ทำความเข้าใจการติดตามอีเมล HubSpot

ติดตามการเปิดอีเมลและการคลิกลิงก์เพื่อทำความเข้าใจว่าผู้รับมีส่วนร่วมกับอีเมลการตลาดและอีเมลแบบตัวต่อตัวอย่างไร ใช้ข้อมูลการติดตามอีเมลเพื่อวิเคราะห์การมีส่วนร่วมและสนับสนุนเครื่องมือ HubSpot เช่นระบบอัตโนมัติการแบ่งส่วนและการเพิ่มประสิทธิภาพอีเมล

พฤติกรรมการติดตามและข้อกำหนดจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของอีเมลที่คุณส่ง ในบทความนี้เรียนรู้วิธีการทำงานของการติดตามอีเมลสิ่งที่อาจส่งผลกระทบต่อข้อมูลการติดตามและวิธีจัดการการติดตามอีเมล

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น

ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นด้วยการติดตามอีเมลตรวจสอบข้อกำหนดการให้ความยินยอมข้อจำกัดและข้อควรพิจารณา

การปฏิบัติตามการให้ความยินยอมในการติดตาม

บางประเทศเช่นฝรั่งเศสและอิตาลีกำหนดให้ผู้รับของคุณต้องให้ความยินยอมก่อนที่การติดตามอีเมลจะเปิดขึ้นและคลิก ข้อกำหนดเหล่านี้มีผลบังคับใช้กับผู้รับอีเมลผู้ส่งในประเทศเหล่านั้นไม่ว่าผู้ส่งจะอยู่ที่ใด ความรับผิดชอบในการปฏิบัติตามกฎระเบียบอยู่ที่ผู้ส่ง ตรวจสอบแนวทางการติดตามอีเมลเพื่อขอความยินยอมล่วงหน้าและปรึกษาทีมกฎหมายของคุณเพื่อกำหนดข้อกำหนดและข้อยกเว้นที่ใช้กับสถานการณ์เฉพาะของคุณ

หากผู้รับยังไม่ได้ให้ความยินยอมคุณสามารถปิดการเปิดและคลิกการติดตามสำหรับบัญชีของคุณหรือสำหรับอีเมลแต่ละฉบับได้ ตัวเลือกที่มีจะขึ้นอยู่กับประเภทอีเมลที่คุณส่ง เรียนรู้วิธีปิดการติดตามอีเมลการตลาดและอีเมลแบบตัวต่อตัว

โปรดทราบ: f คุณสมบัติที่ขึ้นอยู่กับอีเมลที่เปิดหรือเหตุการณ์การคลิกอาจมีข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์หรือฟังก์ชันการทำงานที่จำกัดเมื่อปิดการติดตาม ดูข้อมูลเพิ่มเติมว่าการปิดการติดตามมีผลต่อฟีเจอร์ HubSpot อื่นๆอย่างไร

โปรดทราบ: ในขณะที่ HubSpot มีฟีเจอร์เหล่านี้ทีมกฎหมายของคุณเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีที่สุดที่จะให้คำแนะนำในการปฏิบัติตามกฎระเบียบสำหรับสถานการณ์เฉพาะของคุณ

ข้อจำกัดและข้อพิจารณา

• หากคุณเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลอีเมลที่เปิดจะสามารถติดตามได้เฉพาะผู้ติดต่อที่มีพื้นฐานทางกฎหมายที่กำหนดไว้สำหรับการประมวลผลข้อมูลเท่านั้น
• การตั้งค่าไคลเอ็นต์อีเมลอีเมลที่ส่งต่อหรือคัดลอกผู้รับหลายคนและปัจจัยอื่นๆอาจส่งผลต่อระเบียน HubSpot หรือแอตทริบิวต์ที่เปิดหรือคลิก เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับปัจจัยที่มีผลต่อข้อมูลการติดตามอีเมล 

จัดการการติดตามตามประเภทอีเมล

คุณสามารถติดตามการเปิดและการคลิกสำหรับทั้งอีเมลการตลาดและอีเมลแบบตัวต่อตัว การตั้งค่าและข้อกำหนดในการติดตามขึ้นอยู่กับประเภทของอีเมลที่คุณส่ง:

