Guía de permisos de usuarios de HubSpot

Los usuarios de HubSpot con permisos de Agregar y editar usuarios pueden personalizar los permisos para usuarios nuevos y existentes en tu cuenta de HubSpot.

Descubre cómo acceder a la configuración de Usuarios y equipos para actualizar permisos de usuario. Los usuarios deberán cerrar sesión de la cuenta y volver a iniciarla para que las actualizaciones de sus permisos entren en vigor.

Otros niveles de acceso que puedes personalizar incluyen la edición de acceso a las propiedades a usuarios específicos y asignar acceso de contenido a usuarios específicos.

CRM

En la pestaña CRM, establece permisos para objetos y herramientas de CRM.

Para administrar los permisos de usuario para tu bandeja de entrada de conversaciones, revisa la documentación sobre cómo crear una bandeja de entrada de conversaciones.

Acceso a objetos

Personaliza los registros de objeto que el usuario puede ver, editar o con los cuales comunicarse. Puedes seleccionar desde los siguientes permisos para Contactos y empresas, Negocios, Tickets, Tareas y Objetos personalizados:

• Ver: haz clic en el menú desplegable para controlar el conjunto de contactos, empresas, tickets, tareas y objetos personalizados que el usuario puede ver. Usuarios con Ver: Los permisos de Solo propiedad únicamente verán sus contactos asignados en la página principal de contactos, en la herramienta de listas y en los informes.

Nota: los usuarios sin permisos de Edición o Comunicación aún pueden agregar notas o tareas a los registros de objetos propiedad de otros usuarios. 

• Editar: haz clic en el menú desplegable para controlar el conjunto de contactos, empresas y tareas que el usuario puede editar.
  • Las opciones son Todo, Solo equipo, Solo propiedad y Ninguno.
  • Al seleccionar Solo equipo o Solo propiedad, selecciona la casilla de comprobación Sin asignar para permitir que el usuario edite registros sin asignar.
• Eliminar: haz clic en el menú desplegable para controlar el conjunto de contactos, empresas, negocios, tickets y objetos personalizados que el usuario puede eliminar.
  • Las opciones son Todo, Solo equipo, Solo propiedad y Ninguno.
  • Al seleccionar Solo equipo o Solo propiedad, selecciona la casilla de comprobación Sin asignar para permitir que el usuario elimine tickets sin asignar.

• Comunicar: haz clic en el menú desplegable para controlar el conjunto de contactos y empresas a los que el usuario puede enviar correos, llamar o con los cuales programar una reunión.
  • Las opciones son Todo, Solo equipo, Solo propiedad y Ninguno.
  • Al seleccionar Solo equipo o Solo propiedad, selecciona la casilla de comprobación Sin asignar para permitir que el usuario se comunique con contactos y empresas sin asignar.

Nota: los permisos de propiedad se basan en las propiedades de propietario predeterminadas y las propiedades de tipo de campo de usuario de HubSpot personalizado. Los usuarios que se establecen como propietarios con cualquiera de los tipos de propiedad tienen acceso de propietario al registro. Los usuarios con permisos de propiedad deEquipo pueden acceder a los registros de cualquier miembro de sus equipos asignados y de cualquier equipo secundario.

Herramientas de CRM

Personaliza el acceso a acciones masivas, configuración de propiedades y a la herramienta de workflows.

• Workflows: selecciona las casillas de comprobación para otorgar al usuario acceso para Eliminar, Editar o Ver en la herramienta workflows. Para otorgar a un usuario acceso para Eliminar, debe ser otorgado el acceso para Editar.
• Eliminación masiva: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de eliminar contactos, empresas, negocios, tickets de asistencia técnica y tareas. Esto permitiría al usuario eliminar contactos desde una lista o panel, por ejemplo. Los usuarios sin este permiso todavía pueden eliminar contactos, empresas, negocios, tickets y tareas de registros individuales si tienen el permiso de Editar para Acceso de contactos.
• Importar: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de importar contactos, empresas y negocios en tu cuenta de HubSpot.
• Exportar: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de exportar contactos, empresas y negocios desde tu cuenta de HubSpot.
• Editar configuración de propiedad: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de crear o editar propiedades en tu cuenta de HubSpot, editar pipelines y etapas del negocio y otorgar acceso al usuario a la herramienta de calificación de lead.
• Chatflows: activa el interruptor para concederle al usuario la capacidad de crear, editar y publicar chatflows en tu cuenta de HubSpot.

