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Workflows

ワークフローアクションを選択する

更新日時 2020年 11月 9日

対象製品

Marketing Hub  Professional, Enterprise
Sales Hub  Professional, Enterprise
Service Hub  Professional, Enterprise

ワークフローの作成登録トリガーの設定が終わったら、ワークフローに対するアクションを選択します。アクションは、登録されたレコードに対してワークフローが実行する機能です。

ワークフローにアクションを追加する

  • HubSpotアカウントにて、[自動化] > [ワークフロー]の順に進みます。
  • ワークフローの名前をクリックします。
  • プラスアイコン+をクリックします。

  • 右のパネルで、ワークフローに追加するアクションを選択し、そのアクションの詳細を設定します。
  • [保存]をクリックします。

以下に、すべてのワークフローアクションをタイプ別に示します。

ワークフロー

ワークフローに含まれるアクションは、登録されたコンタクトがワークフローで処理される際に、それらのコンタクトを管理します。

設定された時間の遅延

前のアクションと次のアクション間の時間を設定します。登録されたレコードは、次のアクションに移動する前に、遅延で指定された時間待機します。

delay-for-a-certain-amount-of-time

遅延期間は、日数時間で設定します。このタイプの遅延の使用についての詳細を確認してください。

注:[日付を基準にする]または[日付のプロパティを基準にする]を指定したコンタクトベースのワークフローがある場合、遅延期間の起点は、選択された日付または日付プロパティになります。コンタクトベースのワークフローでアクションを特定の日時に実行するようにスケジュールする方法を確認してください。

日時まで遅延

特定の曜日や時刻までワークフローを一時停止するには、[曜日または時刻までの遅延]ワークフローアクションを使用します。

workflow-delay-until-a-day-or-time-panel

たとえば、ワークフローを使用して一連のプロモーションEメールを送信する場合に、特定のEメールを火曜日に送信するとします。Eメール送信アクションの直前に[曜日または時刻までの遅延]アクションを追加することにより、遅延するコンタクトを火曜日の午前11時まで一時停止することができます。 

workflow-delay-until-a-day-or-time

このタイプの遅延の使用についての詳細を確認してください。

イベントの発生まで遅延

指定されたイベントが発生するまでレコードを一時停止するには、[イベントの発生まで遅延]のアクションを使用します。たとえば、ページを訪問した時点、またはフォームに入力した時点までコンタクトを遅延します。このタイプの遅延の使用についての詳細を確認してください。

workflow-delay-until-event-happens-action

If/Then分岐を追加

設定された条件に基づいて、登録されたレコードに特定のパスを辿るように指示します。ワークフローで分岐ロジックを使用する方法を確認してください。

この例では、会社レコード[業種]プロパティに[会計・経理]の値が設定されている場合、そのオブジェクトはYESパスを辿ります。そうでない場合は、NOパスを辿ります。

他のアクションへ移動

If/then分岐を[他のアクションへ移動]アクションに接続します。このアクションは、If/Then分岐を結合してワークフロー構築プロセスを簡素化するのに役立ちます。

[他のアクションへ移動]アクションは、If/Then分岐内にのみ追加できます。また、他のIf/Then分岐でのみアクションを選択できます。これにより、ワークフローのループが防止されます。選択できないアクションはグレーで表示されます。

workflow-go-to-action-example
[他のアクションへ移動]アクションの詳細を確認してください

別のワークフローに登録

現在のワークフロー内のレコードを別のアクティブなワークフローに登録します。

注:レコードは同じタイプのワークフローにしか登録できません(たとえば、取引は取引ベースのワークフローにしか登録できません)。

レコードがすでに選択されたワークフローに登録されている場合は、再登録されません。代わりに、ワークフロー履歴にエラーが表示されます。レコードは、ワークフローの次のステップに進みます。

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ウェブフックをトリガー

注:このアクションは、Marketing Hub EnterpriseSales Hub Enterprise、およびService Hub Enterpriseでのみ利用可能です。

外部アプリケーションに対するウェブフックをトリガーします。これにより、ワークフローがこの外部アプリケーションと通信できるようになります。たとえば、ウェブフックにより、HubSpot社の情報(JSON形式 )を外部CRMに送信できます。ウェブフックをトリガーする方法を確認してください。