• อีเมลการตลาด: เรียนรู้วิธีจัดการอีเมลการตลาดแบบเปิดและคลิกการติดตาม
• อีเมลแบบตัวต่อตัว: เรียนรู้วิธีจัดการการติดตามอีเมลแบบตัวต่อตัว

การติดตามอีเมลแบบเปิดทำงานอย่างไร

เมื่อคุณส่งอีเมลที่ติดตาม HubSpot จะฝังภาพหนึ่งพิกเซลที่มองไม่เห็นลงในข้อความอีเมลเมื่อส่งแล้ว เมื่อผู้รับเปิดอีเมลพิกเซลการติดตามจะโหลดและกิจกรรมที่เปิดจะถูกบันทึกใน HubSpot

วิธีการทำงานของการติดตามการคลิกอีเมล

สามารถติดตามการคลิกอีเมลสำหรับทั้งอีเมลการตลาดและติดตามอีเมลแบบตัวต่อตัว พฤติกรรมและการกำหนดค่าการติดตามลิงก์ขึ้นอยู่กับประเภทของอีเมลที่คุณส่ง

การคลิกอีเมลการตลาด

คุณสามารถเปิดการติดตามลิงก์สำหรับอีเมลการตลาดของคุณได้ในแท็บการติดตามของการตั้งค่าอีเมลการตลาดของคุณ หากคุณซื้อส่วนเสริมของแบรนด์คุณยังสามารถจัดการโดเมนของลิงก์ที่ติดตามในอีเมลของคุณได้อีกด้วย เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดค่าการตั้งค่าการติดตามการคลิกอีเมลการตลาดของคุณในบทความนี้

การคลิกอีเมลแบบตัวต่อตัว

หากคุณมีที่นั่ง Sales Hub ที่ได้รับมอบหมาย และคุณส่งอีเมลที่ติดตามจากไคลเอนต์อีเมลของคุณหรือจากบันทึกคุณสามารถติดตามการคลิกลิงก์ที่รวมอยู่ในเนื้อหาของอีเมล ลิงก์จะถูกติดตามโดยการผนวกการติดตามไปยังส่วนท้ายของไฮเปอร์ลิงก์ใดๆที่รวมอยู่ในอีเมลของคุณ คุณสามารถดูข้อมูลการคลิกและเปิดได้ในฟีดกิจกรรม HubSpot ของคุณ

ลิงก์จะปรากฏในรูปแบบต่อไปนี้ในอีเมลที่ผู้ติดต่อได้รับhttp://[xx].na1.hs-sales-engage[xx].com/...

การเปลี่ยนเส้นทางชั่วคราวไปยังโดเมน [xx].na1.hs-sales-engage.com เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับ HubSpot ในการลงทะเบียนและติดตามการคลิกลิงก์ ลิงก์จะเปลี่ยนเส้นทางไปยังปลายทาง URL สุดท้ายโดยอัตโนมัติ (เช่น www.hubspot.comwww.hubspot.com เมื่อคลิก หากต้องการใช้โดเมนของคุณเองสำหรับการติดตามการคลิกอีเมลแบบตัวต่อตัวให้เชื่อมต่อโดเมนการติดตามอีเมลการขายและบริการที่กำหนดเอง

หากคุณต้องการทดสอบการติดตามลิงก์ให้คลิกลิงก์จากไคลเอนต์อีเมลและเบราว์เซอร์ที่ไม่ได้ติดตั้งส่วนขยายการขาย HubSpot มิฉะนั้นการแจ้งเตือนการคลิกอาจถูกระงับ ซึ่งจะช่วยป้องกันการแจ้งเตือนที่เกิดจากการคลิกลิงก์ของคุณเองแต่จะไม่มีผลกับผู้รับอีเมลอื่นๆที่อาจติดตั้ง HubSpot Sales

ปัจจัยที่มีผลต่อข้อมูลการติดตามอีเมล

กิจกรรมการเปิดและคลิกอีเมลอาจไม่สะท้อนพฤติกรรมที่แน่นอนของผู้รับเสมอไป การตั้งค่าไคลเอนต์อีเมลอีเมลที่ส่งต่อหรือคัดลอกผู้รับหลายคนและปัจจัยอื่นๆอาจส่งผลต่อระเบียน HubSpot หรือแอตทริบิวต์ที่เปิดหรือคลิก

