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Contacts

處理記錄

上次更新時間: 十一月 21, 2022

套用至:

所有產品和版本

在HubSpot中建立記錄,讓你的團隊能夠記錄和檢索有關你的業務關係和流程的資訊,維持整個組織的一致性。 建立後,你可以透過與聯絡人、公司、交易、工單或自訂對象的記錄互動,將資訊儲存在其上。

如果你使用的是行動裝置,請瞭解如何在HubSpot行動應用程式中處理記錄。

記錄上有三個主要部分:

檢視記錄

  • 瀏覽至您的記錄:
    • 聯系人: 在 HubSpot 帳戶中,進入「連絡人」>「連絡人」。
    • 公司: 在 HubSpot 帳戶中,進入「連絡人」>「公司」。
    • 優惠: 在 HubSpot 帳戶中,進入「銷售」>「交易」。
    • 工單: 在 HubSpot 帳戶中,進入「服務」>「服務票證」。
    • 自定義對象: 在HubSpot帳戶中,瀏覽至聯絡人> [自定義對象]。 如果你的帳戶有多個自訂物件,請將鼠標懸停在自訂物件上,然後選擇要檢視的自訂物件
  • 在「記錄索引」頁面上,找到您要使用的記錄,然後按一下名稱

操作和屬性

左側邊欄顯示您可以對記錄採取的操作,以及記錄的屬性。 了解擁有帳戶存取權限的用戶 如何為所有用戶和團隊自訂左側邊欄

操作

在左側邊欄的頂部,您可以:

  • 按一下[操作]下拉式選單:
    • 遵循:點擊以遵循記錄。 預設情況下,你會遵循所有的記錄。 追蹤記錄後,您將收到有關記錄更新的通知
    • 檢視所有屬性:按一下以檢視所有記錄的屬性。
    • 檢視屬性歷史:按一下即可檢視紀錄屬性價值的歷史。
    • 檢視關聯紀錄:按一下即可檢視該記錄的相關記錄和參與的紀錄。
    • 在Google中搜尋:若要搜尋聯絡人和公司,請按一下以搜尋Google上的記錄名稱。
    • 選擇退出電子郵件:要聯絡人,請按一下以停用與聯絡人電子郵件地址的電子郵件溝通
    • 還原活動:按一下以檢視和還原過去90天內被刪除的相關活動。
    • 合並:按一下以將記錄與其他記錄合併。
    • 刪除:按一下以刪除記錄。 進一步了解刪除期間遺失的資料
  • 檢視記錄的主要屬性。 您可以按一下編 鉛筆圖示以編輯記錄名稱。
    • 對於聯系人記錄
      • 按一下聯絡人圖片更新聯絡人的圖片
      • 勾選聯絡人的電子郵件右側的重複 副本圖示,將電子郵件地址複製到剪貼簿。
    • 公司記錄
      • 按一下公司圖片 以更新公司圖片。 
      • 勾選公司網域或電話號碼右側的重複 副本圖示,將其複製到剪貼簿。
請注意:記錄圖片內部用於識別您HubSpot帳戶中的聯絡人或公司;您的聯絡人和公司無法看到記錄圖片。

    • 交易記錄
      • 按一下關閉日期日曆以選擇新的關閉日期。
      • 按一下階段下拉菜單以更新優惠階段。
      • 按一下[管道]下拉式選單以更新交易所在的管道。
    • 如需工單記錄
      • 按一下狀態下拉選單以選擇新的狀態。
      • 按一下[管道]下拉式選單以更新工單所在 的管道。
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  • 更改活動圖示的順序:
    • 按一下橢圓· · · 橢圓,然後選擇重新排序活動按鈕
    • 在「」對話方塊中,按一下下拉菜單以選擇所有記錄上顯示圖示的順序。 如果要移除某些圖標,也可以選擇清。 
    • 按一下儲存

