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Workflows

ワークフローアクションを選択する

更新日時 2022年 5月 18日

対象製品

Marketing Hub Professional, Enterprise
Sales Hub Professional, Enterprise
Service Hub Professional, Enterprise
Operations Hub Professional, Enterprise

ワークフローの作成登録トリガーの設定が完了したら、ワークフローに対するアクションを選択します。アクションとは、登録されたレコードに対してワークフローが実行する機能を指します。アクションには、タイミング遅延、内部コミュニケーションと外部コミュニケーション、レコード管理が含まれます。 

「タスクを作成」や「Eメールを送信」などほとんどのワークフローアクションは、詳細を設定しなくても保存可能です。これにより、まずアクションをプレースホルダーとして追加しておいてから、ワークフローを有効にする直前にその他の詳細設定を行うことができるため、ワークフローの構築が効率化されます。

プレースホルダーアクションは、ワークフローを有効にする前に入力する必要があります。プレースホルダーアクションについて詳細をご確認ください。

注:利用可能なアクションは、ご契約に応じて異なります。ロックされたアクション(ロック済み)を使用するには、アカウントをアップグレードする必要があります。 

ワークフローにアクションを追加する

  • HubSpotアカウントにて、[自動化] > [ワークフロー]の順に進みます。
  • ワークフローの名前をクリックします。
  • プラスアイコン(+)をクリックします。

  • 右側のパネルで、ワークフローに追加するアクションを選択し、そのアクションの詳細を設定します。
  • [保存]をクリックします。

HubSpotアカウントにアプリを接続すると、そのアプリで利用可能なワークフローアクションを使用することもできます。ワークフローツールを通じてアプリを接続する方法について詳細をご確認ください。

以下に示すのは、タイプ別に分けられた全ての利用可能なワークフローアクションです。

遅延

設定された時間の遅延

前のアクションと次のアクションの間の待機時間を設定します。登録されたレコードは、次のアクションに移動する前に、「遅延」で指定された時間待機します。

特定-時間の-遅延

遅延期間は、日数時間数分数で設定します。このタイプの遅延の使用方法について詳細をご確認ください。

注:[日付を基準にする]または[日付のプロパティーを基準にする]が設定されたコンタクトベースのワークフローがある場合、遅延期間は、選択された日付または日付プロパティーに基づいて設定されます。コンタクトベースのワークフローでアクションを特定の日時に実行するようにスケジュールする方法をご確認ください。

曜日または時刻までの遅延

特定の曜日や時刻までワークフローを一時停止するには、[曜日または時刻までの遅延]アクションを使用します。

曜日-または-時刻-までの-遅延-ワークフロー-パネル

例えば、ワークフローを使用して一連のプロモーションEメールを送信する場合に、特定のEメールを火曜日に送信するとします。Eメール送信アクションの前に[曜日または時刻までの遅延]アクションを追加することで、火曜日の午前11時まで遅延対象のコミュニケーションを一時停止することができます。 

曜日-または-時刻-までの-遅延-ワークフロー

このタイプの遅延の使用方法について詳細をご確認ください。

イベントの発生まで遅延

指定されたイベントが発生するまでレコードを一時停止するには、[イベントの発生まで遅延]アクションを使用します。例えば、ページを訪問した時点、またはフォームに入力した時点までコンタクトを遅延します。このタイプの遅延の使用方法について詳細をご確認ください。

イベントの-発生-まで-遅延-アクション

ワークフロー

別のワークフローに登録

現在のワークフロー内のレコードを別のアクティブなワークフローに登録します。レコードは、同じタイプのワークフローにのみ登録できます。例えば、取引は取引ベースのワークフローにのみ登録可能です。

ワークフローへの登録方法について詳細をご確認ください。

 


レコードがすでに選択されたワークフローに登録されている場合は、再登録されません。代わりに、ワークフロー履歴にエラーが表示されます。レコードは、ワークフローの次のステップに進みます。

ワークフロー-登録-エラー-メッセージ

Webhookをトリガー

注:このアクションは、「Operations Hub Professional」および「Enterprise」でのみ利用可能です。

外部アプリケーションに対するWebhookをトリガーします。これにより、ワークフローがこの外部アプリケーションと通信できるようになります。例えば、Webhookにより、HubSpot社の情報(JSON形式 )を外部CRMに送信できます。Webhookをトリガーする方法をご確認ください。

