Eén-op-één e-mails verzenden en beheren

Je kunt een e-mail sturen naar individuele contactpersonen in HubSpot vanuit het contactrecord of vanuit het gekoppelde bedrijfs-, deal-, ticket- of aangepaste objectrecord. Daarnaast kun je e-mails beantwoorden die zijn verzonden naar een persoonlijk e-mailadres of naar een team e-mailadres dat is gekoppeld aan de conversatie inbox of helpdesk vanuit de record tijdlijn.

Je kunt ook sequenties gebruiken om contactpersonen in bulk in te schrijven en gerichte e-mailsjablonen met een bepaalde tijd te versturen om contactpersonen na verloop van tijd te voeden. Meer informatie over het maken en bewerken van sequenties.

Eén-op-één e-mails verzenden

1. Naar uw records navigeren:
   • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
   • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
   • Aangepaste objecten: Navigeer in uw HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als je account meer dan één aangepast object heeft, ga dan met de muis over Aangepaste objecten en selecteer vervolgens het aangepaste object dat je wilt bekijken.
2. Klik op de naam van een record.
3. Klik in het linkerpaneel op het pictogram email E-mail.
4. Schrijf je e-mail in het pop-upvenster. Als de instellingen voor gegevensprivacy zijn ingeschakeld en de wettelijke basis van de contactpersoon om te communiceren niet is gevalideerd, moet u deze valideren voordat u de e-mail verzendt.
5. Als u de e-mail naar een specifiek e-mailadres wilt verzenden, klikt u in het veld Aan op het vervolgkeuzemenu Naam en selecteert u een ander e-mailadres dat aan de contactpersoon is gekoppeld.
6. Als u de e-mail vanaf een ander persoonlijk e-mailadres of een e-mailadres van het team wilt verzenden, klikt u in het veld Van op uw e-mailadres en selecteert u vervolgens een ander e-mailadres waarvan u de e-mail wilt verzenden. De naam in het veld Van is de gebruikersnaam die is ingesteld in je profiel- en voorkeureninstellingen. Je kunt ook een standaard e-mailadres instellen om één-op-één e-mails van te versturen.

7. Om de koppelingen te bewerken, klik je op het Gekoppeld aan dropdown menu rechtsonder en selecteer je het selectievakje naast de records waarnaar je de e-mailactiviteit wilt laten loggen. De e-mailactiviteit wordt gekoppeld aan de contactpersoon-, bedrijfs-, deal- of ticketrecords die u in dit vervolgkeuzemenu hebt geselecteerd.

8. Voer een onderwerp in voor je e-mail.
9. Typ de inhoud van je bericht. In de bovenste werkbalk:
10. Klik op Sjablonen om een e-mailsjabloon in te voegen :

1. • Klik op Reeksen om de contactpersoon in een reeks in te schrijven.
   • Klik op Documenten om een verkoopdocument in te voegen.
   • Klik op Vergaderingen om een planningslink of voorgestelde vergadertijden in te voegen.
   • Klik op Offertes om prijsinformatie te delen.

11. Gebruik de opmaakopties onder aan het bewerkingsvenster om de tekst aan te passen.
12. Klik op het vervolgkeuzemenu Meer om de letterstijl en -grootte of de tekstuitlijning te bewerken.
13. Als u tekst met een hyperlink wilt toevoegen, klikt u op het pictogram link link.
14. Om een afbeelding toe te voegen, klikt u op het pictogram insertImage afbeelding.
15. Als u een bestand wilt toevoegen, klikt u op het pictogram attach paperclip .
16. Klik op het vervolgkeuzemenu Invoegen om knipsels in te voegen, koppelingen naar uw kennisbank toe te voegen( alleenService Hub ), een video in te voegen of uw handtekening te bewerken of te wijzigen.

17. Klik op Verzenden.

Eén-op-één e-mails beantwoorden

Je kunt één-op-één e-mails beantwoorden die zijn verzonden naar een persoonlijk e-mailadres, of e-mails die zijn verzonden naar een team e-mailadres dat is verbonden met de conversatie-inbox of helpdesk.

