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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Contacts

Trabajar con registros

Última actualización: septiembre 16, 2021

Requisitos

Todos los productos y planes

Crear registros en HubSpot le permite a tu equipo registrar y recuperar información sobre tus relaciones y procesos de negocios, manteniendo la uniformidad en tu organización. Una vez creado, puedes almacenar información sobre un contacto, empresa, negocio, ticket u objeto personalizado interactuando con su registro.

Hay tres secciones principales en un registro:

  • Barra lateral izquierda: el panel izquierdo de tu registro incluye acciones y la sección Acerca de con las propiedades del registro. La barra lateral izquierda de un registro de contacto también incluye Suscripciones a comunicaciones y Actividad del sitio web
  • Cronología de actividades: el panel medio de tu registro incluye todas las actividades asociadas con el registro.
  • Barra lateral derecha: el panel derecho de tu registro incluye vistas preliminares de registros y archivos adjuntos asociados. Según el objeto y tu suscripción de HubSpot, este panel también incluye otras herramientas, como membresías, Guías prácticas, Sincronización de Salesforce y Atribución.

Ver un registro

  • Navega a tus registros:
    • Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Contactos.
    • Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Contactos > Empresas.
    • Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Negocios.
    • Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Servicio > Tickets.
    • Objetos personalizados: En tu cuenta de HubSpot, navega a Contactos > Contactos, luego haz clic en el menú desplegable en la parte superior izquierda y selecciona el nombre del objeto personalizado.
  • En la página de índice de registro, busca el registro con el que deseas trabajar y haz clic en el nombre.

Acciones y propiedades

La barra lateral izquierda muestra las acciones que puedes realizar en el registro, así como las propiedades del registro. Descubre cómo un usuario con permisos de acceso de cuenta puede personalizar la barra lateral izquierda para todos los usuarios y equipos.

Acciones

En la parte superior de la barra lateral izquierda, puedes:

  • Haz clic en el menú desplegable Acciones:
    • Seguir: haz clic para seguir el registro. Por opción predeterminada, sigue todos los registros que posees. Siguiendo un registro, recibirás notificaciones sobre actualizaciones al registro.
    • Ver todas las propiedades: haz clic en ver todas las propiedades del registro.
    • Ver historial de propiedades: haz clic para ver el historial de los valores de propiedad del registro.
    • Buscar en Google: para contactos y empresas, haz clic para buscar el nombre del registro en Google.
    • Cancelar suscripción a correos: para contactos, haz clic para desactivar la comunicación por correo electrónico con la dirección de correo del contacto.
    • Restaurar actividad: haz clic para ver y restaurar interacciones asociadas que se eliminaron en los últimos 90 días.
    • Combinar: haz clic para combinar el registro con otro.
    • Eliminar: haz clic para eliminar el registro. Más información sobre los datos perdidos durante una eliminación.
  • Ver las propiedades principales para el registro. Puedes hacer clic en el edit símbolo del lápiz para editar el nombre del registro.
    • Para registros de contactos:
      • Haz clic en la imagen del contacto para actualizar la imagen del contacto.
      • Haz clic el duplicate icono de copiar a la derecha del correo electrónico del contacto para copiar la dirección de correo electrónico en tu portapapeles.
    • Para registros de empresas:
      • Haz clic en la imagen de la empresa para actualizar la imagen de la empresa. 
      • Haz clic el duplicate icono de copiar a la derecha del dominio de la empresa o el número de teléfono para copiarlo en el portapapeles.
Nota: las imágenes de registro se utilizan internamente para identificar contactos o empresas en tu cuenta de HubSpot; tus contactos y empresas no pueden ver imágenes de registro.

    • Para registros de negocios:
      • Haz clic en el calendario Fecha de cierre para seleccionar una nueva fecha de cierre.
      • Haz clic en el menú desplegable Etapa para actualizar la etapa del negocio.
      • Haz clic en el menú desplegable Pipeline para actualizar el pipeline en el que se encuentra el negocio.
    • Para registros de tickets:
      • Haz clic en el menú desplegable Estado para seleccionar un nuevo estado.
      • Haz clic en el menú desplegable Pipeline para actualizar el pipeline en el que se encuentra el ticket.

