Administrer betalinger

Når du har konfigureret HubSpot-betalinger eller kontaktet din Stripe-konto til betalingsbehandling, kan du begynde at opkræve betalinger i HubSpot ved hjælp af fakturaer, betalingslink og tilbud direkte i din kundeplatform. Det er også muligt at registrere manuelle betalinger på fakturaer uden at skulle tage kontakt til en betalingsbehandler, mens integrationer som QuickBooks Online også vil registrere betalinger, hvor det er relevant.

Når du opkræver en betaling via en af disse metoder, gemmes betalingsoplysningerne i et betalingsregister. Nedenfor kan du læse mere om, hvordan du administrerer dine opkrævede betalinger i HubSpot, herunder hvordan du udsteder refusioner, sender kvitteringer igen og downloader rapporter om dine betalinger og udbetalinger.

For at måle resultaterne af dine betalinger kan du lære mere om at oprette et dashboard for betalingsindtægter.

Opkrævningsteam for betalinger

Når en betaling behandles, vil følgende ske:

• Du vil modtage en meddelelse om betaling. Hvis du ikke ønsker at modtage en meddelelse om en gennemført betaling, kan du slå e-mailmeddelelser om betalinger fra i dine meddelelsesindstillinger.

• Køberen vil modtage en kopi af sin kvittering i sin indbakke. Kvitteringen vises på det sprog, der er angivet i egenskaben Foretrukket sprog for køberen. Få mere at vide om købers oplevelse ved betaling.

• Hvis betalingen var mod en faktura, vil fakturaen blive vedhæftet som en PDF til betalingskvitteringen.
• Hvis indstillingen til at oprette fakturaer er slået til, vil der blive oprettet en faktura på din konto for betalinger fra betalingslink, tilbud eller abonnementer. Køberen modtager en kopi af kvitteringen i sin indbakke med fakturaen vedhæftet som PDF.
• Der oprettes et betalingsregister, som tilknyttes den relevante kontakt, virksomhed, abonnement, faktura og dealregister. Du kan også få adgang til dine betalingsregistre på siden med betalingsregistre.
• Der oprettes et kontaktregister med den e-mailadresse, som køberen har indtastet på betalingssiden, hvis der ikke allerede findes et register med den e-mailadresse.
  • Hvis dit abonnement omfatter marketingkontakter (kontakter, som du engagerer dig med via HubSpots marketingværktøjer hver måned (f.eks. e-mailmarketing, annoncer)), vil nye kontakter automatisk blive sat som marketingkontakter. Du kan oprette en arbejdsgang for at indstille eksisterende kontakter som marketingkontakter ved betaling.
  • Hvis du ikke ønsker, at kontakter, der foretager betalinger, skal indstilles som marketingkontakter, skal du lære, hvordan du indstiller kontakter som kontakt uden for marketing, herunder oprettelse af en arbejdsgang til automatisering af denne proces.

  Bemærk: Værktøjet til betalinger er beregnet til brug i standard online betalingstransaktioner og understøtter ikke indsamling af følsomme betalingsoplysninger fra dine købere mundtligt eller via telefon. Hvis du har sendt en betaling på vegne af en køber, kan det resultere i, at betalingen tilknyttes den forkerte kontakt. Det skyldes, at du tidligere har udfyldt en HubSpot-formular og indsender betalingen i et ikke-privat browservindue, hvilket resulterer i, at HubSpot bruger dine eksisterende cookies til at tilknytte betalingen. For at rette forkert tilknyttede betalinger skal du navigere til betalingsregistret og opdatere det tilknyttede kontaktregister.

