Criar páginas de agendamento com a ferramenta de reuniões

Crie páginas de agendamento individuais para que os contatos possam marcar reuniões com você. Se você tiver uma licença atribuída do Sales Hub ou Service Hub, também poderá criar uma página de agendamento de equipe para que os contatos possam agendar um horário com vários usuários. Os seus contatos podem acessar essas páginas de agendamento através de um link de reunião. Se você conectou seu calendário do Gmail ou do Office 365, as reuniões agendadas sincronizarão com o calendário conectado para que seus compromissos estejam sempre atualizados. 

Usuários com Permissões de páginas de agendamento de reuniões também podem criar e editar páginas de agendamento para outros usuários, selecionando o outro usuário como o organizador da reunião.

Caso você não tenha uma licença, poderá apenas personalizar uma página de agendamento com a marca padrão da HubSpot. Saiba mais sobre seus limites de assinatura no Catálogo de Produtos e Serviços da HubSpot. 

Antes de começar

• Para entender o escopo completo do que cada licença inclui, saiba mais no Catálogo de Produtos e Serviços da HubSpot.
• Se Agendador de reuniões não aparecer no menu de navegação em Biblioteca, certifique-se de que seu usuário tenha permissões de Acesso de vendas.
• Você pode criar, editar e excluir páginas de agendamento para outros usuários se tiver Permissões de páginas de agendamento de reuniões. Se você for um superadministrador ou usuário com permissões para Adicionar e editar usuários, poderá conceder a um usuário estas permissões.
  
   
   

Criar páginas de agendamento

• Na sua conta HubSpot, acesse Biblioteca > Reuniões.

• No canto superior direito, clique em Criar página de agendamento.
• Na caixa de diálogo, selecione uma opção de reunião:
  • Individual: o contato agendará um horário apenas com você ou com o usuário para o qual você está criando as páginas de agendamento.
  • Grupo (somente para Sales Hub ou Service Hub Starter, Professional ou Enterprise ): esta página de agendamento de equipe exibe os horários em que todos os membros da equipe selecionados estão disponíveis para a reunião. Use essa opção para ajudar um contato a marcar uma reunião com mais de um membro da sua equipe de uma única vez.
  • Revezamento (somente para Sales Hub ouService Hub Starter, Professional ou Enterprise): esta página de agendamento de equipe mostra a disponibilidade individual de todos os membros da equipe selecionados. Use essa opção para ajudar um contato a marcar uma reunião com um membro da equipe cuja disponibilidade se alinha melhor com a programação.

• Para continuar configurando sua página de agendamento, siga as etapas abaixo.

Visão geral

Na página Visão geral, edite as informações básicas da página de agendamento.

• Nome interno: o nome exibido ao adicionar o link de reunião usado para acessar a página de agendamento a um e-mail.
• Unidade de negócios: se você tiver o complemento de unidades de negócios, selecione a unidade de negócios à qual deseja associar esta reunião no menu suspenso Unidade de negócios.
• Organizador: o proprietário da reunião ou o usuário com o qual o contato está agendando uma reunião. Você precisa ter permissões de páginas de agendamento de reuniões para criar páginas de agendamento para outros usuários na sua conta e eles precisam ter ativado a ferramenta de reuniões. Para criar uma página de agendamento para outro usuário, selecione o nome dele no menu suspenso Organizador.
• Título: o nome do evento do calendário compartilhado com seu contato. Por exemplo, "Demonstração do produto" aparecerá como o nome do evento. Você pode inserir tokens de personalização no assunto, clicando em Token de contato ou Token de empresa.
• Localização: inclua informações sobre como e onde você se conectará com o participante da reunião. Isso pode ser um link para chamada, um local físico etc. Essa localização aparecerá no convite do calendário do contato e no evento criado em seu calendário pessoal padrão.
• Adicionar link de videoconferência: se você estiver usando a integração do HubSpot com Microsoft Teams, Zoom, UberConference ou Google Meet, poderá adicionar um link de videoconferência. Se você não tiver configurado a integração de videoconferência, não verá essa opção. Se você estiver usando outro software de videoconferência, e você for um desenvolvedor ou houver um desenvolvedor em sua equipe, saiba como usar a API da extensão de videoconferência.
• Cancelar e reagendar: ative o botão para incluir links de cancelamento e reagendamento na descrição do evento, assim, quando uma reunião for agendada, o contato poderá cancelar ou modificar a data e a hora, se necessário.
• Descrição: uma descrição da reunião exibida no convite quando uma reunião é marcada. Essa descrição aparecerá no convite do calendário que o contato receberá e no evento criado no seu calendário pessoal padrão.

