Hoppa till innehåll
Observera: Översättningen av denna artikel är endast avsedd att underlätta för dig. Översättningen har skapats automatiskt med hjälp av en översättningsprogramvara och har eventuellt inte korrekturlästs. Den engelska versionen av denna artikel bör därför betraktas som den gällande versionen med den senaste informationen. Du kan komma åt den här.

Spåra och logga e-postmeddelanden med tillägget HubSpot Sales Office 365

Senast uppdaterad: januari 31, 2024

Tillgänglig med något av följande abonnemang, om inte annat anges:

Alla produkter och planer

Använd funktionerna Spåra och Logga i tillägget HubSpot Sales Office 365 för att övervaka och dokumentera dina kontakters engagemang i dina e-postmeddelanden. Med spårningsfunktionen aktiverad kan du få realtidsaviseringar när en kontakt öppnar ditt e-postmeddelande. Du kan också välja att logga e-postmeddelandet till kontaktens post i HubSpot för att hålla ett register över all tidigare kommunikation för ditt team att referera till.

Du kan granska information om öppnade och klickade e-postmeddelanden i aktivitetsflödet; loggade e-postmeddelanden sparas i enskilda kontaktposter och deras associerade poster. Du kan läsa mer om skillnaden mellan spårning och loggning i den här artikeln.

Den här artikeln handlar om att spåra och logga e-postmeddelanden med HubSpot Sales Office 365-tillägget. Om du använder Outlook-skrivbordstillägget kan du lära dig hur du spårar och loggar e-postmeddelanden med Outlook-skrivbordstillägget.

Vänligen observera:

Konfigurera standardinställningar för logg och spårning

Superadministratörer kan uppdatera standardbeteendet för spårning, loggning och associering av e-post för alla användare i ditt konto.

Konfigurera dessa standardvärden:

  • I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
  • I den vänstra sidomenyn navigerar du till Objekt > Aktiviteter.
  • Klicka på fliken E-postlogg och spårning.
  • Under Inställningar för e-postlogg och spårning konfigurerar du hur e-postmeddelanden ska registreras i HubSpot genom att markera eller avmarkera de tillhörande kryssrutorna:
    • Använd standardinställning för logg för alla användare: när den här inställningen är aktiverad kan du klicka för att slå på eller av Logga alla e-post meddelanden som standard för att ange om e-postmeddelanden loggas som standard för alla användare i ditt konto.
    • Använd standardassociation för alla användare: när den här inställningen är aktiverad kan du klicka på rullgardinsmenyn och välja de standardposttyper som ska associeras med ett loggat e-postmeddelande.
    • Tillämpa standardinställningen Spåra för alla användare: om du har markerat kryssrutan Tillåt alla användare att spåra e-postmeddelanden och se mottagare öppna och klicka på deras e-postmeddelanden kan du aktivera den här inställningen för att konfigurera om alla e-postmeddelanden ska spåras som standard för alla användare i ditt konto.

configure-default-track-and-log-settings

Spåra e-postmeddelanden

Skicka ett spårad e-postmeddelande med Office 365-tillägget

Skicka ett spårad e-postmeddelande med hjälp av Office 365-tillägget:

  • Logga in på ditt Outlook-konto.
  • Skriv ett nytt e-postmeddelande.
  • Ange e-postmottagare, ämnesrad och e-posttext.
  • Öppna säljverktygen i din inkorg. Denna process kommer att skilja sig något beroende på vilken e-postklient du använder:
    • Om du använder Office 365-tillägget från Outlook desktop på en PC eller Mac klickar du på Försäljningsverktyg i meddelandefönstret. click-sales-tools-on-desktop
    • Om du använder Office 365-tillägget på ett Outlook på webben- eller Outlook.com-konto klickar du på kedjehjulsikonen sprocket längst ned till höger i fönstret för e-postkompositionen. click-sales-tools-on-web
  • Markera kryssrutan Spåra e-postöppningar i den högra rutan (användare med tilldelade betalda platser i Sales Hub ser Spåra e-postöppningar och klick).

track-email-opens-office-365

  • Håll HubSpot Sales-panelen öppen med kryssrutan markerad och klicka sedan på Skicka.

Visa status för det spårade e-postmeddelandet

Innan din kontakt öppnar e-postmeddelandet kommer ämnesraden och mottagaren att visas i ditt aktivitetsflöde i HubSpot som Skickat.

activity-feed-sent-email-activity

När mottagaren öppnar e-postmeddelandet får du ett popup-meddelande i realtid på skrivbordet och e-postmeddelandet markeras som Öppet i ditt aktivitetsflöde. Klicka på rullgardinsmenyn under kontaktens namn för att se när mottagaren öppnade ditt e-postmeddelande. Du kommer också att se en historik över kontaktens aktiviteter som listas i rullgardinsmenyn.

Observera: realtidsaviseringar visas när du skickar e-postmeddelanden med hjälp av Office 365-tillägget och om du har Chrome-tillägget HubSpot Sales eller appen HubSpot Sales for Windows (endast Windows) installerad. Om inte kommer du bara att se aktivitet i ditt HubSpot-aktivitetsflöde.

activity-feed-open-email-notification

Du kan också se hur dina kontakter interagerar med dina spårade e-postmeddelanden från Chrome-tillägget eller från Windows Tray-appen. För att komma åt ditt aktivitetsflöde från Chrome-tillägget, klicka på HubSpot sprocket-ikonen sprocket i det övre högra hörnet av din Chrome-webbläsare. Om du har installerat HubSpot Sales för Windows klickar du på HubSpot sprocket-ikonen sprocket i Windows-facket.

Läs mer om spårning av e-post och försäljningsmeddelanden och hur du inaktiverar spårning.

