Spåra och logga e-postmeddelanden med HubSpot Sales Office 365-tillägget

Använd funktionerna Spåra och logga i HubSpot Sales Office 365-tillägget för att övervaka och registrera dina kontaktpersoners engagemang i dina e-postmeddelanden. När spårningsfunktionen är aktiverad kan du få meddelanden i realtid när en kontakt öppnar ditt e-postmeddelande. Du kan också välja att logga e-postmeddelandet i kontaktpersonens register i HubSpot för att spara all tidigare kommunikation så att ditt team kan hänvisa till den.

Du kan granska information om öppnade och klickade e-postmeddelanden i aktivitetsflödet; loggade e-postmeddelanden sparas i enskilda kontaktposter och deras tillhörande poster. Du kan läsa om skillnaden mellan spårning och loggning i den här artikeln.

Den här artikeln handlar om spårning av e-postmeddelanden och loggning av e-postmeddelanden med HubSpot Sales Office 365-tillägget. Om du använder tillägget för Outlook desktop lär du dig hur du spårar och loggar e-postmeddelanden med tillägget för Outlook desktop.

Konfigurera standardinställningar för loggning och spårning

Superadministratörer kan uppdatera standardbeteendet för spårning, loggning och koppling av e-postmeddelanden för alla användare på ditt konto.

Konfigurera dessa standardvärden:

• I ditt HubSpot-konto, klicka på inställningsikonen inställningar i huvudnavigeringsfältet.
• Navigera till Objekt > Aktiviteter i menyn till vänster i sidofältet.
• Klicka på fliken E-postloggning och spårning.
• Under Inställningar för e-postloggning och spårning konfigurerar du hur e-postmeddelanden ska registreras i HubSpot genom att markera eller avmarkera de tillhörande kryssrutorna:
  • Tillämpa standardinställningen för loggning för alla användare: När den här inställningen är aktiverad kan du klicka på för att växla på eller stänga av knappen Logga alla e-postmeddelanden som standard för att ange om e-postmeddelanden ska loggas som standard för alla användare i ditt konto.
  • Tillämpa standardassociation för alla användare: När den här inställningen är aktiverad kan du klicka på rullgardinsmenyn och välja de standardposttyper som ska associeras med ett loggat e-postmeddelande.
  • Tillämpa standardinställning för spårning för alla användare: Om du har markerat kryssrutan Tillåt alla användare att spåra e-postmeddelanden och se mottagare som öppnar och klickar på sina e-postmeddelanden kan du aktivera den här inställningen för att konfigurera om alla e-postmeddelanden ska spåras som standard för alla användare i ditt konto.

Spårning av e-postmeddelanden

Skicka ett spårat e-postmeddelande med hjälp av Office 365-tillägget

Skicka ett spårat e-postmeddelande med hjälp av Office 365-tillägget:

• Logga in på ditt Outlook-konto.
• Skapa ett nytt e-postmeddelande.
• Ange e-postmottagare, ämnesrad och e-posttext.
• Öppna säljverktygen i din inkorg. Den här processen skiljer sig något åt beroende på vilken e-postklient du använder:
  • Om du använder Office 365-tillägget från Outlook desktop på en PC eller Mac klickar du på Försäljningsverktyg i meddelandefönstret.
  • Om du använder Office 365-tillägget på ett Outlook on the web- eller Outlook.com-konto klickar du i det nedre högra hörnet av e-postkompositionsfönstret på tandhjulsikonen sprocket.
• I den högra rutan markerar du kryssrutan Spåra öppningar av e-postmeddelanden (användare med tilldelade betalda platser i Sales Hub kommer att se Spåra öppningar och klick av e-postmeddelanden).
  

• Håll HubSpot Sales-rutan öppen med kryssrutan markerad och klicka sedan på Skicka.

Visa det spårade e-postmeddelandets status

Innan din kontakt öppnar e-postmeddelandet visas e-postens ämnesrad och mottagare i ditt aktivitetsflöde i HubSpot som Skickat.

När mottagaren öppnar e-postmeddelandet får du ett popup-meddelande i realtid på ditt skrivbord och e-postmeddelandet markeras som öppet i ditt aktivitetsflöde. Klicka på rullgardinsmenyn under kontaktpersonens namn för att se när mottagaren öppnade ditt e-postmeddelande. Du ser också en historik över kontaktpersonens aktiviteter som listas i rullgardinsmenyn.

Observera: realtidsmeddelanden visas när du skickar spårade e-postmeddelanden med hjälp av Office 365-tillägget och om du har installerat HubSpot Sales Chrome-tillägget eller HubSpot Sales for Windows tray-appen (endast Windows). Om inte kommer du bara att se aktivitet i ditt HubSpot-aktivitetsflöde.

Du kan också se hur dina kontakter använder dina spårade e-postmeddelanden i Chrome-tillägget eller i Windows-appen. Om du vill komma åt ditt aktivitetsflöde från Chrome-tillägget klickar du på HubSpot-ikonen sprocket i det övre högra hörnet av din Chrome-webbläsare. Om du har installerat HubSpot Sales för Windows klickar du på HubSpot-ikonen sprocket i Windows-brickan.

Läs mer om spårning av e-post och försäljningsmeddelanden och hur du inaktiverar spårning.

