Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales Office 365
Data ostatniej aktualizacji: stycznia 20, 2023
Dotyczy:
Wszystkie produkty i plany |
Użyj funkcji Śledzenie i Dziennik w dodatku HubSpot Sales Office 365, aby monitorować i rejestrować zaangażowanie kontaktów w wiadomości e-mail. Po włączeniu funkcji śledzenia możesz otrzymywać powiadomienia w czasie rzeczywistym, gdy kontakt otworzy Twoją wiadomość e-mail. Możesz również wybrać opcję logowania wiadomości e-mail do rekordu kontaktu w HubSpot, aby zachować zapis całej wcześniejszej komunikacji dla swojego zespołu.
Możesz przejrzeć informacje o otwarciu i kliknięciu wiadomości e-mail w kanale aktywności; zarejestrowane wiadomości e-mail są zapisywane w indywidualnych rekordach kontaktów i ich powiązanych rekordach.
Uwaga: jeśli włączyłeś na swoim koncie funkcję General Data Protection Regulation (GDPR), Twój zespół prawny jest najlepszym źródłem informacji o tym, jak Twoja firma wykorzystuje rejestrowanie i śledzenie wiadomości e-mail. Możesz również dostosować ustawienia rozszerzenia, aby wyłączyć tę funkcjonalność dla konkretnej wiadomości lub dla określonych kontaktów czy domen e-mail. Ponadto otwieranie wiadomości e-mail może być śledzone tylko w przypadku kontaktów z przypisaną podstawą prawną do przetwarzania danych. Dowiedz się więcej o śledzeniu wiadomości e-mail, gdy ustawienia GDPR są włączone.
Zanim zaczniesz, zrozum różnicę między śledzeniem a rejestrowaniem wiadomości e-mail:- Śledzenie: użyj funkcji śledzenia, aby monitorować, kiedy kontakty otwierają twoje wiadomości e-mail. Aby śledzić wiadomości e-mail, HubSpot wstawia jednopikselowy obraz śledzenia do wiadomości e-mail po jej wysłaniu. Jeślimasz zainstalowaną aplikację HubSpot Sales for Windows tray lub jeśli używasz Chrome z rozszerzeniem HubSpot Sales Chrome, otrzymasz powiadomienie w czasie rzeczywistym na pulpicie , gdy kontakt otworzy śledzoną wiadomość e-mail. Użytkownicy z przypisanymipłatnymi siedzeniami SalesHub mogą również śledzić, kiedy odbiorca kliknie link w wiadomości e-mail. Użytkownicy bezpłatni nie mogą śledzić kliknięć. HubSpot rejestruje śledzone otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail w kanaleaktywności ina osi czasu rekordu. Zaznaczeniepola wyboru Śledź otwarcia wiadomości e-mail nie spowoduje zalogowania kopii wiadomości e-mail do rekordu w HubSpot .
- Rejestruj: użyj funkcji rejestrowania, aby zapisać kopię wiadomości e-mail w rekordzie w HubSpot. Wszelkie załączniki zawarte w wiadomości e-mail będą również rejestrowane w rekordzie kontaktu. Rejestruj wiadomości e-mail, aby zachować zapis dotychczasowej komunikacji. Zalogowane wiadomości e-mail nie dają wglądu w informacje o otwarciu lub kliknięciu.
Pamiętaj, że możesz wysłać wiadomość, która jest zarówno śledzona jak i rejestrowana. W ten sposób będziesz mieć zapis komunikacji e-mailowej i będziesz mógł śledzić zaangażowanie kontaktu w wiadomość.
Uwaga: okienko zadań dodatku musi być otwarte w skrzynce odbiorczej, gdy wysyłasz zarejestrowaną lub śledzoną wiadomość e-mail. Możesz przypiąć okien ko zadań, aby było ono zawsze domyślnie otwarte w skrzynce odbiorczej.
Ten artykuł obejmuje śledzenie wiadomości e-mail i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales Office 365.Jeśli używasz dodatku Outlook desktop, dowiedz się, jak śledzić i rejestrować wiadomości e-mail za pomocą dodatku Outlook desktop.
Śledzenie wiadomości e-mail
Wysyłanie śledzonych wiadomości e-mail za pomocą dodatku do usługi Office 365
Aby wysłać śledzoną wiadomość e-mail przy użyciu dodatku Office 365:
- Zaloguj się na swoje konto w programie Outlook.
- Utwórz nową wiadomość e-mail.
- Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, wiersz tematu i treść wiadomości e-mail.
- Otwórz narzędzia sprzedaży w swojej skrzynce odbiorczej. Ten proces będzie się nieco różnił w zależności od tego, jakiego klienta poczty używasz:
- Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 z poziomu pulpitu programu Outlook na komputerze PC lub Mac, w oknie wiadomości kliknij Narzędzia sprzedaży.
- Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 na koncie Outlook on the web lub Outlook.com, w prawym dolnym rogu okna kompozycji wiadomości e-mail kliknijsprocket icon .
- Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 z poziomu pulpitu programu Outlook na komputerze PC lub Mac, w oknie wiadomości kliknij Narzędzia sprzedaży.
- W prawym panelu zaznacz pole wyboru Śledź otwarcia wiadomości e-mail (użytkownicy z przypisanymi płatnymi miejscami Sales Hub zobaczą opcję Śledź otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail).
- Trzymaj panel HubSpot Sales otwarty z zaznaczonym polem wyboru, a następnie kliknij przyciskWyślij.
Wyświetlanie stanu śledzonej wiadomości e-mail
Zanim Twój kontakt otworzy wiadomość e-mail, temat wiadomości i odbiorca będą widoczne w Twoim kanale aktywności w HubSpot jako Wysłane.
Gdy odbiorca otworzy wiadomość e-mail, na pulpicie pojawi się wyskakujące powiadomienie w czasie rzeczywistym, a powiadomienie o wiadomości e-mail zostanie oznaczone jako otwarte w kanale aktywności. Kliknij menu rozwijane poniżej nazwy kontaktu, aby zobaczyć, kiedy odbiorca otworzył Twoją wiadomość. W menu rozwijanym zobaczysz również historię działań tego kontaktu.
Uwaga: powiadomienia w czasie rzeczywistym pojawią się, gdy wyślesz śledzone wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365 oraz jeśli masz zainstalowane rozszerzenie HubSpot Sales Chrome lub aplikację HubSpot Sales for Windows tray (tylko Windows). Jeśli nie, zobaczysz aktywność tylko w swoim feedzie aktywności HubSpot.
Możesz również zobaczyć, jak Twoje kontakty angażują się w śledzone wiadomości e-mail z rozszerzenia Chrome lub z aplikacji zasobnika Windows. Aby uzyskać dostęp do swojego kanału aktywności z rozszerzenia Chrome, kliknijzębatkę z ikoną HubSpot w prawym górnym rogu przeglądarki Chrome. Jeśli zainstalowano aplikację HubSpot Sales dla systemu Windows, kliknij ikon ę HubSpot sp rocket sprocket w zasobniku systemu Windows.
Dowiedz się więcej o śledzeniu wiadomości e-mail i powiadomieniach o sprzedaży oraz o tym , jak wyłączyć śledzenie.
Śledzenie przy włączonych ustawieniach GDPR
Jeślina swoim koncie włączyłeś funkcjonalność GDPR, HubSpot może śledzić otwarcia wiadomości e-mail przez kontakt tylko wtedy, gdy ma on przypisaną podstawę prawną do przetwarzania danych. Podczas tworzenia wiadomości e-mail w usłudze Office 365pole wyboru Śledź otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail będzie wyszarzone, aby wskazać, że kontakt nie kwalifikuje się do śledzenia.
Otwieranie wiadomości e-mail nie będzieśledzone w przypadku kontaktów bez podstawy prawnej do przetwarzania danych lub odbiorców wiadomości e-mail, którzy nie są jeszcze kontaktami. W przypadku wysyłania wiadomości e-mail do wielu odbiorców otwarcia wiadomości będą śledzone anonimowo.
Możesz zmienić możliwość śledzenia kontaktu, aktualizując jego właściwośćPodstawa prawna przetwarzania danych.
Rejestrowanie wiadomości e-mail
Aby zarejestrować wiadomość e-mail i dodać nowe kontakty do HubSpot z zarejestrowanej wiadomości e-mail, adres e-mail, z którego wysyłasz wiadomości e-mail, musi być jednym z następujących:
- Użytkownikiem na swoim koncie
- Jeden z połączonych adresów e-mail
- alias w kliencie poczty e-mail ( aliasskonfigurowany w podłączonej skrzynce Gmail lub aliasdodany do profilu i preferencji).
W ustawieniach konta HubSpot możesz określić adresy e-mail i domeny, dla których nigdy nie chcesz rejestrować wiadomości e-mail. Możesz też dodać te adresy e-mail i domeny w ustawieniach dodatku.
Uwaga: załączniki wiadomości e-mail większe niż 50 MB nie będą rejestrowane w HubSpot. Twoja wiadomość e-mail nadal będzie pomyślnie dostarczona do kontaktu i zaloguje się do CRM, ale bez załącznika.
Wysyłanie zarejestrowanej wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365
Aby wysłać zarejestrowaną wiadomość e-mail za pomocą dodatku Office 365:
- Skomponuj nową wiadomość e-mail w programie Outlook.
- Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, wiersz tematu i treść wiadomości e-mail.
- Otwórz narzędzia sprzedaży w swojej skrzynce odbiorczej. Ten proces będzie się nieco różnił w zależności od tego, jakiego klienta poczty używasz:
- Jeśli używasz dodatku Office 365 z poziomu pulpitu programu Outlook na komputerze PC lub Mac, w oknie wiadomości kliknij Narzędzia sprzedaży.
- Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 z programu Outlook w internecie lub konta Outlook.com, w prawym dolnym rogu okna kompozycji wiadomości e-mail kliknij ikonę zębatki.
- Jeśli używasz dodatku Office 365 z poziomu pulpitu programu Outlook na komputerze PC lub Mac, w oknie wiadomości kliknij Narzędzia sprzedaży.
- W prawym okienku zaznacz pole wyboru Log . Twój adres BCC zostanie automatycznie uzupełniony w polu BCC.
- Domyślnie, dodatek automatycznie wybierze pierwsze trzy powiązane rekordy transakcji lub biletów kontaktu, do których będą logowane wiadomości e-mail. Aby wyraźnie wybrać, do których rekordów będzie logowana wiadomość e-mail:
Uwaga: musisz używać Office 365 w wersji 1910 lub wyższej, aby jawnie wybrać, do których rekordów ma być logowana wiadomość e-mail.
-
- Kliknijmenu rozwijane obok pola wyboru Log .
- Zaznacz/zaznacz pola wyboru obok rekordów, do których chcesz zalogować wiadomość e-mail.
- Jeśli wysyłasz wiadomość do odbiorcy, który nie jest kontaktem w Twoim CRM, zostanie utworzony nowy rekord kontaktu. Podczas edycji skojarzeń zobaczysz email tego kontaktu na liście. Wyczyśćpole wyboru, jeśli nie chcesz, aby wiadomość e-mail była logowana do nowego rekordu kontaktu.Dowiedz się, jak logować wiadomości e-mail tylko do istniejących rekordów kontaktów.
- Trzymaj panel HubSpot Sales otwarty z zaznaczonym polem wyboru, a następnie kliknij przycisk Wyślij.
Możesz dostosować, do których powiązanych rekordów są automatycznie logowane wiadomości e-mail w ustawieniach dodatku Office 365. Jeśli używasz kontaktów marketingowych, nowy kontakt utworzony przez zalogowaną wiadomość e-mail zostanie ustawiony jako nie-marketingowy.
Uwaga: jeśli nowy kontakt zostanie utworzony za pośrednictwem zalogowanej wiadomości e-mail, użytkownik HubSpot, który wysłał wiadomość e-mail, zostanie automatycznie przypisany jako właściciel kontaktu, o ile nie został przypisany poprzedni właściciel.
Wyświetlenie zarejestrowanej wiadomości e-mail w HubSpot
Wiadomości e-mail, które są rejestrowane w HubSpot za pomocą dodatku Office 365, zostaną automatycznie powiązane z rekordami, które zostały określone przed wysłaniem wiadomości e-mail.
Aby zobaczyć zalogowaną wiadomość e-mail w HubSpot:
- Na swoim koncie HubSpot przejdź do swoich kontaktów, firm lub transakcji.
- Kliknij nazwę rekordu.
- Na osi czasu zlokalizuj zalogowanego maila. Z poziomu wiadomości e-mail możesz wykonać następujące czynności:
-
- Powiązane rekordy: kliknij, aby edytować powiązane rekordy firmy lub transakcji.
- Przypnij: kliknij, aby przypiąć wiadomość e-mail do góry, jeśli oś czasu kontaktu.
- Usuń: kliknij, aby usunąć aktywność email z osi czasu.
- Szczegóły: kliknij, aby zobaczyć szczegółowe informacje o wysłanej wiadomości e-mail.
- Rozwiń: kliknij, aby zobaczyć całą treść wiadomości e-mail. Jeśli trwa rozmowa e-mail, kliknij opcję Zobacz wątek , aby zobaczyć wszystkie wiadomości e-mail w wątku.
- Załączniki: kliknij, aby otworzyć załączniki powiązane z tą konkretną wiadomością e-mail.
- Odpowiedz: kliknij przycisk Odpowiedz, aby wysłać odpowiedź e-mailową do kontaktu z firmy HubSpot.
-
Uwaga: aby móc wysyłać odpowiedzi e-mail z HubSpot i rejestrować odpowiedzi przychodzące do HubSpot, musisz mieć podłączoną skrzynkę odbiorczą.
Powiązana treść
-
Wysyłanie i odpowiadanie na indywidualne wiadomości e-mail
Możesz wysłać wiadomość e-mail do poszczególnych kontaktów w HubSpot z rekordu kontaktu lub z powiązanego...
Baza wiedzy -
Podłącz swoją osobistą pocztę elektroniczną
Podłącz osobistą pocztę e-mail do HubSpot, aby wysyłać wiadomości e-mail jeden do jednego z CRM, rejestrować...
Baza wiedzy -
Skonfiguruj ustawienia IMAP lub Exchange
Jeśli jesteś super adminem lub masz Dostęp do konta uprawnieniamożesz wstępnie skonfigurować ustawienia...
Baza wiedzy