Offertes maken en versturen

Nadat je de offertes hebt ingesteld, kun je ze maken en versturen met de offerte-editor.

Stel merkoffertes op met dealinformatie, persoonlijke begeleidende brieven, regelitems, inclusief producten met vaste of gedifferentieerde prijzen. Voeg specifieke voorwaarden, e-handtekening of click-to-accept acceptatie, facturering en betalingen toe. Als de offerte klaar is, stuur je deze naar je koper om te controleren, te accepteren en te betalen.

Offertes maken

Creëer citaten uit dealrecords of de citatenindexpagina.

Offertes van een deal maken

Maak een offerte aan vanuit de deals-indexpagina, een dealrecord of vanuit de boardviews van de deals-indexpagina of verkoopwerkruimte. Deals die zijn gemaakt via e-commerce integraties, zoals Shopify, kunnen niet worden gekoppeld aan offertes.

De valuta van de offerte komt overeen met de valuta-eigenschap van de bijbehorende deal. Lees meer over de ondersteunde valuta's wanneer je HubSpot payments of Stripe gebruikt als betalingsverwerkingsoptie.

Om een offerte te maken vanaf de dealindexpagina:

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
2. Als de kolom Deal dataSyncRight Quote-kolom niet is toegevoegd aan de indexpagina:
   • Klik rechtsboven op Kolommen bewerken.
   • Schakel het selectievakje Deal dataSyncRight Offerte en klik op Toepassen.
3. Klik in de kolom Deal dataSyncRight Klik in de kolom Offerte op Offerte maken.
   
   
4. Als er offertesjablonen zijn gemaakt, klik dan in het rechterpaneel op het keuzemenu Selecteer een offertesjabloon en kies een sjabloon.
5. Stel uw offerte samen.

Een offerte maken van een dealrecord:

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
2. Klik op de naam van de deal die je wilt gebruiken voor de offerte.
3. Klik in de rechterzijbalk op de kaart Citaten op + Toevoegen. Als je de citatenkaart niet kunt zien, lees dan hoe je deze kunt toevoegen aan de rechterzijbalk.
   
   
4. Als er offertesjablonen zijn gemaakt, klik dan in het rechterpaneel op het keuzemenu Selecteer een offertesjabloon en kies een sjabloon.
5. Bouw de offerte.

Een offerte maken vanuit een bordweergave:

1. Ga naar de bordweergave:
   • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals. Klik linksboven op het grid bordpictogram.
   • Ga in je HubSpot-account naar Verkoop > Verkoopwerkruimte.
     • Zorg ervoor dat je bent aangemeld voor de Kanban Board for Deals Now in Sales Workspace beta. Als je een Superbeheerder bent, lees dan hoe je je account kunt aanmelden voor de bèta.
     • Klik bovenaan op het tabblad Deals .
2. Beweeg de muis over een deal en klik op de snelle actie Maak een offerte .
   
   
3. Als er offertesjablonen zijn gemaakt, klik dan in het rechterpaneel op het keuzemenu Selecteer een offertesjabloon en kies een sjabloon.
4. Klik op Offerte maken.
5. Bouw de offerte.

Offertes maken vanaf de citatenindexpagina

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
2. Klik rechtsboven op Offerte maken.
3. In het rechterpaneel:
   • Klik op het keuzemenu Associëren met een deal en selecteer een deal.
   • Als er offertesjablonen zijn gemaakt, klik dan op het keuzemenu Selecteer een offertesjabloon en kies een sjabloon.
4. Bouw de offerte.

Navigeer door de offerte-editor

Gebruik de offerte-editor om uw offerte samen te stellen:

• Bewerk de offerte door op elke sectie van het offertevoorbeeld te klikken en deze te bewerken in de offertebouwer of met behulp van de module-editor in het menu aan de linkerkant. Als u de module-editor niet kunt zien, klikt u op het pictogram siteTree het pictogram van de sitestructuur linksboven. Wijzigingen die je aanbrengt, worden automatisch opgeslagen.
  
  
• Toon of verberg secties op de quote in het linker zijbalkmenu:
  • Klik op het view weergavepictogram om een sectie te verbergen.
  • Klik op het hide pictogram verbergen om een sectie weer te geven.

• Om modules te verplaatsen, klikt u op de module en sleept u deze naar een nieuwe positie.
  
  
• Bewerk in het voorbeeld op bureaublad of mobiel door te klikken op de pictogrammen voor bureaublad of mobiel bovenaan het voorbeeld.
  
  
• Klik rechtsboven op Voorbeeld om de offerte te bekijken zoals de koper deze zal zien zodra deze is gedeeld.
• Klik op het breezeSingleStar Breeze-pictogram rechtsboven in een module of op het Breeze-pictogram in de zijbalk van de samenwerking om Breeze te gebruiken om te helpen bij het vullen van de module.
  
  

  Let op: voeg geen gevoelige informatie toe wanneer je met onze AI communiceert. Vergeet niet om AI-antwoorden altijd dubbel te controleren op nauwkeurigheid.

  
  

Stel uw offerte samen

Gebruik de offerte-editor om je offerte samen te stellen, klaar om naar je koper te sturen. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen als je updates maakt.

Let op: voeg geen gevoelige informatie toe wanneer je met onze AI communiceert. Vergeet niet om AI-antwoorden altijd dubbel te controleren op nauwkeurigheid.

De begeleidende brief bewerken

1. Klik op de motivatiebriefmodule in de offerte-editor.
2. Voer de tekst van de begeleidende brief in. Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om de tekst te personaliseren en links, emoji's en fragmenten toe te voegen. Klik op het breezeSingleStar Breeze-pictogram rechtsboven in de module of in de opmaakwerkbalk om tekst te genereren met AI.

3. Om de titel te wijzigen, klik je op de titel van de begeleidende brief en voer je een nieuwe titel in.
4. Voeg bijlagen toe om meer context aan de sollicitatiebrief te geven. Meer informatie over bijlagen. Een bijlage toevoegen aan de motivatiebriefmodule:
   • Klik op de module Begeleidende brief in de linker zijbalk.
   • Klik op Een bijlage toevoegen in de sectie Bijlagen .
     
