Impostare lo strumento Preventivi

Con i preventivi di HubSpot è possibile creare e condividere preventivi direttamente da HubSpot e farsi pagare utilizzando l'elaborazione dei pagamenti di Stripe o i pagamenti di HubSpot. Utilizzando i preventivi, gli acquirenti possono aspettarsi un processo di checkout simile a quello delle fatture e dei link di pagamento. Inoltre, gli utenti degli account Sales Hub Professional ed Enterprise possono personalizzare i modelli di preventivo, in modo da rendere l'esperienza dei preventivi ancora più personale per gli acquirenti.

Di seguito, scoprirete come configurarvi per iniziare a creare preventivi. Prima di iniziare, assicuratevi che l'utente che deve aggiornare una delle seguenti impostazioni abbia i permessi di Super Admin.

Configurare le impostazioni generali dei preventivi

Per iniziare, configurare le seguenti impostazioni di preventivo:

• Aggiungere un logo al kit del marchio HubSpot: le fatture inseriranno automaticamente il logo impostato nelle impostazioni predefinite del marchio HubSpot. Gli utenti degli account Sales Hub Professional ed Enterprise possono modificare questa impostazione personalizzando i modelli di preventivo.
  • I preventivi utilizzeranno i colori del brand kit.
  • L'aggiornamento del logo non aggiornerà i preventivi pubblicati esistenti, ma solo quelli in fase di elaborazione e quelli creati dopo l'aggiornamento.

• Impostare le opzioni di pagamento predefinite: nelle impostazioni dei pagamenti è possibile impostare, come opzione, i metodi di pagamento che i preventivi accetteranno per impostazione predefinita. È anche possibile personalizzarli su ogni preventivo durante la creazione.
• Collegare il proprio dominio a HubSpot: per impostazione predefinita, i preventivi sono ospitati sul dominio principale collegato al proprio account. Quando si crea un preventivo, è anche possibile selezionare uno dei domini collegati. Se non avete ancora collegato un dominio o desiderate collegare un sottodominio separato per ospitare le fatture (ad esempio, billing.website.com), scoprite come collegare un dominio a HubSpot.

Impostare le impostazioni predefinite dei preventivi

Impostare un periodo di scadenza predefinito per i preventivi( solo perSales Hub Professional ed Enterprise ).

Gli utenti con permessi di Super Admin in un account Sales Hub Professional o Enterprise possono impostare un periodo di scadenza predefinito per tutti i preventivi creati nell'account. Dopo aver aggiornato il periodo di scadenza predefinito, tutti i nuovi preventivi creati in futuro avranno automaticamente la data di scadenza impostata.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Citazioni.
• Accanto all'impostazione Imposta un periodo di scadenza predefinito , fare clic sul menu a discesa e inserire un periodo di scadenza predefinito.
• Fare clic su Aggiorna.

Richiedere l'approvazione dei preventivi( soloSales Hub Enterprise )

I responsabili delle vendite possono voler rivedere un preventivo prima di inviarlo a un potenziale cliente. Automatizzate il processo di approvazione dei preventivi per inviare le modifiche richieste ai rappresentanti di vendita prima di approvare il preventivo per i vostri contatti. Scoprite come rivedere e approvare i preventivi una volta attivata l'impostazione.

Qualsiasi utente con un posto a pagamento assegnato a Sales Hub Enterprise può attivare l'impostazione di approvazione dei preventivi per richiedere l'approvazione di un utente prima di condividere il preventivo con i prospect. L'attivazione di questa impostazione aggiunge al vostro account tre flussi di lavoro attivi basati sui preventivi:

• Quando i preventivi richiedono l'approvazione
• Quando vengono richieste modifiche a un preventivo
• Quando i preventivi sono approvati

Questi tre flussi di lavoro creano attività e aggiornano i valori delle proprietà quando viene aggiornata la proprietà Stato di approvazione di un preventivo. Tutte le attività e gli aggiornamenti dei valori delle proprietà relativi all'approvazione di un preventivo avverranno automaticamente tramite questi flussi di lavoro.

Nota bene: se si esegue il downgrade di un posto a pagamento nel proprio account, i tre flussi di lavoro verranno eliminati. Tutti i preventivi associati in attesa di approvazione torneranno allo stato di bozza dopo l'eliminazione dei flussi di lavoro.

È possibile personalizzare ulteriormente ciascuno di questi flussi di lavoro basati sui preventivi e aggiungere azioni, come l'aggiornamento delle fasi del contratto quando viene firmato un preventivo.

