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Meetings

ミーティングリンクを作成して共有する

更新日時 2020年 9月 24日

対象製品

すべての製品とプラン

カレンダーを接続してミーティングツールの設定をカスタマイズしたら、コンタクトと共有するためのミーティングリンクを作成して、簡単に予約できるようにすることができます。予約されたミーティングは接続先のGmailまたはOffice 365カレンダーと同期されるため、予約は常に最新の状態になります。

ミーティングリンクを作成する

  • HubSpotアカウントにて、[セールス] > [ミーティング]の順に進みます。
  • ミーティングリンクを作成するには、右上の[ミーティングリンクを作成]をクリックしてから、[個人用]を選択します。スーパー管理者の場合、カレンダーが接続されているアカウント内の他のユーザーのミーティングリンクを作成することもできます。別のユーザーを選択するには、左上の[所有者]ドロップダウンメニューをクリックし、該当ユーザーの名前を選択します。

注:スーパー管理者の場合、他のユーザーのミーティングリンクを作成するには、その前に自分のカレンダーを接続する必要があります。

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  • 以下の手順に従ってミーティングリンクのセットアップを続行します。

ミーティングリンクの詳細をカスタマイズする

[詳細]ページで、ミーティングリンクの基本情報を編集します。

  1. ミーティング用の写真:この写真は、ミーティング リンク ページの上部に表示されます。写真の上にカーソルを置き、[写真を変更]をクリックして編集します。
  2. ミーティングの見出し:この見出しは、ミーティングリンクページの上部にあるミーティング用の写真の横に表示されます。
  3. ミーティング名:ミーティングダッシュボードに表示され、ミーティングリンクをEメールに挿入する際に表示される内部名。
  4. ミーティングリンク:このミーティングを予約するためにプロスペクトが使用するリンク。リンクは、有料Sales HubまたはService Hubのユーザーだけが編集できます。この値は作成後に編集することはできません。新しいURLでリンクを含めるには、新しいリンクを作成する必要があります。
  5. ミーティングタイプSales Hub ProfessionalまたはEnterpriseまたはService Hub ProfessionalまたはEnterpriseのみ)ドロップダウンメニューからミーティングタイプを選択します。
  6. 期間:訪問者がこのミーティングリンクをクリックしたときに予約できる期間。さらにオプションを追加には、[+期間を追加]をクリックします。meetings-details-screen
  • ミーティングの詳細を編集したら、[次へ]をクリックします。

