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Meetings

Crear y compartir enlaces de reuniones

Última actualización: octubre 19, 2020

Requisitos

Todos los productos y planes

Una vez que hayas conectado tu calendario y personalizado las preferencias de tu herramienta de reuniones, puedes crear enlaces de reuniones para compartir con tus contactos para que puedan programar fácilmente una reunión contigo. Los enlaces de reuniones se sincronizarán con tu calendario de Gmail o de Office 365 conectado para que tus citas siempre estén actualizadas.

Crear enlaces de reuniones

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Reuniones.
  • Para crear un enlace de reunión, en la parte superior derecha, haz clic en Crear enlace de reunión, luego selecciona Personal. Si eres un Súper administrador, también puedes crear enlaces de reunión para otros usuarios en tu cuenta que hayan conectado sus calendarios. Para seleccionar otro usuario, en la parte superior izquierda, haz clic en el menú desplegable Propietario y selecciona el nombre de usuario.

Nota: si eres un Súper administrador, debes conectar tu propio calendario antes de poder crear enlaces de reunión para otros usuarios.

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  • Continua configurando tu enlace de reunión siguiendo los pasos a continuación.

Personalizar los detalles del enlace de reunión

En la Página de detalles, edita la información básica del enlace de reunión.

  1. Foto de reunión: esta foto aparece en la parte superior de la página del enlace de reunión. Coloca el cursor sobre la foto y haz clic en Cambiar foto para editarla.
  2. Encabezado de reunión: este encabezado aparece junto a la foto de reunión en la parte superior de la página del enlace de reunión.
  3. Nombre de reunión: el nombre interno que aparece en el panel de reuniones y se utiliza cuando insertas el enlace de la reunión en un correo electrónico.
  4. Enlace de reunión: el enlace que los prospectos usan para programar esta reunión. El enlace se puede editar solo por usuarios con pago de Sales Hub o Service Hub. Este valor no se puede editar después de la creación. Para tener un enlace en una nueva URL, debes crear un nuevo enlace. 
  5. Tipo de reunión (Sales Hub Pro EnterpriseService Hub Pro o Enterprise solamente): selecciona un tipo de reunión del menú desplegable. 
  6. Duración: la cantidad de tiempo que los visitantes pueden agendar al hacer clic en este enlace de reunión. Haz clic en + Agregar duración para agregar más opciones. meetings-details-screen
  • Cuando hayas terminado de editar los detalles de reunión, haz clic en Siguiente.

Personalizar la configuración de la reunión

Agrega una ubicación de reunión y personaliza la invitación que se enviará a los asistentes.

