Guía de permisos de usuarios de HubSpot

Los usuarios de HubSpot con permisos de Acceso de cuenta pueden personalizar los permisos para usuarios nuevos y existentes en tu cuenta de HubSpot. Descubre cómo acceder a tus Usuarios y equipos de configuración para actualizar permisos de usuario. Los usuarios deberán cerrar sesión de la cuenta y volver a iniciarla para que las actualizaciones de sus permisos entren en vigor.

Otros niveles de acceso que puedes personalizar incluyen la edición de acceso a las propiedades a usuarios específicos y asignar acceso de contenido a usuarios específicos.

Contactos, empresas y tareas

De manera predeterminada, todos los usuarios tienen acceso a los contactos. En la pestaña Contactos, puedes establecer permisos y restricciones para tus contactos, empresas, negocios, tareas y otras tareas relacionadas con el CRM: Para administrar los permisos de usuario para tu bandeja de entrada de conversaciones, revisa la documentación sobre cómo crear una bandeja de entrada de conversaciones.

Acceso a contactos

• Ver: haz clic en el menú desplegable para controlar el conjunto de contactos, empresas y tareas que el usuario puede ver.
  • Las opciones son Todo, Solo equipo y Sólo propiedad.
  • Al seleccionar Solo equipo o Solo propiedad, selecciona la casilla de comprobación Sin asignar para permitir que el usuario vea contactos y empresas sin asignar.
  • Usuarios con Vista: Los permisos de Solo propiedad solo verán sus contactos de propiedad en la página principal de contactos y en la herramienta de listas (solo Marketing Hub).
• Comunicar: haz clic en el menú desplegable para controlar el conjunto de contactos y empresas a los que el usuario puede enviar, llamar o programar una reunión.
  • Las opciones son Todo, Solo equipo, Solo propiedad y Ninguno.
  • Al seleccionar Solo equipo o Solo propiedad, selecciona la casilla de comprobación Sin asignar para permitir que el usuario vea contactos y empresas sin asignar.

• Editar: haz clic en el menú desplegable para controlar el conjunto de contactos, empresas y tareas que el usuario puede editar y eliminar.
  • Las opciones son Todo, Solo equipo, Solo propiedad y Ninguno.
  • Al seleccionar Solo equipo o Solo propiedad, selecciona la casilla de comprobación Sin asignar para permitir que el usuario vea contactos y empresas sin asignar.

Nota: los permisos de propiedad se basan en las propiedades de propietario predeterminadas y las propiedades de tipo de campo de usuario de HubSpot personalizado. Los usuarios con permiso de propiedad de Equipo pueden acceder a los registros que sean propiedad de cualquier miembro del equipo asignado y, si tienes equipos principales y secundarios (solo disponibles para cuentas Enterprise), a los de los miembros de sus equipos secundarios.

Acceso a objetos personalizados

La siguiente configuración se aplica a Objetos personalizados.

• Ver: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de ver registros de objetos personalizados.

• • Las opciones son Todo, Solo equipo y Sólo propiedad.
  • Al seleccionar Solo equipo o Solo propiedad, selecciona la casilla de comprobación Sin asignar para permitir que el usuario vea registros sin asignar.
  • Usuarios con Vista: Los permisos Solo propiedad solo verán sus registros de propiedad en la página principal de objetos.
• Editar: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de editar registros de objetos personalizados.

• • Las opciones son Todo, Solo equipo y Sólo propiedad.
  • Al seleccionar Solo equipo o Solo propiedad, selecciona la casilla de comprobación Sin asignar para permitir que el usuario vea tickets sin asignar.
  • Usuarios con Vista: Los permisos Solo propiedad solo editan sus registros de propiedad en la página principal de objetos personalizados.

Acceso a configuración de CRM

La siguiente configuración se aplica a los contactos, empresas, negocios, tickets de asistencia técnica y tareas.

• Workflows: selecciona las casillas de comprobación para otorgar al usuario acceso para Eliminar, Editar o Ver en la herramienta workflows. Para otorgar a un usuario acceso para Eliminar, debe ser otorgado el acceso para Editar.
• Eliminación masiva: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de eliminar contactos, empresas, negocios, tickets de asistencia técnica y tareas. Esto permitiría al usuario eliminar contactos desde una lista o panel, por ejemplo. Los usuarios sin este permiso todavía pueden eliminar contactos, empresas, negocios, tickets y tareas de registros individuales si tienen el permiso de Editar para Acceso de contactos.
• Importar: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de importar contactos, empresas y negocios en tu cuenta de HubSpot.
• Exportar: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de exportar contactos, empresas y negocios desde tu cuenta de HubSpot.
• Editar configuración de propiedad: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de crear o editar propiedades en tu cuenta de HubSpot y otorgar acceso al usuario a la herramienta de calificación de oportunidades de venta.

