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檢視和編輯個別記錄

上次更新時間: 十二月 12, 2023

可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:

所有產品和版本

在HubSpot中建立記錄可讓您的團隊記錄和擷取有關業務關係和流程的資訊,從而維持整個組織的一致性。 建立後,您可以透過與客服案件的記錄互動,儲存聯絡人、公司、交易、支援查詢或自訂物件的資訊。

如果您使用行動裝置,請瞭解如何在HubSpot行動應用程式中處理記錄。

記錄有三個主要部分:

檢視記錄

  • 前往你的紀錄:
    • 聯絡人: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「連絡人」>「連絡人」。
    • 公司: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「連絡人」>「公司」。
    • 優惠: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「銷售」>「交易」。
    • 門票: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「服務」>「服務票證」。
    • 自訂物件:在HubSpot帳戶中,前往「聯絡人 」> [自訂物件]。 如果您的帳戶有多個自訂物件,請將遊標暫留於「自訂物件」上,然後選取您要檢視的自訂物件。
  • 在記錄索引頁面上,找到要使用的記錄,然後按一下名稱。

操作和屬性

左側邊欄顯示您可以對記錄執行的動作,以及記錄的屬性。 瞭解擁有帳戶存取權限的使用者如何為所有使用者和團隊自訂左側邊欄

操作

在左側邊欄的頂部,您可以:

  • 點擊操作下拉式選單:
    • 追蹤:按一下即可追蹤紀錄。 根據預設,您會追蹤自己擁有的所有記錄。 追蹤記錄後,您將收到有關記錄更新的通知
    • 檢視所有屬性:按一下以檢視記錄的所有屬性。
    • 檢視屬性歷程記錄:按一下以檢視記錄屬性值的歷程記錄。
    • 檢視關聯歷史記錄:按一下以檢視記錄的相關記錄和參與的歷史記錄。
    • 在Google中搜尋:對於聯絡人和公司,請按一下以在Google上搜尋記錄的名稱。
    • 選擇不接收電子郵件:對於聯絡人,請按一下以停用與聯絡人電子郵件地址的電子郵件通訊
    • 還原活動:按一下以檢視和還原過去90天內刪除的相關參與。
    • 合併:按一下即可將記錄與其他記錄合併。
    • 刪除:按一下以刪除記錄。 深入瞭解刪除過程中遺失的資料
    • 匯出聯絡人資料:對於聯絡人,請按一下以匯出聯絡人的個人資料
  • 檢視記錄的主要屬性。 您可以按一下編輯 鉛筆圖示來編輯紀錄名稱。
    • 如需聯絡紀錄
      • 按一下客服案件圖片,即可更新客服案件的圖片
      • 按一下聯絡人電郵右側的重 副本圖示,即可將電郵地址複製到剪貼簿。
    • 有關公司紀錄
      • 點擊公司圖片 更新公司形象。 
      • 按一下公司網域或電話號碼右側的重 副本圖示,即可複製到剪貼簿。
請注意:內部使用記錄圖片來識別您HubSpot帳戶中的客服案件或公司。 您的聯絡人和公司無法看到記錄影像。

    • 有關交易記錄
      • 按一下結束日期行事曆以選擇新的結束日期。
      • 按一下「階段」下拉式選單,即可更新交易階段。
      • 按一下「管線」下拉式選單,更新交易所在的管線。
    • 關於支援查詢紀錄
      • 按一下「狀態」下拉式選單,選擇新的狀態。
      • 按一下「管線」下拉式選單,更新支援查詢所在的管線。
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屬性

您可以在關於此[記錄]部分查看和編輯記錄的屬性值。 了解如何 編輯此部分中顯示的屬性。 擁有 超級管理員權限的使用者 也可以 為HubSpot帳戶中的使用者自訂區段
  • 若要編輯屬性值,請將遊標暫留於該屬性上,然後按一下 編輯 鉛筆圖示。
  • 若要查看特定旅居的紀錄,請將遊標移至旅居上方,然後點擊「詳情」。 你也可以向下捲動並點擊「查看旅居紀錄」,以查看所有旅居變更的紀錄。
  • 若要檢視所有屬性,請按一下檢視所有屬性。