     
   • In het rechterpaneel:
     • Zoek je bestand in het rechterpaneel:
       • Gebruik de zoekbalk om te zoeken naar een bestand dat al is geüpload naar de bestandentool. Eenmaal gevonden, klik je op het bestand om het te selecteren en vervolgens op Bestanden invoegen om ze toe te voegen aan de offerte.
       • Klik onder Recent bijgewerkt op de selectievakjes naast de bestanden die je wilt toevoegen. Klik op Alles weergeven om alle bestanden te bekijken. Klik op Bestanden invoegen om de bestanden toe te voegen aan de offerte.
       • Klik op Uploaden om bestanden van uw apparaat te uploaden.
     • Klik op Bestanden invoegen om ze aan de offerte toe te voegen.
   • In de linker zijbalk:
     • Als je wilt dat de bijlage deel uitmaakt van de ondertekeningsenvelop, schakel je het selectievakje Bij ondertekening in.
     • Als u de bijlage wilt hernoemen, verwijderen of downloaden, klikt u op Acties en selecteert u een optie. Bestanden die hernoemd of verwijderd zijn, worden niet hernoemd of verwijderd in de bestandentool. Gedownloade bestanden blijven in de bestandentool staan.

De samenvatting bewerken

1. Klik op de module Samenvatting in de offerte-editor.
2. Voer de tekst van de samenvatting in. Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om de tekst te personaliseren en links, emoji's en fragmenten toe te voegen. Klik op het breezeSingleStar Breeze-pictogram rechtsboven in de module of in de opmaakwerkbalk om tekst te genereren met AI.

3. Om de titel te wijzigen, klik je op de titel van de samenvatting en voer je een nieuwe titel in.
4. Voeg bijlagen toe om meer context toe te voegen aan de samenvatting. Meer informatie over bijlagen. Een bijlage toevoegen aan de module Samenvatting:
   • Klik op de module Samenvatting in de linkerzijbalk.
   • Klik op Een bijlage toevoegen in de sectie Bijlagen .
     
     
   • In het rechterpaneel:
     • Zoek je bestand in het rechterpaneel:
       • Gebruik de zoekbalk om te zoeken naar een bestand dat al is geüpload naar de bestandentool. Eenmaal gevonden, klik je op het bestand om het te selecteren en vervolgens op Bestanden invoegen om ze toe te voegen aan de offerte.
       • Klik onder Recent bijgewerkt op de selectievakjes naast de bestanden die je wilt toevoegen. Klik op Alles weergeven om alle bestanden te bekijken. Klik op Bestanden invoegen om de bestanden toe te voegen aan de offerte.
       • Klik op Uploaden om bestanden van uw apparaat te uploaden.
     • Klik op Bestanden invoegen om ze aan de offerte toe te voegen.
   • In de linker zijbalk:
     • Als je wilt dat de bijlage deel uitmaakt van de ondertekeningsenvelop, schakel je het selectievakje Bij ondertekening in.
     • Als u de bijlage wilt hernoemen, verwijderen of downloaden, klikt u op Acties en selecteert u een optie. Bestanden die hernoemd of verwijderd zijn, worden niet hernoemd of verwijderd in de bestandentool. Gedownloade bestanden blijven in de bestandentool staan.

Bewerk de partijen van de offerte

De module Partijen toont de gegevens van de verkoper en de contactpersonen en het bedrijf van de koper die bij de offerte horen.

• Verkopersgegevens zijn gebaseerd op de maker van de offerte, zelfs als de deal een andere eigenaar heeft. Als de deal-eigenaar de offerte maakt, worden zij ingesteld als de verkoper op de offerte.
• Verkopersgegevens, inclusief telefoonnummer, worden ingevuld vanuit het gebruikersprofiel van de gebruiker die de offerte maakt.
• De naam, het telefoonnummer en de bedrijfsinformatie van de verkoper kunnen worden bijgewerkt. Als je de gegevens van de verkoper bijwerkt, wordt alleen de individuele offerte bijgewerkt, niet de bijbehorende deal.
• Een offerte moet een e-mailadres en bedrijfsnaam van de verkoper hebben om te kunnen worden aangemaakt.
• De contactpersoon en het bedrijf van de koper worden ingevuld vanuit de bijbehorende deal.
• Een offerte moet één koperscontact hebben, maar er kunnen meer koperscontacten worden toegevoegd.
• Aan een offerte kan maximaal één kopersbedrijf worden gekoppeld.

1. Klik op de module Partijen in de offerte-editor. 
2. Klik op het breezeSingleStar Breeze-pictogram rechtsboven in de module om partijen toe te voegen met AI.

3. Om de kopersgegevens te bewerken, ga je in de linkerzijbalk naar het tabblad Koper :
   • Als er geen bedrijf aan de offerte is gekoppeld, klik dan op Bedrijf toevoegen. 
     • Zoek een bedrijf en schakel het selectievakje in naast een bestaande bedrijfsrecord die u wilt toevoegen aan de offerte, klik vervolgens op Volgende. Voeg associatielabels toe en klik op Opslaan.
     • Klik op de tab Nieuw maken om een nieuwe bedrijfsrecord aan te maken voor de offerte.
       
       • • Voer in het rechterpaneel de eigenschappen van het bedrijf in. Zodra je de naam of domeinnaam van het bedrijf hebt ingevuld, verschijnen er extra velden. Klik rechtsboven op Dit formulier bewerken om de weergegeven eigenschappen aan te passen.
       • • Zoek en selecteer records waaraan het bedrijf is gerelateerd in het gedeelteBedrijf koppelen aan. Klik bovenaan op Bewerk dit formulier om de koppelingen die worden weergegeven aan te passen.
         • Zodra je de bedrijfsinformatie hebt ingevuld, klik je onderaan op Create .

• • Als er een bedrijf is gekoppeld aan de offerte, klik dan op de bedrijfsnaam, werk de gegevens bij in het rechterpaneel en klik vervolgens op Opslaan. De gegevens worden alleen bijgewerkt op de offerte, niet op het bedrijfsdossier.
  • Als er geen contactpersonen aan de offerte zijn gekoppeld, klik dan op Contactpersoon toevoegen.
    • Zoek naar contactpersonen en schakel de selectievakjes in naast bestaande contactrecords die u wilt toevoegen aan de offerte, klik vervolgens op Volgende. Voeg associatielabels toe en klik op Opslaan.
    • Klik op de tab Nieuw maken om een nieuwe contactpersoon aan te maken voor de offerte.
      
