Creare e condividere citazioni

Create preventivi da condividere con i contatti interessati ad acquistare un prodotto o un servizio della vostra azienda. Utilizzate lo strumento preventivi per creare una pagina web che includa informazioni sui prezzi delle voci. Se si utilizza l'integrazione tra HubSpot e Shopify, è possibile aggiungere i prodotti creati attraverso l'integrazione.

Per raccogliere pagamenti digitali attraverso i preventivi, è necessario impostare Stripe come opzione di elaborazione dei pagamenti o lo strumento di pagamento di HubSpot(soloStarter, Professional o Enterprise ).

Creare preventivi

Per creare un preventivo da un contatto, da un'azienda o da un record di trattativa:

1. Navigare fino al record:
   • Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
2. Fare clic sul nome del record da cui si desidera creare il preventivo.
3. Nella barra laterale destra, nella sezione Citazioni, fare clic su + Aggiungi.

4. È possibile creare un preventivo anche dall'editor delle voci di una transazione.

Per creare un preventivo dalla pagina dell'indice dei preventivi:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Fare clic su Crea preventivo.

Creare il preventivo

Dopo aver creato il preventivo, costruirlo per aggiungere una transazione associata, le informazioni sull'acquirente, le informazioni sulla propria azienda e i dettagli di pagamento.

Contratto

1. Per associare il preventivo a un accordo esistente, fare clic sul menu a discesa Associa a un accordo e selezionare un accordo esistente.
2. Per creare un nuovo accordo per il preventivo, fare clic sul menu a discesa Associa a un accordo e selezionare Crea un nuovo accordo. Nel pannello di destra, inserire i dettagli dell'accordo. Quindi fare clic su Crea. Per personalizzare le proprietà visualizzate, fare clic su Modifica questo modulo in alto.

3. Fare clic su Avanti.
4. Continuare a configurare il preventivo seguendo i passaggi indicati di seguito. È possibile salvare il preventivo come bozza in ogni fase facendo clic su Salva e poi su Esci in basso a sinistra. È possibile accedere alla bozza di preventivo per modificarla e i preventivi in bozza possono essere inseriti nei flussi di lavoro.

Informazioni sull'acquirente

Aggiungete i contatti e l'azienda al vostro preventivo. Se è stato selezionato un accordo esistente, HubSpot aggiungerà automaticamente al preventivo i contatti e l'azienda principale associata all'accordo.

1. Per modificare leinformazioni del contatto (ad esempio, il titolo di lavoro) o dell' azienda(ad esempio, l'indirizzo dell'azienda) , fare clic sul nome del contatto o dell'azienda, aggiornare i dettagli nel pannello di destra, quindi fare clic su Salva.

Nota bene: se si aggiornano le informazioni del contatto o dell'azienda, gli aggiornamenti verranno salvati nel loro record nel CRM.

2. Per rimuovere un contatto o un'azienda dal preventivo, deselezionare la casella di controllo accanto al suo nome.

Se si è creato un nuovo affare e non si è associato un contatto o un'azienda, oppure si è associato un affare che non ha un contatto o un'azienda associati, sarà necessario aggiungerli:

3. Fare clic su Aggiungi contatto.
   • Per aggiungere un contatto esistente, nel pannello di destra, utilizzare la barra di ricerca per trovare un contatto, selezionare la casella di controllo accanto al nome del contatto che si desidera aggiungere, quindi fare clic su Avanti.
   • Per aggiungere un'etichetta di associazione, fare clic su + Aggiungi etichetta di associazione, fare clic sul menu a discesa Etichette, selezionare l'etichetta di associazione, quindi fare clic su Salva.
   • Per aggiungere un nuovo contatto, nel pannello di destra fare clic sulla scheda Crea nuovo.
   • Inserire i dettagli del contatto. Dopo aver inserito il nome o l'e-mail del contatto, appariranno altri campi. Per personalizzare le proprietà visualizzate, fare clic su Modifica questo modulo in alto.

Attenzione: non è consigliabile aggiungere contatti al proprio account senza un indirizzo e-mail, poiché HubSpot utilizza l'indirizzo e-mail per deduplicare i contatti e associare automaticamente i contatti alle aziende.