Marketing

En la pestaña Marketing, establece permisos para herramientas de publicación de marketing. Los permisos de lectura le permiten a un usuario ver los materiales. Los permisos de escritura le permiten a un usuario editar materiales. Los permisos de publicación le permiten a un usuario publicar cambios en los materiales. 

• Formularios: activa el interruptor para otorgar acceso al usuario a la herramienta formularios. Los usuarios también pueden acceder a la herramienta formularios si tienen permiso de Acceso de Service. 

Nota:
para crear un formulario de asistencia técnica y conectarlo a un canal, un usuario necesita permiso de acceso a la cuenta. Para editar el correo electrónico de seguimiento de un formulario, un usuario necesita un permiso de publicación de correo electrónico de marketing. 

• Listas: activa el interruptor para conceder el acceso de usuario a la herramienta de listas.
• Archivos: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de agregar, editar y eliminar archivos desde HubSpot.
  • En las herramientas gratuitas de HubSpot, este permiso le permite al usuario cargar archivos como adjuntos en registros.
  • Para cuentas de Starter, Pro y Enterprise, esto les permite a los usuarios tomar medidas en archivos dentro del administrador de archivos. Los usuarios sin este permiso todavía pueden ver archivos en el administrador de archivos.

• Accesos de marketing: activa este interruptor para otorgarle al usuario acceso a herramientas de marketing, como la herramienta de correo electrónico o la cancelar la suscripción de contactos para recibir correos electrónicos de marketing. Esto también otorga acceso al usuario para ver la actividad del sitio web en los registros de contactos. Con el interruptor, puedes activar permisos de herramientas de marketing más específicos.

Herramientas de marketing 

• Anuncios: selecciona las casillas de comprobación para otorgar acceso al usuario para Publicar o Leer a la herramienta de anuncios.
• Campañas: selecciona las casillas de comprobación para otorgar acceso al usuario para Escritura o Lectura o acceso a la herramienta campaña.
• Correo electrónico: selecciona las casillas de comprobación para conceder al usuario acceso para Publicar, Escribir o Leer en la herramienta de correo electrónico.
  • Los usuarios con acceso de Escritura pueden crear correos electrónicos, pero no pueden enviar correos electrónicos de marketing ni guardar correos electrónicos de automatización para usar en workflows.
  • Un usuario debe tener acceso de Publicar para publicar y eliminar correos electrónicos de marketing.
  • Un usuario debe tener al menos acceso de Lectura para eliminar el rebote de un contacto.
  • Un usuario debe tener por lo menos acceso de Lectura y permiso de Configuración del sitio web para configurar el pie de página del correo electrónico y la configuración de estilo.

• Publicación en redes sociales: haz clic en el menú desplegable para controlar las cuentas de redes sociales en las que el usuario puede publicar. Los usuarios con permisos Todas las cuentas, Solo sus cuentas o Solo borradores para redes sociales solo pueden ver todas las cuentas de redes sociales compartidas en el monitoreo, publicación e informes de redes sociales, además de las cuentas de redes sociales que conectaron.

  • Todas las cuentas: el usuario puede publicar en las cuentas de redes sociales que conectaron o a cuentas de redes sociales compartidas. El usuario también puede establecer la configuración de redes sociales.

  • Solo sus cuentas: el usuario solo puede publicar en cuentas de redes sociales que conectaron.

  • Solo borrador (Marketing Hub Enterprise únicamente): el usuario no puede publicar en cuentas de redes sociales, pero puede crear borradores de publicaciones en redes sociales en las cuentas de redes sociales que conectaron o cualquier cuenta de redes sociales compartida.

  • Ninguno: el usuario no tiene acceso a la herramienta de redes sociales, que no aparecerá en el menú de navegación cuando hayan iniciado sesión.

• Etapa de contenido: Activa el interruptor para otorgar acceso al usuario a la herramienta de preparación del contenido.

Herramientas de sitio web

• Blog: selecciona las casillas de comprobación para conceder al usuario acceso para Publicar, Redactar o Leer en la herramienta de publicación en blogs. Los usuarios con acceso de Escritura pueden crear contenido en la herramienta de blog, pero no pueden publicar nuevas publicaciones o actualizar publicaciones en directo.
• Páginas de destino: selecciona las casillas de comprobación para conceder al usuario acceso para Publicar, Redactar o Leer en la herramienta de páginas de destino. Los usuarios con acceso de Escritura pueden crear páginas de destino, pero no puedes publicar nuevas páginas o actualizar páginas activas. 
• Páginas de sitio web: selecciona las casillas de comprobación para conceder al usuario acceso para Publicar, Redactar o Leer en la herramienta páginas del sitio web. Los usuarios con acceso de Escritura pueden crear páginas de sitio web, pero no puedes publicar nuevas páginas o actualizar páginas activas.

