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Workflows

ワークフローアクションを選択する

更新日時 2022年 6月 28日

対象製品

Marketing Hub Professional, Enterprise
Sales Hub Professional, Enterprise
Service Hub Professional, Enterprise
Operations Hub Professional, Enterprise

ワークフローの作成登録トリガーの設定が完了したら、ワークフローに追加するアクションを選択します。アクションは、登録されたレコードに対してワークフローが実行する機能です。 

例えば、Eメールの送信、新しいレコードの作成、コンタクトのサブスクリプションの管理などのアクションを追加できます。接続されたアプリからのワークフローアクションを使用することもできます。 

[タスクを作成][Eメールを送信]など、多くのワークフローアクションは詳細を設定しなくても保存可能です。最初に、アクションをプレースホルダーとして追加できます。次に、プレースホルダーアクションを入力してから、ワークフローをオンにします。プレースホルダーアクションについて詳細をご確認ください。

注:利用可能なアクションは、ご契約に応じて異なります。ロックされたアクション(ロック済み)を使用するには、アカウントをアップグレードする必要があります。

遅延

遅延を使用すると、ワークフロー内でアクションとアクションの間に一時停止を追加できます。ワークフローで遅延を使用する方法について詳細をご確認ください。

アクション アクションの機能

設定された時間の遅延

登録されたレコードを、特定の日数、時間数、または分数だけ遅延します。登録されたレコードは、次のアクションに移る前に、遅延の時間だけ待機します。例えば、コンタクトがフォームを送信したときに、自動配信マーケティングEメールを送信する前に1日の遅延を設定できます。

[日付を基準にする]または[日付のプロパティーを基準にする]が設定されたコンタクトベースのワークフローの場合、遅延期間は、選択された日付または日付プロパティーを基準にして計算されます。コンタクトベースのワークフローでアクションを特定の日時に実行するようにスケジュールする方法をご確認ください。

曜日または時刻までの遅延

登録されたレコードを特定の曜日または時刻まで遅延します。例えば、ワークフローを使用して一連のプロモーションEメールを送信する場合に、特定のEメールを火曜日に送信するとします。「Eメールを送信」アクションの前に遅延を追加して、遅延対象のコンタクトを火曜日の午前11時まで一時停止することができます。

イベントの発生まで遅延 

登録されたレコードを、指定したイベントが発生するまで遅延します。例えば、コンタクトがページを訪問するかフォームに入力するまで、コンタクトを遅延します。

 

ワークフロー

アクション アクションの機能

別のワークフローに登録

現在のワークフロー内のレコードを別のアクティブなワークフローに登録します。レコードは、同じタイプのワークフローにのみ登録できます。例えば、取引は取引ベースのワークフローにのみ登録可能です。

選択したワークフローにレコードがすでに登録されている場合は、再登録されません。代わりに、ワークフロー履歴にエラーが表示されます。レコードは、ワークフローの次のステップに進みます。


Webhookをトリガーする(「Operations Hub Professional」および「Enterprise」のみ)

外部アプリケーションに対するWebhookをトリガーします。これにより、ワークフローがこの外部アプリケーションと通信できるようになります。例えば、Webhookにより、HubSpot社の情報(JSON形式)を外部CRMに送信できます。

Webhookをトリガーする方法について詳細をご確認ください。

カスタムコード(「Operations Hub Professional」および「Enterprise」のみ)

ワークフロー内でJavaScriptを作成して実行することができます。カスタム コード アクションを使用すると、HubSpot内でもHubSpot外でもワークフロー機能を拡張できます。

カスタム コード アクションを使用する方法について詳細をご確認ください。カスタム コード アクションの例は、HubSpotのプログラマブルオートメーションのユース ケース ライブラリーでご覧いただけます。

データを書式設定(「Operations Hub Professional」および「Enterprise」のみ)

CRMデータの書式設定と管理を自動化できます。たとえば、このアクションを使用してコンタクト名や会社名の先頭を大文字にしたり、値を計算したり、日付プロパティーの構成を決定したりすることができます。

ワークフローを使用したデータの書式設定について詳細をご確認ください。

 

分岐

分岐を使用すると、設定した条件に基づいて、登録されたレコードに特定のワークフローパスを辿るように指示できます。ワークフローで分岐を使用する方法について詳細をご確認ください。