4. • Se nel vostro account sono state attivate le impostazioni sulla privacy, selezionate le opzioni che indicano la base legale per il trattamento dei dati del contatto.
   • Se l'account dispone di contatti di marketing, selezionare la casella di controllo Imposta questo contatto come contatto di marketing per impostare il contatto come marketing. Se non si seleziona questa opzione durante la creazione del contatto, è possibile impostare il contatto come marketing in un secondo momento.
   • Al termine, fare clic su Crea. Per salvare e creare un altro contatto, fare clic su Crea e aggiungi.
5. Per aggiungere altri contatti, fare clic su + Aggiungi un altro contatto.
6. Per aggiungere un'azienda, fare clic su Aggiungi azienda.
   • Per aggiungere un'azienda esistente, nel pannello di destra utilizzare la barra di ricerca per trovare un contatto, selezionare l'azienda e fare clic su Avanti.
   • Per aggiungere un'etichetta di associazione, fare clic su + Aggiungi etichetta di associazione, fare clic sul menu a discesa Etichette, selezionare l'etichetta di associazione, quindi fare clic su Salva.
   • Per aggiungere una nuova azienda, nel pannello di destra fare clic su Crea nuovo.
7. • • Nel pannello di destra, inserire le proprietà dell'azienda. Dopo aver inserito il nome della società o il nome del dominio, appariranno altri campi. Per personalizzare le proprietà visualizzate, fare clic su Modifica questo modulo in alto a destra.
8. • • Nella sezioneAssocia azienda a, cercare e selezionare i record a cui l'azienda è collegata. Per personalizzare le associazioni visualizzate, fare clic su Modifica questo modulo in alto.
     • Dopo aver inserito le informazioni sulla società, fare clic su Crea in basso.
9. Fare clic su Avanti.

Nota bene: il Paese dell'azienda visualizzato in un preventivo è popolato dalle informazioni contenute nella proprietà predefinita Paese dell'azienda. Non è possibile creare una proprietà predefinita personalizzata per modificare queste informazioni.

Le vostre informazioni

Verificate che le vostre informazioni personali e aziendali siano corrette. Per impostazione predefinita, le informazioni personali sono popolate dal vostro profilo e dalle vostre preferenze, mentre le informazioni della vostra azienda sono popolate dalle impostazioni del vostro account.

Attenzione: l 'aggiornamento delle informazioni del profilo non aggiornerà i preventivi precedentemente creati. Per aggiornare le informazioni su un preventivo già creato, è possibile aggiornare manualmente i propri dati.

Per modificare le informazioni sul mittente del preventivo per un singolo preventivo:

1. Fare clic sul proprio nome.
2. Nel pannello di destra, aggiornare le informazioni personali. Se necessario, è possibile cambiare le informazioni con quelle di un altro utente HubSpot.

Nota bene: se si aggiorna il titolo di lavoro di un utente, questo verrà salvato per tutti i preventivi futuri. È possibile modificarlo nuovamente in occasione di preventivi futuri.

3. Fare clic su Salva.

Per modificare le informazioni sulla società:

4. Fare clic sul nome della società.

5. Nel pannello di destra, aggiornare le informazioni sulla società.

Nota bene: le modifiche apportate avranno effetto solo sul preventivo che si sta modificando.

6. Fare clic su Salva.

7. Fare clic su Avanti.

Voci di linea

Rivedete e modificate le voci di riga che appariranno sul preventivo, aggiungendo sconti, tasse e tariffe e pianificando le rate di pagamento. Per saperne di più sull'uso delle voci di riga nei preventivi.

Firma e pagamento

Decidete come raccogliere le firme per il vostro preventivo.

