Päivitetty viimeksi: tammikuuta 20, 2023
Käytä HubSpot Sales Office 365 -lisäosan seuranta- ja lokiominaisuuksia seurataksesi ja pitääksesi kirjaa yhteystietojesi sitoutumisesta sähköposteihisi. Kun seurantaominaisuus on käytössä, voit saada reaaliaikaisia ilmoituksia, kun yhteyshenkilö avaa sähköpostisi. Voit myös valita sähköpostin kirjaamisen yhteyshenkilön tietueeseen HubSpotissa, jotta tiimisi voi pitää kirjaa kaikesta aiemmasta viestinnästä.
Voit tarkastella sähköpostin avaamis- ja napsautustietoja aktiviteettisyötteessä; kirjatut sähköpostit tallennetaan yksittäisiin yhteystietueisiin ja niihin liittyviin tietueisiin.
Huomaa: jos olet ottanut tililläsi käyttöön GDPR-toiminnallisuuden (General Data Protection Regulation), lakitiimisi on paras resurssi määrittämään, miten yrityksesi käyttää sähköpostien kirjaamista ja seurantaa. Voit myös mukauttaa laajennusasetuksiasi ja poistaa tämän toiminnon käytöstä tietyn viestin tai tiettyjen yhteystietojen tai sähköpostialueiden osalta. Lisäksi sähköpostin avauksia voidaan seurata vain sellaisten yhteystietojen osalta, joille on määritetty tietojenkäsittelyn oikeusperusta. Lue lisää sähköpostiseurannasta, kun GDPR-asetukset on otettu käyttöön.
Ennen kuin aloitat, ymmärrä ero sähköpostien seurannan ja kirjaamisen välillä:- Seuranta: Seuranta-toiminnolla voit seurata, milloin yhteystiedot avaavat sähköpostiviestejäsi. Sähköpostien seuraamiseksi HubSpot lisää sähköpostiin yhden pikselin seurantakuvan sen lähettämisen jälkeen. Jossinulla on asennettuna HubSpot Sales for Windows -tarjontasovellus tai jos käytät Chromea HubSpot Sales Chrome -laajennuksen avulla,saat työpöydällesireaaliaikaisen ilmoituksen, kun yhteyshenkilö avaa seuratun sähköpostin. Käyttäjät, joille on määritetty Sales Hub -maksulliset paikat, voivat myös seurata, kun vastaanottaja napsauttaa sähköpostin linkkiä. Ilmaiskäyttäjät eivät voi seurata klikkauksia. HubSpot tallentaa seuratut sähköpostin avaukset ja klikkaukset aktiviteettisyötteeseen ja tietueen aikajanalle. Valitsemalla Seuraa sähköpostin avauksia -valintaruutu et kirjaa kopiota sähköpostista tietueeseen HubSpotissa.
- Loki: Käytä loki-toimintoa, kun haluat kirjata sähköpostin kopion HubSpotin tietueeseen. Kaikki sähköpostin sisältämät liitetiedostot kirjautuvat myös yhteyshenkilön tietueeseen. Loggaa sähköpostit, jotta voit pitää kirjaa aiemmasta viestinnästä. Lokitetut sähköpostit eivät anna sinulle tietoa avattuihin tai napsautustietoihin.
Muista, että voit lähettää sähköpostin, joka on sekä seurattu että lokitettu. Näin sinulla on tallennus sähköpostiviestinnästä ja voit seurata, miten yhteyshenkilö on sitoutunut sähköpostiin.
Huomaa: lisäosan tehtäväpaneelin on oltava avoinna postilaatikossa, kun lähetät kirjautuneen tai seuratun sähköpostin. Voit kiinnittää tehtäväpaneelin niin, että se on aina oletusarvoisesti auki saapuneet-kansiossa.
Tässä artikkelissa käsitellään sähköpostien seurantaa ja sähköpostien kirjaamista HubSpot Sales Office 365 -lisäosan avulla.Jos käytät Outlook-työpöytälaajennusta, opi , miten sähköposteja seurataan ja kirjataan Outlook-työpöytälaajennuksen avulla.
Sähköpostien seuranta
Seuratun sähköpostin lähettäminen Office 365 -lisäosan avulla
Seuratun sähköpostin lähettäminen Office 365 -lisäosan avulla:
- Kirjaudu sisään Outlook-tilillesi.
- Laadi uusi sähköposti.
- Kirjoita sähköpostin vastaanottaja, otsikkorivi ja sähköpostin runko.
- Avaa myyntityökalut postilaatikossasi. Tämä prosessi eroaa hieman sen mukaan, mitä sähköpostiohjelmaa käytät:
- Jos käytät Office 365 -lisäosaa Outlookin työpöydältä PC:llä tai Macilla, valitse viesti-ikkunassa Myyntityökalut.
