Hantera betalningar

När du har konfigurerat HubSpot-betalningar eller anslutit ditt Stripe-konto som ett alternativ för betalningsbehandling kan du börja samla in betalningar i HubSpot med hjälp av fakturor, betalningslänkar, offerter, äldre offerter och prenumerationer. Du kan också registrera manuella betalningar på fakturor utan att ansluta en betalningsbehandlare, medan integrationer, till exempel QuickBooks Online, också registrerar betalningar där så är tillämpligt.

När du samlar in en betalning genom någon av dessa metoder lagras betalningsuppgifterna i ett betalningsregister i HubSpot. Läs mer nedan om hur du hanterar dina inkasserade betalningar, inklusive hur du utfärdar återbetalningar, skickar kvitton på nytt och hämtar rapporter om dina betalningar och utbetalningar.

Inkassering av betalningar

När en betalning behandlas kommer följande att ske:

• Du kommer att få ett meddelande om betalning. Om du inte vill få aviseringar om genomförda betalningar kan du stänga av e-postaviseringar om betalningar i dina aviseringsinställningar.

• Köparen kommer att få en kopia av sitt kvitto i sin e-postinkorg. Kvittot visas på det språk som angetts i köparens egenskap Önskat språk. Läs mer om köparens upplevelse av utcheckningen.

• Om betalningen gjordes mot en faktura bifogas fakturan som en PDF-fil till betalningskvittot.
• Om inställningen för att skapa fakturor är aktiverad kommer en faktura att skapas på ditt konto för betalningar från betalningslänkar, offerter eller Prenumerationer. Köparen får en kopia av kvittot i sin inkorg, med fakturan bifogad som en PDF.
• Ett Betalningsregister skapas och associeras med relevant kontakt, företag, Prenumerationspost, Fakturapost och Affärsregister. Du kan också komma åt dina betalningsregister på sidan med betalningsindex.
• Ett Kontaktregister skapas med hjälp av den e-postadress som köparen anger vid utcheckningen om det inte finns något matchande register.
  • Om din prenumeration innehåller kontakter för marknadsföring (t.ex. kontakter som du skickar e-post till eller riktar annonser till), kommer nya kontakter automatiskt att ställas in som kontakter för marknadsföring. Du kan skapa ett arbetsflöde för att ange befintliga kontakter som kontakter för marknadsföring vid betalning.
  • Om du inte vill att kontakter som gör betalningar ska anges som marknadsföringskontakter kan du lära dig hur du anger kontakter som kontakt ej för marknadsföring, inklusive att skapa ett arbetsflöde för att automatisera den processen.

  Observera: verktyget för betalningar är avsett att användas för vanliga onlinebetalningar och stöder inte insamling av känslig betalningsinformation från dina köpare muntligen eller via telefon. Om du har skickat en betalning på uppdrag av en köpare kan det leda till att betalningen associeras med fel kontakt. Detta beror på att du har fyllt i ett HubSpot-formulär tidigare och skickar in betalningen med ett icke-privat webbläsarfönster, vilket resulterar i att HubSpot använder dina befintliga kakor för att associera betalningen. För att korrigera felaktigt associerade betalningar, navigera till betalningsregistret och uppdatera det associerade kontaktregistret.

• Ett Affärsregister kommer att skapas i ditt HubSpot konto. Affärssumman kommer att uppdateras till betalningens totala belopp, inklusive eventuella rabatter. För återkommande betalningar kommer inte ett nytt Affärsregister att skapas varje gång återkommande betalningar behandlas. Dessa betalningar visas på Prenumerationsposten.
• När en köpare köper återkommande radobjekt med hjälp av en betalningslänk, offert eller äldre offert:
  • HubSpot kommer att skapa en Prenumerationspost när återkommande radobjekt har samma betalningsfrekvens och längd på Prenumerationsperioden. Om en köpare till exempel köper två månadsabonnemang med en löptid på ett år, kommer HubSpot att gruppera båda återkommande radobjekt i samma Prenumerationspost. Prenumerationen kommer att associeras med kontaktregistret och Affärsregistret.
  • HubSpot kommer att skapa separata Prenumerationsposter när återkommande radobjekt har olika betalningsfrekvenser eller terminslängder. Om en köpare till exempel köper en månads- och en årsabonnemang med en löptid på ett år kommer HubSpot att skapa två Prenumerationsposter. Prenumerationerna kommer att associeras med kontaktregistret och affärsregistret.
  • Köparen debiteras varje faktureringscykel enligt de villkor som anges i offerten eller betalningslänken, och de kommer att meddelas varje gång de debiteras. Du kan också aktivera påminnelsemail för att meddela köparen 14 dagar före nästa betalning av prenumerationen. De associerade egenskaperna för prenumerationen kommer också att uppdateras i HubSpot. Läs mer om hur du hanterar prenumerationer.
  • En faktura kommer att skapas för varje återkommande betalning, om inställningen att skapa fakturor är aktiverad i inställningarna.
• När betalningsaktiviteter inträffar, till exempel att en betalning skickas eller återbetalas, visas aktiviteterna automatiskt i betalningens associerade kontaktregister, Affärsregister och Företagsregister.