• Der oprettes et dealregister på din HubSpot-konto, og dealværdien opdateres til den samlede betaling, inklusive eventuelle rabatter. For tilbagevendende betalinger oprettes der ikke et nyt dealregister, hver gang der behandles tilbagevendende betalinger, men disse betalinger vises på abonnementsregistret.
• Når en køber køber tilbagevendende linjeposter ved hjælp af et betalingslink eller tilbud:
  • HubSpot opretter ét abonnementsregister , når tilbagevendende linjeposter har samme betalingsfrekvens og længde på perioden. Hvis en køber f.eks. køber to månedlige abonnementer med en løbetid på et år, vil HubSpot gruppere begge tilbagevendende linjeposter i det samme abonnementsregister. Abonnementet tilknyttes kontakt- og dealregistret.
  • HubSpot opretter separate abonnementsregistre, når tilbagevendende linjeposter har forskellige betalingsfrekvenser eller terminslængder. Hvis en køber f.eks. køber et månedligt og et årligt abonnement med en løbetid på et år, opretter HubSpot to abonnementsregistre. Abonnementerne tilknyttes kontaktregistret og dealregistret.
  • Køberen vil blive opkrævet hver faktureringscyklus i henhold til de vilkår, der er angivet på tilbuddet eller betalingslinket, og de vil blive underrettet, hver gang de bliver opkrævet. Du kan også slå påmindelsesmails til for at give køberen besked 14 dage før deres næste betaling af abonnement. Egenskaberne for det tilknyttede abonnement vil også blive opdateret i HubSpot. Få mere at vide om administration af abonnementer.
  • Der oprettes en faktura for hver tilbagevendende betaling, hvis indstillingen til at oprette fakturaer er slået til i indstillingerne.
• Når der sker aktiviteter i forbindelse med betalinger, f.eks. at en betaling sendes eller refunderes, vises aktiviteterne automatisk i betalingens tilknyttede kontakt-, deal- og virksomhedsregistre.

Modtag udbetalinger

Udbetalinger er de midler, der indsættes på din konto fra dine indsamlede betalinger hver dag, minus eventuelle gebyrer, tilbagebetalinger eller tilbageførsler.

• Hvis du bruger HubSpot-betalinger, kan du se udbetalinger i HubSpot.
• Hvis du har kontaktet Stripe som betalingsbehandling, vil oplysninger om udbetalinger ikke blive vist på din HubSpot-konto, og i stedet skal du downloade og administrere rapporter om betalinger i Stripe.

HubSpot sender en daglig e-mail med besked om udbetaling, som indeholder den samlede udbetaling. Behandlingstiden varierer alt efter metode:

• For betalinger med kort er behandlingstiden to arbejdsdage. I løbet af denne tid vil status være Processing.
• For bankdebiteringsmetoder, såsom ACH, varierer behandlingstiderne. I løbet af denne tid vil status være Processing:
  • ACH: op til fire arbejdsdage til at debitere en købers konto.
  • BAC'er: op til fem arbejdsdage til at debitere en købers konto.
  • PAD'er: op til fem arbejdsdage til at debitere en købers konto.
  • SEPA: op til 14 arbejdsdage for at debitere købers konto.

Hvis der er dage, hvor den daglige udbetaling er mindre end de tilbagebetalinger eller chargebacks , der er behandlet den dag, vil HubSpot debitere din konto for at dække forskellen. På disse dage modtager du en e-mail med udbetaling fra HubSpot, som indeholder den værdi, der er trukket fra din konto.

Få mere at vide om automatisk debitering og pausede udbetalinger i dokumentationen fra Stripe, HubSpots partner til behandling af betalinger , når du bruger HubSpot-betalinger.

Download rapporter om betaling

Bemærk: Hvis du har kontaktet Stripe som betalingsbehandling, vil fanen Udbetalinger ikke blive vist på din HubSpot-konto. I stedet skal du downloade og administrere rapporter om betaling i Stripe.

Du kan downloade rapporter, der indeholder oplysninger om din betaling eller udbetaling, samt en rapport om afstemning af betalinger.

1. Gå til Kontomenu for betalinger i menuen i venstre side.
2. Klik øverst på fanen Udbetalinger . Du kan se din udbetalingshistorik, herunder individuelle betalinger og deres status.
3. Hvis du vil se flere detaljer om en udbetaling, skal du klikke påudbetalingsdatoen for at se detaljerne i højre sidepanel.
4. Hvis du vil downloade en rapport over din kontos betalinger eller udbetalinger, skal du øverst til højre klikke på download Download rapporter, og vælg derefter en af følgende rapporttyper:
   • Afstemning af betalinger : Se en liste over udbetalinger med specificerede betalingsoplysninger. Rapporten indeholder de transaktioner, der er inkluderet i hver udbetaling, såsom betalinger, tilbagebetalinger og gebyrer, i faldende rækkefølge.
   • Detaljer om betaling: Se alle købers transaktioner, f.eks. engangsbetalinger og tilbagevendende betalinger, tilbagebetalinger, transaktionsgebyrer og tvister.
   • Detaljer om udbetalinger: Se alle købers betalinger, der er inkluderet i din daglige udbetaling.
5. I dialogboksen skal du klikke på rullemenuen Filformat og vælge et format og derefter klikke på Eksporter. Eksporten bliver sendt til dig via e-mail, og du får besked på platformen, når eksporten er klar.