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屬性

您可以在關於此[RECORD]部分查看和編輯記錄的屬性值。 了解如何編輯出現在此部分的旅居。 擁有超級管理員權限的用戶也可以為HubSpot帳戶中的用戶自訂部分
  • 若要編輯旅居價值,請將鼠標懸停在旅居上方,然後按一下 編輯 鉛筆圖示
  • 若要查看特定旅居的歷史記錄,請將鼠標懸停在旅居上方,然後按一下[詳細資料]。 你也可以向下捲動並點擊「檢視旅居歷史」,查看所有旅居變更的歷史。
  • 若要檢視所有屬性,請按一下檢視所有屬性

通信訂閱和網站活動

聯絡人記錄的左側邊欄中,還有其他部分:

  • 通訊訂閱部分,檢視和編輯聯絡人的訂閱。 此部分僅在您啓用GDPR功能時可用。 瞭解如何新增聯絡人的訂閱
  • 「網站活動」部分,查看聯絡人與網站的互動

活動時間線

中間面板按時序顯示與記錄相關的活動,上方是即將開始的活動。 您可以透過以下方式檢視和篩選活動:

  • 在記錄的頂部,按一下全部展開全部收起以展開或收起所有時間軸活動的詳細資料。

    expand-or-collapse-all
  • 若要快速按類型過濾活動,請按一下頂部的標籤

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  • 在「活動」標籤上,您可以使用「篩選活動」下拉菜單來篩選更具特定性的活動

  • 若要篩選由特定用戶或團隊擁有的活動,請按一下所有用戶所有團隊的下拉式選單,然後選擇一個用戶團隊

  • 若要搜尋特定活動,請按一下右上角的搜尋圖示 搜尋。 傳回的結果是根據在以下活動欄位中搜尋的詞詞:

    • 任務主題

    • 工作主體

    • 注解正文

    • 呼叫正文

    • 電子郵件主題

    • 會議主體

  • 在「電子郵件」標籤中,您可以登錄並發送一對一電子郵件,或查看之前發送和收到的一對一電子郵件。 市場推廣電子郵件 不會出現在「電子郵件」標籤上。
    • 點擊「紀錄電郵回覆」,將電郵回覆收縮為單個紀錄,最新訊息會顯示在紀錄的頂部。
    • 點擊「顯示所有電子郵件回覆」以擴展時間線上的每個電子郵件。
  • 若要收起特定活動的詳細資料,請按一下活動左上角的向下箭頭。

  • 若要擴展活動的詳細資料並編輯,請按一下活動左上角的箭頭

  • 如果有關活動的評論,請點擊頂部的評 圖示以擴展活動及其評論。

    collapse-activity-on-contact-record
  • 將鼠標懸停在活動上,點擊操作下拉菜單,然後選擇一個選來執行以下任一操作:
    • 將活動固定到時間線的頂部。
    • 查看活動紀錄。
    • 複製活動的直接連結。
    • 刪除活動。

相關記錄和附件

在記錄的右側邊欄中,您可以檢視記錄的相關記錄和附件的預覽。 您可以透過拖動區域來重新排列區域,也可以按一下向 箭頭來收起區域。 

相關記錄

記錄關聯會在右側邊欄(即公司優惠工單)的相應記錄區段下顯示為預覽卡。 如果你的帳戶有「新手」、「業」或「企業」訂閱,你可以自訂協會預覽卡片中顯示的屬性。 了解更多關聯記錄的資訊。

  • 若要檢視特定物件的所有記錄關聯,請在相關物件區段中按一下檢視[X] [物件]。 系統會帶您到索引頁面檢視,列明該物件的所有相關記錄。

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  • 若要將您的記錄與其他記錄關聯,請在相關部分按一下[新增]。

  • 您可以建立與該記錄關聯的新記錄,也可以將現有記錄關聯。
    • 若要建立與之關聯的記錄,請在「建立新[記錄]」標籤中,在欄位中輸入資訊,然後按一下「建立」。
    • 若要連結現有記錄,請按一下新增現有[記錄]標籤,搜尋該記錄,然後在搜尋結果中選取記錄旁邊的核取方塊。 按一下儲存