1. Navigeer naar uw records:
   • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
   • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
   • Aangepaste objecten: Navigeer in uw HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als je account meer dan één aangepast object heeft, ga dan met de muis over Aangepaste objecten en selecteer vervolgens het aangepaste object dat je wilt bekijken.
2. Klik op de naam van een record.
3. Zoek de e-mail op de tijdlijn van de record en klik op Beantwoorden. Als de thread ook een ander lid van je team bevat, klik je op Alles beantwoorden om beide te beantwoorden.
4. Let op: als de e-mail van je teamlid naar de contactpersoon gaat, stuur je de e-mail alleen naar je teamlid en niet naar de contactpersoon als je op Beantwoorden klikt.
5. Om de e-mail naar een specifiek e-mailadres te sturen, klik je in het veld Aan op de naam en selecteer je vervolgens een ander e-mailadres.
6. Om de e-mail vanaf een ander verbonden persoonlijk e-mailadres of een e-mailadres van het team te verzenden, klik je in het veld Van op je e-mailadres, en selecteer je vervolgens een ander verbonden e-mailadres om de e-mail vanaf te verzenden. De naam in het veld Van is de gebruikersnaam die is ingesteld in je profiel- en voorkeureninstellingen.
7. Om de koppelingen te bewerken, klikt u op het Gekoppeld aan vervolgkeuzemenu rechtsonder en schakelt u het selectievakje in naast de records waarnaar u wilt dat de e-mailactiviteit zich aanmeldt. De e-mailactiviteit wordt gekoppeld aan de contact-, bedrijfs-, deal- of ticketrecords die u in dit vervolgkeuzemenu hebt geselecteerd.
8. Klik op de drie puntjes linksonder op om de volledige thread te bekijken.
9. Opmerking: als je antwoordt op een e-mail die deel uitmaakt van een thread in de inbox van conversaties en je gebruikt een e-mailadres van het team om te antwoorden, als je een ticket selecteert in het vervolgkeuzemenu Gekoppeld aan wordt de e-mailactiviteit opgeslagen in het ticketrecord en weergegeven als onderdeel van de thread in de inbox. Daarom worden alle eerdere e-mails in de thread ook geassocieerd met het ticketrecord.

13. Stel je antwoord op, formatteer het en klik op Verzenden.

Eén-op-één e-mails doorsturen

Als u het antwoord van een contactpersoon naar een ander lid van uw team of iemand buiten uw organisatie moet sturen, kunt u de e-mail doorsturen vanuit het CRM.

1. Navigeer naar uw records:
• Contactpersonen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
• Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
• Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
• Aangepaste objecten: Navigeer in uw HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als je account meer dan één aangepast object heeft, ga dan met de muis over Aangepaste objecten en selecteer het aangepaste object dat je wilt bekijken.
2. Klik op de naam van een record.
3. Zoek de e-mail op de tijdlijn van de record en klik op Doorsturen.
4. Voer in het veld Aan het e-mailadres van de ontvanger in.
5. Om de volledige thread te bekijken, klikt u op de drie puntjes linksonder op .
6. Klik op Doorsturen.

De doorgestuurde e-mail verschijnt op de tijdlijn van de contactpersoon, met 'E-mail - Doorsturen' voor de onderwerpregel.

Eén-op-één e-mails verzenden en beantwoorden in de HubSpot mobiele app

Om een nieuwe e-mail naar een contact te sturen in de HubSpot mobiele app:

1. Open de HubSpot app op je apparaat.
2. Als taken in de lijst Komende taken op de startpagina van de HubSpot app e-mailtaken zijn die zijn gekoppeld aan een contact met een e-mailadres, dan kun je op het e-mailpictogram email tikken om een e-mail naar het gekoppelde contact samen te stellen.
   
   
3. Tik op Menu en vervolgens op Contactpersonen in de linker zijbalk.
4. Tik op de naam van een contactpersoon om diens record te openen.
5. Tik onder de foto van de contactpersoon op het e-mailpictogram email.
6. Voer in het venster E-mailcompositie een onderwerp in voor uw e-mail en voer eventuele extra contactpersonen in het CC/BCC-veld in.
7. Je kunt een e-mailbericht vanaf nul invoeren of je kunt een verkoop e-mailsjabloon uit je account gebruiken. Als je een sjabloon wilt gebruiken, klik je bovenaan op Sjabloon gebruiken en selecteer je een sjabloon in de lijst.
8. Onderaan het scherm kun je extra inhoud van je apparaat of HubSpot-account toevoegen:
   1. Om bestanden, documenten, afbeeldingen of andere content van je apparaat bij te voegen, tik je op het attach bijlagepictogram en selecteer je vervolgens de content uit de galerij van je apparaat.
   2. Tik op hetpictogram salesTemplates sjablonen om een van uw verkoopsjablonen te gebruiken.
   3. Om een vergaderingslink aan de e-mail toe te voegen, tikt u op het pictogram meetings vergaderingslink en selecteert u een vergaderingslink uit de lijst.
   4. Tik op het pictogram textSnippet knipsels om een knipsel in uw e-mail op te nemen.
   5. Tik op het pictogram dynamicFilter bliksem om de AI-assistent te gebruiken om je te helpen inhoud voor je e-mail te genereren.
9. Om de e-mail onmiddellijk te verzenden, tikt u rechtsboven op Verzenden .
10. Om je e-mail in te plannen, tik je op het pictogram down rechtsboven naast Verzenden en vervolgens op een van de opties. Verschillende veelgebruikte verzendtijden zijn beschikbaar als standaardopties of je kunt op Aangepast tikken om handmatig de datum en tijd op te geven waarop je e-mail wordt verzonden.