      

      Let op: het wordt niet aanbevolen om contactpersonen aan je account toe te voegen zonder e-mailadres, omdat HubSpot het e-mailadres gebruikt om contactpersonen te ontdubbelen en contactpersonen automatisch te koppelen aan bedrijven.

      • • • Als u de privacyinstellingen voor gegevens hebt ingeschakeld in uw account, klikt u op het vervolgkeuzemenu Rechtsgrondslag voor de verwerking van gegevens van contactpersonen en selecteert u een optie. Meer informatie over rechtsgrondslag' voor verwerking.
          • Als je account marketingcontacten heeft, schakel je het selectievakje Deze contactpersoon instellen als marketingcontact in om de contactpersoon in te stellen als Marketing. Als je dit niet selecteert bij het maken van het contact, kun je later instellen als marketingcontact .
          • Klik op als je klaar bent . Om nog een contactpersoon op te slaan en aan te maken, klik je op Aanmaken en voeg je nog een contactpersoontoe.

3. • Als er contactpersonen aan de offerte zijn gekoppeld, klik dan op de naam van een contactpersoon, werk de gegevens bij in het rechterpaneel en klik vervolgens op Opslaan. De gegevens worden alleen bijgewerkt op de offerte, niet op het bedrijfsdossier.
   • Schakel de selectievakjes naast contactpersonen in of uit om ze toe te voegen of te verwijderen uit de offerte.
   • Klik op + Nog een contact toevoegen om nog een contact aan de offerte toe te voegen.
4. Als je de kop boven de kopers wilt bewerken, klik je op de kop Kopers in de offerte-editor en voer je een kop in.

Let op: door contactpersonen met e-mailadressen toe te voegen, wordt ontdubbeling mogelijk en worden ze automatisch gekoppeld aan bedrijven.

5. Klik in de linkerzijbalk op het tabblad Verkoper om de gegevens van de verkoper te bewerken.
   • Voer in het veld Koptekst de koptekst in boven de contactgegevens en bedrijfsgegevens van de verkoper.
   • Klik op de bedrijfsnaam, werk de gegevens in het rechterpaneel bij en klik op Opslaan. De details worden alleen bijgewerkt op de offerte, niet op het profiel van de gebruiker.
   • Klik op de naam van de contactpersoon, werk de gegevens bij in het rechterpaneel en klik vervolgens op Opslaan. De details worden alleen bijgewerkt op de offerte, niet op het profiel van de gebruiker.
     
     

De samenvatting bewerken

Het gedeelte Samenvatting bevat de datum van de overeenkomst, de looptijd, kortingen en de totale contractwaarde. De samenvatting bewerken:

Let op: Vervaldata van offertes worden ingesteld in de offerte-instellingen.

1. Klik op de module Overzicht in de offerte-editor.

2. Klik op het breezeSingleStar Breeze-pictogram in de rechterbovenhoek van de module om tekst te genereren met behulp van AI.

3. In de linker zijbalk:
   • Onder Ingangsdatum:
     • Schakel de schakelaar Effectieve datum uit om de effectieve datum van de offerte te verbergen.

3. • • Klik op het vervolgkeuzemenu Effectief en selecteer een van de volgende opties:
       • Bij akkoord: de standaardinstelling. Dit is de datum waarop de offerte naar Geaccepteerd gaat, door middel van e-handtekening of doordat een HubSpot-gebruiker de offerte als ondertekend markeert.
       • Aangepaste datum: een specifieke datum in de toekomst. Gebruik na het selecteren van deze optie de datumkiezer om de begindatum te selecteren. 
       • Uitgestelde start (dagen): stel de begindatum van de facturering uit met een aantal dagen na het uitchecken. Voer na het selecteren van deze optie een getal in het veld in.
       • Uitgestelde start (maanden): stel de begindatum van de facturering uit met een aantal maanden na het uitchecken. Voer na het selecteren van deze optie een getal in het veld in.
     • Bewerk in het veld Label het label dat boven de ingangsdatum wordt weergegeven. 

• • Onder Termijnlengte:
    • Schakel de schakelaar Termijnlengte uit om de termijnlengte te verbergen.

• • • Bewerk in het veld Label het label dat boven de termlengte wordt weergegeven.

• • Onder Totale korting:
    • Schakel de schakelaar Totale korting uit om de totale korting te verbergen.

• • • Klik op het vervolgkeuzemenu Formaat en selecteer een optie:

3. • • • Toon als bedrag: toon het kortingsbedrag in de valuta van de quote.
       • Toon als percentage: toon de korting als een percentage.
       • Toon als percentage en bedrag: toon de korting als percentage en als bedrag in de valuta van de quote.
     • Bewerk in het veld Label het label dat boven de totale korting wordt weergegeven.

3. • Onder Totale contractwaarde:
     • Schakel de schakelaar Totale contractwaarde uit om de looptijd te verbergen.

3. • • Bewerk in het veld Label het label dat boven de totale contractwaarde wordt weergegeven.

Eigenschappen van regelitems aanpassen (BETA)

Als je een Superbeheerder bent, lees dan hoe je je account kunt aanmelden voor de bèta.

Voeg eigenschappen van regelitems toe aan of verwijder ze uit de tabel met regelitems om de regeliteminformatie aan te passen die de koper ziet op een offerte. De regelartikeltabel kan maximaal zeven kolommen hebben. Extra eigenschappen kunnen worden weergegeven als rijen onder de regelitems tabel.

Om de weergegeven eigenschappen aan te passen:

1. Klik op de module Regelitems in de offerte-editor.
2. In het linkerpaneel:
   • Klik op Upgrade line item table als daarom wordt gevraagd.
     
     
   • Bestaande eigenschappen worden weergegeven onder Tabelkolommen en Itemrijen. 
   • Als u het label voor de eigenschap en de plaatsing ervan wilt bewerken, klikt u op het pictogram edit bewerken. Selecteer onder Weergeven als Tabelkolom of Itemrij. Voer in het veld [Placement] label een labelnaam in. Klik op Terug om uw wijzigingen op te slaan.
   • Klik op de X naast een eigenschap om deze te verwijderen.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Voeg een lijnitem eigenschap toe en selecteer een eigenschap. 
   • Om de eigenschappen opnieuw te ordenen, klik en versleep je een eigenschap met de dragHandle sleepgreep.
3. Geselecteerde eigenschappen worden weergegeven als kolommen en rijen in de regelartikeltabel van de offerte.
   
