Utilizar cotizaciones (versión anterior)

• • Ve a la bandeja de entrada de tu correo electrónico y busca un mensaje con el asunto Verifica tu identidad para firmar la cotización. Haz clic en Verificar identidad y firmar la cotización para iniciar el proceso de firma.

1. • Se abrirá una nueva pestaña del navegador con un cuadro de diálogo que confirma tu identidad. Haz clic en Firmar.
2. Para firmar, haz clic en Empezar en la esquina superior derecha o en Haz clic para firmar en el cuadro de firma.

• • Haz clic en Haz clic para firmar junto a tu nombre en la parte inferior de la cotización.

• • En el cuadro de diálogo, agrega tu firma haciendo clic en las pestañas Dibujar, Escribir o Subir para seleccionar tu método de firma. Luego, haz clic en Insertar para agregar la firma.
    
    
    
  • En la parte superior derecha, haz clic en Continuar.

• • Haz clic en Acepto para guardar tu firma en la cotización, o haz clic en Editar para modificar tu firma. 

• • Haz clic en Cerrar.

Los refrendarios recibirán un correo electrónico notificándoles que la cotización ha sido firmada. Este correo electrónico contiene un botón para iniciar el proceso de refrendo.

Los refrendarios también pueden refrendar una cotización desde la página de índice de cotizaciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Verás tu cotización con un estado de Firma pendiente. Pasa el cursor por encima de la cotización y haz clic en Acciones y selecciona Refrendar.
3. Continúa con los pasos de la firma.

Desde la página de índice de cotizaciones, también puedes revisar el estado de la firma:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Junto a una cotización con firmas pendientes, haz clic en Acciones, y luego en Detalles.
3. En Rendimiento, puedes ver el estado de la firma de la cotización.
   
   
4. Para imprimir una copia descargada de la cotización, pasa el cursor por encima de la cotización, haz clic en Acciones y en Descargar.

Nota: si descargaste una cotización firmada, Dropbox Sign elimina los enlaces de cualquier texto con hipervínculo incluido en la sección Comentarios para el comprador o Términos de la compra de la versión PDF de la cotización. Se recomienda usar la URL completa para el texto enlazado para que el enlace aún esté disponible después de descargar la cotización.

Tu cliente recibirá una copia del documento que firmen una vez que se hayan completado todas las firmas obligatorias y los refrendos. La notificación que recibe incluye un enlace al documento que firmó, que expira cuando vence la cotización, y una copia PDF del documento completo para sus registros.

Monitorear el uso de la firma electrónica

En la configuración de cotización, puedes ver cuántas firmas electrónicas ha utilizado este mes hasta el momento, así como lo cerca que estás de tu límite mensual . El límite mensual se restablece el primer día de cada mes.

Para comprobar el uso de la firma electrónica:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. Haz clic en la pestaña Firma electrónica.

Gestión de la configuración de verificación de identidad de la firma electrónica

De forma predeterminada, las firmas electrónicas no requieren la verificación de la identidad durante el proceso de firma de la cotización, pero puedes activar este requisito. Si quieres requerir la verificación del comprador pero no necesitas la verificación del refrendador, puedes activar la opción y hacer que los refrendadores firmen desde HubSpot.

Para activar o desactivar la verificación de identidad:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. Haz clic en la pestaña Firma electrónica.
4. Para activar la verificación y exigirla al firmar una cotización, activa el interruptor Verificación de identidad. A partir de ahora , se exigirá la verificación de la identidad al firmar una cotización.
5. Para desactivar la verificación, desactiva el interruptor de verificación de identidad. A partir de ahora, no será necesario verificar la identidad al firmar una cotización.

Más información sobre la firma electrónica de cotizaciones.

Crear una plantilla de cotización anterior personalizada (solo Sales Hub Pro o Enterprise)

HubSpot proporciona un conjunto de tres plantillas de cotización anteriores predeterminadas que puedes utilizar tal cual o crear nuevas plantillas a partir de ellas. Cuando crees una plantilla de cotización personalizada, se guardará como una plantilla nueva, dejando la plantilla predeterminada en su estado original.

Dependiendo de tu suscripción a HubSpot, puedes personalizar las plantillas de cotización anteriores de la siguiente manera:

• En las cuentas Sales Hub Pro y Enterprise, los usuarios con permisos de superadministrador o permisos de gestión de plantillas de cotización pueden crear y editar plantillas de cotización personalizadas que luego se pueden utilizar al crear cotizaciones. Con los módulos editables, puedes modificar el diseño y el contenido de la plantilla para adaptarlos a las necesidades de tu empresa.
• Utilizando las herramientas gratuitas de HubSpot o Sales Hub Starter, puedes editar los ajustes del tema aplicados a las plantillas de cotización predeterminadas incluidas en tu cuenta, pero no puedes crear plantillas de cotización personalizadas.
• Dentro de todos los planes de suscripción de HubSpot, puedes utilizar el administrador de diseño para crear y editar plantillas de cotización. Sin embargo, se necesita una suscripción a Sales Hub Pro o Enterprise para utilizar las plantillas para crear cotizaciones. Más información sobre el desarrollo de un tema de cotizaciones de CMS personalizado en la documentación para desarrolladores de HubSpot.

Personalización sin código

Abajo se muestran algunos ejemplos comunes de personalizaciones que puede realizar sin codificar, cuando una plantilla está utilizando una de las plantillas predeterminadas de CMS:

• Agregar texto o fichas de personalización de objetos de contacto, empresa o negocio a la cotización (por ejemplo, un número de IVA, ya sea como texto o como propiedad de negocio).
• Agregar términos y condiciones por defecto (que pueden ser protegidos de la edición durante la creación de la cotización).
• Edición del logotipo, fuentes y colores.
• Ocultar módulos.
• Eliminar una columna de la tabla de elementos de pedido, o agregar una columna.
• Eliminación de las secciones Total o Subtotal de la tabla de elementos de pedido.