การตั้งค่าไคลเอ็นต์อีเมล

การเปิดอีเมลจะถูกติดตามเมื่อไคลเอ็นต์อีเมลของผู้รับโหลดพิกเซลการติดตามที่ฝังอยู่ในอีเมล การเปิดอาจไม่สามารถติดตามได้ในสถานการณ์ต่อไปนี้:

• ผู้รับดูอีเมลเป็นข้อความธรรมดา
• ไคลเอนต์อีเมลของผู้รับจะไม่ดาวน์โหลดภาพโดยอัตโนมัติ
• ตัวกรองอีเมลขององค์กรผู้รับจะลบภาพออกจากอีเมลขาเข้า

อีเมลที่ส่งต่อและคัดลอก

เมื่อมีการส่งต่ออีเมลที่ติดตามการเปิดโดยผู้รับใหม่อาจเป็นของผู้รับเดิมเนื่องจากพิกเซลการติดตามเดียวกันยังคงอยู่ในอีเมล

การคัดลอกและวางอีเมลที่ติดตามที่ส่งไปก่อนหน้านี้ยังสามารถคัดลอกพิกเซลการติดตามได้อีกด้วย หากอีเมลที่คัดลอกถูกส่งไปยังผู้รับรายอื่นกิจกรรมจากพิกเซลการติดตามนั้นอาจมาจากอีเมลต้นฉบับ

ผู้รับหลายคน

เมื่อคุณส่งอีเมลแบบตัวต่อตัวที่ติดตามไปยังผู้รับหลายรายรวมถึงผู้รับในฟิลด์ CC หรือ BCC ผู้รับแต่ละรายจะได้รับพิกเซลการติดตามเดียวกัน การแจ้งเตือนแบบเปิดอาจถูกสร้างขึ้นแต่การแจ้งเตือนแบบเปิดอาจไม่ได้มาจากผู้รับเฉพาะราย

เปิดเพิ่มเติม

พิกเซลติดตามสามารถโหลดได้หลายครั้งขึ้นอยู่กับวิธีที่ผู้รับดูอีเมล สิ่งนี้อาจเกิดขึ้นในสถานการณ์ต่อไปนี้:

• บานหน้าต่างแสดงตัวอย่างอีเมล: บานหน้าต่างแสดงตัวอย่างของไคลเอนต์อีเมลสามารถโหลดพิกเซลการติดตามได้โดยไม่ต้องให้ผู้รับเปิดอีเมลโดยตรง
• การเปลี่ยนแปลงที่อยู่ IP: การเปลี่ยนแปลงที่อยู่ IP ของผู้รับสามารถสร้างกิจกรรมที่เปิดเพิ่มเติมได้ หากพิกเซลการติดตามโหลดจากที่อยู่ IP หลายรายการอีเมลอาจดูเหมือนถูกเปิดโดยผู้รับหลายราย
• เปิดด้วยตนเอง: การเปิดอีเมลที่ติดตามจากโฟลเดอร์ที่คุณส่งอาจทำให้เกิดการแจ้งเตือนการเปิดด้วยตนเอง ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบล็อคการแจ้งเตือนทางอีเมลแบบเปิดเอง

กิจกรรมบอท

สำหรับอีเมลแบบตัวต่อตัวการโต้ตอบและอีเมลที่ต้องสงสัยว่าไม่ใช่มนุษย์ที่ส่งผ่านที่อยู่การส่งต่อจะถูกแยกออกจากการวิเคราะห์อีเมล นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้การตั้งค่าการกรองบอทในบัญชีของคุณเพื่อลบข้อมูลการติดตามที่สร้างโดยบอทออกจากการวิเคราะห์ของคุณ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกรองกิจกรรมบอทและการกรองบอทในการวิเคราะห์อีเมลการตลาด

วิธีการใช้ข้อมูลการติดตามใน HubSpot

HubSpot ใช้อีเมลที่เปิดและคลิกกิจกรรมเพื่อรายงานการมีส่วนร่วมทางอีเมลและสนับสนุนเครื่องมืออื่นๆที่ต้องอาศัยข้อมูลการมีส่วนร่วม วิธีการใช้ข้อมูลการติดตามจะขึ้นอยู่กับประเภทอีเมลที่คุณส่งและเครื่องมือ HubSpot ที่คุณใช้