   

Regelitems toevoegen, bewerken of verwijderen

Als de bijbehorende deal nog geen regelitems heeft, kun je deze toevoegen. Je kunt ook extra regelitems toevoegen en de bestaande regelitems van de offerte bewerken.

Rubrieken toevoegen

1. Klik op het breezeSingleStar Breeze-pictogram in de rechterbovenhoek van de regelitemsmodule om regelitems toe te voegen met behulp van AI.

2. Als er geen regelitems zijn toegevoegd, klik dan op Selecteer uit productbibliotheek in de regelitemsmodule van de offerte-editor. Schakel in het rechterpaneel de selectievakjes voor het product in en klik op Toevoegen. 
3. Om extra regelitems toe te voegen, klikt u op de module Regelitems in de offerte-editor en vervolgens rechtsboven in de module Regelitems op Regelitem toevoegen. Schakel in het rechterpaneel de selectievakjes voor het product in en klik op Toevoegen.
4. Om regelitems in een uitgebreide weergave te bewerken, klikt u op de module Regelitems in de offerte-editor en vervolgens rechtsboven in de module Regelitems op Bewerken in uitgebreide weergave.
   • Om een regelitem toe te voegen, klik je rechtsboven op Regelitem toevoegen en selecteer je een optie:
     • Selecteer uit productbibliotheek: voeg een regelitem toe op basis van een product in je productbibliotheek, inclusief regelitems die zijn gemaakt met behulp van de HubSpot-Shopify integratie. 
       • Nadat je deze optie hebt geselecteerd, kun je zoeken op productnaam, productbeschrijving of SKU, of klik op Geavanceerde filters om je zoekopdracht te verfijnen. Schakel de selectievakjes in het rechterpaneel in naast de producten waarop je je regelitem wilt baseren. 
       • Als je regelitems met gedifferentieerde prijzen selecteert, klik dan op Toon niveaus om de verschillende niveaus voor het product te bekijken voordat je het regelitem toevoegt.
         
         
     • Maak aangepast regelitem: als je toestemming hebt omaangepaste regelitems te maken , wordt er een nieuw aangepast regelitem aangemaakt dat uniek is voor deze individuele offerte. Gebruik na het selecteren van deze optie het rechterpaneel om de details van je regelitem in te voeren en kies of je het aangepaste regelitem wilt opslaan in je productbibliotheek. Klik op Opslaan of Opslaan en nog een toevoegen. 

Houd rekening met het volgende gedrag bij het toevoegen van een regelitem met een terugkerende factureringsfrequentie:

• Als je een terugkerende factureringsfrequentie instelt (bijvoorbeeld maandelijks), wordt er een abonnement gemaakt voor de koper.
• Als de offerte een regel bevat met een terugkerende factureringsfrequentie en een eenmalig regelitem, wordt er een abonnement gemaakt voor het terugkerende regelitem en wordt er een aparte factuur gemaakt voor het eenmalige regelitem. Meer informatie over abonnementen.

Regelitems bewerken
Om regelitems te bewerken, inclusief verwijderen, klikt u op de module Regelitems in de offerte-editor en vervolgens rechtsboven op Bewerken in uitgebreide weergave. De productbibliotheek wordt niet beïnvloed bij het bewerken van een regelitem.

1. Bewerk de regelitems in de editor door de waarden van elke kolom aan te passen. Klik rechtsboven in de tabel met regelitems op Kolommen bewerken om de weergegeven kolommen te bewerken.
   
   
2. Bij het bewerken van regelitems met gedifferentieerde prijzen wordt de prijs bijgewerkt op basis van de staffel wanneer je de hoeveelheid bewerkt. Klik op Niveaus weergeven om de hoeveelheden naast de niveautabel te bewerken en inzicht te krijgen in welke niveautabel de prijs valt.
   
   
3. Standaard begint de facturering voor eenmalige en terugkerende items op het moment van afrekenen(op ingangsdatum). Als je een regel later wilt factureren, klik je op het vervolgkeuzemenu Begindatum facturering en selecteer je een van de volgende opties:
   • Aangepaste datum: een specifieke datum in de toekomst. Klik na het selecteren van deze optie in het rechterpaneel op de datumkiezer en selecteer een begindatum, klik vervolgens op Opslaan.
   • Uitgestelde start (dagen): stel de begindatum van de facturering uit met een aantal dagen na het uitchecken. Voer na het selecteren van deze optie in het rechterpaneel een getal in het veld Uitgestelde facturering start per dagen in en klik vervolgens op Opslaan.
   • Uitgestelde start (maanden): stel de begindatum van de facturering uit met een aantal maanden na het uitchecken. Voer na het selecteren van deze optie in het rechterpaneel een getal in het veld Uitgestelde facturering start per maanden in en klik vervolgens op Opslaan.

Let op: Stripe betalingsverwerking kan terugkerende regelitems verwerken die op een latere datum verschuldigd zijn, zolang er ten minste één regelitem verschuldigd is bij het afrekenen op de offerte. Regel 1 moet bijvoorbeeld worden betaald bij het afrekenen en regel 2 moet over 30 dagen worden betaald.

4. Klik op het keuzemenu Belastingtarief om belastingtarieven in te stellen op regelitems. Als je de kolom Belastingpercentage niet kunt zien, lees dan hoe je deze kunt toevoegen. Geautomatiseerde inning van verkoopbelasting kan alleen worden toegepast op oude offertes.
5. Klik in de kolom Eenheidskorting op het vervolgkeuzemenu en selecteer percentage of valuta. De valuta in het vervolgkeuzemenu komt overeen met de valuta van de offerte. Voer het kortingsbedrag in. Kortingen kunnen worden ingesteld op individuele regelitems, maar niet op de hele offerte.
6. Om de details van het regelitem te bewerken, of om een regelitem te klonen of te verwijderen, ga je met de muis over het regelitem, klik je op Acties en selecteer je een optie:

   • Bewerken: bewerk het regelitem alleen voor deze offerte. De productbibliotheek wordt niet beïnvloed.

