Última actualización: abril 25, 2024
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Crear registros en HubSpot le permite a tu equipo registrar y recuperar información sobre tus relaciones y procesos de negocios, manteniendo la uniformidad en tu organización. Una vez creado, puedes almacenar información sobre un contacto, empresa, negocio, ticket u objeto personalizado interactuando con su registro.
Si estás en un dispositivo móvil, aprende cómo trabajar con registros en la aplicación móvil de HubSpot.
Hay tres secciones principales en un registro:
- Barra lateral izquierda: el panel izquierdo de tu registro incluye acciones y la sección Acerca de con las propiedades del registro. La barra lateral izquierda de un registro de contacto también incluye Suscripciones a comunicaciones y Actividad del sitio web.
- Columna central: el panel central de tu registro incluye una cronología de actividades, una visión general de las asociaciones y propiedades importantes del registro, y puede incluir pestañas personalizadas dependiendo de tu suscripción.
- Barra lateral derecha: el panel derecho de tu registro incluye vistas preliminares de registros y archivos adjuntos asociados. Según el objeto y tu suscripción de HubSpot, este panel también incluye otras herramientas, como membresías, Guías prácticas, Sincronización de Salesforce y Atribución.
Ver un registro
- Ve a los registros:
- Contactos: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
- Empresas: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
- Negocios: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
- Tickets: En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.
- Objetos personalizados: en tu cuenta de HubSpot, ve a Contactos > [Objeto personalizados]. Si tu cuenta tiene más de un objeto personalizado, coloca el cursor sobre Objetos personalizados y luego selecciona el objeto personalizado que quieres ver.
- En la página de índice de registro, busca el registro con el que deseas trabajar y haz clic en el nombre.
Acciones y propiedades
La barra lateral izquierda muestra las acciones que puedes realizar en el registro, así como las propiedades del registro. Aprende cómo un usuario con permisos de Cuenta acceso puede personalizar la barra lateral izquierda para todos los usuarios y equipos.
Acciones
En la parte superior de la barra lateral izquierda, puedes:
- Haz clic en el menú desplegable Acciones:
- Seguir: haz clic para seguir el registro. Por opción predeterminada, sigue todos los registros que posees. Al seguir un registro, recibirás notificaciones sobre las actualizaciones del registro.
- Ver todas las propiedades: haz clic en ver todas las propiedades del registro.
- Ver historial de propiedades: haz clic para ver el historial de los valores de propiedad del registro.
- Ver historial de asociaciones: haz clic para ver el historial de los registros y compromisos asociados a .
- Buscar en Google: para contactos y empresas, haz clic para buscar el nombre del registro en Google.
- Exclusión del correo electrónico: para los contactos, haz clic para desactivar la comunicación por correo electrónico con la dirección de correo electrónico del contacto.
- Restaurar actividad: haz clic para ver y restaurar interacciones asociadas que se eliminaron en los últimos 90 días.
- Combinar: haz clic para combinar el registro con otro.
- Eliminar: haz clic para eliminar el registro. Más información sobre los datos perdidos durante un borrado.
- Exportar datos de contacto: para los contactos, haz clic para exportar los datos personales del contacto.
- Ver las propiedades principales para el registro. Puedes hacer clic en el símbolo del lápiz para editar el nombre del registro.
- Para registros de contactos:
- Haz clic en la imagen del contacto para actualizar la imagen del contacto.
- Haz clic en el icono de copiar a la derecha del correo electrónico del contacto para copiar la dirección de correo electrónico en tu portapapeles.
- Para registros de empresas:
- Haz clic en la imagen de la empresa para actualizar la imagen de la empresa .
- Haz clic en el icono de copiar a la derecha del dominio de la empresa o el número de teléfono para copiarlo en el portapapeles.
- Para registros de contactos:
-
- Para registros de negocios:
- Haz clic en el calendario Fecha de cierre para seleccionar una nueva fecha de cierre.
- Haz clic en el menú desplegable Etapa para actualizar la etapa del negocio.
- Haz clic en el menú desplegable Pipeline para actualizar el pipeline en el que se encuentra el negocio.
