Grundlegendes zu Workflow-Einstellungen

Zuletzt aktualisiert am: May 18, 2016

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Produkt: HubSpot Marketing
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Bei der Planung Ihres Workflows können Sie detaillierte Einstellungen vornehmen und so festlegen, was der Workflow erlaubt und was nicht. Workflow-Einstellungen helfen Ihnen dabei, das Verhalten Ihres Workflows zu steuern. Stellen Sie sich vor der Aktivierung Ihres Workflows die folgenden Fragen:

  • Dürfen meine Kontakte den Workflow mehr als ein Mal durchlaufen?
  • Sollen Workflow-Schritte nur an Werktagen oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgeführt werden?
  • Sollte ein Kontakt, der in diesen Workflow aufgenommen wird, aus anderen Workflows entfernt werden?
  • Gibt es Kontakte, die von der Aufnahme in diesen Workflow ausgeschlossen werden sollen?

Wenn eine oder mehrere dieser Fragen für Ihren Workflow relevant sind, sollten Sie sich mit den Workflow-Einstellungen vertraut machen.

Zugriff auf die Workflow-Einstellungen

Jeder Workflow verfügt über eigene Optionen, die vor der Aktivierung festgelegt werden sollten. Sie können über die linke Seitenleiste im entsprechenden Workflow auf die Einstellungen zugreifen. Klicken Sie dafür einfach auf Settings (Einstellungen).

Grundlegendes zu Workflow-Einstellungen

In diesem Artikel erklären wir Ihnen jeden einzelnen Schritt zu den Workflow-Einstellungen. Lesen Sie sich durch, was die einzelnen Optionen bedeuten, und entscheiden Sie dann, ob diese für Sie nützlich sind oder nicht.

Execute on business days only? (Nur an Werktagen ausführen?)

Standardmäßig ist diese Option auf No (Nein) gestellt. Wenn Sie festlegen möchten, dass Ihre Workflow-Aktionen nur an Werktagen ausgeführt werden, müssen Sie hier Yes (Ja) auswählen. Diese Einstellung wird in der Regel für Workflows, die automatisierte E-Mails verschicken, auf Yes (Ja) gesetzt.

Angenommen, Sie legen mithilfe der Workflow-Einstellung fest, dass der Workflow samstags und sonntags ruhen soll. Es steht allerdings für einen Kontakt eine geplante Aktion aus, bei der am Samstag 16:00 Uhr eine Follow-up-E-Mail versendet werden würde. In diesem Fall wird der Versand der E-Mail für den gleichen Zeitpunkt (16:00 Uhr) am darauffolgenden Montag erneut geplant. Weitere Informationen über Werktage in den Workflow-Einstellungen finden Sie in diesem Artikel.

Execute actions only within a certain time range? (Aktionen nur in einem bestimmten Zeitraum ausführen?)

Standardmäßig ist diese Option auf No (Nein) gestellt. Wenn Sie möchten, dass Workflow-Aktionen nur in einem bestimmten Zeitraum ausgeführt werden, wählen Sie Yes (Ja) aus und geben Sie den entsprechenden Zeitraum an. Bitte beachten Sie, dass die Zeit sich auf die von Ihnen unter Reports > Reports Settings (Berichte > Berichteinstellungen) festgelegte Zeitzone bezieht. Diese Einstellung funktioniert ähnlich wie die im vorherigen Abschnitt beschriebene Einstellung für die Werktage. Wenn für einen Kontakt die Ausführung einer Aktion außerhalb des angegebenen Zeitraums geplant ist und der ursprünglich geplante Zeitpunkt heranrückt, plant der Workflow die Aktion für den nächsten möglichen Zeitpunkt (in der Regel am Folgetag).

Angenommen, die Workflow-Einstellungen legen fest, dass Aktionen nur zwischen 09:00 und 18:00 Uhr ausgeführt werden sollen. Hat ein Kontakt nun allerdings eine Aktion realisiert, bei der um 20:00 Uhr eine Follow-up-E-Mail verschickt werden soll, wird die E-Mail nicht um 20:00 Uhr verschickt, sondern erst am nächsten Tag zwischen 09:00 und 18:00 Uhr.

