Skapa och hantera fakturor

Skapa fakturor i HubSpot för att samla in digitala betalningar via HubSpot betalningsverktyg, eller för att spåra betalningar som görs utanför HubSpot. För att komma igång med att använda fakturor, kolla in installationsguiden. Du kan också granska HubSpots standardfakturaegenskaper.

Observera: Fakturafunktioner är tillgängliga i alla konton som använder Quickbooks-integrationen. För att skapa HubSpot-fakturor manuellt behöver du ett Starter-, Professional- eller Enterprise-konto med betalningsverktyget konfigurerat.

Nedan kan du läsa om hur du skapar fakturor som du kan skicka till dina köpare och hur du hanterar dem efter skapandet.

Skapa en faktura

Superadministratörer och användare med objektbehörighet för fakturor kan skapa en faktura direkt från en kontakt-, företags-, affärs- eller offertpost, eller från indexsidan för fakturor. Du kan också skapa en faktura från en publicerad offert för att kopiera offertens uppgifter till en ny faktura.

Observera: fakturor kan endast skapas om ditt kontos standardvaluta är inställd på USD.

För att skapa en faktura från indexsidan:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Försäljning > Fakturor.
• Klicka på Skapa faktura uppe till höger.

Skapa en faktura från en kontakt-, företags- eller affärspost:

• Navigera till dina register:
  • Kontakter: I ditt HubSpot-konto, navigera till Kontakter > Kontakter.
  • Företag:
  • Affärer: I ditt HubSpot-konto, navigera till Försäljning > Erbjudanden.
• Klicka på namnet på den post som du vill skapa en faktura från.
• Leta reda på avsnittet Fakturor i det högra sidofältet och klicka sedan på Lägg till.
  
  
• Välj Skapa faktura i rullgardinsmenyn. Förutom att skapa en faktura från en CRM-post kan du också välja något av följande i rullgardinsmenyn:
  
  • Lägg till befintlig faktura: koppla en befintlig faktura till posten.

• • Konvertera avtal till faktura (endast avtal): skapar en faktura med avtalets information, inklusive tillhörande radposter.

Skapa en faktura från en publicerad offert:

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Försäljning > Offerter.
• Håll muspekaren över namnet på offerten, klicka sedan på rullgardinsmenyn Åtgärder och välj Konvertera offert till faktura. Då skapas en ny faktura med den information som finns i offerten.

Du kommer sedan till fakturaredigeraren där du kan konfigurera fakturadetaljerna.

Observera: När en faktura skapas används som standard prefixet INV följt av ett nummer som ökar sekventiellt för varje faktura som skapas (t.ex. INV-1001, sedan INV-1002). Du kan uppdatera prefixet och startnumret för faktur or i dina inställningar.

Konfigurera fakturering

I avsnittet Faktura till i fakturaredigeraren ställer du först in fakturans tillhörande poster, betalningsvillkor med mera.

• Varje faktura måste vara kopplad till minst en kontakt. Så här associerar du fakturan med en kontakt:
  • Klicka på Lägg till kontakt.
  • I den högra panelen kan du söka efter en befintlig kontakt eller skapa en ny.
  • Klicka på Nästa och fortsätt att ställa in eventuella nödvändiga kopplingsetiketter.
  • Klicka på Spara.
• Varje faktura kan associeras med ett företag. Så här associerar du fakturan med ett företag:
  • Klicka på Lägg till företag.
  • I den högra panelen kan du söka efter ett befintligt företag eller skapa ett nytt.
  • Klicka på Nästa och fortsätt att ställa in eventuella nödvändiga kopplingsetiketter.
  • Klicka på Spara.
• För att lägga till en faktureringsadress i fakturan:
  • Klicka på Redigera under Faktureringsadress.
  • Ange adressinformationen i den högra panelen.
  • Klicka på Verkställ.
• Som standard är fakturadatumet inställt på den aktuella dagen. För att uppdatera detta klickar du på fältet Fakturadatum och använder sedan datumväljaren för att välja ett nytt datum.
• Som standard förfaller fakturan till betalning när fakturan tas emot. Om du vill välja olika betalningsvillkor klickar du på rullgardinsmenyn Betalningsvillkor och väljer sedan ett betalningsvillkor. Fältet Förfallodag uppdateras automatiskt för att matcha den valda betalningsperioden.
• Om du vill lägga till ett inköpsordernummer på fakturan anger du numret i fältet PO-nummer.

