上次更新時間： 六月 7, 2023
在HubSpot中建立記錄可讓您的團隊記錄和檢索有關業務關係和流程的資訊，保持整個組織的一致性。 建立後，您可以透過與聯絡人、公司、交易、工單或自訂對象的記錄互動來儲存其資訊。
如果您使用的是行動裝置，請了解如何使用HubSpot行動應用程式中的記錄。
記錄中有三個主要部分：
- 左側邊欄：記錄的左側面板包括操作，以及包含記錄屬性的「關於」部分。 聯絡紀錄的左側邊欄也包括通訊訂閱和網站活動。
- 中列：記錄的中間面板包括活動時間軸以及記錄關聯和重要屬性的概述。
- 右側邊欄：記錄的右側面板包括相關記錄和附件的預覽。 根據物件和您的HubSpot訂閱，此面板還將包括其他工具，如會籍、Playbooks、Salesforce同步和歸因。
查看紀錄
- 前往您的紀錄：
- 聯系人： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「連絡人」>「連絡人」。
- 公司： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「連絡人」>「公司」。
- 優惠： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「銷售」>「交易」。
- 票價： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「服務」>「服務票證」。
- 自訂物件：在您的HubSpot帳戶中，前往「聯絡人 」> [自訂物件]。 如果您的帳戶有多個自訂物件，請將遊標停留在自訂物件上，然後選擇您要檢視的自訂物件。
- 在記錄索引頁面上，找到您要使用的記錄，然後按一下該名稱。
操作和特性
左側邊欄顯示您可以對記錄執行的操作，以及記錄的屬性。 了解擁有帳戶存取權限的使用者如何為所有使用者和團隊自訂左側邊欄。
操作
在左側邊欄的頂部，您可以：
- 按一下「操作」下拉菜單：
- 追蹤：點擊以追蹤記錄。 默認情況下，您會遵循您擁有的所有記錄。 跟隨紀錄，您將會收到紀錄更新的通知。
- 查看所有屬性：單擊以查看記錄的所有屬性。
- 檢視財產歷史記錄：按一下以檢視紀錄財產值的歷史記錄。
- 檢視關聯歷史記錄：按一下以檢視紀錄的關聯紀錄和參與的歷史記錄。
- 在Google中搜尋：如需聯絡人和公司，請按一下在Google上搜尋紀錄名稱。
- 選擇退出電子郵件：如需聯絡人，請按一下以停用與聯絡人電子郵件地址的電子郵件通訊 。
- 恢復活動：點擊以查看和恢復過去90天內刪除的相關活動。
- 合併：按一下將記錄與其他記錄合併。
- 刪除：點擊以刪除記錄。 進一步了解刪除期間丟失的資料。
- 匯出聯絡資料：對於聯絡人，按一下以匯出聯絡人的個人資料。
- 檢視紀錄的主要屬性。 您可以按一下 鉛筆圖示來編輯紀錄名稱。
-
- 交易紀錄：
- 按一下關閉日期行事曆以選擇新的關閉日期。
- 按一下「舞臺」下拉菜單以更新交易階段。
- 按一下「管道」下拉菜單以更新交易所在的管道。
- 對於工單記錄：
- 按一下「狀態」下拉式選單以選擇新狀態。
- 按一下「管道」下拉菜單，更新工單所在的管道。
- 交易紀錄：
- 在主屬性下方，按一下相應的圖示與記錄進行互動。 如果您已自訂活動圖示的順序，則顯示的圖示會有所不同。
房源
您可以在「關於此[記錄]」部分查看和編輯記錄的屬性值。 了解如何為 您編輯此部分中出現的屬性。 擁有 超級管理員權限的用戶也可以 為HubSpot帳戶中的用戶自訂部分。- 若要編輯屬性值，請將遊標停留在屬性上，然後按一下 鉛筆圖示。
- 若要查看特定房源的歷史記錄，請將遊標停留在房源上，然後按一下詳情。 您也可以向下捲動並按一下「檢視房源紀錄」，以查看 所有房源變更的歷史記錄。
- 若要檢視所有屬性，請按一下「檢視所有屬性」。
溝通訂閱和網站活動
在聯絡紀錄的左側邊欄，還有其他部分：
- 在「通訊訂閱」部分，檢視和編輯聯絡人的訂閱。 此部分僅在您啓用了GDPR功能時可用。 了解如何為聯絡人新增訂閱。
- 在網站活動部分，查看聯絡人與您網站的互動。
活動時間表
中間面板按時間順序顯示與紀錄相關的活動，即將舉行的活動位於頂部。
