Konfiguracja narzędzia kwotowania

Za pomocą HubSpot quotes można tworzyć i udostępniać oferty bezpośrednio z HubSpot oraz otrzymywać płatności za pomocą przetwarzania płatności Stripe lub HubSpot. Korzystając z ofert, kupujący mogą spodziewać się podobnego procesu realizacji zakupu jak w przypadku faktur i linków do płatności. Ponadto użytkownicy kont Sales Hub Professional i Enterprise mogą dostosowywać szablony ofert, aby spersonalizować obsługę ofert dla kupujących.

Poniżej dowiesz się, jak przygotować się do tworzenia ofert. Zanim zaczniesz, upewnij się, że użytkownik, który musi zaktualizować którekolwiek z poniższych ustawień, ma uprawnienia superadministratora.

Konfiguracja ogólnych ustawień wyceny

Aby rozpocząć, skonfiguruj następujące ustawienia wyceny:

• Dodaj logo do zestawu marki HubSpot: faktury będą automatycznie pobierać logo ustawione w domyślnych ustawieniach marki HubSpot. Użytkownicy kont Sales Hub Professional i Enterprise mogą to dostosować, dostosowując szablony ofert.
  • Cytaty będą używać kolorów zestawu marki.
  • Aktualizacja logo nie spowoduje aktualizacji istniejących opublikowanych ofert, a jedynie aktualnie przygotowanych ofert i ofert utworzonych po aktualizacji.

• Ustaw domyślne opcje płatności: opcjonalnie możesz ustawić, które metody płatności będą domyślnie akceptowane w ustawieniach płatności. Można to również dostosować w każdej wycenie podczas jej tworzenia.
• Podłącz swoją domenę do HubSpot: domyślnie oferty są hostowane w podstawowej domenie połączonej z kontem. Podczas tworzenia oferty można również wybrać dowolną z podłączonych domen. Jeśli nie podłączyłeś jeszcze domeny lub chcesz podłączyć oddzielną subdomenę do hostowania faktur (np. billing.website.com), dowiedz się, jak podłączyć domenę do HubSpot.

Skonfiguruj domyślne ustawienia wyceny

Ustaw domyślny okres ważności ofert( tylkoSales Hub Professional i Enterprise ).

Użytkownicy z uprawnieniami Super Admin na koncie Sales Hub Professional lub Enterprise mogą ustawić domyślny okres wygaśnięcia oferty dla wszystkich ofert utworzonych na koncie. Po zaktualizowaniu domyślnego okresu wygaśnięcia wszystkie nowe oferty, które zostaną utworzone w przyszłości, będą automatycznie miały ustawioną datę wygaśnięcia.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Cytaty.
• Obok ustawienia Ustaw domyślny okres wy gaśnięcia kliknij menu rozwijane i wprowadź domyślny okres wygaśnięcia.
• Kliknij przycisk Aktualizuj.

Wymaganie zatwierdzania ofert( tylkoSales Hub Enterprise )

Menedżerowie sprzedaży mogą chcieć przejrzeć ofertę przed wysłaniem jej do potencjalnego klienta. Zautomatyzuj proces zatwierdzania ofert, aby wysłać żądane zmiany do przedstawicieli handlowych przed zatwierdzeniem oferty dla kontaktów. Dowiedz się, jak przeglądać i zatwierdzać oferty po włączeniu tego ustawienia.

Każdy użytkownik z przypisanym płatnym stanowiskiem Sales Hub Enterprise może włączyć ustawienie zatwierdzania ofert, aby wymagać zatwierdzenia przez użytkownika przed udostępnieniem oferty potencjalnym klientom. Włączenie tego ustawienia powoduje dodanie do konta trzech aktywnych przepływów pracy opartych na ofertach:

• Kiedy oferty wymagają zatwierdzenia
• Gdy wymagane są zmiany w wycenie
• Kiedy oferty są zatwierdzane

Te trzy przepływy pracy utworzą zadania i zaktualizują wartości właściwości, gdy właściwość Quote approval status zostanie zaktualizowana. Wszystkie zadania i aktualizacje wartości właściwości związane z zatwierdzeniem oferty będą wykonywane automatycznie za pośrednictwem tych przepływów pracy.

Uwaga: w przypadku obniżenia wersji płatnej konta trzy przepływy pracy zostaną usunięte. Wszelkie powiązane oferty w stanie oczekującym na zatwierdzenie powrócą do stanu wersji roboczej po usunięciu przepływów pracy.

Każdy z tych przepływów pracy opartych na ofertach można dalej dostosowywać i dodawać działania, takie jak aktualizowanie etapów transakcji po podpisaniu oferty.

