Połącz kanał WhatsApp ze skrzynką odbiorczą rozmów

Podłącz konto WhatsApp Business jako kanał w skrzynce odbiorczej rozmów. Wiadomości wysłane na Twój numer telefonu w WhatsApp utworzą nowy wątek w skrzynce odbiorczej.

Aby mieć dostęp do ponad 50 rozmów zainicjowanych przez firmę dziennie, musisz posiadać zweryfikowany profil w Meta Business Manager dla swojego konta WhatsApp Business. Dowiedz się więcej o weryfikacji firmy.

Aby korzystać z tego samego numeru telefonu WhatsApp Business jednocześnie w aplikacji WhatsApp Business i w HubSpot, zapoznaj się z informacjami na temat współistnienia kont WhatsApp.

Zanim zaczniesz

Przed podłączeniem konta WhatsApp Business do skrzynki odbiorczej rozmów potrzebne będą następujące informacje:

• Oficjalna nazwa firmy oraz nazwa wyświetlana w WhatsApp.
• Adres URL strony internetowej firmy.
• Firmowy adres e-mail.
• Uprawnienia administratora do firmowego konta Meta Business Manager.
• Dostęp do numeru telefonu firmowego, z którego chcesz wysyłać wiadomości.
• Numer musi umożliwiać odbieranie połączeń głosowych.
• Nie może on być częścią systemu IVR (Interactive Voice Response) ani mieć wyłączonej funkcji IVR na pewien czas.

Uwaga: używany numer telefonu nie może być powiązany z innym kontem WhatsApp, aplikacją WhatsApp for Business ani inną integracją z WhatsApp. Jeśli numer jest już powiązany z innym kontem WhatsApp, należy najpierw go odłączyć, zanim połączy się go z HubSpot.

Ograniczenia

Podczas łączenia i korzystania z integracji z WhatsApp należy pamiętać o następujących ograniczeniach:

• Z każdym kontem WhatsApp for Business może być powiązanych maksymalnie 25 numerów telefonów.
• Z synchronizacją do HubSpot będą objęte wyłącznie nowe wiadomości wysłane po połączeniu konta WhatsApp Business. Historyczne rozmowy nie zostaną zsynchronizowane.
• Po połączeniu z HubSpot wiadomości nie będą już wyświetlane w aplikacji mobilnej ani internetowej WhatsApp, a pojawią się wyłącznie w skrzynce odbiorczej rozmów na koncie HubSpot.

Konta biznesowe a konta osobiste

Ze względu na wymagania firmy Meta dotyczące korzystania z integracji z WhatsApp nie można połączyć osobistego konta WhatsApp z HubSpot — zamiast tego należy połączyć konto biznesowe. Dowiedz się, jak przekształcić konto osobiste w konto WhatsApp Business, zapoznając się z dokumentacją WhatsApp.

Podłącz konto WhatsApp Business jako kanał

Możesz podłączyć istniejące konto WhatsApp Business jako kanał w HubSpot lub utworzyć nowe konto WhatsApp Business podczas procesu podłączania.

Uwaga: podczas procesu podłączania konieczne będzie wykonanie kilku kroków w oknie konfiguracyjnym Meta. Jeśli w oknie Meta pojawi się błąd, przed zakończeniem podłączania konieczne będzie jego rozwiązanie z pomocą Meta. 

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.

2. W menu po lewej stronie kliknij opcję WhatsApp.

3. Możesz podłączyć nowy numer WhatsApp lub ponownie podłączyć istniejący: 

• • Aby podłączyć nowy numer WhatsApp, kliknij opcję „Podłącz numer telefonu WhatsApp”. 
  • Aby ponownie połączyć istniejący numer WhatsApp, kliknij opcję „Ponownie połącz” obok numeru. 