Per aggiungere i flussi di lavoro di approvazione dei preventivi al proprio account:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Citazioni.
• Fare clic perattivare l'opzione Richiedi l'approvazione di tutti i preventivi .

• Nella finestra di dialogo, fare clic sul menu a discesa Approver e selezionare un utente.

Nota bene: è possibile selezionare come approvatore di preventivi solo gli utenti con una sede Sales Hub Enterprise assegnata; inoltre, l'utente selezionato deve avere accesso allamodifica delle offerte.

• Fare clic su Imposta approvatore e crea flussi di lavoro.

È possibile accedere e modificare i flussi di lavoro dallo strumento Flussi di lavoro. Se ilflusso di lavoro Quando i preventivi richiedono l'approvazione è disattivato, gli utenti potranno pubblicare preventivi senza approvazione. Si consiglia di regolare le autorizzazioni del flusso di lavoro per gli utenti se si hanno dubbi in merito.

Consentire il pagamento di preventivi non firmati( soloSales Hub Professional ed Enterprise )

Gli utenti con permessi di Super Admin in un account Sales Hub Professional o Enterprise possono attivare un'opzione che consente di pagare i preventivi non firmati:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Citazioni.
• Fare clic per attivare l'interruttore di Consenti il pagamento di preventivi non firmati.

Scarica le citazioni pubblicate

Nelle impostazioni dell'account è possibile scaricare le quotazioni pubblicate:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Citazioni.
• Accanto all'impostazione Scarica citazioni pubblicate , fare clic su Scarica.

Visualizzare il valore totale del contratto sui preventivi( soloSales Hub Professional ed Enterprise )

Per impostazione predefinita, i preventivi pubblicati visualizzano solo il totale delle voci in scadenza al momento del pagamento, il che significa che le voci in scadenza in futuro non saranno incluse nel totale. Quando si crea un preventivo, è possibile impostare il preventivo in modo che includa le voci con data futura, ma è anche possibile configurare il comportamento predefinito nelle impostazioni del preventivo.

Per visualizzare il valore totale del contratto sulle quotazioni per impostazione predefinita:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Citazioni.
• Fare clic per attivare l'opzione Visualizza il valore totale del contratto sulle quotazioni .

Valore di preventivo predefinito( soloSales Hub Professional ed Enterprise )

Gli utenti con permessi di Super Admin in un account Sales Hub Professional o Enterprise possono impostare un valore di preventivo predefinito di Importo del preventivo o Valore totale del contratto (TCV).

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Citazioni.
• Accanto all'impostazione Valore quota predefinito , fare clic sul menu a discesa e selezionare Importo quota o Valore totale del contratto (TCV).

Eliminare le citazioni alla cancellazione del contatto

Per impostazione predefinita, quando le impostazioni della privacy dei dati sono attivate, se un contatto viene eliminato, le citazioni associate a quel contatto non vengono rimosse dopo trenta giorni. Attivare l'impostazione Elimina citazioni all'eliminazione del contatto per eliminare le citazioni dopo trenta giorni.

Nota bene: tutte le citazioni saranno cancellate alla chiusura dell'account HubSpot.

Per attivare l'eliminazione dei preventivi quando si elimina un contatto:

• Se non lo sono già, attivate le impostazioni di privacy dei dati.
• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Citazioni.
• Fare clic per attivare l'interruttore Elimina preventivo all'eliminazione del contatto .

Impostare un indirizzo e-mail predefinito da cui inviare i preventivi

Impostare un indirizzo e-mail predefinito da cui inviare i preventivi. L'indirizzo e-mail predefinito può essere un indirizzo e-mail del team o un indirizzo e-mail personale. Se non viene impostato un indirizzo e-mail predefinito, il preventivo verrà inviato dall'indirizzo e-mail personale o del team scelto dall'utente al momento dell'invio del preventivo.

Per impostare un indirizzo e-mail predefinito:

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Citazioni.

• Fare clic sul menu a discesa Predefinito da indirizzo e selezionare l'indirizzo e-mail che si desidera utilizzare come predefinito.
• Se si desidera consentire agli utenti di inviare manualmente le fatture dal loro indirizzo e-mail personale o da altri indirizzi e-mail del team a cui hanno accesso, attivare l'interruttore Consenti invio da altri indirizzi e-mail.
• Fare clic su Salva.