アクション アクションの機能

If/then分岐

フィルター条件に基づいて、登録されたレコードに特定のパスを辿るように指示します。このタイプの分岐を設定する際は、「AND」および「OR」条件を使用できます。

 

値一致分岐

このタイプの分岐は、プロパティーと前のアクションの結果に基づいて、登録されたレコードをパスに渡します。

このタイプの分岐を「AND」および「OR」条件で構成することはできません。分岐ごとに、単一のプロパティーに対して最大250の固有の分岐を作成できます。

他のアクションへ移動

if/then分岐をこのアクションに接続します。このアクションは、if/then分岐を結合してワークフロー構築プロセスを簡素化するのに役立ちます。

[他のアクションへ移動]アクションは、if/then分岐内にのみ追加できます。また、他のIf/then分岐内でのみアクションを選択できます。これにより、ワークフローのループが防止されます。選択できないアクションはグレー表示されます。

[他のアクションへ移動]アクションについて詳細をご確認ください。


 

内部のコミュニケーション

以下のアクションを使用すると、社内コミュニケーションを自動化し、チームに最新情報を伝えることができます。

アクション アクションの機能

内部Eメール通知を送信

内部Eメールを、特定のユーザー、チーム、または担当者に送信します。このタイプのEメール通知には、HubSpotで提供されている他のリッチ テキスト エディターに類似した書式設定のオプションが用意されています。テキストの設定や書式設定をしたり、ワークフローのタイプに基づいてトークンを使用したりできます(つまり、コンタクトベースのワークフローではコンタクトトークンを使用できます)。

コンタクトベースのワークフローでは、このアクションは[内部マーケティングEメールを送信]アクションとは異なり、既存の自動配信Eメールから選択できません。内部Eメール通知は、ワークフローエディター内から作成する必要があります。


内部マーケティングEメールを送信(「Marketing Hub Professional」および「Enterprise」のみ)

自動配信Eメールを指定されたEメールアドレスか、またはEメールアドレスを格納するコンタクトプロパティー(カスタムプロパティーを含む)に送信します。

このアクションは、
[内部Eメールを送信]アクションとは異なり、既存の自動配信Eメールを選択できます。このアクションは、コンタクトベースのワークフローでのみ使用できます。

内部SMSを送信

テキストメッセージをHubSpotユーザーまたは登録されたレコードの指定された番号に送信します。このアクションには1アカウントあたり毎月1,000テキストの上限が設定されており、各月の初日にリセットされます。現在のところ、この上限を引き上げることはできません。

また、このアクションにはアカウントごとに以下のレート制限があります。
  • 60秒間隔で20回送信
  • 60分間隔で200回送信
  • 24時間間隔で1人の受信者に100回送信
この制限のためにテキストメッセージがブロックされた場合、2時間にわたって送信が再試行された後、次のアクションに移ります。

HubSpotでは、このアクションを使用して、サードパーティーのTwilioでSMSメッセージを送信しています。テキストが最初に送信されると、ワークフローイベントがワークフロー履歴に[開始されたアクション]として表示されます。テキストが正常に送信されるまで、またはテキストの送信に失敗するまで、レコードはこのアクションで待機します。
  • 成功したアクションイベントのステータスは「SMS通知を送信しました」と表示されます。
  • 失敗したアクションイベントのステータスは「致命的なエラーが発生したため、送信できません」と表示されます。
場合によっては、イベントステータスが更新されるまでに最大で90秒かかります。90秒が経過してもテキストメッセージが送信されなかった場合、レコードは次のアクションに進みます。

注:HubSpotの内部SMS機能の使用には、Twilioの利用規約利用規定が適用されます。Twilioの禁止されているメッセージのカテゴリーを確認して、この機能を継続的に使用できることを確認してください。


アプリ内通知を送信 

指定されたチームまたはユーザーにアプリ内通知を送信します。通知は、HubSpot通知センターに表示されると共に、HubSpotアプリに通知として送信されます。

 

外部のコミュニケーション

以下のアクションを使用すると、外部のコミュニケーションを自動化し、コンタクトとの関係を深めることができます。

アクション アクションの機能

Eメールを送信(「Marketing Hub」と「Service Hub Professional」および「Enterprise」のみ)

登録されたレコードに関連付けられているコンタクトに、自動配信用に保存されたマーケティングEメールを送信します。既存の自動配信マーケティングEメールから選択するか、[+新規Eメールを作成]をクリックして新しい自動配信マーケティングEメールを作成できます。


