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Workflows

ワークフローアクションを選択する

更新日時 2021年 10月 6日

対象製品

Marketing Hub Professional, Enterprise
Sales Hub Professional, Enterprise
Service Hub Professional, Enterprise
Operations Hub Professional

ワークフローの作成登録トリガーの設定が終わったら、ワークフローに対するアクションを選択します。アクションは、登録されたレコードに対してワークフローが実行する機能です。アクションには、タイミング遅延、内部コミュニケーションと外部コミュニケーション、およびレコード管理が含まれます。 

注:利用可能なアクションは、サブスクリプションに応じて異なります。ロックされたアクションlockedを使用するには、アカウントのアップグレードが必要です。 

「タスクの作成」や「Eメールの送信」など、ほとんどのワークフローアクションは、詳細をすべて設定しなくても保存できます。これにより、まずアクションをプレースホルダーとして追加し、残りの詳細を後から設定してからワークフローをオンにすることで、ワークフロー構築を効率化できます。

ワークフローをオンにする前に、プレースホルダーアクションを入力する必要があります。プレースホルダーアクションについて詳細をご確認ください。

ワークフローにアクションを追加する

  • HubSpotアカウントにて、[自動化] > [ワークフロー]の順に進みます。
  • ワークフローの名前をクリックします。
  • プラスアイコン+をクリックします。

  • 右のパネルで、ワークフローに追加するアクションを選択し、そのアクションの詳細を設定します。
  • [保存]をクリックします。

また、HubSpotアカウントにアプリを接続することによって、そのアプリで含められているワークフローアクションのうち利用可能なものを使用することもできます。ワークフローツールを通じてアプリを接続する方法について詳細をご確認ください。

以下に、すべてのワークフローアクションをタイプ別に示します。

遅延

設定された時間の遅延

前のアクションと次のアクション間の時間を設定します。登録されたレコードは、次のアクションに移動する前に、遅延で指定された時間待機します。

delay-for-a-certain-amount-of-time

遅延期間は、日数時間数分数で設定します。このタイプの遅延の使用について詳細をご確認ください。

注:[日付を基準にする]または[日付のプロパティーを基準にする]を指定したコンタクトベースのワークフローがある場合、遅延期間の起点は、選択された日付または日付プロパティーになります。コンタクトベースのワークフローでアクションを特定の日時に実行するようにスケジュールする方法をご確認ください。

曜日または時刻までの遅延

特定の曜日や時刻までワークフローを一時停止するには、[曜日または時刻までの遅延]ワークフローアクションを使用します。

workflow-delay-until-a-day-or-time-panel

例えば、ワークフローを使用して一連のプロモーションEメールを送信する場合に、特定のEメールを火曜日に送信するとします。Eメール送信アクションの直前に[曜日または時刻までの遅延]アクションを追加することにより、遅延するコンタクトを火曜日の午前11時まで一時停止することができます。 

workflow-delay-until-a-day-or-time

このタイプの遅延の使用について詳細をご確認ください。

イベントの発生まで遅延

指定されたイベントが発生するまでレコードを一時停止するには、[イベントの発生まで遅延]アクションを使用します。例えば、ページを訪問した時点、またはフォームに入力した時点までコンタクトを遅延します。このタイプの遅延の使用について詳細をご確認ください。

workflow-delay-until-event-happens-action

ワークフロー

別のワークフローに登録

現在のワークフロー内のレコードを別のアクティブなワークフローに登録します。レコードは、同じタイプのワークフローにのみ登録できます。例えば、取引は取引ベースのワークフローにのみ登録可能です。

ワークフローへの登録について詳細をご確認ください。

 


レコードがすでに選択されたワークフローに登録されている場合は、再登録されません。代わりに、ワークフロー履歴にエラーが表示されます。レコードは、ワークフローの次のステップに進みます。

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Webhookをトリガー

注:このアクションは、Operations Hub Professionalでのみ利用可能です。

外部アプリケーションに対するWebhookをトリガーします。これにより、ワークフローがこの外部アプリケーションと通信できるようになります。例えば、Webhookにより、HubSpot社の情報(JSON形式 )を外部CRMに送信できます。Webhookをトリガーする方法をご確認ください。