Propiedades

Puedes ver y editar los valores de propiedad del registro en la sección Acerca de [registro]. Descubre cómo editar las propiedades que aparecen en esta sección. Los usuarios con permisos de Súper administrador también pueden personalizar la sección para los usuarios en la cuenta de HubSpot.
  • Para editar un valor de propiedad, coloca el cursor sobre la propiedad y haz clic en el edit ícono de lápiz.
  • Para ver el historial de una propiedad específica, coloca el cursor sobre la propiedad y haz clic en Detalles. También puedes desplazarte hacia abajo y hacer clic en Ver el historial de la propiedad para ver el historial de todos los cambios de propiedad.
  • Para ver todas las propiedades, haz clic en Ver todas las propiedades.

Suscripciones a comunicaciones y actividad del sitio web

En la barra lateral izquierda de un registro de contacto, hay otras secciones:

Cronología de actividades

El panel medio muestra las actividades relacionadas con la cronología del registro con la última actividad en la parte superior. Puedes ver y filtrar actividades de las siguientes maneras:

  • En la parte superior del registro, haz clic en Expandir todos o Contraer todos para expandir o contraer los detalles de todas las actividades de la cronología.

    expand-or-collapse-all
  • Para filtrar rápidamente actividades por tipo, haz clic en las pestañas en la parte superior.

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  • En la pestaña Actividad, puedes filtrar actividades más específicas con el menú desplegable Actividad de filtro.

  • Para filtrar las actividades que les pertenecen a un usuario o equipo específico, haz clic en el menú desplegable Todos los usuarios o Todos los equipos y selecciona un usuario o equipo.

  • Para buscar una actividad específica, haz clic en el ícono de búsqueda search en la esquina superior derecha. Los resultados devueltos se basan en la búsqueda de los términos en los siguientes campos de actividad:

    • Asunto de la tarea

    • Cuerpo de la tarea

    • Cuerpo de nota

    • Cuerpo de la llamada

    • Asunto del correo electrónico

    • Cuerpo de la reunión

  • Para contraer los detalles de una actividad específica, haz clic en la down flecha hacia abajo en la parte superior izquierda de la actividad. Haz clic en la right flecha derecha en la parte superior izquierda de la actividad para expandir los detalles y editar.

    collapse-activity-on-contact-record
  • Coloca el cursor sobre una actividad, haz clic en Acciones y selecciona una opción para anclar la actividad a la parte superior de la cronología, ver el historial de la actividad o eliminar la actividad.
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Registros y archivos adjuntos asociados

En la barra lateral derecha de un registro, puedes ver vistas preliminares de registros y archivos adjuntos asociados del registro. Puedes reorganizar las secciones arrastrándolas o contraer una sección haciendo clic en la down flecha hacia abajo.

Registros asociados

Las asociaciones de registros se muestran en las secciones de registro respectivas de la barra lateral derecha (es decir, Empresa, Negocios, Tickets). Más información sobre asociaciones.

Para asociar tu registro con otro registro:

  • En la sección del tipo de registro relevante, haz clic en Agregar.

  • Puedes crear un nuevo registro para asociar con el registro o asociar un registro existente.
    • Para crear un nuevo registro con el cual asociar el registro, en la pestaña Crear un nuevo [registro], ingresa información en los campos y haz clic en Crear.
    • Para asociar un registro existente, haz clic en la pestaña Agregar [registro] existente, busca el registro y selecciona la casilla de comprobación junto al registro en los resultados de búsqueda. Haz clic en Guardar.

Adjuntos

Puedes adjuntar archivos al registro. También puedes ver archivos adjuntos que se enviaron como parte de un correo electrónico registrado a un contacto.

Herramientas adicionales

En la barra lateral derecha de un registro, también puedes ver e interactuar con herramientas adicionales asociadas con tus registros. Puedes reorganizar las secciones de la herramienta arrastrándolas o contraer una sección haciendo clic en la down flecha hacia abajo.

Las herramientas que aparecen en la barra lateral derecha se diferenciarán según los objetos con los que estás trabajando, los cuales se especifican para cada herramienta en la siguiente lista.

Resumen de la cuenta

El resumen de la cuenta aparece en la barra lateral derecha de los registros de empresas para mostrar un resumen de alto nivel de la empresa.  El resumen incluye si la empresa es una cuenta objetivo, el número de contactos asociados a la empresa, información sobre sus roles de comprador y la última interacción y el último contacto con el registro de empresa según las propiedades predeterminadas de la empresa.

