Senast uppdaterad: januari 20, 2023
Använd funktionerna Spåra och logga i HubSpot Sales Office 365-tillägget för att övervaka och registrera dina kontaktpersoners engagemang i dina e-postmeddelanden. När spårningsfunktionen är aktiverad kan du få meddelanden i realtid när en kontakt öppnar ditt e-postmeddelande. Du kan också välja att logga e-postmeddelandet i kontaktpersonens register i HubSpot för att spara all tidigare kommunikation så att ditt team kan hänvisa till den.
Du kan granska information om öppnade och klickade e-postmeddelanden i aktivitetsflödet; loggade e-postmeddelanden sparas i enskilda kontaktposter och deras tillhörande poster.
Observera: Om du har aktiverat funktionalitet för GDPR (General Data Protection Regulation) i ditt konto är ditt juridiska team den bästa resursen för att avgöra hur ditt företag använder loggning och spårning av e-post. Du kan också anpassa dina tilläggsinställningar för att inaktivera den här funktionaliteten för ett specifikt meddelande eller för specifika kontakter eller e-postdomäner. Dessutom kan öppningar av e-postmeddelanden endast spåras för kontakter med en tilldelad rättslig grund för databehandling. Läs mer om e-postspårning när GDPR-inställningarna är aktiverade.
Innan du börjar, ska du förstå skillnaden mellan att spåra och logga e-postmeddelanden:- Spåra: Använd spårningsfunktionen för att övervaka när kontakter öppnar dina e-postmeddelanden. För att spåra e-postmeddelanden infogar HubSpot en spårningsbild på en pixel i e-postmeddelandet efter att det har skickats .Omdu har HubSpot Sales för Windows-brickaappen installerad eller om du använder Chrome med HubSpot Sales Chrome-tillägget får du ettmeddelande i realtid på skrivbordet när en kontakt öppnar det spårade e-postmeddelandet. Användare med tilldelade Sales Hub betalda platser kan också spåra när en mottagare klickar på en länk i e-postmeddelandet. Gratisanvändare kan inte spåra klick. HubSpot registrerar spårade öppningar och klick av e-postmeddelanden i aktivitetsflödet och på postens tidslinje. Om du markerarkryssrutan Spåra e-postöppningar loggas inte enkopia av e-postmeddelandet till posten i HubSpot .
- Logga: Använd loggfunktionen för att logga en kopia av ett e-postmeddelande till en post i HubSpot. Eventuella bilagor som ingår i e-postmeddelandet loggas också till kontaktens post. Logga dina e-postmeddelanden för att spara tidigare kommunikation. Loggade e-postmeddelanden ger dig ingen information om öppning eller klick.
Tänk på att du kan skicka ett e-postmeddelande som både spåras och loggas. På så sätt har du ett register över e-postkommunikationen och kan spåra en kontakts engagemang i e-postmeddelandet.
Observera: Tilläggets aktivitetsruta måste vara öppen i inkorgen när du skickar ett loggat eller spårat e-postmeddelande. Du kan fästa uppgiftsrutan så att den alltid är öppen som standard i inkorgen.
Den här artikeln täcker spårning av e-postmeddelanden och loggning av e-postmeddelanden med HubSpot Sales Office 365-tillägget.Om du använder tillägget för Outlook-datorn kan du läsa om hur du spårar och loggar e-postmeddelanden med tillägget för Outlook-datorn .
Spårning av e-post
Skicka ett spårat e-postmeddelande med hjälp av Office 365-tillägget.
Så här skickar du ett spårat e-postmeddelande med hjälp av Office 365-tillägget:
- Logga in på ditt Outlook-konto.
- Skriv ett nytt e-postmeddelande.
- Ange e-postmottagare, ämnesrad och e-postkropp.
- Öppna försäljningsverktygen i din inkorg. Den här processen skiljer sig något åt beroende på vilken e-postklient du använder:
- Om du använder Office 365-tillägget från Outlook desktop på en PC eller Mac klickar du på Sales Tools i meddelandefönstret.