4. Kliknij „Kontynuuj w WhatsApp”.

Klikając „Kontynuuj z WhatsApp”, potwierdzasz, że rozumiesz i zgadzasz się, iż mają do Ciebie zastosowanie postanowienia sekcji „Połącz swoje konto WhatsApp Business ze skrzynką odbiorczą rozmów” zawarte w Warunkach dotyczących konkretnych produktów HubSpot. Zgodnie z Warunkami dotyczącymi konkretnych produktów HubSpot: i) zgadzasz się, że Meta Platforms, Inc. („Meta”) pełni rolę podwykonawcy przetwarzania danych na mocy Umowy o przetwarzaniu danych (DPA); oraz ii) jeśli dane klientów są przechowywane poza Stanami Zjednoczonymi, zgadzasz się, że Meta będzie podlegać postanowieniom sekcji „Wyłączenia” zawartej w Polityce regionalnego hostingu danych HubSpot. Łącząc swoje konto WhatsApp Business z HubSpot, wyrażasz zgodę na Warunki rozwiązania biznesowego WhatsApp dostępne pod adresem https://www.whatsapp.com/legal/business-solution-terms/.

8. Wybierz zasoby biznesowe, które chcesz udostępnić platformie HubSpot:

   • Kliknij menu rozwijane „Portfolio biznesowe ” i wybierz portfolio biznesowe. 

   • Kliknij menu rozwijane „Konto WhatsApp Business” i wybierz konto WhatsApp Business.
     

9. Kliknij „Dalej”. 
   • W sekcji „Dodaj swój numer telefonu WhatsApp” wybierz opcję „Użyj nowego lub istniejącego numeru telefonu WhatsApp”. 
   • Kliknij menu rozwijane „Numer telefonu ”, aby dodać nowy numer telefonu WhatsApp lub wybrać istniejący. 
10. Kliknij „Dalej”.

11. Sprawdź uprawnienia, do których HubSpot będzie potrzebował dostępu w celu nawiązania połączenia, a następnie kliknij „Kontynuuj”.

12. Kliknij „Zakończ”. 
13. Kliknij opcję „Połącz ze skrzynką odbiorczą”. 
14. W prawym panelu kliknij menu rozwijane Wybierz istniejącą skrzynkę odbiorczą i wybierz skrzynkę, którą chcesz połączyć. 
15. Kliknij „Zapisz”. WhatsApp jest teraz połączony z Twoją skrzynką odbiorczą. Kliknij „Wyświetl kanał w skrzynce odbiorczej ”, aby przejść do ustawień kanału. 

Utwórz widok WhatsApp w skrzynce odbiorczej rozmów

Rozmowy WhatsApp będą wyświetlane na liście rozmów powiązanych z dowolnym filtrem stanu na lewym pasku bocznym (np. „Wszystkie otwarte” , „Wszystkie zamknięte”, „Wysłane” itp.), ale zdecydowanie zaleca się utworzenie widoku niestandardowego w celu filtrowania wiadomości dotyczących konkretnie połączonych kanałów WhatsApp:

Aby utworzyć widok niestandardowy dla wiadomości WhatsApp:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Skrzynka odbiorcza. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Skrzynka odbiorcza.
2. W lewym dolnym rogu kliknij menu rozwijane „Działania ”, a następnie wybierz opcję „Utwórz widok”.
3. W prawym panelu wpisz „WhatsApp ” jako nazwę kanału, a następnie kliknij „Dalej”.
4. W sekcji „Typ filtru ” wybierz opcję „Właściwości rozmów”.
5. W pasku wyszukiwania wyszukaj i wybierz opcję „Źródło”.
6. Kliknij menu rozwijane „jest dowolnym z ”, a następnie wyszukaj i wybierz opcję „WhatsApp”.
7. Kliknij „Utwórz widok”.

Nowy widok pojawi się poniżej innych domyślnych filtrów i widoków skrzynki odbiorczej rozmów.

Więcej informacji na temat tworzenia widoków niestandardowych i zarządzania nimi w skrzynce odbiorczej rozmów znajdziesz w tym artykule.

Tworzenie i odpowiadanie na wiadomości WhatsApp w HubSpot

Rozmowę na WhatsApp z poszczególnymi kontaktami w HubSpot możesz rozpocząć z poziomu rekordu kontaktu lub z poziomu powiązanego rekordu firmy, transakcji, zgłoszenia lub obiektu niestandardowego. Rozmowy na WhatsApp możesz również rozpoczynać bezpośrednio w skrzynce odbiorczej rozmów.

