Spåra och logga e-postmeddelanden med tillägget HubSpot Sales Office 365

Använd funktionerna Spåra och Logga i tillägget HubSpot Sales Office 365 för att övervaka och dokumentera dina kontakters engagemang i dina e-postmeddelanden. Med spårningsfunktionen aktiverad kan du få realtidsaviseringar när en kontakt öppnar ditt e-postmeddelande. Du kan också välja att logga e-postmeddelandet till kontaktens post i HubSpot för att hålla ett register över all tidigare kommunikation för ditt team att referera till.

Du kan granska information om öppnade och klickade e-postmeddelanden i aktivitetsflödet; loggade e-postmeddelanden sparas i enskilda kontaktposter och deras associerade poster. Du kan läsa mer om skillnaden mellan spårning och loggning i den här artikeln.

Den här artikeln handlar om att spåra och logga e-postmeddelanden med HubSpot Sales Office 365-tillägget. Om du använder Outlook-skrivbordstillägget kan du lära dig hur du spårar och loggar e-postmeddelanden med Outlook-skrivbordstillägget.

Konfigurera standardinställningar för logg och spårning

Superadministratörer kan uppdatera standardbeteendet för spårning, loggning och associering av e-post för alla användare i ditt konto.

Konfigurera dessa standardvärden:

• I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
• I den vänstra sidomenyn navigerar du till Objekt > Aktiviteter.
• Klicka på fliken E-postlogg och spårning.
• Under Inställningar för e-postlogg och spårning konfigurerar du hur e-postmeddelanden ska registreras i HubSpot genom att markera eller avmarkera de tillhörande kryssrutorna:
  • Använd standardinställning för logg för alla användare: när den här inställningen är aktiverad kan du klicka för att slå på eller av Logga alla e-post meddelanden som standard för att ange om e-postmeddelanden loggas som standard för alla användare i ditt konto.
  • Använd standardassociation för alla användare: när den här inställningen är aktiverad kan du klicka på rullgardinsmenyn och välja de standardposttyper som ska associeras med ett loggat e-postmeddelande.
  • Tillämpa standardinställningen Spåra för alla användare: om du har markerat kryssrutan Tillåt alla användare att spåra e-postmeddelanden och se mottagare öppna och klicka på deras e-postmeddelanden kan du aktivera den här inställningen för att konfigurera om alla e-postmeddelanden ska spåras som standard för alla användare i ditt konto.

Spåra e-postmeddelanden

Skicka ett spårat e-postmeddelande med Office 365-tillägget

Skicka ett spårad e-postmeddelande med hjälp av Office 365-tillägget:

• Logga in på ditt Outlook-konto.
• Skriv ett nytt e-postmeddelande.
• Ange e-postmottagare, ämnesrad och e-posttext.
• Öppna säljverktygen i din inkorg. Denna process kommer att skilja sig något beroende på vilken e-postklient du använder:
  • Om du använder Office 365-tillägget från Outlook desktop på en PC eller Mac klickar du på Försäljningsverktyg i meddelandefönstret.
  • Om du använder Office 365-tillägget på ett Outlook på webben- eller Outlook.com-konto klickar du på kedjehjulsikonen sprocket längst ned till höger i fönstret för e-postkompositionen.
• Markera kryssrutan Spåra e-postöppningar i den högra rutan (användare med tilldelade betalda platser i Sales Hub ser Spåra e-postöppningar och klick).

• Håll HubSpot Sales-panelen öppen med kryssrutan markerad och klicka sedan på Skicka.

Visa status för det spårade e-postmeddelandet

Innan din kontakt öppnar e-postmeddelandet kommer ämnesraden och mottagaren att visas i ditt aktivitetsflöde i HubSpot som Skickat.

När mottagaren öppnar e-postmeddelandet får du ett popup-meddelande i realtid på skrivbordet och e-postmeddelandet markeras som Öppet i ditt aktivitetsflöde. Klicka på rullgardinsmenyn under kontaktens namn för att se när mottagaren öppnade ditt e-postmeddelande. Du kommer också att se en historik över kontaktens aktiviteter som listas i rullgardinsmenyn.

Observera: realtidsaviseringar visas när du skickar e-postmeddelanden med hjälp av Office 365-tillägget och om du har Chrome-tillägget HubSpot Sales eller appen HubSpot Sales for Windows (endast Windows) installerad. Om inte kommer du bara att se aktivitet i ditt HubSpot-aktivitetsflöde.

Du kan också se hur dina kontakter interagerar med dina spårade e-postmeddelanden från Chrome-tillägget eller från Windows Tray-appen. För att komma åt ditt aktivitetsflöde från Chrome-tillägget, klicka på HubSpot sprocket-ikonen sprocket i det övre högra hörnet av din Chrome-webbläsare. Om du har installerat HubSpot Sales för Windows klickar du på HubSpot sprocket-ikonen sprocket i Windows-facket.

Läs mer om spårning av e-post och försäljningsmeddelanden och hur du inaktiverar spårning.

Spårning med dataskyddsinställningar aktiverade

Om du har aktiverat dataskyddsinställningar i ditt konto kan HubSpot bara spåra en kontakts e-postöppningar när kontakten har en tilldelad rättslig grund för databehandling. När du skriver ett e-postmeddelande i Office 365 kommer kryssrutan Spåra e-postöppningar och klick att vara nedtonad för att ange att en kontakt inte är berättigad till spårning.