内部コミュニケーション

社内のコミュニケーションを自動化して、チームに常に最新情報を提供します。

内部Eメールを送信

内部Eメールを特定のユーザー、チーム、または担当者に送信します。この種のEメール通知には、他のHubSpot通知と同じ書式設定が使用されます。テキストのみを設定することも、ワークフローのタイプに基づくトークンを使用することもできます(つまり、コンタクトベースのワークフローはコンタクトトークンを使用できます)。内部Eメールは以下の場合に便利な可能性があります。

  • いずれかのリードがフォームに入力したときに営業担当者に通知する。
  • 担当者のいないリードがデモフォームに入力したときにセールスマネージャーに通知する。
  • コンタクトが特定のヘルプページを訪問したときにサービス担当者に通知する。
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コンタクトベースのワークフローでは、既存の自動送信Eメールから選択できないため、このアクションが[内部マーケティングEメールを送信]アクションとは異なります。

内部SMSを送信

テキストメッセージをHubSpotユーザーまたは登録されたオブジェクトの指定された番号に送信します。

注:[内部SMSを送信]アクションでは、テキスト件数はアカウントあたり毎月1,000件に制限されています。この制限は月初にリセットされます。

HubSpotでは、サードパーティーのTwilioを使用して、このアクションを介してSMSメッセージを送信します。テキストが最初に送信されると、ワークフローイベントがワークフロー履歴に開始されたアクションとして表示されます。レコードは、テキストが正常に送信または失敗するまでこのアクションを待機します。成功したアクションイベントは、ステータスが[SMS通知を送信しました]と表示されます。失敗したアクションイベントは、ステータスが[致命的なエラーが発生したため、送信できません]と表示されます。

場合によっては、イベントステータスが更新されるまでに最大で72時間かかります。72時間が経過してもテキストメッセージが送信されなかった場合は、レコードが次のアクションに移動されます。 

アプリ内通知を送信

指定されたチームまたはユーザーにアプリ内通知を送信します。通知はHubSpot通知センターに表示され、HubSpotアプリに通知として送信されます。コンタクトベースのワークフローでは、このアクションは[通知を送信]と呼ばれます

 

外部コミュニケーション

以下のアクションは、登録されたレコードに関連付けられているコンタクトへの通知に役立ちます。

Eメールを送信

注:このアクションは、Marketing Hub ProfessionalおよびEnterpriseで利用可能です。Eメールをトリガーすると、関連付けられたレコードが最大100件まで送信されます。たとえば、100件を超えるコンタクトが会社に関連付けられている場合、[Eメールを送信]アクションを含む会社ベースのワークフローでは、それらのコンタクトのうち100件にのみEメールが送信されます。

登録されたレコードに関連付けられているコンタクトに自動マーケティングEメールを送信します。既存の自動送信Eメールから選択するか、[+新規Eメールを作成]をクリックして新しい自動送信Eメールを作成できます。

Service Hub ProfessionalおよびEnterpriseのユーザーは、このアクションを使用して、チケットが受信またはクローズされたときに自動送信Eメールを送信できます。チケットが受信またはクローズされたときにEメールを送信する方法を確認してください。

統合

[統合]に含まれるアクションを使用すると、HubSpotと統合された外部アプリケーションと通信できます。HubSpotは[Slack通知を送信]などの特定の統合アクションをサポートしていますが、統合パートナーのアプリとやり取りするワークフローツールで使用する他の拡張機能アクションを統合パートナーが作成することもサポートしています。

このようなアクションを表示および使用できるようにするには、次のことが必要です。

  • 外部アプリケーションとHubSpotの統合を構築する必要があります。
  • HubSpotアカウントを外部アプリケーションと統合する必要があります。
  • 拡張機能アクションを作成する必要があります。

このようなアクションが統合パートナーによって開発されてサポートされている場合は、統合パートナーのドキュメントで該当するアクションの詳細を確認してください。

Slack通知を送信

レコードがアクションをトリガーした際に、統合されたSlackワークスペースにSlack通知を送信します。このアクションはHubSpotによってサポートされています。Slack通知をワークフローを介して送信する方法を確認してください。

Slackチャンネルを作成する

会社および取引ベースのワークフローで、[Slackチャンネルを作成]アクションを選択することにより、統合されたSlackワークスペースのSlackチャンネルを作成します。会社および取引に関連するSlackチャンネルの管理についての詳細をご確認ください。

workflow-action-create-slack-channel[チャンネル名]フィールドで、チャンネル名を指定するか、またはパーソナライズトークンを使用することができます。チャンネル名は80文字以下にする必要があり、小文字、数字、ハイフン、および下線以外は含めることができません。