Spårning med GDPR-inställningar aktiverade

Om du har aktiverat GDPR-funktionalitet i ditt konto kan HubSpot endast spåra en kontakts e-postöppningar när kontakten har en tilldelad rättslig grund för databehandling. När du skriver ett e-postmeddelande i Office 365 kommer kryssrutan Spåra öppningar och klick i e-postmeddelanden att vara grå för att indikera att en kontakt inte kan spåras.

Öppning av e-postmeddelanden kommer inte att spåras för kontakter som inte har en rättslig grund för behandling av uppgifter eller e-postmottagare som ännu inte är kontakter. Vid e-post till flera mottagare kommer öppnandet av e-postmeddelanden att spåras anonymt.

Du kan ändra en kontakts spårningsbehörighet genom att uppdatera egenskapen Rättslig grund för behandling av kontaktuppgifter.

Loggning av e-postmeddelanden

Om du vill logga ett e-postmeddelande och lägga till nya kontakter i HubSpot från ett loggat e-postmeddelande måste den e-postadress du skickar e-postmeddelanden från vara en av följande:

• En användare på ditt konto
• En av dina anslutna e-postadresser
• Ett alias i din e-postklient (antingen ett alias som har konfigurerats i din anslutna Gmail-inkorg eller ett alias som lagts till i din profil och dina inställningar).

Du kan ange e-postadresser och domäner som du aldrig vill logga e-postmeddelanden för i inställningarna för ditt HubSpot-konto. Du kan också lägga till dessa e-postadresser och domäner i dina tilläggsinställningar.

Observera att e-postbilagor som är större än 50 MB inte kommer att loggas in i HubSpot. E-postmeddelandet kommer fortfarande att levereras till kontakten och loggas in i CRM, men utan bilaga.

Skicka ett loggat e-postmeddelande med Office 365-tillägget

Skicka ett loggat e-postmeddelande med hjälp av Office 365-tillägget:

• Skriv ett nytt e-postmeddelande i Outlook.
• Ange e-postmottagare, ämnesrad och e-posttext.
• Öppna säljverktygen i din inkorg. Den här processen skiljer sig något åt beroende på vilken e-postklient du använder:
  • Om du använder Office 365-tillägget från Outlook desktop på en PC eller Mac klickar du på Försäljningsverktyg i meddelandefönstret.
  • Om du använder Office 365-tillägget från Outlook på webben eller ett Outlook.com-konto klickar du på tandhjulsikonen sprocket i det nedre högra hörnet av ditt e-postkompositionsfönster.
• Markera kryssrutan Logg i den högra rutan. Din BCC-adress fylls automatiskt i fältet BCC.

• Som standard väljer tillägget automatiskt kontaktpersonens tre första associerade affärs- eller biljettposter för att logga e-postmeddelanden till. Om du uttryckligen vill välja vilka poster som e-postmeddelandet ska loggas till:

Observera att du måste använda Office 365 version 1910 eller senare för att uttryckligen välja vilka poster som e-postmeddelandet ska loggas till.

• • Klicka pårullgardinsmenyn bredvid kryssrutan Logg .
  • Markera/avmarkera kryssrutorna bredvid de poster som du vill logga e-postmeddelandet till.
  • Om du skickar e-postmeddelandet till en mottagare som inte finns som kontakt i ditt CRM skapas en ny kontaktpost. Kontaktpersonens e-postadress visas när du redigerar föreningarna. Avmarkera kryssrutan om du inte vill att e-postmeddelandet ska loggas till den nya kontaktposten. Läs mer om hur du loggar e-post endast till befintliga kontaktposter .

• Håll HubSpot Sales-rutan öppen med kryssrutan markerad och klicka sedan på Skicka.

Du kan anpassa vilka associerade poster som dina e-postmeddelanden automatiskt loggas till i inställningarna för Office 365-tillägget. Om du använder marknadsföringskontakter kommer en ny kontakt som skapas av ett loggat e-postmeddelande att ställas in som icke marknadsföringsrelaterad.

Observera: Om en ny kontakt skapas genom ett loggat e-postmeddelande kommer den HubSpot-användare som skickade e-postmeddelandet automatiskt att tilldelas som ägare till kontakten , så länge ingen tidigare ägare har tilldelats.

Visa det loggade e-postmeddelandet i HubSpot

E-post som loggas in i HubSpot med hjälp av Office 365-tillägget kommer automatiskt att associeras med de poster som du angav innan du skickade e-postmeddelandet.

För att se det loggade e-postmeddelandet i HubSpot:

• Navigera till dina kontakter, företag eller affärer i ditt HubSpot-konto.
• Klicka på registrets namn.
• Leta upp det loggade e-postmeddelandet på tidslinjen. Från e-postmeddelandet kan du göra följande:
  
  1. 1. Tillhörande poster: Klicka för att redigera tillhörande företags- eller affärsposter.
     2. Fäst: Klicka för att fästa e-postmeddelandet högst upp på kontakttidlinjen.
     3. Ta bort: Klicka för att ta bort e-postaktiviteten från tidslinjen.
     4. Detaljer: Klicka för att se specifik information om e-postmeddelandet.
     5. Expandera: klicka för att se hela e-postmeddelandet. Om det pågår en e-postkonversation klickar du på Visa tråd för att se alla e-postmeddelanden i tråden.
     6. Bilagor: Klicka för att öppna bilagor som är kopplade till det här specifika e-postmeddelandet.
     7. Svara: Klicka på Svara för att skicka ett e-postsvar till kontakten från HubSpot.

Observera: För att kunna skicka e-postsvar från HubSpot och logga inkommande svar till HubSpot måste du ha en ansluten inkorg.