Marketing

En la pestaña Marketing, establece permisos para herramientas de publicación de marketing.

• Accesos de marketing: activa este interruptor para otorgar acceso al usuario a las herramientas de marketing, como la herramienta de correo electrónico o la opción de exclusión de contactos de correos electrónicos de marketing. Con el interruptor, verás opciones más detalladas para los permisos para las herramientas de marketing de HubSpot.
  • Anuncios: selecciona las casillas de comprobación para otorgar acceso para Publicar o Leer a la herramienta de anuncios.
  • Blog: selecciona las casillas de comprobación para conceder al usuario acceso para Publicar, Redactar o Leer en la herramienta de publicación en blogs. Los usuarios con acceso de Escritura pueden crear contenido en la herramienta de blog, pero no pueden publicar nuevas publicaciones o actualizar publicaciones en directo.
  • Correo electrónico: selecciona las casillas de comprobación para conceder al usuario acceso para Publicar, Redactar o Leer en la herramienta de correo electrónico.
    • Los usuarios con acceso de Escritura pueden crear correos electrónicos, pero no pueden enviar correos electrónicos de marketing ni guardar correos electrónicos de automatización para usar en workflows.
    • Un usuario debe tener acceso Publicar para publicar y eliminar correos electrónicos de marketing.
    • Un usuario debe tener al menos acceso de Lectura para eliminar el rebote de un contacto.
  • Páginas de destino: selecciona las casillas de comprobación para conceder al usuario acceso para Publicar, Redactar o Leer en la herramienta de páginas de destino. Los usuarios con acceso de Escritura pueden crear páginas de destino, pero no puedes publicar nuevas páginas o actualizar páginas activas. 
  • Páginas de sitio web: selecciona las casillas de comprobación para conceder al usuario acceso para Publicar, Redactar o Leer en la herramienta páginas del sitio web. Los usuarios con acceso de Escritura pueden crear páginas de sitio web, pero no puedes publicar nuevas páginas o actualizar páginas activas.

Nota: para crear llamadas a la acción (CTA), un usuario debe tener acceso de Escritura o Publicar para el Blog, Correo electrónico, Páginas de destino o Páginas del sitio web.

• • Redireccionamientos de URL: selecciona la casilla de comprobación para otorgar al usuario permisos de Lectura o Escritura en la herramienta Redireccionamientos de URL. Los usuarios con acceso de Escritura pueden crear y actualizar redireccionamientos de URL.
  • HubDB (solo CMS Hub): selecciona las casillas de comprobación para otorgar al usuario acceso para Publicar, Escribir o Leer a HubDB.
    • Lectura: los usuarios pueden visualizar datos dentro de las filas de la tabla y exportarlos, pero no pueden agregar datos adicionales. 
    • Escritura: los usuarios pueden agregar filas a una tabla, clonar filas bloqueadas, importar datos y exportar datos.
    • Publicar: los usuarios pueden agregar nuevas filas, editar las filas existentes y eliminar filas de una tabla.

Nota: los usuarios deben tener activada la opción Editar tablas de HubDB en Acceso de cuenta para actualizar la configuración de la tabla y crear, clonar, cancelar publicación o eliminar tablas de HubDB.

• • Publicación en redes sociales: haz clic en el menú desplegable para controlar las cuentas de redes sociales en las que el usuario puede publicar. Los usuarios con permisos Todas las cuentas, Solo sus cuentas o Solo borradores para redes sociales solo pueden ver todas las cuentas de redes sociales compartidas en el monitoreo, publicación e informes de redes sociales, además de las cuentas de redes sociales que conectaron.

    • Todas las cuentas: el usuario puede publicar en las cuentas de redes sociales que conectaron o a cuentas de redes sociales compartidas. El usuario también puede establecer la configuración de redes sociales.

    • Solo sus cuentas: el usuario solo puede publicar en cuentas de redes sociales que conectaron.

    • Solo borrador (Marketing Hub Enterprise únicamente): el usuario no puede publicar en cuentas de redes sociales, pero puede crear borradores de publicaciones en redes sociales en las cuentas de redes sociales que conectaron o cualquier cuenta de redes sociales compartida.