Spårning med dataskyddsinställningar aktiverade

Om du har aktiverat dataskyddsinställningar i ditt konto kan HubSpot bara spåra en kontakts e-postöppningar när kontakten har en tilldelad rättslig grund för databehandling. När du skriver ett e-postmeddelande i Office 365 kommer kryssrutan Spåra e-postöppningar och klick att vara nedtonad för att ange att en kontakt inte är berättigad till spårning.

o365-track-box-unavailable

E-postöppningar spåras inte för kontakter utan rättslig grund för behandling av uppgifter eller e-postmottagare som ännu inte är kontakter. När du skickar e-post till flera mottagare spåras e-postöppningar anonymt.

Du kan ändra en kontakts spårningsbehörighet genom att uppdatera deras rättsliga grund för behandling av kontaktens dataegenskap.

Loggning av e-postmeddelanden

För att logga ett e-postmeddelande och lägga till nya kontakter i HubSpot från ett loggat e-postmeddelande måste den e-postadress du skickar e-post från vara en av följande:

Du kan ange e-postadresser och domäner som du aldrig vill logga e-post för i dina HubSpot-kontoinställningar. Eller så kan du lägga till dessa e-postadresser och domäner i inställningarna för ditt tillägg.

Observera: e-postbilagor som är större än 50 MB kommer inte att loggas till HubSpot. Ditt e-postmeddelande kommer fortfarande att levereras till kontakten och loggas till CRM, men utan en bifogad fil.

Skicka ett loggat e-postmeddelande med Office 365-tillägget

Skicka ett loggat e-postmeddelande med Office 365-tillägget:

  • Skriv ett nytt e-postmeddelande i Outlook.
  • Ange e-postmottagare, ämnesrad och e-posttext.
  • Öppna säljverktygen i din inkorg. Denna process kommer att skilja sig något beroende på vilken e-postklient du använder:
    • Om du använder Office 365-tillägget från Outlook desktop på en PC eller Mac klickar du på Försäljningsverktyg i meddelandefönstret. click-sales-tools-on-desktop
    • Om du använder Office 365-tillägget från Outlook på webben eller ett Outlook.com-konto klickar du på kedjehjulsikonen sprocket längst ned till höger i fönstret för e-postkompositionen. click-sales-tools-on-web
  • Markera kryssrutan Logg i den högra rutan. Din BCC-adress fylls i automatiskt i BCC-fältet.

log-emails-to-associated-records-office365-1

  • Som standard kommer tillägget automatiskt att välja kontaktens fem senaste associerade affärs- eller biljettposter att logga e-post till. Endast affärer eller biljetter i ett öppet skede väljs automatiskt. För att uttryckligen välja vilka poster e-postmeddelandet ska loggas till:

Observera: du måste använda Office 365 version 1910 eller senare för att uttryckligen välja vilka poster e-postmeddelandet ska logga till.

    • Klicka pårullgardinsmenyn bredvid kryssrutan Logg .
    • Markera/avmarkera kryssrutorna bredvid de poster som du vill logga e-postmeddelandet till. customize-associations-office365
    • Om du skickar e-postmeddelandet till en mottagare som inte är en kontakt i ditt CRM skapas en ny kontaktpost. Du kommer att se kontaktens e-postadress när du redigerar associationerna. Avmarkera kryssrutan om du inte vill att e-postmeddelandet ska loggas till den nya kontaktposten. Läs mer om hur du loggar e-postmeddelanden endast till befintliga kontaktposter .
  • Håll HubSpot Sales-panelen öppen med kryssrutan markerad och klicka sedan på Skicka.

Du kan anpassa vilka associerade poster som dina e-postmeddelanden automatiskt loggas till i inställningarna för ditt Office 365-tillägg. Om du använder marknadsföringskontakter kommer en ny kontakt som skapas av ett loggat e-postmeddelande att ställas in som icke-marknadsföring.

Observera: Om en ny kontakt skapas via ett loggat e-postmeddelande kommer den HubSpot-användare som skickade e-postmeddelandet automatiskt att tilldelas som kontaktägare, så länge ingen tidigare ägare har tilldel ats.

Visa det loggade e-postmeddelandet i HubSpot

E-post som loggas till HubSpot med hjälp av Office 365-tillägget kommer automatiskt att kopplas till de poster som du angav innan du skickade e-postmeddelandet.

För att se det loggade e-postmeddelandet i HubSpot:

  • Gå till ditt HubSpot-konto och navigera till dina kontakter, företag eller affärer.
  • Klicka på namnet på posten.
  • Leta upp det loggade e-postmeddelandet på tidslinjen. Från e-postmeddelandet kan du göra följande:
      1. Associerade poster: klicka för att redigera associerade företags- eller avtalsposter.
      2. Fäst: klicka för att fästa e-postmeddelandet högst upp i kontaktens tidslinje.
      3. Ta bort: klicka för att ta bort e-postaktiviteten från tidslinjen.
      4. Detaljer: klicka för att se specifik information om e-postmeddelandet.
      5. Expandera: klicka för att se hela e-postmeddelandet. Om det finns en pågående e-postkonversation kan du klicka på Visa tråd för att se alla e-postmeddelanden i tråden.
      6. Bilagor: klicka för att öppna bilagor som är kopplade till det specifika e-postmeddelandet.
      7. Svara: klicka på Svara för att skicka ett e-postsvar till kontakten från HubSpot. Logged-email-contact-record

Observera: för att kunna skicka e-postsvar från HubSpot och logga inkommande svar till HubSpot måste du ha en ansluten inkorg.

Hjälpte artikeln?
Detta formulär används endast för dokumentationsfeedback. Få reda på hur du får hjälp med HubSpot.