Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales Office 365
Data ostatniej aktualizacji: kwietnia 28, 2023
Dostępne z każdą z następujących podpisów, z wyjątkiem miejsc, w których zaznaczono:
|
Użyj funkcji Track i Log dodatku HubSpot Sales Office 365, aby monitorować i rejestrować zaangażowanie kontaktów w wiadomości e-mail. Po włączeniu funkcji śledzenia możesz otrzymywać powiadomienia w czasie rzeczywistym, gdy kontakt otworzy Twoją wiadomość e-mail. Możesz również wybrać opcję rejestrowania wiadomości e-mail w rekordzie kontaktu w HubSpot, aby zachować zapis całej wcześniejszej komunikacji, do której może odwołać się Twój zespół.
Możesz przeglądać informacje o otwarciu i kliknięciu wiadomości e-mail w kanale aktywności; zarejestrowane wiadomości e-mail są zapisywane w indywidualnych rekordach kontaktów i ich powiązanych rekordach. Różnicę między śledzeniem a rejestrowaniem można poznać w tym artykule.
Ten artykuł obejmuje śledzenie wiadomości e-mail i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales Office 365. Jeśli używasz dodatku Outlook desktop, dowiedz się, jak śledzić i rejestrować wiadomości e-mail za pomocą dodatku Outlook desktop.
Proszę zwrócić uwagę:
- Jeśli włączyłeś na swoim koncie funkcjonalność General Data Protection Regulation (GDPR), Twój zespół prawny jest najlepszym źródłem informacji o tym, jak Twoja firma wykorzystuje rejestrowanie i śledzenie wiadomości e-mail. Możesz również dostosować ustawienia rozszerzenia, aby wyłączyć tę funkcjonalność dla konkretnej wiadomości lub dla określonych kontaktów czy domen e-mail. Ponadto otwieranie wiadomości e-mail może być śledzone tylko w przypadku kontaktów z przypisaną podstawą prawną do przetwarzania danych. Dowiedz się więcej o śledzeniu wiadomości e-mail po włączeniu ustawień GDPR.
- Okienko zadań dodatku musi być otwarte w skrzynce odbiorczej, gdy wysyłasz zarejestrowaną lub śledzoną wiadomość e-mail. Możesz przypiąć okienko zadań, aby było ono zawsze domyślnie otwarte w skrzynce odbiorczej.
Konfiguracja domyślnych ustawień dziennika i śledzenia
Super administratorzy mogą zaktualizować domyślne zachowanie dla śledzenia, rejestrowania i kojarzenia wiadomości e-mail dla wszystkich użytkowników na koncie.
Aby skonfigurować te domyślne ustawienia:
- Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w głównym pasku nawigacyjnym.
- W menu lewego paska bocznego przejdź do Obiekty > Działania.
- Kliknij kartę Email Log & Track.
- W sekcji Ustawienia dziennika i śledzenia wiadomości e-mail skonfiguruj, w jaki sposób wiadomości e-mail będą rejestrowane w HubSpot, wybierając lub usuwając powiązane pola wyboru:
- Apply Default Log setting for all users: gdy to ustawienie jest włączone, można następnie kliknąć, aby włączyć lub wyłączyć przełącznik Log all emails by default, aby ustawić, czy wiadomości e-mail są domyślnie rejestrowane u wszystkich użytkowników na koncie.
- Apply Default Association for all users: gdy to ustawienie jest włączone, możesz następnie kliknąć menu rozwijane i wybrać domyślne typy rekordów, aby powiązać je z zalogowaną wiadomością e-mail.
- Apply Default Track setting for all users: jeśli zaznaczyłeś pole wyboru Allow all users to track emails and see recipients open and click on their emails, możesz włączyć to ustawienie, aby skonfigurować, czy wszystkie wiadomości e-mail będą domyślnie śledzone przez wszystkich użytkowników na Twoim koncie.
Śledzenie e-maili
Wysyłanie śledzonej wiadomości e-mail za pomocą dodatku do usługi Office 365
Aby wysłać śledzoną wiadomość e-mail przy użyciu dodatku Office 365:
- Zaloguj się na swoje konto w programie Outlook.
- Skomponuj nową wiadomość e-mail.
- Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości.
- Otwórz narzędzia sprzedaży w swojej skrzynce odbiorczej. Ten proces będzie się nieco różnił w zależności od tego, jakiego klienta poczty używasz:
- Jeśli używasz dodatku Office 365 z poziomu pulpitu programu Outlook na komputerze PC lub Mac, w oknie wiadomości kliknij Narzędzia sprzedaży.
- Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 na koncie Outlook on the web lub Outlook.com, w prawym dolnym rogu okna kompozycji wiadomości e-mail kliknij ikonę zęb atkisprocket.
- Jeśli używasz dodatku Office 365 z poziomu pulpitu programu Outlook na komputerze PC lub Mac, w oknie wiadomości kliknij Narzędzia sprzedaży.
- W prawym panelu zaznacz pole wyboru Śledź otwarcia wiadomości e-mail (użytkownicy z przypisanymi płatnymi miejscami Sales Hub zobaczą Śledź otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail).
- Utrzymuj panel HubSpot Sales otwarty z zaznaczonym polem wyboru, a następnie kliknij przycisk Wyślij.
Wyświetlanie stanu śledzonej wiadomości e-mail
Zanim Twój kontakt otworzy wiadomość e-mail, temat wiadomości i odbiorca pojawią się w Twoim feedzie aktywności w HubSpot jako Wysłane.
Kiedy odbiorca otworzy wiadomość, otrzymasz w czasie rzeczywistym wyskakujące powiadomienie na pulpicie, a powiadomienie o wiadomości e-mail zostanie oznaczone jako otwarte w Twoim kanale aktywności. Kliknij menu rozwijane poniżej nazwy kontaktu, aby zobaczyć, kiedy odbiorca otworzył Twoją wiadomość. W menu rozwijanym zobaczysz również historię aktywności tego kontaktu.
Uwaga: powiadomienia w czasie rzeczywistym pojawią się podczas wysyłania śledzonych wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365 oraz jeśli masz zainstalowane rozszerzenie HubSpot Sales Chrome lub aplikację HubSpot Sales for Windows tray (tylko Windows). Jeśli nie, zobaczysz aktywność tylko w swoim kanale aktywności HubSpot.
Możesz również zobaczyć, jak Twoje kontakty angażują się w śledzone wiadomości e-mail z rozszerzenia Chrome lub z aplikacji zasobnika Windows. Aby uzyskać dostęp do kanału aktywności z poziomu rozszerzenia Chrome, kliknij ikonę HubSpot sprocket sprocket w prawym górnym rogu przeglądarki Chrome. Jeśli zainstalowałeś HubSpot Sales dla systemu Windows, kliknij ikon ę HubSpot sp rocket sprocket w zasobniku systemu Windows.
Dowiedz się więcej o śledzeniu wiadomości e-mail i powiadomieniach o sprzedaży oraz o tym , jak wyłączyć śledzenie.
Śledzenie z włączonymi ustawieniami GDPR
Jeśli włączyłeś na swoim koncie funkcjonalność GDPR, HubSpot może śledzić otwarcia wiadomości e-mail danego kontaktu tylko wtedy, gdy ma on przypisaną podstawę prawną do przetwarzania danych. Podczas tworzenia wiadomości e-mail w usłudze Office 365 pole wyboru Śledź otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail będzie wyszarzone, aby wskazać, że kontakt nie kwalifikuje się do śledzenia.
Otwarcia wiadomości e-mail nie będą śledzone w przypadku kontaktów bez podstawy prawnej do przetwarzania danych lub odbiorców wiadomości e-mail, którzy nie są jeszcze kontaktami. W przypadku wysyłania wiadomości e-mail do wielu odbiorców, otwarcia wiadomości e-mail będą śledzone anonimowo.
Możesz zmienić uprawnienie do śledzenia kontaktu, aktualizując jego właściwość Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu.
Rejestrowanie wiadomości e-mail
Aby zarejestrować wiadomość e-mail i dodać nowe kontakty do HubSpot z zalogowanej wiadomości e-mail, adres e-mail, z którego wysyłasz wiadomości e-mail, musi być jednym z następujących:
- Użytkownik na Twoim koncie
- Jeden z podłączonych adresów e-mail
- alias w kliencie poczty elektronicznej (albo alias skonfigurowany w podłączonej skrzynce Gmail, albo alias dodany do profilu i preferencji)
Możesz określić adresy e-mail i domeny, dla których nigdy nie chcesz logować wiadomości e-mail w ustawieniach konta HubSpot. Lub możesz dodać te adresy e-mail i domeny w ustawieniach dodatku.
Uwaga: załączniki do wiadomości e-mail większe niż 50 MB nie będą logowane do HubSpot. Twoja wiadomość e-mail nadal zostanie pomyślnie dostarczona do kontaktu i zaloguje się do CRM, ale bez załącznika.
Wyślij zalogowaną wiadomość e-mail za pomocą dodatku Office 365
Aby wysłać zalogowaną wiadomość e-mail przy użyciu dodatku Office 365:
- Skomponuj nową wiadomość e-mail w programie Outlook.
- Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, temat i treść wiadomości.
- Otwórz narzędzia sprzedaży w swojej skrzynce odbiorczej. Ten proces będzie się nieco różnił w zależności od tego, jakiego klienta poczty używasz:
- Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 z poziomu pulpitu programu Outlook na komputerze PC lub Mac, w oknie wiadomości kliknij Narzędzia sprzedaży.
- Jeśli używasz dodatku Office 365 z programu Outlook w sieci lub konta Outlook.com, w prawym dolnym rogu okna kompozycji wiadomości e-mail kliknij ikonę zęb atkisprocket.
- Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 z poziomu pulpitu programu Outlook na komputerze PC lub Mac, w oknie wiadomości kliknij Narzędzia sprzedaży.
- W prawym okienku zaznacz pole wyboru Log . Twój adres BCC zostanie automatycznie wypełniony w polu BCC.
- Domyślnie, dodatek automatycznie wybierze pierwsze trzy powiązane rekordy transakcji lub biletów kontaktu, do których będą logowane wiadomości e-mail. Aby wyraźnie wybrać, do których rekordów będzie logowany e-mail:
Uwaga: musisz używać Office 365 w wersji 1910 lub wyższej, aby wyraźnie wybrać, do których rekordów ma się zalogować wiadomość e-mail.
-
- Kliknijmenu rozwijane obok pola wyboru Log .
- Zaznacz/zaznacz pola wyboru obok rekordów, do których chcesz zalogować wiadomość e-mail.
- Jeśli wysyłasz e-mail do odbiorcy, który nie jest kontaktem w Twoim CRM, zostanie utworzony nowy rekord kontaktu. Zobaczysz e-mail kontaktu wymieniony podczas edycji skojarzeń. Wyczyść pole wyboru , jeśli nie chcesz, aby wiadomość e-mail była logowana do nowego rekordu kontaktu. Dowiedz się, jak logować wiadomości e-mail tylko do istniejących rekordów kontaktów.
- Trzymaj panel HubSpot Sales otwarty z zaznaczonym polem wyboru, a następnie kliknij przycisk Wyślij.
Możesz dostosować, do jakich rekordów powiązanych automatycznie logowane są Twoje wiadomości e-mail w ustawieniach dodatku Office 365. Jeśli używasz kontaktów marketingowych, nowy kontakt utworzony przez zalogowaną wiadomość e-mail zostanie ustawiony jako niemarketingowy.
Uwaga: jeśli nowy kontakt zostanie utworzony za pośrednictwem zalogowanej wiadomości e-mail, użytkownik HubSpot, który wysłał wiadomość e-mail, zostanie automatycznie przypisany jako właściciel kontaktu , o ile nie został przypisany poprzedni właściciel .
Zobacz zarejestrowaną wiadomość e-mail w HubSpot
Wiadomości e-mail, które są logowane do HubSpot za pomocą dodatku Office 365, zostaną automatycznie powiązane z rekordami, które zostały określone przed wysłaniem wiadomości e-mail.
Aby zobaczyć zalogowanego maila w HubSpot:
- Na swoim koncie HubSpot przejdź do swoich kontaktów, firm lub transakcji.
- Kliknąć nazwę rekordu.
- Na osi czasu znajdź zarejestrowaną wiadomość e-mail. Na podstawie wiadomości e-mail można wykonać następujące czynności:
-
- Powiązane rekordy: kliknij, aby edytować powiązane rekordy firmy lub transakcji.
- Przypnij: kliknij, aby przypiąć wiadomość e-mail do górnej części osi czasu kontaktu.
- Usuń: kliknij, aby usunąć aktywność e-mailową z osi czasu.
- Szczegóły: kliknij, aby zobaczyć szczegółowe informacje o wysłanej wiadomości e-mail.
- Rozwiń: kliknij, aby zobaczyć całą treść wiadomości e-mail. Jeśli trwa rozmowa e-mail, kliknij opcję Zobacz wątek , aby zobaczyć wszystkie wiadomości e-mail w wątku.
- Załączniki: kliknij, aby otworzyć załączniki powiązane z tą konkretną wiadomością e-mail.
- Odpowiedz: kliknij przycisk Odpowiedz, aby wysłać odpowiedź e-mailową do kontaktu z firmy HubSpot.
-
Uwaga: aby wysyłać odpowiedzi e-mail z HubSpot i rejestrować odpowiedzi przychodzące do HubSpot, musisz mieć podłączoną skrzynkę odbiorczą.