Administrer betalinger

Etter at du har satt opp HubSpot-betalinger eller tilkoblet Stripe-kontoen din for betalingsbehandling, kan du begynne å samle inn betalinger i HubSpot ved hjelp av fakturaer, betalingslenker og tilbud direkte i kundeplattformen din. Det er også mulig å oppføre manuelle betalinger på fakturaer uten å måtte tilkoble en betalingsbehandler, mens integrering med for eksempel QuickBooks Online også vil oppføre betalinger der det er aktuelt.

Når du samler inn en betaling via en av disse metodene, lagres betalingsopplysningene i en betalingsoppføring. Nedenfor kan du lese mer om hvordan du administrerer innbetalinger i HubSpot, inkludert hvordan du utsteder refusjoner, sender kvitteringer på nytt og laster ned rapporter over betalinger og utbetalinger.

Hvis du vil ha et mål på hvordan betalingene dine fungerer, kan du lære mer om hvordan du oppretter et instrumentpanel for betalingsinntekter.

Innkrevninger

Når en betaling behandles, vil følgende skje:

• Du vil motta et betalingsvarsel. Hvis du ikke ønsker å motta et varsel om en fullført betaling, kan du slå av e-postvarsler for betalinger i varslingsinnstillingene dine.

• Kjøperen vil motta en kopi av kvitteringen i e-postboksen sin. Kvitteringen vises på det språket som er angitt i egenskapen Foretrukket språk for kjøperen. Finn ut mer om hvordan kjøperen opplever betalingen.

• Hvis betalingen er mot faktura, vil fakturaen være vedlagt som PDF-fil til betalingskvitteringen.
• Hvis innstillingen for å opprette fakturaer er slått på, blir det opprettet en faktura på kontoen din for betalinger fra betalingslenker, tilbud eller abonnementer. Kjøperen vil motta en kopi av kvitteringen i innboksen sin, med fakturaen vedlagt som PDF.
• En Betalingsoppføring opprettes og tilknyttes den relevante kontaktpersonen, bedriften, abonnementet, fakturaen og Avtaleoppføringen. Du kan også få tilgang til betalingsoppføringene dine på siden Betalingsoppføring.
• Det opprettes en kontaktoppføring ved hjelp av e-postadressen som kjøperen oppga på betalingssiden, hvis det ikke allerede finnes en oppføring med denne e-postadressen.
  • Hvis abonnementet ditt inkluderer markedsføringskontakter (kontakter du engasjerer deg med gjennom HubSpots markedsføringsverktøy hver måned (f.eks. e-postmarkedsføring, annonser)), vil nye kontakter automatisk bli angitt som markedsføringskontakter. Du kan opprette en arbeidsflyt for å angi eksisterende kontakter som markedsføringskontakter ved betaling.
  • Hvis du ikke vil at kontakter som foretar betalinger, skal angis som markedsføringskontakter, kan du lære hvordan du angir kontakter som kontakter utenfor markedsføring, inkludert hvordan du oppretter en arbeidsflyt for å automatisere denne prosessen.

  Merk: Betalingsverktøyet er beregnet for bruk i vanlige betalingstransaksjoner på nett, og støtter ikke innhenting av sensitiv betalingsinformasjon fra kjøperne dine muntlig eller via telefon. Hvis du har sendt inn en betaling på vegne av en kjøper, kan det føre til at betalingen blir tilknyttet feil kontakt. Dette skyldes at du har fylt ut et HubSpot-skjema tidligere og sender inn betalingen ved hjelp av et ikke-privat nettleservindu, noe som resulterer i at HubSpot bruker dine eksisterende informasjonskapsler for å tilknytte betalingen. Hvis du vil rette opp feil tilknyttede betalinger, går du til betalingsoppføringen og oppdaterer den tilknyttede kontaktoppføringen.

