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Inbox

對話收件匣指南

上次更新時間: 十一月 21, 2022

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所有產品和版本
建立收件匣並連結頻道後,您可以使用收件匣在一個地方檢視、管理和回覆來信對話。 在本文中,請瞭解對話收件匣的不同功能,以及如何使用對話收件匣來管理與聯絡人的溝通。

  • 在 HubSpot 帳戶中,進入「對話」>「收件匣」。
  • 如果你的帳戶中有多個收件匣,請點擊左上角的下拉式選單,然後選擇另一個收件匣查看。 

switch-inbox

  • 在收件匣中,您可以使用以下功能來管理您的對話。 

篩選條件

您可以同時搜尋和篩選對話,以快速找到相關紀錄。 按一下左上角的 尋圖示,輸入搜尋詞來搜尋對話,然後套用篩選條件來縮小搜尋範圍。

  • 狀態:不會根據開啟或關閉狀態進行對話。
  • 頻道:根據對話是否透過電子郵件、即時聊天、Messenger對話建立來排序。
  • 聯絡人:透過與紀錄相關聯的聯絡人篩選對話。
  • 被指派人:由被指派到對話的特定團隊成員進行的錯誤對話。 您也可以篩選指派給機械人的對話。 
  • 日期:使用日期選擇器篩選在特定時間範圍內進行的對話。
  • 更多選項:選擇「隱藏篩選的對話」核取方塊以篩選與業務無關的對話,和/或選擇「隱藏垃圾桶」核取方塊以從搜尋結果中篩選刪除的對話。 

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您也可以按一下對話清單上方的下拉式選單,從最古老到最新排序對話。 若要返回收件匣,請按一下右上角的「退出搜尋

瀏覽次數

所有對話都分割在不同的收件匣檢視圖中 。 這些檢視按受託人、頻道或篩選狀態分組對話。 如果你是市場推廣中心銷售中心或服務中心專業或企業帳戶的用戶,請瞭解如何在收件匣中將對話整理成自訂視圖。  

在左側邊欄中選擇檢視

  • 未分配:查看未分配給所有者的所有對話。
  • 指派給我:檢視已經傳送或指派給您的所有對話。
  • 所有開啟:在收件匣中檢視團隊的所有對話。 請注意,如果你從收件匣向聯絡人發送傳送電子郵件,該電子郵件將不會出現在「全部開啟」視圖中,直到聯絡人回覆電子郵件為止。 
  • 聊天:查看源自您網站上的聊天小工具的所有對話。
  • 機械人:視從未或尚未指派給所有者的所有機械人對話。
  • 電子郵件:查看發送到團隊電子郵件地址的所有對話。
  • Messenger :查看所有來自Facebook商務頁面、擁有連結Facebook Messenger帳戶的對話。
  • 表單:查看所有提交到已連結的支持表單
  • 全部關閉:檢視所有已關閉的對話。
  • 已發送:檢視從對話收件匣CRM中的記錄發送的所有傳出電子郵件。 請注意,當收件人回覆電子郵件時,對話將移至「全部」開啟視圖和任何其他相關視圖,例如「已指派給我」或「指派」視圖。
  • 垃圾郵件:查看與商務對話無關的所有電子郵件,例如促銷電子郵件。 從角色電郵收到的任何電子郵件( marketing @、sales @等)都會傳送到垃圾郵件檢視頁面。
  • 垃圾桶:查看所有已刪除的對話。開啟刪除的對話以查看內容。 如果要還原已刪除的對話,請按一下頂部選單中的還原旋轉」。 若要永久刪除訊息,請按一下刪除永久 刪除他將永久刪除收件匣對話記錄的聯絡人記錄中的紀錄。 相關工單也會被刪除。 從垃圾桶檢視中刪除後,您無法存取收件匣或相關記錄中的紀錄。 這些對話會在30天後自動刪除,且無法恢復。

未分配」、「已分配給我」、「全部開啟 」和「聊天」檢視圖將隨時顯示。 若要存取其他標準檢視,請按一下[更多]。 

撰寫

在左下方,按一下「寫」,直接從對話收件匣撰寫傳出電子郵件。 進一步了解透過對話收件匣發送和回覆電子郵件的方法。

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對話清單

在左側面板中,檢視所選檢視中的所有對話清單。 對話會根據收到訊息的時間排序,從收到的最新訊息開始。 訊息預覽包含以下詳細資料:

  • 啟動對話的聯絡人名稱,以及紀錄中包含的參與者人數。
  • 轉發或回覆指示器,以協助識別您仍然需要回覆的對話。
  • 電郵標題行(如適用) ,以及訊息正文的預覽。
  • 紀錄上最後收到的訊息的時間戳。  
  • 指示對話來自哪個頻道的圖示。
  • 紀錄中包含的任何評論的預覽。 

