 lub wyższej, aby wyraźnie wybrać, do których rekordów ma się zalogować wiadomość e-mail.

• • Kliknijmenu rozwijane obok pola wyboru Log .
  • Zaznacz/zaznacz pola wyboru obok rekordów, do których chcesz zalogować wiadomość e-mail.
  • Jeśli wysyłasz e-mail do odbiorcy, który nie jest kontaktem w Twoim CRM, zostanie utworzony nowy rekord kontaktu. Zobaczysz e-mail kontaktu wymieniony podczas edycji skojarzeń. Wyczyść pole wyboru , jeśli nie chcesz, aby wiadomość e-mail była logowana do nowego rekordu kontaktu. Dowiedz się, jak logować wiadomości e-mail tylko do istniejących rekordów kontaktów.

• Trzymaj panel HubSpot Sales otwarty z zaznaczonym polem wyboru, a następnie kliknij przycisk Wyślij.

Możesz dostosować, do jakich rekordów powiązanych automatycznie logowane są Twoje wiadomości e-mail w ustawieniach dodatku Office 365. Jeśli używasz kontaktów marketingowych, nowy kontakt utworzony przez zalogowaną wiadomość e-mail zostanie ustawiony jako niemarketingowy.

Uwaga: jeśli nowy kontakt zostanie utworzony za pośrednictwem zalogowanej wiadomości e-mail, użytkownik HubSpot, który wysłał wiadomość e-mail, zostanie automatycznie przypisany jako właściciel kontaktu , o ile nie został przypisany poprzedni właściciel .

Zobacz zarejestrowaną wiadomość e-mail w HubSpot

Wiadomości e-mail, które są logowane do HubSpot za pomocą dodatku Office 365, zostaną automatycznie powiązane z rekordami, które zostały określone przed wysłaniem wiadomości e-mail.

Aby zobaczyć zalogowanego maila w HubSpot:

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do swoich kontaktów, firm lub transakcji.
• Kliknąć nazwę rekordu.
• Na osi czasu znajdź zarejestrowaną wiadomość e-mail. Na podstawie wiadomości e-mail można wykonać następujące czynności:
  
  1. 1. Powiązane rekordy: kliknij, aby edytować powiązane rekordy firmy lub transakcji.
     2. Przypnij: kliknij, aby przypiąć wiadomość e-mail do górnej części osi czasu kontaktu.
     3. Usuń: kliknij, aby usunąć aktywność e-mailową z osi czasu.
     4. Szczegóły: kliknij, aby zobaczyć szczegółowe informacje o wysłanej wiadomości e-mail.
     5. Rozwiń: kliknij, aby zobaczyć całą treść wiadomości e-mail. Jeśli trwa rozmowa e-mail, kliknij opcję Zobacz wątek , aby zobaczyć wszystkie wiadomości e-mail w wątku.
     6. Załączniki: kliknij, aby otworzyć załączniki powiązane z tą konkretną wiadomością e-mail.
     7. Odpowiedz: kliknij przycisk Odpowiedz, aby wysłać odpowiedź e-mailową do kontaktu z firmy HubSpot.

Uwaga: aby wysyłać odpowiedzi e-mail z HubSpot i rejestrować odpowiedzi przychodzące do HubSpot, musisz mieć podłączoną skrzynkę odbiorczą.