• En avtaleoppføring opprettes i HubSpot-kontoen din, og beløpet for avtalen oppdateres til betalingsoppføringen, inkludert eventuelle rabatter. For gjentatte betalinger opprettes det ikke en ny Avtaleoppføring hver gang gjentatte betalinger behandles, men disse betalingene vises på Abonnementsoppføringen.
• Når en kjøper kjøper gjentatte linjeelementer ved hjelp av en betalingslenke eller et tilbud:
  • HubSpot oppretter én abonnementsoppføring når gjentakende linjeelementer har samme betalingsfrekvens og lengde på perioden. Hvis en kjøper for eksempel kjøper to månedlige abonnementer med ett års varighet, vil HubSpot gruppere begge de gjentakende linjeelementene i samme abonnementsoppføring. Abonnementet blir tilknyttet kontaktoppføringen og avtaleoppføringen.
  • HubSpot oppretter separate Abonnementsoppføringer når gjentakende linjeelementer har forskjellige betalingsfrekvenser eller terminlengder. Hvis en kjøper for eksempel kjøper ett månedlig og ett årlig abonnement med ett års varighet, vil HubSpot opprette to abonnementsoppføringer. Abonnementene blir tilknyttet kontaktoppføringen og avtaleoppføringen.
  • Kjøperen vil bli belastet hver faktureringssyklus i henhold til vilkårene som er angitt i tilbudet eller betalingslenken, og de vil bli varslet hver gang de blir belastet. Du kan også slå på påminnelses-e-poster for å varsle kjøperen 14 dager før neste betaling av abonnementet. Tilknyttede egenskaper for abonnementet vil også bli oppdatert i HubSpot. Finn ut mer om hvordan du administrerer abonnementer.
  • Det opprettes en faktura for hver gjentakende betaling, hvis innstillingen for å opprette fakturaer er slått på i innstillingene .
• Når det skjer aktiviteter i forbindelse med en betaling, for eksempel at en betaling sendes inn eller refunderes, vises aktivitetene automatisk i betalingens tilknyttede kontakt-, avtale- og foretaksoppføringer.

Motta utbetalinger

Utbetalinger er pengene som settes inn på kontoen din fra de innsamlede betalingene hver dag, minus eventuelle gebyrer, refusjoner eller tilbakeføringer.

• Hvis du bruker HubSpot-betalinger, kan du se utbetalinger i HubSpot.
• Hvis du har tilkoblet Stripe som betalingsbehandling, vil ikke informasjon om utbetalinger vises på HubSpot-kontoen din, og du må i stedet laste ned og administrere rapporter om betalinger i Stripe.

HubSpot sender en daglig e-post med varsel om utbetaling som inkluderer utbetalingssummen. Behandlingstiden varierer fra metode til metode:

• For kortbetalinger er behandlingstiden to virkedager. I løpet av denne tiden vil statusen være Behandling.
• For bankdebetmetoder, for eksempel AOS, varierer behandlingstiden. I løpet av denne tiden vil statusen være Behandling:
  • AOS: opptil fire virkedager for å belaste en kjøpers konto.
  • BAC: opptil fem virkedager for å belaste en kjøpers konto.
  • PAD: opptil fem virkedager for å belaste en kjøpers konto.
  • SEPA: opptil 14 virkedager for å belaste kjøperens konto.

Hvis det er dager der den daglige utbetalingssummen er mindre enn refusjonene eller tilbakeførslene som er behandlet den dagen, vil HubSpot belaste kontoen din for å dekke differansen. På disse dagene vil du motta en e-post med utbetaling fra HubSpot som inneholder beløpet som er trukket fra kontoen din.

Les mer om automatisk debitering og pausede utbetalinger i dokumentasjonen til Stripe, HubSpots partner for behandling av betalinger ved bruk av HubSpot-betalinger.

Last ned rapporter om betaling

Merk: Hvis du har tilkoblet Stripe som betalingsbehandling, vil ikke fanen Utbetalinger vises på HubSpot-kontoen din. Last i stedet ned og administrer betalingsrapporter i Stripe.