Przychodzące wiadomości WhatsApp utworzą nowy wątek w skrzynce odbiorczej rozmów i rozpoczną sesję WhatsApp. Ty i Twój zespół możecie odpowiadać na wiadomości WhatsApp w skrzynce odbiorczej rozmów przez cały czas trwania sesji.

Sesje WhatsApp pozostają otwarte przez 24 godziny od ostatniej odpowiedzi od kontaktu. Po zamknięciu istniejącej sesji WhatsApp możesz ponownie zainicjować wątek, wysyłając do kontaktu wiadomość szablonową. Jeśli kontakt odpowie na Twoją wiadomość szablonową, otworzy się nowa 24-godzinna sesja, podczas której możesz wysyłać wiadomości WhatsApp niebędące szablonami.

Limity

wiadomości WhatsApp

Jak działają limity miesięczne?

Limit 1 000 wiadomości szablonowych miesięcznie jest wspólny dla wszystkich połączonych kont WhatsApp Business. Dzień miesiąca, w którym limit się resetuje, zależy od daty pierwszego zakupu subskrypcji Marketing Hub lub Service Hub w wersji Professional lub Enterprise . Na przykład, jeśli subskrypcja rozpoczęła się 28 października, limit zresetuje się 28 dnia każdego miesiąca. Dowiedz się więcej o cenach WhatsApp.

Jeśli subskrypcja rozpoczęła się 31 dnia miesiąca, a miesiąc ma mniej niż 31 dni, limit zostanie zresetowany ostatniego dnia tego miesiąca.

HubSpot nie pobiera opłat za rozmowy w ramach bezpłatnego punktu wejścia. Dowiedz się więcej o rozmowach w ramach bezpłatnego punktu wejścia.

Jak liczone są rozmowy na WhatsApp?

Istnieją dwa rodzaje rozmów w WhatsApp: 

• Rozmowy zainicjowane przez firmę: rozpoczynają się, gdy Twoja firma wysyła do użytkownika wcześniej zatwierdzoną wiadomość szablonową.
• Rozmowy zainicjowane przez użytkownika (obsługa klienta): rozpoczynają się, gdy użytkownik wysyła wiadomość do Twojej firmy, a firma odpowiada w ramach aktywnej sesji obsługi klienta.

Po rozpoczęciu rozmowy wszystkie wiadomości wymienione w ciągu 24-godzinnego okna rozmowy liczą się jako jedna rozmowa w tej kategorii.

W HubSpot zarówno rozmowy zainicjowane przez firmę, jak i przez użytkownika wliczają się do miesięcznego limitu rozmów w WhatsApp.

Obsługiwane typy multimediów w wiadomościach

Wiadomości WhatsApp mogą zawierać różne typy multimediów i załączników w zależności od tego, czy wiadomość została wysłana, czy odebrana przez konto firmowe.

1. W wiadomościach odbieranych na połączonym koncie firmowym obsługiwane są następujące typy multimediów:
   • Obrazy
   • Filmy i pliki GIF (3gpp lub mp4)
   • Wiadomości głosowe
   • Załączniki (np. mp3, PDF itp.)
   • Lokalizacja
   • Naklejki
   • Udostępnianie kontaktów
2. W wiadomościach wysyłanych z połączonego konta firmowego obsługiwane są następujące typy multimediów:
   • Obrazy lub filmy przesłane za pomocą narzędzia do obsługi plików

• • Załączniki
  • Linki do spotkań
  • Oferty
  • Linki do bazy wiedzy
  • Dokumenty

Rozpocznij rozmowę na WhatsApp z osi czasu rekordu

Aby utworzyć wiadomość bezpośrednio z osi czasu rekordu:

1. Przejdź do strony głównej powiązanych rekordów:
   1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Kontakty. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Kontakty.
   2. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Firmy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Firmy.
   3. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Transakcje. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Transakcje.
   4. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Zgłoszenia. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Zgłoszenia.
2. Kliknij nazwę wpisu.
3. W panelu po lewej stronie kliknij ikonę WhatsApp. Jeśli ikona WhatsApp nie pojawia się pod nazwą wpisu, kliknij ikonę wielokropka, a następnie wybierz opcję Utwórz wiadomość WhatsApp.