ミーティングの設定をカスタマイズする

ミーティングの場所を追加し、出席者に送信される招待をカスタマイズします。

  1. 場所:ミーティング参加者との連絡方法に関する情報を含めます。コールインリンク、所在地などを指定できます。この場所は、コンタクトのカレンダー招待と、既定の個人用カレンダーで作成されたイベントに表示されます。
  2. ビデオ会議リンクを追加:ZoomまたはUberConferenceをHubSpotと統合している場合、ミーティングの招待に追加するビデオ会議リンクを選択します。ビデオ会議統合を設定していない場合、このオプションは表示されません。別のビデオ会議ソフトウェアを使用している場合、自分が開発者であるかまたはチームに開発者がいるなら、動画会議拡張機能APIの使用方法をご確認ください。
  3. 招待の件名:カレンダー招待の名前と、ミーティングが予約された後に既定の個人用カレンダーで作成されるイベントの名前(例:Laurenと一緒の製品デモ)。[コンタクトトークン]または[会社トークン]をクリックして、件名にパーソナライズトークンを挿入できます。
  4. 招待の説明:ミーティングが予約された時点で表示されるミーティングの説明。この説明は、コンタクトに届くカレンダー招待と、既定の個人カレンダーで作成されるイベントに表示されます。
  5. 言語:ミーティングリンクの言語を選択します。
  6. 日付および数値の形式:ミーティングリンクの日付および数値のスタイルで使用する国を選択します。
  7. Eメール通知:確認Eメールがあなたとミーティングを予約した訪問者に送信される時期を決定します。有料のHubSpotサブスクリプションがある場合は、これらのEメールに表示される会社のブランディングをカスタマイズできます。無料のミーティングツールは、Eメール通知でHubSpotのブランディングを常に表示します。
    • 既定では、だれかがこのミーティングリンクを通じてミーティングを予約した時点で確認Eメールが送信されます。確認Eメールを無効にするには、[プロスペクトやお客様がこのリンクからミーティングを予約した直後に確認Eメールを送信します]のスイッチをクリックしてオフに切り換えます。
    • ミーティングの前にリマインダーEメールを送信するには、[このリンクを通してミーティングを予約しているプロスペクトやお客様にミーティング前リマインダーEメールを送信します]をクリックしてオンに切り替えます。
      • Eメールを送信からミーティングまでの週間、日数、時間、分数を選択するには、テキストフィールドにを入力し、[予定済みリマインダーEメール]ドロップダウンメニューをクリックして時間測定を選択します。
      • 最大3件までリマインダーEメールを追加できます。リマインダーEメールを追加するには、[別のリマインダーを追加]をクリックします。リマインダーを削除するには、ゴミ箱アイコンをクリックします。
      • 上で入力した招待の説明をリマインダーEメールに含めるには、[リマインダーに招待の説明を含める]チェックボックスを選択してオンにします。
      • コンタクトが受信するEメールをプレビューするには、[リマインダーEメールをプレビュー]をクリックします。Eメールの言語は、[言語]ドロップダウンメニューで選択した言語と同じになります。

注:ラウンドロビンのミーティングの場合、リマインダーEメールの送信元はプロスペクトとのミーティングが予約されているHubSpotユーザーとなり、ミーティングリンクを作成したHubSpotユーザーとはなりません

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  • ミーティングの設定のカスタマイズが完了したら、[次へ]をクリックします。


空き状況を設定

このミーティングリンクの予約を受け入れる日時を設定します。

注:ミーティングリンクの空き時間はコンタクトのタイムゾーン設定に表示されます。たとえば、コンタクトのコンピューターが太平洋時間に設定されている場合は、時間が太平洋時間で表示されます。コンタクトのカレンダー設定では、ミーティングの予約後にコンタクトに送信されるカレンダーイベントの日時が決定されます

  1. タイムゾーン:[タイムゾーン]ドロップダウンメニューをクリックし、タイムゾーンを選択します。
  2. 参加可能な時間:ドロップダウンメニューを使用して、参加可能な時間スロットの曜日と期間を設定します。付加的な時間スロットを追加するには、[+時間を追加]をクリックします。
  3. ミーティングをスケジュール設定できるタイミング:カレンダーで予約可能になるのが今から何週間後かを入力します。イベントまたはカンファレンスのミーティングリンクを作成する場合、予約のカスタム日付範囲を指定できます。[ローリング週間]または[カスタム日付範囲]のラジオボタンを選択した後、週数を選択するか日付選択カレンダーのフィールドを使用して時間範囲を設定します。カスタム日付範囲として設定できるのは10週間までです。
  4. 最小通知時間:ドロップダウンメニューをクリックして、誰かがあなたとのミーティングを予約できるようになるまでの最短時間を選択します
  5. 予備時間:ドロップダウンメニューをクリックして、ミーティングとミーティングの間の予備時間の長さを選択します予備時間を使用すると、近接した時間にミーティングを予約することができなくなることがあります。たとえば、午後1:00~1:30のミーティングがあり、予備時間が30分だとすると、次にミーティングを予約できる時間は午後2:00となります。
  6. 開始時刻の増分: ミーティングの開始時刻の頻度を設定します。たとえば、午前10時から午後12時までの間に60分間のミーティングに参加でき、開始時刻の増分が15分の場合、プロスペクトは午前10時00分、午前10時15分、午前10時30分というように60分間を予約できます。

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  • 空き状況のセットアップが完了したら、[次へ]をクリックします。
 

