Spåra och logga e-postmeddelanden med tillägget HubSpot Sales Office 365

Använd funktionerna Spåra och Logga i tillägget HubSpot Sales Office 365 för att övervaka och registrera dina kontakters engagemang i dina e-postmeddelanden. Med spårningsfunktionen aktiverad kan du få meddelanden i realtid när en kontakt öppnar ditt e-postmeddelande. Du kan också välja att logga e-postmeddelandet till kontaktens register i HubSpot för att registrera all tidigare kommunikation som ditt team kan hänvisa till.

Du kan granska information om öppnade e-postmeddelanden och klick i aktivitetsflödet; loggade e-postmeddelanden sparas i enskilda kontaktposter och deras tillhörande poster. Du kan lära dig mer om skillnaden mellan spårning och loggning i den här artikeln.

Den här artikeln handlar om spårning och loggning av e-postmeddelanden med tillägget HubSpot Sales Office 365. Om du använder Outlook-skrivbordstillägget kan du lära dig hur du spårar och loggar e-postmeddelanden med Outlook-skrivbordstillägget.

Konfigurera standardinställningar för logg och spårning

Superadmins kan uppdatera standardbeteendet för spårning, loggning och associering av e-postmeddelanden för alla användare i ditt konto.

För att konfigurera dessa standardvärden:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Objects > Activities i menyn till vänster i sidofältet.
• Klicka på fliken Email Log & Track.
• Under Inställningar för e-postlogg och spårning konfigurerar du hur e-postmeddelanden ska registreras i HubSpot genom att markera eller avmarkera de tillhörande kryssrutorna:
  • Tillämpa standardinställning för loggning för alla användare: när den här inställningen är aktiverad kan du klicka för att slå på eller av knappen Logga alla e-postmeddelanden som standard för att ange om e-postmeddelanden ska loggas som standard för alla användare i ditt konto.
  • Apply Default Association for all users: när den här inställningen är aktiverad kan du klicka på rullgardinsmenyn och välja de standardposttyper som ska associeras med ett loggat e-postmeddelande.
  • Tillämpa standardinställningen Spåra för alla användare: om du har markerat kryssrutan Tillåt alla användare att spåra e-postmeddelanden och se mottagare öppna och klicka på sina e-postmeddelanden kan du aktivera den här inställningen för att konfigurera om alla e-postmeddelanden ska spåras som standard för alla användare i ditt konto.

Spåra e-postmeddelanden

Observera: spårning av e-postmeddelanden med nya Outlook för Mac stöds inte för närvarande.

Skicka ett spårat e-postmeddelande med hjälp av Office 365-addin

Skicka ett spårat e-postmeddelande med hjälp av Office 365-addin:

• Logga in på ditt Outlook-konto.
• Komposera ett nytt e-postmeddelande.
• Ange e-postmottagare, ämnesrad och brödtext.
• Öppna säljverktygen i din inkorg. Denna process kommer att skilja sig något beroende på vilken e-postklient du använder:
  • Om du använder Office 365-tillägget från Outlook på en PC eller Mac klickar du på Försäljningsverktyg i meddelandefönstret.
  • Om du använder Office 365-tillägget på ett Outlook på webben- eller Outlook.com-konto klickar du på kedjehjulsikonen sprocket längst ner till höger i fönstret för e-postkomposition.
• I den högra rutan markerar du kryssrutan Spåra öppnade e-postmeddelanden (användare med tilldelade betalda platser i Sales Hub kommer att se Spåra öppnade e-postmeddelanden och klick).

• Håll fönstret HubSpot Sales öppet med kryssrutan markerad och klicka sedan på Skicka.

Visa statusen för det spårade e-postmeddelandet

Innan din kontakt öppnar e-postmeddelandet visas e-postmeddelandets ämnesrad och mottagare i ditt aktivitetsflöde i HubSpot som Sent.

När mottagaren öppnar e-postmeddelandet får du ett popup-meddelande i realtid på skrivbordet och e-postmeddelandet markeras som Öppet i ditt aktivitetsflöde. Klicka på rullgardinsmenyn under kontaktens namn för att se när mottagaren öppnade ditt e-postmeddelande. Du ser också en historik över kontaktens aktiviteter som listas i rullgardinsmenyn.

Observera: realtidsaviseringar visas när du skickar spårade e-postmeddelanden med Office 365-tillägget och om du har HubSpot Sales Chrome-tillägget. Om inte kommer du bara att se aktivitet i ditt HubSpot aktivitetsflöde.

Du kan också se hur dina kontakter engagerar sig i dina spårade e-postmeddelanden från Chrome-tillägget. För att komma åt ditt Aktivitetsflöde från Chrome-tillägget klickar du på HubSpot-ikonen sprocket i det övre högra hörnet av din Chrome-webbläsare.

Läs mer om e-postspårning och försäljningsmeddelanden och hur du inaktiverar spårning.

Spårning med sekretessinställningar för data aktiverade

Om du har aktiverat dataskyddsinställningar i ditt konto kan HubSpot bara logga och spåra en kontakts e-postöppningar när kontakten har en tilldelad rättslig grund för databehandling. När du kompositör ett e-postmeddelande i Office 365 kommer kryssrutan Spåra öppningar och klick i e-postmeddelanden att vara nedtonad för att indikera att en kontakt inte är berättigad till spårning.