[チャンネルの共有範囲]ドロップダウンメニューで、作成されたチャンネルを公開にするか非公開にするかを選択できます。非公開チャンネルは、登録されたレコードを所有するユーザーに対してのみ表示されます。

チャンネルが作成されると、関連する会社レコードまたは取引レコードにそれが表示されます。カードにはそのチャンネルがワークフローによって作成されたものであることが示されます。

slack-card

注:
  • ワークフローに登録しているレコードには担当者が必要です。会社または取引レコードに担当者がいない場合は、チャンネルが作成されません。
  • すべてのチャンネルは、Slack統合をインストールしたユーザーの代わりに作成されます。ユーザーがSlackから削除されると、HubSpotがチャンネルを作成する機能を失います。 
  • 既定で、Slack統合をインストールしたユーザーがチャンネルに招待されます。

Asanaタスクを作成

アクションを追加する際に、[アプリを接続]タブをクリックして[Asanaタスクを作成]アクションにアクセスします。ワークフローでAsanaタスクを作成する方法を確認してください。

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割り当て

[オブジェクト]を所有者にローテーションする

登録されたレコードを選択されたチーム内または指定されたユーザー間で均等に割り当てます。このアクションは、有料ユーザーにのみ対応しています。すでに担当者がいるレコードを再割り当てするには、[[オブジェクト]に既存の担当者がいる場合は上書きする]チェックボックスを選択してオンにします。

チームでローテーションを実施することを選択した場合、プライマリー チーム メンバーのみがワークフローによる処理対象になります。レコードは、追加のチームメンバーに循環されません。

ワークフローが有効になった後にアクションから所有者を追加または削除すると、そのアクションの割り当て数がリセットされ、ランダム割り当てが再び開始されます。新しく登録されるレコードは、以前に登録済みのレコードのローテーション割り当て数に関係なく、選択したすべての担当者またはチームメンバーに均等にローテーションが行われます。

注:[担当者]プロパティーがSalesforceに同期している場合は、アクションが想定どおりに機能しません。HubSpotによる担当の解除後であっても、Salesforceの以前の担当者情報でHubSpotに対する更新が行われる可能性があります。

作成

以下のアクションは、トリガーされた際に新しいレコードを作成して、登録されたレコードに関連付けます。アクションを設定する際に、レコードの関連付けを選択できます。

レコードを作成

[レコードを作成]アクションを使用すると、次のオブジェクトタイプのレコードを作成できます。

  • 会社
  • カスタムオブジェクト(Enterpriseのみ)
  • 取引(Sales Hub ProfessionalおよびEnterpriseのみ)
  • チケット(Service Hub ProfessionalおよびEnterpriseのみ)

注:ワークフローの中でカスタム オブジェクト レコードを作成するには、そのカスタムオブジェクトにワークフローのオブジェクトタイプとの関係がなければなりません。たとえば、カスタムオブジェクトにコンタクトオブジェクトとの関係が定義されていない場合、コンタクトベースのワークフローの中でカスタム オブジェクト レコードを作成することはできません。

このアクションを設定するには、まず[作成するレコードのタイプ]ドロップダウンメニューでレコードのタイプを選択します。次に、新しいレコードのその他の詳細情報を入力します。

ワークフローで取引を作成する方法を確認してください。

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タスクを作成

登録されたレコードによってトリガーされた際に、新しいタスクを作成します。

プロパティー管理

以下のアクションは、登録されたレコードのプロパティーを更新します。サブスクリプションに使用可能なレコードに対してプロパティー管理アクションを使用できます。

  • コンタクトと会社のプロパティーは、すべての製品と計画で管理できます。
  • 取引のプロパティーは、Sales Hub ProfessionalおよびEnterpriseアカウントでのみ管理できます。
  • 見積もりのプロパティーは、Sales Hub Enterpriseアカウントでのみ管理できます。
  • チケットのプロパティーは、Service Hub ProfessionalおよびEnterpriseアカウントでのみ管理できます

プロパティー値を設定

レコード自体のプロパティー値を設定するか、特定のプロパティータイプのプロパティー値を設定します。たとえば、登録された取引レコードに関連付けられたコンタクトの更新を選択できます。

ワークフロータイプとは異なるタイプのレコードのプロパティー値を設定すると、アクションはそのタイプのすべての関連レコードを更新します。たとえば、コンタクトベースのワークフローで取引プロパティーを設定すると、すべてのコンタクトの関連取引が更新されます。