Personalización que requiere un desarrollador

Abajo se muestran algunos ejemplos comunes de cosas que no es posible personalizar con el editor de plantillas sin código, pero que son posibles si un desarrollador crea una plantilla de CMS personalizada para cotizaciones:

• Crear una plantilla personalizada desde cero.
• Agregar o eliminar módulos a la plantilla.
• Agregar una columna a la tabla de elementos de pedido para una propiedad de producto personalizada.
• Hacer que una ficha de personalización extraiga varios valores (por ejemplo, un token de elemento de pedido extraerá el valor del primer elemento de pedido asociado).
• Agregar automáticamente elementos de pedido a una cotización.
• Agregar automáticamente impuestos, tasas o descuentos a una cotización.
• Creación de múltiples tablas de elementos de pedido.
• Agregar secciones a la tabla de elementos de pedido (por ejemplo, si se vende software y hardware, tener todo el software en una sección y todo el hardware en otra sección).
• Personalizar los subtotales o el total.
• Ocultar el módulo de firma electrónica.

Crear una plantilla de cotización personalizada con el editor de plantillas sin código

Antes de proceder, asegúrate de que el usuario que está creando una cotización personalizada tiene permisos de superadministrador. Para crear una nueva plantilla de cotización personalizada:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. Haz clic en la pestaña Plantillas de cotización.
4. Haz clic en Personalizar plantilla de cotización.
5. Pasa el cursor por encima de la plantilla con la que quieras empezar y haz clic en Elegir.
6. En la parte superior, haz clic en el edit icono de lápiz e introduce un nombre para la plantilla de cotización.
7. Para editar el contenido del módulo, en el panel izquierdo, haz clic en un módulo y edita el contenido del módulo.

Nota: cuando se utilicen fichas de personalización en una cotización, HubSpot no los renderizará dinámicamente. En su lugar, el token se genera en el momento de publicar la cotización y no se actualizará al firmarlo. Por este motivo, no debes utilizar fichas de personalización para propiedades que se actualicen después de la publicación de una cotización, incluyendo: Estado del pago, Fecha de pago, Fecha de firma electrónica y Firmas completas de firma electrónica.

8. Para editar la tabla de elementos de pedido, haz clic en el módulo Tabla de elementos de pedido:
   • Para cambiar el orden de las propiedades de los elementos de pedido, haz clic en el botón dragHandle para arrastrar y soltar las propiedades a otra posición.
   • Si no quieres que los subtotales, las tasas o los totales aparezcan en la cotización, desactiva las casillas de verificación situadas junto al valor.
9. Continúa navegando por los módulos editables del panel izquierdo, realizando cambios en las imágenes, el texto y los encabezados incluidos en la plantilla de cotización. A la derecha, accede a una vista previa de tus cambios.

Nota: cuando edites el módulo Comentarios o Términos, no elimines los tokens Términos o Comentarios a los compradores que aparecen en estos módulos. Si se eliminan los tokens, cualquier texto que tus usuarios incluyan en estos módulos en el editor de cotizaciones no aparecerá en la cotización publicada.

10. Haz clic en la pestaña Configuración.
11. Para establecer un dominio predeterminado para la plantilla de cotización, haz clic en el menú desplegable Dominio.
12. Para seleccionar un idioma por defecto para los títulos y etiquetas de los módulos en la plantilla, haz clic en el menú desplegable Idioma. Ten en cuenta que cualquier contenido personalizado que ya hayas incluido en la plantilla se eliminará al cambiar el idioma. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar contenido.

Nota: el contenido agregado a la plantilla de cotización en un módulo de texto enriquecido no se traducirá automáticamente. Los datos de muestra tampoco se traducirán en la vista previa de la plantilla.

13. Dependiendo del idioma que elijas, también puedes establecer la configuración regional predeterminada para dar formato a las fechas y direcciones. Haz clic en el menú desplegable Configuración regional y selecciona una configuración regional.
14. Para editar los estilos de color, fuente, botón y banner, haz clic en Editar configuración del tema.
    • Para editar los colores globales utilizados en el tema de la cotización, haz clic para ampliar la sección Colores globales. También puedes editar los colores de los botones o del texto del banner haciendo clic para ampliar la sección Configuración de los botones o Configuración del banner. Configura tu color introduciendo un valor hexadecimal o haciendo clic en el selector de color.
    • Para editar la fuente global utilizada en el tema de cotización, haz clic para expandir la sección Fuentes globales y en los menús desplegables para seleccionar una fuente.
15. Para editar la plantilla en el administrador de diseño, haz clic en Editar plantilla de CMS.
16. Cuando hayas terminado de personalizar tu plantilla de cotización, en la parte superior derecha, haz clic en Guardar.

Ahora tu equipo puede seleccionar la plantilla de cotización personalizada al crear una cotización anterior. Después de publicar tu cotización, aprende a compartirla con tus contactos.

Gestionar plantillas de cotización anteriores

Los superadministradores pueden gestionar las plantillas de cotización anteriores existentes, tanto predeterminadas como personalizadas, en la configuración de la plantilla de cotización, incluyendo la clonación, eliminación y creación de nuevas cotizaciones a partir de una plantilla.

Si utilizas el plan gratuito de HubSpot o Sales Hub Starter, los superadministradores pueden editar los ajustes del tema de las plantillas de cotización anteriores predeterminadas incluidas en la cuenta. Si utiliza Sales Hub Pro o Enterprise, los superadministradores pueden editar las plantillas de cotización anteriores predeterminadas y las plantillas de cotización anteriores personalizadas de la cuenta:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos > Cotizaciones.
3. Haz clic en la pestaña Plantillas de cotización.

En la sección Plantillas de cotización predeterminadas, puedes gestionar las tres plantillas que vienen con tu cuenta. Para ver las opciones de la plantilla, pasa el cursor por encima de la plantilla predeterminada, luego haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona una opción:

• Vista previa: visualiza el aspecto que tendría una cotización creada a partir de la plantilla.
• Editar tema: edita el tema de la plantilla. Las plantillas predeterminadas utilizan el mismo tema, por lo que cualquier cambio realizado afectará a las tres plantillas.
• Utilizar plantilla: crea una nueva cotización a partir de la plantilla.
• Ocultar entre comillas: impide que la plantilla aparezca como opción al crear una nueva cotización. Puedes volver a cambiar esto más adelante seleccionando Mostrar en plantillas en el menú desplegable.