Lägg till poster

Lägg till de artiklar som din köpare kommer att köpa i avsnittet Linjeartiklar.

• Lägga till befintliga produkter från ditt produktbibliotek( endastProfessional eller Enterprise ):
  
  • Klicka på Välj från produktbibliotek.
  • I den högra panelen markerar du kryssrutorna bredvid de produkter som din köpare ska köpa. Klicka sedan på Lägg till.

• Så här skapar du en anpassad radpost till fakturan:
  • Klicka på Skapa anpassad radpost.
  • I den högra panelen kan du konfigurera detaljerna för artikeln. Fälten Namn och Enhetspris är obligatoriska. Klicka sedan på Spara.
  • När du har sparat artikeln kan du uppdatera detaljerna i artikelredigeraren, t.ex. öka antalet och ange en enhetsrabatt (antingen USD eller procentbaserad).
• När du har lagt till dina artiklar kan du granska delsumman, inklusive eventuella rabatter, i avsnittet Sammanfattning.

Lägg till kommentarer

Om du vill lägga till några kommentarer till köparen på fakturan kan du lägga till dem i avsnittet Kommentarer. Du kan använda textalternativen längst ner i textfältet för att formatera texten ytterligare, lägga till en hyperlänk eller infoga ett utdrag.

Konfigurera faktureringsalternativ

I avsnittet Fakturering anger du vilka betalningsalternativ som ska vara tillgängliga för köparen, samt om du vill samla in information om fakturerings- och leveransadress. Dessa inställningar ärvs från dina betalningsinställningar i kassan.

• Om du vill ange tillåtna betalningsmetoder markerar du kryssrutorna bredvid Kredit- eller betalkort och ACH (banköverföring).
• Om du vill samla in information om faktureringsadressen i kassan markerar du kryssrutan Samla in faktureringsadress för kreditkortsköp.
• Om du vill samla in leveransadressinformation i kassan markerar du kryssrutan Samla in leveransadress. När köparen anger sin leveransinformation kan de bara välja bland de länder som du har angett i dina betalningsinställningar.

Avancerade inställningar

I avsnittet Avancerade inställningar kan du anpassa språk och lokal för fakturan, samt fakturans URL. Klicka på Avancerade inställningar för att komma åt avancerade inställningar.

• Som standard är det språk som används för titlar och etiketter på sidan inställt på engelska. Om du vill uppdatera detta till ett annat språk klickar du på rullgardinsmenyn Språk och väljer sedan ett språk.
• Som standard kommer datum- och adressformatet att använda USA-format. Om du vill uppdatera detta till ett annat format klickar du på rullgardinsmenyn Lokal och väljer sedan en lokal.
• Om du vill ange en anpassad faktura-URL med någon av dina anslutna domäner klickar du på rullgardinsmenyn Domän och väljer sedan en domän. Du kan också ange en anpassad slug i slutet av URL:en genom att ange ett värde i fältet Innehållsslug. En förhandsgranskning av fakturans URL visas under URL-fälten.

Spara och slutföra

När som helst under skapandet av fakturan kan du klicka på Spara uppe till vänster för att spara fakturan som ett utkast. Du kan när som helst gå tillbaka till ett utkast för att redigera eller ta bort det. Du kan också klicka på Förhandsgranska uppe till höger för att se hur fakturan kommer att se ut för köparen.

Om du är redo att slutföra fakturan så att du kan skicka den till köparen:

• Klicka på Slutför uppe till höger. När fakturan har slutförts kan den inte redigeras eller tas bort.