E-postöppningar spåras inte för kontakter utan rättslig grund för behandling av uppgifter eller e-postmottagare som ännu inte är kontakter. När du skickar e-post till flera mottagare spåras e-postöppningar anonymt.

Du kan ändra en kontakts spårningsbehörighet genom att uppdatera deras rättsliga grund för behandling av kontaktens dataegenskap.

Loggning av e-postmeddelanden

För att logga ett e-postmeddelande och lägga till nya kontakter i HubSpot från ett loggat e-postmeddelande måste den e-postadress du skickar e-post från vara en av följande:

• En användare i ditt konto
• En av dina anslutna e-postadresser
• Ett alias i din e-postklient (antingen ett alias som har konfigurerats i din anslutna Gmail-inkorg eller ett alias som har lagts till i din Profil och inställningar)

Du kan ange e-postadresser och domäner som du aldrig vill logga e-post för i dina HubSpot-kontoinställningar. Eller så kan du lägga till dessa e-postadresser och domäner i inställningarna för ditt tillägg.

Observera: e-postbilagor som är större än 50 MB kommer inte att loggas till HubSpot. Ditt e-postmeddelande kommer fortfarande att levereras till kontakten och loggas till CRM, men utan en bifogad fil.

Skicka ett loggat e-postmeddelande med Office 365-tillägget

Skicka ett loggat e-postmeddelande med Office 365-tillägget:

• Skriv ett nytt e-postmeddelande i Outlook.
• Ange e-postmottagare, ämnesrad och e-posttext.
• Öppna säljverktygen i din inkorg. Denna process kommer att skilja sig något beroende på vilken e-postklient du använder:
  • Om du använder Office 365-tillägget från Outlook desktop på en PC eller Mac klickar du på Försäljningsverktyg i meddelandefönstret.
  • Om du använder Office 365-tillägget från Outlook på webben eller ett Outlook.com-konto klickar du på kedjehjulsikonen sprocket längst ned till höger i fönstret för e-postkompositionen.
• Markera kryssrutan Logg i den högra rutan. Din BCC-adress fylls i automatiskt i BCC-fältet.

• Som standard väljer tillägget automatiskt kontaktens tre första associerade affärs- eller ärendeposter att logga e-postmeddelanden till. För att uttryckligen välja vilka poster e-postmeddelandet ska loggas till:

Observera: du måste använda Office 365 version 1910 eller senare för att uttryckligen välja vilka poster e-postmeddelandet ska logga till.

• • Klicka pårullgardinsmenyn bredvid kryssrutan Logg .
  • Markera/avmarkera kryssrutorna bredvid de poster som du vill logga e-postmeddelandet till.
  • Om du skickar e-postmeddelandet till en mottagare som inte är en kontakt i ditt CRM skapas en ny kontaktpost. Du kommer att se kontaktens e-postadress när du redigerar associationerna. Avmarkera kryssrutan om du inte vill att e-postmeddelandet ska loggas till den nya kontaktposten. Läs mer om hur du loggar e-postmeddelanden endast till befintliga kontaktposter .

• Håll HubSpot Sales-panelen öppen med kryssrutan markerad och klicka sedan på Skicka.

Du kan anpassa vilka associerade poster som dina e-postmeddelanden automatiskt loggas till i inställningarna för ditt Office 365-tillägg. Om du använder marknadsföringskontakter kommer en ny kontakt som skapas av ett loggat e-postmeddelande att ställas in som icke-marknadsföring.

Observera: Om en ny kontakt skapas via ett loggat e-postmeddelande kommer den HubSpot-användare som skickade e-postmeddelandet automatiskt att tilldelas som kontaktägare, så länge ingen tidigare ägare har tilldel ats.

Visa det loggade e-postmeddelandet i HubSpot

E-post som loggas till HubSpot med hjälp av Office 365-tillägget kommer automatiskt att kopplas till de poster som du angav innan du skickade e-postmeddelandet.

För att se det loggade e-postmeddelandet i HubSpot:

• Gå till ditt HubSpot-konto och navigera till dina kontakter, företag eller affärer.
• Klicka på namnet på posten.
• Leta upp det loggade e-postmeddelandet på tidslinjen. Från e-postmeddelandet kan du göra följande:
  
  1. 1. Associerade poster: klicka för att redigera associerade företags- eller avtalsposter.
     2. Fäst: klicka för att fästa e-postmeddelandet högst upp i kontaktens tidslinje.
     3. Ta bort: klicka för att ta bort e-postaktiviteten från tidslinjen.
     4. Detaljer: klicka för att se specifik information om e-postmeddelandet.
     5. Expandera: klicka för att se hela e-postmeddelandet. Om det finns en pågående e-postkonversation kan du klicka på Visa tråd för att se alla e-postmeddelanden i tråden.
     6. Bilagor: klicka för att öppna bilagor som är kopplade till det specifika e-postmeddelandet.
     7. Svara: klicka på Svara för att skicka ett e-postsvar till kontakten från HubSpot.

Observera: för att kunna skicka e-postsvar från HubSpot och logga inkommande svar till HubSpot måste du ha en ansluten inkorg.