- Om du använder Office 365-tillägget på ett Outlook on the web- eller Outlook.com-konto klickar du i det nedre högra hörnet av fönstret för sammansättning av e-post på tandhjulsikonen .
- Om du använder Office 365-tillägget från Outlook desktop på en PC eller Mac klickar du på Sales Tools i meddelandefönstret.
- I den högra rutan markerar du kryssrutan Spåra öppningar av e-postmeddelanden (användare med tilldelade betalda platser i Sales Hub kommer att se Spåra öppningar och klick av e-postmeddelanden).
- Håll HubSpot Sales-rutan öppen med kryssrutan markerad och klicka sedan på Skicka.
Visa det spårade e-postmeddelandets status
Innan din kontakt öppnar e-postmeddelandet visas e-postens ämnesrad och mottagare i ditt aktivitetsflöde i HubSpot som Skickad.
När mottagaren öppnar e-postmeddelandet får du ett popup-meddelande i realtid på ditt skrivbord och e-postmeddelandet markeras som Öppet i ditt aktivitetsflöde. Klicka på rullgardinsmenyn under kontaktnamnet för att se när mottagaren öppnade ditt e-postmeddelande. Du ser också en historik över kontaktpersonens aktiviteter som listas i rullgardinsmenyn.
Observera: realtidsnotiser kommer att visas när du skickar spårade e-postmeddelanden med hjälp av Office 365-tillägget och om du har HubSpot Sales Chrome-tillägget eller HubSpot Sales for Windows tray-appen (endast Windows) installerad. Om så inte är fallet kommer du endast att se aktivitet i ditt HubSpot-aktivitetsflöde.
Du kan också se hur dina kontakter engagerar sig i dina spårade e-postmeddelanden från Chrome-tillägget eller från Windows-brickaappen. Omdu vill komma åt ditt aktivitetsflöde från Chrome-tillägget klickar du på HubSpot-ikonen sprocket i det övre högra hörnet av din Chrome-webbläsare .Om du har installerat HubSpot Sales för Windows klickar du på HubSpot-ikonen sprocket i din Windows-bricka.
Läs mer om e-postspårning och försäljningsmeddelanden och hur du inaktiverar spårning.
Spårning med GDPR-inställningar aktiverade
Om du har aktiverat GDPR-funktionalitet i ditt konto kan HubSpot endast spåra en kontakts e-postöppningar när kontakten har en tilldelad rättslig grund för databehandling. När du skriver ett e-postmeddelande i Office 365 kommerkryssrutan Spåra öppningar och klick i e-postmeddelanden att vara grå för att indikera att en kontakts spårning inte är möjlig.
Öppningar av e-postmeddelanden kommer inte attspåras för kontakter utan en rättslig grund för behandling av uppgifter eller e-postmottagare som ännu inte är kontakter. När du skickar e-post till flera mottagare kommer e-postöppningar att spåras anonymt.
Du kan ändra en kontakts spårningsbarhet genom att uppdatera egenskapenRättslig grund för behandling av kontaktuppgifter.
Loggning av e-postmeddelanden
För att logga ett e-postmeddelande och lägga till nya kontakter i HubSpot från ett loggat e-postmeddelande måste den e-postadress du skickar e-postmeddelanden från vara en av följande:
- En användare på ditt konto
- En av dina anslutna e-postadresser
- Ett alias i din e-postklient ( antingen ett alias som har konfigurerats i din anslutna Gmail-inkorg eller ett alias som har lagts till i din profil och dina inställningar).
Du kan ange e-postadresser och domäner som du aldrig vill logga e-postmeddelanden för i inställningarna för ditt HubSpot-konto. Eller så kan du lägga till dessa e-postadresser och domäner i dina tilläggsinställningar.
Observera: e-postbilagor som är större än 50 MB loggas inte till HubSpot .E-postmeddelandet kommer fortfarande att levereras framgångsrikt till kontakten och loggas till CRM, men utan bilaga.
