Seuraa ja kirjaa sähköpostit HubSpot Sales Office 365 -lisäosan avulla.

Käytä HubSpot Sales Office 365 -lisäosan seuranta- ja lokiominaisuuksia seurataksesi ja pitääksesi kirjaa yhteystietojesi sitoutumisesta sähköposteihisi. Kun seurantaominaisuus on käytössä, voit saada reaaliaikaisia ilmoituksia, kun yhteyshenkilö avaa sähköpostisi. Voit myös valita sähköpostin kirjaamisen yhteyshenkilön tietueeseen HubSpotissa, jotta tiimisi voi pitää kirjaa kaikesta aiemmasta viestinnästä.

Voit tarkastella sähköpostin avaus- ja napsautustietoja aktiviteettisyötteessä; kirjatut sähköpostit tallennetaan yksittäisiin yhteystietueisiin ja niihin liittyviin tietueisiin. Voit tutustua seurannan ja kirjaamisen väliseen eroon tässä artikkelissa.

Tässä artikkelissa käsitellään sähköpostien seurantaa ja kirjaamista HubSpot Sales Office 365 -lisäosan avulla. Jos käytät Outlookin työpöytälaajennusta, opi , miten sähköposteja seurataan ja kirjataan Outlookin työpöytälaajennuksella.

Määritä oletusarvoiset loki- ja seuranta-asetukset

Ylipääkäyttäjät voivat päivittää oletuskäyttäytymisen kaikkien tililläsi olevien käyttäjien sähköpostien seurantaa, kirjaamista ja yhdistämistä varten.

Voit määrittää nämä oletusasetukset:

• Napsauta HubSpot-tilisi Asetukset-kuvaketta settings päänavigointipalkissa.
• Siirry vasemmanpuoleisen sivupalkin valikossa kohtaan Objektit > Toiminnot.
• Napsauta Sähköpostiloki ja seuranta -välilehteä.
• Määritä kohdassa Sähköpostiloki- ja seuranta-asetukset, miten sähköpostit tallennetaan HubSpotissa valitsemalla tai poistamalla niihin liittyvät valintaruudut:
  • Sovelletaan oletusarvoisen kirjauksen asetusta kaikille käyttäjille: Kun tämä asetus on päällä, voit sitten napsauttamalla Log all emails by default (kirjaa kaikki sähköpostit oletusarvoisesti ) -kytkintä päälle tai pois päältä määrittääksesi, kirjataanko sähköpostit oletusarvoisesti kaikkiin tilisi käyttäjiin.
  • Apply Default Association for all users (Käytä oletusyhdistystä kaikille käyttäjille): Kun tämä asetus on päällä, voit napsauttaa pudotusvalikkoa ja valita oletustietuetyypit, jotka yhdistetään lokitettuun sähköpostiin.
  • Apply Default Track setting for all users: Jos olet valinnut Allow all users to track emails and see recipients open and click on their emails checkbox ( Salli kaikkien käyttäjien seurata sähköposteja ja nähdä vastaanottajien avaavan ja napsauttavan sähköpostiviestejä ) -valintaruudun, voit ottaa tämän asetuksen käyttöön määrittääksesi, seurataanko kaikkia sähköposteja oletusarvoisesti kaikkien tilisi käyttäjien kesken.

Seuranta sähköpostit

Seuratun sähköpostin lähettäminen Office 365 -lisäosan avulla

Seuratun sähköpostin lähettäminen Office 365 -lisäosan avulla:

• Kirjaudu sisään Outlook-tilillesi.
• Laadi uusi sähköposti.
• Kirjoita sähköpostin vastaanottaja, otsikkorivi ja sähköpostin runko.
• Avaa myyntityökalut postilaatikossasi. Tämä prosessi eroaa hieman riippuen käyttämästäsi sähköpostiohjelmasta:
  • Jos käytät Office 365 -lisäosaa Outlookin työpöydältä PC:llä tai Macilla, valitse viesti-ikkunassa Myyntityökalut.
  • Jos käytät Office 365 -lisäosaa Outlook on the web- tai Outlook.com-tilillä, napsauta sähköpostin kokoonpanoikkunan oikeassa alakulmassa hammasratas-kuvaketta sprocket.
• Valitse oikeassa ruudussa Seuraa sähköpostin avauksia -valintaruutu (käyttäjät, joille on määritetty maksullisia Sales Hub -paikkoja, näkevät Seuraa sähköpostin avauksia ja napsautuksia-valintaruudun).
  