カスタムコード

注:このアクションは、「Operations Hub Professional」および「Enterprise」でのみ利用可能です。

ワークフローでは、カスタム コード アクションを使用して、JavaScriptを作成して実行することができます。カスタム コード アクションを使用すると、HubSpot内でもHubSpot外でもワークフロー機能を拡張できます。カスタムコードアクションの使用方法の詳細をご確認ください。また、HubSpotのProgrammable Automation Use Caseカタログでカスタムコードアクションの例をご覧いただけます。

ワークフローの-カスタム-コード-アクションの-例

データを書式設定

注:このアクションは、「Operations Hub Professional」および「Enterprise」でのみ利用可能です。

[データを書式設定]ワークフローアクションを使用すると、CRMデータの修正、形式設定、管理を自動化できます。例えば、このアクションを使用してコンタクト名や会社名の先頭を大文字にしたり、値を計算したり、日付プロパティーの構成を設定したりすることができます。

ワークフローの-データを-書式設定-アクションの-例

ワークフローを使用したデータの書式設定に関する詳細をご確認ください。

分岐

If/then分岐

設定された条件に基づいて、登録されたレコードに特定のパスを辿るように指示します。ワークフローで分岐ロジックを使用する方法をご確認ください。

この例では、会社レコードの[業種]プロパティーに[会計・経理]の値が設定されている場合、そのオブジェクトは「はい」のパスを辿ります。そうでない場合は、「いいえ」のパスを辿ります。

値一致分岐

このタイプの分岐は、プロパティーと前のアクションの結果に基づいて、登録されたレコードをパスに渡します。このタイプの分岐の構成には、「AND」や「OR」の条件は使用できません。分岐ごとに、単一のプロパティーに対して最大250の固有の分岐を作成できます。

値-一致-分岐

ワークフローで分岐ロジックを使用する方法をご確認ください。

他のアクションへ移動

If/then分岐を[他のアクションへ移動]アクションに接続します。このアクションは、If/then分岐を結合してワークフロー構築プロセスを簡素化するのに役立ちます。

[他のアクションへ移動]アクションは、If/then分岐内にのみ追加できます。また、他のIf/then分岐でのみアクションを選択できます。これにより、ワークフローのループが防止されます。選択できないアクションはグレーで表示されます。

ワークフローの-他のアクションへ移動の-例
[他のアクションへ移動]アクションの詳細をご確認ください。

内部のコミュニケーション

社内のコミュニケーションを自動化して、チームに常に最新情報を提供します。

内部Eメール通知を送信

内部Eメールを特定のユーザー、チーム、または担当者に送信します。このタイプのEメール通知には、HubSpotで提供されている他のリッチ テキスト エディターに類似した書式設定のオプションが用意されています。テキストの設定や書式設定をしたり、ワークフローのタイプに基づいてトークンを使用したりできます(つまり、コンタクトベースのワークフローではコンタクトトークンを使用できます)。内部Eメールは以下の場合に役立ちます。

  • リードのいずれかがフォームに入力したときに営業担当者に通知する
  • 担当者が割り当てられていないリードがデモフォームに入力したときにセールスマネージャーに通知する
  • コンタクトが特定のヘルプページを訪問したときにサービス担当者に通知する


コンタクトベースのワークフローでは、このアクションは[内部マーケティングEメールを送信]アクションとは異なり、既存の自動送信Eメールから選択できません。内部Eメール通知は、ワークフローエディター内から作成する必要があります。 

内部マーケティングEメールを送信

自動送信Eメールを指定されたEメールアドレスまたはEメールアドレスを格納するコンタクトプロパティー(カスタムプロパティーを含む)に送信します。このアクションは、[内部Eメールを送信]アクションとは異なり、既存の自動送信Eメールを選択できます。このアクションは、コンタクトベースのワークフローでのみ使用できます。

 

 