    • Ninguno: el usuario no tiene acceso a la herramienta de redes sociales, que no aparecerá en el menú de navegación cuando hayan iniciado sesión.
  • Listas: activa el interruptor para conceder el acceso de usuario a la herramienta de listas.
  • Formularios: activa el interruptor para conceder acceso al usuario a la herramienta formularios.
  • Informe: activa el interruptor para conceder acceso a herramientas de informes. Las herramientas de informes incluyen la herramienta de campañas, las analíticas de tráfico, el rendimiento de la página, los competidores, el generador de URL de seguimiento, los eventos (solo Marketing Hub Enterprise) y la configuración de informes.
  • Editar plantillas de códigos y módulos: activa el interruptor para conceder al usuario la capacidad de editar plantillas y módulos codificados. Usuarios sin el permiso Editar plantillas de códigos y módulos no pueden acceder al mercado de plantillas.
  • Editar contenido global: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de editar contenido global y temas para el contenido del sitio web.
  • Etapa de contenido: Activa el interruptor para otorgar acceso al usuario a la herramienta de preparación del contenido.
  • Editar configuración de sitio web: Activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de editar la configuración de contenido, incluyendo la configuración del sitio web.
  • Acceso al mercado de materiales: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de instalar módulos y plantillas desde el Mercado de HubSpot.
  • Archivos: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de agregar, editar y eliminar archivos del administrador de archivos. Los usuarios sin este permiso todavía pueden ver archivos en el administrador de archivos.

Ventas

En la pestaña Ventas, establece permisos y restricciones más específicos para los negocios y las herramientas de ventas, tales como plantillas de ventas, documentos, llamadas, reuniones e integraciones de correo. 

Acceso a ventas

• Accesos de ventas: haz clic para activar este interruptor para otorgar acceso al usuario a plantillas de ventas, documentos, llamadas e integraciones de correo electrónico. Con el interruptor activado, aparecerán permisos más detallados para las herramientas de ventas de HubSpot.
• Administrar biblioteca de productos: haz clic para activar este interruptor para otorgar acceso al usuario para crear y editar productos en la biblioteca de productos. 
• Plantillas: haz clic para activar este interruptor para otorgar acceso al usuario para crear, editar y eliminar plantillas. Los usuarios con los asientos de Sales Hub y Service Hub que no tengan permiso para crear y editar plantillas podrán ver y enviar plantillas.
• Sales Starter/Pro/Enterprise: haz clic para activar el interruptor Sales Starter/Pro/Enterprise para otorgar acceso al usuario a las herramientas de ventas disponibles para el cupo:

Nota: si has asignado a todos tus cupos con pago, puedes hacer clic en Comprar otro usuario para aumentar un usuario. Más información sobre cómo administrar usuarios de pago de Sales Hub.

• • Previsión: usa los menús desplegables para controlar si el usuario puede ver o editar la herramienta de pronóstico y los objetivos de ingresos. 
    • Editar: haz clic en el menú desplegable y selecciona Todo, Solo equipo, Solo propiedad o Ninguno. 
    • Ver: haz clic en el menú desplegable y selecciona Todo, Solo equipo o Solo propiedad.

• • Guías prácticas: selecciona las casillas de comprobación para otorgar al usuario acceso de Publicación o Escritura a las guías prácticas. Solo usuarios de Sales Hub Enterprise con permisos de Acceso de cuenta pueden editar los permisos de Publicación y Escritura de un usuario para guías prácticas.
  • Secuencias: haz clic para activar este interruptor para otorgar acceso al usuario para crear y editar secuencias.  Los usuarios con los cupos de Sales Hub Pro o Enterprise o Service Hub Pro o Enterprise que no tienen permiso para crear y editar secuencias podrán ver y enviar secuencias.
  • Secuencias para inscribir masivamente: esta opción está activada de manera predeterminada para los usuarios de Sales Hub Professional y Enterprise. Haz clic para activar el interruptor para eliminar el acceso de un usuario a la inscripción masiva de contactos en una secuencia. Cuando se desactiva, los usuarios solo pueden inscribir un contacto a la vez. 

Acceso a Negocios

La siguiente configuración se aplica a negocios.

• Ver: haz clic en el menú desplegable para controlar el conjunto de negocios que el usuario puede ver.
  • Las opciones son Todo, Solo equipo y Solo propiedad.
  • Al seleccionar Solo equipo o Solo propiedad, selecciona la casilla de comprobación Sin asignar para permitir que el usuario vea negocios sin asignar.
• Editar: haz clic en el menú desplegable para controlar el conjunto de negocios que el usuario puede editar.
  • Las opciones son Todo, Solo equipo, Solo propiedad y Ninguno.
  • Al seleccionar Solo equipo o Solo propiedad, selecciona la casilla de comprobación Sin asignar para permitir que el usuario vea negocios sin asignar.
  • Para evitar que el usuario cree nuevos negocios o edite cualquier negocio existente, selecciona Ninguna.

