Administrer betalinger

Når du har konfigureret HubSpot-betalinger eller tilsluttet din Stripe-konto til betalingsbehandling, kan du begynde at indsamle betalinger i HubSpot ved hjælp af fakturaer, betalingslinks og tilbud. Det er også muligt at registrere manuelle betalinger på fakturaer uden at skulle forbinde en betalingsprocessor, mens integrationer som QuickBooks Online også vil registrere betalinger, hvor det er relevant.

Når du opkræver en betaling via en af disse metoder, gemmes betalingsoplysningerne i en betalingspost. Du kan administrere dine indsamlede betalinger i HubSpot ved at udstede refusioner, gensende kvitteringer og downloade rapporter om dine betalinger og udbetalinger.

For at administrere betalinger skal du være en bruger med Super Admin rettigheder eller Manage payments and subscriptions adgang. Alle brugere med adgang til Administrer betalinger og abonnementer kan se transaktions- og udbetalingshistorik, downloade betalings- og udbetalingsrapporter, gensende kvitteringer, opsige abonnementer og udstede tilbagebetalinger.

Lær, hvordan du opretter et dashboard for betalingsindtægter, så du kan måle dine betalingers resultater.

Indsaml betalinger

Når en betaling er gennemført, sker der følgende:

• Du vil modtage en betalingsmeddelelse. Hvis du ikke ønsker at modtage en meddelelse om en gennemført betaling, kan du slå e-mailmeddelelser om betalinger fra i dine indstillinger for meddelelser.

Bemærk: Ved tilbagevendende betalinger vil køberen modtage en kvittering, hver gang de bliver opkrævet, men du vil kun modtage en notifikation for den første betaling. Du kan bruge workflows til at sende interne notifikationer for efterfølgende betalinger.

• Køberen vil modtage en kopi af sin kvittering i sin indbakke. Få mere at vide om købers checkout-oplevelse.

Bemærk: Meddelelser og kvitteringer sendes kun for betalinger, der er indsamlet via HubSpot Payments eller Stripe betalingsbehandling, ikke andre integrationskilder, såsom QuickBooks Online.

• Der oprettes en faktura for betalingen.
• Der oprettes en betalingspost, som knyttes til den relevante kontakt-, firma-, abonnements-, faktura- og aftalepost. Du kan også få adgang til dine betalingsposter på siden med betalingsindekset.
• Der oprettes en kontaktpost med den e-mailadresse, som køberen har indtastet på betalingssiden, hvis der ikke allerede findes en post med denne e-mailadresse.
  • Hvis dit abonnement omfatter marketingkontakter, vil nye kontakter automatisk blive indstillet som marketingkontakter. Du kan oprette et workflow for at indstille eksisterende kontakter som marketingkontakter ved betaling.
  • Hvis du ikke ønsker, at kontakter, der betaler, skal indstilles som markedsføringskontakter, kan du lære, hvordan du indstiller kontakter som ikke-markedsføring, herunder hvordan du opretter en arbejdsgang til at automatisere denne proces.

Bemærk: Betalingsværktøjet er beregnet til brug i almindelige online betalingstransaktioner og understøtter ikke indsamling af følsomme betalingsoplysninger fra dine kunder mundtligt eller via telefon. Hvis du har indsendt en betaling på vegne af en kunde, kan det resultere i, at betalingen knyttes til den forkerte kontaktperson. Det skyldes, at du tidligere har udfyldt en HubSpot-formular og indsender betalingen i et ikke-privat browservindue, hvilket resulterer i, at HubSpot bruger dine eksisterende cookies til at tilknytte betalingen. For at rette forkert tilknyttede betalinger skal du navigere til betalingsposten og opdatere den tilknyttede kontaktpost.