通訊訂閱和網站活動

客服案件記錄的左側邊欄,還有其他部分:

活動時間表

中間面板按時間順序顯示與記錄相關的活動,即將進行的活動位於頂部。 

若要存取活動時間表概覽,請按照以下步驟

  • 在中間一欄,按一下「活動」分頁。 首次檢視記錄時,系統會預設顯示「概覽」分頁。 之後,系統會將你導向至最近瀏覽的分頁,即「活動」或「概覽」。

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在活動時間軸上,您可以透過以下方式檢視和篩選活動:

  • 在記錄頂部,按一下全部展開或全部摺疊以展開或摺疊所有時間軸活動的詳細資料。

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  • 若要按類型快速篩選活動,請按一下頂部的分頁。

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  • 在「活動」索引標籤上,您可以使用「篩選活動」下拉式選單篩選更具體的活動 。

  • 若要篩選特定使用者或團隊擁有的活動,請按一下「所有使用者」或「所有團隊」下拉式選單,然後選取使用者或團隊。

  • 若要搜尋特定活動,請按一下右上角的搜尋圖示 搜尋。 傳回的結果是基於在以下活動欄位中搜尋字詞:

    • 任務主旨

    • 任務內文

    • 附注正文

    • 呼叫正文

    • 電子郵件主旨

    • 會議主體

  • 您可以在「電子郵件」分頁記錄並傳送一對一電子郵件,或查看先前傳送和接收的一對一電子郵件。 行銷電子郵件 不會顯示在「電子郵件」分頁上。
    • 點擊「訊息紀錄電子郵件回覆」,將電子郵件回覆摺疊成單一訊息紀錄,最新的訊息會顯示在訊息紀錄的頂部。
    • 點擊顯示所有電子郵件回覆,以展開時間軸上的每個電子郵件。
  • 若要收起特定活動的詳細資訊,請按一下活動左上角的向 箭頭 。

  • 若要展開活動詳情並進行編輯,請按一下活動左上角的箭頭 。

  • 如果活動有評論,請按一下頂部的 論評論圖示,以展開活動及其評論。

    collapse-activity-on-contact-record
  • 將遊標懸停在活動上,點擊操作下拉式選單,然後選擇一個選項以執行以下任一操作:

記錄概覽

中間面板還顯示記錄資訊的概覽,包括重要屬性、近期活動和關聯。

若要存取記錄概覽,請在中欄按一下「概覽」索引標籤。 首次檢視記錄時,系統會預設顯示「概覽」分頁。 之後,系統會將你導向至最近瀏覽的分頁,即「活動」或「概覽」。

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深入瞭解如何為每個物件自訂中間的記錄欄

相關記錄和附件

在記錄的右側欄中,您可以查看記錄相關記錄和附件的預覽。 您可以通過拖動來重新排列區段,也可以通過單擊向 箭頭來折疊區段。 

相關記錄

記錄關聯在右側邊欄的相應記錄部分(即公司、交易、門票)下顯示為預覽卡。 如果您的帳戶有Starter、Professional或Enterprise訂閱,您可以自訂關聯預覽卡中顯示的屬性。 深入瞭解如何關聯記錄

  • 若要檢視特定物件的所有記錄關聯,請在相關物件區段中按一下檢視[X] [物件]。 系統會將您導向索引頁面檢視,其中列出該物件的所有相關記錄。

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  • 若要將記錄與其他記錄關聯,請在相關區段中按一下「新增」。

  • 您可以創建新記錄以與記錄關聯,也可以關聯現有記錄。
    • 若要建立要關聯記錄的新記錄,請在「建立新[記錄]」索引標籤中,在欄位中輸入資訊,然後按一下「建立」。
    • 若要關聯現有記錄,請按一下新增現有[記錄]索引標籤,搜尋該記錄,然後勾選搜尋結果中該記錄旁的核取方塊。按一下儲存。