- Para registros de tickets:
- Para registros de negocios:
- Debajo de las propiedades principales, interactúa con el registro haciendo clic en los íconos respectivos. Los iconos que aparecen variarán si has personalizado el orden de los iconos de actividad.
-
- Nota: haz clic para añadir una nota a la línea de tiempo del registro.
- Correo electrónico: haz clic para escribir un correo electrónico personalizado a .
- Llama: haz clic para llama a.
- Tarea: haz clic para crear una tarea para el registro.
- Reunión: haz clic para organizar una reunión para que conste.
- --- Más opciones: haz clic para registrar manualmente una llamada, nota, reunión, mensaje de LinkedIn, mensaje de WhatsApp, SMS o correo postal en la línea de tiempo del registro, o reordena los botones de actividad.
- Cambiar el orden de los iconos de actividad:
- Haz clic en los elipses y luego selecciona Reordenar botones de actividad.
- En el cuadro de diálogo, haz clic en los menús desplegables para seleccionar el orden en que aparecerán los iconos en todos los registros. También puedes seleccionar Vacío si desea eliminar determinados iconos.
- Haz clic en Guardar.
Propiedades
Puedes ver y editar los valores de propiedad del registro en la sección Acerca de [registro]. Aprende a editar las propiedades que aparecen en esta sección para ti. Los usuarios con permisos Super admin también pueden personalizar la sección para los usuarios de la cuenta de HubSpot.- Para editar el valor de una propiedad, pasa el ratón por encima de la propiedad y haz clic en el icono del lápiz .
- Para ver el historial de una propiedad específica, coloca el cursor sobre la propiedad y haz clic en Detalles. También puedes desplazarte hacia abajo y hacer clic en Ver historial de propiedades para ver el historial de todos los cambios en las propiedades.
- Para ver todas las propiedades, haz clic en Ver todas las propiedades.
Suscripciones a comunicaciones y actividad del sitio web
En la barra lateral izquierda de un registro de contacto, hay otras secciones:
- En la sección Suscripciones a comunicaciones, ve y edita las suscripciones del contacto. Esta sección solo está disponible si tienes la configuración de privacidad de datos activada. Aprende cómo añadir una suscripción para el contacto.
- En la sección Actividad del sitio web, ve las interacciones de contacto con tu sitio web.
Cronología de actividades
El panel medio muestra las actividades relacionadas con el registro en orden cronológico, con la última actividad en la parte superior.
Para acceder al resumen de cronología de actividades:
- En la columna central, haz clic en la pestaña Actividades. La primera vez que veas un registro, accederás por opción predeterminada a la pestaña Resumen. Al avanzar, accederás a la pestaña que hayas visitado más recientemente, Actividades o Resumen.
En la cronología de actividades, puedes ver y filtrar actividades de las siguientes maneras:
-
En la parte superior del registro, haz clic en Expandir todos o Contraer todos para expandir o contraer los detalles de todas las actividades de la cronología.
-
Para filtrar rápidamente actividades por tipo, haz clic en las pestañas en la parte superior.
-
En la pestaña Actividad, puedes filtrar actividades más específicas con el menú desplegable Filtrar actividad .
-
Para filtrar las actividades que les pertenecen a un usuario o equipo específico, haz clic en el menú desplegable Todos los usuarios o Todos los equipos y selecciona un usuario o equipo.
-
Para buscar una actividad específica, haz clic en el icono de búsqueda en la esquina superior derecha. Los resultados devueltos se basan en la búsqueda de los términos en los siguientes campos de actividad:
-
Asunto de la tarea
-
Cuerpo de la tarea
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Cuerpo de nota
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Cuerpo de la llamada
-
Asunto del correo electrónico
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Cuerpo de la reunión
-
- En la pestaña Correo electrónico, puedes registrar y enviar un correo electrónico individual , o revisar los correos electrónicos individuales enviados y recibidos anteriormente. Los correos de marketing no aparecen en la pestaña Email.
- Haz clic en Encadenar respuestas de correo electrónico para agrupar las respuestas de correo electrónico en un único hilo, en el que el mensaje más reciente aparecerá en la parte superior del hilo.
- Haz clic en Mostrar todas las respuestas de correo electrónico para expandir cada correo individual en la cronología.