Du kan laste ned rapporter som inneholder opplysninger om betaling eller utbetaling, samt en rapport om betalingsavstemming.

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. Gå til Kontonummer i venstre sidemeny, og gå til Kontonummer for betalinger.
3. Klikk på fanen Utbetalinger øverst. Du kan se historikken for utbetalingene dine, inkludert individuelle utbetalinger og statusen deres.
4. Hvis du vil se mer informasjon om en utbetaling, klikker du påutbetalingsdatoen for å se detaljene i høyre sidefelt.
5. Hvis du vil laste ned en rapport over inn- og utbetalinger på kontoen din, klikker du øverst til høyre på download Last ned rapporter, og velg deretter en av følgende typer rapporter:
   • Avstemming av utbetalinger: Se en liste over utbetalinger med spesifiserte betalingsdetaljer. Rapporten inneholder transaksjonene som inngår i hver utbetaling, for eksempel utbetalinger, refusjoner og gebyrer, i synkende rekkefølge.
   • Betalingsdetaljer: Se alle kjøpers transaksjoner, for eksempel engangsbetalinger og gjentatte betalinger, refusjoner, transaksjonsgebyrer og tvister.
   • Detaljer om utbetaling: Se alle kjøperbetalinger som er inkludert i den daglige utbetalingen.
6. I dialogboksen klikker du på rullegardinmenyen Filformat , velger et format og klikker deretter på Eksport. Eksporten vil bli sendt til deg via e-post, og du vil bli varslet i plattformen når eksporten er klar.

Vis og eksporter betalingsoppføringer

Når du samler inn en betaling i HubSpot, lagres betalingsopplysningene i en betalingsoppføring på betalingens indeksside.

Merk: Hvis det ikke finnes betalingsoppføringer på indekssiden (f.eks. ingen fullførte transaksjoner), blir du omdirigerte til betalingsinnstillingene for å fullføre oppsettet av betalinger.

Vis betalingsoppføringer

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Betalinger.
2. Betalingsoppføringene dine vises i tabellen på indekssiden. I kolonnen Status kan du se betalingsstatusen:
   • Behandling: Behandlingstiden for betaling avhenger av hvilken betalingsmetode som brukes. Når betalingen er behandlet, endres statusen enten til Lyktes eller Mislyktes. Les mer om behandlingstider.
   • Lyktes: Betalingen ble innhentet fra kjøperen.
   • Mislyktes: Kjøperens betalingsmåte ble ikke belastet. Denne statusen gjelder kun betalinger som gjøres via bankdebitering, for eksempel AOS, eller abonnement.
   • Delvis refundert: Betalingen ble refundert for et beløp som er mindre enn det kjøperen opprinnelig betalte.
   • Refundert: Beløpet av den opprinnelige betalingen ble refundert.
   • Behandling av refusjon: Det ble sendt inn en refusjonsforespørsel. Det kan ta fem til ti virkedager å behandle refusjoner for betalinger via bankdebitering, for eksempel AOS.

   

3. Bruk filtrene øverst til å segmentere betalingsoppføringene etter status eller betalingsdato. Klikk på + Mer for å vise flere filtre.
4. Slik filtrerer du indekssiden etter bestemte egenskaper ved betalingen:
   