カスタムコード

注:このアクションは、Operations Hub Professionalでのみ利用可能です。

ワークフローでは、カスタム コード アクションを使用して、JavaScriptを作成して実行することができます。カスタム コード アクションを使用すると、HubSpot内でもHubSpot外でもワークフロー機能を拡張できます。カスタムコードアクションの使用の詳細をご確認ください。また、HubSpotのProgrammable Automation Use Caseカタログでカスタムコードアクションの例をご覧いただけます。

workflows-custom-code-action-example

データを書式設定

注:このアクションは、Operations Hub Professionalでのみ利用可能です。

[データを書式設定]ワークフローアクションを使用すると、CRMデータを自動的に修正、形式設定、管理できます。例えば、このアクションを使用してコンタクト名や会社名の先頭を大文字にしたり、値を計算したり、日付プロパティーの構成を決定したりすることができます。

workflows-format-data-example-action

ワークフローを使用したデータの書式設定に関する詳細をご確認ください。

分岐

If/then分岐

設定された条件に基づいて、登録されたレコードに特定のパスを辿るように指示します。ワークフローで分岐ロジックを使用する方法をご確認ください。

この例では、会社レコードの[業種]プロパティーに[会計・経理]の値が設定されている場合、そのオブジェクトは「YES」パスを辿ります。そうでない場合は、「NO」パスを辿ります。

値一致分岐

このタイプの分岐を使用し、プロパティーと前のアクションの結果に基づいて、パスに登録されたレコードを送信します。このタイプの分岐の構成には、AND条件とOR条件は使用できません。分岐ごとに、単一のプロパティーに関する最大250の固有の分岐を作成できます。

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ワークフローで分岐ロジックを使用する方法をご確認ください。

他のアクションへ移動

If/then分岐を[他のアクションへ移動]アクションに接続します。このアクションは、If/Then分岐を結合してワークフロー構築プロセスを簡素化するのに役立ちます。

[他のアクションへ移動]アクションは、If/Then分岐内にのみ追加できます。また、他のIf/Then分岐でのみアクションを選択できます。これにより、ワークフローのループが防止されます。選択できないアクションはグレーで表示されます。

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[他のアクションへ移動]アクションの詳細をご確認ください。

内部コミュニケーション

社内のコミュニケーションを自動化して、チームに常に最新情報を提供します。

内部Eメール通知を送信

内部Eメールを特定のユーザー、チーム、または担当者に送信します。このタイプのEメール通知には、HubSpotの他のリッチ テキスト エディターに類似したフォーマットオプションがあります。テキストの設定と書式設定をしたり、ワークフローのタイプに基づくトークンを使用したりできます(つまり、コンタクトベースのワークフローはコンタクトトークンを使用できます)。内部Eメールは以下の場合に役立ちます。

  • いずれかのリードがフォームに入力したときに営業担当者に通知する。
  • 担当者のいないリードがデモフォームに入力したときにセールスマネージャーに通知する。
  • コンタクトが特定のヘルプページを訪問したときにサービス担当者に通知する。


コンタクトベースのワークフローでは、既存の自動送信Eメールから選択できないため、このアクションは[内部マーケティングEメールを送信]アクションとは異なります。内部Eメール通知は、ワークフローエディター内から作成する必要があります。 

内部マーケティングEメールを送信

自動送信Eメールを指定されたEメールアドレスまたはEメールアドレスを格納するコンタクトプロパティー(カスタムプロパティーを含む)に送信します。このアクションは、既存の自動送信Eメールを選択できる点で、[内部Eメールを送信]アクションとは異なります。このアクションは、コンタクトベースのワークフローでのみ使用できます。

 

 

内部SMSを送信

テキストメッセージをHubSpotユーザーまたは登録されたオブジェクトの指定された番号に送信します。このアクションには1アカウントあたり毎月1,000テキストの制限があり、毎月初めにリセットされます。また、このアクションにはアカウントごとに以下のレート制限があります。 