  1. Ubicación: incluir información sobre cómo conectarás con tu asistente de reuniones. Esto puede ser un enlace de llamada, una ubicación física, etc. Esta ubicación aparecerá en la invitación de calendario que recibe el contacto y el evento creado en tu calendario personal predeterminado.
  2. Agregar enlace de videoconferencia: si estás usando la integración de HubSpot conZoom o UberConference, selecciona un enlace de videoconferencia para agregar a tu invitación de reunión. Si no configuras una integración de videoconferencia, no verás esta opción. Si estás usando un software de videoconferencias diferente y eres desarrollador o un desarrollador en tu equipo, aprende cómo usar la API de extension para conferencias de video.
  3. Asunto de la invitación: el nombre de la invitación de calendario que recibe el contacto y el evento creado en tu calendario personal predeterminado después de que se programa la reunión (por ejemplo, Demostración del producto con Laura). Puedes insertar fichas de personalización en el asunto haciendo clic en Ficha de contacto o Ficha de empresa.
  4. Descripción de invitación: una descripción de la reunión que muestra cuándo se programó una reunión. Esta descripción aparecerá en la invitación de calendario que recibe el contacto y el evento creado, en el calendario personal predeterminado.
  5. Idioma: selecciona un idioma para tu enlace de reuniones.
  6. Formato de fecha y número: selecciona un país para el estilo de la fecha y los números del enlace de reuniones.
  7. Notificaciones por correo electrónico: determina cuándo se enviarán los correos electrónicos de confirmación a los visitantes que reservaron una reunión contigo. Si tienes una suscripción de HubSpot pagada, puedes personalizar la marca de la empresa que aparece en estos correos electrónicos. La herramienta reuniones gratuita siempre presenta la marca de HubSpot en las notificaciones de correo electrónico.
    • De manera predeterminada, se enviará un correo de confirmación cuando alguien programe una reunión mediante este enlace de reuniones. Para desactivar el correo electrónico de confirmación, haz clic para desactivar el interruptor Enviar correos electrónicos de confirmación a prospectos y clientes inmediatamente después de programar reuniones a través de este enlace.
    • Si quieres enviar correos electrónicos de recordatorio antes de una reunión, haz clic para activar el interruptor Enviar recordatorios por correo electrónico antes de la reunión a prospectos y clientes que programen reuniones a través de este enlace.
      • Para seleccionar cuántas semanas, días, horas o minutos deben pasar para que se envíe un correo electrónico antes de una reunión, escribe un número en el campo de texto y luego haz clic en el menú desplegable Correos de recordatorio programados y selecciona una medida de tiempo.
      • Puedes agregar hasta tres correos recordatorios. Para agregar correos electrónicos de recordatorio adicionales, haz clic Agregar otro recordatorio. Para eliminar un recordatorio, haz clic en el icono de la papelera.
      • Para incluir la descripción de la invitación en el correo electrónico de recordatorio, selecciona la casilla de comprobación Incluir descripción de la invitación en el recordatorio.
      • Para obtener la vista preliminar del correo electrónico que tus contactos recibirán, haz clic en Vista preliminar del correo electrónico de recordatorio. El idioma del correo electrónico coincidirá con el idioma seleccionado en el menú desplegable Idioma.

Nota: para reuniones rotativas, el correo electrónico del recordatorio se envía al usuario de HubSpot que programó la reunión con el prospecto, no al usuario de HubSpot que creó el enlace de la reunión.

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  • Cuando hayas terminado de personalizar la configuración de tu reunión, haz clic en Siguiente.


Configura tu disponibilidad

Establece los días y horarios en que aceptarás reservaciones para este enlace de reuniones.

Nota: los horarios disponibles de tu enlace de reuniones aparecerán en la configuración de zona horaria del contacto. Por ejemplo, si el equipo del contacto está configurado en la hora del Pacífico, las horas aparecerán en la hora del Pacífico. La configuración de calendario del contacto determina la fecha y la hora del evento del calendario enviado al contacto después de programar una reunión.

  1.  Zona horaria: haz clic en el menú desplegable Zona horaria y selecciona una zona horaria.
  2.  Período disponible: usar losmenús desplegables para establecer los días de la semana y la duración de tus intervalos de tiempo disponibles. Haz clic en + Agregar horas para agregar intervalos de tiempo adicionales.
  3. Cuándo se puede programar una reunión: ingresa la cantidad de semanas desde ahora en que las personas pueden reservar tiempo en tu calendario. Si estás creando un enlace de reuniones para un evento o conferencia, puedes especificar un intervalo de fechas personalizado para reservar. Selecciona el el botón de radio  período de semanas consecutivas  o Intervalo de fechas personalizado  y luego se  el número de semanas o usa el selector de fechas campos para establecer el intervalo de tiempo. Un intervalo de fechas personalizado no puede ser más largo que 10 semanas. 
  4. Tiempo de aviso mínimo: la cantidad mínima de tiempo necesaria para que un visitante programe una reunión contigo.
  5. Intermedio: haz clic en el menú desplegable para seleccionar la cantidad de tiempo intermedio entre cada una de tus reuniones. El intermedio evita que las reuniones se programen demasiado juntas. Por ejemplo, si tienes una reunión de 1:00 a 1:30 pm y tienes un margen de tiempo de 30 minutos, la siguiente hora disponible para una reunión sería a las 2:00 pm.
  6. Incremento de la hora de inicio: Configura la frecuencia de las horas de inicio de tu reunión. Por ejemplo, si estás disponible entre las 10:00 y las 12:00 pm para una reunión de 60 minutos y tu incremento de tiempo es 15 minutos, un prospecto puede reservar 60 minutos contigo a las 10:00 am, 10:15 am, 10:30 am y así sucesivamente.