内部SMSを送信

テキストメッセージをHubSpotユーザーまたは登録されたレコードの指定された番号に送信します。このアクションには1アカウントあたり毎月1,000テキストの上限が設定されており、各月の初日にリセットされます。現在のところ、この上限を引き上げることはできません。  

また、このアクションにはアカウントごとに以下のレート制限があります。 

  • 60秒間隔で20回送信
  • 60分間隔で200回送信
  • 24時間間隔で1人の受信者に100回送信

この制限のためにテキストメッセージがブロックされた場合、2時間送信が再試行された後、次のアクションに移ります。

HubSpotでは、このアクションを使用して、サードパーティーのTwilioでSMSメッセージを送信しています。テキストが最初に送信されると、ワークフローイベントがワークフロー履歴に「開始されたアクション」として表示されます。テキストが正常に送信されるまで、またはテキストの送信に失敗するまで、レコードはこのアクションを待機します。

  • 成功したアクションイベントのステータスは「SMS通知を送信しました」と表示されます。
  • 失敗したアクションイベントは、ステータスが「致命的なエラーが発生したため、送信できません」と表示されます。

場合によっては、イベントステータスが更新されるまでに最大で90秒かかります。90秒が経過してもテキストメッセージが送信されなかった場合は、レコードは次のアクションに進みます。 

アプリ内通知を送信

指定されたチームまたはユーザーにアプリ内通知を送信します。通知はHubSpot通知センターに表示され、HubSpotアプリに通知として送信されます。コンタクトベースのワークフローでは、このアクションは[通知を送信]と呼ばれます

 

外部のコミュニケーション

Eメールを送信

注:このアクションでは、関連付けられたレコードが最大100件まで送信されます。例えば、ある会社に100件を超えるコンタクトが関連付けられている場合、[Eメールを送信]アクションを含む会社ワークフローでは、Eメールは関連付けられている全てのコンタクトに対して送信されません。

登録されたレコードに関連付けられているコンタクトに、自動送信用に保存されたマーケティングEメールを送信します。既存の自動送信マーケティングEメールから選択するか、[新規Eメールを作成]をクリックすることで、新しい自動送信マーケティングEメールを作成できます。

非公開コンテンツのメンバー登録用Eメールのような他の自動送信Eメールは、このアクションでは使用できません。

Service Hub ProfessionalおよびService Hub Enterpriseのユーザーは、このアクションを使用して、チケットが受信またはクローズされたときに自動送信Eメールを送信できます。チケットが受信またはクローズされたときにEメールを送信する方法をご確認ください。

シーケンスに登録する

シーケンスにコンタクトを自動的に登録します。送信者と送信者のEメールアドレスと共に、特定のシーケンスを選択できます。

ワークフローを使用したシーケンス登録の自動化の詳細を確認してください。

注:シーケンス送信者として選択できるのは、Sales Hub EnterpriseまたはService Hub Enterpriseの有料ユーザーのみです。


シーケンスに-登録-ワークフロー-アクション0

シーケンスから登録解除する

現在登録されているシーケンスからコンタクトを自動的に登録解除します。ワークフローを使用したシーケンス登録解除の自動化の詳細を確認してください。

シーケンス-から-登録解除ワークフロー-アクション0

割り当て

レコードを担当者にローテーション

登録されたレコードを、選択されたチーム内または指定されたユーザー間で均等に割り当てます。このアクションは、有効になっている有料ユーザーにのみ対応しています。すでに担当者が割り当てられているレコードを再割り当てするには、[(オブジェクト)に既存の担当者がいる場合は上書きする]チェックボックスをオンにします。

チーム内のローテーションを選択した場合、プライマリー チーム メンバーのみがワークフロー処理の対象となります。レコードは、追加のチームメンバーに割り当てられません。

ワークフローが有効になった後にアクションによって担当者を追加または削除すると、そのアクションの割り当て数がリセットされ、ランダムな割り当てが再び開始されます。新しく登録されるレコードは、以前に登録済みのレコードのローテーション割り当て数に関係なく、選択した全ての担当者またはチームメンバーに均等に割り当てられます。

注:[担当者]プロパティーがSalesforceに同期している場合は、アクションは想定どおりに機能しません。HubSpotによる担当の解除後であっても、Salesforceの以前の担当者情報でHubSpotの設定が更新される可能性があります。