このアクションを使用する際は、次の点に注意してください。

Service Hub Professional」および「Enterprise」のユーザーは、このアクションを使用して、チケットが受信またはクローズされたときに自動配信Eメールを送信できます。チケットが受信またはクローズされたときにEメールを送信する方法について詳細をご確認ください。

シーケンスに登録(「Sales Hub」および「Service Hub Enterprise」のみ)

シーケンスにコンタクトを自動的に登録します。送信者と送信者のEメールアドレスと共に、特定のシーケンスを選択できます。シーケンス送信者として選択できるのは、「Sales Hub」または「Service Hub Enterprise」の有料ユーザーのみです。

ワークフローを使用したシーケンス登録の自動化について詳細をご確認ください。

シーケンスから登録解除(「Sales Hub」および「Service Hub Enterprise」のみ)

現在登録されているシーケンスからコンタクトを自動的に登録解除します。

ワークフローを使用したシーケンス登録解除の自動化について詳細をご確認ください。

 

割り当て

割り当てアクションを使用すると、自動的にコンタクトをチームに割り当てることができます。 

アクション アクションの機能 
レコードを担当者にローテーション 登録されたレコードを、選択されたチーム内または指定されたユーザー間で均等に割り当てます。このアクションは、有効になっている有料ユーザーにのみ対応しています。このアクションを使用する際は、次の点に注意してください。
  • 「HubSpot担当者」プロパティーがSalesforceに同期している場合、アクションは想定どおりに機能しません。HubSpotによる担当の解除後であっても、Salesforceの以前の担当者情報でHubSpotの設定が更新される可能性があります。
  • すでに担当者が割り当てられているレコードを再割り当てするには、[[オブジェクト]に既存の担当者がいる場合は上書きする]チェックボックスをオンにします。
  • チーム内のローテーションを選択した場合、プライマリー チーム メンバーのみがワークフロー処理の対象となります。レコードは、追加のチームメンバーには割り当てられません。
  • ワークフローが有効になった後にアクションによって担当者を追加または削除すると、そのアクションの割り当て数がリセットされ、ランダムな割り当てが再び開始されます。新しく登録されるレコードは、以前に登録されたレコードのローテーション割り当て数に関係なく、選択された全ての担当者またはチームメンバーに均等に割り当てられます。

 

作成

作成アクションを使用すると、新しいレコードを作成して、登録されたレコードに関連付けることができます。アクションを設定する際に、レコードの関連付けを選択できます。

アクション アクションの機能

レコードを作成 

自動的に新しいレコードを作成します。次のオブジェクトタイプのレコードを作成できます。
  • コンタクト
  • 会社
  • 取引
  • カスタムオブジェクト(「Enterpriseのみ)
  • チケット(「Service Hub Professional」およびEnterprise」のみ) 

ワークフローを使用してレコードを作成する方法について詳細をご確認ください。

タスクを作成

自動的に新しいタスクを作成します。



削除(ベータ版)

削除アクションを使用して、ワークフローを持つレコードを一括削除します。  

アクション アクションの機能

コンタクトを削除 

登録された連絡先を自動的に削除します。例えば、非アクティブなコンタクトを一括で登録/削除するワークフローを設定できます。 

このアクションは、コンタクトベースのワークフローでのみ使用できます。連絡先は削除後90日以内に復元できます。削除した連絡先を復元する方法について説明します。  

リスト管理

リスト管理アクションを使用すると、コンタクトと会社の静的リストに対してレコードの追加と削除を行うことができます。これらのアクションは、コンタクトベースと会社ベースのワークフローでのみ利用可能です。 

アクション アクションの機能

静的リストに追加(「Marketing Hub Professional」および「Enterprise」)

登録されたコンタクトまたは会社を静的リストに追加します。

静的リストから削除(「Marketing Hub Professional」および「Enterprise」)

登録されたコンタクトまたは会社を静的リストから削除します。

 

広告管理

広告管理アクションを使用すると、広告オーディエンスに対してコンタクトの追加と削除を行うことができます。これらのアクションは、コンタクトベースのワークフローでのみ使用できます。 

アクション アクションの機能

広告オーディエンスに追加

コンタクトを新しいまたは既存の広告オーディエンスに追加します。既存のオーディエンスを選択する場合は、ワークフローツールで作成されたオーディエンスしか選択できません。