• HubDB (solo CMS Hub): selecciona las casillas de comprobación para otorgar al usuario acceso para Publicar, Escribir o Leer a HubDB.

• • Publicar: los usuarios pueden agregar nuevas filas, editar las filas existentes y eliminar filas de una tabla.
  • Escritura: los usuarios pueden agregar filas a una tabla, clonar filas bloqueadas, importar datos y exportar datos.

• • Lectura: los usuarios pueden visualizar datos dentro de las filas de la tabla y exportarlos, pero no pueden agregar datos adicionales. 

Nota: los usuarios deben tener activada la opción Editar tablas de HubDB en Acceso de cuenta para actualizar la configuración de la tabla y crear, clonar, cancelar publicación o eliminar tablas de HubDB.

• Redireccionamientos de URL: selecciona la casilla de comprobación para otorgar al usuario permisos de Lectura o Escritura en la herramienta Redireccionamientos de URL. Los usuarios con acceso de Escritura pueden crear y actualizar redireccionamientos de URL.
• Herramientas de diseño: activar el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de editar plantillas y módulos. Los usuarios con este permiso también pueden acceder al mercado de plantillas y guardar los correos electrónicos de marketing como plantillas.

Nota: se recomienda otorgar a un usuario permisos de Configuración de contenido global y Configuración del sitio web si necesitas editar los materiales web globales y la configuración del blog/sitio web.

Ventas

En la pestaña Sales, establece permisos y restricciones más específicos para las herramientas de ventas, como productos y plantillas, además de asignar cupos de pago de Sales Hub. 

• Administrar biblioteca de productos: haz clic para activar este interruptor para otorgar acceso al usuario para crear y editar productos en la biblioteca de productos. 
• Crear envíos de líneas personalizados: esta opción está activada por opción predeterminada y le otorga al usuario acceso para crear elementos de línea desde un registro de negocio o cotización. Para eliminar el acceso a un usuario, haz clic para activar este interruptor.
• Accesos de ventas: haz clic para activar este interruptor para otorgar acceso al usuario a plantillas de ventas, documentos, llamadas, páginas de programación e integraciones de correo electrónico. Con el interruptor activado, aparecerán permisos más detallados para las herramientas de ventas de HubSpot.
• Plantillas: haz clic para activar este interruptor para otorgar acceso al usuario para crear, editar y eliminar plantillas. Los usuarios con los asientos de Sales Hub y Service Hub que no tengan permiso para crear y editar plantillas podrán ver y enviar plantillas.
• Sales Starter/Pro/Enterprise: haz clic para activar el interruptor Sales Starter/Pro/Enterprise para otorgar acceso al usuario a las herramientas de ventas disponibles para el cupo: Por opción predeterminada, esto incluye guías prácticas, transcripción de llamadas y workflows basados en cotizaciones.

Nota: Si has asignado a todos tus usuarios de pago, puedes hacer clic en Comprar otro usuario para aumentar de a un usuario. Más información sobre cómo administrar usuarios de pago de Sales Hub.

• • Pronóstico: personaliza el acceso de Editar y Ver a la herramienta de pronóstico de ventas y las metas de ingresos.
  • Guías prácticas: selecciona las casillas de comprobación para otorgar al usuario acceso de Publicación o Escritura a las guías prácticas. Solo usuarios de Sales Hub Enterprise con permisos de Acceso de cuenta pueden editar los permisos de Publicación y Escritura de un usuario para guías prácticas.
  • Secuencias: haz clic para activar este interruptor para otorgar acceso al usuario para crear y editar secuencias.  Los usuarios con los cupos de Sales Hub Pro o Enterprise o Service Hub Pro o Enterprise que no tienen permiso para crear y editar secuencias podrán ver y enviar secuencias.
  • Secuencias para inscribir masivamente: esta opción está activada de manera predeterminada para los usuarios de Sales Hub Professional y Enterprise. Haz clic para activar el interruptor para eliminar el acceso de un usuario a la inscripción masiva de contactos en una secuencia. Cuando se desactiva, los usuarios solo pueden inscribir un contacto a la vez. 

Servicio

En la pestaña Servicios, puedes establecer permisos y restricciones más específicos para herramientas de servicio de HubSpot.