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างบางส่วนของวิธีการใช้ข้อมูลการติดตาม:

• วิเคราะห์การมีส่วนร่วมทางอีเมล: ใช้กิจกรรมแบบเปิดและคลิกเพื่อวัดตัวชี้วัดเช่นอัตราการเปิดอัตราการคลิกผ่านการเปิดที่ไม่ซ้ำกันและการคลิกที่ไม่ซ้ำกัน เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการวิเคราะห์ประสิทธิภาพอีเมลการตลาดและการรายงานทางอีเมลแบบตัวต่อตัว
• เพิ่มประสิทธิภาพการส่งอีเมลการตลาด: ใช้กิจกรรมแบบเปิดและคลิกเพื่อรองรับการเพิ่มประสิทธิภาพการส่งเวลา การระงับการใช้งาน Greymail และการทดสอบ A/B
• กระบวนการอัตโนมัติ: ใช้อีเมลเปิดและคลิกเป็นเกณฑ์สำหรับการลงทะเบียนเวิร์กโฟลว์สาขาหรือการดำเนินการที่ตามมา
• เซกเมนต์และผู้ติดต่อคะแนน: ใช้อีเมลเปิดและคลิกกิจกรรมเป็นเกณฑ์สำหรับเซกเมนต์ที่ใช้งานอยู่ คะแนนลีด และคะแนนดีล
• อัปเดตข้อมูลการมีส่วนร่วมของ CRM: ใช้อีเมลเปิดและคลิกกิจกรรมเพื่ออัปเดตคุณสมบัติการมีส่วนร่วมและบันทึกกิจกรรมในบันทึกการติดต่อ

ผลกระทบของการปิดการติดตามอีเมล

หากการติดตามอีเมลถูกปิด HubSpot จะไม่รวบรวมกิจกรรมที่เปิดอยู่หรือคลิกใหม่สำหรับอีเมลที่ได้รับผลกระทบ ข้อมูลการติดตามที่มีอยู่ยังคงมีอยู่แต่ฟีเจอร์ที่ขึ้นอยู่กับเหตุการณ์เปิดหรือคลิกใหม่อาจมีข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์หรือฟังก์ชันการทำงานที่จำกัด

ต่อไปนี้เป็นรายการฟีเจอร์และเครื่องมือที่ไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ซึ่งอาจได้รับผลกระทบ

แก้ปัญหาการติดตามอีเมล

ตรวจสอบข้อมูลต่อไปนี้หากคุณพบกิจกรรมเปิดหรือคลิกที่ไม่คาดคิดสำหรับอีเมลที่ติดตาม

เหตุใดฉันจึงได้รับอีเมลหลายฉบับสำหรับอีเมลที่ติดตามเฉพาะ

หากคุณได้รับอีเมลเปิดการแจ้งเตือนมากกว่าที่คาดไว้สำหรับอีเมลที่ติดตามอาจบ่งบอกว่าอีเมลถูกส่งต่อหรือคุณคัดลอกและวางอีเมลที่ส่งไปก่อนหน้านี้ เนื่องจากความกังวลด้านความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยเมื่อมีการส่งต่ออีเมลค่าเริ่มต้นของ HubSpot จะบอกคุณว่าผู้ส่งเดิมเปิดอีเมลอีกครั้ง

หากคุณคัดลอกและวางอีเมลที่คุณส่งไปก่อนหน้านี้คุณจะคัดลอกพิกเซลการติดตามต้นฉบับด้วย พิกเซลการติดตามเดียวกันจะโหลดสำหรับผู้รับแต่ละคน ขอแนะนำให้ส่งอีเมลเฉพาะบุคคลซึ่งคุณสามารถสร้างได้ตั้งแต่เริ่มต้นใน CRM หรือไคลเอนต์อีเมลของคุณหรือใช้เทมเพลตอีเมลการขาย

บางครั้งภาพการติดตามเดียวจะโหลดหลายครั้งเนื่องจากวิธีที่ผู้รับดูอีเมลของพวกเขา ตัวอย่างเช่นผู้ใช้อาจอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ที่เปลี่ยนที่อยู่ IP ของผู้ใช้นั้นแบบไดนามิก หากมีการโหลดภาพจากที่อยู่ IP หลายแห่งการแจ้งเตือนอาจบ่งบอกว่าอีเมลของคุณถูกเปิดโดยหลายคน