• Clique em Próximo.

Membros da equipe (somente Sales Hub ou Service Hub Starter, Professional ou Enterprise)

Selecione quais membros da equipe você deseja incluir na reunião de grupo ou de revezamento.

• No canto superior direito, clique em Adicionar membro da equipe.
• No painel direito, clique no menu suspenso Membros da equipe e selecione outro membro da equipe, em seguida, clique em Confirmar. Se o calendário de um usuário estiver desconectado, um alerta aparecerá abaixo de seu nome e a opção Verificar disponibilidade será desativada.

• Clique em Próximo.

Programação

Na página Agendamento, personalize a disponibilidade da reunião e o formulário de agendamento.

• Na parte superior, edite o URL da página de agendamento. Os contatos usarão esse link para agendar reuniões no seu calendário e ele não poderá ser editado após a criação. Você pode usar apenas caracteres alfanuméricos, hifens ou sublinhados na URL da página de agendamento. Outros caracteres especiais não podem ser usados.
• Se você criou uma página de agendamento individual, em grupo ou de revezamento e definiu os Pagamentos da HubSpot ou o processamento de pagamentos do Stripe, você pode adicionar um link de pagamento à página de agendamento ativando a opção Receber pagamentos.
• Na guia Pagamento, clique no menu suspenso Link de pagamento e selecione um link de pagamento. A página de checkout para esse link de pagamento aparecerá quando um contato agendar uma reunião nessa página de agendamento.

Bem-vindo

• Para exibir a página de agendamento do proprietário do contato quando o contato conhecido marcar uma reunião, clique para ativar o botão Priorizar o proprietário do contato. Saiba mais sobre como essa configuração afeta a disponibilidade da reunião.
• Com a configuração Priorizar o proprietário do contato ativada, uma tela de boas-vindas será exibida, onde o contato poderá inserir seu endereço de e-mail antes de acessar a página de agendamento:
  • No campo Título da página, insira o texto que aparece na tela de boas-vindas.
  • No campo Descrição, insira o texto para explicar o porquê você está solicitando o endereço de e-mail do visitante.
  • Para personalizar a imagem que aparece na tela de boas-vindas, na seção Imagem, selecione uma opção de imagem.
    • Imagem padrão: será exibido o ícone de reuniões padrão fornecido pela HubSpot.
    • Avatar da empresa: o avatar da empresa associado ao domínio de e-mail do usuário que criou a página de agendamento. Isso é preenchido usando o HubSpot Insights.
    • Imagem personalizada: carregue uma imagem quadrada personalizada selecionada no gerenciador de arquivos. A imagem deve ser quadrada para renderizar corretamente. Passe o cursor do mouse sobre o avatar e clique no edit ícone de lápis, em seguida, selecione Alterar foto. No painel direito, selecione uma imagem.

Programação

• Título: insira o nome que aparecerá acima do calendário na página de agendamento.
• Duração: o período de tempo que os visitantes podem agendar. Clique no menu suspenso Opções de duração e selecione as durações desejadas. Clique em + Adicionar duração personalizada para adicionar mais opções.
• Fuso horário: clique no menu suspenso Fuso horário e selecione seu fuso horário. Este é o fuso horário no qual a sua disponibilidade está baseada.

Observação: O Cazaquistão não reconhece o horário de verão, então essas regiões estão sob o fuso horário UTC+5. Saiba mais sobre como contornar isso.