-
Para contraer los detalles de una actividad específica, haz clic en la flecha hacia abajo en la parte superior izquierda de la actividad.
-
Para expandir los detalles y editar, haz clic en la flecha derecha en la parte superior izquierda de la actividad.
-
Si hay comentarios sobre una actividad, haz clic en el icono de comentarios de la parte superior para ampliar la actividad y sus comentarios.
- Coloca el cursos sobre una actividad y haz clic en el menú desplegable Acciones, y luego selecciona una opción para realizar cualquiera de las siguientes acciones:
- Fija la actividad en la parte superior de la línea de tiempo.
- Ver historial de la actividad.
-
En la parte inferior de una actividad:
-
Haz clic en Añadir comentario o [x] comentarios a dejar un comentario.
-
Haz clic en el menú desplegable [x] asociaciones para editar la asociación de la actividad con otros registros.
-
Resumen de registros
El panel central también muestra un resumen de la información del registro, incluidas las propiedades importantes, las actividades recientes y las asociaciones.
Para acceder al resumen del registro, en la columna central, haz clic en la pestaña Resumen. La primera vez que veas un registro, accederás por opción predeterminada a la pestaña Resumen. Al avanzar, accederás a la pestaña que hayas visitado más recientemente, Actividades o Resumen.
Más información sobre cómo personalizar la columna central de los registros de cada objeto.
Registros y archivos adjuntos asociados
En la barra lateral derecha de un registro, puedes ver vistas preliminares de registros y archivos adjuntos asociados del registro. Puedes reorganizar las secciones arrastrándolas o contraer una sección haciendo clic en la flecha hacia abajo.
Registros asociados
Las asociaciones de registros se muestran como tarjetas de vista previa en las secciones de registro respectivas de la barra lateral derecha (es decir, Empresa, Negocios, Tickets). Si tu cuenta tiene una suscripción Starter, Professional, o Enterprise, puedes personalizar las propiedades que aparecen en las tarjetas de vista previa de la asociación. Más información sobre asociar registros.
- Para ver todas las asociaciones del registro para un objeto específico, en la sección del objeto correspondiente, haz clic en Ver [X] [objetos]. Accederás a una vista de página de índice que indica todos los registros asociados a ese objeto.
- Para asociar tu registro a otro, en la sección correspondiente, haz clic en Agregar.
- Puedes crear un nuevo registro para asociar con el registro o asociar un registro existente.
- Para crear un nuevo registro con el cual asociar el registro, en la pestaña Crear un nuevo [registro], ingresa información en los campos y haz clic en Crear.
- Para asociar un registro existente, haz clic en la pestaña Agregar [registro] existente, busca el registro y selecciona la casilla de verificación junto al registro en los resultados de búsqueda. Haz clic en Guardar.
Adjuntos
Puedes adjuntar archivos al expediente. También puedes ver archivos adjuntos que se enviaron como parte de un correo electrónico registrado a un contacto.
Herramientas adicionales
En la barra lateral derecha de un registro, también puedes ver e interactuar con herramientas adicionales asociadas con tus registros. Puedes reorganizar las secciones de la herramienta arrastrándolas o contraer una sección haciendo clic en la flecha hacia abajo.
Las herramientas que aparecen en la barra lateral derecha se diferenciarán según los objetos con los que estás trabajando, los cuales se especifican para cada herramienta en la siguiente lista.
Resumen de la cuenta
El resumen de la cuenta aparece en la barra lateral derecha de los registros de empresas para mostrar un resumen de alto nivel de la empresa. La visión general incluye si la empresa es una cuenta de destino, el número de contactos asociados a la empresa, información sobre sus funciones de comprador, y el último compromiso y el último contacto con el registro de la empresa en función de sus propiedades predeterminadas de la empresa.
Si tienes a Sales Hub Professional o Enterprise asiento, haz clic en Ver detalles de la cuenta para ver lo siguiente en el panel de la Derecha:
- Actividades asociadas a la empresa
- Contactos asociados a la empresa
- Interlocutores internos, que son cualquiera de los usuarios de HubSpot que hayan creado o formado parte de actividades asociadas a la empresa
- Negocios asociados a la empresa
- Seguimiento de las páginas vistas en tu sitio desde los contactos asociados a la empresa.