Allow contact enrollment into this workflow from Salesforce? (Kann der Kontakt von Salesforce aus in diesen Workflow aufgenommen werden?)

Wenn Sie einen Workflow für die Lead-Pflege erstellt haben, zu dem Ihr Vertriebsteam ebenfalls Leads hinzufügen soll, dann aktivieren Sie diese Option. Denn auf diese Weise lassen sich Leads auch direkt aus einem Lead- oder Kontakteintrag aus Salesforce in einen Workflow aufnehmen. Damit der Lead/Kontakt in Salesforce angezeigt wird, muss er in HubSpot vorhanden sein. Außerdem muss das Layout zum Lead-Layout des Benutzerrollenprofils hinzugefügt werden. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie die HubSpot-Integration mit Salesforce nutzen. Außerdem müssen Sie das entsprechende Visualforce-Element zu Ihren Lead- und Kontakt-Layouts in Salesforce hinzufügen. Weitere Informationen über den Einsatz von Workflows mit Salesforce bietet Ihnen dieser Artikel.

Kampagnen

Sie können Ihre Workflows zu jeder Kampagne hinzufügen. Nach dem Speichern sehen Sie Ihren Workflow/Ihre Workflows in Ihrer Kampage. Weitere Hinweise zu HubSpot-Kampagnen finden Sie im Campaigns (Kampagnen)-Benutzerhandbuch.

Personas

Sie können auch eine Ihrer vorhandenen Personas mit Ihrem Workflow verknüpfen. Wenn Sie beispielsweise einen Workflow haben, der sich an eine bestimmte Persona richtet, können Sie diesen Workflow mit der Persona verbinden. Auf dem Workflows-Dashboard können Sie dann Ihre Workflows nach Persona filtern und so die Performance von Workflows für bestimmte Zielpersonen sehen.

Hinweis: Kontakte, die in einen Workflow aufgenommen werden, der mit einer Persona verknüpft ist, werden weiterhin anhand des angegebenen Wertes in der Kontakteigenschaft „Persona“ zu einer Persona gruppiert.

When contacts enroll in this workflow, remove them from: (Bei der Aufnahme von Kontakten in diesen Workflow werden sie gelöscht aus:)

Manchmal ist es notwendig, bestimmte Kontakte aus dem vorhandenen Workflow auszuschließen. Standardmäßig werden Kontakte nicht aus einem anderen Workflow entfernt, nur weil sie zu einem bestimmten Workflow hinzugefügt werden. Sie können diese Workflow-Einstellung allerdings verwenden, wenn Sie möchten, dass Kontakte aus allen oder bestimmten Workflows entfernt werden, wenn sie in den Workflow, den Sie gerade bearbeiten, aufgenommen werden.

Sollten Sie beispielsweise einen Master-Workflow haben, der vor allen anderen Workflows Priorität hat, dann möchten Sie vielleicht Ihre Kontakte aus allen anderen Workflows entfernen, wenn sie zu diesem Master-Workflow hinzugefügt werden. Ein Beispiel dafür könnte ein Lead sein, der einen Workflow im unteren Bereich des Marketingtrichters durchläuft (z. B. „Gespräch mit Verkäufer“). In diesem Fall wird der Kontakt aus allen anderen Workflows entfernt. Sollte sich Ihr Kontakt in einem Workflow im oberen Bereich des Marketingtrichters befinden, kann er mithilfe eines Angebots konvertiert werden und so den mittleren Bereich des Marketingtrichters erreichen. Dadurch wird er in einen neuen Workflow aufgenommen. In diesem Fall möchten Sie diesen Kontakt vermutlich gerne aus dem Workflow im oberen Bereich des Marketingtrichters entfernen. Der Kontakt soll aber nicht aus allen anderen Workflows entfernt werden, denn Sie haben möglicherweise noch viele weitere Workflows für den mittleren Bereich des Marketingtrichters, für die der Kontakt qualifiziert ist oder weiter qualifiziert sein sollte.