   • Klikk på advancedFilters Avanserte filtre over tabellen.
   • I høyre panel søker du etter og velger egenskapen du vil filtrere etter, og angir deretter filterkriteriene.
   • Klikk på + Legg til filter for å velge en annen egenskap som skal legges til i filteret.
   • Hvis du vil filtrere etter egenskapen du har valgt, eller et annet filter, klikker du på + Legg til filtergruppe under ELLER.
   • Klikk på X øverst til høyre i panelet når du har konfigurert filteret. Finn ut mer om hvordan du setter opp filtre og lagrer visninger.
5. Klikk på Beløp i kolonnen Bruttobeløp . Betalingsoppføringen åpnes i høyre panel. Den inneholder et sammendrag av beløpet, betalingsdatoen, kjøperen og betalingsmåten. I høyre panel vises også ulike kort for betalingsoppføring, linjeelementer, abonnementer og tilknytninger for oppføring. Klikk på et kort for å skjule eller utvide det.
6. Hvis du selger i flere valutaer, vil de relaterte gebyrene vises sammen med nettobeløpet du har mottatt i oppgjørsvalutaen din, når den avviker fra betalingsvalutaen. Hvis for eksempel den tilkoblede kontoen din i Stripe er i amerikanske dollar, men du samler inn en betaling i euro, vil du se både bruttobeløpet, gebyrene og nettobeløpet i euro, men gebyrene og nettobeløpet vil også vises i amerikanske dollar. Valutakursen brukes av Stripe.
   
   
7. Hvis det allerede finnes en tilknytning, kan du vise detaljer om den tilknyttede oppføringen ved å holde musepekeren over den tilknyttede oppføringen og klikke på Forhåndsvisning. Du kan også klikke på rullegardinmenyen Mer og velge Rediger tilknytningsetiketter eller Fjern tilknytning.
   
   
8. Hvis du vil legge til en tilknytning for en eksisterende kontaktoppføring, foretaksoppføring eller avtaleoppføring, klikker du på + Legg til ved siden av den aktuelle oppføringstypen.

Merk: Hvis du gjør endringer i eksisterende tilknytninger, vil den gamle tilknytningen bli erstattet med den oppdaterte tilknytningen. Du kan bare tilknytte én abonnements-, kontakt-, avtaleoppføring og bedriftspost til en betalingsoppføring, men en kontakt-, bedrifts-, avtaleoppføring eller abonnementsoppføring kan ha flere tilknyttede betalingsoppføringer.

Eksport av betalingsoppføringer

Du kan eksportere betalingsoppføringer fra siden Betalingsoppføring. Eksport til CSV, XLS eller XLSX.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Betalinger.
2. Klikk på Eksport øverst til høyre for å eksportere betalingsoppføringene. I dialogboksen:
   • Skriv inn et navn på eksporten i tekstboksen Navn på eksport.
   • Klikk på rullegardinmenyen Filformat , og velg et format.
   • Klikk på nedtrekksmenyen Språk for kolonneoverskrifter , og velg et språk.
   • Klikk på Tilpass for å tilpasse eksporten ytterligere:
     • Under Egenskaper inkludert i eksport velger du hvilke egenskaper som skal inkluderes i eksporten.
     • Under Tilknytninger inkludert i eksport merker du av for Inkluder tilknyttede postnavn for å inkludere tilknyttede postnavn (f.eks. fakturanavnet).
     • Under Tilknytninger inkludert i eksport velger du om du vil inkludere opptil 1 000 tilknyttede poster eller alle tilknyttede poster.
   • Klikk på Eksport. Finn ut mer om eksport av oppføringer.

Utstede refusjoner eller sende kvitteringer

Du kan utstede en refusjon eller sende en kvittering til kjøperen fra betalingssiden. Betalingen må ha blitt behandlet før du kan utstede refusjonen.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Betalinger.
2. Klikk på Beløp for betaling. Betalingsoppføringen åpnes i høyre panel.
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg deretter Refusjon. Utstedelse av en refusjon påvirker ikke det aktive abonnementet, og faktureringen fortsetter som planlagt.
   
   

   

   • I dialogboksen skriver du inn beløpet som skal refunderes, klikker på nedtrekksmenyen Årsak og velger en årsak til refusjonen.
   • Klikk på Refusjon. HubSpot vil trekke det opprinnelige beløpet fra dine fremtidige utbetalinger eller belaste kontoen din. Husk at det kan ta 5-10 virkedager før refusjonen vises på kjøperens kontoutskrift.

