Un recorrido rápido por los flujos de trabajo

Última actualización: February 1, 2016

En años recientes, la "automatización del marketing" se ha vuelto una palabra de moda en la industria y algo esencial en la caja de herramientas de muchos profesionales del marketing. El software de automatización del marketing comprueba ser una herramienta poderosa, pero todo ese poder y flexibilidad a veces se traduce en complejidad y una falta de enfoque en los esfuerzos de marketing. Intentar ahorrar tiempo y modificar la escala de tus campañas de marketing utilizando software complicado, a veces puede llevarte a crear una abundancia de marketing "a la mitad del embudo" que no logra generar oportunidades de venta y clientes calificados.

Nosotros (como profesionales del inbound marketing) sabemos la verdad: Nuestros contactos no están pasando por nuestras campañas de seguimiento de las oportunidades de venta de manera aislada. La automatización del marketing de éxito depende de la activación de acciones relevantes y oportunas, con base en el contexto del usuario. En otras palabras, nuestros contactos no están leyendo solamente los correos electrónicos que les enviamos. También están haciendo otras cosas, como por ejemplo, leyendo los posts en nuestros blogs, visitando nuestro sitio web e interactuando con nosotros en redes sociales. Esto es lo que hace que el inbound marketing sea especial: La idea de que lo que importa es la manera en la que nuestros contactos interactúan con nuestro contenido. Los flujos de trabajo de HubSpot pueden utilizar estos datos acerca del comportamiento de nuestros contactos para crear marketing personalizado y relevante con contexto.

Las herramientas de HubSpot están altamente interconectadas, lo que puede ayudarte a construir un canal de contactos participativos, ayudarte a darles seguimiento con contenido oportuno y a potencializar a tu equipo de ventas, dándoles información integral para cerrar la venta. Mediante esta  guía de usuario, no solo aprenderás sobre las características de los flujos de trabajo; también aprenderás cómo configurar la automatización contextual, centrada y medible.

¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo es un conjunto de acciones de marketing que se ejecutan, de acuerdo con una condición de inicio. Puedes utilizar los flujos de trabajo para automatizar tus tareas de seguimiento de las oportunidades de venta, completar funciones internas y mucho más. Esta herramienta permite acciones múltiples para ejecutar tus intervalos deseados yen la secuencia que desees, y también incluye la habilidad de utilizar una lógica de bifurcación para desempeñar acciones específicas según cómo ha interactuado un contacto con tu contenido o tu sitio web. Los flujos de trabajo sólo están disponibles  para cuentas  profesionales empresariales.

Algunos ejemplos de flujos de trabajo incluyen:

  • Enviar un correo electrónico de seguimiento con tu promesa de oferta cuando un contacto llene ciertos formularios con una dirección de correo electrónico válida.
  • Enviar correos electrónicos de recordatorio para tu próximo webinario o conferencia con correos de seguimiento después del evento.
  • Enviar diferentes correos electrónicos según cómo un contacto llene un formulario.
  • Actualizar la propiedad de un contacto dinámicamente para que el contacto vea una versión distinta del contenido inteligente de tu página (solo para cuentas profesionales y empresariales)

Los flujos de trabajo son lo suficientemente poderosos para automatizar tu seguimiento de las oportunidades de venta, sino que también te ayudan a completar tareas internas, tales como:

  • Notificar a un representante de ventas cuando un contacto envía un formulario para una prueba gratuita.
  • Configuración automática de la propiedad de un contacto interno, como la fecha de inicio de una prueba gratuita.
  • Agregar tus contactos a una lista estática de inscritos en conferencias, para una vista histórica.
  • Postear los datos de tu contacto en otro sistema por medio de Webhook cuando ese contacto llene un formulario.

Una ventaja única de la herramienta de flujos de trabajo de HubSpot es su capacidad de realizar un seguimiento del rendimiento de tu flujo de trabajo hacia un objetivo centrado . Establecer una lista de objetivos será clave para muchos de tus flujos de trabajo, porque podrás ser capaz de ver de un vistazo rque el flujo de tareas está a la altura.

Un recorrido rápido por los flujos de trabajo

Para acceder a tu herramienta de flujos de trabajo, navega a Contactos > Flujos de trabajo.

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Se te presenta el panel de flujos de trabajo. En el panel se muestran todos tus flujos de trabajo, el número total de contactos que se han inscrito en tu flujo de trabajo, el número actual de contactos activos (aquellos que aún no han completado el flujo de trabajo y la fecha en la que el flujo de trabajo se modificó por última vez.

El punto gris representa un flujo de trabajo que no está activo, mientras que el punto verde indica un flujo de trabajo activo. El panel de flujos de trabajo te permite filtrar por varios tipos y estados de flujos de trabajo, así como los flujos de trabajo ligados a una determinada imagen pública .

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Para crear un flujo de trabajo nuevo, haz clic en el botón Crear un nuevo flujo de trabajo. Lo primero que verás al crear un nuevo flujo de trabajo es un campo para que le coloques un nombre interno y una opción para elegir entre uno de los tres tipos de flujos de trabajo: estándar , de fecha fija , y según la propiedad . Aprenderás más acerca de los tipos de flujos de trabajo más adelante en esta guía, pero mientras tanto , a continuación encontrarás un breve resumen de los tres tipos de flujos de trabajo.

