Vind antwoorden en algemene informatie over de tool workflows in HubSpot.
Als je fouten tegenkomt bij het bekijken van je workflowgeschiedenis, lees dan meer over veelvoorkomende workflowfouten en de stappen die je kunt nemen om deze problemen op te lossen.
Ja, je kunt in je workflowinstellingen plannen dat een workflow automatisch wordt uitgeschakeld na een bepaalde datum en tijd. Meer informatie over het automatisch uitschakelen van een workflow.
Er is geen algemene pauzeknop voor je workflow, maar je kunt wel pauzedata instellen zodat acties op bepaalde dagen niet worden uitgevoerd. Op pauzedata worden acties verschoven naar de volgende beschikbare dag. Dit is vooral handig voor het beheren van campagnes die overlappen met feestdagen en andere gevoelige data.
Meer informatie over het instellen van pauzedata.
Verwijderde records worden automatisch uit workflows verwijderd. Zelfs als het record tijdens een vertraging wordt verwijderd en vervolgens hersteld, zal het herstelde record de workflow niet hervatten en voortzetten.
Om eerder verwijderde records weer aan een workflow toe te voegen, moet u ervoor zorgen dat herinschrijven is ingeschakeld en vervolgens de record handmatig inschrijven.
Als u uw workflowgeschiedenis bekijkt, kunt u zien dat er een actie is overgeslagen om een oneindige lus te voorkomen: De ingeschreven deal is gemaakt door deze workflow, dus deze actie is overgeslagen om een oneindige lus te voorkomen.
Dit geeft aan dat je workflow een actie heeft om een record te maken dat ook voldoet aan de aanmeldingscriteria voor dezelfde workflow:
HubSpot voorkomt dat deze actie plaatsvindt, zodat de workflow niet oneindig records aanmaakt. Als je een dergelijke fout tegenkomt, controleer dan je workflow om er zeker van te zijn dat de nieuwe records die worden gemaakt niet voldoen aan de aanmeldingscriteria van de workflow.
Het aantal workflows dat je kunt maken is afhankelijk van je HubSpot abonnementen:
Als u meerdere abonnementen heeft, wordt uw limiet bepaald door het abonnement met de hoogste workflow limiet. Als uw account bijvoorbeeld een Marketing Hub Professional en een Sales Hub Enterprise abonnement heeft, kunt u maximaal 1000 workflows maken.
Alleen aangepaste workflows die zijn gemaakt met de workflowtool tellen mee voor je accountlimieten. Ingebedde workflowtools met vooraf ingestelde triggers tellen niet mee voor je workflowlimieten. Dit omvat het volgende:
HubSpot slaat loggegevens van workflowacties op binnen de onderstaande tijdsperioden:
Bij het inschakelen van een workflow kunt u onder de optie Deze contactpersonen voldoen al aan de triggercriteria. Wilt u ze inschrijven als deze workflow wordt ingeschakeld? kunt u kiezen of bestaande contactpersonen die momenteel aan de triggercriteria voldoen wel of niet moeten worden ingeschreven.
Als deze optie is ingesteld op Nee, worden alleen objecten geregistreerd die aan de triggercriteria voldoen nadat de workflow is ingeschakeld. Bestaande contactpersonen, bedrijven, deals, offertes of tickets worden niet automatisch geregistreerd, zelfs als ze op dat moment aan de criteria voldoen. Alleen records die na het inschakelen van de workflow aan de triggers voor aanmelding voldoen, worden aangemeld.
Wanneer u de inschrijvingsriggers in een actieve workflow wijzigt, verschijnt er een dialoogvenster waarin u kunt kiezen om bestaande records die aan de bijgewerkte inschrijvingsriggers voldoen, onmiddellijk in te schrijven.
Meer informatie over het aanmelden van bestaande records die voldoen aan de aanmeldingscriteria.
Standaard worden records alleen ingeschreven in een workflow wanneer ze voor het eerst voldoen aan de triggers voor inschrijving van de workflow of wanneer ze handmatig worden ingeschreven. Leer hoe u triggers voor herinschrijving kunt toevoegen zodat records opnieuw in een workflow kunnen worden ingeschreven.
Als u de filters in een actieve lijst bewerkt die wordt gebruikt in de aanmeldingstriggers van een actieve workflow en vervolgens probeert de lijst op te slaan, verschijnt er een dialoogvenster waarin u kunt kiezen of bestaande contactpersonen die aan de nieuw bijgewerkte lijstcriteria voldoen, in de workflow moeten worden aangemeld.