Se og eksportere betalingsregistre

Når du opkræver en betaling i HubSpot, gemmes betalingsoplysningerne i et betalingsregister på betalingssiden.

Bemærk: Hvis der ikke er nogen betalingsregistre på indekssiden (f.eks. ingen gennemførte transaktioner), vil du blive omdirigeret til indstillingerne for betalinger for at færdiggøre opsætningen af dine betalinger.

Se betalingsregistre

1. Dine betalingsregistre vises i tabellen på indekssiden. I kolonnen Status kan du se status for betalingen:
   • Behandling: Behandlingstiden for betaling afhænger af den anvendte betalingsmetode. Når betalingen er behandlet, ændres status enten til Gennemført eller Mislykket. Få mere at vide om behandlingstider.
   • Lykkedes: betalingen blev indsamlet fra køberen.
   • Mislykket: Købers betalingsmetode blev ikke debiteret. Denne status gælder kun betalinger foretaget via bankdebitering, såsom ACH, eller betalinger på abonnement.
   • Delvist refunderet: betalingen blev refunderet for en værdi, der er mindre end det, køberen oprindeligt betalte.
   • Refunderet: Den samlede værdi af den oprindelige betaling blev refunderet.
   • Behandling af tilbagebetaling: Der blev indsendt en anmodning om tilbagebetaling. Det kan tage fem til ti arbejdsdage at behandle tilbagebetalinger for betalinger, der er foretaget via bankdebitering, såsom ACH.

2. Brug filtrene øverst til at segmentere dine betalingsregistre efter status eller betalingsdato. Klik på + More for at se flere filtre.
3. For at filtrere indekssiden efter specifikke egenskaber ved betalingen:
   
   • Klik på advancedFilters Avancerede filtre over tabellen.
   • I det højre panel skal du søge efter og vælge den egenskab , du vil filtrere efter, og derefter indstille filterkriterierne.
   • Klik på + Tilføj filter for at vælge en anden egenskab, der skal tilføjes til filteret.
   • Hvis du vil filtrere efter den valgte egenskab eller et andet filter, skal du klikke på + Tilføj filtergruppe under ELLER.
   • Klik på X' et øverst til højre i panelet, når du har sat dit filter op. Læs mere om, hvordan du opsætter filtre og gemmer visninger.
4. Klik på værdien af betalingen i kolonnen Bruttobeløb . Betalingsregistret åbnes i det højre panel. Den indeholder en oversigt over betalingens værdi, betalingsdato, køber og betalingsmetode. Det højre panel viser også forskellige kort til betalingsregister, linjeposter, abonnementer og registertilknytninger. Klik på et kort for at skjule eller udvide det.
5. Hvis du sælger i flere valutaer, vises de relaterede gebyrer sammen med den modtagne nettoværdi i din afregningsvaluta, når den adskiller sig fra betalingsvalutaen. Hvis din konto i Stripe f.eks. er i amerikanske dollars, men du modtager en betaling i euro, vil du se både bruttobeløbet, gebyrerne og nettobeløbet i euro, men gebyrerne og nettobeløbet vil også blive vist i amerikanske dollars. Valutakursen anvendes af Stripe.
   
   
6. Hvis der allerede findes en tilknytning, kan du se detaljerne for det tilknyttede register ved at holde musen over det tilknyttede register og klikke på Preview. Eller klik på rullemenuen More , og vælg Edit association labels eller Remove association.
   
   
7. Hvis du vil tilføje en tilknytning til et eksisterende kontaktregister, virksomhedsregister eller dealregister, skal du klikke på + Tilføj ved siden af den relevante registertype.

Bemærk: Hvis du foretager ændringer i de eksisterende tilknytninger, vil den gamle tilknytning blive erstattet med den opdaterede tilknytning. Du kan kun tilknytte ét abonnements-, kontakt-, deal- og virksomhedsregister til et betalingsregister, men et kontakt-, virksomheds-, deal- eller abonnementsregister kan have flere tilknyttede betalingsregistre.

Eksporter betalingsregistre

Du kan eksportere betalingsregistre fra siden med betalingsregistre. Eksporter til CSV, XLS eller XLSX.