• Acceso a servicio: activa el interruptor para otorgar acceso al usuario a las herramientas de servicio. Con el interruptor activo, aparecerán permisos más detallados para las herramientas de servicio de HubSpot. Este permiso también otorga acceso al usuario a la herramienta formularios.
• Encuestas de comentarios del cliente: la casilla de comprobación de escritura otorga al usuario la capacidad de crear encuestas en la herramienta de comentarios.
• Artículos de la base de conocimiento: Selecciona las casillas de comprobación para conceder al usuario acceso para Publicar o Escribir en la herramienta de la base de conocimientos. Los usuarios con el acceso de Escritura pueden crear artículos de base de conocimientos, pero no pueden publicar ni actualizarlos.
• Plantillas: haz clic para activar este interruptor para otorgar acceso al usuario para crear, editar y eliminar plantillas. Los usuarios con los cupos de pago de Sales Hub y Service Hub que no tengan permiso para crear y editar plantillas podrán ver y enviar plantillas.
• Service Starter/Pro/Enterprise: activa el interruptor Service Starter/Pro/Enterprise para asignar al usuario asientos de Service Hub Starter, Pro, o de Enterprise si están disponibles. Obtén más información sobre la administración de usuarios de pago de Service Hub.
  • Guías prácticas: selecciona las casillas de comprobación para otorgar al usuario acceso para Publicar o Escribir en la herramienta de guías prácticas. Solo usuarios de Service Hub Enterprise con permisos de Acceso de cuenta pueden editar los permisos de Publicación y Escritura de un usuario para guías prácticas.
  • Secuencias: haz clic para activar este interruptor para otorgar acceso al usuario para crear y editar secuencias.  Los usuarios con los cupos de Sales Hub Pro o Enterprise o Service Hub Pro o Enterprise que no tienen permiso para crear y editar secuencias podrán ver y enviar secuencias.
  • Secuencias para inscribir masivamente: esta opción está activada de manera predeterminada para los usuarios de Sales Hub Professional y Enterprise. Haz clic para activar el interruptor para eliminar el acceso de un usuario a la inscripción masiva de contactos en una secuencia. Cuando se desactiva, los usuarios solo pueden inscribir un contacto a la vez. 

Informes

En la pestaña Informes, puedes proporcionar al usuario los permisos para crear, editar y/o ver paneles, informes y herramientas de analíticas.

• Acceso a informes: activa el interruptor para otorgar acceso al usuario a herramientas de informes, incluidos paneles, informes y herramientas de analíticas. Con el interruptor activado, aparecerán más permisos específicos para las herramientas de informes de HubSpot.

• Paneles, informes y analíticas: selecciona las casillas de comprobación para otorgar al usuario acceso para Crear/poseer, Editar o Escribir en las herramientas de informes.
  • Crear/poseer: otorga al usuario la capacidad de crear y poseer paneles e informes.
  • Editar: otorga al usuario la capacidad de editar paneles, informes y herramientas de analíticas a los que tengan acceso. Esta opción se seleccionará si otorgas permiso al usuario para crear y poseer.
  • Ver: otorgar al usuario la capacidad de ver paneles, informes y herramientas de analíticas. Esto está seleccionado de manera predeterminada cuando el interruptor Acceso de Informes está activado.
• Informes de marketing: activa el interruptor para otorgar acceso a informes de marketing en las herramientas de analíticas de HubSpot. Esto incluye la herramienta de campañas, las analíticas de tráfico, el rendimiento de la página, los competidores, el generador de URL de seguimiento, los eventos (solo Marketing Hub Enterprise) y la configuración de informes.
  

Cuenta

En la pestaña Cuenta, puedes establecer permisos y restricciones más específicos para la administración de cuentas.

Configuración

• Acceso a contactos de marketing: activar el interruptor para otorgar al usuario permiso para establecer contactos como contactos de marketing o contactos que no son de marketing.
• Acceso al mercado de aplicaciones: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de instalar aplicaciones desde el HubSpot Marketplace. Los usuarios sin este permiso podrán instalar aplicaciones desde sitios web de terceros además de integraciones de calendario, integraciones de correo electrónico, integraciones de HubSpot Ads y LinkedIn Sales Navigator.
• Acceso al mercado de materiales: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de instalar módulos y plantillas desde el Mercado de HubSpot.
• Configuración de tabla de HubDB: activa este interruptor para otorgar al usuario la capacidad de configurar la tabla y crear, clonar, cancelar la publicación o eliminar tablas HubDB.
• Editar contenido global: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de editar contenido global y temas para el contenido del sitio web.
• Configuración del sitio web: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de editar la configuración del sitio web. Esto también otorgará al usuario la capacidad de actualizar la herramienta SEO.
• Configuración de base de conocimientos: activar el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de editar la configuración de la base de conocimientos. Este permiso también otorgará al usuario acceso para Publicar en la herramienta de base de conocimientos de manera predeterminada.
• Informes y paneles: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de crear cualquier informe o panel. Este permiso también otorga acceso a todas las herramientas de analíticas y anulará cualquier configuración en la pestaña permiso de Informes.
• Configuración de dominios: activa el interruptor para otorgar al usuario la capacidad de conectar y editar dominios.