若要存取活動時間軸概覽，請按照以下步驟操作：
- 在中間欄位中，按一下「活動」分頁。 首次檢視紀錄時，系統會預設將您帶到「概覽」分頁。 接下來，系統會將您帶到最近造訪過的標籤頁，即「活動」或「概覽」。
在活動時間軸上，你可以透過以下方式檢視和篩選活動：
-
在記錄頂部，按一下全部展開或全部折疊以展開或折疊所有時間軸活動的詳細資料。
-
若要按類型快速篩選活動，請按一下頂部的分頁。
-
在「活動」標籤上，您可以使用「篩選活動」下拉式選單來篩選更具體的活動 。
-
若要篩選特定使用者或團隊擁有的活動，請按一下「所有使用者」或「所有團隊」下拉式選單，然後選擇一個使用者或團隊。
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若要搜尋特定活動，請按一下右上角的搜尋圖示 。 返回的結果是基於在以下活動欄位中搜索條款：
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任務主題
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Task body
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便箋正文
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呼叫正文
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電子郵件主題
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會面正文
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- 在「電子郵件」分頁上，您可以記錄並發送一對一的電子郵件，或查看先前發送和接收的一對一電子郵件。 行銷電子郵件 不會出現在「電子郵件」分頁上。
- 點擊線程電子郵件回覆，將電子郵件回覆整理成一個線程，最新的訊息會顯示在線程的頂部。
- 按一下顯示所有電子郵件回覆，以擴展時間軸上的每封電子郵件。
-
若要折疊特定活動的詳細資料，請按一下活動左上角的向 箭頭 。
-
若要展開活動的詳細資訊並進行編輯，請按一下活動左上角的箭頭 。
-
如果對活動有評論，請按一下頂部的 論評論圖示以擴展活動及其評論。
- 將遊標停留在活動上，按一下「操作」下拉式選單，然後選擇一個選項來執行下列任一操作：
- 將活動固定在時間軸的頂部。
- 查看活動的歷史記錄。
-
- 刪除活動。
-
在活動的底部：
-
按一下新增留言 或[x]留言即可留下留言。
-
按一下[x]關聯下拉式選單以編輯活動與其他記錄的關聯。
-
錄制概述
中間面板還顯示了記錄信息的概覽，包括重要屬性，最近的活動和關聯。
若要存取紀錄概覽，請按照以下步驟操作
- 在中間欄位中，按一下「概覽」分頁。 首次檢視紀錄時，系統會預設將您帶到「概覽」分頁。 接下來，系統會將您帶到最近造訪過的標籤頁，即「活動」或「概覽」。
進一步了解如何使用和自訂每個物件的紀錄概覽。
相關紀錄及附件
在記錄的右側邊欄，您可以查看記錄相關記錄和附件的預覽。 您可以透過拖動來重新排列區段，或按一下向 箭頭來折疊區段。
相關紀錄
記錄關聯會以預覽卡的形式顯示在右側邊欄的相應記錄部分（即公司、交易、工單）下。 如果您的帳戶有Starter、Professional或Enterprise訂閱，您可以自訂關聯預覽卡中出現的屬性。 進一步了解如何關聯紀錄。
- 若要檢視特定物件的所有紀錄關聯，請在相關物件區段中按一下檢視[X] [物件]。 您將被帶到一個索引頁面檢視，其中列出了該物件的所有相關記錄。
- 若要將您的記錄與其他記錄關聯，請在相關區段中按一下「新增」。
- 您可以建立與該記錄相關聯的新記錄，也可以將現有記錄相關聯。
- 若要建立新紀錄以將紀錄與之關聯，請在「建立新[紀錄]」分頁中，在欄位中輸入資訊，然後按一下「建立」。