広告オーディエンスから削除 

広告オーディエンスからコンタクトを削除します。ワークフローツールで作成されたオーディエンスからしか選択できません。

 

プロパティー管理

以下のアクションを使用すると、登録されたレコードのプロパティーを更新できます。プロパティー管理アクションは、ご契約中のサブスクリプションで利用可能なレコードに対して使用できます。

  • コンタクト、会社、取引のプロパティーは、ワークフローを含む全ての製品とプランで管理できます。 
  • 見積もりのプロパティーは、Sales Hub Enterpriseアカウントでのみ管理できます。
  • チケットのプロパティーは、Service Hub ProfessionalおよびService Hub Enterpriseのアカウントでのみ管理できます
  • コミュニケーションベースのワークフローでは、コミュニケーションに関連付けられたコンタクトのプロパティーのみを管理できます。コミュニケーションのプロパティーは、HubSpotによって自動設定されます。手動では編集できません。
  • Eメール サブスクリプション ステータスとマーケティング コンタクト ステータスは、コンタクトベースのワークフローでのみ設定できます。

アクション アクションの機能

プロパティー値を設定 

登録されたレコードにプロパティー値を設定するか、関連付けられたレコードにプロパティー値を設定します。例えば、取引ベースのワークフローでは、関連付けられた会社「業種」プロパティーを設定できます。このアクションを使用する際は、次の点に注意してください。
  • 関連付けられたレコードでこのアクションを使用する場合は、更新するプロパティーと関連付けラベルの両方を選択できます。この関連付けラベルで関連付けられている全てのレコードが更新されます。
  • 「複数のチェックボックス」プロパティーを設定する場合は、次のいずれかのオプションを選択できます。
    • 現在の値に追加:選択した値を、レコードの既存値のいずれかに追加します。このオプションは、レコードでプロパティーの現在値を保持する場合に選択します。
    • 現在の値を置換:各レコードのプロパティーを、選択した値に設定します。このオプションは、レコードでプロパティーの既存値を上書きする場合に選択します。

プロパティー値をコピー

登録されたレコードのプロパティー値を、同じレコードの別のプロパティーか、関連付けられたレコードのプロパティーにコピーします。例えば、登録されたコンタクトの「電話番号」の値を、関連付けられた全ての取引のカスタム単行テキストプロパティーにコピーできます。

このアクションは、先行するワークフローアクションから生成された値をコピーするために使用することもできます。例えば、ワークフローが[Zoomウェビナーを追加する]アクションを含んでいる場合、このアクションにより生成されたZoomウェビナーのリンクをカスタム コンタクト プロパティーにコピーすることができます。ワークフローを使用してZoomウェビナーにコンタクトを追加する方法について詳細をご確認ください。

このアクションを使用する際は、次の点に注意してください。
  • このアクションを使用する場合は、ソースプロパティーとターゲットプロパティーのプロパティータイプに互換性があることを確認してください。プロパティー値をコピーするための互換性があるソース プロパティー タイプとターゲット プロパティー タイプについて詳細をご確認ください。
  • オブジェクトタイプが異なる関連レコードにコピーすると、全ての関連レコードが更新されます。例えば、会社ベースのワークフローで会社プロパティーを取引プロパティーにコピーすると、会社に関連付けられた全ての取引が更新されます。
  • 2つの「複数のチェックボックス」プロパティーの間でコピーする場合は、次のいずれかのオプションを選択できます。
    • 現在の値に追加:選択した値を、レコードの既存値のいずれかに追加します。このオプションは、レコードでプロパティーの現在値を保持する場合に選択します。
    • 現在の値を置換:各レコードのプロパティーを、選択した値に設定します。このオプションは、レコードでプロパティーの既存値を上書きする場合に選択します。

プロパティー値をクリア

プロパティー値をクリアします。このアクションは、登録されたレコードのプロパティーでも、関連付けられたレコードのプロパティーでも実行できます。例えば、登録された取引の関連するコンタクトの「リードステータス」プロパティーの値をクリアできます。

オブジェクトタイプが異なる関連レコードのプロパティー値をクリアすると、全ての関連付けられたレコードのプロパティー値がクリアされます。

プロパティー値を増減

登録されたレコードの「数値」タイプのプロパティー値を増やすか、または減らします。例えば、登録された会社ごとのカスタム数値プロパティーである「購入済み注文数」の値を増やすことができます。