In der Auswahlliste Select specific workflows (Bestimmte Workflows auswählen) können Sie den Workflow oder die Workflows festlegen, aus dem/denen die Kontakte entfernt werden sollten, wenn sie in den Workflow aufgenommen werden, den Sie gerade bearbeiten.

Suppression lists for this workflow (Unterdrücken-Listen für diesen Workflow)

Mithilfe von Unterdrücken-Listen können Sie eine Liste aus Kontakten festlegen, die nicht in einen Workflow aufgenommen werden sollen. Wenn Sie diese Einstellung bearbeiten und eine Unterdrücken-Liste hinzufügen, nachdem Kontakte bereits in einen Workflow aufgenommen wurden, dann werden die Kontakte auf der Unterdrücken-Liste aus dem Workflow entfernt, bevor die nächste Aktion ausgeführt wird.

Es kann verschiedene Gründe haben, dass eine Gruppe aus Kontakten nicht in einen Workflow aufgenommen werden soll. Zum Beispiel sollten Kontakte mit der Lifecycle-Phase „Kunde“ den Testlauf-Workflow nicht durchlaufen. Verwenden Sie in diesem Fall in Ihrem Workflow eine Unterdrücken-Liste für Kunden.

When a contact leaves the starting list, unenroll them from the workflow? (Soll ein Kontakt aus dem Workflow entfernt werden, wenn er nicht mehr auf der Ausgangsliste steht?)

Manchmal ist es notwendig, die Logik Ihrer Smart List zu ändern, woraufhin Kontakte die Kriterien für die Smart List nicht mehr erfüllen. Oder vielleicht führt ein Kontakt eine Aktion aus, die ihn aus der Smart List entfernt, die Sie aber als Ausgangsbedingung für Ihren Workflow festgelegt haben. Diese Workflow-Einstellung legt fest, ob diese Kontakte aus dem Workflow entfernt werden oder nicht, wenn sie die Ausgangskriterien einer Smart List nicht mehr erfüllen.

Einstellung der Ausgangsbedingung

Sie sollten einige Einstellungen bei der Festlegung Ihrer Ausgangsbedingungen für Ihren Workflow beachten. Diese Einstellungen können Sie vornehmen:

1. Contacts will be enrolled the first time they meet the criteria above (Kontakte werden in den Workflow aufgenommen, wenn sie die oben genannten Kriterien zum ersten Mal erfüllen): Diese Einstellung legt fest, dass ein Kontakt nur in einen Workflow aufgenommen wird, wenn dieser die Ausgangsbedingungen des Workflows das erste Mal erfüllt und nicht, wenn der Kontakt diese Kriterien später erneut erfüllt. Mit einem Klick auf Change (Ändern) neben dieser Option können Sie festlegen, dass die Wiederaufnahme für diesen Workflow erlaubt ist, wenn der Kontakt manuell aufgenommen wurde oder der Kontakt eines der ausgewählten Wiederaufnahmekriterien erfüllt. Der Kontakt muss außerdem zum Zeitpunkt, an dem er die Wiederaufnahmekriterien erfüllt, die Ausgangskriterien erfüllen, um erneut aufgenommen zu werden. Hier finden Sie weitere Informationen zu diesem Thema.

2. Enroll contacts who already meet these criteria (Kontakte aufnehmen, die diese Kriterien bereits erfüllen): Bei dieser Einstellung können Sie mithilfe eines Häkchens aktivieren, dass alle Kontakte in einen Workflow aufgenommen werden, die diese Kriterien zuvor erfüllt haben. Wenn Sie also einen Workflow erstellen, in dem sich alles um das Kriterium dreht, dass ein Formular ausgefüllt werden muss, um aufgenommen zu werden, wird zusätzlich jeder Kontakt in den Workflow aufgenommen, der das Formular vor Einrichtung und Aktivierung des Workflows bereits ausgefüllt hat.

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