Setup für das Angebotstool

Mit HubSpot-Angeboten können Sie Angebote direkt in HubSpot erstellen und teilen und sich über die Stripe-Zahlungsabwicklung oder das Payments-Tool von HubSpot bezahlen lassen. Bei der Verwendung von Angeboten läuft ein ähnlicher Checkout-Prozess wie bei Rechnungen und Zahlungslinks. Darüber hinaus können Benutzer in Sales Hub Professional und Enterprise Accounts Angebotsvorlagen anpassen, um die Angebotserstellung für Käufer zu personalisieren.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit der Erstellung von Angeboten beginnen können. Stellen Sie zunächst sicher, dass der Benutzer, der eine der folgenden Einstellungen aktualisieren muss, über Super-Admin-Berechtigungen verfügt.

Allgemeine Einstellungen für das Angebot konfigurieren

Konfigurieren Sie zu Beginn die folgenden Einstellungen für das Angebot:

• Ein Logo zu Ihrem HubSpot Brand-Kit hinzufügen: Rechnungen übernehmen automatisch das in Ihren HubSpot-Standardmarkeneinstellungen festgelegte Logo. Benutzer von Sales Hub Professional und Enterprise Accounts können dies anpassen, indem sie Angebotsvorlagenanpassen.
  • Bei Angeboten werden die Farben des Brand-Kits verwendet.
  • Wenn Sie Ihr Logo aktualisieren, werden die bereits veröffentlichten Angebote nicht aktualisiert, sondern nur die aktuell erstellten Angebote und die nach der Aktualisierung erstellten Angebote.

• Standard-Zahlung-Optionen festlegen: Optional können Sie in Ihren Zahlungen-Einstellungen festlegen, welche Zahlung Methoden Ihre Angebote standardmäßig akzeptieren. Sie können dies auch für jedes Angebot während der Erstellung anpassen.
• Eine Domain mit HubSpot verknüpfen: Standardmäßig werden Angebote auf der primären Domain gehostet, die mit Ihrem Account verbunden ist. Wenn Sie ein Angebot erstellen, können Sie auch eine beliebige Ihrer angeschlossenen Domains auswählen. Wenn Sie noch keine Domain verknüpft haben oder eine separate Subdomain für das Hosting von Rechnungen verknüpfen möchten (z. B. abrechnung.website.com), erfahren Sie, wie Sie eine Domain mit HubSpot verknüpfen.

Setup der Standardeinstellungen für Angebote

Eine Standardablauffrist für Angebote festlegen (nur Sales Hub Professional und Enterprise)

Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen in einem Sales Hub Professional oder Enterprise -Konto können für alle in dem Konto erstellten Angebote eine Standard-Ablauffrist für Angebote festlegen. Nachdem Sie die Standardablauffrist aktualisiert haben, verfügen von nun an alle neuen Angebote, die Sie erstellen, automatisch über das festgelegte Ablaufdatum.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
• Klicken Sie neben der Einstellung Standardablauffrist festlegen auf das Dropdown-Menü und geben Sie eine Standardablauffrist ein.
• Klicken Sie auf Aktualisieren.

Genehmigungen für Angebote erforderlich (nur Sales Hub Enterprise ) 

Vertriebsleiter sollten ein Angebot prüfen, bevor es an einen potenziellen Kunden gesendet wird. Automatisieren Sie den Prozess der Angebotsgenehmigung, um angeforderte Änderungen schnell an Ihre Vertriebsmitarbeiter zu senden, bevor Sie das Angebot für Ihre Kontakte genehmigen. Erfahren Sie, wie Sie Angebote überprüfen und genehmigen, sobald die Einstellung aktiviert ist.

Jeder Benutzer mit einer zugewiesenen Sales Hub Enterprise bezahlten Benutzerlizenz kann die Einstellung für die Genehmigung von Angeboten aktivieren, um die Genehmigung eines Benutzers zu verlangen, bevor Sie das Angebot an Ihre Interessenten weitergeben. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, werden Ihrem Account drei aktive, angebotsbasierte Workflows hinzugefügt:

• Wenn Angebote genehmigt werden müssen
• Wenn Änderungen an einem Angebot angefordert werden
• Wenn Angebote genehmigt sind

Diese drei Workflows erstellen Aufgaben und aktualisieren Eigenschaftswertem wenn die Eigenschaft „Status der Angebotsgenehmigung“ eines Angebots aktualisiert wird. Alle Aktualisierungen von Aufgaben und Eigenschaftswerten im Zusammenhang mit der Genehmigung eines Angebots erfolgen automatisch über diese Workflow.

