Śledzenie i rejestrowanie wiadomości e-mail za pomocą dodatku HubSpot Sales Office 365

Wyświetlanie stanu śledzonej wiadomości e-mail

Zanim Twój kontakt otworzy wiadomość e-mail, temat wiadomości i odbiorca będą widoczne w Twoim kanale aktywności w HubSpot jako Wysłane.

Gdy odbiorca otworzy wiadomość e-mail, na pulpicie pojawi się wyskakujące powiadomienie w czasie rzeczywistym, a powiadomienie o wiadomości e-mail zostanie oznaczone jako otwarte w kanale aktywności. Kliknij menu rozwijane poniżej nazwy kontaktu, aby zobaczyć, kiedy odbiorca otworzył Twoją wiadomość. W menu rozwijanym zobaczysz również historię działań tego kontaktu.

Uwaga: powiadomienia w czasie rzeczywistym pojawią się, gdy wyślesz śledzone wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365 oraz jeśli masz zainstalowane rozszerzenie HubSpot Sales Chrome lub aplikację HubSpot Sales for Windows tray (tylko Windows). Jeśli nie, zobaczysz aktywność tylko w swoim feedzie aktywności HubSpot.

Możesz również zobaczyć, jak Twoje kontakty angażują się w śledzone wiadomości e-mail z rozszerzenia Chrome lub z aplikacji zasobnika Windows. Aby uzyskać dostęp do swojego kanału aktywności z rozszerzenia Chrome, kliknijzębatkę z ikoną HubSpot w prawym górnym rogu przeglądarki Chrome. Jeśli zainstalowano aplikację HubSpot Sales dla systemu Windows, kliknij ikon ę HubSpot sp rocket sprocket w zasobniku systemu Windows.

Dowiedz się więcej o śledzeniu wiadomości e-mail i powiadomieniach o sprzedaży oraz o tym , jak wyłączyć śledzenie.

Śledzenie przy włączonych ustawieniach GDPR

Jeślina swoim koncie włączyłeś funkcjonalność GDPR, HubSpot może śledzić otwarcia wiadomości e-mail przez kontakt tylko wtedy, gdy ma on przypisaną podstawę prawną do przetwarzania danych. Podczas tworzenia wiadomości e-mail w usłudze Office 365pole wyboru Śledź otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail będzie wyszarzone, aby wskazać, że kontakt nie kwalifikuje się do śledzenia.

Otwieranie wiadomości e-mail nie będzieśledzone w przypadku kontaktów bez podstawy prawnej do przetwarzania danych lub odbiorców wiadomości e-mail, którzy nie są jeszcze kontaktami. W przypadku wysyłania wiadomości e-mail do wielu odbiorców otwarcia wiadomości będą śledzone anonimowo.

Możesz zmienić możliwość śledzenia kontaktu, aktualizując jego właściwośćPodstawa prawna przetwarzania danych.

Wysyłanie zarejestrowanej wiadomości e-mail za pomocą dodatku Office 365

Aby wysłać zarejestrowaną wiadomość e-mail za pomocą dodatku Office 365:

• Skomponuj nową wiadomość e-mail w programie Outlook.
• Wprowadź odbiorcę wiadomości e-mail, wiersz tematu i treść wiadomości e-mail.
• Otwórz narzędzia sprzedaży w swojej skrzynce odbiorczej. Ten proces będzie się nieco różnił w zależności od tego, jakiego klienta poczty używasz:
  • Jeśli używasz dodatku Office 365 z poziomu pulpitu programu Outlook na komputerze PC lub Mac, w oknie wiadomości kliknij Narzędzia sprzedaży.
  • Jeśli korzystasz z dodatku Office 365 z programu Outlook w internecie lub konta Outlook.com, w prawym dolnym rogu okna kompozycji wiadomości e-mail kliknij ikonę zębatki.
• W prawym okienku zaznacz pole wyboru Log . Twój adres BCC zostanie automatycznie uzupełniony w polu BCC.

• Domyślnie, dodatek automatycznie wybierze pierwsze trzy powiązane rekordy transakcji lub biletów kontaktu, do których będą logowane wiadomości e-mail. Aby wyraźnie wybrać, do których rekordów będzie logowana wiadomość e-mail:

Uwaga: musisz używać Office 365 w wersji 1910 lub wyższej, aby jawnie wybrać, do których rekordów ma być logowana wiadomość e-mail.

• • Kliknijmenu rozwijane obok pola wyboru Log .
  • Zaznacz/zaznacz pola wyboru obok rekordów, do których chcesz zalogować wiadomość e-mail.
  • Jeśli wysyłasz wiadomość do odbiorcy, który nie jest kontaktem w Twoim CRM, zostanie utworzony nowy rekord kontaktu. Podczas edycji skojarzeń zobaczysz email tego kontaktu na liście. Wyczyśćpole wyboru, jeśli nie chcesz, aby wiadomość e-mail była logowana do nowego rekordu kontaktu.Dowiedz się, jak logować wiadomości e-mail tylko do istniejących rekordów kontaktów.

• Trzymaj panel HubSpot Sales otwarty z zaznaczonym polem wyboru, a następnie kliknij przycisk Wyślij.

Możesz dostosować, do których powiązanych rekordów są automatycznie logowane wiadomości e-mail w ustawieniach dodatku Office 365. Jeśli używasz kontaktów marketingowych, nowy kontakt utworzony przez zalogowaną wiadomość e-mail zostanie ustawiony jako nie-marketingowy.

Uwaga: jeśli nowy kontakt zostanie utworzony za pośrednictwem zalogowanej wiadomości e-mail, użytkownik HubSpot, który wysłał wiadomość e-mail, zostanie automatycznie przypisany jako właściciel kontaktu, o ile nie został przypisany poprzedni właściciel.

Wyświetlenie zarejestrowanej wiadomości e-mail w HubSpot

Wiadomości e-mail, które są rejestrowane w HubSpot za pomocą dodatku Office 365, zostaną automatycznie powiązane z rekordami, które zostały określone przed wysłaniem wiadomości e-mail.

Aby zobaczyć zalogowaną wiadomość e-mail w HubSpot:

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do swoich kontaktów, firm lub transakcji.
• Kliknij nazwę rekordu.
• Na osi czasu zlokalizuj zalogowanego maila. Z poziomu wiadomości e-mail możesz wykonać następujące czynności:
  
  1. 1. Powiązane rekordy: kliknij, aby edytować powiązane rekordy firmy lub transakcji.
     2. Przypnij: kliknij, aby przypiąć wiadomość e-mail do góry, jeśli oś czasu kontaktu.
     3. Usuń: kliknij, aby usunąć aktywność email z osi czasu.
     4. Szczegóły: kliknij, aby zobaczyć szczegółowe informacje o wysłanej wiadomości e-mail.
     5. Rozwiń: kliknij, aby zobaczyć całą treść wiadomości e-mail. Jeśli trwa rozmowa e-mail, kliknij opcję Zobacz wątek , aby zobaczyć wszystkie wiadomości e-mail w wątku.
     6. Załączniki: kliknij, aby otworzyć załączniki powiązane z tą konkretną wiadomością e-mail.
     7. Odpowiedz: kliknij przycisk Odpowiedz, aby wysłać odpowiedź e-mailową do kontaktu z firmy HubSpot.

Uwaga: aby móc wysyłać odpowiedzi e-mail z HubSpot i rejestrować odpowiedzi przychodzące do HubSpot, musisz mieć podłączoną skrzynkę odbiorczą.