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  • Cuando hayas terminado de configurar tu disponibilidad, haz clic Siguiente.
 

Personalizar las preguntas del formulario

De manera predeterminada, NombreApellidoCorreo electrónico se requieren cuando alguien programe una reunión contigo. Los usuarios con pago de Sales Hub oService Hub también pueden agregar cualquier propiedad de contacto como un campo o agregar una pregunta personalizada.

  • Haz clic en + Propiedad del contacto o + Pregunta personalizada.
  • Utiliza el menú desplegable para seleccionar una propiedad o ingresa una pregunta en el campo y luego haz clic en Guardar.
  • Si deseas que este campo sea opcional, desmarca la casilla de comprobación Obligatorio a la derecha del campo.
  • Usuarios con cupos asignados de SalesHubService Hub puedenredirigir los contactos a una página web, página de destino o página externa específica después de programar una reunión seleccionando el botón de radio Redirigir a otra página. Si tienes píxeles de red de anuncios instalados, este redireccionamiento admite las tareas de seguimiento de reuniones con redes externas como Google y Facebook. 
    • Para seleccionar una página de HubSpot, haz clic en el menú desplegable y selecciona una páginameetings-redirect-to-another-page
    • Para redirigir a una página externa, haz clic en Agregar enlace externo. En el cuadro de diálogo, escribe la URL, luego haz clic en Agregar.
  • Si no quieres que los campos del formulario de reuniones se completen con información conocida cuando un contacto regrese a tu sitio, haz clic para desactivar el interruptor ¿Pre-llenar los campos con valores conocidos?. Desactivar este valor de configuración automáticamente desactivará el valor de configuración Enviar automáticamente formulario cuando todos los campos estén rellenados previamente.
  • Para enviar el formulario automáticamente cuando los campos del formulario se completen previamente con datos conocidos, haz clic en el interruptor para activar Enviar automáticamente formulario cuando todos los campos estén rellenados previamente.
  • Haz clic en Guardar cambios o personaliza tus opciones de Privacidad y consentimiento (RGPD) para el enlace:
    • Para personalizar las opciones de Privacidad y consentimiento (RGPD) para un enlace, en las preguntas del formulario, haz clic en Personalizar.meetings-legitimate-interest 
    • Puedes capturar el consentimiento de un contacto para comunicar a un tipo de suscripción específico o capturar interés legítimo en tu enlace de reuniones. En el panel Personalizar consentimiento de marketing, selecciona Consentimiento o Interés legítimo en el menú desplegable. 
      • Consentimiento: edita el texto de consentimiento de comunicación y luego agrega tipos de suscripción/casillas de comprobación adicionales para permitir que los visitantes consientan la comunicación de varios tipos de suscripción en un solo enlace de reuniones. Haz clic en + Agregar otra casilla de comprobación y luego selecciona un tipo de consentimiento y edita el texto que aparecerá junto a la casilla de comprobación.
      • Interés legítimo: selecciona una base legal del menú desplegable. Para agregar más tipos de suscripción para que puedas captar varios tipos de suscripción implícitamente, haz clic en + Agregar otra suscripción y luego haz clic en el menú desplegable Tipo de suscripción y selecciona un tipo de suscripción. La suscripción predeterminada que seleccionas en las reuniones es una comunicación "uno a uno". Es un tipo de suscripción interna en la cuenta de HubSpot.
    • Editar el texto de privacidad y consentimiento del enlace. Cualquier cambio realizado en las opciones de Privacidad y consentimientode un enlace individual anulará el texto predeterminado establecido en la configuración de tu cuenta. Más información sobre cómo personalizar tus opciones de Privacidad y consentimiento.  
    • Para ver cómo se mostrarán tus opciones de consentimiento, haz clic en la pestaña Vista preliminar
  • Cuando hayas terminado de editar las preguntas de tu formulario y opciones de Privacidad & Consentimiento, haz clic en Guardar cambios.