フォーム質問をカスタマイズする

既定では、ミーティング予約で[名][姓]、および[Eメール]は必須フィールドです。有料Sales HubまたはService Hubユーザーは、コンタクトプロパティーをフィールドとして追加したり、カスタム質問を追加したりすることもできます。

  • [+コンタクトプロパティー]または[+カスタム質問]をクリックします。
  • ドロップダウンメニューを使用してプロパティーを選択するか、フィールドに質問を入力して[保存]をクリックします。
  • フィールドをオプションにするには、フィールドの右にある[必須]チェックボックスをオフにします。
  • Sales HubまたはService Hub 有料シートが割り当てられているユーザーは、[別のページにリダイレクト]ボタンを選択することにより、コンタクトがミーティングを予約した後に、コンタクトが特定のウェブサイトページ、ランディングページ、または外部ページにリダイレクトされるようにすることができます。広告ネットワークピクセルがインストールされている場合、このリダイレクトによりGoogleやFacebookなどの外部ネットワークでのミーティング予約のトラッキングがサポートされます。
    • HubSpotページにリダイレクトするには、ドロップダウンメニューをクリックし、ページを選択します。meetings-redirect-to-another-page
    • 外部ページにリダイレクトするには、[外部リンクを追加]をクリックします。ダイアログボックスで、URLを入力し、[追加]をクリックします。
  • コンタクトがサイトに戻った時点でミーティング フォーム フィールドに既知の情報を入力しないようにするには、[フィールドに既知の値を事前入力する]のスイッチをクリックしてオフに切り替えます。この設定を無効にすると、[すべてのフィールドが事前入力されている場合、フォームを自動送信します]の設定は自動的にオフになります。
  • フォームフィールドが既知のデータで事前入力された時点でフォームを自動送信するには、[すべてのフィールドが入力されたときにフォームを自動送信する]をクリックしてオンに切り替えます。
  • [変更を保存]をクリックするか、リンクの[プライバシーと同意(GDPR)]オプションをカスタマイズします。
    • リンクの[プライバシーと同意(GDPR)]オプションをカスタマイズするには、フォーム質問の下で、[カスタマイズ]をクリックします。meetings-legitimate-interest
    • 特定のサブスクリプションタイプとのコミュニケーションに対するコンタクトの同意を得ることも、ミーティングリンクに対する正当な利害関係を築くこともできます。[マーケティング同意をカスタマイズ]パネルで、ドロップダウンメニューから[同意]または[正当な利害関係]を選択します。
      • 同意:コミュニケーション同意テキストを編集してから、訪問者が1つのミーティングリンク上の複数のサブスクリプションタイプからのコミュニケーションに同意できるようにするための新しいサブスクリプションタイプ/チェックボックスを追加します。[+別のチェックボックスを追加]チェックボックスをオンにしてから、同意タイプを選択し、チェックボックスの横に表示されるテキストを編集します。
      • 正当な利害関係:ドロップダウンメニューから法的根拠を選択します。複数のサブスクリプションタイプを暗黙的に取得できるようにサブスクリプションタイプを追加するには、[+別のサブスクリプションを追加]をクリックしてから、[サブスクリプションタイプ]ドロップダウンメニューをクリックし、サブスクリプションタイプを選択します。ミーティングで選択する既定のサブスクリプションは「1対1」のコミュニケーションです。これは、HubSpotアカウントの内部サブスクリプションタイプです。
    • リンクのプライバシーおよび同意テキストを編集します。個々のリンクの[プライバシーと同意]オプションを変更すると、アカウント設定で設定された既定のテキストが上書きされます。[プライバシーと同意]オプションのカスタマイズの詳細を確認してください。
    • 同意オプションがどのように表示されるかを確認するには、[プレビュー]タブをクリックします。
  • フォーム質問および[プライバシーと同意]のオプションの編集が完了したら、[変更を保存]をクリックします。