Aby dodać przepływy pracy zatwierdzania ofert do swojego konta:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Cytaty.
• Kliknij, abywłączyć opcję Wymagaj zatwierdzenia wszystkich ofert .

• W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane Zatwierdzający i wybierz użytkownika.

Uwaga: jako osobę zatwierdzającą ofertę można wybrać tylko użytkowników z przypisanym stanowiskiem Sales Hub Enterprise , a wybrany użytkownik musi mieć również dostęp doedycji transakcji.

• Kliknij przycisk Ustaw zatwierdzającego i utwórz przepływy pracy.

Dostęp do przepływów pracy i ich edycję można uzyskać z poziomu narzędzia przepływów pracy. Jeśliprzepływ pracy Gdy oferty wymagają zatwierdzenia jest wyłączony, użytkownicy będą mogli publikować oferty bez zatwierdzenia. W razie wątpliwości zaleca się dostosowanie uprawnień przepływu pracy dla użytkowników.

Zezwalanie na płatność za niepodpisane oferty( tylkoSales Hub Professional i Enterprise )

Użytkownicy z uprawnieniami Super Admin na koncie Sales Hub Professional lub Enterprise mogą włączyć opcję zezwalającą na opłacanie ofert, które nie zostały podpisane:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Cytaty.
• Kliknij, aby włączyć przełącznik Zezwalaj na płatności za niepodpisane oferty.

Pobierz opublikowane cytaty

W ustawieniach konta można pobrać opublikowane kwotowania:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Cytaty.
• Obok ustawienia Pobierz opublikowane notowania kliknij Pobierz.

Wyświetlanie całkowitej wartości umowy w ofertach( tylkoSales Hub Professional i Enterprise )

Domyślnie opublikowane oferty będą wyświetlać tylko sumę pozycji, które są należne przy realizacji zakupu, co oznacza, że pozycje, które są należne w przyszłości, nie zostaną uwzględnione w sumie. Podczas tworzenia oferty można ustawić ofertę tak, aby zawierała pozycje z datą przyszłą, ale można również skonfigurować domyślne zachowanie w ustawieniach oferty.

Aby domyślnie wyświetlać całkowitą wartość umowy w kwotowaniach:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Cytaty.
• Kliknij, aby włączyć opcję Wyświetlaj całkowitą wartość umowy w kwotowaniach .

Domyślna wartość wyceny( tylkoSales Hub Professional i Enterprise )

Użytkownicy z uprawnieniami superadministratora na koncie Sales Hub Professional lub Enterprise mogą ustawić domyślną wartość oferty w postaci kwoty oferty lub całkowitej wartości umowy (TCV).

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Cytaty.
• Obok ustawienia Domyślna wartość kwotowania kliknij menu rozwijane i wybierz Kwota kwotowania lub Całkowita wartość kontraktu (TCV).

Usuń cytaty po usunięciu kontaktu

Domyślnie, gdy ustawienia prywatności danych są włączone, jeśli kontakt zostanie usunięty, wszelkie cytaty powiązane z tym kontaktem nie zostaną usunięte po trzydziestu dniach. Włącz ustawienie Usuń cytaty po usunięciu kontaktu, aby usunąć cytaty po trzydziestu dniach.

Uwaga: wszystkie oferty zostaną usunięte po zamknięciu konta HubSpot.

Aby włączyć usuwanie cytatów po usunięciu kontaktu:

• Jeśli jeszcze nie są, włącz ustawienia prywatności danych.
• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Cytaty.
• Kliknij, aby włączyć opcję Usuń ofertę przy usuwaniu kontaktu .

Ustaw domyślny adres e-mail, z którego będą wysyłane oferty

Skonfiguruj domyślny adres e-mail, z którego będą wysyłane oferty. Domyślnym adresem e-mail może być adres e-mail zespołu lub osobisty adres e-mail. Jeśli domyślny adres e-mail nie zostanie ustawiony, wycena zostanie wysłana z osobistego lub zespołowego adresu e-mail wybranego przez użytkownika podczas wysyłania wyceny.

Aby ustawić domyślny adres e-mail:

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Cytaty.

• Kliknij menu rozwijane Domyślny z adresu i wybierz adres e-mail, którego chcesz używać jako domyślnego.
• Jeśli chcesz zezwolić użytkownikom na ręczne wysyłanie faktur z ich osobistego adresu e-mail lub innych adresów e-mail zespołu, do których mają dostęp, włącz przełącznik Zezwalaj na wysyłanie z innych adresów e-mail.
• Kliknij przycisk Zapisz.