   • Klonen: maak een nieuw regelitem met dezelfde details.

   • Verwijderen: het regelitem verwijderen.

7. Om de volgorde van de regelitems te wijzigen, klik en versleep je een regelitem met de dragHandle sleephendel.

8. Het gedeelte Samenvatting laat zien hoe je koper wordt belast. Leer hoe je een uitsplitsing van het offerte-totaal kunt weergeven.

   • Het subtotaal toont alleen de artikelen die bij het afrekenen moeten worden betaald. Alle items die op een later tijdstip in rekening worden gebracht, verschijnen in het totaal van Toekomstige betalingen .
   • Alle items, ongeacht de betaaldatum, worden opgeteld bij Totaal.
9. Wanneer je je updates hebt gemaakt, klik je linksonder op Opslaan.

Een uitsplitsing van het totaal van de offerte weergeven

Geef kopers de uitsplitsing van het totaal van de offerte, inclusief korting en belastingen. De uitsplitsing weergeven:

1. Klik op de module Regelitems in de offerte-editor.
2. In het linkerpaneel:
   • Klik op het tabblad Totalen .
     
     
   • Schakel de schakelaar Totalen in.
   • Het subtotaalbedrag is de totale nettoprijs (na kortingen) voor alle eenmalige en terugkerende regelitems die op dezelfde ingangsdatum beginnen. Onder Subtotaal kunt u aanpassen hoe het wordt weergegeven :
     • Klik op het vervolgkeuzemenu Formaat en selecteer een formaat. De indeling Subtotaal met uitsplitsing toont een uitsplitsing van eenmalige en terugkerende posten met dezelfde ingangsdatum.
     • Bewerk in het veld Label het label dat naast het subtotaalbedrag wordt weergegeven.
   • Het subtotaal bevat het totale kortingsbedrag, berekend voor alle eenmalige en terugkerende posten die op dezelfde ingangsdatum beginnen. Bijvoorbeeld:
     • Post 1: $100
     • Regelitem 2: $50 met 50% korting ($25).
     • Totaal voor korting: $150
     • Subtotaal na korting: $125
     • Totaal kortingspercentage: 17% (25/150)
   • Onder Korting inbegrepen in het subtotaal:
     • Klik op het vervolgkeuzemenu Formaat en selecteer een formaat.
     • Bewerk in het veld Label het label dat naast het kortingstotaal wordt weergegeven.

• • • Als je de kortingen in het subtotaal wilt verbergen, schakel je de schakelaar Korting inbegrepen in het subtotaal uit.
  • Het totale belastingbedrag wordt berekend voor alle eenmalige en terugkerende posten die op dezelfde ingangsdatum beginnen. Onder Belastingen:
    • Bewerk in het veld Label het label dat naast de totale belastingen wordt weergegeven.
    • Schakel de schakelaar Belastingen uit om de belastingen in het subtotaal te verbergen.
  • Het totaal verschuldigde bedrag op de ingangsdatum is het totaal verschuldigde bedrag na belastingen op de ingangsdatum. Het omvat geen betalingen die op een latere datum beginnen. Te betalen op ingangsdatum:
    • Bewerk in het veld Label het label dat wordt weergegeven naast het totaal op de ingangsdatum.
    • Voer in het veld Beschrijving een beschrijving in om het totaal van de ingangsdatum uit te leggen aan je koper.
  • De totale contractwaarde (TCV) is de totale waarde over de looptijd van het contract, inclusief alle eenmalige kosten en terugkerende kosten met gedefinieerde factureringsvoorwaarden. TCV bevat geen terugkerende kosten die voor onbepaalde tijd worden gefactureerd. Onder Totale contractwaarde (TCV): 
    • Bewerk het label dat naast de TCV wordt weergegeven in het veld Label .
    • Om de TCV te verbergen, schakel je de schakelaar Totale contractwaarde (TCV) uit.

De voorwaarden bewerken

1. Klik op de module Voorwaarden in de offerte-editor.
2. Voer de termen in. Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om de tekst te personaliseren en links, emoji's en fragmenten toe te voegen. Klik op het breezeSingleStar Breeze-pictogram in de module rechtsboven of in de opmaakwerkbalk om tekst te genereren met AI.

3. Om de titel te wijzigen, klik je op de termen titel en voer je een nieuwe titel in.
4. Voeg bijlagen toe om meer context toe te voegen aan de termen. Meer informatie over bijlagen. Een bijlage toevoegen aan de termenmodule:
   
   • Klik in de linkerzijbalk op Een bijlage toevoegen in de sectie Bijlagen .
   • Zoek je bestand in het rechterpaneel:
     • Gebruik de zoekbalk om te zoeken naar een bestand dat al is geüpload naar de bestandentool. Eenmaal gevonden, klik je op het bestand om het te selecteren en vervolgens op Bestanden invoegen om ze toe te voegen aan de offerte.
     • Klik onder Recent bijgewerkt op de selectievakjes naast de bestanden die je wilt toevoegen. Klik op Alles weergeven om alle bestanden te bekijken. Klik op Bestanden invoegen om de bestanden toe te voegen aan de offerte.
     • Klik op Uploaden om bestanden van uw apparaat te uploaden.
   • Klik op Bestanden invoegen om ze aan de offerte toe te voegen.

3. • In de linker zijbalk:
     • Als je wilt dat de bijlage deel uitmaakt van de ondertekeningsenvelop, schakel je het selectievakje Bij ondertekening in.

3. • • Als u de bijlage wilt hernoemen, verwijderen of downloaden, klikt u op Acties en selecteert u een optie. Bestanden die hernoemd of verwijderd zijn, worden niet hernoemd of verwijderd in de bestandentool. Gedownloade bestanden blijven in de bestandentool staan.

Facturerings- en betalingsopties bewerken

1. Klik op de module Betalingen in de offerte-editor.
2. Klik op het breezeSingleStar Breeze-pictogram rechtsboven in de module om de betalingsopties bij te werken met AI.