Acceso a la cuenta

La licencia de permiso de Acceso de cuenta permite acceso de administrador a la cuenta de usuario.

Por opción predeterminada, las siguientes capacidades se otorgan con el permiso activado y se pueden desactivar activando los interruptores.

• Agregar y editar usuarios: activa este interruptor para otorgar al usuario la capacidad de agregar o editar otros usuarios. Un usuario con permisos de Acceso a la cuenta solo puede otorgar permisos a otro usuario que él tenga. Si un usuario con permisos de Acceso de cuenta no tiene acceso de Ventas, no pueden asignar acceso de Ventas a otro usuario. Esto también se aplica a los conjuntos de permisos; los usuarios sólo pueden asignar conjuntos de permisos con los que comparten permisos. Sólo un superadministrador puede crear y editar conjuntos de permisos.
• Agregar y editar equipos: activar este interruptor para otorgar al usuario la capacidad de organizar otros usuarios en equipos específicos.
• Particiones por equipos: activa este interruptor para otorgar al usuario la capacidad de separar los materiales de HubSpot a usuarios y equipos específicos. Los usuarios con este permiso también pueden ver todos los materiales de marketing compartidos, como páginas y correos electrónicos.
• Editar valores predeterminados de la cuenta: Activa este interruptor para otorgar al usuario la capacidad de configurar el nombre, el idioma, la zona horaria, la moneda y el formato de fecha y número predeterminados. Los usuarios con este permiso pueden configurar y editar alertas de política de privacidad y crear kits de marca.

Nota: si eres usuario en una cuenta Pro o Enterprise y estás usando múltiples divisas, debes ser un súper administrador para editar la divisa predeterminada de la cuenta.

• Modificar información de facturación y cambiar el nombre que aparece en el contrato: activa este interruptor para otorgar al usuario la capacidad de hacer cambios en la información de facturación de tu cuenta de HubSpot, así como comprar y administrar cupos de pago.

Además, los usuarios con permiso de acceso a la cuenta pueden hacer lo siguiente de manera predeterminada:

• Ver y enviar plantillas de propiedad privada
• Crear y editar tipos de llamadas y reuniones 
• Crear y editar productos desde la biblioteca de productos
• Editar qué campos aparecen cuando se crea un nuevo registro
• Editar la lista Nunca registrar para todos los usuarios
• Exportar el historial de actividad de contenido de la cuenta
• Ver todas las bandejas de entrada de conversaciones y conectar canales a bandejas de entrada, incluidos formularios de asistencia técnica.
• Personalizar barra lateral de registro
• Administrar la suscripción doble en la configuración del correo electrónico.

Súper administrador

Los súper administradores tienen acceso a todas las herramientas y configuraciones en la cuenta, excepto las características de Sales Hub o Service Hub, que requieren un cupo de pago. Los súper administradores también pueden acceder a la clave de API de la cuenta y crear y administrar páginas de programación para los otros usuarios en la cuenta.

Solo un súper administrador puede establecer otro usuario como súper administrador. Para que el usuario sea un súper administrador, haz clic en el menú desplegable Acciones y selecciona Convertir en súper administrador. 

Si se requiere un súper administrador para completar una tarea o proceso, se recomienda tener un súper administrador existente, en lugar de actualizar los permisos de un usuario individual.

Cuenta de Partner

En la pestaña Partner, puedes otorgar acceso a un usuario a las herramientas de partners en tu cuenta de HubSpot y los asigna como un empleado de partners en portales de clientes. De manera predeterminada, todos los nuevos usuarios en una cuenta de partner no tendrán acceso a herramientas de partners hasta que se active el interruptor Acceso a herramientas de partners.

• Acceso a herramientas de partners: Activa este interruptor para otorgar acceso al usuario a herramientas de partners.
  • Panel de partners: selecciona las casillas de comprobación para otorgar al usuario acceso de Escritura o Lectura o acceso al panel de partners.
  • Directorio Solutions: selecciona la casilla de comprobación Escribir para otorgar acceso de Escritura al usuario al directorio.
• Empleado de partner: activa este interruptor en una cuenta de Partner de HubSpot para marcar a un usuario como Empleado de Partner cuando se agreguen como usuarios en la cuenta de HubSpot de un cliente.