附件

您可以將檔案附加到記錄。 您也可以檢視作為記錄電子郵件一部分傳送給聯絡人的附件

其他工具

在記錄的右側邊欄,您還可以查看與記錄相關的其他工具並與之互動。 您可以拖曳工具區段來重新排列它們,也可以按一下向 箭頭來折疊某個區段。

右側邊欄上顯示的工具會根據您正在使用的物件而有所不同,這些物件是為以下清單中的每個工具指定的。

帳戶概覽

帳戶概覽會顯示在公司記錄的右側欄,以顯示公司的高階摘要。 概覽包括公司是否為目標帳戶、與公司關聯的聯絡人數量、其買家角色的相關資訊,以及根據公司預設屬性與公司記錄的最後一次接觸和最後一次接觸。

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若您擁Sales Hub業版Enterprise版席次,請按一下「檢視帳戶詳細資訊」,即可在右側面板中查看以下資訊:

歸因報告(僅限行銷中心或CMS中心 專業 版和企業版)

歸因報告會顯示在客服案件記錄交易記錄的右側邊欄。 「歸因」部分可讓您檢視現有或建立多重觸控歸因報告。 在客服案件紀錄中,如果您建立了多點觸控客服案件建立歸因報告,您可以根據建立客服案件的時間查看客服案件與業務互動的報告。

  • 要編輯報告中顯示的歸因模型,請單擊歸因模型下拉菜單,然後選擇要查看的模型類型。
  • 交易記錄上,按一下以檢視與交易相關聯的客服案件活動相關的內容或互動報告。 
  • 按一下「顯示所有互動」,即可查看與客服案件相關的所有互動的詳細資訊。
  • 按一下「開啟屬性報表產生器」,直接在報表產生器中檢視和編輯報表。

對話

如果聯絡單與對話收件匣中的對話串相關聯,則會顯示在支援查詢記錄的右側邊欄。 若要直接前往收件匣中的對話,請按一下對話名稱。 對話會在另一個瀏覽器分頁中開啟,您可以在其中查看對話紀錄,或視需要進行後續追蹤。

進一步了解如何在收件匣中處理支援查詢。

明細項目

行項目會顯示在交易記錄的右側邊欄。 您可以將產品 或新建立的行項目與交易相關聯。 這有助於用戶了解交易中的銷售內容和價格。

  • 如果沒有與交易記錄相關的行項目,請按一下新增行項目。 如果有現有產品與交易記錄相關聯,但您想要變更它,請按一下編輯行項目。
  • 若要關聯已在產品庫中建立的產品,請按一下「從產品庫新增」。 
  • 若要關聯新產品,請按一下「建立行項目」,在右側面板中輸入詳細資訊,然後按一下「儲存」。
  • 輸入每個相關產品的數量。
  • 按一下儲存。

深入瞭解如何使用產品和 商品

清單和工作流程成員資格

清單和工作流程成員資格會顯示在客服案件記錄的右側欄中。 記錄的「清單成員資格」和「工作流程成員資格」(僅限專 業版和企業版)部分會顯示聯絡人所屬的清單和工作流程數量。

攻略(僅限銷售中心或服務中心 專業 版和企業版)

攻略會顯示在Sales Hub或Service Hub 專業 版和企業版帳戶中所有記錄的右側邊欄。 與記錄互動時,您可以點擊攻略以顯示特定的規定問題或步驟來引導對話。

引用

報價會顯示在交易記錄的右側邊欄。 銷售結束後,您可以建立報價文件,傳送給與交易相關聯的聯絡人。 若要建立包含記錄行項目詳細資訊的報價,請按一下交易記錄中的「建立報價」。

Salesforce同步(僅限專業 版和企業版)

如果記錄透過HubSpot-Salesforce整合與Salesforce同步,則Salesforce Sync會顯示在專 業版和企業版帳戶中的所有記錄上。 如果記錄未與Salesforce同步,或者您想確保記錄與Salesforce記錄保持同步,請按一下「立即同步」。

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