Nota: los permisos de propiedad se basan en propiedades de propietario predeterminadas y propiedades de tipo de campo de usuario de HubSpot personalizado. Los usuarios con permiso de propiedad de Equipo pueden acceder a los registros que sean propiedad de cualquier miembro del equipo asignado y, si tienes equipos principales y secundarios (solo disponibles para cuentas Enterprise), a los de los miembros de sus equipos secundarios.

Servicio

En la pestaña Servicios, puedes establecer permisos y restricciones más específicos para tickets y herramientas de servicio.

Acceso a Tickets

La siguiente configuración se aplica a los tickets.

• Ver: haz clic en el menú desplegable para controlar el conjunto de tickets que el usuario puede ver.
  • Las opciones son Todo, Solo equipo y Solo propiedad.
  • Al seleccionar Solo equipo o Solo propiedad, selecciona la casilla de comprobación Sin asignar para permitir que el usuario vea tickets sin asignar.
• Editar: haz clic en el menú desplegable para controlar el conjunto de tickets que el usuario puede editar.
  • Las opciones son Todo, Solo equipo y Solo propiedad.
  • Al seleccionar Solo equipo o Solo propiedad, selecciona la casilla de comprobación Sin asignar para permitir que el usuario vea tickets sin asignar.

Nota: los permisos de propiedad se basan en propiedades de propietario predeterminadas y propiedades de tipo de campo de usuario de HubSpot personalizado. Los usuarios con permiso de propiedad de Equipo pueden acceder a los registros que sean propiedad de cualquier miembro del equipo asignado y, si tienes equipos principales y secundarios (solo disponibles para cuentas Enterprise), a los de los miembros de sus equipos secundarios.

Acceso a Service Hub

• Acceso a Service Hub:Activa el interruptor para otorgar acceso al usuario a las herramientas de servicio. Con el interruptor, aparecerán permisos más detallados para las herramientas de servicio de HubSpot.
• Encuestas de comentarios del cliente: La casilla de comprobación de escritura otorga al usuario la capacidad de crear encuestas en la herramienta de comentarios.
• Artículos de la base de conocimiento: Selecciona las casillas de comprobación para conceder al usuario acceso para Publicar o Escribir en la herramienta de la base de conocimientos. Los usuarios con el acceso de Escritura pueden crear artículos de base de conocimientos, pero no pueden publicar ni actualizarlos.
• Configuración de base de conocimientos: activar el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de editar la configuración de la base de conocimientos. Este permiso también otorgará al usuario acceso para Publicar en la herramienta de base de conocimientos de manera predeterminada.
• Service Starter/Pro/Enterprise: activa el interruptor Service Starter/Pro/Enterprise para asignar al usuario asientos de Service Hub Starter, Pro, o de Enterprise si están disponibles. Obtén más información sobre la administración de usuarios de pago de Service Hub.
• Establecer permisos de guías prácticas: selecciona las casillas de comprobación para otorgar al usuario acceso de Publicar o Escribir a la herramienta de guías prácticas. Solo usuarios de Service Hub Enterprise con permisos de Acceso de cuenta pueden editar los permisos de Publicación y Escritura de un usuario para guías prácticas.

Informes

En la pestaña Informes, puedes proporcionar al usuario los permisos para crear, editar y/o ver paneles, informes y herramientas de analíticas.

Para otorgar acceso al usuario a herramientas de informes, incluidos paneles, informes y herramientas de analíticas, haz clic para activar el interruptor Acceso a informes. A continuación, selecciona las casillas de comprobación para otorgar permisos específicos al panel, los informes y las herramientas de analíticas:

• Crear/poseer: otorga al usuario la capacidad de crear y poseer paneles e informes.
• Editar: otorga al usuario la capacidad de editar paneles, informes y herramientas de analíticas a los que tengan acceso. Esta opción se seleccionará si otorgas permiso al usuario para crear y poseer.
• Ver: otorgar al usuario la capacidad de ver paneles, informes y herramientas de analíticas. Esto está seleccionado de manera predeterminada cuando el interruptor Acceso de Informes está activado.

Cuenta

En la pestaña Cuenta, puedes establecer permisos y restricciones más específicos para la administración de cuentas.

