Vind antwoorden en algemene informatie over de tool workflows in HubSpot.
Om de workflow-tool te kunnen gebruiken, zijn rechten van het type ‘Superbeheerder’ of ‘Workflows’ vereist.
Als je fouten tegenkomt bij het bekijken van je workflowgeschiedenis of als je workflow niet werkt zoals verwacht, lees dan meer over veelvoorkomende workflowfouten en de stappen die je kunt nemen om deze problemen op te lossen.
Ja, je kunt in je workflowinstellingen plannen dat een workflow automatisch wordt uitgeschakeld na een bepaalde datum en tijd. Meer informatie over het automatisch uitschakelen van een workflow.
Hoewel er geen algemene pauzeknop is voor je workflow, kun je wel pauzedata instellen zodat acties op bepaalde dagen niet worden uitgevoerd. Op pauzedata worden acties verschoven naar de eerstvolgende beschikbare dag. Dit is vooral handig voor het beheren van campagnes die overlappen met feestdagen en andere gevoelige data.
Meer informatie over het instellen van pauzedata.
Verwijderde records worden automatisch uit workflows verwijderd. Zelfs als de record wordt verwijderd en vervolgens hersteld tijdens een vertraging, zal de herstelde record niet worden hervat en de workflow voortzetten.
Om eerder verwijderde records weer aan een workflow toe te voegen, moet u ervoor zorgen dat opnieuw aanmelden is ingeschakeld en vervolgens de record handmatig aanmelden.
Als u uw workflowgeschiedenis bekijkt, kunt u zien dat er een actie is overgeslagen om een oneindige lus te voorkomen: De ingeschreven deal is gemaakt door deze workflow, dus deze actie is overgeslagen om een oneindige lus te voorkomen.
Dit geeft aan dat je workflow een actie heeft om een record te maken dat ook voldoet aan de aanmeldingscriteria voor dezelfde workflow:
HubSpot voorkomt dat deze actie plaatsvindt, zodat de workflow niet oneindig records aanmaakt. Als je een dergelijke fout tegenkomt, controleer dan je workflow om er zeker van te zijn dat de nieuwe records die worden aangemaakt niet voldoen aan de aanmeldingscriteria van de workflow.
Het aantal workflows dat je kunt maken is afhankelijk van je HubSpot abonnementen:
Als je meerdere abonnementen hebt, wordt je limiet bepaald door het abonnement met de hoogste workflowlimiet. Als je account bijvoorbeeld een Marketing Hub Professional en een Sales Hub Enterprise abonnement heeft, kun je tot 1000 workflows maken.
Alleen aangepaste workflows die zijn gemaakt met de workflows-tool tellen mee voor je accountlimieten. Ingebedde workflowtools met vooraf ingestelde triggers tellen niet mee voor je workflowlimieten. Dit omvat het volgende:
De volgende workflow enrollment triggers en acties gebruiken HubSpot credits. Leer hoe je HubSpot credits en facturering begrijpt.
| Triggers | Acties |
|
|
Om te bepalen welke gebruikers toegang hebben tot het beheren van kredietgebruik vanuit bepaalde workflowacties of triggers, moet je de toegang tot de bijbehorende functie beheren:
Er zijn een aantal redenen waarom een record kan voldoen aan de aanmeldingscriteria van de workflow, maar niet wordt aangemeld voor de workflow. Bijvoorbeeld als een contactpersoon is opgenomen in de suppressielijst van de workflow, als de contactpersoon eerder was ingeschreven in de workflow maar herinschrijving niet is ingeschakeld, en nog veel meer.
Meer informatie over het oplossen van problemen met workflowaanmeldingen.
Er zijn drie soorten inschrijftriggers die je voor verschillende scenario's kunt gebruiken:
Standaard worden records alleen in een workflow geregistreerd wanneer ze voor het eerst voldoen aan de triggers voor registratie van de workflow of wanneer ze handmatig worden geregistreerd. Leer hoe je triggers voor herinschrijving toevoegt zodat records opnieuw kunnen worden ingeschreven in een workflow.
Als u de filters in een actief segment bewerkt dat wordt gebruikt in de aanmeldingsactivering van een actieve workflow en u probeert het segment op te slaan, verschijnt er een dialoogvenster waarin u kunt kiezen of bestaande contactpersonen die aan de nieuw bijgewerkte criteria voldoen, in de workflow moeten worden aangemeld.
Je kunt tot 250 inschrijftriggers aan een workflow toevoegen. Als je voor je workflow meer inschrijftriggers nodig hebt, maak dan in plaats daarvan meerdere workflows.
Als je een getale-eigenschap gebruikt voor je inschrijftrigger in een contactgebaseerde workflow, kun je alleen hele getallen gebruiken.