Eメール サブスクリプション ステータスを管理 

登録されたコンタクトのサブスクリプションステータスを設定します。特定のサブスクリプションタイプのサブスクリプションステータス、コンタクトとコミュニケーションするための法的根拠、およびそのコミュニケーションへの同意の説明を設定できます。このアクションは、コンタクトベースのワークフローでのみ使用できます。


マーケティングコンタクトのステータスを設定 

登録されたコンタクトのマーケティング コンタクト ステータスを設定します。コンタクトをマーケティングコンタクトとして設定することはいつでもできますが、マーケティング対象外に更新する場合は、翌月の1日または更新日(いずれか早いほう)まで更新されません。このアクションは、コンタクトベースのワークフローでのみ使用できます。


接続されたアプリ

アプリをHubSpotアカウントに接続する際、アプリにワークフローアクションが含まれている可能性があります。接続されたアプリでワークフローアクションが用意されている場合、それらのアクションは連携の名前の下にリスト表示されます。

HubSpotは、Slack通知の送信Googleスプレッドシートへのデータの追加など、特定の連携アクションをサポートしています。連携パートナーは、自社アプリを操作する拡張機能アクションを作成することもできます。


アクション アクションの機能

コンタクトをZoomウェビナーに追加 

Zoomウェビナーの登録者としてコンタクトを追加します。[ウェビナー]フィールドに、コンタクトを登録するZoomウェビナーのIDを入力するか、ウェビナーIDを含むパーソナライズトークンを使用します。ウェビナーIDに、ハイフンまたはスペースを含めることはできませんZoomウェビナーのデータをHubSpotに同期する方法について詳細をご確認ください。

HubSpotとZoomの統合は、Zoom登録リンクの3つの必須フィールド(メールアドレス)のみを受け入れ、同期します。他のフィールドが必要な登録リンクの場合、登録アクションは失敗します。

Slack通知を送信

連携されたSlackワークスペースにSlack通知を送信します。ワークフローを介してSlack通知を送信する方法について詳細をご確認ください。

Slack-通知を-送信-ワークフロー-アクション-1

Slackチャンネルを作成する 

HubSpot内からSlackチャネルを作成します。チャンネルが作成されると、関連する会社レコードまたは取引レコードに表示されます。カードには、そのチャンネルがワークフローによって作成されたことが示されます。このアクションは、会社ベースおよび取引ベースのワークフローでのみ使用できます。

このアクションを使用する際は、次の点に注意してください。
  • チャンネル名」を設定する際は、チャンネル名を指定するか、パーソナライズトークンを使用することができます。チャンネル名は80文字以下にする必要があり、小文字、数字、ハイフン、下線のみ含めることができます。
  • チャンネルの共有範囲」を設定する際は、チャンネル名を指定するか、パーソナライズトークンを使用することができます。作成したチャンネルを公開するか非公開にするかを選択できます。非公開チャンネルは、登録されたレコードを所有するユーザーに対してのみ表示されます。
  • ワークフローに登録するレコードには、担当者が必要です。会社または取引レコードに担当者が割り当てられていない場合は、チャンネルは作成されません。
  • 既定では、レコード担当者がチャネルに招待されます。

Asanaタスクを作成 

HubSpot内からAsanaタスクを作成します。ワークフローを使用してAsanaタスクを作成する方法について詳細をご確認ください。

   

Trelloカードを作成 

HubSpot内からTrelloカードを作成します。ワークフローを使用してTrelloカードを作成する作成する方法をご確認ください。

Salesforceタスクを設定

登録されたコンタクトに関連する、カスタマイズされたSalesforceタスクを設定します。割り当てられたコンタクトがワークフローに登録されると、コンタクト担当者または連携ユーザーはSalesforceでタスクを受け取ります。このアクションは、コンタクトベースのワークフローでのみ使用できます。

 

Salesforceキャンペーンを設定

登録されたコンタクトのSalesforceキャンペーンを設定します。このアクションは、コンタクトベースのワークフローでのみ使用できます。

 

NetSuite販売注文の作成

登録された取引レコードに関するNetSuite販売注文を作成します。このアクションは、取引ベースのワークフローでのみ利用可能です。

取引ベースのワークフローによるNetSuite販売注文の作成について詳しくご覧ください。

 

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