Crear y compartir cotizaciones

Los usuarios con permisos de Acceso de ventas pueden crear cotizaciones para compartir con contactos interesados en comprar un producto o servicio de su empresa. Usa la herramienta cotizaciones para crear una página web que incluya información de precios para productos.

Crear cotizaciones

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Cotizaciones.
• Haz clic en Crear cotización.
• Para asociar la cotización con un negocio, haz clic en el menú desplegable Asociar con un negocio y selecciona un negocio existente o haz clic en Crear un nuevo negocio.
• Haz clic en Siguiente.

Nota: si estás usando la Integración de Shopify con HubSpot, no puedes crear una cotización para los negocios sincronizados desde Shopify y esos negocios no aparecerán en el menú desplegable.

• Continúa configurando las cotizaciones siguiendo los pasos que aparecen a continuación. Puedes guardar la cotización como borrador en cualquier paso haciendo clic en Guardar, luego haciendo clic en Salir en la parte inferior izquierda. Ten en cuenta que las cotizaciones redactadas aún pueden inscribirse en workflows. Puedes acceder al borrador de cotización para editarlo directamente desde el registro del negocio.

1. Detalles de la cotización

Introduce los detalles de tu cotización.

1. 1. Plantilla de cotización: haz clic en el menú desplegable y selecciona una plantilla.
   2. Nombre de la cotización: ingresa un nombre para la cotización.
   3. Fecha de vencimiento: selecciona una fecha de vencimiento. Puedes establecer un período de vencimiento de cotización predeterminado en la configuración de tu cuenta. Cuando una cotización expira, los contactos ya no pueden acceder a ella y se les solicitará que se comuniquen con tu equipo. 

Nota: si quieres ver la cotización después de que expire, en el registro del negocio, haz clic en el nombre de la cotización, luego, en el cuadro de diálogo, haz clic en Ver cotización para ver una versión PDF.

4. Comentarios para el comprador: ingresa cualquier información adicional que sea útil para el comprador. Usa las opciones de formato en la parte inferior de la ventana de edición para modificar el texto o insertar un enlace. Haz clic en el icono de los fragmentos destacados para ingresar un bloque de texto corto y reutilizable.
5. Términos de compra: cualquier regla o normativa que el cliente debe tener en cuenta. Usa las opciones de formato en la parte inferior de la ventana de edición para modificar el texto o insertar un enlace. Haz clic en el icono de los fragmentos para ingresar un bloque de texto corto y reutilizable.
• Para actualizar el color y el logotipo predeterminados que se muestran, edita la marca de tu herramienta de ventas en la configuración de tu cuenta.
• Haz clic en Siguiente.

2. Información del comprador

Revisa y edita los contactos y empresas que van a aparecer en tu cotización. Los contactos y las empresas asociados al negocio aparecerán aquí por opción predeterminada. Para eliminarlos de la cotización, borra la casilla de comprobación junto a su nombre.

Para agregar un nuevo contacto o empresa:

• Haz clic en Agregar contacto. En el panel derecho, selecciona las casillas de comprobación junto a los contactos que deseas incluir en la cotización. Luego haz clic en Guardar.
• Haz clic en Agregar empresa. En el panel derecho, selecciona la casilla de comprobación junto a la empresa para incluir en la cotización. Luego haz clic en Guardar.

• Haz clic en Siguiente.

3. Tu información

Verifica que tu información personal y la información de la empresa sean exactas. De manera predeterminada, tu información personal se extrae desde tu perfil y preferencias y la información de tu empresa se establece en la configuración de tu cuenta. Para editar tu información personal para una cotización individual:

• Haz clic en tu nombre o nombre de tu empresa.
• En el panel derecho, actualiza tu información personal.
• Haz clic en Guardar.

• Haz clic en Siguiente.

4. Elementos de línea

Revisa y edita los elementos de línea que van a aparecer en tu cotización. Cualquier cambio realizado aquí actualizará los elementos de línea incluidos en el registro del negocio.

• Puedes agregar un nuevo elemento de línea que sea único para la cotización individual. Los elementos de línea creados desde el editor de elementos de línea no se agregarán a tu biblioteca de productos.
  • Para crear un nuevo elemento de línea específicamente para esta cotización, haz clic en Crear elemento de línea.
  • Ingresa los detalles de tu nuevo elemento de línea en el panel de la derecha y haz clic en Guardar o Guardar y agregar otro.
    