4. Hvis du vil sende en kvittering til kjøperen, klikker du på Handlinger øverst til høyre og velger Send kvittering.
5. I dialogboksen:
   • Klikk på rullegardinmenyen Velg kvittering , og velg en kvittering. 
   • Kjøperens e-postadresse vises som standard. Hvis du vil endre eller legge til en annen mottaker, skriver du inn en annen e-postadresse i feltet E-postadresse.
   • Klikk på Send.

Hent en kopi av autorisasjonen for bankdebiteringstransaksjonen

For å hente en kopi av en autoritet for en bankdebiteringstransaksjon, for eksempel en AOS-autogiro:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Betalinger.
2. Klikk på Beløp for betaling. Betalingsoppføringen åpnes i høyre panel.
3. Klikk på Handlinger øverst til høyre, og velg deretter Hent kopi av autoritet.
   
   
4. Klikk på Send i dialogboksen. Autoriteten vil bli sendt til deg via e-post.

Tilpass kvitteringer

Du kan tilpasse kvitteringenes utseende i innstillingene dine.

1. Finn ut mer om hvordan du oppdaterer firmanavnet som vises øverst på kvitteringen.
2. Finn ut mer om hvordan du oppdaterer logoen som vises øverst på kvitteringen.
3. Finn ut mer om hvordan du oppdaterer fargene på varemerkeprofileringen din. En enkelt farget stolpe vises øverst på kvitteringen.

Merk: Alle endringer du gjør i firmanavnet, logoen eller fargene i kontoinnstillingene dine, vil gjelde for alle betalingslenker, uavhengig av hvilken bruker som opprettet lenken. Disse endringene vil også gjelde for andre verktøy som bruker standard varemerkeprofilering. Finn ut mer om hvordan du oppdaterer logoen og varemerkeprofileringen.

Omtvistede betalinger

Hvis kjøperne bestrider en betaling, kan du spore tvistene fra de åpnes til de lukkes, og gjøre noe med dem i HubSpot. Finn ut mer om tvisteløsningsprosessen.

Hvordan du blir varslet om tvister

• Du vil bli varslet via e-post når en tvist er åpnet, vunnet eller tapt. Disse kan slås av i innstillingene for betalingsvarsler. Klikk på Motarbeid tvist i e-posten for å starte et svar på en tvist.

Nedenfor kan du lære hvordan du gjør det:

• Se tvistestatus på betalingsoppføringen.
• Gjør noe med åpne tvister som har statusen Omstridt (handling påkrevd).
• Sporing av tvister på betalingsoppføringen.
• Bruk egenskaper for tvister for å få mer informasjon om en bestemt tvist.

Se en liste over betalinger med omstridt status

Tvistestatusen for en betaling kan være:

• Omstridt (tiltak kreves): T visten har blitt åpnet og må imøtegås eller aksepteres.
• Omtvistet (avventer avgjørelse): Tvisten er bestridt og avventer bankens avgjørelse.
• Omtvistet (vunnet): Banken avgjorde saken til fordel for kjøpmannen.
• Omtvistet (tapt): Banken avgjorde saken i kortholderens favør.

For å se betalinger med omstridt status:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Betalinger.
2. Klikk på Tvister-fanen over tabellen.
3. De omstridte betalingene vises.
   
   

   

   Kolonnene som vises er:

   • Beløp brutto.
   • Betalingsdato.
   • Tilknyttet kontakt for betalingen.
   • Betalingsmåte (f.eks. kort, AOS).
   • Status.
   • Dato for opprettelse av tvisten.
   • Årsak til tvist (f.eks. svindel, produkt ikke mottatt).
   • Beløp for tvisten.
   • Frist for innsigelse.
   • Dato for lukking av tvisten.
4. Hvis du vil filtrere en annen visning, klikker du på Status øverst til venstre, velger en eller flere av tvistestatusene og lagrer visningen.