Ta emot utbetalningar

Utbetalningar är de medel som sätts in på ditt konto från dina samlade betalningar varje dag, minus eventuella avgifter, återbetalningar eller chargebacks.

• Om du använder HubSpot-betalningar kan du se utbetalningar i HubSpot.
• Om du har anslutit Stripe som ett alternativ för betalningsbehandling visas inte information om utbetalning på ditt HubSpot-konto. Istället kan du ladda ner och hantera rapporter om betalningar i Stripe.

HubSpot kommer att skicka ett dagligt e-postmeddelande om utbetalning som innehåller den totala utbetalningen. Handläggningstiderna varierar beroende på metod:

• För kortbetalningar är behandlingstiden två arbetsdagar. Under denna tid kommer statusen att vara Processing.
• För bankdebiteringsmetoder, som ACH, varierar behandlingstiderna. Under denna tid kommer statusen att vara Processing:
  • ACH: upp till fyra arbetsdagar för att debitera en köpares bankkonto.
  • BAC: upp till fem bankdagar för att debitera en köpares konto.
  • PAD: upp till fem arbetsdagar för att debitera en köpares konto.
  • SEPA: upp till 14 arbetsdagar för att debitera en köpares konto.

Om det finns dagar då den dagliga utbetalningen är mindre än de återbetalningar eller chargebacks som behandlats den dagen kommer HubSpot att debitera ditt konto för att täcka skillnaden. På dessa dagar kommer du att få ett e-postmeddelande om utbetalning från HubSpot som innehåller summan som debiterats från ditt konto.

Läs mer om automatisk debitering och pausade utbetalningar i Stripes dokumentation, HubSpots partner för behandling av betalningar när du använder HubSpot-betalningar.

Ladda ner rapporter om betalningar

Observera: om du har anslutit Stripe som ett alternativ för betalningsbehandling kommer fliken Utbetalningar inte att visas på ditt HubSpot-konto. Istället kan du ladda ner och hantera rapporter om betalningar i Stripe.

Ladda ner rapporter som innehåller information om din betalning eller utbetalning samt en avstämningsrapport för betalningen.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Konton för Betalningar i den vänstra sidomenyn.
3. Klicka på fliken Utbetalningar längst upp. Du kan se din utbetalningshistorik, inklusive enskilda betalningar och deras status.
4. Om du vill visa mer information om en utbetalning klickar du påutbetalningsdatumet för att visa detaljerna i den högra panelen.
5. Om du vill ladda ner en rapport över ditt kontos betalningar eller utbetalningar klickar du uppe till höger på download Hämta rapporter och välj sedan en av följande typer av rapporter:
   • Avstämning av betalningar: visa en lista över utbetalningar med specificerad information om betalningen. Rapporten innehåller de transaktioner som ingår i varje utbetalning, t.ex. betalningar, återbetalningar och avgifter, i fallande ordning. Innehåller ID, rapportkategori, kundnamn och e-post, betalnings-ID, utbetalnings-ID och status för utbetalningen.
   • Detaljer om betalningar: se alla transaktioner som köparen har gjort, t.ex. engångs- och återkommande betalningar, återbetalningar, transaktionsavgifter och tvister. Innehåller saldotransaktionens ID, rapportkategori, beskrivning, kundnamn och e-post samt ID för betalning.
   • Utbetalningsinformation: visa alla betalningar från köpare som ingår i din dagliga utbetalningssumma, inklusive utbetalningens ID, saldotransaktionens ID och utbetalningens förväntade ankomstdatum.
6. I dialogrutan klickar du på rullgardinsmenyn Filformat och väljer ett format och klickar sedan på Export. Exporten kommer att skickas till dig via e-post och du kommer att meddelas i plattformen när exporten är klar.

• Du får ett meddelande via e-post när en tvist har inletts, vunnits eller förlorats. Dessa kan stängas av i dina inställningar för meddelanden om betalningar. Klicka på Motarbeta tvist i e-postmeddelandet för att starta ett svar på en tvist.

Nedan kan du lära dig hur du:

• Visa tviststatusar på betalningsregistret.
• Vidta åtgärder för öppna tvister som har statusen Disputed (åtgärd krävs).
• Spårning av tvister i betalningsregistret.
• Använd Egenskaperna för tvister för att få mer information om en viss tvist.

Visa en lista över betalningar med omtvistade statusar

Tviststatus för en betalning kan vara:

• Disputed (action required): tvisten har inletts och måste bemötas eller accepteras.
• Disputed (awaiting decision): tvisten har bemötts och inväntar bankens beslut.
• Tvistig (vann): banken dömde till handlarens fördel.
• Disputed (förlorad): banken dömde till kortinnehavarens fördel.

För att visa betalningar med tvistiga statusar:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
2. Klicka på fliken Tvister högst upp på sidan.
3. De omtvistade betalningarna kommer att visas.
   
