Los usuarios con un cupo de Sales Hub asignado pueden crear cotizaciones en su cuenta para compartir con compradores. Usa la herramienta cotizaciones para crear una página web que incluya información de precios para productos.
Crear cotizaciones
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Cotizaciones.
- Haz clic en Crear cotización.
- Para asociar la cotización con un negocio, haz clic en el menú desplegable Asociar con un negocio y selecciona un negocio existente o haz clic en Crear un nuevo negocio.
- Haz clic en Siguiente.
Nota: si estás usando la Integración de Shopify con HubSpot, no puedes crear una cotización para los negocios sincronizados desde Shopify y esos negocios no aparecerán en el menú desplegable.
- Continua configurando las cotizaciones siguiendo los pasos que aparecen a continuación. Puedes guardar la cotización como borrador en cualquier paso haciendo clic en Guardar, luego haciendo clic en Salir en la parte inferior izquierda. Ten en cuenta que las cotizaciones redactadas aún pueden inscribirse en workflows. Puedes acceder al borrador de cotización para editarlo directamente desde el registro del negocio.
1. Detalles de la cotización
Introduce los detalles de tu cotización.
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- Plantilla de cotización: haz clic en el menú desplegable y selecciona una plantilla.
- Nombre de la cotización: ingresa un nombre para la cotización.
- Fecha de vencimiento: selecciona una fecha de vencimiento. De manera predeterminada, las cotizaciones expirarán 90 días después de su creación. También puedes ajustar este límite de tiempo a 30 días, 60 días o una fecha personalizada. Cuando una cotización expira, los contactos ya no pueden acceder a ella y se les solicitará que se comuniquen con tu equipo.
Nota: si quieres ver la cotización después de que expire, en el registro del negocio, haz clic en el nombre de la cotización, luego, en el cuadro de diálogo, haz clic en Ver cotización para ver una versión PDF.
- Comentarios para el comprador: ingresa cualquier información adicional que sea útil para el comprador. Usa las opciones de formato en la parte inferior de la ventana de edición para modificar el texto o insertar un enlace. Haz clic en el icono de los fragmentos destacados para ingresar un bloque de texto corto y reutilizable.
- Términos de compra: cualquier regla o normativa que el cliente debe tener en cuenta. Usa las opciones de formato en la parte inferior de la ventana de edición para modificar el texto o insertar un enlace. Haz clic en el icono de los fragmentos para ingresar un bloque de texto corto y reutilizable.
- Para actualizar el color y el logotipo predeterminados que se muestran, edita la marca de tu herramienta de ventas en la configuración de tu cuenta.
- Haz clic en Siguiente.
2. Información del comprador
Revisa y edita los contactos y empresas que van a aparecer en tu cotización. Los contactos y las empresas asociados al negocio aparecerán aquí por opción predeterminada. Para eliminarlos de la cotización, borra la casilla de comprobación a la izquierda de su nombre.
Para agregar un nuevo contacto o empresa:
- Haz clic en Agregar contacto. En el cuadro de diálogo, selecciona las casillas de comprobación junto al contacto que deseas incluir en la cotización. Puedes incluir más de un contacto si es necesario. Luego haz clic en Guardar.
- Haz clic en Agregar empresa. En el cuadro de diálogo, busca una empresa, luego haz clic en Seleccionar junto a la empresa que deseas incluir en la cotización.
- Haz clic en Siguiente.
3. Tu información
Verifica que tu información personal y la información de la empresa sea exacta. Por opción predeterminada, tu información personal se basa en tu perfil y preferencias y la información de tu empresa se establece en la configuración de tu cuenta. Para editar tu información personal para una cotización individual:
- Haz clic en tu nombre o nombre de tu empresa.
- En el panel derecho, actualiza tu información personal.
- Haz clic en Guardar.
- Haz clic en Siguiente.
4. Productos
Revisa y edita los productos que van a aparecer en tu cotización. Cualquier cambio realizado aquí actualizará los productos incluidos en el registro del negocio.
- Puedes agregar un nuevo producto que sea único para la cotización individual. Los productos creados desde el editor de elementos de línea no se agregarán a tu biblioteca de productos.
- Para crear un nuevo producto específicamente para esta cotización, haz clic en Agregar producto.
- Ingresa los detalles de tu nuevo producto en el panel de la derecha y haz clic en Guardar o Guardar y agregar otro.
- Los usuarios con un cupo de Sales Hub Pro o Enterprise asignado pueden agregar productos existentes desde la biblioteca de productos a su cotización. Si ya existe un producto asociado con un registro de negocio, ese producto ya se incluirá como un elemento de línea.
- Para agregar productos existentes a la cotización, haz clic en Agregar desde la biblioteca.
- En el panel Agregar Productos, selecciona los productos para agregar a la cotización y luego haz clic en Agregar.
- Para editar un producto en la cotización, coloca el cursor sobre el producto y haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Editar.
- Puedes editar el término, el precio unitario y la cantidad de un producto individual directamente desde el editor de elementos de la línea en la cotización. Haz clic en el ícono del lápiz junto al término, el precio de la unidad o la cantidad y edita el valor.
- Para agregar un descuento a un producto individual incluido en la cotización, haz clic en el ícono del lápiz junto al precio de la unidad, luego ingresa un valor de descuento en el campo Descuento.
- Para eliminar un producto, coloca el cursor sobre el producto y haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Eliminar.
- Para volver a ordenar los productos, arrastra y suelta cada elemento de la línea de productos.
En la sección Totales, puedes agregar impuestos, tarifas y descuentos al subtotal de la cotización.
- Para agregar un impuesto, tarifa o descuento, haz clic en +Agregar impuesto/tarifa/descuento.
