Kurzer Überblick über Workflows

Zuletzt aktualisiert am: May 18, 2016

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Produkt: HubSpot Marketing
Abonnement: Pro & Enterprise

In den letzten Jahren ist „Marketing-Automatisierung“ in der Branche zu einem Modewort geworden und aus vielen Marketer-Toolsets gar nicht mehr wegzudenken. Marketing-Automatisierungssoftware hat sich als leistungsstarkes Werkzeug erwiesen, aber gerade diese Leistungsstärke und Flexibilität bedeutet manchmal erhöhte Komplexität und mangelnde Konzentration auf Marketing-Bemühungen. Der Versuch mit komplizierter Software, Zeit zu sparen und Ihre Marketing-Kampagnen anzupassen, führt häufig zur Erstellung einer Fülle von Marketing-Maßnahmen „im mittleren Bereich des Marketingtrichters“, die nicht dazu geeignet sind, qualifizierte Leads und Kunden zu generieren.

Wir (Inbound-Marketer) kennen die Wahrheit: Unsere Kontakte durchlaufen unsere Lead-Pflege-Kampagnen nicht isoliert. Eine erfolgreiche Marketing-Automatisierung steht und fällt mit dem Auslösen von relevanten und zeitgerechten Aktionen auf Basis des Kontextes eines Benutzers. Das heißt, dass unsere Kontakte nicht einfach nur die E-Mails lesen, die wir ihnen schicken. Sie tun auch andere Dinge, wie unsere Blog-Beiträge lesen, unsere Website besuchen und mit uns in sozialen Netzwerken Media interagieren. Folgender Aspekt macht Inbound-Marketing zu einem besonderen Instrument: Die Art und Weise der Interaktion unserer Kontakte mit unseren Inhalten ist ausschlaggebend. Die Workflows von HubSpot können anhand dieser Daten über das Verhalten unserer Kontakte personalisiertes, relevantes Marketing im Kontext erstellen.

Die Werkzeuge von HubSpot sind eng miteinander verknüpft. Dies ermöglicht Ihnen, eine Pipeline von interessierten Kontakten zu erstellen, diese mit zeitnahen Inhalten zu pflegen und Ihr Vertriebsteam zu stärken, indem Sie ihm umfassende Informationen zum Abschluss des Verkaufs zu Verfügung stellen. In diesem Benutzerhandbuch lernen Sie nicht nur die Funktionen von Workflows kennen, sondern auch, wie Sie eine kontextbezogene, gezielte und messbare Automatisierung einrichten.

Was ist ein Workflow?

Ein Workflow besteht aus einer automatisierten Reihe von Marketing-Aktionen, die abhängig von einer Ausgangsbedingung ausgeführt werden. Mit Workflows können Sie die Aufgaben zur Lead-Pflege automatisieren, interne Funktionen ausführen und vieles mehr. Das Werkzeug ermöglicht die Ausführung mehrerer Aktionen in bestimmten Intervallen und in der gewünschten Reihenfolge und bietet zudem die Möglichkeit anhand einer Verzweigungslogik, bestimmte Aktionen auszuführen, je nachdem, wie ein Kontakt mit Ihren Inhalten oder Ihrer Website interagiert hat. Workflows sind nur für Professional- und Enterprise-HubSpot-Accounts verfügbar.

Beispiele für Workflow-Aktionen:

  • Senden einer Follow-up-E-Mail mit Ihrem versprochenen Angebot, wenn ein Kontakt bestimmte Formulare mit einer gültigen E-Mail-Adresse ausfüllt.
  • Senden von Erinnerungs-E-Mails für ein bevorstehendes Webinar oder eine Konferenz einschließlich von Follow-up-E-Mails nach dem Event.
  • Senden von verschiedenen E-Mails, abhängig davon, wie ein Kontakt ein Formular ausfüllt.
  • Dynamisches Aktualisieren einer Kontakteigenschaft, sodass dem Kontakt eine andere Version des Smart Content Ihrer Seite angezeigt wird (nur Professional- und Enterprise-Accounts).

Mit Workflows können Sie nicht nur Ihre Lead-Pflege automatisieren, sondern auch interne Aufgaben, wie die folgenden, ausführen:

  • Benachrichtigen eines Vertriebsmitarbeiters, wenn ein Kontakt ein Formular für einen kostenlosen Testlauf einsendet.
  • Automatisches Festlegen einer internen Kontakteigenschaft, z. B. eines Startdatums für einen Testlauf.
  • Hinzufügen Ihrer Kontakte zu einer statischen Liste von Konferenzteilnehmern für eine historische Betrachtung.
  • Übernehmen der Daten des Kontakts in ein anderes System über einen Webhook, wenn dieser Kontakt ein Formular ausfüllt.