- Jos käytät Office 365 -lisäosaa Outlook on the web- tai Outlook.com-tilillä, napsauta sähköpostin koostamisikkunan oikeassa alakulmassa hammasratas-kuvaketta .
- Jos käytät Office 365 -lisäosaa Outlookin työpöydältä PC:llä tai Macilla, valitse viesti-ikkunassa Myyntityökalut.
- Valitse oikeassa ruudussaTrack email opens ( Seuraa sähköpostin avauksia) -valintaruutu (käyttäjät, joille on määritetty Sales Hubin maksulliset paikat, näkevät Track email opens and clicks (Seuraa sähköpostin avauksia ja klikkauksia) -valintaruudun ).
- Pidä HubSpot Sales -ruutu auki ja valintaruutu valittuna ja napsauta sitten Lähetä.
Tarkastele seuratun sähköpostin tilaa
Ennen kuin yhteyshenkilösi avaa sähköpostin, sähköpostin aihe ja vastaanottaja näkyvät HubSpotin aktiviteettisyötteessäsi muodossa Lähetetty.
Kun vastaanottaja avaa sähköpostin, saat reaaliaikaisen ponnahdusilmoituksen työpöydällesi ja sähköposti-ilmoituksen, joka on merkitty aktiivisuussyötteessäsi merkinnällä Avattu . Napsauta yhteyshenkilön nimen alla olevaa pudotusvalikkoa nähdäksesi, milloin vastaanottaja avasi sähköpostisi. Näet myös yhteystiedon toimintojen historian lueteltuna pudotusvalikossa.
Huomaa: reaaliaikaiset ilmoitukset näkyvät, kun lähetät seurattuja sähköpostiviestejä Office 365 -lisäosan avulla ja jos sinulla on asennettuna HubSpot Sales Chrome -laajennus tai HubSpot Sales for Windows -tarjottimen sovellus (vain Windows). Jos näin ei ole, näet toiminnan vain HubSpotin aktiviteettisyötteessä.
Voit myös nähdä, miten yhteystietosi suhtautuvat seurattuihin sähköposteihin Chrome-laajennuksen tai Windows-tarjottimen sovelluksen kautta. Pääset aktiviteettisyötteeseesi Chrome-laajennuksesta napsauttamalla HubSpot-kehäkuvaketta Chrome-selaimesi oikeassa yläkulmassa. Jos olet asentanut HubSpot Sales for Windowsin, napsauta HubSpot sprocket -kuvaketta Windowsin tarjottimessa.
Lisätietoja sähköpostiseurannasta ja myynti-ilmoituksista sekä seurannan poistamisesta käytöstä.
Seuranta GDPR-asetusten ollessa käytössä
Jos olet ottanut GDPR-toiminnallisuuden käyttöön tililläsi, HubSpot voi seurata kontaktin sähköpostin avauksia vain silloin, kun kontaktille on määritetty oikeudellinen peruste tietojenkäsittelylle. Kun laadit sähköpostia Office 365:ssä, Seuraa sähköpostin avauksia ja napsautuksia -valintaruutuon harmaana osoituksena siitä, että yhteyshenkilö ei ole oikeutettu seurantaan.
Sähköpostin avauksia ei seurata yhteystietojen osalta, joilla ei ole tietojen käsittelyn oikeusperustaa, tai sähköpostin vastaanottajien osalta, jotka eivät vielä ole yhteystietoja. Kun lähetät sähköpostia useille vastaanottajille, sähköpostin avauksia seurataan nimettömästi.
Voit muuttaa yhteyshenkilön seurantakelpoisuutta päivittämällä yhteyshenkilön tietojen käsittelyn oikeusperuste -ominaisuuden.
Sähköpostien kirjaaminen
Jotta voit lokata sähköpostin ja lisätä uusia yhteystietoja HubSpotiin lokitusta sähköpostista, sähköpostiosoitteen, josta lähetät sähköposteja, on oltava jokin seuraavista:
- Tilisi käyttäjä
- Yksi yhdistetyistä sähköpostiosoitteistasi
- Alias sähköpostiohjelmassasi (joko alias, joka on määritetty yhdistettyyn Gmailin postilaatikkoosi, tai profiiliisi ja asetuksiisi lisätty alias).
Voit määrittää HubSpot-tilisi asetuksissa sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset, joiden sähköposteja et halua koskaan kirjautua. Tai voit lisätä nämä sähköpostiosoitteet ja verkkotunnukset lisäosan asetuksissa.
Huomaa: yli 50 Mt:n kokoisia sähköpostin liitetiedostoja ei kirjaudu HubSpotiin. Sähköpostisi toimitetaan silti onnistuneesti yhteyshenkilölle ja kirjautuu CRM:ään, mutta ilman liitetiedostoa.
Lähetät kirjautuneen sähköpostiviestin Office 365 -lisäosan avulla.