นอกจากนี้ไคลเอ็นต์อีเมลอย่าง Outlook หรือ Apple Mail ยังมีบานหน้าต่างแสดงตัวอย่างซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของมุมมองกล่องจดหมาย หากผู้รับเลื่อนดูอีเมลของคุณในกล่องจดหมายอาจเป็นการเปิดการแจ้งเตือนทางอีเมล

เหตุใดการประทับเวลาแบบเปิดจึงเหมือนกับเหตุการณ์การคลิกหรือตอบกลับ

ไคลเอนต์อีเมลบางตัวป้องกันไม่ให้พิกเซลการติดตามอีเมลแบบเปิดของ HubSpot โหลดได้ เมื่อเกิดเหตุการณ์เช่นนี้ HubSpot จะไม่สามารถบันทึกว่าอีเมลถูกเปิดโดยตรงได้

หากผู้รับคลิกลิงก์ที่ติดตามในอีเมลหรือตอบกลับในภายหลัง HubSpot สามารถอนุมานได้ว่าอีเมลถูกเปิด หากอีเมลก่อนหน้านี้มีการบันทึก 0 รายการเปิดอยู่ HubSpot จะสร้าง 1 กิจกรรมที่อนุมานว่าเปิดอยู่

การเปิดที่อนุมานได้ใช้การประทับเวลาเดียวกับการคลิกหรือตอบกลับครั้งแรกเพราะนั่นเป็น HubSpot การมีส่วนร่วมที่ได้รับการยืนยันครั้งแรก การอนุมานนี้เกิดขึ้นเฉพาะเมื่ออีเมลไปจาก 0 เปิดเป็น 1 เปิดและไม่ได้ทำซ้ำสำหรับการคลิกหรือการตอบกลับในภายหลังเพื่อให้แน่ใจว่าตัวชี้วัดการมีส่วนร่วมยังคงถูกต้อง

จะเกิดอะไรขึ้นหากฉันได้รับการแจ้งเตือน 'ใครบางคน '?

หากคุณส่งอีเมลที่ติดตามไปยังที่อยู่อีเมลหลายรายการ (รวมถึง CC และ BCC) พวกเขาทั้งหมดจะได้รับภาพการติดตามยอดขาย HubSpot เดียวกัน HubSpot จะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับอีเมลที่เปิดอยู่แต่ HubSpot อาจไม่สามารถระบุได้ว่าผู้รับรายใดเปิดอีเมล

หากคุณเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในบัญชี HubSpot และผู้ติดต่อไม่มีพื้นฐานที่ถูกต้องตามกฎหมายสำหรับการประมวลผลข้อมูล HubSpot Sales จะติดตามอีเมลผู้รับหลายคนแต่การแจ้งเตือนจะไม่ระบุตัวตน วันที่เปิดอีเมลการขายล่าสุดวัน ที่คลิกอีเมลการขายล่าสุดและคุณสมบัติวันที่มีส่วนร่วมล่าสุดจะไม่ได้รับการอัปเดตเช่นกัน

โปรดทราบ: เมื่อคุณได้รับการแจ้งเตือน 'ใครบางคน' สำหรับอีเมลที่เปิดหรือคลิก HubSpot จะไม่สามารถระบุกิจกรรมอีเมลที่เกี่ยวข้องกับผู้รับบางรายได้ดังนั้นกิจกรรมดังกล่าวจะไม่ปรากฏในการรายงานกิจกรรมทางอีเมลใดๆ (เช่นรายงานที่กำหนดเอง)

เหตุใดฉันจึงไม่ได้รับการแจ้งเตือนแบบเปิดหรือคลิก

หากคุณไม่ได้รับการแจ้งเตือนแบบเปิดหรือคลิกเมื่อส่งอีเมลที่ติดตามจากกล่องจดหมายอีเมลของคุณโปรดดูวิธีแก้ปัญหาการติดตามด้วยส่วนขยายหรือ Add-in ของคุณ:

• แก้ปัญหาส่วนขยาย HubSpot Sales Chrome
• แก้ไขปัญหา Add-in ของ HubSpot Sales Office 365
• แก้ปัญหา Add-in เดสก์ท็อป HubSpot Sales Outlook