Informes de Atribución (Marketing Hub o Content Hub Professional y Enterprise solamente)
Los informes de atribución aparecen en la barra lateral derecha de los registros de contactos y registros de negocios. La sección Atribución te permite ver los informes existentes o crear informes atribución de múltiples contactos. En los registros de contactos de , si has creado un contacto multitáctil crear informe de atribución, puedes ver un informe de las interacciones del contacto con tu empresa en función de cuándo se crearon los contactos.
- Para editar qué modelo de atribución se muestra en el informe, haz clic en el menú desplegable Modelo de atribución y selecciona el tipo de modelo que quieres ver.
- En los registros de negocios, haz clic para ver un informe de cualquiera de los contenidos o Interacciones relacionados con la actividad del contacto asociada al negocio.
- Haz clic en Mostrar todas las interacciones para ver los detalles de todas las interacciones asociadas con el contacto.
- Haz clic en Abrir generador de informes de atribución para ver y editar el informe directamente en el generador de informes.
Conversaciones
Las Conversaciones aparecen en la barra lateral derecha de los registros de tickets , si el ticket está asociado a un hilo en la bandeja de entrada de conversaciones . Para navegar directamente a la conversación en la bandeja de entrada, haz clic en el nombre de la conversación. La conversación se abrirá en otra pestaña del navegador donde puedes revisar la cadena o hacer seguimiento según sea necesario.
Más información sobre trabajando con entradas en tu bandeja de entrada.
Elementos de pedido
Los elementos de línea aparecen en la barra lateral derecha de los registros de negocio. Puedes asociar al negocio las partidas , de la biblioteca de productos o de nueva creación. Esto ayuda a los usuarios a comprender lo que se vende en el negocio y por cuánto.
- Si no hay elementos de línea asociados al registro del negocio, haz clic en Agregar elementos de línea. Si hay elementos de línea existentes asociados al registro del negocio, pero quieres cambiarlos, haz clic en Editar elementos de línea.
- Para asociar productos ya creados en la biblioteca de productos, haz clic en Agregar desde la biblioteca.
- Para asociar un nuevo producto, haz clic en Crear elemento de línea, escribe los detalles en el panel derecho y haz clic en Guardar.
- Introduce la cantidad de cada producto asociado.
- Haz clic en Guardar.
Más información sobre el uso de los productos y las partidas .
Membresías de la lista y de workflow
Las pertenencias a listas y workflows aparecen en la barra lateral derecha de los registros de contactos. Las secciones List memberships y Workflow memberships (Professional y Enterprise only) del registro muestran el número de listas y workflows en los que está el contacto.
- Haz clic en Administrar membresías de la lista para ver todas las listas de las que es parte el contacto. En la página Lista de miembros, puedes gestionar su inscripción a cualquier contenido privado.
- Haz clic en Administrar membresías de workflow para ver todos los workflows en los que el contacto estaba y está inscrito. En la página Pertenencias a workflows, puedes inscribir al contacto en un workflow (Pro y Enterprise únicamente).
Guías prácticas (solo Sales Hub o Service Hub Pro y Enterprise)
Las guías prácticas aparecen en la barra lateral derecha de todos los registros dentro de las cuentas de Sales Hub o Service Hub Pro y Enterprise. Cuando interactúas con un registro, puedes hacer clic en una guía para mostrar determinadas preguntas o pasos obligatorios para guiar la conversación.
Cotizaciones
Las cotizaciones aparecen en la barra lateral derecha de los registros de negocios. Cuando se cierra una venta, puedes crear un documento de presupuesto que puedes enviar a los contactos asociados al negocio. Para crear una cotización con detalles sobre los elementos de la línea del registro, haz clic en Crear cotización en el registro del negocio.
Sincronización de Salesforce (solo Pro y Enterprise)
La sincronización de Salesforce aparece en todos los registros dentro de las cuentas Pro y Enterprise si el registro se sincroniza con Salesforce a través de la integración HubSpot-Salesforce. Si el registro no se sincroniza con Salesforce o si quieres asegurarte de que el registro se mantenga sincronizado con el registro de Salesforce, haz clic en Sincronizar ahora.