  • 60秒間隔で20回送信。
  • 60分間隔で200回送信。
  • 24時間ごとに1人の受信者に100回送信。

これらの制限のためにテキストメッセージがブロックされた場合、送信は2時間再試行され、その後、次のアクションに移ります。

HubSpotでは、このアクションを使用して、サードパーティーのTwilioでSMSメッセージを送信します。テキストが最初に送信されると、ワークフローイベントがワークフロー履歴に「開始されたアクション」として表示されます。レコードは、テキストが正常に送信または失敗するまでこのアクションを待機します。

  • 成功したアクションイベントは、ステータスが「SMS通知を送信しました」と表示されます。
  • 失敗したアクションイベントは、ステータスが「致命的なエラーが発生したため、送信できません」と表示されます。

場合によっては、イベントステータスが更新されるまでに最大で90秒かかります。90秒が経過してもテキストメッセージが送信されなかった場合は、レコードで次のアクションに進みます。 

アプリ内通知を送信

指定されたチームまたはユーザーにアプリ内通知を送信します。通知はHubSpot通知センターに表示され、HubSpotアプリに通知として送信されます。コンタクトベースのワークフローでは、このアクションは[通知を送信]と呼ばれます

 

外部コミュニケーション

Eメールを送信

注:このアクションを使用すると、関連付けられたレコードが最大100件まで送信されます。例えば、ある会社に100件を超えるコンタクトが関連付けられている場合、[Eメールを送信]アクションを含む会社ワークフローでは、それら関連付けられているコンタクトすべてにEメールが送信されるということはありません。

登録されたレコードに関連付けられているコンタクトに、自動送信用に保存されたマーケティングEメールを送信します。既存の自動送信マーケティングEメールから選択するか、[+新規Eメールを作成]をクリックして新しい自動送信マーケティングEメールを作成できます。

非公開コンテンツのメンバー登録用Eメールのような他の自動送信Eメールは、このアクションでは使用できません。

Service Hub ProfessionalおよびEnterpriseのユーザーは、このアクションを使用して、チケットが受信またはクローズされたときに自動送信Eメールを送信できます。チケットが受信またはクローズされたときにEメールを送信する方法をご確認ください。

シーケンスに登録する

シーケンスにコンタクトを自動的に登録します。送信者と送信者のEメールアドレスと共に、特定のシーケンスを選択できます。

ワークフローを使用したシーケンス登録の自動化の詳細を確認してください。

注:シーケンス送信者として選択できるのは、有料のSales HubまたはService Hub Enterpriseシートを持っているユーザーのみです。


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シーケンスから登録解除する

現在登録されているシーケンスからコンタクトを自動的に登録解除します。ワークフローを使用したシーケンス登録解除の自動化の詳細を確認してください。

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割り当て

レコードを担当者にローテーション

登録されたレコードを選択されたチーム内または指定されたユーザー間で均等に割り当てます。このアクションは、有料ユーザーにのみ対応しています。すでに担当者がいるレコードを再割り当てするには、[[オブジェクト]に既存の担当者がいる場合は上書きする]チェックボックスをオンにします。

チームでローテーションを実施することを選択した場合、プライマリー チーム メンバーのみがワークフローによる処理対象になります。レコードは、追加のチームメンバーに循環されません。

ワークフローが有効になった後のアクションによって担当者を追加または削除すると、そのアクションの割り当て数がリセットされ、ランダム割り当てが再び開始されます。新しく登録されるレコードは、以前に登録済みのレコードのローテーション割り当て数に関係なく、選択したすべての担当者またはチームメンバーに均等にローテーションが行われます。

注:[担当者]プロパティーがSalesforceに同期している場合は、アクションが想定どおりに機能しません。HubSpotによる担当の解除後であっても、Salesforceの以前の担当者情報でHubSpotに対する更新が行われる可能性があります。