1. Selezionare il pulsante di opzione accanto a un'opzione di firma:
   • Nessuna firma: non è richiesta alcuna firma per autorizzare il preventivo.
   • Includi spazio per la firma scritta: utilizzare una firma scritta a mano su una copia stampata del preventivo. In seguito è possibile contrassegnare manualmente il preventivo come firmato per indicare che tutte le firme sono presenti.
   • Per includere uno spazio per la controfirma di un membro del team, selezionare la casella di controllo Includi spazio per la controfirma.
   • Usa firma elettronica ( soloSales Hub Starter, Professional o Enterprise ) Gli utenti con un posto a pagamento in Sales Hub possono configurare il preventivo per includere un campo di firma digitale.
     • Selezionate la casella dicontrollo accanto all'e-mail del contatto di cui è necessaria la firma.
     • Fare clic sul menu a discesa Controfirmatari e selezionare il nome di un utente HubSpot.

2. Selezionare il pulsante di opzione accanto a un'opzione di pagamento:
   • Nessun pagamento: non verrà riscosso alcun pagamento tramite il preventivo.
   • Stripe: selezionare questa opzione se si utilizza l'opzione di elaborazione dei pagamenti Stripe per fatturare ai clienti.

Nota bene: l'opzione di elaborazione dei pagamenti Stripe può elaborare voci ricorrenti con scadenza successiva, se nel preventivo è presente almeno una voce con scadenza al momento del checkout. Ad esempio, la voce 1 deve essere pagata al momento del pagamento e la voce 2 deve essere pagata tra 30 giorni.

3. • Pagamenti HubSpot: selezionare questa opzione se si utilizza lo strumento dei pagamenti HubSpot per elaborare i pagamenti dei clienti e personalizzare le opzioni di pagamento del preventivo.

Nota bene: quando viene effettuato un pagamento su un preventivo, viene creata automaticamente una fattura se l'impostazione per la creazione automatica di fatture è attivata nelle impostazioni. Per saperne di più sull'esperienza di checkout degli acquirenti.

3. Fare clic su Avanti.

Modello e dettagli

Selezionare un modello e inserire i dettagli del preventivo.

1. Modello di preventivo: fare clic sul menu a discesa e selezionare un modello.
2. Nome del preventivo: inserire un nome per il preventivo.
3. Dominio: questa impostazione si applica solo se si utilizza un modello di preventivo personalizzato. Il dominio è impostato dal modello di preventivo selezionato. Per impostazione predefinita, lo slug del contenuto utilizza una data univoca e l'ID del preventivo e non deve essere personalizzato, ma se necessario è possibile modificare lo slug della pagina nel campo di testo Slug del contenuto .
4. Data di scadenza: selezionare una data di scadenza. Gli utenti di un account Sales Hub Professional o Enterprise possono impostare un periodo di scadenza predefinito per i preventivi nelle impostazioni dell'account. Quando un preventivo scade, i contatti non possono più accedervi e saranno invitati a contattare il team.
5. Lingua del preventivo: selezionare la lingua del preventivo.
6. Locale: selezionare il locale per modificare il formato di visualizzazione della data e dell'indirizzo del preventivo. Il formato della valuta del preventivo è ereditato dalla valuta del record dell'affare, quindi la modifica delle impostazioni del locale del preventivo non aggiornerà la valuta.

Nota bene: se si desidera visualizzare il preventivo dopo la sua scadenza, fare clic sul nome del preventivo nel record dell'affare, quindi nella finestra di dialogo fare clic su Visualizza preventivo per visualizzare una versione PDF. L'URL del PDF generato scadrà dopo un'ora.

7. Commenti all'acquirente: inserire qualsiasi informazione aggiuntiva che possa essere utile all'acquirente. Utilizzare le opzioni di formattazione nella parte inferiore della finestra di modifica per modificare il testo o inserire un link. Fare clic sull'icona textSnippet snippets per inserire un breve blocco di testo riutilizzabile.
8. Condizioni di acquisto: inserire tutte le regole o le norme di cui l'acquirente deve essere a conoscenza. Utilizzare le opzioni di formattazione in fondo alla finestra di modifica per modificare il testo o inserire un link. Fare clic sull'icona textSnippet snippets per inserire un breve blocco di testo riutilizzabile.
9. Per aggiornare il colore e il logo predefiniti che verranno visualizzati, modificare il branding dello strumento di vendita nelle impostazioni dell'account.
10. Fare clic su Avanti.