• Granska ansvarsfriskrivningen i dialogrutan och klicka sedan på Slutför.
• I nästa dialogruta kan du antingen välja en metod för att skicka fakturan till köparen, eller gå tillbaka till indexsidan för fakturor:
  • Kopiera: kopiera fakturans URL.
  • Skriv e-post med faktura: navigera till den associerade kontakt-, företags- eller affärsposten med ett utkast till ett en-till-en e-postmeddelande som innehåller en länk till fakturan.
  • Stäng: återgå till indexsidan för fakturor.
    
    

Du kan också skicka fakturan vid ett senare tillfälle från indexsidan för fakturor, där du också kan hantera dina befintliga fakturor.

Hantera fakturor

När du har skapat fakturor kan du hantera dem från fakturaindexsidan, på samma sätt som du hanterar andra CRM-poster.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Försäljning > Fakturor.
• Klicka på namnet på fakturan.
• I den högra panelen kan du ange fakturans ägare med hjälp av fältet Ägare, visa dess egenskaper och hantera fakturans associationer.
  • För utställda fakturor kan du komma åt följande alternativ genom att klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder uppe till höger:
    • Redigera: fortsätt att konfigurera fakturan.
    • Ta bort: ta bort fakturautkastet. Om du vill visa detaljerna för en faktura klickar du på fakturans namn och visar sedan detaljerna i den högra panelen.
    • Klona: skapa en ny faktura med samma uppgifter.
      
      
  • För slutförda fakturor kan du komma åt följande alternativ genom att klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder längst upp till höger:
    • Kopiera länk: kopiera fakturans URL för att skicka till en köpare.
    • Skicka: om en kontakt är kopplad till fakturan väljer du det här alternativet för att navigera till kontaktposten och skicka ett personligt e-postmeddelande med en länk till fakturan.
    • Laddaner: ladda ner en PDF-fil av fakturan.
    • Markera som betald: markera fakturan som betald och ange betalningsdatum. När du har markerat en faktura som betald kan du inte längre ta betalt för fakturan eller annullera den. Detta kan inte ångras.
    • Annullera: markera fakturan som annullerad. När du har markerat en faktura som ogiltig kan du inte längre ta betalt för fakturan eller makulera den. Detta kan inte ångras.
    • Klon: skapa en ny faktura med samma uppgifter.
      
      
• För att filtrera indexsidan efter specifika fakturaegenskaper:
  • Klicka på Avancerade filter uppe till vänster.
  • Klicka på + Lägg till filter i den högra panelen för att skapa ett nytt filter.
  • Sök efter och markera den egenskap du vill filtrera efter, ställ sedan in filterkriterierna och klicka på Använd filter.
  • Om du vill ställa in flera filter klickar du på AND eller OR beroende på hur du vill gruppera dem. Läs mer om hur du ställer in filter och sparar vyer.
    
    
• Om du vill exportera dina fakturor klickar du på Exportera längst upp till höger i tabellen. Läs mer om att exportera poster.
• Om du vill redigera kolumnerna som visas i tabellen klickar du på Redigera kolumner längst upp till höger i tabellen.

Hantera fakturainställningar

Du kan ändra fakturans prefix och startnummer i dina fakturainställningar. Ändring av dessa inställningar kommer inte att uppdatera befintliga fakturor, endast nya fakturor framöver.

• I ditt HubSpot-konto, klicka på settings inställningsikonen i huvudnavigationsfältet.
• I den vänstra sidomenyn navigerar du till Objekt > Fakturor.
• Som standard inleds fakturor med prefixet INV. Om du vill ändra detta klickar du på Redigera prefix. Ange sedan ett nytt prefix i dialogrutan och klicka på Spara prefix. Ett prefix kan bestå av högst 8 tecken.
• Som standard är startfakturanummer 1001. Om du vill ändra detta klickar du på Uppdatera startpunkt för fakturanummer. Ange sedan ett nytt startnummer i dialogrutan och klicka på Uppdatering av startnummer.