• Editar: editar la plantilla de cotización. En el editor de plantillas, también puedes editar el tema de la plantilla en la pestaña Configuración.
• Clonar: crea una copia de la plantilla de cotización.
• Utilizar plantilla: crear una nueva cotización a partir de la plantilla.
• Ocultar entre comillas: impide que la plantilla aparezca como opción al crear una nueva cotización. Puedes volver a cambiar esto más adelante seleccionando Mostrar en plantillas en el menú desplegable.
• Eliminar: elimina la plantilla.

Crear cotizaciones anteriores

Crea cotizaciones anteriores para compartirlas con contactos interesados en comprar un producto o servicio de tu empresa. Usa la herramienta de cotizaciones anteriores para crear una página web que incluya información de precios para elementos de pedido. Si utilizas la integración de HubSpot y Shopify, puedes agregar productos creados a través de la integración.

Para cobrar pagos digitales a través de cotizaciones anteriores, tendrás que configurar Stripe como opción de procesamiento de pagos o la herramienta de pagos de HubSpot (solo Starter, Pro o Enterprise).

Para crear una cotización a partir de un contacto, empresa o registro de negocio:

1. Navega a tu registro:
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
   • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
2. Haz clic en el nombre del registro a partir del cual quieres crear la cotización.
3. En la barra lateral derecha, en la sección Cotizaciones, haz clic en + Agregar.

4. También puedes crear una cotización desde el editor de elementos de pedido de un negocio.

Para crear una cotización desde la página del índice de cotizaciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. En la parte superior derecha, haz clic en Crear cotización.

Crea la cotización

Después de crearla, edita la cotización para agregar un negocio asociado, información del comprador, información de tu empresa y detalles de pago. 

Negocio

1. Para asociar la cotización a un negocio existente, haz clic en el menú desplegable Asociar a un negocio y selecciona un negocio existente.
2. Para crear un nuevo negocio para la cotización, haz clic en el menú desplegable Asociar con un negocio y selecciona Crear un nuevo negocio. En el panel derecho, escribe los detalles del negocio. A continuación, haz clic en Crear. Para personalizar las propiedades que aparecen, haz clic en Editar este formulario en la parte superior.

3. Haz clic en Siguiente.
4. Continúa configurando tu cotización anterior siguiendo los pasos que se indican abajo. Puedes guardar la cotización como borrador en cada paso haciendo clic en Guardar, luego haciendo clic en Salir en la parte inferior izquierda. Puedes acceder al borrador de cotización para editarlo, y los borradores de cotización pueden inscribirse en workflows.

Información del comprador

Agrega contactos y una empresa a tu cotización anterior. Si seleccionaste un negocio existente, HubSpot agregará automáticamente los contactos y la empresa principal asociada con el negocio a la cotización.

1. Para editar la información del contacto (por ejemplo, el cargo) o de la empresa (por ejemplo, la dirección de la empresa), haz clic en el nombre del contacto o de la empresa, actualiza sus datos en el panel derecho y, a continuación, haz clic en Guardar.

Nota: si se actualiza la información de contacto o de la empresa, las actualizaciones se guardarán en su registro en el CRM.

2. Para eliminar un contacto o una empresa de la cotización, desactiva la casilla de verificación situada junto a su nombre. 

Si creaste un nuevo negocio y no asociaste ningún contacto o empresa, o asociaste un negocio que no tiene ningún contacto o empresa asociados, tendrás que agregarlos:

1. Haz clic en Agregar contacto.
   • Para agregar un contacto existente, en el panel derecho, utiliza la barra de búsqueda para encontrar un contacto, selecciona la casilla de verificación situada junto al nombre del contacto que quieres agregar y haz clic en Siguiente.
   • Para agregar una etiqueta de asociación, haz clic en + Agregar etiqueta de asociación, haz clic en el menú desplegableEtiquetas, selecciona la etiqueta de asociación y haz clic en Guardar.
   • Para agregar un nuevo contacto, en el panel derecho, haz clic en la pestaña Crear nuevo.
   • Introduce los datos de contacto. Una vez que hayas rellenado el nombre o el correo electrónico del contacto, aparecerán los campos adicionales. Para personalizar las propiedades que aparecen, haz clic en Editar este formulario en la parte superior.

Nota: no se recomienda agregar contactos a tu cuenta sin una dirección de correo electrónico porque HubSpot utiliza la dirección de correo electrónico para desduplicar los contactos y asociar automáticamente los contactos con las empresas.

1. • Si activaste la configuración de privacidad de datos en tu cuenta, selecciona las opciones que indican la base jurídica para el tratamiento de los datos del contacto.
   • Si tu cuenta tiene contactos de marketing, selecciona la casilla de verificación Establecer este contacto como contacto de marketing para ajustar el contacto como Marketing. Si no lo seleccionas mientras creas el contacto, puedes establecer el contacto como de marketing más tarde.
   • Una vez que hayas terminado, haz clic en Crear. Para guardar y crear otro contacto, haz clic en Crear y agregar otro.
2. Para agregar más contactos, haz clic en + Agregar otro contacto.
3. Para agregar una empresa, haz clic en Agregar empresa.
   • Para agregar una empresa existente, en el panel de la derecha, utiliza la barra de búsqueda para buscar un contacto, selecciona la empresa y haz clic en Siguiente.
   • Para agregar una etiqueta de asociación, haz clic en + Agregar etiqueta de asociación, haz clic en el menú desplegable Etiquetas, selecciona la etiqueta de asociación y haz clic en Guardar.
   • Para agregar una nueva empresa, en el panel derecho, haz clic en Crear nueva.
   • • En el panel derecho, escribe las propiedades de la empresa. Los campos adicionales aparecerán una vez que hayas completado el nombre de dominio o el de la empresa. Para personalizar las propiedades que aparecen, haz clic en Editar este formulario en la parte superior derecha.
   • • En la sección Asociar empresa con, busca y selecciona los registros con los que está relacionado el contacto. Para personalizar las asociaciones que aparecen, haz clic en Editar este formulario en la parte superior.
     • Una vez que hayas rellenado la información de la empresa, haz clic en Crear en la parte inferior.
4. Haz clic en Siguiente.