作成

以下のアクションは、トリガーされた際に新しいレコードを作成して、登録されたレコードに関連付けます。アクションを設定する際に、レコードの関連付けを選択できます。

レコードを作成

[レコードを作成]アクションを使用すると、次のオブジェクトタイプのレコードを作成できます。

  • コンタクト
  • 会社
  • 取引
  • カスタムオブジェクト(Enterpriseのみ)
  • チケット(Service Hub ProfessionalおよびEnterpriseのみ)

ワークフローでレコードを作成する際には、次の点に留意してください。

  • ワークフローでカスタム オブジェクト レコードを作成するには、そのカスタムオブジェクトにワークフローのオブジェクトタイプとの関係がなければなりません。例えば、カスタムオブジェクトにコンタクトオブジェクトとの関係が定義されていない場合、コンタクトベースのワークフローの中でカスタム オブジェクト レコードを作成することはできません。カスタムオブジェクトを定義する方法について詳細をご確認ください。
  • ワークフローでコンタクトレコードを作成するには、Eメールアドレスが必要です。パーソナライズトークンを使用して、登録済みのレコードから値を挿入することをお勧めします。例えば、ウェブサイトにリファーラルフォームを設置している場合、リファーラルプロパティーの値を使って、新しいコンタクトレコードを作成できます。
  • ワークフローと同じタイプのレコードを作成する場合は、作成されたレコードがワークフローの登録トリガーを満たしていないことを確認してください。そうしないと、作成されたレコードが延々と新しいレコードを作成するという無限ループに陥ってしまいます。

このアクションをセットアップするには:

  • [作成するレコードのタイプ]ドロップダウンメニューで、作成するレコードのタイプを選択します。
  • 新しいレコードのその他の詳細を入力します。新しく作成されたレコードに既存のレコードを関連付けることもできます。

注:見積もりは一度に1つの取引だけに関連付けることができます。新しいレコードを既存の見積もりに関連付けると、現在の取引から見積もりが削除されます。

  • [保存]をクリックします。

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ワークフローで取引を作成する方法をご確認ください。

タスクを作成する

登録されたレコードによってトリガーされた際に、新しいタスクを作成します。

リスト管理

リスト管理アクションを使用すると、コンタクトと会社の静的リストにレコードを追加したり、静的リストからレコードを削除したりできます。これらのアクションは、コンタクトベースと会社ベースのワークフローでのみ利用可能です。 

静的リストに追加

登録済みのコンタクトまたは会社を特定の静的リストに追加します。

注:このアクションは、Marketing Hub ProfessionalおよびEnterpriseでのみ利用可能です。

静的リストから削除

会社に登録済みのコンタクトを特定の静的リストから削除します。

注:このアクションは、Marketing Hub ProfessionalおよびEnterpriseでのみ利用可能です。

広告管理

広告管理アクションを使用すると、広告オーディエンスにコンタクトを追加したり、広告オーディエンスからコンタクトを削除したりできます。これらのアクションは、コンタクトベースのワークフローでのみ使用できます。 

広告オーディエンスに追加

コンタクトを新しいまたは既存の広告オーディエンスに追加します。既存のオーディエンスを選択する場合は、ワークフローツールで作成されたオーディエンスしか選択できません。

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広告オーディエンスから削除

広告オーディエンスからコンタクトを削除します。ワークフローツールで作成されたオーディエンスからしか選択できません。

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プロパティー管理

以下のアクションは、登録されたレコードのプロパティーを更新します。サブスクリプションに使用可能なレコードに対してプロパティー管理アクションを使用できます。

  • コンタクトと会社のプロパティーは、ワークフローを含む計画と製品のすべてで管理できます。
  • 取引プロパティーは、ワークフローを含む計画と製品のすべてで管理できます。
  • 見積もりのプロパティーは、Sales Hub Enterpriseアカウントでのみ管理できます。
  • チケットのプロパティーは、Service Hub ProfessionalおよびEnterpriseアカウントでのみ管理できます
  • コミュニケーションベースのワークフローでは、コミュニケーションに関連付けられたコンタクトのプロパティーのみを管理できます。コミュニケーションのプロパティーはHubSpotにより自動的に設定され、編集できません。
  • Eメール サブスクリプション ステータスとマーケティング コンタクト ステータスは、コンタクトベースのワークフローでのみ設定できます。  