• Der oprettes en aftalepost på din HubSpot-konto, og aftalebeløbet opdateres til den samlede betaling, inklusive eventuelle anvendte rabatter. For tilbagevendende betalinger vil der ikke blive oprettet en ny aftalepost, hver gang der behandles tilbagevendende betalinger, men disse betalinger vil fremgå af abonnementsposten.
• Når en køber køber tilbagevendende varer ved hjælp af et betalingslink eller et tilbud:
  • HubSpot opretter én abonnementspost, når tilbagevendende varer har samme betalingsfrekvens og løbetid. Hvis en køber f.eks. køber to månedlige abonnementer med en løbetid på et år, vil HubSpot gruppere begge tilbagevendende varer i den samme abonnementspost. Abonnementet tilknyttes kontakt- og aftaleposten.
  • HubSpot opretter separate abonnementsposter, når tilbagevendende poster har forskellige betalingsfrekvenser eller løbetider. Hvis en køber f.eks. køber et månedligt og et årligt abonnement med en løbetid på et år, opretter HubSpot to abonnementsposter. Abonnementerne tilknyttes kontakt- og aftaleposten.
  • Køberen bliver opkrævet hver faktureringscyklus i henhold til de vilkår, der er angivet i tilbuddet eller betalingslinket, og de får besked, hver gang de bliver opkrævet. Du kan også slå påmindelsesmails til for at give køberen besked 14 dage før deres næste abonnementsbetaling. De tilknyttede abonnementsegenskaber vil også blive opdateret i HubSpot. Få mere at vide om administration af abonnementer.
  • Der oprettes en faktura for hver tilbagevendende betaling.
• Når der sker betalingsaktiviteter, f.eks. at en betaling sendes eller refunderes, vises aktiviteterne automatisk i betalingens tilknyttede kontakt-, aftale- og virksomhedsregistre.

Modtag udbetalinger

Udbetalinger er de midler, der indsættes på din bankkonto fra dine indsamlede betalinger hver dag, minus eventuelle gebyrer, tilbagebetalinger eller tilbageførsler. Hvis du bruger HubSpot-betalingsbehandling, kan du se udbetalinger i HubSpot. Hvis du har tilsluttet Stripe som betalingsprocessor, visesudbetalingsoplysninger ikke på din HubSpot-konto, og i stedetskal du downloade og administrere betalingsrapporter i Stripe.

HubSpot sender en daglig e-mail med udbetalingsmeddelelse, der indeholder det samlede udbetalingsbeløb. Du kan forvente, at pengene fra udbetalingerne bliver sat ind på din bankkonto inden for to arbejdsdage for kortbetalinger og inden for tre arbejdsdage for ACH-betalinger.

Hvis der er dage, hvor den daglige udbetalingssum er mindre end de tilbagebetalinger eller chargebacks, der er behandlet den dag, vil HubSpot debitere din bankkonto for at dække forskellen. På disse dage modtager du en udbetalingsmail fra HubSpot, der indeholder det beløb, der er trukket fra din konto.

Få mere at vide om automatisk debitering og pausede udbetalinger i Stripes dokumentation, HubSpots partner til behandling af betalinger.

Download betalingsrapporter

Bemærk: Hvis du har tilsluttet Stripe som betalingsprocessor, vises fanen Udbetalinger ikke på din HubSpot-konto . I stedet skal du downloade og administrere betalingsrapporter i Stripe.

Du kan downloade rapporter, der indeholder dine betalings- eller udbetalingsoplysninger, samt en betalingsafstemningsrapport.