Voit lähettää kirjatun sähköpostiviestin Office 365 -lisäosan avulla:
- Laadi uusi sähköposti Outlookissa.
- Kirjoita sähköpostin vastaanottaja, otsikkorivi ja sähköpostin runko.
- Avaa myyntityökalut postilaatikossasi. Tämä prosessi eroaa hieman sen mukaan, mitä sähköpostiohjelmaa käytät:
- Jos käytät Office 365 -lisäosaa Outlookin työpöydältä PC:llä tai Macilla, valitse viesti-ikkunassa Myyntityökalut.
- Jos käytät Office 365 -lisäosaa Outlookista Webissä tai Outlook.com-tililtä, napsauta sähköpostin koostamisikkunan oikeassa alakulmassa ketjukuvaketta .
- Jos käytät Office 365 -lisäosaa Outlookin työpöydältä PC:llä tai Macilla, valitse viesti-ikkunassa Myyntityökalut.
- Valitse oikeassa ikkunaruudussa Loki-valintaruutu . BCC-osoitteesi täyttyy automaattisesti BCC-kenttään.
- Oletusarvoisesti lisäosa valitsee automaattisesti yhteystiedon kolme ensimmäistä siihen liittyvää kauppa- tai lipputietuetta, joihin sähköpostit kirjataan. Voit valita nimenomaisesti, mihin tietueisiin sähköposti kirjautuu:
Huomaa: sinun on käytettävä Office 365:n versiota 1910 tai uudempaa versiota, jotta voit nimenomaisesti valita, mihin tietueisiin sähköpostin pitäisi kirjautua.
-
- Napsauta Log-valintaruudun vieressä olevaapudotusvalikkoa .
- Valitse/poista valintaruudut niiden tietueiden vieressä, joihin haluat kirjauttaa sähköpostin.
- Jos lähetät sähköpostin vastaanottajalle, joka ei ole yhteystieto CRM:ssäsi, luodaan uusi yhteystieto. Näet yhteyshenkilön sähköpostin luettelossa, kun muokkaat yhdistyksiä. Poistavalintaruudun valinta, jos et halua sähköpostin kirjautuvan uuteen yhteystietueeseen. Lue, miten sähköpostit kirjautuvat vain olemassa oleviin yhteystietueisiin .
- Pidä HubSpot Sales -ruutu auki, kun valintaruutu on valittuna, ja napsauta sitten Lähetä.
Voit mukauttaa, mihin liitettyihin tietueisiin sähköpostiviestit kirjautuvat automaattisesti Office 365 -lisäosan asetuksissa. Jos käytät markkinointiyhteystietoja, kirjautuneen sähköpostiviestin luoma uusi yhteyshenkilö asetetaan muuksi kuin markkinointiyhteystiedoksi.
Huomaa: jos uusi yhteystieto luodaan kirjautuneella sähköpostilla, sähköpostin lähettänyt HubSpot-käyttäjä määritetään automaattisesti yhteystiedon omistajaksi , jos edellistä omistajaa ei ole määritetty.
Tarkastele kirjattua sähköpostia HubSpotissa
Office 365 -lisäosan avulla HubSpotiin kirjautuneet sähköpostit liitetään automaattisesti tietueisiin, jotka määrittelit ennen sähköpostin lähettämistä.
Voit tarkastella kirjattua sähköpostia HubSpotissa:
- Siirry HubSpot-tililläsi yhteystietoihin, yrityksiin tai sopimuksiin.
- Napsauta tietueen nimeä.
- Etsi aikajanalta kirjautunut sähköposti. Sähköpostista voit tehdä seuraavaa:
-
- Liitetyt tietueet: Muokkaa liitettyjä yritys- tai kauppatietueita napsauttamalla.
- Kiinnitä: napsauta, jos haluat kiinnittää sähköpostiviestin yhteystietojen aikajanan yläreunaan.
- Poista: Poista sähköpostitoiminto aikajanalta napsauttamalla sitä.
- Yksityiskohdat: Klikkaa nähdäksesi sähköpostilähetyksen tarkat tiedot.
- Laajenna: napsauta nähdäksesi sähköpostin koko tekstin. Jos sähköpostikeskustelu on käynnissä, voit tarkastella kaikkia viestiketjun sähköpostiviestejä napsauttamalla Näytä viestiketju .
- Liitetiedostot: napsauttamalla voit avata kyseiseen sähköpostilähetykseen liittyvät liitetiedostot.
- Vastaa: napsauta Vastaa, jos haluat lähettää HubSpotista sähköpostivastauksen yhteyshenkilölle.
-
Huomaa: jotta voit lähettää sähköpostivastauksia HubSpotista ja kirjata saapuvat vastaukset HubSpotiin, sinulla on oltava yhdistetty postilaatikko.