作成

以下のアクションは、トリガーされるとレコードを作成して、登録されたレコードに関連付けます。アクションを設定する際に、レコードの関連付けを選択できます。

レコードを作成

[レコードを作成]アクションを使って新しいレコードを自動的に作成します。次のオブジェクトタイプのレコードを作成できます。

  • コンタクト
  • 会社
  • 取引
  • カスタムオブジェクト(Enterpriseのみ)
  • チケット(Service Hub ProfessionalおよびService Hub Enterpriseのみ)

ワークフローを使用したレコードの作成に関する詳細を確認してください。

取引を-作成-ワークフロー-フル-パネル

タスクを作成

登録されたレコードによってトリガーされた際に、新しいタスクを作成します。

リスト管理

リスト管理アクションを使用すると、コンタクトと会社の静的リストにレコードを追加したり、静的リストからレコードを削除したりできます。これらのアクションは、コンタクトベースと会社ベースのワークフローでのみ利用可能です。 

静的リストに追加

登録済みのコンタクトまたは会社を特定の静的リストに追加します。

注:このアクションは、Marketing Hub ProfessionalおよびMarketing Hub Enterpriseでのみ利用可能です。

静的リストから削除

会社に登録済みのコンタクトを特定の静的リストから削除します。

注:このアクションは、Marketing Hub ProfessionalおよびMarketing Hub Enterpriseでのみ利用可能です。

レコードを削除する 

コンタクトの削除(BETA)

ワークフローに登録されているコンタクトを削除します。例えば、非アクティブなコンタクトを一括で登録/削除するワークフローを設定できます。 

このアクションは、コンタクトベースのワークフローでのみ使用できます。コンタクトは削除後90日以内であれば復元できます。削除したコンタクトを復元する方法をご覧ください。

広告管理

広告管理アクションを使用すると、広告オーディエンスにコンタクトを追加したり、広告オーディエンスからコンタクトを削除したりできます。これらのアクションは、コンタクトベースのワークフローでのみ使用できます。 

広告オーディエンスに追加

コンタクトを新しいまたは既存の広告オーディエンスに追加します。既存のオーディエンスを選択する場合は、ワークフローツールで作成されたオーディエンスしか選択できません。

広告-オーディエンスに-追加-ワークフロー

広告オーディエンスから削除

広告オーディエンスからコンタクトを削除します。ワークフローツールで作成されたオーディエンスからしか選択できません。

広告-オーディエンスから-削除-アクション

プロパティー管理

登録されたレコードのプロパティーは、以下に応じて更新されます。プロパティー管理アクションは、ご契約のアカウントで利用可能なレコードに対して使用できます。

  • コンタクトと会社のプロパティーは、ワークフローを含む製品とプランの全てで管理できます。
  • 取引プロパティーは、ワークフローを含む製品とプランの全てで管理できます。
  • 見積もりのプロパティーは、Sales Hub Enterpriseアカウントでのみ管理できます。
  • チケットのプロパティーは、Service Hub ProfessionalおよびService Hub Enterpriseのアカウントでのみ管理できます
  • コミュニケーションベースのワークフローでは、コミュニケーションに関連付けられたコンタクトのプロパティーのみを管理できます。コミュニケーションのプロパティーはHubSpotにより自動的に設定され、編集できません。
  • Eメール サブスクリプション ステータスとマーケティング コンタクト ステータスは、コンタクトベースのワークフローでのみ設定できます。  

プロパティー値を設定

レコード自体のプロパティー値を設定するか、特定のプロパティータイプのプロパティー値を設定します。例えば、登録された取引レコードに関連付けられたコンタクトの更新を選択できます。

ワークフロータイプとは異なるタイプのレコードのプロパティー値を設定すると、アクションにより、そのタイプの全ての関連レコードが更新されます。例えば、コンタクトベースのワークフローで取引プロパティーを設定すると、全てのコンタクトの関連取引が更新されます。