Öppningar av e-postmeddelanden spåras inte för kontakter utan rättslig grund för behandling av uppgifter eller e-postmottagare som ännu inte är kontakter. När du skickar e-post till flera mottagare kommer öppnade e-postmeddelanden att spåras anonymt.

Du kan ändra en kontakts spårningsbehörighet genom att uppdatera den rättsliga grunden för behandling av kontaktens dataegenskap.

Loggning av e-postmeddelanden

För att logga ett e-postmeddelande och lägga till nya kontakter i HubSpot från ett loggat e-postmeddelande måste e-postadressen du skickar e-post från vara en av följande:

• En användare i ditt konto
• En av dina anslutna e-postadresser
• Ett alias i din e-postklient (antingen ett alias som har konfigurerats i din anslutna Gmail-inkorg eller ett alias som har lagts till i din Profil & Inställningar)

Du kan ange e-postadresser och domäner som du aldrig vill logga e-post för i dina HubSpot-kontoinställningar. Eller så kan du lägga till dessa e-postadresser och domäner i dina tilläggsinställningar.

Observera: e-postbilagor som är större än 50 MB kommer inte att loggas till HubSpot. Ditt e-postmeddelande kommer fortfarande att levereras framgångsrikt till kontakten och loggas till CRM, men utan en bilaga.

Skicka ett loggat e-postmeddelande med hjälp av Office 365-addin

Skicka ett loggat e-postmeddelande med hjälp av Office 365-addin:

• Komposera ett nytt e-postmeddelande i Outlook.
• Ange e-postmottagaren, ämnesraden och e-posttexten.
• Öppna säljverktygen i din inkorg. Denna process skiljer sig något åt beroende på vilken e-postklient du använder:
  • Om du använder Office 365-tillägget från Outlook-skrivbordet på en PC eller Mac klickar du på Försäljningsverktyg i meddelandefönstret.
  • Om du använder Office 365-tillägget från Outlook på webben eller ett Outlook.com-konto klickar du på kedjehjulsikonen sprocket längst ned till höger i fönstret för e-postkomposition.
• I den högra rutan markerar du kryssrutan Logga . Din BCC-adress kommer automatiskt att fyllas i i BCC-fältet.

• Som standard väljer tillägget automatiskt kontaktens fem senaste associerade avtals- eller biljettposter att logga e-postmeddelanden till. Endast affärer eller biljetter i ett öppet affärsfas kommer att väljas automatiskt. För att uttryckligen välja vilka poster som e-postmeddelandet ska loggas till:

Observera: du måste använda Office 365 version 1910 eller senare för att uttryckligen välja vilka poster e-postmeddelandet ska logga till.

• • Klicka pårullgardinsmenyn bredvid kryssrutan Logga .
  • Markera/avmarkera kryssrutorna bredvid de poster som du vill logga e-postmeddelandet till.
  • Om du skickar e-postmeddelandet till en mottagare som inte är en kontakt i ditt CRM-system skapas en ny kontaktpost. Du kommer att se kontaktens e-postadress listad när du redigerar associationerna. Avmarkera kryssrutan om du inte vill att e-postmeddelandet ska loggas till den nya kontaktposten. Läs mer om hur du loggar e-postmeddelanden endast till befintliga kontaktposter .

• Håll fönstret HubSpot Sales öppet med kryssrutan markerad och klicka sedan på Skicka.

Du kan anpassa vilka associerade poster som dina e-postmeddelanden automatiskt loggas till i dina inställningar för Office 365-add-in. Om du använder marknadsföringskontakter kommer en ny kontakt som skapas av ett loggat e-postmeddelande att anges som kontakt ej för marknadsföring.

Observera: om en ny kontakt skapas via ett loggat e-postmeddelande kommer den HubSpot-användare som skickade e-postmeddelandet automatiskt att tilldelas som kontaktägare, så länge ingen tidigare ägare har tilldelats .

Visa det loggade e-postmeddelandet i HubSpot

E-post som loggas till HubSpot med hjälp av Office 365-addin kommer automatiskt att associeras till de poster som du angav innan du skickade e-postmeddelandet.

För att se det loggade e-postmeddelandet i HubSpot:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till dina kontakter, företag eller affärer.
• Klicka på namnet på posten.
• Leta reda på det loggade e-postmeddelandet på tidslinjen. Från e-postmeddelandet kan du göra följande:
  
  1. 1. Associerade poster: klicka för att redigera associerade företags- eller affärsposter.
     2. Fäst: klicka för att fästa e-postmeddelandet högst upp på tidslinjen för kontakten.
     3. Ta bort: klicka för att ta bort e-postaktiviteten från tidslinjen.
     4. Detaljer: klicka för att se specifik information om e-postmeddelandet.
     5. Expandera: klicka för att se hela e-postmeddelandet. Om det finns en pågående e-postkonversation kan du klicka på Visa tråd för att se alla e-postmeddelanden i tråden.
     6. Bilagor: klicka för att öppna bilagor som är kopplade till det här specifika e-postmeddelandet.
     7. Svara: klicka på Svara för att skicka ett e-postsvar till kontakten från HubSpot.

Observera: för att kunna skicka e-postsvar från HubSpot och logga inkommande svar till HubSpot måste du ha en ansluten inkorg.