Sales HubまたはService Hubの有料シートを割り当てられているユーザーは、アカウント設定でミーティングリンクに表示される会社ロゴ、会社情報、既定の色をカスタマイズすることもできます。ここで加える変更は、ドキュメントと見積もりにも適用されます。HubSpotのセールスツールの会社のブランディングを編集する方法についてご確認ください。

ミーティングダッシュボードから、ミーティングリンクの詳細、設定、空き状況、およびフォームの質問を編集することができます。さらに、スーパー管理者権限を付与されたユーザーは、[所有者]ドロップダウンメニューから別のユーザーの名前を選択することにより、それぞれのアカウントに含まれる他のユーザーのリンクを編集できます 。リンクを編集するには、ミーティングリンクの上にカーソルを置いて[アクション]ドロップダウンメニューをクリックし、[リンクを編集]を選択します。

ミーティングリンクを共有する

ミーティングリンクの作成が完了したら、それをコンタクトと共有したり、ウェブサイトに埋め込んだりすることができます。

  • HubSpotアカウントにて、[セールス] > [ミーティング]の順に進みます。
  • ミーティングリンクの上にカーソルを置き、[リンクをコピー]をクリックします。

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EメールまたはEメール署名の本文にハイパーリンクとして追加することにより、リンクをコンタクトと共有します。ミーティングリンクをトラッキングする場合は、リンクを共有する前に、トラッキングパラメーターを追加することについての詳細をご確認ください。コンタクトがトラッキングパラメーターを伴うてミーティングリンクを使用してミーティングを予約すると、コンタクトの[ミーティングツールの最後の予約のキャンペーン][ミーティングツールの最後の予約のソース]、および[ミーティングツールの最後の予約のメディア]の各プロパティーにパラメーター値が設定されます。

HubSpotサブスクリプションに応じて、HubSpotページまたは外部ページにミーティングウィジェットを埋め込むことができます。ミーティングウィジェットを埋め込む方法について詳細をご確認ください。

予約を受け取る

訪問者がミーティングリンクをクリックすると、複数の期間オプションが設定されている場合に、日付、時刻、および時間の長さを選択できます。その後、コンタクト情報を入力し、ミーティングリンクに追加したカスタム質問に回答するように求められます。

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ミーティングリンクの設定に応じて、コンタクトがミーティングを予約する際に、次のようになる場合があります。

ミーティングが予約されると、予約時間とコンタクトの名前が記載されたEメールアラートが送信されてきます。CRMでコンタクトをクリックして表示したり、統合済みの既定の個人カレンダーでカレンダーイベントを表示したりすることができます。プロスペクトには、ミーティングのすべての詳細が記載されたカレンダー招待も届きます。

注:コンタクトレコードのミーティングの説明を変更した場合、Googleカレンダーを使用していて、かつGoogleカレンダーと HubSpotの双方向連携が有効になっている場合にのみ、コンタクトに送信されますOffice 365カレンダーを使用しているか、統合が有効になっていない場合は、コンタクトレコードではなく、カレンダーイベントでミーティングの説明を更新し、変更をコンタクトに送信するようにしてください。

ミーティング実施後、ミーティングの成果を割り当てることにより、コンタクトとのミーティングエンゲージメントのトラッキングを改善することができます。

  • ミーティングエンゲージメントの上にカーソルを置き、[編集]をクリックします。

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  • [成果]ドロップダウンメニューをクリックし、ミーティング成果を選択します。

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  • [保存]をクリックします。

統合されたカレンダーのいずれかへのアクセス権を失った場合は、他の統合されたカレンダーがある場合でも、プロスペクトはあなたとのミーティングを予約できなくなります。誰かがあなたとのミーティングを予約しようとしていることを伝えるEメールが送られてきて、アクセス権を失ったカレンダーがカレンダー統合ページに赤色で表示されます。

その横にある[X]をクリックしてミーティング設定のカレンダー統合ページからカレンダーを削除するか、カレンダーの所有者に連絡してもう一度アクセス権を付与するように依頼することができます。アクセス権が付与されたら、ミーティング設定で再びこのカレンダー統合ページにアクセスして、ページを更新します。

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