複数のチェックボックスのプロパティーを設定する場合は、[現在の値に追加]と[現在の値を置換]のどちらかを選択することができます。

  • 現在の値に追加:選択した値を、レコードの既存値のいずれかに追加します。このオプションは、レコードでプロパティーの現在値を保持する場合に選択します。
  • 現在の値を置換:各レコードのプロパティーを選択した値に設定します。このオプションは、レコードでプロパティーの既存値を上書きする場合に選択します。

複数の-チェックボックス%20を設定-プロパティー-ワークフロー

プロパティー値をコピー

登録されたレコードのプロパティー値を、同じレコードの別のプロパティーまたは別のオブジェクトタイプのプロパティーにコピーします。例えば、登録された会社の電話番号の値を、関連付けられた全ての取引のカスタムの単行テキストプロパティーにコピーできます。プロパティー値のコピーに利用可能なソースプロパティーとターゲットプロパティーをご確認ください。

ターゲットプロパティーがワークフロータイプとは異なるオブジェクトタイプの場合は、そのプロパティーがそのタイプの全ての関連レコードにコピーされます。例えば、会社プロパティーを会社ベースのワークフローで取引プロパティーにコピーする場合は、会社に関連付けられた全ての取引が更新されます。

2つの「複数のチェックボックスプロパティー」間でコピーする場合は、[現在の値に追加]と[現在の値を置換]のどちらかを選択することができます。

  • 現在の値に追加:選択した値を、レコードの既存値のいずれかに追加します。このオプションは、レコードでプロパティーの現在値を保持する場合に選択します。
  • 現在の値を置換:各レコードのプロパティーを選択した値に設定します。このオプションは、レコードでプロパティーの既存値を上書きする場合に選択します。

プロパティー値-コピー-追加-または-置換-ワークフロー

このアクションは、先行するワークフローアクションから生成された値をコピーするために使用することもできます。例えば、ワークフローが[Zoomウェビナーを追加する]アクションを含んでいる場合、このアクションにより生成されたZoomウェビナーのリンクをカスタム コンタクト プロパティーにコピーすることができます。その後、カスタムプロパティーをEメールのパーソナライズトークンとして使用して、ウェビナーリンクを参加者に送信することができます。ワークフローを使用してZoomウェビナーに登録者を追加する方法についての詳細をご確認ください。

プロパティー値をクリア

プロパティーの値をクリアします。このアクションは、登録されたレコードのプロパティーでも、別のオブジェクトタイプのプロパティーでも実行できます。例えば、登録された取引に関連付けられた全てのコンタクトの[リードステータス]プロパティーの値をクリアできます。

ワークフロータイプとは異なるタイプのプロパティーをクリアすると、そのタイプの全ての関連レコードのプロパティーがクリアされます。例えば、コンタクトベースのワークフローで取引プロパティーをクリアすると、全ての関連取引のプロパティーがクリアされます。

プロパティー値を増減

登録されたレコードの数値タイプのプロパティーの値を増やすか、または減らします。例えば、全ての登録された会社のカスタム数値プロパティーである[購入済み注文数]の値を増やすことができます。

Eメール サブスクリプション ステータスを管理

登録されたコンタクトのサブスクリプションステータスをカスタマイズします。特定のサブスクリプションタイプの新しいオプトステータス、コンタクトとコミュニケーションするための法的根拠、およびそのコミュニケーションへの同意の説明を選択できます。このアクションは、コンタクトベースのワークフローでのみ使用できます。

 

マーケティング コンタクト ステータスを管理

登録されたコンタクトのマーケティング コンタクト ステータスをカスタマイズします。コンタクトをマーケティングコンタクトとして設定することはいつでもできますが、マーケティング対象外に更新する場合は、翌月の1日または更新日(いずれか早いほう)までは更新されません。このアクションは、コンタクトベースのワークフローでのみ使用できます。

接続されたアプリ

アプリをHubSpotアカウントに接続する際、アプリにワークフローアクションが含まれている可能性があります。接続されたアプリでワークフローアクションが用意されている場合、それらのアクションは連携の名前の下にリスト表示されます。

ワークフロー-連携-アクション-1

HubSpotはSlack通知の送信Googleスプレッドシートへのデータの追加などの特定の連携アクションをサポートしています。連携パートナーは自社アプリと連動するワークフロー用に他の拡張機能アクションを作成することもできます。