3. In de linker zijbalk:
   • Stel op het tabblad Facturering uw factureringsopties in:
     
     • Klik op het vervolgkeuzemenu Betalingsvoorwaarden en selecteer de betalingsvoorwaarden (facturen kunnen betaalbaar zijn bij ontvangst of een netto betalingstermijn hebben). 
     • Schakel de schakelaar Facturering inschakelen uit om het automatisch aanmaken van facturen en abonnementen uit te schakelen. Als Facturering inschakelen is ingeschakeld, worden automatische betalingen verwerkt met de betalingsmethode van de koper op elke factureringsdatum.
   • Klik op het tabblad Betalingen om de betalingsopties in te stellen:
     • De optie Accepteer online betalingen is standaard ingeschakeld als facturering is ingeschakeld. De vooringevulde keuzes op dit scherm weerspiegelen wat is ingesteld in de betalingsinstellingen. 
     • Schakel de selectievakjes voor geaccepteerde betalingsvormen in of uit om de betalingswijzen te kiezen die moeten worden geaccepteerd.
     • Als je kosten hebt ingesteld, schakel dan de selectievakjes Kosten toegepast bij afrekenen in om aan te geven welke kosten worden toegepast op de betaling.
     • Schakel het selectievakje Factuuradres voor creditcardaankopen verzamelen in om het factuuradres van je kopers te verzamelen.
     • Schakel het selectievakje Verzamel verzendadres in om het verzendadres van je kopers te verzamelen.
     • Schakel het selectievakje Verzamel de betalingsgegevens van je klant bij het afrekenen voor toekomstige kosten uit als je de betalingsgegevens van de koper niet wilt verzamelen bij het afrekenen. 

De acceptatiemethode bewerken

1. Klik op de module Acceptatie in de offerte-editor.
2. Gebruik de opmaakwerkbalk bovenaan om de tekst te personaliseren en links, emoji's en fragmenten toe te voegen. Klik op het breezeSingleStar Breeze-pictogram rechtsboven in de module of in de opmaakwerkbalk om tekst te genereren met AI.

3. In de linker zijbalk:
   • Kies onderAcceptatiemethode uit de volgende opties:
     • Afdrukken en ondertekenen: laat ruimte vrij op de offerte zodat de koper zijn naam kan afdrukken en ondertekenen. Als Afdrukken en ondertekenen is ingeschakeld, is het niet mogelijk om online betalingen te accepteren. Als u Afdrukken en ondertekenen selecteert en het gedeelte Acceptatiemethode verbergt , kunt u de offerte handmatig als ondertekend markeren op de citatenindexpagina.
     • E-handtekening: gebruik e-handtekeningen om de offerte te ondertekenen. Er moet minstens één koper geselecteerd zijn om deze optie te kunnen gebruiken.
       • Schakel onder Contactpersonen van kopers die moeten ondertekenen de selectievakjes in naast de kopers die de offerte moeten ondertekenen. Klik op + Contact toevoegen om meer contactpersonen aan de offerte toe te voegen.
         • Zoek naar contactpersonen en schakel de selectievakjes in naast bestaande contactrecords die u wilt toevoegen aan de offerte, klik vervolgens op Volgende. Voeg associatielabels toe en klik op Opslaan.
         • Klik op het tabblad Nieuw maken om een nieuwe contactpersoon voor de offerte te maken en klik vervolgens op Maken.

3. • • • • Als u een contactpersoon of bedrijf uit de offerte wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje naast hun naam uit.
       • Klik op het vervolgkeuzemenu Tellers en selecteer de countersigners van je organisatie.

• • • Accepteren zonder handtekening: dit wordt ook wel click-to-accept, checkbox-optie of checkbox-overeenkomst genoemd. Een offerte accepteren zonder handtekening maakt het mogelijk om een offerte te accepteren zonder een formele e-handtekening. Dit kan handig zijn in situaties waar een formele handtekening niet nodig is, zoals voor inkooporders (PO's). Deze optie kan worden gebruikt met of zonder online betalingen op de offerte en er hoeft geen contact te worden toegevoegd aan de offerte. Selecteer een optie onder Acceptatie aanvragen van:
      • Niet specificeren: laat elke contactpersoon toe om de offerte te accepteren.
      • [Naam contactpersoon]: selecteer een contactpersoon om een verwachte acceptant van de offerte in te stellen. Andere contactpersonen kunnen de offerte echter wel accepteren.
      • Klik op + Contact toevoegen om meer contactpersonen aan de offerte toe te voegen.
        • Zoek naar contactpersonen en schakel de selectievakjes in naast bestaande contactrecords die u wilt toevoegen aan de offerte, klik vervolgens op Volgende. Voeg associatielabels toe en klik op Opslaan.
        • Klik op het tabblad Nieuw maken om een nieuwe contactpersoon voor de offerte te maken en klik vervolgens op Maken.

• • • • • Als u een contactpersoon of bedrijf uit de offerte wilt verwijderen, klikt u op de module Partijen in de offerte-editor. Schakel in de linkerzijbalk het selectievakje naast hun naam uit.

De afsluitagent voor de offerte configureren

De afsluitagent is een agent die wordt aangestuurd door Breeze, de AI van HubSpot, die contextuele bestanden gebruikt om vragen van gebruikers over offertes te beantwoorden. Gebruik het op de offerte zodat kopers de agent vragen kunnen stellen terwijl ze de offerte bekijken.

De sluitagent wordt standaard ingeschakeld als deze is ingesteld en geactiveerd in de instellingen. De sluitagent moet worden ingesteld en geactiveerd voordat deze kan worden gebruikt voor een offerte.