• .
• Gå til Betalinger i menuen i venstre side.
• På fanen Udbetalinger kan du se din udbetalingshistorik, herunder individuelle betalinger og deres status. Hvis du vil se flere detaljer om en udbetaling, skal du klikke påudbetalingsdatoen og derefter se detaljerne i højre sidepanel.
• Hvis du vil downloade en rapport over din kontos betalinger eller udbetalinger, skal du klikke på Download rapporter øverst til højre og derefter vælge en af følgende rapporttyper:
  • Betalingsafstemning: Se en liste over udbetalinger med udspecificerede betalingsoplysninger. Rapporten indeholder de transaktioner, der indgår i hver udbetaling, f.eks. betalinger, tilbagebetalinger og gebyrer, i faldende rækkefølge.
  • Betalingsoplysninger : Se alle kundetransaktioner, f.eks. engangsbetalinger og tilbagevendende betalinger, tilbagebetalinger, transaktionsgebyrer og tvister.
  • Udbetalingsoplysninger: Se alle de kundebetalinger, der er inkluderet i din daglige udbetalingstotal.
• Klik på rullemenuen Filformat i dialogboksen, vælg et format, og klik derefter på Eksporter.

Se betalingsoplysninger

Når du opkræver en betaling i HubSpot, gemmes betalingsoplysningerne i en betalingspost på siden med betalingsindekset.

• .
• Dine betalingsposter vises i tabellen på indekssiden. I kolonnen Status kan du se betalingsstatus:
  • Behandling: Betalingens behandlingstid afhænger af den anvendte betalingsmetode. Når betalingen er behandlet, ændres status enten til Gennemført eller Mislykket. Få mere at vide om behandlingstider.

• • Lykkedes: betalingen blev indsamlet fra køberen.
  • Mislykket: Købers betalingsmetode blev ikke debiteret. Denne status gælder kun for betalinger foretaget via bankdebitering, såsom ACH eller abonnementsbetalinger.
  • Delvist refunderet: Betalingen blev refunderet for et beløb, der er mindre end det, køberen oprindeligt betalte.
  • Refunderet: Det samlede beløb for den oprindelige betaling blev refunderet.
  • Behandling af tilbagebetaling: Der blev indsendt en anmodning om tilbagebetaling. Det kan tage fem til ti arbejdsdage at behandle tilbagebetalinger for betalinger, der er foretaget via bankdebitering, såsom ACH.

• Brug filtrene øverst til at segmentere dine betalingsposter efter egenskaber som f.eks. status, betalingsmetode eller beløb. Få mere at vide om visning og filtrering af poster på indekssiden.
• Klik på betalingsbeløbet i kolonnen Bruttobeløb.
• Betalingsposten åbnes i det højre panel. Den indeholder en oversigt over betalingsbeløbet, betalingsdatoen, kunden og betalingsmetoden.
• Posten indeholder også forskellige sektioner til betalingshistorik, varelinjer, abonnementer og posttilknytninger. Klik på navnet på en sektion for at skjule eller udvide den.
  
  

• • Hvis du bruger Stripe som din betalingsprocessor og sælger i flere valutaer, vises de relaterede gebyrer sammen med det modtagne nettobeløb i din afregningsvaluta, når den adskiller sig fra betalingsvalutaen. Hvis din tilknyttede bankkonto i Stripe f.eks. er i amerikanske dollars, men du opkræver en betaling i euro, vil du se både bruttobeløbet, gebyrerne og nettobeløbet i euro, men gebyrerne og nettobeløbet vil også blive vist i amerikanske dollars. Valutakursen anvendes af Stripe.

• Hvis der allerede findes en tilknytning, kan du se detaljerne for den tilknyttede post ved at holde musen over den tilknyttede post og klikke på Preview. Eller klik på rullemenuen More og vælg Edit association labels eller Remove association.

• Du kan også redigere tilknytningerne, hvis det er nødvendigt. For at knytte betalingen til en eksisterende kontakt-, firma- eller aftalepost skal du klikke på Tilføj ved siden af den relevante posttype.

Bemærk: Hvis du foretager ændringer i de eksisterende tilknytninger, vil den gamle tilknytning blive erstattet med den opdaterede tilknytning. Du kan kun tilknytte én abonnements-, kontakt-, aftale- og virksomhedspost til en betalingspost, men en kontakt-, virksomheds-, aftale- eller abonnementspost kan have flere tilknyttede betalingsposter.