U kunt ook antwoorden, alles beantwoorden of doorsturen naar een e-mail rechtstreeks vanuit een recordtijdlijn:

1. Tik op Menu en vervolgens op het recordtype in de linkerzijbalk (bijvoorbeeld Contacten, Deals, Bedrijven of Tickets).
2. Tik op de recordnaam.
3. Zoek de e-mail op de tijdlijn en antwoord direct of bekijk de e-mail eerst:
4. Om de e-mail direct te beantwoorden, tikt u op de drie verticale punten verticalMenu rechtsboven in de e-mailkaart en tikt u vervolgens op Beantwoorden of Alles beantwoorden.
   
   
5. Als u de oorspronkelijke e-mail eerst wilt bekijken voordat u uw antwoord opstelt of doorstuurt, tikt u op de e-mail. Tik vervolgens onderin het scherm op Beantwoorden, Alles beantwoorden of Doorsturen.
   
   

(Android)

Bevestig de wettelijke basis van uw contactpersoon om te communiceren

Als de instellingen voor gegevensprivacy zijn ingeschakeld, moet de wettelijke basis van de contactpersoon om te communiceren worden gevalideerd voordat je ze een één-op-één e-mail kunt sturen via HubSpot. Je kunt dit doen door een abonnement toe te voegen of een eenmalige wettelijke basis op te geven.

Let op: zelfs als de instellingen voor gegevensprivacy niet zijn ingeschakeld in je account, moet je, als een contactpersoon zich globaal heeft afgemeld voor e-mail, een eenmalige rechtsgrondslag voor communicatie opgeven voordat je hem of haar een een-op-een e-mail vanuit het CRM kunt sturen, in overeenstemming met de GDPR-vereisten. E-mails die worden verzonden vanuit een ticketrecord worden echter beschouwd als transactie en kunnen zonder wettelijke basis worden verzonden naar een uitgeschreven contactpersoon.

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
2. Klik op de naam van het record.
3. Klik in het linkerpaneel op het pictogram email E-mail.
4. Klik op Eenmalig wettelijke basis geven. Valideer vervolgens de wettelijke basis van de contactpersoon om te communiceren:
   
   • Abonnement toevoegen: klik om een abonnementstype in te stellen. Deze optie is alleen beschikbaar als de contactpersoon zich niet heeft afgemeld voor alle e-mailcommunicatie. Dit geeft u een wettelijke basis om te communiceren en stelt u in staat om het One to one-abonnement voor de contactpersoon toe te voegen, zodat u hem of haar voortaan één-op-één e-mails kunt sturen vanuit het CRM.
   • Eenmalige wettelijke basis geven: klik om een wettelijke basis toe te wijzen en uit te leggen waarom u met de contactpersoon mag communiceren zodat u hem of haar de e-mail kunt sturen. Deze optie is handig als je maar één keer met deze contactpersoon hoeft te communiceren, bijvoorbeeld als je hem een contract of een factuur mailt.
5. Zodra de wettelijke basis is gevalideerd, kun je doorgaan met het schrijven van je e-mail.

Problemen oplossen met één-op-één e-mails die niet worden verzonden

• Verzendfouten treden op wanneer een bericht niet succesvol wordt afgeleverd bij de ontvanger. Lees meer over verzendfouten in HubSpot om deze fout op te lossen.
• E-mail bounces doen zich voor wanneer een e-mail aanvankelijk is verzonden, maar vervolgens is teruggestuurd als onbestelbaar. Lees meer over e-mail bounce types in HubSpot om veelvoorkomende bounce types te begrijpen en hoe je ze kunt oplossen.

Rapportage over één-op-één e-mails

Je kunt je e-mailprestaties meten door open-, klik- en antwoordpercentages in de loop van de tijd bij te houden met behulp van aangepaste rapporten of kant-en-klare rapporten in de rapportbibliotheek:

• Als u uw eigen rapport wilt maken, leest u hoe u een aangepast rapport over één-op-één e-mails maakt.
• Voor toegang tot kant-en-klare rapporten over e-mailprestaties gebruikt u de sales analytics suite.