Offertespecifieke kennis toevoegen aan de afsluiter

1. Als dat nog niet het geval is, schakel dan de sluitingsagent in:
   • Klik rechtsboven in de offerte-editor op Agent sluiten staat uit.
   • Schakel in het rechterpaneel de schakelaar Sluitagent inschakelen in.
2. In het rechterpaneel:
   • Klik op Sluitagentconfiguratie om naar de instellingen van de sluitagent te gaan.
   • Klik naast Quote-specifieke kennis op + Bestand toevoegen.
     • Zoek je bestand in het rechter schuifvenster:
       • Gebruik de zoekbalk om te zoeken naar een bestand dat al is geüpload naar de bestandentool. Eenmaal gevonden, klik je op het bestand om het te selecteren en vervolgens op Bestanden invoegen om ze toe te voegen aan de offerte.
       • Klik onder Recent bijgewerkt op de selectievakjes naast de bestanden die je wilt toevoegen. Klik op Alles weergeven om alle bestanden te bekijken. Klik op Bestanden invoegen om de bestanden toe te voegen aan de offerte.
       • Klik op Uploaden om bestanden van uw apparaat te uploaden.
   • Klik om het gedeelte Zie bestanden uit te vouwen om de bestanden te bekijken die de afsluitagent zal gebruiken voor de offerte. Klik op x naast een bestand om het te verwijderen uit de sluitagent.
   • Klik onder Kennisscore om het gedeelte Zie details uit te breiden om veelvoorkomende kopersvragen en voorbeeldantwoorden te bekijken, gebaseerd op de bestanden die aan de offerte zijn toegevoegd. Klik op Vernieuw scores nadat je andere bestanden hebt toegevoegd om een nieuwe kennisscore te krijgen.

Bekijk een voorbeeld van de afsluiter voordat u de offerte verstuurt

Om de offerte te bekijken en te testen voordat je de agent naar je koper stuurt:

1. Stel uw offerte samen.
2. Klik rechtsonder op de agent.
   
   
3. Voer een bericht in en klik op send Verzenden.
   
   
4. De agent zal de kennisbronnen gebruiken om een antwoord te vinden. Als het een relevant antwoord vindt, zal het reageren.
   
   
5. Klik op x om de agent te sluiten.

Schakel de tussenpersoon uit

1. Klik rechtsboven op Sluitagent staat aan.
2. Schakel in het rechterpaneel de schakelaar Sluitmiddel uitschakelen uit.
3. Klik op Opslaan.

De aanhalingstaal en locale instellen

1. Klik op Instellingen rechtsboven in de offerte-editor.
2. Klik op het vervolgkeuzemenu Taal en selecteer een taal.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu Locale en selecteer een locale. Locale wijzigt de weergave-indeling voor datum en adres van je offerte. De valuta-indeling van de offerte wordt geërfd van de valuta van de dealrecord, dus als je de locale-instellingen van de offerte wijzigt, wordt de valuta niet bijgewerkt.

Deel uw quote

Deel een citaat dat geen goedkeuring nodig heeft

1. Als de offerte geen goedkeuring behoeft, klik dan rechtsboven op Delen om de offerte af te ronden.

Let op: wanneer je op Delen klikt, wordt de offerte gedeeld, zelfs als deze nog niet naar de koper is verzonden. Zorg ervoor dat je de offerte naar je koper stuurt.

2. Kopieer een link om de offerte te verzenden of download een PDF:
   • Ga in het dialoogvenster naar het tabblad Koppeling kopiëren, PDF downloaden . In het rechterpaneel wordt een voorbeeld van de offerte weergegeven.
   • Klik op Link kopiëren om een link naar het citaat te kopiëren.
   • Klik op Download PDF om een PDF van de offerte te downloaden.
   • Klik op de X in de rechterbovenhoek of op Sluiten als je klaar bent.
     
     
3. De offerte per e-mail verzenden:
   • Klik in het dialoogvenster op het tabblad E-mail met offerte verzenden.
   • Het veld Aan wordt automatisch gevuld met het e-mailadres van de contactpersoon die bij de offerte hoort. Als u dit adres wilt wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu en selecteert u een contactpersoon. Je kunt ook een nieuw e-mailadres invoeren en HubSpot maakt na het verzenden automatisch een contactrecord aan.
   • Klik op Geadresseerden toevoegen om een e-mailadres toe te voegen aan het veld Cc . Klik op het vervolgkeuzemenu, selecteer de contactpersonen of voer aangepaste e-mailadressen in. Je kunt maximaal negen e-mailadressen toevoegen in het veld Cc .
   • Als er een standaard e-mailadres is ingesteld in de offerte-instellingen, wordt het veld Van automatisch gevuld met uw persoonlijke e-mailadres. Als er een standaard e-mail is ingesteld, maar de instelling om gebruikers citaten te laten verzenden vanuit hun persoonlijke e-mail of andere e-mailadressen van het team waartoe ze toegang hebben is ingeschakeld, dan kun je een ander e-mailadres selecteren.
   • Als er geen standaard e-mailadres is ingesteld, wordt het e-mailadres dat u selecteert het standaardadres telkens wanneer u een offerte verzendt, maar u kunt het wijzigen voordat u een offerte verzendt.
   • Antwoorden op deze e-mail worden doorgestuurd naar het Van-adres . Als je een e-mailadres selecteert dat wordt gebruikt voor een gekoppelde inbox, inclusief gedeelde team e-mail inboxen, kun je de follow-up beheren in HubSpot's conversatie inbox.
   • Bewerk het onderwerp van de e-mail in het veld Onderwerp .
   • Voer in het veld Schrijf hier uw bericht in. .. uw e-mailbericht in. Gebruik de opmaakwerkbalk onderaan om je tekst op te maken, links in te voegen en knipsels in te voegen.
   • Terwijl je de velden bijwerkt, wordt in het rechterpaneel een live voorbeeld weergegeven.
   • Om de e-mail te verzenden, klikt u op Stuur offerte e-mail. De koper ontvangt een e-mail met de offertegegevens met een link om de offerte in zijn browser te bekijken, samen met een PDF-versie van de offerte als bijlage.
   • Om in plaats daarvan handmatig een één-op-één e-mail op te stellen met een link naar de offerte, klikt u op Aangepaste e-mail maken in uw CRM.

Deel een citaat dat moet worden goedgekeurd

1. Beweeg de muisaanwijzer rechtsboven over Goedkeuring aanvragen en klik op Goedkeuringsvoorwaarden weergeven om de reden voor de goedkeuringseis te bekijken.
2. Klik rechtsboven op Goedkeuring aanvragen om de offerte ter goedkeuring in te dienen.
3. Voer eventuele notities voor de goedkeurder in het veld Notities aan goedkeurder in en klik vervolgens op Goedkeuring aanvragen.
4. De offerte gaat naar de status In afwachting van goedkeuring . De goedkeurders kunnen de offerte vervolgens goedkeuren. 
5. De goedkeuringsactiviteit bekijken:
   • Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Offertes.
   • Beweeg de muis over de quote en klik op Voorbeeld.
   • De voortgang van de goedkeuring van de offerte wordt weergegeven onder Activiteit.
     