Nota: el país de la empresa que se muestra en una cotización se rellena con la información de la propiedad predeterminada del país de la empresa. No se puede crear una propiedad personalizada predeterminada para cambiar esta información. 

Tu información

Verifica que tu información personal y la información de la empresa sean exactas. De forma predeterminada, tu información personal se rellena con tu perfil y preferencias y la información de tu empresa se rellena con los ajustes de su cuenta. 

Nota: la actualización de la información de tu perfil no actualizará las cotizaciones creadas anteriormente. Para actualizar los datos de una cotización ya creada, puedes hacerlo manualmente.

Para editar la información del Remitente de una cotización individual:

1. Haz clic en tu nombre.
2. En el panel derecho, actualiza la información personal. Esto se puede cambiar a la información de otro usuario de HubSpot si es necesario.

Nota: si actualizas el título de trabajo de un usuario, guardará el título para todas las cotizaciones futuras. Se puede volver a editar en futuras cotizaciones.

3. Haz clic en Guardar.
4. Para editar la información de la empresa:
5. Haz clic en el nombre de la empresa.
6. En el panel derecho, actualiza la información de la empresa.
7. Haz clic en Guardar.
8. Haz clic en Siguiente.

Nota: los cambios realizados solo afectarán a la cotización que está editando.

Agregar elementos de pedido

Agrega elementos de pedido, incluidos descuentos, impuestos y tasas, y calendarios de pago a las cotizaciones anteriores.

Cualquier cambio realizado en la sección elementos de pedido actualizará los elementos de pedido que figuran en el registro de negocio asociado. Si el registro del negocio está asociado a varias cotizaciones, solo aparecerán en la tarjeta de elementos de pedido del registro del negocio los elementos de pedido de la última cotización creada.

1. Haz clic en Siguiente hasta llegar al paso Elementos de pedido del proceso de creación de cotizaciones.
2. Para agregar un elemento de pedido, haz clic en Agregar elemento de pedido en la parte superior derecha y selecciona uno de los siguientes:
   • Seleccionar de la biblioteca de productos: agrega un elemento de pedido basado en un producto de tu biblioteca de productos, incluidos los elementos de pedido creados mediante la integración de HubSpot-Shopify. Tras seleccionar esta opción, puedes buscar por nombre de producto, descripción de producto o SKU, o hacer clic en Filtros avanzados para afinar la búsqueda. Selecciona las casillas de verificación en el panel derecho junto a los productos en los que quieres basar tu elemento de pedido. Luego, haz clic en Agregar.
   • Crear elemento de pedido personalizado: si tienes permisos para crear elementos de pedido personalizados, esta opción creará un nuevo elemento de pedido personalizado exclusivo para esta cotización individual. Tras seleccionar esta opción, utiliza el panel derecho para introducir los detalles del elemento de pedido y elige si quieres guardar elemento de pedido personalizado en la biblioteca de productos. A continuación, haz clic en Guardar o en Guardar y agregar otro.
3. Para editar, clonaro eliminar un elemento de pedido, pasa el cursor por encima del producto, haz clic en Acciones y selecciona una opción:
   
   • Editar: edita el elemento de pedido solo para esta cotización. La biblioteca de productos no se verá afectada.
     • También puedes editar los detalles de cada elemento de pedido en las columnas del editor de elementos de pedido, incluidos el plazo, el precio unitario, la cantidad y la cantidad de descuento. Introduce un nuevo valor en la columna adecuada. Aprende a agregar o eliminar columnas.
     • Si estableces una frecuencia de facturación recurrente (por ejemplo, mensual), se creará una suscripción para el cliente. Más información sobre las suscripciones.
     • Los descuentos pueden agregarse a elementos de pedido individuales o a toda la cotización.
     • Los impuestos pueden agregarse a elementos de pedido individuales o a toda la cotización. También puedes automatizar el impuesto sobre las ventas al utilizar los pagos online.
   • Eliminar: elimina el elemento de pedido.
   • Clonar: crea un nuevo elemento de pedido con los mismos detalles.
   • Para reordenar los elementos de pedido, haz clic en un elemento de pedido y arrástralo con el botón dragHandle situado a la izquierda del elemento de pedido.
4. Haz clic en el menú desplegable Frecuencia de facturación para ajustar la frecuencia de facturación del elemento de pedido. La frecuencia puede establecerse a única vez, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral, anual, bienal, trienal, cuatrienal o quinquenal.

Nota: al crear una cotización integrada con la herramienta de pagos, si estableces el valor de Plazo de un elemento de pedido con una frecuencia de facturación recurrente en 0, la suscripción se renovará automáticamente hasta que se cancele.

5. De forma predeterminada, la facturación de los elementos de pedido únicos y recurrentes comenzará en el momento del pago. Para cobrar al comprador un elemento en una fecha posterior, haz clic en el menú desplegable Fecha de inicio de facturación y selecciona una de las siguientes opciones:

   • Fecha personalizada: una fecha concreta en el futuro. Tras seleccionar esta opción, utiliza el selector de fechas para seleccionar la fecha de inicio y luego haz clic en Guardar.

   • Inicio retrasado (días): retrasa la fecha de inicio de facturación un número de días después del pago. Tras seleccionar esta opción, introduce un número en el campo Inicio de facturación diferido por días del panel derecho y haz clic en Guardar.

   • Inicio retrasado (meses): retrasa la fecha de inicio de la facturación un número de meses después del pago. Tras seleccionar esta opción, introduce un número en el campo Inicio de facturación diferido por meses del panel derecho y haz clic en Guardar.