Skicka ett loggat e-postmeddelande med Office 365-tillägget
Skicka ett loggat e-postmeddelande med hjälp av Office 365-tillägget:
- Skriv ett nytt e-postmeddelande i Outlook.
- Ange e-postmottagare, ämnesrad och e-postkropp.
- Öppna försäljningsverktygen i inkorgen. Den här processen skiljer sig något åt beroende på vilken e-postklient du använder:
- Om du använder Office 365-tillägget från Outlook desktop på en PC eller Mac klickar du på Sales Tools i meddelandefönstret.
- Om du använder Office 365-tillägget från Outlook på webben eller ett Outlook.com-konto klickar du på tandhjulsikonen i det nedre högra hörnet av fönstret för e-postkomposition.
- Om du använder Office 365-tillägget från Outlook desktop på en PC eller Mac klickar du på Sales Tools i meddelandefönstret.
- I den högra rutan markerar du kryssrutan Logga . Din BCC-adress fylls automatiskt i fältet BCC.
- Som standard väljer tilläggsmodulen automatiskt kontaktpersonens tre första associerade affärs- eller biljettposter för att logga e-postmeddelanden till. Om du uttryckligen vill välja vilka poster som e-postmeddelandet ska loggas till:
Observera att du måste använda Office 365 version 1910 eller senare för att uttryckligen välja vilka poster som e-postmeddelandet ska loggas till.
-
- Klicka pårullgardinsmenyn bredvid kryssrutan Logga .
- Markera/avmarkera kryssrutorna bredvid de register som du vill logga e-postmeddelandet till.
- Om du skickar e-postmeddelandet till en mottagare som inte är en kontakt i ditt CRM skapas en ny kontaktpost. Du kommer att se kontaktpersonens e-post som listas när du redigerar föreningarna. Avmarkera kryssrutanom du inte vill att e-postmeddelandet ska loggas till det nya kontaktregistret. Läs mer om hur du loggar e-post endast till befintliga kontaktposter .
- Håll HubSpot Sales-rutan öppen med kryssrutan markerad och klicka sedan på Skicka.
Du kan anpassa vilka associerade poster som dina e-postmeddelanden automatiskt loggas till i inställningarna för Office 365-tillägget. Om du använder marknadsföringskontakter kommer en ny kontakt som skapas av ett loggat e-postmeddelande att anges som icke marknadsföringsrelaterad.
Observera: Om en ny kontakt skapas genom ett loggat e-postmeddelande kommer den HubSpot-användare som skickade e-postmeddelandet automatiskt att tilldelas som kontaktägare, så länge ingen tidigare ägare har tilldelats.
Visa det loggade e-postmeddelandet i HubSpot
E-post som loggas till HubSpot med hjälp av Office 365-tillägget kommer automatiskt att associeras med de poster som du angav innan du skickade e-postmeddelandet .
Visa det loggade e-postmeddelandet i HubSpot:
- I ditt HubSpot-konto navigerar du till dina kontakter, företag eller affärer.
- Klicka på namnet på posten.
- På tidslinjen letar du upp det loggade e-postmeddelandet. Från e-postmeddelandet kan du göra följande:
-
- Associerade poster: Klicka för att redigera associerade företags- eller affärsposter.
- Fäst: Klicka på för att fästa e-postmeddelandet högst upp i tidtabellen för kontakterna.
- Ta bort: Klicka för att ta bort e-postaktiviteten från tidslinjen.
- Detaljer: Klicka för att se specifik information om e-postmeddelandet.
- Expandera: Klicka för att se hela e-postmeddelandet. Om det pågår en e-postkonversation klickar du på Visa tråd för att se alla e-postmeddelanden i tråden.
- Bilagor: Klicka för att öppna bilagor som är kopplade till det här specifika e-postmeddelandet.
- Svara: Klicka på Svara för att skicka ett e-postsvar till kontakten från HubSpot.
-
Observera: För att kunna skicka e-postsvar från HubSpot och logga inkommande svar till HubSpot måste du ha en ansluten inkorg.