1. Klik på Eksporter øverst til højre for at eksportere betalingsregistrene. I dialogboksen:
   • Indtast et navn på eksporten i tekstboksen Navn på eksporten .
   • Klik på rullemenuen Filformat , og vælg et format.
   • Klik på rullemenuen Sprog for kolonneoverskrifter , og vælg et sprog.
   • Klik på Tilpas for at tilpasse eksporten yderligere:
     • Under Egenskaber inkluderet i eksporten skal du vælge , hvilke egenskaber der skal inkluderes i eksporten.
     • Under Tilknytninger inkluderet i eksporten skal du markere afkrydsningsfeltet Inkluder tilknyttet registernavn for at inkludere tilknyttede registernavne (f.eks. fakturanavnet).
     • Under Tilknytninger inkluderet i eksporten skal du vælge, om du vil inkludere op til 1.000 tilknyttede registre eller alle tilknyttede registre.
   • Klik på Eksporter. Få mere at vide om at eksportere registre.

Udsted refusioner eller send kvitteringer

Du kan udstede en tilbagebetaling eller sende en kvittering til køberen fra indekssiden for betalinger. Betalingen skal være gennemført, før du kan udstede refusionen.

1. Klik på værdien af betalingen. Betalingsregistret åbnes i det højre panel.
2. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg derefter Refusion. Udstedelse af en refusion påvirker ikke det aktive abonnement, og faktureringen fortsætter som planlagt.
   
   
   • I dialogboksen skal du indtaste værdien af refusionen og derefter klikke på rullemenuen Årsag og vælge en årsag til refusionen.
   • Klik på Refusion. HubSpot trækker den oprindelige transaktions værdi fra dine fremtidige udbetalinger eller debiterer den fra din konto. Husk, at det kan tage 5-10 hverdage, før tilbagebetalingen vises på købers kontoudtog.

4. Hvis du vil sende en kvittering til din køber, skal du klikke på Handlinger øverst til højre og derefter vælge Send kvittering.
5. I dialogboksen:
   • Klik på rullemenuen Vælg kvittering , og vælg en kvittering. 
   • Købers e-mailadresse vises som standard. Hvis du vil ændre eller tilføje en anden modtager, skal du indtaste en anden e-mailadresse i feltet E-mailadresse.
   • Klik på Send.

Hent en kopi af godkendelsen af bankdebiteringstransaktionen

For at hente en kopi af en autoritet til en bankdebiteringstransaktion, som f.eks. en ACH direkte debitering:

1. Klik på værdien af betalingen. Betalingsregistret åbnes i det højre panel.
2. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg derefter Hent kopi af autoritet.
   
   
3. Klik på Send i dialogboksen. Autoriteten vil blive sendt til dig via e-mail.

Tilpas kvitteringer

Du kan tilpasse kvitteringernes udseende i dine indstillinger.

1. Læs mere om, hvordan du opdaterer navnet på virksomheden, der vises øverst på kvitteringen.
2. Læs mere om, hvordan du opdaterer det logo , der vises øverst på kvitteringen.
3. Få mere at vide om at opdatere farverne på dit brand. En enkelt farvet bjælke vises øverst på kvitteringen.

Bemærk: Alle ændringer, du foretager i virksomhedens navn, logo eller farver i indstillingerne for din konto, vil gælde for alle betalingslink, uanset hvilken bruger der har oprettet linket. Disse ændringer vil også gælde for andre værktøjer, der bruger standard branding. Få mere at vide om opdatering af dit logo og farverne på dit brand.

Omstridte betalinger

Hvis købere bestrider betalinger, kan du spore tvisterne, fra de åbnes, til de lukkes, og tage aktion på tvisterne i HubSpot. Få mere at vide om tvistbilæggelsesprocessen.

Sådan får du besked om tvister

• Du får besked via e-mail, når en tvist er åbnet, vundet eller tabt. Disse kan slås fra i dine indstillinger for meddelelser om betaling. Klik på Counter dispute i e-mailen for at starte et svar på en tvist.

Nedenfor kan du lære, hvordan du gør:

• Se tvistestatus på betalingsregistret.
• Gør noget ved åbne tvister , der har status af Omstridt ( handling påkrævet).
• Sporing af tvister på betalingsregistret.
• Brug egenskaberne for tvister til at få flere oplysninger om en bestemt tvist.

Se en liste over betalinger med omstridt status

Tvistestatus for en betaling kan være:

• Omstridt (handling påkrævet): T visten er blevet åbnet og skal imødegås eller accepteres.
• Omstridt (afventer afgørelse): Tvisten er blevet imødegået og afventer bankens afgørelse.
• Omstridt (vundet): Banken afgjorde sagen til købmandens fordel.
• Omstridt (tabt): banken afgjorde sagen til kortholderens fordel.