Usuarios con un cupo con pago asignado de   Sales Hub oService Hub  también pueden personalizar el logotipo de la empresa, la información de la empresa y los colores predeterminados que aparecen en tu enlace de reuniones en la configuración de tu cuenta. Los cambios efectuados aquí también se aplicarán a tus documentos y cotizaciones. Descubre cómo editar tu marca de empresa para las herramientas de ventas de HubSpot

Puedes editar los detalles del enlace de reunión, la configuración, la disponibilidad y las preguntas del formulario desde el panel de reuniones. Los usuarios con permisos de Súper administrador también pueden editar enlaces para otros usuarios en su cuenta seleccionando el nombre de un usuario diferente desde el menú desplegable Propietario. Para editar el enlace, coloca el cursor sobre el enlace de reunión y haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Editar enlace.

Compartir enlaces de reuniones

Una vez que hayas creado un enlace de reuniones, puedes compartirlo con tus contactos o incrustarlo en tu sitio web. 

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Reuniones.
  • Coloca el cursor sobre el enlace de reuniones y haz clic en Copiar enlace

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Comparte el enlace con tus contactos agregándolo como un hipervínculo en el cuerpo de tu correo electrónico o firma de correo electrónico. Si quieres hacer seguimiento a tu enlace de reuniones, descubre cómo agregar parámetros de seguimiento antes de compartir tu enlace. Cuando un contacto programe una reunión usando un enlace de reunión con parámetros de seguimiento, los valores de parámetro completarán la Campaña de la última reserva en la herramienta de Reuniones, Fuente de la última reserva en la herramienta de Reuniones, y Medio de comunicación de la última reserva en la herramienta de Reuniones

Según tu suscripción de HubSpot, puedes incrustar el widget de reunión en tus páginas de HubSpot o tus páginas externas. Descubre cómo usar incrustar el widget de reunión

Recibir reservaciones

Cuando un visitante haga clic en tu enlace de reuniones, puede seleccionar una fecha, hora y duración si estableciste varias opciones de duración. A continuación, se les pedirá que ingresen su información de contacto y que respondan cualquier pregunta personalizada que hayas agregado al enlace de reuniones.

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Según la configuración del enlace de reunión, puede ocurrir lo siguiente cuando un contacto programe una reunión: 

Cuando se programe una reunión, recibirás una alerta por correo electrónico con la hora de reservaciones y el nombre del contacto. Puedes hacer clic para ver el contacto en el CRM o ver el evento del calendario en tu calendario personal integrado predeterminado. El prospecto también recibirá una invitación de calendario con todos los detalles de la reunión.

Nota: los cambios en las descripciones de la reunión en el registro del contacto se enviarán al contacto solo si estás utilizando el Calendario de Google y activaste la integración bidireccional del Calendario de Google con  HubSpot. Si estás usando un calendario de Office 365 o no tienes activada la integración, actualiza la descripción de la reunión en el evento del calendario para enviar los cambios al contacto, no en el registro de contacto.

Después de la reunión, puedes asignar un resultado de reunión para monitorizar mejor las interacciones de la reunión con tus contactos.

  • Coloca el cursor sobre una interacción de reunión y haz clic en Editar.

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  • Haz clic en el menú desplegable Resultados y selecciona un resultado de reunión.

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  • Haz clic en Guardar.

Si pierdes el acceso a uno de tus calendarios integrados, los contactos no podrán programar reuniones contigo, aunque tengas otros calendarios integrados. Recibirás un correo electrónico que te notificará que alguien está tratando de programar una reunión contigo y el calendario al que has perdido acceso aparecerá en rojo en la página de integraciones de calendario.

Puedes eliminar el calendario de la página de integración del calendario en la configuración de reuniones haciendo clic en la X de al lado, o bien puedes ponerte en contacto con el propietario del calendario y pedirle que te dé acceso a este nuevamente. Una vez que obtengas acceso, vuelve a visitar la página de integración del calendario en la configuración de reuniones y actualiza la página.