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關於和相關記錄

在右側邊欄中,檢視關聯聯聯絡人的上下文資訊、相關工單,以及聯絡人過去與公司的對話。 點擊以展開每個部分,並查看其他詳細資料。

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  • 聯絡人:若要將聯絡人與紀錄分開,請按一下聯絡人名稱旁邊的X 。 若要在其他瀏覽器標籤中開啟聯絡人記錄,請按一下聯絡人的名稱。 在聯絡人記錄中,您可以發送一對一電子郵件致電、新增備註、建立任務安排與聯絡人的會議
  • 工單:若要查看其他工單資訊,請點擊工單卡上的「 查看更多」。 在右側開啟的面板中,按一下編 輯顯示的 屬性,以 自訂工單詳情 」面 中顯示的屬性。 這不會更新收件匣中工單卡上顯示的屬性。 如果對話沒有相關的工單,請點擊「建立工單」。 您無法將工單與收件匣中的對話解結。 進一步了解如何在收件匣中管理工單
  • 關於此聯絡人:此處顯示的聯絡人屬性與聯絡人記錄中的「關於」卡片上的屬性相同。 若要編輯出現的聯絡人屬性,請將鼠標懸停在資訊圖示資訊上,然後按一下編輯屬性
  • 其他對話:查看聯絡人與你的團隊之前的對話。
  • 其他工單:查看聯系人的其他相關工單。
  • 過去的意見:查看聯絡人過去從客戶忠誠度調查客戶支援調查客戶滿意度調查獲得的意見。
  • 交易:若要建立交易記錄以追蹤此對話中的任何收入機會,請按一下建立交易
  • 公司:查看聯系人的相關公司記錄。
  • 自訂物件(僅限企業版) :如果您使用的是自訂物件,可以查看與紀錄中包含的聯絡人相關聯的自訂物件記錄。 若要顯示在收件匣中,自訂物件記錄必須與聯絡人記錄相關聯。 

回覆和留言

使用回覆編輯器回覆來信或聊天訊息,或使用「評論」標籤通知其他團隊成員。 如果需要通過電話與聯絡人聯絡,您也可以透過回覆編輯器致電。

若要在輸入回覆時展開回覆編輯器,請按一下並拖動以回覆編輯器。 

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  • 在左側邊欄中,按一下對話以開啟右側紀錄的詳細檢視。
    • 若要選擇要分配對話的用戶,請按一下左上角的「所有者」下拉選單。
    • 如果對話有關聯的門票,請按一下對話上方的門票名稱,在另一個瀏覽器分頁中開啟門票記錄。
    • 若要從即時聊天或Facebook Messenger切換至透過電子郵件回覆,請在回覆編輯器中按一下頻道下拉選單,然後選擇電子郵件對話結束後,對話記錄將透過電子郵件發送給訪客。  switch-to-email-channel
    • 若要傳送聊天紀錄副本、刪除對話、阻止發送者或將對話標記為垃圾郵件,請按一下右上角的「更多」下拉選單。
      • 當你封鎖傳送者時,對話將移至收件匣 中的「篩選」檢視。 您可以選擇在垃圾郵 件檢視中取消屏蔽發送者,以便日後的對話在收件匣中可見。
        • 對於聊天,繼續進行,訪客在訪問您的網站時會看到聊天小工具,但他們的新訊息不會顯示在您的收件匣中。
        • 對於電子郵件,這將篩選來自此發件人的紀錄和所有傳入紀錄。
        • 相關工單將被永久刪除。

請注意:如果您將電子郵件對話標記為垃圾郵件,這將僅篩選目前的紀錄

    • 若要將電子郵件對話轉發至公司以外的其他團隊或組織,請在最新回覆電子郵件頂部點擊「轉發」。
    • 若要將對話標記為已結束,請按一下關閉對話。 如果有與對話相關聯的工單,用戶可以同時關閉工單和對話,或者只需點擊更多下拉式選單並選擇關閉對話即可。 
  • 如果您希望有更多空間來回應對話,您可以按一下面板頂部的最後一個 圖示來收起右側或左側面板,然後按一下 第一個 圖示來再次擴展面板。

請注意:在訪客尚未達到機械人傳送給團隊成員的機械人行動的機械人對話中,只有在訪客未執行活動30分鐘後,才能將對話標記為已結束。

  • 若要批量刪除或關閉對話,請按照以下步驟操作:
    • 將鼠標懸停在對話上,然後選擇要編輯的紀錄旁邊的核取方塊
    • 在收件匣頂部,選擇移至垃圾桶關閉對話

狀態

在左上角,按一下以切 換開關,以變更聊天狀態。 

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當您離開時,您仍然會顯示為您指定的任何開放的聊天,但您會向新訪客顯示。

收件箱設定

在收件匣的左下角,您可以快速存取收件匣設定以進行編輯。 你可以編輯電子郵件或聊天頻道的收件匣級別設定或特定設定。 進一步了解如何編輯收件匣

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