Nota: el procesamiento de pagos de Stripe puede procesar elementos de pedido recurrentes con vencimiento posterior, siempre que haya al menos un elemento de pedido con vencimiento en el momento del pago de la cotización. Por ejemplo, el elemento de pedido 1 vence al pagar y el elemento de pedido 2 vence en 30 días.

Agregar descuentos, tarifas e impuestos a una cotización

En la sección Resumen, puedes agregar descuentos únicos, tasas e impuestos para el subtotal de la cotización anterior. Estos elementos agregados no se agregarán a la propiedad Cantidad del negocio asociado. 

Aprende a agregar tasas impositivas para utilizarlas en todos tus productos y servicios, en lugar de agregar impuestos de una sola vez al subtotal.

1. Para agregar un impuesto, tarifa o descuento, haz clic en +Agregar [impuesto/tarifa/descuento]. Más información sobre descuentos.
2. Introduce un nombre para el impuesto, la tarifa o el descuento y un valor en el campo de texto. El valor del impuesto, la tarifa o el descuento se puede basar en una cantidad de divisa específica o un porcentaje (%) del total.
3. Elimina cualquier impuesto, tarifa o descuento haciendo clic en el delete icono de la papelera junto al campo de divisa.
4. Por opción predeterminada, la cotización publicada solo mostrará el total a pagar en el momento de la compra, lo que significa que los elementos de pedido a pagar en el futuro no se incluirán en el total. Para mostrar el valor total del contrato, incluidos los elementos de pedido con fecha futura, selecciona la casilla de verificación Mostrar el valor total del contrato en la cotización publicada. Puedes configurar el comportamiento predeterminado en tu configuración de cotización.

Agregar un cronograma de pagos

Activa la programación de pagos en las cotizaciones anteriores para dividir los pagos en el tiempo, lo que te permite dividir la cantidad total de una cotización en varias cuotas a lo largo de un período definido. Cada cuota tendrá su propia fecha de vencimiento, cantidad de pago y nombre.

Por ejemplo, si estás cotizando 5.000 USD por la instalación de una máquina, podrías estructurarlo con un pago a plazos en tres pagos a lo largo de seis meses:

Pago 1 (Vence en el momento de la aceptación): 2.500 USD.
Pago 2 (A pagar en 3 meses): 1.250 USD.
Pago 3 (a la firma del proyecto): 1,250 USD.

Al cobrar el pago utilizando pagos de HubSpot o una cuenta de Stripe conectada, la primera cuota se paga a través de la cotización y todas las demás cuotas se crearán como facturas de borrador. Aunque las siguientes facturas a plazos se crean automáticamente, no se envían automáticamente, así que asegúrate de revisarlas y enviarlas a tu comprador. Abajo explicamos cómo ajustar un pago a plazos.

Nota: los pagos a plazos no pueden configurarse en cotizaciones con elementos de pedido recurrentes o fechas de inicio de facturación futuras.

Para establecer un pago a plazos:

1. En Pago a plazos, activa la casilla Pago a plazos.
   
   
2. Elige si quieres dividir la cuota por cantidad o por porcentaje haciendo clic en el menú desplegable Cantidad y seleccionando Cantidad o Porcentaje (%).
   
   
3. Introduce un nombre, cantidad o porcentaje y fecha de vencimiento de la cuota.
   • El primer pago vence en el momento de la recepción. Puedes modificar el texto de la casilla Fecha de vencimiento.
   • Para establecer un pago futuro a una fecha específica, utiliza el selector de fechas.
   • Para establecer el vencimiento de un pago en función de un hito, haz clic en el menú desplegable Fecha específica, selecciona Hito e introduce un hito en el campo de texto.
4. Agrega otro plazo de pago haciendo clic en + Agregar otra cuota.
5. Al visualizar la cotización, el comprador verá el total y cada una de las cuotas, junto con la fecha de vencimiento.
   
   
6. Cuando el comprador pague la cotización, se crearán las facturas de los siguientes pagos en estado Borrador en tu cuenta. Las facturas no se enviarán automáticamente al comprador, y los pagos futuros no estarán automatizados. Aprende a gestionar los borradores de facturas. 

Revisar el resumen de una cotización

Cuando configures tus elementos de pedido, revisa la sección Resumen para entender cómo se cobrará a tu comprador, incluyendo descuentos, tarifas e impuestos.

• El Subtotal reflejará solo los elementos pendientes de pago al momento de pagar. Los elementos que se cobrarán más adelante aparecerán en cambio en el total de Pagos futuros.
• Todos los elementos, independientemente de la fecha de vencimiento del pago, se totalizarán en Valor total del contrato.
• Los descuentos, tarifas e impuestos únicos solo se aplicarán a los elementos que se cobren en el momento de pagar, no a los elementos que se cobren posteriormente.

Para configurar las opciones de firma y pago de la cotización, haz clic en Siguiente.

Firma y pago

Decide cómo quiere recoger las firmas y los pagos de tu cotización. Debes estar inscrito en los pagos de HubSpot, o conectado a Stripe como opción de procesamiento de pagos para aceptar pagos online.

1. Selecciona el botón de radio junto a una opción:
   • Sin firma: no se requiere firma para autorizar la cotización.
   • Incluir espacio para una firma escrita: utiliza una firma manuscrita en una copia impresa de la cotización. Posteriormente, puedes marcar manualmente la cotización como firmada para indicar que están presentes todas las firmas.
   • Para incluir un espacio para el refrendo de alguien de tu equipo, marca la casilla de verificación Incluir espacio para un refrendo.
   • Usar firma electrónica (solo Sales Hub Starter, Pro o Enterprise): los usuarios con una licencia de pago en Sales Hub pueden configurar la cotización para que incluya un campo de firma digital.
     • Selecciona la casilla de verificación junto al correo del contacto cuya firma se requiere.
     • Haz clic en el menú desplegable Refrendarios y selecciona el nombre de un usuario de HubSpot.
2. Selecciona el botón de radio junto a una opción de pago:
   • No hay un pago: no se cobrará ningún pago usando la cotización.
   • Stripe: selecciona esta opción si utilizas la opción de procesamiento de pagos con Stripe para facturar a tus clientes.