   
   

5. Klikk på bruttobeløpet for en betaling for å se detaljer om tvisten.
   I høyre panel kan du se informasjonen om tvisten under Tvistdetaljer.
   
   

Svar på tvister

Du kan svare på tvister med statusen Omstridt (tiltak kreves) fra betalingens indeksside, og laste opp bevis direkte fra betalingen. Å svare på en tvist:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Betalinger.
2. Klikk på Tvister-fanen over tabellen.
   
   
3. Klikk på bruttobeløpet for den omstridte betalingen.
4.  I det høyre panelet, under Tvistdetaljer:
   • Klikk på Motsi tvist for å motsi tvisten.
     • Svar på spørsmålene om tvisten, og klikk deretter på Neste.
     • Fyll ut eventuelle tilleggsopplysninger, og klikk deretter på Neste.
     • Last opp bevisene dine, skriv inn eventuell tilleggsinformasjon og klikk på Gjennomgå.
     • Tvisten flyttes deretter til statusen Omstridt ( i påvente av avgjørelse).  
     • Du kan spore tvisten på betalingsoppføringen.
   • Klikk på Godta tvist for å godta og lukke tvisten.
     
     

Sporing av tvister

Du kan spore aktivitetene og tidslinjen for tvisten fra betalingsoppføringen. For å se aktiviteten:

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til Handel > Betalinger.
2. Klikk på Tvister-fanen over tabellen.
   
   
3. Klikk på bruttobeløpet for den omstridte betalingen.
4. Klikk på Tvistdetaljer for å skjule kortet og se informasjonen om tvisten. Klikk på Historikk for å skjule kortet og se historikken for betalingsopplysningene. Tvistinformasjonen og tidslinjen for betaling vil bli oppdatert med tvistens status gjennom hele prosessen.
   
   

   

Tvister om egenskaper

Egenskapene kan legges til som kolonner på betalingens indeksside, og brukes i andre HubSpot-verktøy som segmenter, rapporter og arbeidsflyter. Egenskapene til tvisten er

• Dato for opprettelse av tvist: datoen da tvisten ble opprettet.
• Tvistbeløp: Bel øpet som ble bestridt.
• Tvisteløsningsfrist: Fristen for en tvisteløsning.
• Tvistårsak: årsaken til tvisten.

Bruk betalinger i andre HubSpot-verktøy

Du kan bruke betalingsdata i andre verktøy, for eksempel arbeidsflyter og lister.

1. Opprett en betalingsbasert arbeidsflyt for automatisk å sende en velkomst-e-post til kjøpere så snart en vellykket betaling er utført:
   • Opprett en ny arbeidsflyt ved hjelp av objektet Payments .
   • Brukegenskapen Source som en trigger for når en betaling utføres ved hjelp av en betalingslenke. Bruk egenskapen Kilde-ID hvis du vil opprette en arbeidsflyt for en bestemt betalingslenke.
   • Velg handlingen Send e-post , og velg en e-post som skal sendes til alle som gjennomfører en betaling.
     
     
2. Opprett en betalingsbasert arbeidsflyt for automatisk å opprette en oppgave når en betaling over et visst beløp har mislyktes:
   • Opprett en ny arbeidsflyt ved hjelp av objektet Payments .
   • Bruk egenskapen Status som trigger, og sett statusen til Mislyktes.
   • Legg til flere kriterier i triggeren for egenskapen Beløp betalt , og angi et beløp.
   • Velg handlingssettet Opprett oppgave, og sett opp oppgaven.
     
     
3. Opprett et segment med kontakter som har betalt med kortbetaling:
   • Opprett et nytt segment.
   • Velg Kontakter , og klikk på Neste.

1. • Klikk på + Legg til filter.
   • Klikk på rullegardinmenyen Visning , og velg Betalinger.
   • Klikk på egenskapen Betalingsmåte .
   •  Klikk på rullegardinmenyen , og velg Kort.
   • Klikk på Neste for å gjennomgå og lagre segmentet.