• Pidä HubSpot Sales -ruutu auki ja valintaruutu valittuna ja napsauta sitten Lähetä.

Tarkastele seuratun sähköpostin tilaa

Ennen kuin yhteyshenkilösi avaa sähköpostin, sähköpostin aihe ja vastaanottaja näkyvät HubSpotin aktiviteettisyötteessäsi nimellä Lähetetty.

Kun vastaanottaja avaa sähköpostiviestin, saat reaaliaikaisen ponnahdusilmoituksen työpöydällesi ja sähköposti-ilmoituksen, joka on merkitty Avaa-merkinnällä aktiviteettisyötteeseesi. Napsauta yhteystiedon nimen alla olevaa pudotusvalikkoa nähdäksesi, milloin vastaanottaja avasi sähköpostisi. Näet myös yhteystiedon toimintojen historian lueteltuna pudotusvalikossa.

Huomaa: reaaliaikaiset ilmoitukset näkyvät, kun lähetät seurattavia sähköpostiviestejä Office 365 -lisäosan avulla ja jos sinulla on asennettuna HubSpot Sales Chrome -laajennus tai HubSpot Sales for Windows -tarjottimen sovellus (vain Windows). Jos näin ei ole, näet toiminnan vain HubSpotin aktiviteettisyötteessäsi.

Voit myös nähdä, miten yhteystietosi suhtautuvat seurattuihin sähköposteihin Chrome-laajennuksen tai Windows-tarjottimen sovelluksen kautta. Pääset aktiivisuussyötteeseesi Chrome-laajennuksesta napsauttamalla HubSpotin hammasratas-kuvaketta sprocket Chrome-selaimesi oikeassa yläkulmassa. Jos olet asentanut HubSpot Sales for Windows -sovelluksen, napsauta HubSpotin ketjukuvaketta sprocket Windowsin tarjottimessa.

Lisätietoja sähköpostiseurannasta ja myynti-ilmoituksista sekä seurannan poistamisesta käytöstä.

Seuranta GDPR-asetukset käytössä

Jos olet ottanut GDPR-toiminnot käyttöön tililläsi, HubSpot voi seurata yhteyshenkilön sähköpostin avauksia vain, jos yhteyshenkilölle on määritetty oikeudellinen peruste tietojenkäsittelylle. Kun laadit sähköpostia Office 365:ssä, Track email opens and clicks (Seuraa sähköpostin avauksia ja napsautuksia ) -valintaruutu on harmaana osoituksena siitä, että yhteyshenkilö ei ole oikeutettu seurantaan.

Sähköpostin avautumista ei seurata sellaisten yhteyshenkilöiden osalta, joilla ei ole oikeudellista perustetta tietojen käsittelyyn, tai sellaisten sähköpostin vastaanottajien osalta, jotka eivät vielä ole yhteyshenkilöitä. Kun sähköpostia lähetetään useille vastaanottajille, sähköpostin avauksia seurataan nimettömästi.

Voit muuttaa yhteyshenkilön seurantakelpoisuutta päivittämällä yhteyshenkilön tietojen käsittelyn oikeusperuste -ominaisuuden.

Sähköpostien kirjaaminen

Jotta voit kirjautua sähköpostiin ja lisätä uusia yhteystietoja HubSpotiin kirjautuneesta sähköpostista, sähköpostiosoitteen, josta lähetät sähköposteja, on oltava jokin seuraavista:

• Tilisi käyttäjä
• Yksi yhdistetyistä sähköpostiosoitteistasi
• Alias sähköpostiohjelmassasi (joko alias, joka on määritetty yhdistettyyn Gmailin postilaatikkoosi, tai profiiliisi ja asetuksiisi lisätty alias).

Voit määrittää HubSpot-tilisi asetuksissa sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset, joiden sähköpostiviestejä et halua koskaan kirjata. Tai voit lisätä nämä sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset lisäosan asetuksissa.

Huomaa: yli 50 Mt:n sähköpostiliitteet eivät kirjaudu HubSpotiin. Sähköpostisi toimitetaan silti onnistuneesti yhteyshenkilölle ja kirjautuu CRM:ään, mutta ilman liitetiedostoa.

Lähetä kirjattu sähköpostiviesti Office 365 -lisäosan avulla.