プロパティー値を設定

レコード自体のプロパティー値を設定するか、特定のプロパティータイプのプロパティー値を設定します。例えば、登録された取引レコードに関連付けられたコンタクトの更新を選択できます。

ワークフロータイプとは異なるタイプのレコードのプロパティー値を設定すると、アクションはそのタイプのすべての関連レコードを更新します。例えば、コンタクトベースのワークフローで取引プロパティーを設定すると、すべてのコンタクトの関連取引が更新されます。

複数のチェックボックスのプロパティーを設定する場合は、[現在の値に追加][現在の値を置換]のどちらかを選択することができます。

  • 現在の値に追加:選択した値を、レコードの既存の値のいずれかに追加します。レコードでプロパティー内の現在値を維持する場合に、このオプションを選択します。
  • 現在の値を置換:各レコードのプロパティーを選択した値に設定します。プロパティー内のレコードの既存値を上書きする場合にこのオプションを選択します。

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プロパティー値をコピー

登録されたレコードのプロパティー値を、同じレコードの別のプロパティーまたは別のオブジェクトタイプのプロパティーにコピーします。例えば、登録された会社の[電話番号]の値を、関連付けられたすべての取引のカスタム単一行テキストプロパティーにコピーできます。プロパティー値をコピーするための互換性のあるソースプロパティーとターゲットプロパティーをご確認ください。

ターゲットプロパティーがワークフロータイプとは異なるオブジェクトタイプの場合は、そのプロパティーがそのタイプのすべての関連レコードにコピーされます。例えば、会社プロパティーを会社ベースのワークフローで取引プロパティーにコピーする場合は、会社に関連付けられたすべての取引が更新されます。

2つのチェックボックスプロパティー間でコピーする場合は、[現在の値に追加][現在の値を置換]のどちらかを選択することができます。

  • 現在の値に追加:選択した値を、レコードの既存の値のいずれかに追加します。レコードでプロパティー内の現在値を維持する場合に、このオプションを選択します。
  • 現在の値を置換:各レコードのプロパティーを選択した値に設定します。プロパティー内のレコードの既存値を上書きする場合にこのオプションを選択します。

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このアクションは、先行するワークフローアクションに起因する値をコピーするために使用することもできます。例えば、ワークフローが[Zoomウェビナーを追加する]アクションを含んでいる場合、その結果として作成されたZoomウェビナーのリンクをカスタム コンタクト プロパティーにコピーすることができます。その後、カスタムプロパティーをEメールのパーソナライズトークンとして使用して、ウェビナーリンクを参加者に送信することができます。ワークフローを使用してZoomウェビナーに登録者を追加する方法についての詳細をご確認ください。

プロパティー値をクリア

プロパティーの値をクリアします。このアクションは、登録されたレコードのプロパティーでも、別のオブジェクトタイプのプロパティーでも可能です。例えば、登録された取引に関連付けられたすべてのコンタクトの[リードのステータス]プロパティーの値をクリアできます。

ワークフロータイプとは異なるタイプのプロパティーをクリアすると、そのタイプのすべての関連レコードのプロパティーがクリアされます。例えば、コンタクトベースのワークフローで取引プロパティーをクリアすると、すべての関連取引のプロパティーがクリアされます。

プロパティー値を増減

登録されたレコードの数値タイプのプロパティーの値を増やすか、または減らします。例えば、すべての登録された会社のカスタム数値プロパティーである[購入済み注文数]の値を増やすことができます。

Eメール サブスクリプション ステータスを管理

登録されたコンタクトのサブスクリプションステータスをカスタマイズします。特定のサブスクリプションタイプの新しいオプトステータス、コンタクトとコミュニケーションするための法的根拠、およびそのコミュニケーション同意の説明を選択できます。このアクションは、コンタクトベースのワークフローでのみ使用できます。

 

マーケティング コンタクト ステータスを管理

登録されたコンタクトのマーケティング コンタクト ステータスをカスタマイズします。コンタクトをマーケティングコンタクトとして設定することはいつでもできますが、マーケティング対象外に更新する場合は、翌月の1日または更新日(いずれか早いほう)になるまでは更新されません。このアクションは、コンタクトベースのワークフローでのみ使用できます。