4. W wyskakującym okienku napisz wiadomość:
   • Kliknij menu rozwijane „Od ” i wybierz połączone konto firmowe.
   • Jeśli kontakt nie wysłał do Twojej firmy wiadomości WhatsApp w ciągu ostatnich 24 godzin, możesz wysłać wiadomość z inicjatywy firmy tylko poprzez wybranie jednego z szablonów wiadomości.

• • Kliknij opcję „Wyślij szablon”.
  • W oknie dialogowym znajdź swój szablon, a następnie kliknij „Wyślij szablon”.
  • Może pojawić się monit o przejście do skrzynki odbiorczej rozmów w celu udzielenia odpowiedzi na wiadomości, jeśli istnieje już wątek z tym kontaktem.

Tworzenie i odpowiadanie na wiadomości w skrzynce odbiorczej rozmów

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do CRM > Skrzynka odbiorcza. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji CRM > Skrzynka odbiorcza.
2. Aby napisać nową wiadomość:
   • W lewym dolnym rogu kliknij „Utwórz”.
   • W oknie podręcznym w prawym dolnym rogu:
     • Kliknij menu rozwijane „Do” i wyszukaj nazwę kontaktu powiązanego z numerem telefonu WhatsApp.
     • Kliknij menu rozwijane „Od” , aby wybrać jedno ze swoich połączonych kont WhatsApp Business.
     • Jeśli kontakt nie wysłał wiadomości WhatsApp do Twojej firmy w ciągu ostatnich 24 godzin, możesz wysłać wiadomość z inicjatywy firmy tylko poprzez wybranie jednego z szablonów wiadomości. Kliknij opcję „Wyślij szablon”, a następnie w oknie dialogowym znajdź odpowiedni szablon i kliknij „Wyślij szablon”.
     • Może pojawić się monit o przejście do skrzynki odbiorczej rozmów w celu udzielenia odpowiedzi na wiadomości, jeśli istnieje już wątek z tym kontaktem.

3. Możesz również przeglądać wiadomości w istniejących rozmowach i na nie odpowiadać:

• • Kliknij ikonę wyszukiwania w lewym górnym rogu i wpisz hasło, aby znaleźć rozmowę na WhatsApp, a następnie zastosuj filtry, aby zawęzić wyniki wyszukiwania. Możesz na przykład zastosować filtry, które wyodrębnią wiadomości pochodzące z podłączonego kanału WhatsApp. Użytkownicy Marketing Hub, Sales Hub oraz Service Hub w wersjach Professional i Enterprise mogą utworzyć widok niestandardowy zawierający wyłącznie wiadomości z WhatsApp.
  • W panelu po lewej stronie kliknij rozmowę na WhatsApp, aby ją otworzyć. W prawym górnym rogu podglądu wiadomości pojawi się ikona socialWhatsapp WhatsApp.

• • Możesz kliknąć ikonę strzałki w dół obok nazwy kontaktu, aby wyświetlić metadane wiadomości, takie jak numery telefonów nadawcy i odbiorcy, a także datę wysłania wiadomości.

4. Aby przypisać wiadomość innemu użytkownikowi, kliknij menu rozwijane „Właściciel” w lewym górnym rogu i wybierz innego użytkownika. Dowiedz się więcej o automatycznym przypisywaniu przychodzących rozmów do konkretnych użytkowników i zespołów.
5. Jeśli kontakt włączył potwierdzenia odczytu na swoim koncie WhatsApp, możesz sprawdzić, kiedy przeczytał jedną z wysłanych przez Ciebie wiadomości. Jeśli wyłączył potwierdzenia odczytu, informacja ta nie będzie widoczna.
6. W prawym panelu wyświetl informacje kontekstowe o gościu i powiązane rekordy, które pomogą Ci w udzieleniu odpowiedzi.
7. W edytorze odpowiedzi napisz swoją odpowiedź:
   • Użyj ikon znajdujących się na dole edytora, aby zmodyfikować styl tekstu, wstawić link, dodać obraz lub przesłać plik. Możesz również przeciągać i upuszczać pliki z komputera do edytora odpowiedzi.
   • Aby dodać do odpowiedzi dokument, fragment tekstu, link do spotkania, artykuł z bazy wiedzy, cytat lub film, kliknij przycisk Wstaw.