Lokitun sähköpostin lähettäminen Office 365 -lisäosan avulla:

• Laadi uusi sähköposti Outlookissa.
• Kirjoita sähköpostin vastaanottaja, otsikkorivi ja sähköpostin runko.
• Avaa myyntityökalut postilaatikossasi. Tämä prosessi eroaa hieman riippuen käyttämästäsi sähköpostiohjelmasta:
  • Jos käytät Office 365 -lisäosaa Outlookin työpöydältä PC:llä tai Macilla, valitse viesti-ikkunassa Myyntityökalut.
  • Jos käytät Office 365 -lisäosaa Outlookista Webissä tai Outlook.com-tililtä, napsauta sähköpostin kokoonpanoikkunan oikeassa alakulmassa hammasratas-kuvaketta sprocket.
• Valitse oikeassa ruudussa Loki-valintaruutu . BCC-osoitteesi täyttyy automaattisesti BCC-kenttään.

• Oletusarvoisesti lisäosa valitsee automaattisesti yhteystiedon kolme ensimmäistä siihen liittyvää kauppa- tai lipputietuetta, joihin sähköpostit kirjataan. Voit valita nimenomaisesti, mihin tietueisiin sähköposti kirjautuu:

Huomaa: sinun on käytettävä Office 365:n versiota 1910 tai uudempaa versiota, jotta voit nimenomaisesti valita, mihin tietueisiin sähköpostin pitäisi kirjautua.

• • Napsauta Loki-valintaruudun vieressä olevaapudotusvalikkoa .
  • Valitse tai tyhjennä valintaruudut niiden tietueiden vieressä, joihin haluat kirjata sähköpostin.
  • Jos lähetät sähköpostiviestin vastaanottajalle, joka ei ole yhteystietona CRM:ssäsi, luodaan uusi yhteystieto. Näet yhteyshenkilön sähköpostin listattuna, kun muokkaat yhdistyksiä. Poista valintaruudun valinta, jos et halua sähköpostin kirjautuvan uuteen yhteystietueeseen. Lue, miten sähköpostit kirjautuvat vain olemassa oleviin yhteystietueisiin .

• Pidä HubSpot Sales -ruutu auki ja valintaruutu valittuna ja napsauta sitten Lähetä.

Voit mukauttaa Office 365 -lisäosan asetuksissa, mihin liitettyihin tietueisiin sähköpostiviestit kirjataan automaattisesti. Jos käytät markkinointikontakteja, kirjatun sähköpostin luoma uusi kontakti asetetaan ei-markkinointikontakteiksi.

Huomaa: jos uusi yhteyshenkilö luodaan kirjautuneella sähköpostilla, sähköpostin lähettänyt HubSpot-käyttäjä määritetään automaattisesti yhteyshenkilön omistajaksi, jos edellistä omistajaa ei ole määritetty.

Näytä kirjautunut sähköposti HubSpotissa

Sähköpostit, jotka kirjataan HubSpotiin Office 365 -lisäosan avulla, liitetään automaattisesti tietueisiin, jotka määrittelit ennen sähköpostin lähettämistä.

Nähdäksesi kirjautuneen sähköpostin HubSpotissa:

• Siirry HubSpot-tililläsi yhteystietoihin, yrityksiin tai sopimuksiin.
• Napsauta tietueen nimeä.
• Etsi aikajanalta kirjautunut sähköposti. Voit tehdä sähköpostista seuraavat toimet:
  
  1. 1. Liittyvät tietueet: Muokkaa liitettyjä yritys- tai kauppatietueita napsauttamalla.
     2. Kiinnitä: napsauttamallatätä voit kiinnittää sähköpostiviestin yhteystietojen aikajanan yläreunaan.
     3. Poista: Poista sähköpostitoiminto aikajanalta napsauttamalla sitä.
     4. Yksityiskohdat: napsauttamalla tätä voit tarkastella sähköpostin lähetyksen erityistietoja.
     5. Laajenna: napsauta nähdäksesi sähköpostin koko tekstin. Jos sähköpostikeskustelu on käynnissä, voit tarkastella kaikkia viestiketjun sähköpostiviestejä napsauttamalla Näytä viestiketju .
     6. Liitetiedostot: napsauttamalla voit avata kyseiseen sähköpostilähetykseen liittyvät liitetiedostot.
     7. Vastaa: napsauta Vastaa, jos haluat lähettää HubSpotista sähköpostivastauksen yhteystiedolle.

Huomaa: jotta voit lähettää sähköpostivastauksia HubSpotista ja kirjata saapuvat vastaukset HubSpotiin, sinulla on oltava yhdistetty postilaatikko.