Rivedere e inviare il preventivo

Visualizzate in anteprima il contenuto del preventivo, quindi pubblicatelo, salvatelo come bozza o inviatelo per l'approvazione. Per salvare il preventivo come bozza da modificare in un secondo momento, fare clic su Salva, quindi su Esci in basso a sinistra per uscire dall'editor dei preventivi.

Nota bene: dopo aver salvato un preventivo come bozza, non è possibile modificare le opzioni di firma elettronica nella fase Firma e pagamento . Se sono stati impostati flussi di lavoro per l'approvazione dei preventivi, tenere presente che i preventivi con lo stato di bozza possono essere inseriti nel flusso di lavoro.

1. Per pubblicare il preventivo, fare clic su Crea. Se il preventivo richiede l'approvazione, fare clic su Richiedi approvazione. L'approvatore del preventivo del vostro account deve approvare il preventivo prima di poterlo pubblicare e inviare ai vostri contatti.

Nota bene: dopo aver inviato un preventivo per l'approvazione, non è possibile modificarlo, a meno che non venga rifiutato dall'approvatore del preventivo del proprio account.

2. Nella finestra di dialogo, nella scheda Invia preventivo via e-mail, impostare i campi dell'indirizzo e-mail:
   
   • Il campo A sarà automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail del contatto associato al preventivo. Per modificare questo indirizzo, fare clic sul menu a discesa e selezionare un contatto. È anche possibile inserire un nuovo indirizzo e-mail e HubSpot creerà automaticamente un record di contatto dopo l'invio.
   • Per aggiungere un indirizzo e-mail al campo Cc , fare clic su Aggiungi destinatari cc. Fare clic sul menu a discesa, selezionare i contatti o inserire indirizzi e-mail personalizzati. È possibile aggiungere fino a nove indirizzi e-mail nel campo Cc.
   • Se nelle impostazioni del preventivo è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, il campo Da verrà automaticamente riempito con l'indirizzo e-mail predefinito. Altrimenti, sarà riempito con il vostro indirizzo e-mail personale. Se è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, ma è stata attivatal'impostazione che consente agli utenti di inviare preventivi dal proprio indirizzo e-mail personale o da altri indirizzi e-mail del team a cui hanno accesso, sarà possibile selezionare un indirizzo e-mail diverso.
3. • Se non è stato impostato un indirizzo e-mail predefinito, l'indirizzo e-mail selezionato diventerà l'indirizzo predefinito per i futuri invii di preventivi, ma potrà essere modificato prima di ogni invio.
   • Le risposte a questa e-mail saranno indirizzate all'indirizzo Da . Se si seleziona un indirizzo e-mail utilizzato per una casella di posta connessa, comprese le caselle di posta condivise dei team, è possibile gestire il follow-up nella casella di posta delle conversazioni di HubSpot.

3. Mentre si aggiornano i campi, nel pannello di destra viene visualizzata un'anteprima dal vivo. Per inviare l'e-mail, fare clic su Invia preventivo e-mail per inviare l'e-mail come visualizzato. L'acquirente riceverà un'e-mail contenente i dettagli del preventivo con un link per visualizzarlo nel proprio browser e una versione PDF del preventivo come allegato.
4. Per comporre manualmente un'e-mail individuale con un link al preventivo, fare clic su Crea e-mail personalizzata nel CRM.

5. Per copiare un link per inviare il preventivo o scaricare un PDF del preventivo:

   • Fare clic sulla scheda Copia link, scarica PDF. Nel pannello di destra verrà visualizzata un'anteprima del preventivo.
   • Fare clic su Copia link per copiare il link al preventivo.
   • Fare clic su Scarica PDF per scaricare un PDF del preventivo.
   • Fare clic sulla X o su Chiudi al termine dell'operazione.

Per saperne di più sulla gestione delle bozze e dei preventivi pubblicati.