Nota: la opción de procesamiento de pagos con Stripe puedes procesar elementos de pedido recurrentes que venzan en una fecha posterior, si hay al menos un elemento de pedido que venza en el momento de la cotización. Por ejemplo, el elemento de pedido 1 vence al pagar y el elemento de pedido 2 vence en 30 días.

• • Pagos de HubSpot: selecciona esta opción si utilizas la herramienta de pagos de HubSpot para procesar pagos de los clientes, y luego personaliza las opciones de pago de la cotización.

Nota: cuando se realiza un pago en una cotización, se crea automáticamente una factura si el ajuste para crear facturas automáticamente está activado en la configuración. Más información sobre la experiencia de pago del comprador.

3. Haz clic en Siguiente.

Plantilla y detalles

Selecciona una plantilla e introduce los datos de tu cotización.

1. Plantilla de cotización: haz clic en el menú desplegable y selecciona una plantilla. 
2. Nombre de la cotización: ingresa un nombre para la cotización.
3. Dominio: esta configuración solo se aplica si estás utilizando una plantilla de cotización personalizada. El dominio lo establece la plantilla de cotización que has seleccionado. Por opción predeterminada, el slug de contenido utiliza un ID de fecha y cotización único y no es necesario personalizarlo, pero puedes editar el slug de página en el campo de texto Slug de contenido si es necesario.
4. Fecha de vencimiento: selecciona una fecha de vencimiento. Los usuarios de una cuenta Sales Hub Pro o Enterprise pueden establecer un período predeterminado de vencimiento de cotización en la configuración de la cuenta. Cuando una cotización vence, los contactos ya no pueden acceder a ella y se les solicitará que se comuniquen con tu equipo.
5. Idioma de cotización: selecciona un idioma de cotización.
6. Configuración regional: selecciona tu configuración regional para cambiar el formato de visualización de la fecha y la dirección de tu cotización. El formato de divisa de la cotización se hereda de la divisa del registro del negocio, por lo que cambiar los ajustes de configuración regional de la cotización no actualizará la divisa.

Nota: si quieres ver la cotización después de que expire, en el registro del negocio, haz clic en el nombre de la cotización, luego, en el cuadro de diálogo, haz clic en Ver cotización para ver una versión PDF. La URL del PDF generado caducará al cabo de una hora.

7. Comentarios para el comprador: ingresa cualquier información adicional que sea útil para el comprador. Usa las opciones de formato en la parte inferior de la ventana de edición para modificar el texto o insertar un enlace. Haz clic en el icono de fragmentos textSnippet para ingresar un bloque de texto corto y reutilizable.
8. Términos de compra: cualquier regla o normativa que el cliente debe tener en cuenta. Usa las opciones de formato en la parte inferior de la ventana de edición para modificar el texto o insertar un enlace. Haz clic en el icono de fragmentos textSnippet para ingresar un bloque de texto corto y reutilizable.
9. Para actualizar el color y el logotipo predeterminados que se mostrarán, edita la marca de tu herramienta de ventas en la configuración de tu cuenta.
10. Haz clic en Siguiente.

Revisa y envía la cotización

Previsualiza el contenido de tu cotización y luego publícala, guárdala como borrador o envíala para su aprobación. Para guardar la cotización como borrador para editarla más adelante, en la parte inferior derecha, haz clic en Guardar y en Salir en la parte inferior izquierda para salir del editor de cotizaciones.

Nota: después de guardar una cotización como borrador, no puedes editar las opciones de firma electrónica en el paso Firma y pago. Si tienes workflows de aprobación de cotización configurados, ten en cuenta que las cotizaciones con estado de borrador pueden inscribirse en el workflow.

1. Para publicar la cotización, en la parte inferior izquierda, haz clic en Crear. Si tu cotización requiere aprobación, haz clic en Solicitar aprobación. El aprobador de cotizaciones de tu cuenta debe aprobar la cotización antes de que puedas publicarla y enviarla a tus contactos.

Nota: después de enviar una cotización para aprobación, no puedes editar la cotización a menos que el aprobador de cotizaciones de tu cuenta la rechace.

2. Para copiar un enlace para enviar la cotización,o descargar un PDF de la cotización:
   • En el cuadro de diálogo, en la pestaña Copiar enlace, descargar PDF. Aparecerá una vista previa de la cotización en el panel derecho.
   • Haz clic en Copiar enlace para copiar un enlace a la cotización.
   • Haz clic en Descargar PDF para descargar un PDF de la cotización.
   • Haz clic en la X o en Cerrar cuando hayas terminado.
     