接続されているアプリのアクションを表示して使用するには、次が必要です。

  • 外部アプリケーションとHubSpotの連携機能を構築する
  • HubSpotアカウントを外部アプリケーションと連携する
  • 拡張機能アクションを作成する

接続されたアプリをワークフロー内で使用する方法について詳細をご確認ください。

コンタクトをZoomウェビナーに追加

Zoomウェビナーの登録者としてコンタクトを追加します。 

[ウェビナー]フィールドに、コンタクトを登録するZoomのウェビナーIDを入力するか、ウェビナーIDを含むパーソナライズトークンを使用します。ウェビナーIDには、ハイフンやスペースを含めることはできません

ZoomウェビナーのデータをHubSpotに同期する方法について詳細をご確認ください。 

注:HubSpotとZoomの連携機能では、Zoom登録リンクの次の3つの必須フィールドだけが受け入れられ、同期されます。姓、名、Eメール他のフィールドが必要な登録リンクの場合、登録アクションは失敗します。

Slack通知を送信

レコードでアクションがトリガーされると、連携されたSlackワークスペースにSlack通知を送信します。このアクションはHubSpotでサポートされています。Slack通知をワークフローを介して送信する方法について詳細をご確認ください。

Slack-通知を-送信-ワークフロー-アクション-1

Slackチャネルを作成

HubSpot内からSlackチャネルを作成します。このアクションは、会社および取引ベースのワークフローでのみ利用可能です。

Slack-チャネルを-作成-ワークフロー-アクション

[チャネル名]フィールドで、チャネル名を指定するか、またはパーソナライズトークンを使用することができます。チャンネル名は80文字以下にする必要があり、小文字、数字、ハイフン、下線のみ含めることができます。

[チャンネルの共有範囲]ドロップダウンメニューで、作成されたチャンネルを公開にするか非公開にするかを選択できます。非公開チャンネルは、登録されたレコードを所有するユーザーに対してのみ表示されます。

チャンネルが作成されると、関連する会社レコードまたは取引レコードに表示されます。カードにはそのチャンネルがワークフローによって作成されたことが示されます。

slack-カード

注:
  • ワークフローに登録しているレコードには担当者が必要です。会社または取引レコードに担当者が割り当てられていない場合は、チャンネルは作成されません。
  • 既定では、レコード担当者がチャネルに招待されます。

Asanaタスクを作成

HubSpotワークフローを使用してAsanaタスクの作成を自動化します。ワークフローを使用してAsanaタスクを作成する前に、AsanaをHubSpotアカウントに接続する必要があります。アプリマーケットプレイスからアプリを接続することも、ワークフロー内からアプリを接続することもできます。

ワークフローでAsanaタスクを作成する方法をご確認ください。

asana-タスクを-作成

Trelloカードを作成

HubSpotワークフローを使用してTrelloカードの作成を自動化します。ワークフローを使用してTrelloカードを作成する前に、TrelloをHubSpotアカウントに接続する必要があります。アプリマーケットプレイスまたはワークフロー内から、アプリを接続することが可能です

ワークフローを使用してTrelloカードを作成する作成する方法をご確認ください。

Trello-カードを-作成-ワークフロー

 

Salesforceタスクを設定

登録されたコンタクトのカスタマイズされたSalesforceタスクを設定します。コンタクト担当者または連携ユーザーは、コンタクトが割り当てられ、ワークフローに登録されるたびに、Salesforceでタスクを受け取ります。このアクションは、コンタクトベースのワークフローでのみ使用できます。

 

Salesforceキャンペーンを設定

登録されたコンタクトのSalesforceキャンペーンを設定します。このアクションは、コンタクトベースのワークフローでのみ使用できます。

 

NetSuite販売注文の作成

登録された取引レコードに関するNetSuite販売注文を作成します。このアクションは、取引ベースのワークフローでのみ利用可能です。ワークフローを使用してNetSuite販売注文を作成する前に、NetSuiteをHubSpotアカウントに接続する必要があります。アプリマーケットプレイスからアプリを接続することも、ワークフロー内からアプリを接続することもできます。

取引ベースのワークフローによるNetSuite販売注文の作成について詳しくご覧ください。

 

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