Richiedere modifiche o approvare un preventivo( soloSales Hub Enterprise )

Se l'impostazione di approvazione dei preventivi è stata attivata, è possibile richiedere modifiche o approvare preventivi:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Tutti i preventivi in attesa di approvazione saranno elencati con lo stato di In attesa di approvazione. Per visualizzare tutti i preventivi in attesa di approvazione, fare clic sulla scheda Approvazione in sospeso.
3. Passare il mouse sul preventivo e fare clic su Azioni, quindi selezionare Copia link approvazione.
4. In una scheda separata del browser, incollare l'URL del link di approvazione nella barra degli indirizzi.
5. Se non sono necessarie modifiche, fare clic su Approva e pubblica in alto a destra.
6. Per richiedere modifiche al preventivo, fare clic su Richiedi modifiche.
7. • Nella finestra di dialogo, inserire i commenti nel campo Note e fare clic su Richiedi modifiche.
   • Verrà creata un'attività che il creatore di preventivi dovrà rivedere e gestire. Il creatore del preventivo deve navigare nella pagina dell'indice dei preventivi, passare il mouse sul preventivo e fare clic su Azioni, quindi selezionare Modifica per apportare le modifiche richieste.
   • Quando le modifiche sono state apportate e il preventivo è pronto per essere pubblicato, tornare all'URL del link di approvazione del preventivo. In alto a destra, fare clic su Approva e crea.

7. Il creatore del preventivo riceverà una notifica di approvazione del preventivo. Potrà quindi condividere il preventivo con i contatti.

Nota bene: per apportare modifiche al preventivo approvato, è necessario richiamare e modificare il preventivo. Per saperne di più su come richiamare e modificare un preventivo pubblicato.

Condividere i preventivi pubblicati

Esistono diversi modi per condividere un preventivo dopo la sua pubblicazione:

• Inviare un preventivo via e-mail da un record CRM.
• Copiare l'URL di un preventivo pubblicato che non è ancora scaduto.
• Condividere un preventivo dall'app mobile di HubSpot.
• Inserire un preventivo utilizzando la tastiera mobile di HubSpot.

Attenzione: i preventivi pubblicati non possono essere reindirizzati da un dominio a un altro. Ad esempio, se si ospitano i preventivi su www.website.com, ma successivamente si reindirizza il dominio a www.new-website.com, i preventivi ospitati sul dominio originale non saranno reindirizzati e diventeranno pagine di errore.

Per inviare via e-mail un preventivo da un record CRM:

1. Nel vostro account HubSpot, andate su contatti, aziende o offerte.
2. Fare clic sul nome di un record.
3. Nel pannello di sinistra, fare clic sull'icona email Email.
4. Nella finestra a comparsa, fare clic sulmenu a discesa Preventivi e selezionare un preventivo. Per condividere un preventivo via e-mail, è necessario che sia stato creato un preventivo per la transazione associata a quel contatto o a quel record aziendale.

Per copiare l'URL di un preventivo pubblicato che non è ancora scaduto:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Commerce > Preventivi.
2. Passare il mouse sul preventivo pubblicato, quindi fare clic su Azioni e selezionare Copia link.
3. Con l'URL della pagina del preventivo, il contatto può visualizzare il preventivo nel browser, scaricarlo o stamparlo.

Per visualizzare, eliminare o condividere le citazioni nell'app mobile di HubSpot sul proprio dispositivo Android:

1. Aprire l'app HubSpot sul dispositivo mobile Android.
2. Toccare Offerte nel menu di navigazione inferiore.
3. Toccare ilnome del deal .
4. Nel record del deal, toccare lascheda Citazioni .
5. Appariranno le citazioni associate al deal. Lo stato e la data di scadenza sono elencati sotto il nome dell'offerta. Toccare il preventivo per visualizzare ulteriori dettagli.
6. Per copiare il link di un preventivo, scaricare il preventivo, condividere il preventivo dall'app, richiamare il preventivo, visualizzare le voci di riga o eliminare il preventivo, toccare l'icona del menuverticalMenu accanto al nome del preventivo.

È inoltre possibile condividere un preventivo utilizzando la tastiera mobile di HubSpot sul proprio dispositivo Android o iOS. Per saperne di più sull'attivazione della tastiera HubSpot nelle impostazioni del dispositivo, quindi accedere alla tastiera HubSpot mentre si utilizza l'app mobile HubSpot.