• Acceso a contactos de marketing: activar el interruptor para otorgar al usuario permiso para establecer contactos como contactos de marketing o contactos que no son de marketing.
• Acceso al mercado de aplicaciones: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de instalar aplicaciones desde el HubSpot Marketplace. Los usuarios sin este permiso podrán instalar aplicaciones desde sitios web de terceros además de integraciones de correo electrónico, integraciones de calendario y LinkedIn Sales Navigator.
• Agregar y editar dominios: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de conectar y editar dominios.

Acceso a la cuenta

La licencia de permiso de Acceso de cuenta permite acceso de administrador a la cuenta de usuario.

Por opción predeterminada, las siguientes capacidades se otorgan con el permiso activado y se pueden desactivar activando los interruptores.

• Agregar y editar usuarios: activa este interruptor para otorgar al usuario la capacidad de agregar o editar otros usuarios. Un usuario con permisos de Acceso a la cuenta solo puede otorgar permisos a otro usuario que él tenga. Si un usuario con permisos de Acceso de cuenta no tiene acceso de Ventas, no pueden asignar acceso de Ventas a otro usuario. Esto también se aplica a las funciones; los usuarios solo pueden asignar funciones con las que comparten permisos.
• Agregar y editar equipos: activar este interruptor para otorgar al usuario la capacidad de organizar otros usuarios en equipos específicos.
• Particiones por equipos: activa este interruptor para otorgar al usuario la capacidad de separar los materiales de HubSpot a usuarios y equipos específicos. Los usuarios con este permiso también pueden ver todos los materiales compartidos.
• Editar valores predeterminados de la cuenta: Activa este interruptor para otorgar al usuario la capacidad de configurar el nombre, el idioma, la zona horaria, la moneda y el formato de fecha y número predeterminados. Los usuarios con este permiso pueden configurar y editar alertas de política de privacidad.

Nota: Si eres usuario en una cuenta Pro o Enterprise y estás usando múltiples divisas, debes ser un súper administrador para editar la moneda predeterminada de la cuenta.

• Modificar información de facturación y cambiar el nombre que aparece en el contrato: Activa este interruptor para otorgar al usuario la capacidad de hacer cambios en la información de facturación de tu cuenta de HubSpot.
• Editar informes y paneles: activa este interruptor para otorgar al usuario la capacidad de editar, ver y asignar cualquier informe o panel.
• Editar tablas de HubDB: Activa este interruptor para otorgar al usuario la capacidad de configurar la tabla y crear, clonar, cancelar la publicación o eliminar tablas HubDB.

Además, los usuarios con permiso de acceso a la cuenta pueden hacer lo siguiente:

• Crear y editar chatflows
• Ver y enviar plantillas de propiedad privada
• Crear y editar tipos de llamadas y reuniones 
• Crear y editar productos desde la biblioteca de productos
• Editar qué campos aparecen cuando se crea un nuevo registro
• Editar la lista Nunca registrar para todos los usuarios
• Exportar el historial de actividad de contenido de la cuenta
• Ver todas las bandejas de entrada de conversaciones
• Personalizar barra lateral de registro

Súper administrador

Los súper administradores tienen acceso a todas las herramientas y opciones de configuraciones en la cuenta, a excepción de las características de Sales Hub o Service Hub, que requieren una instancia de pago. Los Súper administrador también tienen acceso a la clave API de la cuenta.

Solo un súper administrador puede establecer otro usuario como súper administrador. Para que el usuario sea un súper administrador, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Convertir en súper administrador. 

Cuenta de Partner

En la pestaña Partner, puedes otorgar acceso a un usuario a las herramientas de partners en tu cuenta de HubSpot y los asigna como un empleado de partners en portales de clientes. De manera predeterminada, todos los nuevos usuarios en una cuenta de partner no tendrán acceso a herramientas de partners hasta que se active el interruptor Acceso a herramientas de partners.

• Acceso a herramientas de partners: Activa este interruptor para otorgar acceso al usuario a herramientas de partners.
  • Panel de partners: selecciona las casillas de comprobación para otorgar al usuario acceso de Escritura o Lectura o acceso al panel de partners.
  • Directorio Solutions: selecciona la casilla de comprobación Escribir para otorgar acceso de Escritura al usuario al directorio.
• Empleado de partner: activa este interruptor en una cuenta de Partner de HubSpot para marcar a un usuario como Empleado de Partner cuando se agreguen como usuarios en la cuenta de HubSpot de un cliente.