- Introduce un nombre para el impuesto, la tarifa o el descuento y un valor en el campo de texto. El valor del impuesto, la tarifa o el descuento se puede basar en una cantidad de dólares específica (USD) o un porcentaje (%) del total.
- Eliminar cualquier impuesto, tarifa o descuento haciendo clic en el icono de la papelera junto al campo de moneda.
- Haz clic en Siguiente.
5. Firma y pago
Decide cómo deseas recopilar firmas para tu cotización.
- Selecciona el botón de radio junto a una opción:
- Sin firma: no se requiere firma para autorizar la cotización.
- Incluir espacio para firma manuscrita: usar una firma manuscrita en una copia impresa de la cotización.
- Usar firma electrónica (solo Sales Hub Pro o Enterprise): usa una firma digital para firmar una cotización.
- Selecciona la casilla de comprobación junto al correo del contacto cuya firma se requiere.
- Haz clic en el menú desplegable Refrendarios y selecciona el nombre de un usuario de HubSpot.
- Si estás usando la integración con Stripe para facturar a tus clientes directamente desde la cotización, haz clic para activar el interruptor Usar cuenta conectada de Stripe.
- Haz clic en Siguiente.
6. Revisar
Muestra una vista preliminar del contenido de tu cotización, cambia el idioma que muestra la cotización o edita la fecha y la dirección para la cotización.
- De manera prdeterminada, la cotización aparecerá en el idioma predeterminado de tu cuenta. Para cambiar el idioma, haz clic en el menú desplegable Idioma y selecciona una opción diferente.
- Para cambiar el formato de presentación de fecha y dirección para tu cotización, haz clic en el menú desplegable Configuración regional y selecciona una opción diferente. Ten en cuenta que el formato de moneda de la cotización es heredado desde la moneda del registro de negocio, por lo que al cambiar la configuración regional de la cotización no se actualiza la moneda.
- Decide si quieres publicar la cotización, guardarla como borrador o enviarla para aprobar.
- Para guardar la cotización como borrador y editarla posteriormente, haz clic en Guardar y luego haz clic en Salir en la parte inferior izquierda para salir del editor de cotizaciones.
Ten en cuenta: después de guardar una cotización como borrador, no puedes editar las opciones de firma electrónica en el paso Firma y pago. Si tienes workflows de aprobación de cotización configurados, ten en cuenta que las cotizaciones con estado de borrador aún pueden inscribirse en el workflow.
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- Para publicar la cotización, haz clic en Finalizar cotización.
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- Si tu cotización requiere aprobación, haz clic en Solicitar cotización. El aprobador de cotizaciones de tu cuenta debe aprobar la cotización antes de que puedas publicarla y enviarla a tus contactos.
Ten en cuenta: después de enviar una cotización para aprobación, no puedes editar la cotización a menos que el aprobador de cotizaciones de tu cuenta la rechace.
- Para compartir tu cotización publicada:
- Haz clic en Copiar en el cuadro de diálogo para obtener la URL de la página de la cotización. Pega esta URL en un nuevo navegador para ver la cotización o enviar la URL a otros.
- Haz clic en Escribir correo electrónico con cotización. Serás dirigido a la cronología del contacto en HubSpot, y la casilla emergente Correo se abrirá automáticamente con un enlace a la página de la cotización.
También puedes compartir la cotización desde el registro de un contacto, empresa o negocio:
- En tu cuenta de HubSpot, navega a contactos, empresas o negocios.
- Haz clic en el nombre de un registro.
- En el panel izquierdo, haz clic en el ícono de correo electrónico .
- En la ventana emergente, haz clic en el menú desplegable Cotizaciones y selecciona una cotización. Para compartir una cotización por correo electrónico, debe haber una cotización creada para el negocio asociado a ese registro de contacto o empresa.
- Con la URL de la página de la cotización, el contacto puede ver la cotización en su navegador, puede descargarla o imprimirla.
Administrar cotizaciones
En el panel de cotizaciones, ve una lista de las cotizaciones en tu cuenta. Filtrar cotizaciones por estado o propietario, o buscar una cotización específica para revisar o editar.
Editar borrador de cotización
Para volver a visitar y publicar tu cotización,
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Cotizaciones.
- Haz clic en el nombre del borrador de cotización.
- En el editor de cotizaciones, terminar de configurar tu cotización y luego haz clic en Finalizar cotización.
Recupera y edita una cotización publicada
Puedes hacer cambios y revisar una cotización que ya ha sido publicada. Después de realizar tus ediciones, el contenido de la cotización actualizado mostrará cada vez que un contacto vea la cotización.
Nota: las cotizaciones que ya se han firmado o no se pueden recordar y editar.
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Cotizaciones.
- Coloca el cursor sobre la cotización y haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Retirar y editar.
- En el cuadro de diálogo, haz clic en Sí, retirar y editar.
- Haz cualquier actualización de la cotización y haz clic en Crear cotización.
Eliminar cotizaciones
Para eliminar una cotización:
- En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Cotizaciones.
- Coloca el cursor sobre la cotización y haz clic en el menú desplegable Acciones y luego selecciona Eliminar. Si la cotización se ha firmado o se ha pagado, no se puede eliminar.
- En el cuadro de diálogo, haz clic en Sí, eliminar cotización.
Exportar cotizaciones
Puedes exportar todas las cotizaciones de la configuración de tu cuenta.
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración , situado en la barra de navegación principal.
- En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Ventas > Productos y cotizaciones.
- Haz clic en la pestaña Cotizaciones.
- Para recibir un correo electrónico con un enlace de descarga al archivo de exportación, haz clic en Exportar.