• Janela de disponibilidade: use os menus suspensos para definir os dias da semana e a duração dos seus horários disponíveis. Clique em + Adicionar horas para adicionar mais horários e períodos.
• Considerar o horário comercial: ative a opção Considerar o horário de trabalho se quiser que os usuários recebam agendamentos durante o horário comercial. Se os usuários não tiverem um horário comercial definido, eles não receberão agendamentos fora do período de disponibilidade definido acima. Saiba como definir a horário comercial. 

Observação: os horários disponíveis na página de agendamento serão exibidos nas configurações de fuso horário do contato. Por exemplo, se o computador do contato estiver definido para o horário do Pacífico, os horários serão exibidos no horário do Pacífico. As configurações de calendário do contato determinam a data e a hora do evento do calendário enviado ao contato após agendar uma reunião.

• Para ver as opções de personalização adicionais, clique para expandir a seção Configurações adicionais. Veja o que é possível personalizar:
  • Imagem: essa imagem será exibida na parte superior da página de agendamento. Selecione uma opção de imagem:
    • Avatar do organizador: será exibido o avatar do organizador da reunião, definido em seu perfil de usuário e preferências. Esta opção está disponível apenas ao criar uma página de agendamento individual.

• • • Avatar da empresa: será exibido o avatar da empresa associado ao domínio de e-mail do usuário que criou a página de agendamento. Isso é preenchido usando o HubSpot Insights.
    • Imagem personalizada: carregue uma imagem personalizada selecionada no gerenciador de arquivos. Passe o cursor do mouse sobre o avatar e clique no edit ícone de lápis, em seguida, selecione Alterar foto. No painel direito, selecione uma imagem.
  • Quando uma reunião pode ser programada: insira o número de dias ou semanas a partir de agora em que as pessoas podem marcar um horário no seu calendário. Se estiver criando uma página de agendamento para um evento ou conferência, você pode especificar um intervalo de datas personalizado para agendamento. Marque o botão de seleção Durante um período consecutivo ou Personalizar intervalo de datas (somente para usuários com licenças atribuídas do Sales Hub e do Service Hub), em seguida, selecione o número de dias úteis, dias corridos ou semanas, ou use os campos do seletor de datas para definir o intervalo de tempo. Um intervalo de datas personalizado não pode ser maior do que 10 semanas.
  • Tempo mínimo de aviso: clique no menu suspenso para selecionar o tempo mínimo de antecedência no qual um visitante pode agendar uma reunião com você.
  • Espaço de tempo: clique nos menus suspensos para selecionar a duração do seu espaço de tempo entre as reuniões. O espaço de tempo evita que reuniões sejam agendadas com muita proximidade. Por exemplo, se você tiver uma reunião das 13h às 13h30 com um intervalo de tempo de 30 minutos, o próximo horário de reunião disponível será às 14h.
  • Incremento de hora de início: defina a frequência das horas de início das reuniões. Por exemplo, se você estiver disponível entre 10h e 12h para uma reunião de 60 minutos e seu incremento de tempo inicial for de 15 minutos, um prospect poderá marcar 60 minutos com você às 10h, às 10h15, às 10h30 etc.
  • Idioma da página de agendamento: selecione o idioma no qual a página de agendamento deve ser exibida. Se as configurações do navegador do visitante não puderem ser detectadas, a página de agendamento será exibida em inglês.

  Observação: se você definir o Idioma da página de agendamento como Usar as configurações do navegador do visitante, o texto de consentimento sempre será exibido em inglês, independentemente do idioma do navegador do visitante.

  • Formato de data e hora: a data e a hora serão formatadas no mesmo idioma selecionado para o idioma da página de agendamento.