     
3. Para enviar la cotización por correo electrónico:
   • En el cuadro de diálogo, haz clic en la pestaña Enviar cotización por correo electrónico.
   • El campo Para se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico del contacto asociado a la cotización. Para cambiar esta dirección, haz clic en el menú desplegable y selecciona un contacto. También puedes introducir una nueva dirección de correo electrónico y HubSpot creará automáticamente un registro de contacto después del envío.
   • Para agregar una dirección de correo electrónico alcampo CC, haz clic en Agregar destinatarios CC. Haz clic en el menú desplegable, selecciona los contactos o introduce direcciones de correo electrónico personalizadas. Puedes agregar hasta nueve direcciones de correo electrónico en el campo Cc.
   • Si se ha configurado una dirección de correo electrónico predeterminada en la configuración de cotización, el campo De se rellenará automáticamente con la dirección de correo electrónico predeterminada. De lo contrario, se rellenará con tu dirección de correo electrónico personal. Si se ha establecido una dirección de correo electrónico predeterminada, pero se activó la opción que permite a los usuarios enviar cotizaciones desde su correo electrónico personal u otros correos electrónicos del equipo a los que tengan acceso, podrás seleccionar una dirección de correo electrónico diferente.
   • Si no se ha ajustado ninguna dirección de correo electrónico predeterminada, la dirección de correo electrónico que selecciones se convertirá en la dirección predeterminada cada vez que envíes una cotización, pero podrás cambiarla antes de cada envío.
   • Las respuestas a este correo electrónico se enviarán a la dirección De. Si seleccionas una dirección de correo electrónico que se esté utilizando para una bandeja de entrada conectada, incluidas las bandejas de entrada de correo electrónico compartidas de equipos, puedes gestionar el seguimiento en la bandeja de conversaciones de HubSpot.
   • En el campo Asunto, edita el asunto del correo electrónico.
   • En el campo Escribe tu mensaje aquí..., introduce tu mensaje de correo electrónico. Utiliza la barra de herramientas de formato de la parte inferior para dar formato al texto, insertar enlaces y fragmentos.
   • A medida que actualices los campos, aparecerá una vista previa en el panel derecho.
   • Para enviar el correo electrónico, haz clic en Enviar cotización para enviar el correo electrónico tal y como se muestra. El comprador recibirá entonces un correo electrónico con los detalles de la cotización y un enlace para ver la cotización en su navegador, junto con una versión en PDF de la cotización como archivo adjunto.
   • Para redactar manualmente un correo electrónico personalizado con un enlace a la cotización, haz clic en Crear correo electrónico personalizado en tu CRM.

Más información sobre la gestión de borradores y cotizaciones publicadas.

Solicitar cambios o aprobar una cotización anterior (solo Sales Hub Enterprise)

Si se ha activado la opción de aprobación de cotizaciones, puedes solicitar cambios o aprobar cotizaciones anteriores:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Cualquier cotización que esté pendiente de aprobación aparecerá con el estado Pendiente de aprobación. Para ver todas las cotizaciones pendientes de aprobación, haz clic en la pestaña Pendiente de aprobación.
3. Pasa el cursor sobre la cotización y haz clic en Acciones, y luego selecciona Copiar enlace de aprobación. 
4. En otra pestaña del navegador, pega la URL del enlace de aprobación en la barra de direcciones.
5. Si no es necesario realizar modificaciones, haz clic en Aprobar y crear en la parte superior derecha.
6. Para solicitar cambios en la cotización, haz clic en Solicitar cambios.
   • En el cuadro de diálogo, en el campo Notas , introduce tus comentarios y haz clic en Solicitar cambios.
   • Se creará una tarea para que el creador de cotizaciones revise y ejecute acciones. El creador de la cotización debe ir a la página de índice de cotizaciones, pasar el cursor por encima de la cotización y hacer clic en Acciones, luego seleccionar Editar para realizar los cambios necesarios.
   • Cuando las ediciones se realicen y la cotización esté lista para ser publicada, navega a la URL del enlace de aprobación de cotización. En la parte superior derecha, haz clic en Aprobar y crear.
7. Al creador de la cotización se le notificará que la cotización fue aprobada. Luego puedes compartir la cotización con contactos.

Nota: para realizar cambios en la cotización aprobada, debes recuperar y editar la cotización. Más información sobre cómo recuperar y editar una cotización publicada.

Compartir cotizaciones publicadas

Existen múltiples formas de compartir una cotización anterior una vez publicada:

• Envía por correo electrónico una cotización desde un registro del CRM.
• Copia la URL de una cotización publicada que aún no haya caducado.
• Comparte una cotización desde la aplicación móvil de HubSpot.
• Inserta una cotización utilizando el teclado móvil de HubSpot

Nota: Las cotizaciones publicadas no se pueden redirigir de un dominio a otro. Por ejemplo, si alojas las cotizaciones en www.website.com, pero más tarde redireccionas ese dominio a www.new-website.com, las cotizaciones que estaban alojadas en el dominio original no serán redireccionadas y en su lugar se convertirán en páginas de error.

Para enviar por correo electrónico una cotización anterior de un registro del CRM:

1. En tu cuenta de HubSpot, navega a contactos, empresas o negocios.
2. Haz clic en el nombre de un registro.
3. En el panel de la izquierda, haz clic en el email icono del correo electrónico.
4. En la ventana emergente, haz clic en el menú desplegable Cotizaciones y selecciona una cotización. Para compartir una cotización por correo electrónico, debe haber una cotización creada para el negocio asociado a ese registro de contacto o empresa.

Para copiar la URL de una cotización anterior publicada que aún no ha caducado:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pasa el cursor por encima de la cotización publicada, haz clic en Acciones y selecciona Copiar enlace.
3. Con la URL de la página de la cotización, el contacto puede ver la cotización en su navegador, puede descargarla o imprimirla.

Para ver, eliminar o compartir cotizaciones anteriores en la aplicación móvil de HubSpot en tu dispositivo Android:

1. Abre la aplicación de HubSpot en tu dispositivo móvil Android.
2. Toca Negocios en el menú de navegación inferior.
3. Toca el nombre del negocio.
4. En el registro del negocio, toca la pestaña Cotizaciones.
5. Aparecerán las cotizaciones asociadas al negocio. El estado y la fecha de vencimiento se detallan debajo del nombre de la cotización. Toca la cotización para ver más detalles.
6. Para copiar un enlace de cotización, descargar la cotización, compartir la cotización desde la aplicación, recuperar la cotización, ver elementos de pedido o eliminar la cotización, pulsa el verticalMenu icono de menú situado junto al nombre de la cotización.

También puedes compartir una cotización anterior utilizando el teclado móvil de HubSpot en tu dispositivo Android o iOS. Más información sobre cómo activar el teclado de HubSpot en la configuración de tu dispositivo y accede al teclado de HubSpot mientras utilizas la aplicación móvil de HubSpot. 

Una vez creadas las cotizaciones anteriores, puedes gestionarlas desde la página de índice de cotizaciones. Filtrar cotizaciones por estado o propietario, o buscar una cotización específica para revisar o editar. También puede abrir la página de detalles de las cotizaciones para descargarlas, clonarlas, recuperarlas y editarlas, o eliminarlas.