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Si tienes un cupo de Sales Hub Pro o Enterprise, haz clic en Ver detalles de cuenta para ver lo siguiente en el panel derecho:

Informes de atribución (Marketing Hub o CMS Hub Pro y Enterprise únicamente)

Los informes de atribución aparecen en la barra lateral derecha de los registros de contactos y registros de negocios. La sección Atribución te permite ver los informes existentes o crear informes atribución de múltiples contactos. En los registros de contactos, si has creado un informe de atribución de múltiples contactos, puedes ver un informe de las interacciones del contacto con tu empresa en función de cuándo se crearon los contactos.

  • Para editar qué modelo de atribución aparece en el informe, haz clic en el menú desplegable Modelo de atribución y selecciona el tipo de modelo que deseas ver.
  • En los registros de negocios, haz clic para ver un informe de cualquiera de los contenidos o Interacciones relacionados con la actividad del contacto asociada al negocio. 
  • Haz clic en Mostrar todas las interacciones para ver los detalles de todas las interacciones asociadas con el contacto.
  • Haz clic en Abrir generador de informes de atribución para ver y editar el informe directamente en el generador de informes.

Conversaciones

Las conversaciones aparecen en la barra lateral derecha de los registros de tickets, si el ticket está asociado a una cadena en la bandeja de entrada de conversaciones. Para navegar directamente a la conversación en la bandeja de entrada, haz clic en el nombre de la conversación. La conversación se abrirá en otra pestaña del navegador donde puedes revisar la cadena o hacer seguimiento según sea necesario.

Más información sobre cómo trabajar con tickets en tu bandeja de entrada.

Elementos de línea

Los elementos de línea aparecen en la barra lateral derecha de los registros de negocio. Puedes asociar elementos de línea, desde la biblioteca de productos o recientemente creados con el negocio. Esto ayuda a los usuarios a comprender lo que se vende en el negocio y por cuánto.

  • Si no hay elementos de línea asociados al registro del negocio, haz clic en Agregar elementos de línea. Si hay elementos de línea existentes asociados al registro del negocio, pero quieres cambiarlos, haz clic en Editar elementos de línea.
  • Para asociar productos ya creados en la biblioteca de productos, haz clic en Agregar desde la biblioteca
  • Para asociar un nuevo producto, haz clic en Crear elemento de línea, escribe los detalles en el panel derecho y haz clic en Guardar.
  • Introduce la cantidad de cada producto asociado.
  • Haz clic en Guardar.

Más información sobre cómo usar productos y elementos de línea.

Membresías de la lista y de workflow

Las pertenencias a listas y workflows aparecen en la barra lateral derecha de los registros de contactos. Las secciones Pertenencia a listas y Pertenencias a workflows del registro (Pro y Enterprise únicamente) muestran el número de listas y workflows en los que está el contacto.

  • Haz clic en Administrar membresías de la lista para ver todas las listas de las que es parte el contacto. En la Página de membresías de la lista, puedes administrar su registro a cualquier contenido privado.
  • Haz clic en Administrar membresías de workflow para ver todos los workflows en los que el contacto estaba y está inscrito. En la página Pertenencias a workflows, puedes inscribir al contacto en un workflow (Pro y Enterprise únicamente).

Guías prácticas (solo Sales Hub o Service Hub Pro y Enterprise)

Las guías prácticas aparecen en la barra lateral derecha de todos los registros dentro de las cuentas de Sales Hub o Service Hub Pro y Enterprise. Cuando interactúas con un registro, puedes hacer clic en una guía para mostrar determinadas preguntas o pasos obligatorios para guiar la conversación.

Cotizaciones

Las cotizaciones aparecen en la barra lateral derecha de los registros de negocios. Cuando se cierra una venta, puedes crear un documento de cotización que puedas enviar a contactos asociados con el negocio. Para crear una cotización con detalles sobre los elementos de la línea del registro, haz clic en Crear cotización en el registro del negocio.

Sincronización de Salesforce (solo Pro y Enterprise)

La sincronización de Salesforce aparece en todos los registros dentro de las cuentas Pro y Enterprise si el registro se sincroniza con Salesforce a través de la integración HubSpot-Salesforce. Si el registro no se sincroniza con Salesforce o si quieres asegurarte de que el registro se mantenga sincronizado con el registro de Salesforce, haz clic en Sincronizar ahora.