Formulário

• Por padrão, os contatos serão solicitados a inserir seu Nome, Sobrenome e E-mail ao realizar o agendamento. Se um formulário for enviado por meio de um link de reunião, um endereço de e-mail exclusivo sempre criará um novo contato, independentemente se um contato existente tiver um token de usuário correspondente. Nesse caso, o endereço de e-mail do contato existente não será substituído pelo novo endereço de e-mail.
• Se você tiver uma licença atribuída do Sales Hub ou do Service Hub , poderá adicionar mais perguntas. Observe que todos os campos adicionais de um formulário serão incluídos no convite do evento, tanto no calendário quanto na descrição do evento. Se você estiver criando uma página de agendamento para outro usuário que não tenha uma licença do Sales Hub ou Service Hub atribuída, não poderá adicionar outras perguntas ao formulário.
  
  • Para adicionar uma pergunta de campo de texto simples, clique em Pergunta personalizada. Insira uma pergunta e clique em Salvar. Para tornar o campo opcional, desmarque a caixa de seleção Obrigatório à direita do campo. 
  • Para adicionar uma propriedade de contato existente como um campo, clique em Propriedade do contato. Isso permite adicionar diferentes tipos de campos ao seu formulário. Se precisar criar uma nova propriedade para esse campo, saiba como criar propriedades personalizadas. Selecione uma Propriedade do contato no menu suspenso e clique em Salvar. Para tornar o campo opcional, desmarque a caixa de seleção Obrigatório à direita do campo. Você não pode adicionar um campo de carregamento de arquivo ao formulário de reuniões.

• Para adicionar um desafio CAPTCHA à página de agendamento para evitar envios de spam, clique para ativar o botão CAPTCHA (prevenção de spam).
• Para permitir que os clientes convidem outras pessoas para as reuniões, clique para ativar a opção Permitir convidados. Ativar essa configuração desativará automaticamente a configuração Enviar formulário automaticamente quando todos os campos forem pré-preenchidos.

Observação: você pode permitir que os prospects forneçam endereços de e-mail aos convidados quando agendarem uma reunião com você, desde que determinados critérios sejam atendidos. Conforme detalhado em nossa Política de Privacidade, o prospect deve confirmar que tem o consentimento dos outros convidados para compartilhar suas informações com a HubSpot. Os convidados também devem concordar que a HubSpot armazene e processe suas informações e dados com a finalidade de criar um convite para a reunião e revisar os participantes da reunião. Os dados dos convidados que nos forem fornecidos serão processados de acordo com a nossa Política de Privacidade.

• Se você tiver as configurações de privacidade de dados ativadas na sua conta, todas as páginas de agendamento criadas a partir de agora terão a privacidade de dados ativada por padrão. A página de agendamento exibirá o texto de Consentimento padrão que você definiu nas configurações de Privacidade e consentimento da conta. Para personalizar suas opções de privacidade e consentimento para esta página de agendamento, clique em Personalizar:
  
  • Você pode capturar o consentimento de um contato para se comunicar com um tipo de assinatura específico ou capturar o interesse legítimo na página de agendamento. No painel Personalizar o consentimento de marketing, selecione Consentimento ou Interesse legítimo no menu suspenso.
    • Consentimento: edite o texto de consentimento de comunicação, depois adicione tipos de assinatura/caixas de seleção para permitir que os visitantes consintam a comunicação de vários tipos de assinatura em uma única página de agendamento. Clique em + Adicionar outra caixa de seleção, em seguida, selecione um tipo de consentimento e edite o texto que aparecerá ao lado da caixa de seleção.
    • Interesse legítimo: selecione uma base jurídica no menu suspenso. Para adicionar mais tipos de assinatura para que você possa capturar vários tipos de assinatura implicitamente, clique em + Adicionar outra assinatura, clique no menu suspenso Tipo de assinatura e selecione um tipo de assinatura. A assinatura padrão que você selecionar em reuniões é uma comunicação "- in". É um tipo de assinatura interna na sua conta da HubSpot.
  • Edite o texto de privacidade e consentimento da página de agendamento. Todas as alterações feitas em uma opção de Privacidade e consentimento de uma página de agendamento individual substituirão o texto padrão definido nas configurações da sua conta.
  • Para ver como as opções de consentimento serão renderizadas, clique na guia Visualizar.
• Para acessar as configurações de formulário adicionais, clique para expandir a seção Configurações adicionais:

• • Se você não quiser que os campos de formulário na página de agendamento sejam preenchidos previamente com informações conhecidas, quando um contato retornar ao seu site, clique para desativar a opção Preencher previamente os campos com os valores conhecidos. Ativar essa configuração desativará automaticamente a configuração Enviar formulário automaticamente quando todos os campos forem preenchidos previamente.
  • Para enviar automaticamente o formulário quando os campos do formulário forem preenchidos previamente com dados conhecidos, clique para ativar o botão Enviar formulário automaticamente quando todos os campos forem preenchidos previamente.

Confirmação

• Selecione a opção Redirecionar para outra página. Se você tiver instalado um pixel de rede de anúncios, esse redirecionamento oferecerá suporte a agendamentos de reuniões em redes externas, como o Google e o Facebook.
• Para selecionar uma página do HubSpot, clique no menu suspenso e selecione uma página.
• Para redirecionar para uma página externa, clique em Adicionar link externo. Na caixa de diálogo, insira o URL e clique em Adicionar.
• Clique em Próximo.

Automação

Na página Automação, você pode desativar o e-mail de confirmação automática de reserva ou adicionar e-mails de lembrete adicionais a serem enviados antes da reunião.

Observação: não é possível editar o conteúdo dos e-mails de confirmação. Os e-mails de lembrete podem ser editados se você tiver uma licença atribuída do Sales Hub ou do Service Hub  e tiver aderido à personalização de e-mails de lembrete antes das reuniões.

• Por padrão, um e-mail de confirmação será enviado quando alguém agendar uma reunião por essa página de agendamento. Para desativar isso, clique no botão E-mail de confirmação.
• Para enviar e-mails de lembrete antes de uma reunião, clique para ativar o botão Lembrete pré-reunião. Os e-mails de lembrete somente serão enviados se seu calendário estiver conectado. Se a opção Ativar lembretes de reunião por padrão estiver ativada para a sua conta, as novas páginas de agendamento herdarão os lembretes padrão.
  
  • Para selecionar quantas semanas, dias, horas ou minutos antes da reunião um e-mail deve ser enviado, insira um número no campo de texto, clique no menu suspenso E-mail de lembrete agendado e selecione uma medida de tempo.
  
   
  • • Você pode adicionar até três e-mails de lembrete. Para adicionar mais e-mail de lembretes, clique em + Adicionar lembrete. Para excluir um lembrete, clique no ícone de lixeira deletedelete. To ksjhksToTo.
    • Para incluir informações adicionais no corpo do e-mail de lembrete, como a Descrição ou o Horário, clique no menu suspenso Personalizar na barra de ferramentas na parte inferior. Em seguida, selecione o menu suspenso token de propriedade e selecione uma propriedade específica.

Observação: os e-mails de lembrete são enviados como e-mails transacionais, mesmo que você não esteja usando o complemento de e-mail transacional. Eles não são contabilizados para o seu limite de envio de e-mails.

• • Para visualizar o e-mail que seus contatos receberão, clique em Visualizar e-mail de lembrete. O idioma do e-mail corresponderá ao idioma selecionado no menu suspenso Idioma da página de agendamento.
• Clique em Concluído.

Desativar sua página de agendamento

Agora você pode compartilhar um link de reunião com seus contatos para que eles possam marcar um horário com você. Na colunaTipo , um rótulo de Individual, Grupo ou Revezamento será exibido ao lado do nome da reunião e o nome do organizador será listado abaixo do rótulo.

Usuários com uma licença do Sales Hub ou do Service Hub também podem personalizar o logotipo da empresa, as informações da empresa e as cores padrão exibidas no link de reuniões nas configurações da conta. As alterações feitas aqui também serão aplicadas aos seus documentos e orçamentos. Saiba como editar a marca da sua empresa para as ferramentas de vendas da HubSpot.

Saiba como gerenciar as páginas de agendamento.