En la configuración de tu cuenta, puedes descargar todas las cotizaciones o establecer un período de vencimiento predeterminado para cotizaciones. Más información sobre la elaboración de informes sobre cotizaciones en el generador de informes personalizados.

Puedes gestionar cotizaciones con estado Borrador o cotizaciones publicadas, tanto si se han firmado electrónicamente como si están pendientes de pago o no.

Administrar cotizaciones

Administrar borradores de cotizaciones

Para administrar borradores de cotizaciones:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pasa el cursor por encima de un borrador de cotización, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona una de las siguientes opciones:
   • Editar: edita la cotización. En el editor de cotizaciones, termina de configurar la cotización y haz clic en Crear.
   • Clonar: clona la cotización.
   • Eliminar: elimina la cotización. 

Nota: las cotizaciones elaboradas pueden inscribirse en workflows.

Administrar cotizaciones publicadas

Puedes gestionar las cotizaciones publicadas desde la página de índice de cotizaciones. Las cotizaciones publicadas pueden tener diferentes estados:

• Publicada: una cotización publicada que no tiene activada la firma electrónica ni los pagos online.
• Pendiente de firma: cotización que está a la espera de la firma electrónica de los firmantes, o de los refrendantes.
• En espera de pago: una cotización con pagos online habilitados que está en espera de pago.
• De pago: una cotización con pagos online habilitados que ha sido pagada.

Para gestionar las cotizaciones publicadas:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pasa el cursor por encima de unacotización publicada y haz clic en el menú desplegable Acciones. En función del estado y la configuración de una cotización, puedes seleccionar una de las siguientes acciones de gestión de cotizaciones:
   • Ver cotización: ve la cotización en una nueva pestaña del navegador.
   • Detalles: ve los detalles de la cotización, incluido el número de referencia, la cantidad de la cotización, la fecha de caducidad, los contactos asociados, la empresa asociada y el negocio asociado. Para gestionar una cotización desde su página de detalles, haz clic en el menú desplegable Acciones de la parte superior derecha y selecciona una acción. 

• • Copiar enlace: copia el enlace URL de la cotización.
  • Enviar por correo electrónico: abre el cuadro de diálogo Enviar cotización para enviar la cotización por correo electrónico.
  • Descargar: descarga una versión en PDF de la cotización.
  • Refrendar: cuando la cotización requiera un refrendo electrónico, selecciona esta opción para abrir la cotización y verificar tu refrendo.
  • Marcar como firmado: cuando la cotización requiere una firma manuscrita, puedes marcar manualmente la cotización como firmada.
  • Convertir en factura: crea una factura utilizando la información de la cotización, incluidos los elementos de pedido asociados. Accederás al editor de facturas para configurar los detalles de la factura.
  • Clonar: clona una cotización existente para volver a utilizar la misma cotización. Las cotizaciones clonadas incluyen todas las asociaciones de registros de su cotización original y los valores de propiedad de los elementos de línea, incluidos precio, términos y descuento.
  • Retirar y editar: puedes hacer cambios y revisar una cotización que ya ha sido publicada. Después de realizar tus ediciones, el contenido actualizado de la cotización se mostrará cada vez que un contacto la vea.

Nota: las cotizaciones que han sido firmadas electrónicamente por todas las partes, o que han sido pagadas, no pueden ser recuperadas y editadas, o eliminadas. Si una cotización tiene varias firmas electrónicas y no todas las partes la han firmado, puede recuperarse, editarse o eliminarse.

• • Archivar: marca una cotización como archivada para anular su publicación y ocultarla de la vista predeterminada de la página de índice. Puedes ver tus cotizaciones archivadas filtrando la página de índice por estado de archivo, pero los compradores no podrán acceder a las cotizaciones archivadas. Luego no podrás deshacerlo. Consulta más información sobre archivar cotizaciones. 
  • Eliminar: elimina la cotización para borrarla permanentemente de tu cuenta y evitar que los compradores accedan a ella. Más información sobre eliminar cotizaciones. Luego no podrás deshacerlo.

Archivar y eliminar cotizaciones

A medida que creas cotizaciones, es posible que quieras limpiar tu página de índice, eliminar cotizaciones no utilizadas o evitar que los compradores las vean. Para ello, puedes archivar y eliminar cotizaciones. 

Cuando se elimina o archiva una cotización, no se puede restaurar. 

• Archivar una cotización: Al archivar una cotización, se establecerá el estado de la cotización en Archivado, eliminándola de la vista predeterminada de la página de índice e impidiendo que los compradores accedan a la cotización. Puedes seguir viendo, descargando, clonando y eliminando la cotización en tu cuenta. 
  • Las cotizaciones que se hayan pagado, estén procesando un pago o estén parcialmente firmadas, no se pueden archivar.
  • Puedes ver las cotizaciones archivadas utilizando el Estado del archivo en la parte superior de la tabla de la página de índice de cotizaciones. 

• Eliminar una cotización: eliminar una cotización la eliminará permanentemente de tu cuenta de HubSpot. Los usuarios ya no podrán ver la cotización en HubSpot y los compradores ya no podrán acceder a la cotización. Las cotizaciones que se han pagado no se pueden eliminar.

Para archivar o eliminar una cotización:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. Pasa el cursor por encima de la cotización, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Archivar o Eliminar.

Exportación de cotizaciones publicadas

Puedes descargar versiones en PDF de todas las cotizaciones publicadas en tu cuenta. Las cotizaciones que hayan caducado se 

Para descargar las cotizaciones publicadas:

1. En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Comercio > Cotizaciones.
2. En la parte superior derecha, haz clic en Acciones y selecciona Descargar cotizaciones publicadas.
3. Recibirás un correo electrónico cuando la descarga esté lista.
4. Haz clic en Descargar archivo de exportación en el correo electrónico para descargar un archivo zip que contiene los PDF de todas las cotizaciones publicadas.