- 若要關聯現有記錄，請按一下「新增現有[記錄]」分頁，搜尋該記錄，然後在搜尋結果中選取該記錄旁邊的復選框。按一下「儲存」。
附件
您可以將檔案附加到記錄。 您也可以查看以電子郵件形式發送給聯絡人的附件。
其他工具
在記錄的右側邊欄上，您還可以查看與記錄相關聯的其他工具並與之互動。 您可以透過拖動工具區段來重新排列，或按一下向 箭頭來折疊區段。
出現在右側邊欄的工具會根據您正在使用的物件而有所不同，這些物件會在下面的清單中為每個工具指定。
帳戶概覽
帳戶概覽會顯示在公司紀錄的右側邊欄，以顯示公司的高級摘要。 概述包括該公司是否為目標帳戶，與該公司相關聯的聯繫人數量，其買家角色的信息，以及根據其預設公司屬性與該公司記錄的最後參與和最後聯繫。
如果您擁有 Sales Hub Professional或Enterprise座位，請按一下「查看帳戶詳情」，在右側面板中看到以下內容：
- 與本公司相關之活動
- 與公司聯系的聯系人
- 內部利益相關者，即任何創建或參與與與公司相關活動的HubSpot用戶
- 與本公司相關之交易
- 透過與公司相關聯的聯絡人追蹤您網站的頁面瀏覽量。
歸因報告（僅限Marketing Hub或CMS Hub Professional和Enterprise ）
歸因報告會出現在聯絡紀錄和交易紀錄的右側邊欄。 歸因部分可讓您檢視現有或建立多點歸因報告。 在聯絡紀錄上，如果您已建立多點觸控聯絡人建立歸因報告，您可以根據建立聯絡人的時間查看聯絡人與您的業務的互動報告。
- 若要編輯報表中顯示的歸因模型，請按一下「歸因模型」下拉式選單，然後選擇要檢視的模型類型。
- 在 交易記錄上，按一下以查看與交易相關聯絡活動相關的內容或互動報告。
- 點擊顯示所有互動以查看與聯絡人相關的所有互動的詳細資訊。
- 按一下開啟歸因報表生成器，直接在報表生成器中檢視和編輯報表。
對話
如果工單與會話收件匣中的線程相關聯，則會話會顯示在工單記錄的右側邊欄。 若要直接瀏覽到收件匣中的對話，請按一下對話的名稱。 對話將在另一個瀏覽器分頁中開啟，您可以在其中查看線程或根據需要進行跟進。
進一步了解如何在收件匣中處理工單。
行物料
明細項目出現在交易記錄的右側邊欄。 您可以將產品 庫或新創建的明細項目關聯到交易。 這有助於用戶了解交易中銷售的內容以及銷售額。
- 如果沒有明細項目與交易紀錄相關聯，請按一下新增明細項目。 如果現有產品與交易紀錄相關聯，但您想更改它，請按一下「編輯行項目」。
- 若要關聯產品庫中已建立的產品，請按一下從庫中新增。
- 若要關聯新產品，請按一下「建立行項目」，在右側面板中輸入詳細資訊，然後按一下「儲存」。
- 輸入每個相關產品的數量。
- 按一下儲存。
列表和工作流會籍
清單和工作流程會籍會顯示在聯絡紀錄的右側邊欄。 記錄的清單會籍和工作流程會籍（僅限專 業和企業）部分會顯示聯絡人所在的清單和工作流程數量。
- 按一下管理清單會籍以檢視聯絡人所屬的所有清單。 在「清單會籍」頁面中，您可以管理他們對任何私人內容的註冊。
- 按一下管理工作流會籍以檢視聯絡人已註冊和已註冊的所有工作流。 在「工作流程會籍」頁面中，您可以在工作流程中註冊聯絡人（僅限專 業版和企業版）。
Playbooks （僅限Sales Hub或Service Hub Enterprise ）
Playbook會顯示在Sales Hub或Service Hub Professional和Enterprise帳戶中所有記錄的右側邊欄。 在與紀錄互動時，你可以按一下播放手冊，以顯示指定的問題或步驟來引導對話。
引用
報價出現在交易記錄的右側邊欄。 當銷售結束時，您可以建立一個報價文件，以傳送給與交易相關聯的聯絡人。 若要建立包含紀錄行項目詳情的報價單，請在交易紀錄中按一下建立報價單。
Salesforce同步（僅限Professional和Enterprise ）
如果記錄透過HubSpot-Salesforce 整合與Salesforce同步，則Salesforce Sync會顯示在Professional和Enterprise帳戶中的所有記錄中。 如果記錄未與Salesforce同步，或者您希望確保記錄仍與Salesforce記錄同步，請按一下「立即同步」。