Das Workflows (Workflows)-Werkzeug von HubSpot bietet durch die Möglichkeit zum Nachverfolgen der Performance Ihres Workflows in Bezug auf ein bestimmtes Ziel einen einzigartigen Vorteil. Das Festlegen einer Zielliste ist für viele Ihrer Workflows von entscheidender Bedeutung, da Sie dadurch auf einen Blick die Effektivität Ihres Workflows ermitteln können.

Kurzer Überblick über Workflows

Um auf das Workflows (Workflows)-Werkzeug zuzugreifen, navigieren Sie zu Contacts > Workflows (Kontakte > Workflows).

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Daraufhin wird das Workflows Dashboard (Workflows-Dashboard) angezeigt. Dieses Dashboard enthält eine Liste aller Ihrer Workflows, die Gesamtanzahl der Kontakte, die in den Workflow aufgenommen wurden, die aktuelle Anzahl der aktiven Kontakte (die den Workflow noch nicht abgeschlossen haben) und das Datum der letzten der Änderung des Workflows.

Der graue Punkt bedeutet, dass ein Workflow nicht aktiv ist, und der grüne Punkt weist einen aktiven Workflow aus. Im Workflows Dashboard (Workflows-Dashboard) können Sie Workflows nach verschiedenen Typen und Status filtern sowie Workflows an eine bestimmte Persona binden.

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Um einen neuen Workflow zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Create new workflow  (Neuen Workflow erstellen). Als Erstes wird ein Feld angezeigt, in dem Sie Ihrem neuen Workflow einen internen Namen geben können, und eine Option, aus der Sie einen Workflow-Typ auswählen müssen: Standard (Standard), Fixed date (Festes Datum) oder Property-based (Eigenschaftsbasiert). Im Folgenden finden Sie eine kurze Zusammenfassung der drei Workflow-Typen. Weiter unten in diesem Handbuch werden Workflow-Typen ausführlicher behandelt.

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Workflow-Typen

  • Standard (Standard) –  Dieser Workflow wird ausgelöst, wenn ein Kontakt einer Smart List hinzugefügt wird, ein Formular einsendet, eine Seite besucht oder ein Ereignis abschließt (nur Enterprise-Accounts). Standard-Workflows können auch durch manuelles Aufnehmen eines einzelnen Kontakts oder einer statischen Liste mit Kontakten ausgelöst werden.
  • Fixed Date (Festes Datum) – Dieser Workflow wird durch die gleichen Ausgangsbedingungen ausgelöst, aber der Zeitpunkt der Schritte ist relativ zu einem festgelegten Kalenderdatum, wie einem Webinar, einer Konferenz oder einem Feiertag.
  • Property-based (Eigenschaftsbasiert) – Dieser Workflow wird durch die gleichen Ausgangsbedingungen ausgelöst und ähnelt einem Workflow mit einem festen Datum, da er an einem Datum ausgerichtet ist. Der Zeitpunkt der Schritte ist aber relativ zu einer benutzerdefinierten Datumseigenschaft in einem Kontakteintrag, z. B. einem Ablaufdatum eines Testlaufs, einem Verlängerungsdatum oder einem Geburtstag/Jahrestag. Weitere Informationen zum Erstellen von benutzerdefinierten Eigenschaften in HubSpot finden Sie in diesem Artikel.

Weitere Informationen über Workflow-Typen finden Sie in diesem Artikel.

Ausgangsbedingungen

Sie können wählen, ob Sie Ihre Kontakte manuell oder automatisch in Ihren Workflow aufnehmen möchten. Wenn Sie sich für Manually (Manuell) entscheiden, können Sie einzelne Kontakte oder Listen durchgehen und die Kontakte aufnehmen, die in Ihren Workflow passen. Wenn Sie Automatically (Automatisch) wählen, wird eine Liste mit Kriterien angezeigt, mit denen Sie den Aufbau Ihres Workflows beginnen können.