複数のチェックボックスのプロパティーを設定する場合は、[現在の値に追加][現在の値を置換]のどちらかを選択することができます。

  • 現在の値に追加:選択した値を、レコードの既存の値のいずれかに追加します。レコードでプロパティー内の現在値を維持する場合に、このオプションを選択します。
  • 現在の値を置換:各レコードのプロパティーを選択した値に設定します。プロパティー内のレコードの既存値を上書きする場合にこのオプションを選択します。

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プロパティー値をコピー

登録されたレコードのプロパティー値を、同じレコードの別のプロパティーまたは別のオブジェクトタイプのプロパティーにコピーします。たとえば、登録された会社の電話番号の値を、関連付けられたすべての取引のカスタム単一行テキストプロパティーにコピーできます。プロパティー値をコピーするための互換性のあるソースプロパティーとターゲットプロパティーを確認してください。

ターゲットプロパティーがワークフロータイプとは異なるオブジェクトタイプの場合は、そのプロパティーがそのタイプのすべての関連レコードにコピーされます。たとえば、会社プロパティーを会社ベースのワークフローで取引プロパティーにコピーする場合は、会社に関連付けられたすべての取引が更新されます。

2つのチェックボックスプロパティー間でコピーする場合は、[現在の値に追加][現在の値を置換]のどちらかを選択することができます。

  • 現在の値に追加:選択した値を、レコードの既存の値のいずれかに追加します。レコードでプロパティー内の現在値を維持する場合に、このオプションを選択します。
  • 現在の値を置換:各レコードのプロパティーを選択した値に設定します。プロパティー内のレコードの既存値を上書きする場合にこのオプションを選択します。

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プロパティー値をクリア

プロパティーの値をクリアします。このアクションは、登録されたレコードのプロパティーでも、別のオブジェクトタイプのプロパティーでも可能です。たとえば、登録された取引に関連付けられたすべてのコンタクトの[リードのステータス]プロパティーの値をクリアできます。

ワークフロータイプとは異なるタイプのプロパティーをクリアすると、そのタイプのすべての関連レコードのプロパティーがクリアされます。たとえば、コンタクトベースのワークフローで取引プロパティーをクリアすると、すべての関連取引のプロパティーがクリアされます。

プロパティー値を増減

登録されたレコード数値タイプのプロパティーの値を増やすか、または減らします。たとえば、すべての登録された会社のカスタム数値プロパティーである[購入済み注文数]の値を増やすことができます。

 

コンタクトベースのワークフローで利用できるその他のアクション

以下のアクションは、コンタクトベースのワークフローに固有のアクションです。会社ベース、取引ベース、チケットベース、見積もりベースのワークフローでは利用できません。

静的リストに追加

登録されたコンタクトを特定の静的リストに追加します。

注:このアクションは、Marketing Hub ProfessionalおよびEnterpriseでのみ利用可能です。

 

静的リストから削除

登録されたコンタクトを特定の静的リストから削除します。

注:このアクションは、Marketing Hub ProfessionalおよびEnterpriseでのみ利用可能です。

広告オーディエンスに追加

コンタクトを新しいまたは既存の広告オーディエンスに追加します。既存のオーディエンスを選択する場合は、ワークフローツールで作成されたオーディエンスしか選択できません。

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広告オーディエンスから削除

広告オーディエンスからコンタクトを削除します。ワークフローツールで作成されたオーディエンスからしか選択できません。

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サブスクリプションステータスを管理

登録されたコンタクトのサブスクリプションステータスをカスタマイズします。特定のサブスクリプションタイプの新しいオプトステータス、コンタクトとコミュニケーションするための法的根拠、およびそのコミュニケーション同意の説明を選択できます。

 

内部マーケティングEメールを送信

自動送信Eメールを指定されたEメールアドレスまたはEメールアドレスを格納するコンタクトプロパティー(カスタムプロパティーを含む)に送信します。このアクションは、既存の自動送信Eメールを選択できる点で、[内部Eメールを送信]アクションとは異なります。

 

Salesforceタスクを設定

登録されたコンタクトのカスタマイズされたSalesforceタスクを設定します。コンタクト所有者または統合ユーザーは、コンタクトが割り当てられてワークフローに登録されるたびに、Salesforceでタスクを受け取ります。

 

Salesforceキャンペーンを設定

登録されたコンタクトのSalesforceキャンペーンを設定します。