Als er een waarde met een decimaal getal wordt gebruikt, wordt er een fout weergegeven en wordt de activering niet opgeslagen. Dit geldt voor zowel geformatteerde als niet-geformatteerde getaleigenschappen. Je kunt bijvoorbeeld niet instellen dat Werknemers gelijk is aan 0,98.
Als u een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt, is het aantal contactpersonen dat wordt weergegeven op de beoordelingspagina een schatting en geen exacte meting van het aantal contactpersonen in op contactpersonen gebaseerde workflows.
Als je het exacte aantal records wilt zien, klik je bij het publiceren van je workflow op Zie alle contactpersonen in lijsten (segmenten).
Wanneer deze optie is ingeschakeld, worden objecten geregistreerd als ze voorheen niet aan de registratiecriteria voldeden en na het inschakelen van de workflow voor het eerst aan de registratievoorwaarden voldoen, of als ze opnieuw aan de registratiecriteria voldoen en herregistratie is ingeschakeld. Objecten die op dat moment al aan de criteria voldeden, worden buiten beschouwing gelaten. Nieuw aangemaakte contacten worden nog steeds gecontroleerd en kunnen zich aanmelden als ze aan de criteria voldoen. Meer informatie over triggers voor herinschrijving.
Als een groot aantal records zich tegelijkertijd inschrijft voor een workflow of een actie uitvoert, kan de workflow worden afgeremd. Als een workflow is throttled, worden acties niet onmiddellijk uitgevoerd, maar in een wachtrij terwijl records worden verwerkt. Bij intensieve gelijktijdige verwerking kan het even duren voordat acties of wijzigingen in eigenschappen worden verwerkt.
In contactgebaseerde workflows op basis van de eigenschap ‘Specifieke datum’ of ‘Contactdatum’ kan dit ertoe leiden dat contactpersonen de eerste actie missen als deze kort nadat ze in de workflow zijn opgenomen, is gepland. Om dit te voorkomen, kun je je contactpersonen van tevoren aanmelden, of de eerste actie op een later tijdstip inplannen ten opzichte van de datum of de datum-eigenschap.
Het toevoegen van acties aan een actieve workflow kan invloed hebben op records die zijn ingeschreven en actief zijn in de workflow:
Bijvoorbeeld, in een workflow met twee acties, wanneer een nieuwe actie wordt toegevoegd tussen de eerste actie en de tweede actie:
Het verwijderen van acties uit een actieve workflow heeft invloed op records die momenteel voor die actie zijn gepland. Als je een actie verwijdert die geplande records heeft, zullen de records die actie niet uitvoeren. De records gaan door naar de volgende stap van de workflow en gaan verder in de workflow.
Als de actie bijvoorbeeld is gepland om alleen op weekdagen te worden uitgevoerd, gaat het record pas naar de volgende fase als het een weekdag is of als de geplande tijd is verstreken. Er verschijnt ook een fout voor die actie in de workflowgeschiedenis.
Als records zijn ingepland voor een actie, toont de actie een telling van die records, zoals 1 contactpersoon in actie.
Als de instellingEigenaar van bedrijf standaard aan contactpersoon toewijzen is ingeschakeld, wordt de volgende fout weergegeven wanneer u een actieLeads roteren toevoegt aan een workflow op basis van contactpersonen: Het duurt ongeveer 10 minuten voordat nieuwe contactpersonen zijn verwerkt omdat de synchronisatie van contactpersonen en bedrijfseigenaren is ingeschakeld.
Wanneer een nieuw HubSpot-contact wordt gemaakt en het eigenaarschap wordt gesynchroniseerd tussen contactpersonen en bedrijven, kan het enige tijd duren voordat het contact wordt gekoppeld aan een bedrijf en vervolgens voordat de eigenaar van het bedrijf wordt gesynchroniseerd met het contact. Als gevolg hiervan worden nieuwe contactpersonen 10 minuten uitgesteld voordat de actie Afleidingen roteren wordt uitgevoerd, zodat er voldoende tijd is om de associatie tussen contactpersoon en bedrijf tot stand te brengen en het eigenaarschap te synchroniseren.
Alleen marketinge-mails die zijn opgeslagen voor automatisering kunnen worden verzonden in workflows. Als een marketinge-mail een concept is of al eerder naar een segment van ontvangers is verzonden, wordt deze niet weergegeven voor selectie in de actieE-mail verzenden.
Als je een vertraging verwijdert, zullen records die in de vertraging wachten de vertraging onmiddellijk overslaan en doorgaan met de rest van de workflow.
Meer informatie over vertragingen in de bewerkingsworkflow.