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Zielliste & Übersicht

Die Zielliste ist eine Smart List, die als Ziel Ihres Workflows dient. In die Zielliste aufgenommene Kontakte werden aus Ihrem Workflow entfernt und deren Anzahl oben im Workflow angezeigt.  Anhand der Zielliste können Sie den Erfolg Ihres Workflows beurteilen und die Automatisierung auf ein einheitliches Ziel konzentrieren.  Weitere Informationen zu Ziellisten finden Sie in diesem Artikel

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Aktionen

Wenn Sie einen Workflow öffnen, wird der Actions (Aktionen)-Bildschirm angezeigt. Dieser Bildschirm enthält eine Momentaufnahme aller Aktionen, die in Ihrem Workflow ausgeführt werden: die Anzahl der Kontakte, die mit dem Workflow begonnen haben, die Ausgangsbedingung des Workflows, jede Aktion, bei der sich Ihre Kontakte aktuell im Workflow befinden, und wie viele Kontakte sich bei der jeweiligen Aktion befinden, die Klickrate Ihrer ausgehenden E-Mails und alle Unterdrücken-Listen, über die Sie möglicherweise verfügen. Wenn Sie eine Zielliste haben, wird auch die Anzahl der Kontakte in der Zielliste und die Konversionsrate angezeigt.

Um sich einen Überblick über den Verlauf Ihrer Workflow-Bemühungen zu verschaffen, können Sie immer durch Klicken auf die Registerkarte Actions (Aktionen) auf diesen Bildschirm zugreifen. Mit der Metrik Joined the goal list (Zur Zielliste hinzugekommen) zählen Sie diejenigen Kontakte, die in den Workflow aufgenommen und in die Zielliste übernommen wurden. Weitere Informationen zum Messen des Erfolgs finden Sie weiter unten in diesem Handbuch

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Workflows bestehen aus AktionenAktionen sind einzelne Funktionen, die in einem Workflow ausgeführt werden. Beispiele für einige der am meisten genutzten Aktionen:

  • Delay (Verzögerung) – Festlegen einer Verzögerung zwischen Workflow-Aktionen
  • Send an email (E-Mail senden) – Senden einer automatisierten E-Mail an den Kontakt im Workflow
  • Set a contact property value  (Kontakteigenschaftenwert festlegen) – Festlegen des Werts einer Kontakteigenschaft, wie „Startdatum für Testlauf“.

Weitere Informationen über die verschiedenen Aktionen, die Sie mit einem Workflow automatisieren können, finden Sie weiter unten in diesen Handbuch.

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Performance, Verlauf & Einstellungen

In jedem Ihrer Workflows können Sie Performance, History (Performance, Verlauf) und Settings (Einstellungen) der E-Mails des Workflows anzeigen. Diese Links stehen auf der linken Seite im Menü des Workflows zur Verfügung.

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Performance (Performance)

In diesem Bereich wird die E-Mail-Performance für Ihre Workflows angezeigt. Als Erstes ist eine kurze Übersicht Ihrer Workflow-Performance in Bezug auf die Konversionsrate aufgeführt.

Darunter befindet sich der Bereich Contact Performance (Kontakt-Performance) mit der Anzahl der Kontakte, die in einem bestimmten Zeitraum in den Workflow aufgenommenen wurden, Ihren Workflow abgeschlossen haben, abgewandert sind oder das Ziel erreicht haben. Oben rechts in diesem Bereich können Sie den Datumsfilter auswählen, um einen bestimmten Zeitraum anzuzeigen oder den Zeitraum in einen benutzerdefinierten Datumsbereich zu ändern, damit Sie eine bessere Vorstellung von der Performance des Workflows über einen längeren Zeitraum erhalten. (Klicken Sie hier, um weitere Informationen über die Workflow-Performance anzuzeigen.)

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History (Verlauf)

Hier finden Sie den chronologischen Verlauf Ihres Workflows. Zu den hier angezeigten Details gehören: Zeitpunkt, zu dem ein Kontakt in den Workflow aufgenommen wurde, geplanter Zeitpunkt, zu dem Schritte ausgeführt werden sollen, erfolgreiche Aktionen, wie Festlegen einer Kontakteigenschaft oder Senden einer E-Mail, Zeitpunkt, zu dem ein Kontakt einen Workflow abgeschlossen hat, und ob dabei Fehler aufgetreten sind (z. B. eine E-Mail wurde nicht an einen Kontakt gesendet, weil er nicht ausgewählt werden konnte).

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Settings (Einstellungen)

In diesem Bereich steuern Sie bestimmte Regeln in Bezug auf die Ausführung Ihrer Workflows. Mit den Einstellungen in diesem Bildschirm legen Sie fest, ob Kontakte mehr als einmal in den Workflow aufgenommen werden können, ob Ihr Workflow an eine Kampagne angehängt werden soll, ob Unterdrücken-Listen berücksichtigt werden sollen und mehr. Workflow-Einstellungen werden weiter unten in diesem Handbuch ausführlich behandelt.

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