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Tipos de flujos de trabajo

  • Estándar : Este flujo de trabajo se origina cuando un contacto se une a una lista inteligente para enviar un formulario, visitar una página, o completar un evento (solo para cuentas empresariales) . Los flujos de trabajo estándar también pueden originarse al inscribir a un contacto individual manualmente o una lista de contactos estática.
  • Fecha fija : Este flujo de trabajo se origina debido a las mismas condiciones de partida, pero la secuencia de sus pasos es de acuerdo con una fecha de calendario fija, tal como un webinario, una conferencia o unas vacaciones.
  • Según la propiedad :  Este flujo de trabajo se origina debido a las mismas condiciones de partida y es parecido al flujo de trabajo de fecha fija, en cuanto a que se centra en una fecha, pero su secuencia de pasos tiene que ver con la fecha de una propiedad personalizada en el registro de un contacto, tal como la fecha en que vence la prueba gratuita, la fecha de renovación o la de cumpleaños o aniversario. Para aprender más sobre crear propiedades personalizadas, en HubSpot, échale un vistazo a este arículo.

Puedes aprender más sobre los tipos de flujos de trabajo en este artículo.

Condiciones de partida

Puedes elegir si deseas inscribir a tus contactos de forma manual o automáticamente dentro de tu flujo de trabajo. Si eliges hacerlo manualmente, esto te permitirá ir a contactos individuales o listas e inscribir a quienquiera que te parezca en tu flujo de trabajo. Si eliges hacerlo automáticamente,tendrás una lista de criterios con la que puedes empezar a desarrollar tu flujo de trabajo.

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Lista de objetivos y descripción general

La lista de objetivos es una lista inteligente que sirve como la meta de tu flujo de trabajo. Los contactos que entren en la lista de objetivos dejan de estar inscritos en tu flujo de trabajo y se cuentan en la parte superior de tu flujo de trabajo. La lista de objetivos te ayudará a medir el éxito de tu flujo de trabajo y te ayudará a enfocar la automatización en un objetivo unificado. Para obtener más información acerca de las listas de objetivos, échale un vistazo a este artículo .

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Acciones

Al abrir cualquier flujo de trabajo, serás llevado a la  pantalla Acciones  en la que se muestra una instantánea de todo lo que está sucediendo en tu flujo de trabajo: el número de contactos que iniciaron el flujo de trabajo, la condición de partida del flujo de trabajo, cada acción, en dónde se sitúan actualmente tus contactos en el flujo de trabajo y cuántos están en cada acción, la proporción de visitas de tus correos electrónicos salientes, y cualquier lista de supresión que puedas tener. Si tienes una lista de objetivos, también verás el número de contactos en tu lista de objetivos y la tasa de conversión.

Siempre puedes acceder a esta pantalla haciendo clic en la pestaña Acciones para darte una instantánea de la tendencia de los esfuerzos de tu flujo de trabajo. La métrica de la lista de objetivos conjunta considera a aquellos que se han inscrito en el flujo de trabajo y hayan entrado en la lista de objetivos. Aprenderás más acerca de medir el éxito de un flujo de trabajo, en una sección posterior de esta guía .

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Los flujos de trabajo están compuestos por acciones . Las acciones son funciones individuales que se ejecutan en un flujo de trabajo. Algunos de los ejemplos de acciones más utilizados son:

  • Demora : establecer una demora entre las acciones de flujo de trabajo
  • Enviar un correo electrónico - enviar un correo electrónico automatizado al contacto que esté pasando por el flujo de trabajo
  • Establezca un valor de propiedad de contacto : establecer el valor de una propiedad de contacto, como la "Fecha de inicio de la prueba gratuita".

Aprenderás más sobre las diferentes acciones que se pueden automatizar con un flujo de trabajo, en una sección posterior de esta guía .

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Rendimiento, historia y configuración

En cada uno de los flujos de trabajo, tienes la capacidad de ver el rendimiento de los correos electrónicos,la historia, y la configuración del flujo de trabajo. Estos enlaces están disponibles en el menú del lado izquierdo de tu flujo de trabajo.

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Rendimiento

En esta área se muestra el comportamiento de los correos electrónicos de tus flujos de trabajo. Aquí encontrarás los detalles de cuántos correos electrónicos fueron entregados con éxito, cuántos fueron abiertos, y cuántos tenían al menos un clic desde el correo electrónico. También serás capaz de ver cuántos correos electrónicos terminaron en contactos perdidos (aquellos que han cancelado la suscripción a todos los correos electrónicos o que hayan marcado un correo electrónico que enviaste como spam). Por último, se encuentra la tasa de error de entrega (debido a rebotes duros o suaves ).

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Historia

Aquí encontrarás la historia cronológica de tu flujo de trabajo. Los detalles incluyen cuándo se inscribió un contacto, cuándo están programados los pasos para ejecutarse, las acciones exitosas como una propiedad de contacto que se establece o un correo electrónico que se envía, cuándo un contacto completa un flujo de trabajo, y si se produjo algún error en el camino (como un correo electrónico que no se haya enviado a un contacto por no haber sido legible ).

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Configuración

Mediante esta área se controlan ciertas reglas sobre cómo se ejecutarán los flujos de trabajo. En esta pantalla encontrarás configuraciones que controlan si los contactos se pueden inscribir más de una vez, cómo conectar el flujo de trabajo a una campaña, listas de supresión y más. La configuración del flujo de trabajo se cubrirá en detalle en una sección posterior de esta guía .

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