Je kunt maximaal 250 inschrijvingstriggers aan een workflow toevoegen. Als je voor je workflow meer inschrijvingstriggers nodig hebt, moet je meerdere workflows maken.
Als je een getale-eigenschap gebruikt voor je inschrijftrigger in een contactgebaseerde workflow, kun je alleen hele getallen gebruiken.
Als er een waarde met een decimaal getal wordt gebruikt, wordt er een fout weergegeven en wordt de inschrijftrigger niet opgeslagen. Dit geldt zowel voor geformatteerde als niet-geformatteerde getaleigenschappen. Je kunt bijvoorbeeld niet instellen dat Werknemers is gelijk aan 0,98.
Als u een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt, is het aantal contactpersonen dat wordt weergegeven op de overzichtspagina een schatting en geen exacte meting van het aantal contactpersonen. Als u het exacte aantal records wilt bekijken, klikt u op Lijsten gebruiken om deze contactpersonen te bekijken.
Als deze optie is ingeschakeld, worden objecten ingeschreven als ze eerder niet aan de inschrijvingscriteria voldeden en voor het eerst aan de inschrijvingscriteria voldoen nadat de workflow is ingeschakeld
of als ze opnieuw aan de aanmeldingscriteria voldoen en opnieuw aanmelden is ingeschakeld. Meer informatie over triggers voor herinschrijving.
Wanneer een groot aantal records zich tegelijkertijd inschrijft in een workflow of een actie uitvoert, kan de workflow worden afgehandeld. Als een workflow wordt beperkt, worden acties niet onmiddellijk uitgevoerd, maar in een wachtrij terwijl records worden verwerkt.
In specifieke datum- of contactdatum-gebaseerde workflows kan dit ertoe leiden dat contactpersonen de eerste actie missen als deze wordt gepland kort nadat ze zijn ingeschreven in de workflow. Om dit te voorkomen, kunt u uw contactpersonen van tevoren inschrijven of de eerste actie op een later tijdstip plannen ten opzichte van de datum of datumeigenschap.
Het toevoegen van acties aan een actieve workflow kan invloed hebben op records die zijn ingeschreven en actief zijn in de workflow:
Bijvoorbeeld, in een workflow met twee acties, wanneer een nieuwe actie wordt toegevoegd tussen de eerste actie en de tweede actie:
Het verwijderen van acties uit een actieve workflow heeft invloed op records die momenteel voor die actie zijn gepland. Als u een actie verwijdert waarvoor records zijn gepland, worden die records niet uitgevoerd. De records gaan door naar de volgende stap van de workflow en gaan verder in de workflow.
Als de actie bijvoorbeeld is gepland om alleen op weekdagen te worden uitgevoerd, gaat het record niet naar de volgende fase totdat het een weekdag is of totdat de geplande tijd is verstreken. Er verschijnt ook een fout voor die actie in de workflow geschiedenis.
Wanneer records zijn gepland voor een actie, toont de actie een telling van die records, zoals 1 contact in deze actie.
Als de instellingEigenaar van bedrijf standaard aan contactpersoon toewijzen is ingeschakeld, wordt de volgende fout weergegeven wanneer u een actieLeads roteren toevoegt aan een workflow op basis van contactpersonen: Het duurt ongeveer 10 minuten voordat nieuwe contactpersonen zijn verwerkt omdat de synchronisatie van contactpersonen en bedrijfseigenaren is ingeschakeld.
Wanneer een nieuw HubSpot-contact wordt gemaakt en het eigendom wordt gesynchroniseerd tussen contactpersonen en bedrijven, kan het enige tijd duren voordat het contact wordt gekoppeld aan een bedrijf en de eigenaar van het bedrijf vervolgens wordt gesynchroniseerd met het contact. Als gevolg hiervan worden nieuwe contactpersonen 10 minuten vertraagd voordat de actie Leads roteren wordt uitgevoerd, zodat er voldoende tijd is om de koppeling tussen contactpersoon en bedrijf tot stand te brengen en het eigenaarschap te synchroniseren.
Alleen marketinge-mails die zijn opgeslagen voor automatisering kunnen in workflows worden verzonden. Als een marketinge-mail een concept is of eerder naar een lijst met ontvangers is verzonden, kan deze niet worden geselecteerd in de actieE-mail verzenden.
Als je een vertraging verwijdert, zullen records die in de vertraging wachten de vertraging onmiddellijk overslaan en doorgaan met de rest van de workflow.
Meer informatie over vertragingen in de bewerkingsworkflow.