Uwaga: niektóre formaty multimediów nie mogą być dołączane do wiadomości WhatsApp. Aby dowiedzieć się więcej o obsługiwanych formatach plików dokumentów, obrazów, plików audio i wideo, zapoznaj się z dokumentacją Meta.

9. W trakcie rozmowy może zaistnieć potrzeba przejścia na e-mail lub nawiązania połączenia telefonicznego z kontaktem. Kliknij menurozwijane „Kanał” nad edytorem odpowiedzi i wybierz inny kanał.

10. Gdy będziesz gotowy do udzielenia odpowiedzi, kliknij „Wyślij”.

Jeśli wiadomość przychodząca została wysłana z numeru telefonu, który zgadza się z numerem zapisanym w właściwości „Numer telefonu ” lub „Numer telefonu komórkowego ” danego kontaktu, rozmowa zostanie automatycznie powiązana z tym kontaktem i zarejestrowana na osi czasu aktywności tego kontaktu.

Jeśli nie zostanie znalezione dokładne dopasowanie, rozmowa pojawi się jako Nieznanego gościa i można ją ręcznie powiązać z odpowiednim kontaktem.

Jeśli dwóch kontaktów ma ten sam numer telefonu, w skrzynce odbiorczej rozmów trzeba będzie wybrać, z którym z nich powiązać wiadomość.

Rozwiązywanie problemów z nieobsługiwanymi typami wiadomości

Ze względu na ograniczenia API niektóre typy wiadomości i odpowiedzi nie są obsługiwane, a treść wiadomości nie pojawi się w skrzynce odbiorczej rozmów.

W takich przypadkach zamiast wiadomości pojawi się następujący komunikat o błędzie:

Wiadomość zawiera treść lub akcję, której nie możemy wyświetlić w miejscu wiadomości. 

Niesupportowane wiadomości mogą występować z powodu jednej z poniższych sytuacji:

• Reakcja użytkownika WhatsApp na wiadomość
• Użytkownik WhatsApp usuwa wiadomość
• Wiadomość WhatsApp zawiera załączniki, które nie znajdują się na liście obsługiwanych typów multimediów.
• Nieobsługiwany typ wiadomości (np. ankieta)

Wiadomości poddane kwarantannie

Wiadomości naruszające zasady dotyczące treści serwisu WhatsApp zostaną oznaczone, a ich treść zostanie ukryta w skrzynce odbiorczej, aby zapobiec potencjalnym próbom phishingu i zmniejszyć ryzyko ujawnienia danych

osobowych

.

W takim przypadku treść wiadomości zostanie zastąpiona następującym komunikatem o błędzie:

Nie można wyświetlić danych wrażliwych. Ta wiadomość zawiera dane osobowe. HubSpot i WhatsApp ograniczają dostęp do tych danych.

Usuń kanał WhatsApp ze skrzynki odbiorczej rozmów

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcjiSkrzynka odbiorcza i centrum pomocy > Skrzynka odbiorcza.
3. . Jeśli masz skonfigurowanych wiele skrzynek odbiorczych, użyj menu rozwijanego „Bieżący widok ”, aby wybrać skrzynkę odbiorczą, z którą połączono kanał WhatsApp.
4. Najedź kursorem na kanał i kliknij „Usuń”.
5. W oknie dialogowym kliknij „Usuń konto”. Usunięcie konta nie spowoduje usunięcia istniejących rozmów ze skrzynki odbiorczej.

Więcej informacji

• Szczegóły wiadomości WhatsApp przechowywane we właściwościach rozmów można również wykorzystać w przepływach pracy i raportowaniu.
• W koncie WhatsApp Business możesz tworzyć i synchronizować szablony wiadomości, które następnie można spersonalizować w HubSpot. Dowiedz się więcej o tym, jak dostosowywać i wysyłać szablony wiadomości.