     
6. Je ontvangt een melding in HubSpot en een e-mailmelding als er wijzigingen zijn aangevraagd. Meer informatie over het configureren van je meldingen.
   
   
   • Klik op Offerte bekijken en vervolgens rechtsboven in de offerte op Offerte bewerken om de offerte te bewerken en opnieuw ter goedkeuring in te dienen.
   • Als er meer dan één goedkeurder is en één goedkeurder wijzigingen aanvraagt, moet elke goedkeurder de offerte opnieuw goedkeuren wanneer de offerte opnieuw wordt ingediend.
7. Je ontvangt ook een melding in HubSpot en een e-mailbericht als de offerte is goedgekeurd. Meer informatie over het configureren van je meldingen.
   
   

Bijlagen citeren

Voeg bijlagen toe aan de offerte om je koper extra informatie te geven, zoals een branded begeleidende brief, uitgebreide voorwaarden of offerte-specifieke informatie.

• Je kunt tot tien bestanden als bijlagen aan een offerte toevoegen. Bestanden worden geüpload naar de bestandstool. Bestanden die hernoemd, verwijderd of gedownload zijn van de offerte blijven in hun oorspronkelijke bestandsindeling in de bestandentool staan.
• Bijlagen kunnen in PDF, DOC of DOX formaat zijn, met een maximale bestandsgrootte van 40mb.
• Bijlagen kunnen worden gemarkeerd als Bij ondertekening om te worden toegevoegd aan de ondertekeningsenvelop van een e-handtekening. Als een bijlage is gemarkeerd als Ondertekenen, moet de e-handtekening worden gebruikt voor de offerte.

Ervaring als koper

Kopers kunnen de offerte bekijken via de gedeelde link.

Let op: online betalingen vereisen een acceptatiemethode van E-handtekening of Accepteren zonder handtekening. Afdrukken en ondertekenen is geen geldige acceptatiemethode bij online betalingen.

Offertes met online betalingen ingeschakeld

Als online betalen is ingeschakeld, moet de koper de offerte accepteren en vervolgens de betaling instellen.

1. De koper aanvaardt de offerte met of zonder handtekening, afhankelijk van hoe de offerte is opgesteld:
   • Voor acceptatie zonder handtekening:
     • De koper klikt op Offerte accepteren op de offerte.
     • In het veld Voer uw volledige naam in om de aanvaarding te bevestigen , voeren ze hun volledige naam in.
     • Ze klikken op Offerte accepteren.
     • De offerte is geaccepteerd, maar niet betaald. Bovenaan de offerte moeten ze klikken op Betaling instellen. Ze kunnen de offerte sluiten en later opnieuw bekijken om de betaling te regelen.
     • De koper kan dan doorgaan met betalen.
   • Voor acceptatie door middel van een e-handtekening:
     • De koper klikt op Nu ondertekenen onderaan de offerte om de offerte te ondertekenen. Als identiteitsverificatie is ingeschakeld, moeten ze eerst op Identiteit verifiëren klikken om zichzelf via e-mail te verifiëren voordat ze kunnen ondertekenen.
     • Er wordt een Dropbox Sign-dialoogvenster geopend. Ze moeten op Aan de slag klikken.
     • Ze klikken op Klik om te ondertekenen.
     • De koper kan zijn handtekening tekenen, typen of uploaden en vervolgens op Insert klikken.
       
       
     • Vervolgens klikken ze op Doorgaan en vervolgens op Ik ga akkoord.
     • Nadat het document is ingediend, klikken ze op Sluiten.
   • De offerte is ondertekend maar nog niet betaald. Bovenaan de offerte moeten ze klikken op Betaling instellen. Ze kunnen de offerte sluiten en later opnieuw bekijken om de betaling te regelen.
2. De koper kan dan doorgaan met betalen.

Let op: als de koper het browsertabblad van de offerte sluit na het e-tekenen, en hij klikt op de link om de offerte opnieuw te openen, dan blijft de offerte ondertekend en kan hij doorgaan met betalen.

Offertes met online betalingen uitgeschakeld

Als online betalingen zijn uitgeschakeld, moet de koper de offerte accepteren. De koper aanvaardt de offerte met of zonder handtekening, afhankelijk van hoe de offerte is opgesteld:

1. Voor acceptatie zonder handtekening:
   • De koper klikt op Offerte accepteren op de offerte.
   • In het veld Voer uw volledige naam in om de aanvaarding te bevestigen , voeren ze hun volledige naam in.
   • Ze klikken op Offerte accepteren.
   • De offerte is geaccepteerd, maar niet betaald. Bovenaan de offerte moeten ze klikken op Betaling instellen. Ze kunnen de offerte sluiten en later opnieuw bekijken om de betaling te regelen.
2. De koper kan dan doorgaan met betalen.
3. Voor acceptatie door middel van een e-handtekening:
   • De koper klikt op Nu ondertekenen onderaan de offerte om de offerte te ondertekenen. Als identiteitsverificatie is ingeschakeld, moeten ze eerst op Identiteit verifiëren klikken om zichzelf via e-mail te verifiëren voordat ze kunnen ondertekenen.
   • Er wordt een Dropbox Sign-dialoogvenster geopend. Ze klikken op Aan de slag.
   • Ze klikken op Klik om te ondertekenen.
   • De koper kan zijn handtekening tekenen, typen of uploaden en vervolgens op Insert klikken.
     
     
   • Ze klikken op Doorgaan en vervolgens op Ik ga akkoord.
   • Nadat het document is ingediend, kunnen ze op Sluiten klikken.
   • De offerte is ondertekend maar nog niet betaald. Bovenaan de offerte moeten ze klikken op Betaling instellen. Ze kunnen de offerte sluiten en later opnieuw bekijken om de betaling te regelen.
   • De koper kan dan doorgaan met betalen.

Let op: als de koper het browsertabblad van de offerte sluit na het e-tekenen, en hij klikt op de link om de offerte opnieuw te openen, dan blijft de offerte ondertekend en kan hij doorgaan met betalen.

Volgende stappen

• Offertes beheren.
• Beheer goedkeuringen van offertes.