接続されたアプリ

アプリをHubSpotアカウントに接続する際、アプリにワークフローアクションが含まれている可能性があります。接続されたアプリにワークフローアクションが提供されている場合、それらのアクションは統合の名前の下にリスト表示されます。

workflow-integration-action-1

HubSpotはSlack通知の送信Googleスプレッドシートへのデータの追加などの特定の連携アクションをサポートしていますが、連携パートナーのアプリとやり取りするワークフローツールで使用する他の拡張機能アクションを連携パートナーが作成することもできます。

接続されているアプリアクションを表示して使用するには、次の要件が適用されます。

  • 外部アプリケーションとHubSpotの統合を構築する必要があります。
  • HubSpotアカウントを外部アプリケーションと統合する必要があります。
  • 拡張機能アクションを作成する必要があります。

接続されたアプリをワークフローの中で使用する方法について詳細をご確認ください。

コンタクトをZoomウェビナーに追加

Zoomのウェビナーの登録者としてコンタクトを追加します。 

[ウェビナー]フィールドに、コンタクトを登録するZoomのウェビナーIDを入力するか、ウェブナーIDを含めたパーソナライズトークンを使用します。

ZoomウェビナーのデータをHubSpotに同期する方法について詳細をご確認ください。 

注:HubSpotとZoomの連携機能では、Zoom登録リンクの次の3つの必須フィールドだけが受け入れられます。姓、名、Eメール。他のフィールドを必須とする登録リンクの場合、登録アクションは失敗します。

Slack通知を送信

レコードがアクションをトリガーした際に、連携されたSlackワークスペースにSlack通知を送信します。このアクションはHubSpotでサポートされています。Slack通知をワークフローを介して送信する方法について詳細をご確認ください。

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Slackチャネルを作成する

HubSpot内からSlackチャネルを作成します。

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[チャネル名]フィールドで、チャネル名を指定するか、またはパーソナライズトークンを使用することができます。チャンネル名は80文字以下にする必要があり、小文字、数字、ハイフン、および下線以外は含めることができません。

[チャンネルの共有範囲]ドロップダウンメニューで、作成されたチャンネルを公開にするか非公開にするかを選択できます。非公開チャンネルは、登録されたレコードを所有するユーザーに対してのみ表示されます。

チャンネルが作成されると、関連する会社レコードまたは取引レコードにそれが表示されます。カードにはそのチャンネルがワークフローによって作成されたものであることが示されます。

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注:
  • ワークフローに登録しているレコードには担当者が必要です。会社または取引レコードに担当者がいない場合は、チャンネルが作成されません。
  • 既定では、レコード担当者がチャネルに招待されます。

Asanaタスクを作成

HubSpotワークフローを使用してAsanaタスクの作成を自動化します。ワークフローを使用してAsanaタスクを作成する前に、AsanaをHubSpotアカウントに接続する必要があります。アプリマーケットプレイスまたはワークフロー内からアプリを接続することができます。

ワークフローでAsanaタスクを作成する方法をご確認ください。

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Trelloカードを作成する

HubSpotワークフローを使用してTrelloカードの作成を自動化します。ワークフローを使用してTrelloカードを作成する前に、TrelloをHubSpotアカウントに接続する必要があります。アプリマーケットプレイスまたはワークフロー内からアプリを接続できます。

ワークフローを使用してTrelloカードを作成する作成する方法をご確認ください。

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Salesforceタスクを設定

登録されたコンタクトのカスタマイズされたSalesforceタスクを設定します。コンタクト担当者または連携ユーザーは、コンタクトが割り当てられてワークフローに登録されるたびに、Salesforceでタスクを受け取ります。このアクションは、コンタクトベースのワークフローでのみ使用できます。

 

Salesforceキャンペーンを設定

登録されたコンタクトのSalesforceキャンペーンを設定します。このアクションは、コンタクトベースのワークフローでのみ使用できます。