附件

您可以將檔案附加到記錄。 您也可以查看作爲已登錄郵件的一部分發送到聯系人的附件

其他工具

在記錄的右側邊欄中,您還可以查看與記錄相關的其他工具並與之互動。 您可以透過拖動工具區段來重新排列,也可以按一下向下箭頭來折區段。

顯示在右側邊欄上的工具會根據您正在使用的物件而有所不同,這些物件會在下面的清單中為每個工具指定。

帳戶概覽

帳戶概覽會顯示在公司記錄的右側邊欄上,以顯示公司的高級摘要。 概覽包括公司是否為目標帳戶、與公司相關聯的聯絡人數量、有關其買家角色的資訊,以及根據其預設公司屬性與公司記錄的最後訂約和最後聯絡。

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如果你銷售中心企業座位,請按一下查看帳戶詳情,在右側面板中查看以下資料:

歸屬報告(僅限營銷中心CMS中心 業和企業

歸因報告會顯示在聯絡人記錄交易記錄的右側邊欄上。歸因」部分允許您檢視現有的或建立多點觸歸因報告。 在聯絡人記錄中,如果你已建立多觸聯絡人建立歸因報告,則可以根據建立聯絡人的時間查看聯絡人與你的業務的互動報告。

  • 若要編輯報告中顯示的歸因模型,請按一下歸因模型下拉選單,然後選擇要檢視的模型類型。
  • 交易記錄上,按一下以查看與交易相關的聯絡活動相關的內容動報告。 
  • 點擊「顯示所有互動」以查看與該聯絡人相關的所有互動的詳細資料。
  • 按一下開啟歸因報表生成器,即可在報表生成器中直接檢視和編輯報表。

對話

如果工單與會話收件匣中的紀錄有關聯,則會話會顯示在工單記錄的右側邊欄上。 若要直接前往收件匣中的對話,請按一下對話的名稱。 對話將在另一個瀏覽器標籤中開啟,您可以在該標籤中檢查紀錄,或根據需要進行追蹤。

進一步了解如何使用收件匣中的工單。

明細項目

行項目會顯示在交易記錄的右側邊欄上。 您可以將從產品庫或新建立的行目關聯到交易。 這有助用戶了解交易中的銷售內容和價格。

  • 如果沒有關聯到交易記錄的明細項目,請按一下新增明細項目。 如果有現有產品與交易記錄相關聯,但您想變更它,請按一下編輯行項目
  • 若要將已經在產品庫中建立的產品關聯,請按一下從庫中新增。 
  • 若要連結新產品,請按一下建立行項目,在右側面板中輸入詳情,然後按一下儲存
  • 輸入關聯的每個產品的數量
  • 按一下儲存

進一步瞭解如何使用產品和產 品系列

列表和工作流會籍

列表和工作流會籍會顯示在聯絡人記錄的右側邊欄上。 記錄的清單會籍和工作流會籍(僅限 業和企業)部分顯示聯絡人所在的清單和工作流的數量。

Playbook (僅限Sales HubService Hub Enterprise

銷售中心服務中心 業和企業帳戶中的所有記錄的右側邊欄中都會顯示《活動指南》。 與記錄交互時,您可以按一下手以顯示某些指定的問題或步驟,以引導對話。

引用

報價會顯示在交易記錄的右側邊欄上。 當銷售結束時,您可以建立報價文件,並將其發送給與交易相關聯的聯絡人。 若要建立包含有關記錄行項目詳情的報價,請按一下交易記錄中的建立報價

Salesforce同步(僅限 業版和企業版

Salesforce同步會顯示在業帳戶和企業帳戶中的所有記錄上,如果該記錄正透過HubSpot-Salesforce整合與Salesforce同步。 如果記錄未與Salesforce同步,或者您想確保記錄保持與Salesforce記錄同步,請按一下立即同步

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