   

   

   De kolumner som visas är:

   • Summa brutto
   • Datum för betalning
   • Betalningens associerade kontakt
   • Metod för betalning (t.ex. kort, ACH)
   • Status
   • Datum då tvisten uppstod
   • Orsak till tvisten (t.ex. bedrägeri, produkten inte mottagen)
   • Summa i tvisten
   • Tidsfrist för tvisten
   • Datum för stängning av tvisten
4. Om du vill filtrera en annan vy klickar du på Status längst upp till vänster, väljer en eller flera av tviststatusarna och sparar vyn.

   
   

5. Om du vill visa detaljer om tvisten klickar du på bruttobeloppet för en betalning.
   I den högra panelen visar du informationen om tvisten under Tvistdetaljer.
   
   

Svara på tvister

Svara på tvister med statusen Tvistad (åtgärd krävs) från indexsidan för betalningar och ladda upp bevis direkt från betalningen. Att svara på en tvist:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
2. Klicka på fliken Tvister högst upp på sidan.
   
   
3. Klicka på bruttosumman för den omtvistade betalningen.
4.  I den högra panelen, under Dispute details:
   • Klicka på Motarbeta tvist för att motarbeta tvisten.
     • Svara på frågorna om tvisten och klicka sedan på Nästa.
     • Fyll i eventuella ytterligare uppgifter och klicka sedan på Nästa.
     • Ladda upp dina bevis, ange eventuell ytterligare information och klicka på Granskning.
     • Tvisten kommer då att flyttas till statusen Disputed (i väntan på beslut).  
     • Du kan spåra tvisten i betalningsregistret.
   • Klicka på Acceptera tvist för att acceptera och stänga tvisten.
     
     

Spårning av tvister

Spårning av aktiviteter och tidslinjer för tvister från betalningsregistret:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
2. Klicka på fliken Tvister högst upp på sidan.
   
   
3. Klicka på bruttosumman för den omtvistade betalningen.
4. Bläddra till kortet Historik för att se historiken för betalningen. Tvistinformationen och tidslinjen för betalning kommer att uppdateras med tvistens status under hela processen.
5. Bläddra till kortet Dispute details för att visa information om tvisten.
   
   

   

Tvister om egenskaper

Egenskaperna för tvisten kan läggas till som kolumner på indexsidan för betalningar och användas i andra HubSpot-verktyg, t.ex. segment, rapporter och arbetsflöden. Egenskaperna för tvisten är:

• Tvistens skapandedatum: det datum då tvisten skapades.
• Tvistens summa: den summa som tvisten gällde.
• Tvistens tidsfrist: tidsfristen för ett beslut om tvist.
• Orsak till tvisten: orsaken till tvisten.

Exportera betalningsregister

Exportera betalningsregister från sidan med betalningsindex. Du kan exportera till CSV, XLS eller XLSX.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Betalningar.
2. Klicka på Export längst upp till höger. I dialogrutan:
   • Ange ett namn på exporten i fältet Export name .
   • Klicka på rullgardinsmenyn Filformat och välj ett format.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Språk för kolumnrubriker och välj ett språk.
   • Klicka för att expandera avsnittet Customize (Anpassa) för att anpassa exporten ytterligare:
     • Under Egenskaper som ingår i exporten väljer du vilka egenskaper som ska ingå i exporten.
     • Under Associations included in export markerar du kryssrutan Include associated record name för att inkludera associerade postnamn (t.ex. fakturanamnet).
     • Under Associations included in export väljer du om du vill inkludera upp till 1 000 associerade register eller alla associerade register.
   • Klicka på Export. Läs mer om export av register.

Använd betalningar i andra HubSpot-verktyg

Du kan använda egenskaper för betalningar i andra verktyg, t.ex. arbetsflöden och segment.

1. Skapa ett betalningsbaserat arbetsflöde för att automatiskt skicka ett välkomstmeddelande till köpare så snart en lyckad betalning har gjorts:
   • Skapa ett nytt arbetsflöde med objektet Betalningar .
   • Användegenskapen Source som en utlösare för när en betalning görs med en betalningslänk. Använd egenskapen Source ID om du vill skapa ett arbetsflöde för en specifik betalningslänk.
   • Välj åtgärden Skicka e-post och välj ett e-postmeddelande som ska skickas till alla som genomför en betalning.
     
     
2. Skapa ett betalningsbaserat arbetsflöde för att automatiskt skapa en uppgift när en betalning över en viss summa har misslyckats:
   • Skapa ett nytt arbetsflöde med objektet Betalningar .
   • Använd egenskapen Status som utlösare och ställ in statusen till Misslyckades.
   • Lägg till ytterligare kriterier i utlösaren för egenskapen Summa betald och ange en summa .
   • Välj åtgärdsuppsättningen Skapa uppgift och ställ in uppgiften.
     
     
3. Skapa ett segment av kontakter som gjort betalningar med kort:
   • Skapa ett nytt segment.
   • Välj Kontakter och klicka på Nästa.

1. • Klicka på + Lägg till filter.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Visning och välj Betalningar.
   • Klicka på egenskapen Betalning .
   •  Klicka på rullgardinsmenyn och välj Card.
   • Klicka på Nästa för att granska och spara segmentet.