• Si eres usuario con un puesto asignado de Sales Hub Pro o Enterprise, puedes agregar elementos de línea existentes desde la biblioteca de productos.  Si ya existe un elemento de línea asociado con un registro de negocio, ese elemento de línea ya estará incluido.
  • Para agregar elementos de línea a la cotización, haz clic en Agregar de la biblioteca de productos.
  • En el panel Agregar elemento de línea, selecciona los elementos de línea para agregar a la cotización y luego haz clic en Agregar.
• Para editar un elemento de línea en la cotización, coloca el cursor sobre el elemento de línea y haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Editar. Haz cambios en el panel derecho y luego haz clic en Guardar.
• Puedes editar los detalles de un elemento de línea individual en el editor de elementos de línea, incluido el término, el precio unitario, la cantidad y el descuento. Introduce un nuevo valor en la columna adecuada. Más información sobre cómo usar el editor de elementos de línea.

• Para eliminar un elemento de línea, coloca el cursor sobre el elemento de línea y haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Eliminar.
• Para volver a ordenar los elementos de línea, arrastra y suelta cada elemento de línea de productos.

En la sección Totales, puedes agregar impuestos, tarifas y descuentos al subtotal de la cotización.

• Para agregar un impuesto, tarifa o descuento, haz clic en +Agregar impuesto/tarifa/descuento.
• Introduce un nombre para el impuesto, la tarifa o el descuento y un valor en el campo de texto. El valor del impuesto, la tarifa o el descuento se puede basar en una cantidad de dólares específica (USD) o un porcentaje (%) del total.
  
• Eliminar cualquier impuesto, tarifa o descuento haciendo clic en el icono de la papelera delete junto al campo de moneda.

• Haz clic en Siguiente.

5. Firma y pago

Decide cómo deseas recopilar firmas para tu cotización.

• Selecciona el botón de radio junto a una opción:
  • Sin firma: no se requiere firma para autorizar la cotización.
  • Incluir espacio para firma manuscrita: usar una firma manuscrita en una copia impresa de la cotización.
  • Usar firma electrónica (solo Sales Hub Pro o Enterprise): usa una firma digital para firmar una cotización.
    • Selecciona la casilla de comprobación junto al correo del contacto cuya firma se requiere.
    • Haz clic en el menú desplegable Refrendarios y selecciona el nombre de un usuario de HubSpot.

• Si estás usando la integración con Stripe para facturar a tus clientes directamente desde la cotización, haz clic para activar el interruptor Usar cuenta conectada de Stripe.
• Haz clic en Siguiente.

6. Revisar

Muestra una vista preliminar del contenido de tu cotización, cambia el idioma que muestra la cotización o edita la fecha y la dirección para la cotización.

• De manera predeterminada, la cotización aparecerá en el idioma predeterminado de tu cuenta. Para cambiar el idioma, haz clic en el menú desplegable Idioma y selecciona una opción diferente.
• Para cambiar el formato de presentación de fecha y dirección para tu cotización, haz clic en el menú desplegable Configuración regional y selecciona una opción diferente. Ten en cuenta que el formato de moneda de la cotización es heredado desde la moneda del registro de negocio, por lo que al cambiar la configuración regional de la cotización no se actualiza la moneda.
• Decide si quieres publicar la cotización, guardarla como borrador o enviarla para aprobar.
  • Para guardar la cotización como borrador y editarla posteriormente, haz clic en Guardar y luego haz clic en Salir en la parte inferior izquierda para salir del editor de cotizaciones.

Ten en cuenta: después de guardar una cotización como borrador, no puedes editar las opciones de firma electrónica en el paso Firma y pago. Si tienes workflows de aprobación de cotización configurados, ten en cuenta que las cotizaciones con estado de borrador aún pueden inscribirse en el workflow.

• • Para publicar la cotización, haz clic en Finalizar cotización.

• • Si tu cotización requiere aprobación, haz clic en Solicitar cotización. El aprobador de cotizaciones de tu cuenta debe aprobar la cotización antes de que puedas publicarla y enviarla a tus contactos.