For at se betalinger med omstridt status:

1. Klik på fanen Tvister over tabellen.
2. De omstridte betalinger vil blive vist.
   
   

   De viste kolonner er:

   • Værdi brutto.
   • Dato for betaling.
   • Tilknyttet kontakt til betalingen.
   • Betalingsmetode (f.eks. kort, ACH).
   • Status.
   • Dato for oprettelse af tvisten.
   • Årsag til tvist (f.eks. svigagtig, produkt ikke modtaget).
   • Værdi af tvisten.
   • Frist for tvist.
   • Dato for lukning af tvisten.
3. Hvis du vil filtrere en anden visning, skal du klikke på Status øverst til venstre, vælge en eller flere af tvistestatusserne og gemme visningen.

   
   

4. Klik på bruttobeløbet for en betaling for at se detaljer om tvisten.
   I højre panel kan du se oplysningerne om tvisten under Tvistdetaljer.
   
   

Svar på tvister

Du kan svare på tvister med en status som Tvistet (handling påkrævet) fra betalingens indeksside og uploade beviser direkte fra betalingen. At reagere på en tvist:

1. Klik på fanen Tvister over tabellen.
   
   
2. Klik på bruttoværdien af den omstridte betaling.
3.  I højre panel, under Tvistdetaljer:
   • Klik på Modsig tvist for at imødegå tvisten.
     • Svar på spørgsmålene om tvisten, og klik derefter på Næste.
     • Udfyld eventuelle yderligere oplysninger, og klik derefter på Næste.
     • Upload dit bevis, indtast eventuelle yderligere oplysninger , og klik på Anmeldelse.
     • Tvisten vil derefter blive flyttet til status som omstridt (afventer afgørelse) . 
     • Du kan spore tvisten på betalingsregistret.
   • Klik på Acceptér tvist for at acceptere og lukke tvisten.
     
     

Sporing af tvister

Du kan spore tvistens aktivitet og tidslinje fra betalingsregistret. For at se aktiviteten:

1. Klik på fanen Tvister over tabellen.
   
   
2. Klik på bruttoværdien af den omstridte betaling.
3. Klik på Tvistdetaljer for at skjule kortet og se oplysningerne om tvisten. Klik på Historik for at skjule kortet og se historikken for betalingen. Oplysningerne om tvisten og tidslinjen for betaling vil blive opdateret med status for tvisten under hele processen.
   
   

Egenskaber ved tvister

Egenskaber for tvister kan tilføjes som kolonner til betalingernes indeksside og bruges i andre HubSpot-værktøjer som segmenter, rapporter og arbejdsgange. Egenskaberne for tvisten er:

• Dato for oprettelse af tvist: Datoen, hvor tvisten blev oprettet.
• Omstridt værdi: den værdi, der blev omstridt.
• Tvistfrist: Fristen for en afgørelse af en tvist.
• Årsagen til tvisten: Årsagen til tvisten.

Brug betalinger i andre HubSpot-værktøjer

Du kan bruge data om betaling i andre værktøjer, f.eks. arbejdsgange og lister.

1. Opret en betalingsbaseret arbejdsgang for automatisk at sende en velkomstmail til købere, så snart der er foretaget en vellykket betaling:
   • Opret en ny arbejdsgang ved hjælp af objektet Betaling .
   • Brugegenskaben Source som en trigger, når der foretages en betaling via et betalingslink. Brug egenskaben Source ID , hvis du vil oprette en arbejdsgang for et bestemt betalingslink.
   • Vælg handlingen Send e-mail , og vælg en e-mail, der skal sendes til alle, der gennemfører en betaling.
     
     
2. Opret en betalingsbaseret arbejdsgang for automatisk at oprette en opgave, når en betaling over en bestemt værdi er mislykkedes:
   • Opret en ny arbejdsgang ved hjælp af objektet Betaling .
   • Brug egenskaben Status som trigger, og sæt status til Failed.
   • Tilføj yderligere kriterier til triggeren for egenskaben Betalt beløb, og angiv en værdi.
   • Vælg handlingssættet Opret opgave, og opret opgaven.
     
     
3. Opret et segment med kontakter, der har foretaget betalinger med kort:
   • Opret et nyt segment.
   • Vælg Kontakter , og klik på Næste.

1. • Klik på + Tilføj filter.
   • Klik på rullemenuen Visning , og vælg Betalinger.
   • Klik på egenskaben Betaling .
   •  Klik på rullemenuen , og vælg Kort.
   • Klik på Næste for at anmelde og gemme segmentet.