Udsted refusioner eller send kvitteringer

Du kan udstede en tilbagebetaling eller sende en kvittering til køberen fra betalingens indeksside. Betalingen skal være gennemført, før du kan udstede en tilbagebetaling.

• .
• Klik på betalingsbeløbet. Betalingsposten åbnes i det højre panel.
• For at udstede en refusion skal du klikke på Handlinger og derefter vælge Refusion. En tilbagebetaling påvirker ikke det aktive abonnement, og faktureringen fortsætter som planlagt.

• • Indtast tilbagebetalingsbeløbet i dialogboksen, klik derefter på rullemenuen Årsag , og vælg en årsag til tilbagebetalingen.
  • Klik på Tilbagebetaling. HubSpot trækker det oprindelige transaktionsbeløb fra dine fremtidige udbetalinger eller debiterer det fra din bankkonto. Husk, at det kan tage 5-10 arbejdsdage, før refusionen vises på kundens kontoudtog.

• Hvis du vil sende en kvittering til din kunde, skal du klikke på Handlinger og derefter vælge Send kvittering.
  • I dialogboksen vises kundens e-mailadresse som standard. Hvis du vil ændre eller tilføje en anden modtager, skal du indtaste en anden e-mailadresse i feltet E-mailadresse.
  • Klik på Send.
• For at hente en kopi af en autorisation til en bankdebiteringstransaktion, som ACH, skal du klikke på rullemenuen Handlinger og vælge Hent kopi af autorisation. Du modtager en e-mail med autorisationsoplysningerne i e-mailens brødtekst.

• Klik på Luk for at vende tilbage til siden med betalingsindekset.

Du kan bruge filtrene på indekssiden til at segmentere dine betalinger i brugerdefinerede visninger. Du kan f.eks. oprette en visning af refunderede betalinger, betalinger foretaget via en bestemt betalingsmetode (f.eks. ACH) eller mislykkede betalinger.

Tilpas kvitteringer

Du kan tilpasse kvitteringernes udseende i din kontos brandingindstillinger, herunder firmanavn, logo og den farvede bjælke øverst i e-mailen.

Bemærk: Alle ændringer, du foretager i firmanavn, logo eller farver i din kontos brandingindstillinger, vil gælde for alle betalingslinks, uanset hvilken bruger der har oprettet linket. Disse ændringer vil også gælde for alle værktøjer, der bruger standardbranding, herunder planlægningssider, salgsdokumenter, tilbud og chatflows.

• .
• Vælg Kontostandarder i menuen i venstre side.
  • Hvis du vil opdatere det firmanavn, der vises på kvitteringen, skal du indtaste dit firmanavn i feltet Firmaoplysninger.
  • For at opdatere logo og farver skal du klikke på fanen Branding og derefter lære, hvordan du uploader et nyt logo eller vælger en ny primærfarve.
• Klik på Gem.

Få mere at vide om rapportering af dine betalinger ved hjælp af enkeltobjektrapporter og brugerdefinerede rapporter.

Brug betalinger i andre HubSpot-værktøjer

Du kan bruge betalingsdata i andre værktøjer, f.eks. workflows og lister.

• Opret et betalingsbaseret workflow for automatisk at sende en velkomstmail til købere, så snart der er foretaget en vellykket betaling, eller opret betalte fakturaer ved hjælp af QuickBooks-workflowhandlinger. For eksempel:
  • Brugegenskaben Source eller Source ID til at udløse et workflow, når der foretages en betaling via et hvilket som helst betalingslink eller et specifikt.
    
    
    
  • Brug egenskaben Status til at udløse et workflow, når en betaling er mislykket.
    
    
• Opret en liste over kontakter, der har betalt med kreditkort, eller en liste over kontakter, der har købt et produkt eller en tjeneste ved hjælp af et bestemt betalingslink.