Bitte beachten: Wenn Sie eine kostenpflichtige Lizenz in Ihrem Account herabstufen, werden die drei Workflows gelöscht. Alle zugeordneten Angebote, deren Genehmigung noch aussteht, werden nach dem Löschen des Workflows wieder in den Entwurfsstatus zurückversetzt.

Sie können jeden dieser angebotsbasierten Workflows weiter anpassen und Aktionen hinzufügen, z. B. Deal-Phasen aktualisieren, wenn ein Angebot unterzeichnet wird.

So fügen Sie Ihrem Account Workflows zur Angebotsgenehmigung hinzu:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
• Klicken Sie auf den Schalter Genehmigungen für alle Angebote erforderlich, um ihn zu aktivieren.

• Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Genehmiger und wählen Sie einen Benutzer aus.

Bitte beachten Sie: Sie können nur Benutzer mit einem zugewiesenen Sales Hub Enterprise Sitz als Angebotsgenehmiger auswählen, und der ausgewählte Benutzer muss auch Bearbeitungszugriff für Deals haben.

• Klicken Sie auf Genehmigende festlegen und Workflows erstellen.

Sie können die Workflows über das Tool workflowsaufrufen und bearbeiten. Wenn der Workflow Wenn Angebote eine Genehmigung erfordern deaktiviert ist, können Benutzer Angebote ohne Genehmigung veröffentlichen. Es wird empfohlen, die Workflow-Berechtigungen für Benutzer anzupassen, wenn Sie diesbezüglich Bedenken haben.

Erlauben Sie die Zahlung von nicht signierten Angeboten (Sales Hub Professional und Enterprise nur)

Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen in einem Sales Hub Professional oder Enterprise Account können eine Option aktivieren, mit der Angebote, die nicht unterschrieben sind, bezahlt werden können:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
• Klicken Sie, um den Schalter Zahlung von nicht signierten Angeboten zulassen einzuschalten.

Veröffentlichte Angebote herunterladen

Über Ihre Account-Einstellungen können Sie veröffentlichte Angebote herunterladen:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
• Klicken Sie neben der Einstellung Veröffentlichte Angebote herunterladen auf Herunterladen.

Anzeige des Gesamtvertragswerts bei Angeboten (nurSales Hub Professional und Enterprise )

Standardmäßig wird bei veröffentlichten Angeboten nur die Summe der Artikel angezeigt, die zum Zeitpunkt der Kasse fällig sind, d. h. Artikel, die erst in der Zukunft fällig werden, sind in der Gesamtsumme nicht enthalten. Bei der Erstellung eines Angebots können Sie festlegen, dass das Angebot auch Positionen mit einem zukünftigen Datum enthält, aber Sie können das Standardverhalten auch in Ihren Angebotseinstellungen konfigurieren.

Standardmäßig wird bei Angeboten der Gesamtvertragswert angezeigt:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
• Klicken Sie hier, um den Schalter Gesamtvertragswert auf Angeboten anzeigen einzuschalten.

Standardwert des Angebots (Sales Hub Professional und Enterprise nur)

Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen in einem Sales Hub Professional oder Enterprise Account können einen Standard-Angebotswert von Angebotsbetrag oder Total Contract Value (TCV)festlegen.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
• Klicken Sie neben der Einstellung Default quote value auf das Dropdown-Menü und wählen Sie Quote amount oder Total Contract Value (TCV).

Angebote beim Löschen von Kontakten löschen

Wenn die Datenschutzeinstellungen von aktiviert sind, werden beim Löschen eines Kontakts alle mit diesem Kontakt verknüpften Angebote nicht nach dreißig Tagen entfernt. Aktivieren Sie die Einstellung Angebote beim Löschen von Kontakten löschen, um die Angebote nach dreißig Tagen zu löschen.

Bitte beachten Sie: alle Angebote werden gelöscht, wenn Ihr HubSpot Account geschlossen wird.

So aktivieren Sie die Löschung von Angeboten beim Löschen von Kontakten:

• Falls noch nicht geschehen, aktivieren Sie die Datenschutzeinstellungen.
• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Angebote.
• Klicken Sie, um den Schalter Angebot löschen bei Kontaktlöschung einzuschalten.