Nota: después de enviar una cotización para aprobación, no puedes editar la cotización a menos que el aprobador de cotizaciones de tu cuenta la rechace.

• Para compartir tu cotización publicada:
  • Haz clic en Copiar en el cuadro de diálogo para obtener la URL de la página de la cotización. Pega esta URL en un nuevo navegador para ver la cotización o enviar la URL a otros.
  • Haz clic en Escribir correo electrónico con cotización. Serás dirigido al registro del contacto en HubSpot, y la casilla emergente Correo se abrirá automáticamente con un enlace a la página de la cotización.

También puedes compartir la cotización desde el registro de un contacto, empresa o negocio:

• En tu cuenta de HubSpot, navega a contactos, empresas o negocios.
• Haz clic en el nombre de un registro.
• En el panel izquierdo, haz clic en el ícono de correo electrónico email.
• En la ventana emergente, haz clic en el menú desplegable Cotizaciones y selecciona una cotización. Para compartir una cotización por correo electrónico, debe haber una cotización creada para el negocio asociado a ese registro de contacto o empresa.
• Con la URL de la página de la cotización, el contacto puede ver la cotización en su navegador, puede descargarla o imprimirla.

También puedes ver y compartir cotizaciones usando la aplicación móvil de HubSpot para Android. 

Administrar cotizaciones

En el panel de cotizaciones, ve una lista de las cotizaciones en tu cuenta. Filtrar cotizaciones por estado o propietario, o buscar una cotización específica para revisar o editar. En la configuración de tu cuenta, puedes descargar todas las cotizaciones o establecer un período de vencimiento predeterminado para cotizaciones. 

Editar borrador de cotización

Para volver a visitar y publicar tu cotización,

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Cotizaciones.
• Haz clic en el nombre del borrador de cotización.
• En el editor de cotizaciones, terminar de configurar tu cotización y luego haz clic en Finalizar cotización.

Eliminar cotizaciones

Para eliminar una cotización:

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Cotizaciones.
• Coloca el cursor sobre la cotización y haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Eliminar. Si la cotización se ha firmado o se ha pagado, no se puede eliminar.
• En el cuadro de diálogo, haz clic en Sí, eliminar cotización.

Recupera y edita una cotización publicada

Puedes hacer cambios y revisar una cotización que ya ha sido publicada. Después de realizar tus ediciones, el contenido de la cotización actualizado mostrará cada vez que un contacto vea la cotización.

Nota: las cotizaciones que ya se han firmado o no se pueden recordar y editar.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Cotizaciones.
• Coloca el cursor sobre la cotización y haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Retirar y editar.
• En el cuadro de diálogo, haz clic en Sí, retirar y editar.
• Haz cualquier actualización de la cotización y haz clic en Crear cotización.

Clonar una cotización

Si quieres usar la misma cotización o una cotización similar, puedes clonar una cotización existente. Las cotizaciones clonadas incluyen todas las asociaciones de registros de su cotización original y los valores de propiedad de los elementos de línea, incluidos precio, términos y descuento.

• En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Cotizaciones.
• Coloca el cursor sobre la cotización y haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Clonar.
• El editor de cotización se abrirá con la cotización clonada, donde puedes editar los detalles de la cotización antes de publicar el clon. 

Descargar todas las cotizaciones

Puedes descargar todas las cotizaciones de la configuración de tu cuenta.

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
• En la barra lateral izquierda del menú, navega a Objetos > Productos y cotizaciones.
• Haz clic en la pestaña Cotizaciones.
• Para descargar archivos PDF de todas las cotizaciones que se han publicado desde tu cuenta, haz clic en Descargar. 

Establecer un período de vencimiento predeterminado para cotizaciones

Establecer un período de vencimiento de cotización predeterminado para todas las cotizaciones creadas en tu cuenta. Después de actualizar el período de vencimiento predeterminado, cualquier cotización nueva que crees a partir de ahora tendrá la fecha de vencimiento establecida de manera automática. 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
• En la barra lateral izquierda del menú, navega a Objetos > Productos y cotizaciones.
• Haz clic en la pestaña Cotizaciones .
• Junto al valor Establecer un período predeterminado de vencimiento, haz clic en el menú desplegable y escribe un período de vencimiento predeterminado. 
• Haz clic en Actualizar.